МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
РЕШЕНИЕ
15 января 1998 г. N 7
УТВЕРЖДЕНО
решение исполкома
от 15 января 1998 N 7
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНСКОГО ГОРОДСКОГО
ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА И АДМИНИСТРАЦИЙ РАЙОНОВ
===
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая инструкция устанавливает правила ведения
делопроизводства в Минском городском исполнительном комитете, его
структурных подразделениях и администрациях районов.
Порядок ведения секретного делопроизводства определяется
специальной инструкцией.
Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан
ведется отдельно от общего делопроизводства.
1.2. Положения Инструкции распространяются как на традиционное
делопроизводство, так и на организацию работы с документами,
создаваемыми средствами вычислительной техники - машиночитаемые и
др., независимо от их носителей.
В автоматизированном режиме выполняются следующие виды работ:
- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
- контроль за прохождением документов в аппарате горисполкома и
в структурных подразделениях;
- оперативный поиск и выдача информации по запросам;
- постановка поручений на контроль и информирование об этом
исполнителей и контролеров;
- внесение изменений в ходе исполнения поручений (перенос
сроков исполнения, назначение новых исполнителей и др.) и снятие
поручений с контроля;
- выдача уведомлений о приближающихся сроках исполнения или
просрочке исполнения, а аппарату горисполкома также справок и
сведений о ходе и результатах исполнения поручений.
1.3. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки
документной информации должны отвечать требованиям инструкции по
делопроизводству.
1.4. Регистрация распорядительных документов исполнительного
комитета, его структурных подразделений производится в журналах.
Ведутся журналы:
- регистрации решений (прилож.1)
- регистрации распоряжений (прилож.2)
- регистрации распоряжений по кадровым вопросам (прилож.3)
- регистрации земельных участков (прилож.4)
1.5. Общее руководство делопроизводством и контроль за
выполнением требований Инструкции в Минском городском исполнительном
комитете возлагается на управляющего делами, а в структурных
подразделениях - на руководителей этих подразделений.
1.6. Контроль за организацией и ведением делопроизводства в
соответствии с настоящей Инструкцией возлагается:
- в горисполкоме - на сектор по работе со служебными
документами;
- в структурных подразделениях - на ответственных лиц,
назначенных приказом руководителей.
1.7. Работники аппарата горисполкома и его структурных
подразделений несут персональную ответственность за выполнение
требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у
них служебных документов.
1.8. Работникам аппарата горисполкома запрещается:
- брать домой служебные документы или их проекты;
- копировать и размножать служебные документы без разрешения
руководителей структурных подразделений и управляющего делами или
его заместителей, а материалы горсовета без разрешения председателя
Совета или его заместителей;
- разглашать или использовать в личных интересах информацию,
содержащуюся в служебных документах, в том числе полученную на
стадии их подготовки, а также на заседаниях и совещаниях.
1.9. При уходе в отпуск или отъезде в длительную командировку
работник обязан передать лицу, которое будет замещать его, все
имеющиеся документы по нерешенным вопросам.
1.10. При увольнении или перемещении работника, имеющиеся у
него документы по указанию руководителя структурного подразделения
передаются другому работнику.
1.11. Все вновь принятые на работу госслужащие должны быть
ознакомлены с настоящей инструкцией.
2. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И
ПРОХОЖДЕНИЕ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Прием и первоначальная обработка поступающей
корреспонденции в исполнительном комитете осуществляются сектором по
работе со служебными документами, а в отделах, управлениях,
комитетах - секретарем-делопроизводителем, либо лицом, на которого
возложены обязанности по делопроизводству.
Учет и рассылку исполнителям законов, декретов, указов и
распоряжений Президента Республики Беларусь, постановлений Палат
Национального собрания, постановлений и распоряжений Совета
Министров Республики Беларусь осуществляет юридический отдел
горисполкома.
2.2. Обработка входящей корреспонденции осуществляется в день
поступления, поступившие телеграммы, факсограммы и срочные документы
подлежат обработке в первую очередь.
2.3. Вскрываются все поступившие пакеты, за исключением
присланных в адрес других организаций и с пометкой "лично".
Проверяется наличие документов в пакете (включая приложения), а
также соответствие номеров на документах номерам на конвертах.
