по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница | < Назад

Правила проведения инвентаризации различных объектов

 

Александр ГАНАГО,

главный редактор

Инвентаризация финансовых вложений

При инвентаризации финансовых вложений необходимо проверить фактические вложения в ценные бумаги и уставные капиталы других организаций, а также займы, предоставленные другим организациям.

Инвентаризация ценных бумаг, хранящихся в кассе организации, проводится одновременно с инвентаризацией денежных средств и бланков строгой отчетности. При этом устанавливаются:

– правильность оформления ценных бумаг;

– реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг;

– сохранность их путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

– своевременность и полнота отражения в бухгалтерском учете полученных доходов по ценным бумагам.

Инвентаризация ценных бумаг проводится по каждому отдельному эмитенту с указанием в акте названия ценной бумаги, ее серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков гашения и общей суммы. При этом реквизиты каждой ценной бумаги сопоставляются с данными описей (реестров, книг), хранящихся в бухгалтерии организации.

Инвентаризация ценных бумаг, сданных на хранение в специальные организации (банк-депозитарий и т.п.), заключается в сверке остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета организации, с данными выписок этих организаций.

Финансовые вложения в уставные капиталы других организаций, а также займы, предоставленные другим организациям, при инвентаризации должны быть подтверждены документами.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей (ТМЦ)

Инвентаризация ТМЦ (производственных запасов, готовой продукции, товаров, прочих запасов) обычно проводится в порядке расположения ценностей в проверяемом помещении, которые заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.). При этом необходимо соблюдать общий порядок проведения инвентаризации, о котором мы подробно рассказали в предыдущем номере. Однако инвентаризация ТМЦ имеет и свои отличительные особенности.

Если ТМЦ поступают в организации непосредственно во время проведения инвентаризации, то они должны приниматься материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, но приходоваться по реестру или товарному отчету после ее окончания. Поэтому эти ТМЦ заносят в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации», в которой указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, его количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии или (по его поручению) одного из членов комиссии делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны данные ценности.

Если проведение инвентаризации затягивается, то с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации возможен отпуск ТМЦ материально-ответственными лицами, но только в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Такие ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Они оформляются такой же описью, как и ТМЦ, поступившие во время инвентаризации, а в расходных документах делается соответствующая отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или (по его поручению) одного из членов комиссии.

Инвентаризация ТМЦ, находящихся в пути; отгруженных, но не оплаченных в срок покупателями; находящихся на складах других организаций или переданных им в переработку, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета. На каждый из таких видов ТМЦ составляется отдельная опись.

На счетах учета ТМЦ, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально-ответственных лиц (в пути, товары отгружены и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по ТМЦ, находящимся в пути, – расчетными документами поставщиков или другими заменяющими их документами, по отгруженным ТМЦ – копиями предъявленных покупателем документов (платежных поручений и т.д.), по просроченным оплатой документам – с обязательным подтверждением учреждением банка; по ТМЦ, находящимся на складах сторонних организаций, – сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации. Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами, для того чтобы установить, не числятся ли на них суммы, оплата которых по какой-либо причине отражена на других счетах.

Инвентаризация малоценных и быстроизнашивающихся предметов, находящихся в эксплуатации, производится теми материально-ответственными лицами, на хранении у которых они находятся, по местам их эксплуатации. При этом каждый предмет должен быть осмотрен, а на те из них, которые пришли в негодность, но не были списаны, составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности и возможности использования этих предметов в хозяйственных целях. В описи малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией также составляется акт на списание с указанием причин порчи.

Инвентаризация расходов будущих периодов

При инвентаризации расходов будущих периодов на основании документов проверяется обоснованность сумм, числящихся на сч. 31 «Расходы будущих периодов».

Инвентаризационная комиссия по документам устанавливает сумму, подлежащую отражению на сч. 31 и отнесению на издержки производства и обращения (либо на соответствующие источники средств организаций) в течение документально обоснованного срока в соответствии с разработанными в организации расчетами и учетной политикой.

Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности

Инвентаризация кассы производится в соответствии с <<< Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2001 № 159 (НРПА РБ от 11.07.2001, № 8/6362) >>> , и <<< Правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 22.05.2001 № 115 (по состоянию на 11.04.2002) (НРПА РБ от 06.06.2001, № 8/6219) >>> . При этом проверяются все наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (в том числе почтовые марки, марки государственной пошлины, путевки, билеты и т.п.). Инвентаризация проводится по видам бланков (с учетом их номеров), а также по каждому месту их хранения и материально-ответственным лицам.