При обнаружении повреждения, недостачи документов, приложений к
ним, несоответствии номера на конверте номеру документа,
составляется акт в 2-х экземплярах, один из которых остается в
секторе по работе со служебными документами, а второй направляется
отправителю.
Ошибочно доставленная корреспонденция направляется по
назначению в новых конвертах с приложением конвертов, в которых она
поступила, при невозможности установления адресата - возвращается
отправителю с пометкой на конверте "Ошибочно доставлено".
Все конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по
конверту можно установить адрес отправителя, время отправки и
получения документа.
2.4. Поступившая корреспонденция сортируется на подлежащую и не
подлежащую регистрации. Перечень документов, которые не подлежат
регистрации, дан в приложении 5.
В комитетах, управлениях и отделах перечень может быть расширен
либо сокращен по указанию их руководителей в зависимости от
специфики состава поступающих документов.
Нерегистрируемые документы, пакеты с надписью "лично"
передаются непосредственно по принадлежности.
2.5. Документы, подлежащие регистрации, регистрируются в
секторе по работе со служебными документами. В правом нижнем углу
первого листа документа ставится регистрационный штамп, фиксирующий
порядковый номер, индекс и дату поступления, затем документы
передаются на рассмотрение или исполнение должностным лицам в
соответствии с распределением обязанностей между ними.
Если в поступившем документе имеется ссылка на другие
документы, последние подбираются и приобщаются к поступившему.
2.6. Председателю исполнительного комитета, его заместителям,
управляющему делами передаются на рассмотрение документы вышестоящих
органов, местных органов исполнительной власти, организаций и
учреждений, а также другие документы, исполнение которых требует их
решения.
Документы должны передаваться руководству в день их
поступления, а поступившие в конце рабочего дня - на следующий день.
Телеграммы и другую срочную корреспонденцию следует направлять на
исполнение в первую очередь.
После рассмотрения документов председателем, заместителями
председателя, управляющим делами горисполкома, документы с
резолюциями возвращаются в сектор по работе со служебными
документами для компьютерной обработки. Документ множится в
определенном количестве экземпляров (в зависимости от количества
исполнителей). Подлинник документа остается в секторе по работе со
служебными документами для последующей сдачи в архив. Исполнителям
рассылаются копии документов со всеми приложениями и резолюциями.
2.7. Документы, поступившие к работникам исполнительного
комитета, отдела, управления или комитета, минуя
делопроизводственную службу, должны обязательно передаваться ей для
регистрации.
2.8. На документах, подлежащих контролю, согласно резолюциям и
поступивших из вышестоящих распорядительных и законодательных
органов государственной власти с указанием сроков информирования
ставится штамп "Контроль", на документы, требующие срочного ответа,
- штамп "Срочно".
2.9. Учет поступивших в структурные подразделения документов
осуществляется работником, отвечающим за ведение делопроизводства.
2.10. Поступившие в структурные подразделения документы
принимаются работником, который проверяет правильность их
направления, проставляет дату, при необходимости подбирает к ним
справочные материалы и передает руководителю подразделения.
Руководители структурных подразделений рассматривают и передают
документы для исполнения соответствующим работникам структурного
подразделения в день их получения (но не позднее следующего дня).
2.11. Ответственность за организацию выполнения поручений
руководства горисполкома возлагается на руководителей его
структурных подразделений.
3. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Составление и оформление документов предполагает
обязательное соблюдение ряда требований и правил, способствующих
обеспечению их полноценности, оперативности прохождения и
исполнения.
3.2. Подготовка документа включает составление и оформление
проекта документа, его подписание, при необходимости - согласование
(визирование) проекта, утверждение, размножение (тиражирование).
Составитель документа отвечает за своевременность его
подготовки, правильность содержания и оформления.
3.3. Каждый документ должен иметь обязательные для данного вида
документа реквизиты: наименование организации - автора, код
организации - автора, название вида документа, заголовок к тексту,
текст, дата, индекс, визы, подпись.
3.4. Большинство организационно-распорядительных документов
составляется на бланках, за исключением совместных документов
нескольких организаций, докладных записок, справок, подготовленных
работниками аппарата, протоколов общественных объединений и
организаций.
Бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге
светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать
документы с помощью средств оперативной полиграфии.
Бланки изготавливаются и учитываются управлением делами. В
структурные подразделения они выдаются в горисполкоме по разрешению
управляющего делами или его заместителей.
Образцы бланков даны в приложении 6.
3.5. На бланке письма ниже реквизита "Название организации"
наносят почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные (адрес,
номер телефона, телефакс и т.д.). На каждом документе, за
исключением письма, должно указываться наименование его вида
(название документа).
3.6. Документы адресуют в организации, их структурные
подразделения или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа в организацию или ее структурное
подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в
именительном падеже.
Например: Минский горисполком
Управление делами
При направлении документа должностному лицу название
организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия
адресата - в дательном.
Например: Министерство образования
Республики Беларусь
Начальнику отдела кадров
Ефремову И.И.
При адресовании документа руководителю организации наименование
организации входит в состав наименования должности адресата.
Например: Генеральному директору
объединения "Агропром"
Котику В.И.
При адресовании документа в несколько однородных организаций,
их названия следует указывать обобщенно:
Главам администраций районов
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа
разовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми правилами.
Например: Федерация профсоюзов
Республики Беларусь
пр.Машерова, 21
220126, г.Минск-126
При адресовании документа частному лицу первым указывается
фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес:
Свиридович Е.В.
пр.Ф.Скорины, 32, кв.40
220086, г.Минск-086
Адрес не проставляется на документах, направляемых в
правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или
организациям своей системы (он указывается на конверте).
Документ не должен содержать больше четырех адресов: каждый
экземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении
документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку
и на каждом экземпляре указывается только один адресат или
обобщенное наименование адресатов.
При направлении документа нескольким адресатам (не более
четырех адресатов) на документе, как правило, указываются все
адресаты (без слова копия перед 2-м, 3-м, 4-м адресатами); все
экземпляры печатаются на бланках.
Если документ является ответом, первым адресатом следует
указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости
остальных адресатов; основному адресату направляется первый
экземпляр документа.
При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его
адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда
это определено соответствующим поручением вышестоящего органа (в
тексте документа дается ссылка на дату и номер поручения).
Каждая составная часть адресата (наименование организации,
структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы
получателя, почтовый адрес) должны начинаться с новой строки. В
конце смысловых строк (составных частей) адресата знаки препинания
не ставятся, в середине строк - сохраняются. При написании адресата
допускаются сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (воинская часть),
обл., г. (город), с. (село), р-н, ул., пер., пр., корп., кв. В
обозначениях номеров домов, корпусов, квартир, знак "N" не
ставится, при литерном написании номера буква пишется слитно с
цифрой (25а).
Все служебные документы датируются и индексируются.
3.7. Датой документа является дата его подписания, принятия,
утверждения или согласования. Дата документа проставляется
должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Дата подписания (принятия) документа и индекс проставляются на
специально отведенном на бланке месте. Если документ составлен не на
бланке, его дата и индекс (номер) проставляется так же, как на
бланке. Дата и индекс в справке или докладной записке,
подготовленной работниками горисполкома, проставляются ниже
наименования документа, над его заголовком. Регистрационный номер
телеграммы проставляется в конце текста.
Даты подписания, утверждения, а также даты, содержащиеся в
тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты изображают
арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности:
день месяца, месяц, год. День месяца - двумя цифрами от 01 до 31,
месяц от 01 до 12, год - четырьмя цифрами.
Например, дату 15 июля 1997 г. следует оформлять 15.07.1997.
Допускается словесно-цифровой способ оформления дат: 15 июля 1997 г.
Первый способ применяется при датировании документов, резолюций
на документах, виз, отметок об исполнении, второй - при указании
дат в тексте документов.
3.8. Индексация документов - это проставление при регистрации
их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных
обозначений, указывающих место их исполнения (составления) и
хранения.
В аппарате горисполкома индексом входящего документа служит
порядковый номер документа, а исходящего - 3 и порядковый номер
исходящего документа.