Инвентаризация расчетов

Инвентаризационная комиссия при проведении инвентаризации расчетов должна установить:

– правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

– правильность и обоснованность числящихся в бухгалтерском учете сумм задолженности по недостачам и хищениям;

– правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженностей, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженностей, по которым истекли сроки исковой давности.

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета, предназначенных для учета расчетов.

Особо тщательно должен быть проверен сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по товарам оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по поставкам, по которым расчетные документы еще не поступили. Этот счет проверяется в согласовании с корреспондирующими счетами.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, их целевое назначение).

При инвентаризации расчетов проводится взаимная выверка записей в регистрах бухгалтерского учета по расчетам с организациями и отдельными лицами. При проверке расчетов можно использовать следующие способы:

– рассылку писем с просьбой письменно подтвердить числящиеся на счетах расчетов суммы;

– командирование работников бухгалтерии в организации;

– сверку сумм по телефону, с помощью факсимильных сообщений и т.д.

На основании полученных документов, подтверждающих сальдо расчетов с другими организациями и лицами, готовится справка (приложение к форме № ИНВ-11) в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета, которая является основанием для составления акта инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами.

 

Размеры статьи не позволяют рассказать подробно обо всех видах инвентаризации. Так, не охваченной нами осталась инвентаризация незавершенного производства (строительства), животных, резервов предстоящих расходов и платежей, оценочных резервов. Но о них в другой раз.

Составление сличительных ведомостей по инвентаризации

По имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости. В них отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и инвентаризационных описей. Заполнять ведомости можно как с использованием технических средств, так и вручную.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Кроме того, для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

Ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в ее бухгалтерском учете (арендованные, полученные для переработки и т.п.), по которым в результате проведения инвентаризации выявлены расхождения, должны быть вынесены в отдельную сличительную ведомость.

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

Результаты инвентаризации рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии, на котором выявляются причины недостач и излишков. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с <<< Законом Республики Беларусь от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (в редакции Закона Республики Беларусь от 25.06.2001 № 42-З) >>> и <<< главой 5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных письмом Министерства финансов Республики Беларусь от 05.12.1995 № 54 (НРПА РБ от 28.02.2001, № 8/5055) >>> , в следующем порядке.

Стоимость выявленных при инвентаризации излишков основных средств, ТМЦ, денежных средств и другого имущества рассматривается как внереализационный доход и подлежит оприходованию и зачислению на увеличение прибыли отчетного года с последующим установлением причин возникновения излишков и виновных лиц. В учете при этом делается запись по дебету счетов учета средств, на которые приходуются излишки (01, 10, 12, 41...), и кредиту сч. 80 «Прибыли и убытки».

Выявленные полностью самортизированные основные средства, состоящие на учете, и использование которых в дальнейшем признано нецелесообразным, подлежат списанию с баланса организации. В бухгалтерском учете делаются записи:

Дебет 47 Кредит 01

– на сумму первоначальной (восстановительной) стоимости;

Дебет 02Кредит 47

– на сумму износа.

Стоимость недостачи, порчи или иной утраты имущества в пределах норм списывается по распоряжению руководителя организации на издержки производства или обращения. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Недостача имущества и его порча сверх норм естественной убыли отражаются на сч. 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В учете при этом делаются записи по дебету сч. 84 и кредиту счетов учета средств, по которым обнаружены недостачи. Одновременно выполняется запись:

Дебет 20 (26, 44...) Кредит 84

– в пределах норм естественной убыли.

Нормы естественной убыли могут применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии указанных норм убыль рассматривается как сверхнормативная недостача.

При выявлении недостачи ценностей, которые не могут быть отнесены на издержки производства и обращения, необходимо восстановить соответствующую сумму НДС, ранее отнесенную на расчеты с бюджетом.

Возмещение ущерба работниками в размере, не превышающем среднего месячного заработка, производится по распоряжению руководителя организации путем удержания из заработной платы работника. Необходимо помнить, что подобное распоряжение должно быть сделано не позднее 2 недель со дня обнаружения причиненного работником ущерба (с уведомлением об этом работника под расписку) и обращено к исполнению не ранее 7 дней со дня сообщения об этом работнику. Следует внимательно отнестись к соблюдению этих сроков. Если они будут пропущены, у администрации организации останется только один способ взыскать ущерб – подать иск в суд. Если работник не согласен с вычетом или его размером, трудовой спор по его заявлению рассматривается в порядке, предусмотренном законодательством.

В случае, когда сумма ущерба, причиненного работником, превышает его среднемесячный заработок, взыскать ее можно только через суд.

При оформлении взыскания ущерба с работника (в том числе по нескольким недостачам) нужно помнить и о том, что из ежемесячной зарплаты можно удерживать не более 20% заработка. Если на работника имеется несколько исполнительных документов, то общая сумма ежемесячных удержаний в соответствии со ст. 108 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) не должна превышать 50% заработка.

Размер причиненного организации ущерба определяется по фактическим потерям на основании данных бухгалтерского учета исходя из балансовой стоимости (себестоимости) материальных ценностей за вычетом износа по установленным нормам (ст. 407 ТК) и не может превышать прямой действительный ущерб, причем неполученные доходы при этом не учитываются (ст. 400 ТК).

В бухгалтерском учете при этом делаются следующие проводки:

Дебет 84Кредит 01, 03, 10, 12, 40, 41 и т.д.

– на учетную цену недостающих ценностей;

Дебет 84 Кредит 68

– на сумму НДС по недостающим ценностям (если он был отнесен на расчеты с бюджетом);

Дебет 73-3 Кредит 84

– на сумму, подлежащую взысканию с работника.

Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц или за счет страхового возмещения. Невозмещенные недостачи списываются за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации или резервных фондов.

 

Пример 1

В результате инвентаризации на складе завода выявлены пришедшие в негодность олифа синтетическая – 200 кг по цене 2 000 руб. за 1 кг в пластиковой емкости стоимостью 50 000 руб., а также клей ПВА – 30 кг по цене 1 000 руб. за 1 кг в бачке стоимостью 10 000 руб. (цены указаны без НДС).

Инвентаризационная комиссия выяснила, что и олифа, и клей пришли в негодность из-за нарушения условий их хранения. Однако в первом случае была налицо вина кладовщика, который хранил емкость с олифой открытой. Клей же ПВА пришел в негодность из-за низкой температуры воздуха на складе, который, как и все помещения завода, не отапливался в ноябре отчетного года.

Было принято решение с соответствующим отражением в бухгалтерском учете:

1. Отнести сумму стоимости пришедшего в негодность клея ПВА в размере 40 000 руб. (30 кг х 1 000 руб. + 10 000 руб.) за счет прибыли.

Дебет 84Кредит 10

–  40 000 руб. –  на стоимость клея и бачка;

Дебет 84Кредит 68

– 8 000 руб. – на сумму НДС (если он был отнесен на расчеты с бюджетом);

Дебет 81Кредит 84

– 48 000 руб. – на сумму недостачи. 

2. Олифу синтетическую утилизировать, емкость как бывшую в употреблении продать работникам завода по цене 25 000 руб. (50% стоимости), за халатное отношение к служебным обязанностям и ущерб, нанесенный заводу порчей олифы, взыскать с кладовщика частичную стоимость олифы – 150 000 руб. (в размере среднемесячного заработка), оставшуюся сумму отнести за счет прибыли, остающейся в распоряжении завода.

Дебет 48Кредит 10

– 50 000 руб. – стоимость емкости;

Дебет 48Кредит 68

– 10 000 руб. – на сумму НДС от стоимости емкости;

Дебет 50, 70Кредит 48

– 30 000 руб. – 50% стоимости емкости с НДС;

Дебет 81Кредит 48

– 30 000 руб. – 50% стоимости емкости с НДС;

Дебет 84Кредит 10

– 400 000 руб. – на стоимость олифы;

Дебет 84Кредит 68

– 80 000 руб. – на сумму НДС от стоимости олифы;

Дебет 73-3Кредит 84

– 180 000 руб. – на стоимость олифы с НДС, взыскиваемую с виновного;

Дебет 50, 70Кредит 73-3

– 180 000 руб. – на стоимость олифы с НДС;

Дебет 81Кредит 84

– 300 000 руб. – на оставшуюся стоимость олифы с НДС.

Уточнение или списание сумм дебиторской или кредиторской задолженности зачисляется на финансовые результаты отчетного года.