3.9. Как правило, основой для индексации документов служит
номенклатура дел исполкома либо комитета, управления, отдела. Индекс
входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило,
складывается из двух частей:
- индекса, установленного в номенклатуре дел для того дела, в
которое будет подшит документ или его копия;
- порядкового регистрационного номера документа (нумерация
ведется с начала каждого года, отдельно по группе входящих
документов и группе исходящих документов). В индекс документа как
составная часть может также включаться условное обозначение
корреспондента или структурного подразделения, подготовившего
документ.
В составе индекса входящего и исходящего документа порядковый
регистрационный номер указывается в качестве последней его части
(N 04-8/1255).
Индексами распорядительных документов (решений, распоряжений,
приказов) и протоколов являются их порядковые номера, которые
присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида в течение
одного года. Индекс входящего документа проставляется в
регистрационном штампе, исходящего и внутреннего документа - на
установленном для него месте на бланке, а в документах, составленных
без применения бланка, под датой документа.
3.10. Заголовок является обязательной составной частью
документа, кратко и точно отражает его содержание.
Заголовок не составляется к телеграммам и может не составляться
к документам, текст которых печатается на бумаге формата А5
(148х210).
Заголовок образуется, как правило, с помощью отглагольного
существительного в предложном падеже, начинается предлогом "о" и
должен отвечать на вопрос "о чем?".
Например: "об утверждении", "о предоставлении", "о приеме на
работу", "о ходе...".
Заголовок должен формулироваться исполнителем документа.
3.11. Текст документа должен быть кратким, не допускающим
различных толкований. Содержание документа, как правило, должно
касаться одного вопроса (темы), формулируемого в заголовке к тексту.
3.12. Текст принято начинать с указания причины (основания) для
составления документа (вводная часть), затем излагается просьба,
предложение, выводы, решения, распоряжения (заключительная часть).
В отдельных случаях текст документа может содержать одну
заключительную часть: решения - распорядительную часть без
констатирующей, письма - просьбу без пояснений и т.п.
В справках приводится только информация без выводов и
предложений. Этим они отличаются от докладных записок. По форме
изложения справки могут быть описательными и цифровыми (оформленными
в виде таблицы).
3.13. Текст пунктов распорядительного документа начинается с
глагола в неопределенной форме с последующим указанием исполнителя и
предписываемых действий ("Обязать управление...", "Поручить
управлению...") или с указания исполнителя и конкретного действия,
выраженного глаголом в неопределенной форме ("Управлению финансов
выделить...").
Если в пункте не предусматривается определенный исполнитель, то
начинается он с глагола в неопределенной форме ("Установить",
"Утвердить", "Считать").
3.14. В документах, устанавливающих права и обязанности
(положение, устав, инструкция и др.), содержащих описание,
подтверждение фактов, оценку деятельности учреждения (акт,
заключение, справка, отчет и др.) используется форма изложения от
третьего лица единственного или множественного числа ("Комиссия
считает...", "Горисполком предлагает...", "Институт разработал...").
В переписке используется форма изложения текста от первого лица
множественного числа ("Просим включить в план...", "Сообщаем,
что...").
В документах, составляемых работниками горисполкома,
адресованных руководству горисполкома (докладные и объяснительные
записки, заявления), используется форма изложения от первого лица
единственного числа ("Прошу направить...", "Считаю необходимым...").
3.15. Если в тексте перечисляются фамилии, географические
названия или административно-территориальные единицы, они
располагаются в алфавитном порядке.
Сокращения слов допускаются только общепринятые.
3.16. Текст сложных по содержанию документов (инструкции,
положения к др.) допускается делить на разделы, подразделы, пункты и
подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Номер каждой составной
части включает все номера соответствующих составных частей более
высоких ступеней деления. Так, номер раздела состоит из одного
числа: 1, 2, 3 и т.д., а номер пункта - из номера соответствующего
раздела и номера пункта, разделенных точкой: 1.1., 1.2., 2.1 и т.д.
При более мелком делении сохраняется тот же принцип нумерации.
Например, если подпункт 3 входит в пункт 2 раздела 6, то его номер
будет 6.2.3.
3.17. В тексте телеграммы опускаются союзы, предлоги,
местоимения, если при этом не искажается содержание. Цифровые данные
во избежание искажения пишутся словами. Знак N обозначается НР.