 

Пример 2

В результате проведенной в ноябре 2002 г. инвентаризации было выявлено, что за швейной фабрикой с мая 1999 г. числится кредиторская задолженность на сумму 30 000 руб. за кирпич, приобретенный у ООО «Прамень». ООО «Прамень» ликвидировано, долг остался невостребованным. Кроме того, с фабрикой с ноября 1998 г. не рассчитался магазин «Вымпел» за поставленные текстильные изделия на сумму 24 000 руб. По указанному в договоре юридическому адресу в настоящее время такая организация не значится, а ее расчетный счет аннулирован. Претензионная работа по взысканию дебиторской задолженности не велась.

В бухгалтерском учете делаются следующие записи:

1. В части списания кредиторской задолженности по результатам инвентаризации, проведенной по истечении срока исковой давности:

Дебет 60, 76Кредит 80

– 30 000 руб. – на стоимость кирпича;

Дебет 18-2Кредит 18-12

– 5 000 руб. – на сумму оплаченного НДС;

Дебет 68Кредит 18-22*

– 5 000 руб. – на сумму НДС, подлежащую зачету.

2. В части списания дебиторской задолженности по истечении срока исковой давности:

2.1. при методе отражения выручки по оплате отгруженной продукции:

Дебет 50, 70Кредит 46

– 24 000 руб. – на стоимость текстильных изделий по цене реализации с НДС за счет виновных лиц

или Дебет 81Кредит 46

– 24 000 руб. – на стоимость текстильных изделий по цене реализации с НДС, если виновные лица не установлены;

Дебет 46Кредит 45

– по фактической себестоимости;

Дебет 46Кредит 31

– 4 000 руб. – на сумму НДС;

Дебет 46Кредит 68

– на сумму налогов от выручки;

2.2. при методе отражения выручки по отгрузке продукции:

Дебет 50, 70Кредит 62

– 24 000  руб. – на стоимость текстильных изделий по цене реализации с НДС за счет виновных лиц

или Дебет 81Кредит 62

– 24 000  руб. – на полную сумму задолженности, если виновные лица не установлены.

 

Бюджетные организации зачисляют результаты инвентаризации на уменьшение (увеличение) бюджетного финансирования или внебюджетных источников в зависимости от того, за счет каких источников приобретались средства, недостача (излишек) которых обнаружена при инвентаризации.

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и т.п.).

Если виновные лица не установлены или материально-ответственные лица отказываются в добровольном порядке возмещать ущерб, причиненный организации, то материал по недостаче направляется либо в правоохранительные органы для решения вопроса о возбуждении уголовного дела, либо с соблюдением установленных сроков исковой давности в суд для взыскания сумм недостач (хищений) с ответственных лиц по основаниям, предусмотренным законодательством.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с работников, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Если виновные лица не установлены, в бухгалтерском учете делаются записи:

Дебет 84Кредит 01, 02, 04, 10, 12, 40, 41 и т.д.

– на стоимость недостающих ценностей;

Дебет 84Кредит 68

– на сумму НДС по недостающим ценностям (если он был отнесен на расчеты с бюджетом);

Дебет 80Кредит 84

– на сумму убытков от недостачи имущества и его порчи.

Если суд отказал во взыскании убытков с работников:

Дебет 73Кредит 84

и Дебет 80Кредит 73-3

– на сумму убытков от недостачи имущества и его порчи.

Основанием для отнесения на финансовые результаты (для целей бухгалтерского учета) обнаруженных недостач имущества и порчи сверх норм естественной убыли могут являться следующие документы:

– решение следственных или судебных органов, подтверждающее отсутствие виновных лиц либо отказ на взыскание ущерба с работников;

– заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и т.п.).

В случае возмещения работником личными денежными средствами нанесенного организации ущерба дополнительного объекта обложения НДС не возникает ввиду отсутствия оборота по реализации работ (услуг) (согласно п. 3.6.14 Основных положений по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг)).

Однако если судом полностью или частично отказано во взыскании данных сумм по причине ненадлежащего учета и хранения материальных ценностей, пропуска сроков исковой давности и по другим зависящим от истца причинам, то источником погашения этих убытков является прибыль, остающаяся в распоряжении организации, или другие собственные средства.

Аналогично суммы недостач (хищений) не могут быть отнесены в состав внереализационных расходов и потерь по мотиву отсутствия виновных лиц, если нет постановления правоохранительных органов о прекращении уголовного дела по такому мотиву.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации, который и принимает окончательное решение.

<<< Главная страница | < Назад

pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net

2004-2015 Республика Беларусь