Исправления и переносы слов не допускаются.
3.18. В документе должны быть определены реальные сроки
исполнения. Для их обозначения необходимо использовать конкретные
даты - до 1 декабря 1997 г., к 20 ноября 1997 г. Не следует
указывать временный период в IV квартале 1997 г., в декабре 1997 г.
Нельзя указывать такие сроки исполнения, как "немедленно", "в
кратчайший срок".
3.19. Приложения к документам могут быть трех видов:
- утверждаемые, одобряемые или вводимые в действие
соответствующими распорядительными документами (решениями,
распоряжениями, приказами);
- поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
- являющиеся самостоятельными документами, направляемые с
сопроводительным письмом или другими документами.
Приложения должны иметь все необходимые для документа элементы
(наименование, заголовок, подписи лиц, ответственных за их
содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д.).
Документы, утверждаемые, одобряемые или вводимые в действие
соответствующими распорядительными документами (положения, уставы,
инструкции и т.п.) являются не частью распорядительного документа, а
самостоятельными, обретающими юридическую силу только с момента
санкционирования их исполкомом. Эта санкция формулируется в
распорядительном документе.
Например: "Утвердить прилагаемое Положение об управлении..."
или "Одобрить мероприятия... (прилагаются)".
На прилагаемом документе в этих случаях проставляется надпись,
свидетельствующая об его утверждении, одобрении или введении в
действие.
Например: УТВЕРЖДЕНО
решение исполкома
от 20.03.1996 N 115
Приложения, поясняющие или дополняющие содержание
распорядительного документа, являются по существу его частью,
вынесенной для удобства пользования на отдельные листы в виде
таблиц, перечней, ведомостей и т.п. В этих случаях ссылка на
приложение в тексте делается при помощи термина "согласно". Это
слово употребляется с существительным в дательном падеже. Нужно
писать "согласно приложению", "согласно приложениям".
Приложения нумеруются арабскими цифрами без знака N. Например:
"согласно приложению 2".
При наличии приложений к документам информационного характера
(письмам, докладным запискам, справкам, актам и т.п.) под текстом
основного документа до реквизита ("подпись") делается отметка
"Приложение".
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о
приложении оформляется по следующей форме: Приложение: на 10 л. в 2
экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить
их названия с указанием количества листов и экземпляров каждого.
Например:
Приложение: 1. Справка об использовании оборудования на 5 л.
в 2 экз.
2. Перечень оборудования на 10 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то
отметку о его наличии необходимо оформлять по форме:
Приложение: Письмо управления образования от 12.04.1997
N 3/125 и приложение к нему, всего на 7 л.
в 1 экз.
В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметка о приложении оформляется по форме:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес.
Не следует оформлять как приложения докладные записки, справки,
акты, служебные письма, направляемые на основании содержащихся в
распорядительных документах указаний.
Например: "Поручить главам администраций районов рассмотреть
справку управления финансов и принять соответствующие меры" или
"Записку управления по труду и занятости населения по данному
вопросу направить районным администрациям для устранения отмеченных
недостатков".
На этих документах никаких отметок, свидетельствующих об их
связи с распорядительным документом, не делается.
В распорядительных документах (решениях, распоряжениях,
приказах) выделение отметки о приложении после текста не
допускается; указание о наличии приложения дается в тексте
документа: "согласно приложению", "приложение", "приложение 1",
"...представить перечень документов по прилагаемой форме" и др.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем
углу следует делать отметку с указанием распорядительного документа,
его даты и номера.
Например: Приложение
к решению горисполкома
от 02.04.1997 N 120
3.20. Согласование проекта документа может производиться с
организациями и должностными лицами, которые в соответствии с их
компетенцией имеют непосредственное отношение к содержащимся в нем
вопросам.
Согласование может осуществляться как внутри аппарата
исполнительного комитета, его комитетов, управлений и отделов (со
структурными подразделениями, должностными лицами), так и вне его
(с другими организациями).
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта
документа должностным лицом. Виза документа включает в себя
указание должности визирующего, личную подпись, ее расшифровку и
дату визирования.
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на
отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "замечания
прилагаются", например:
Заведующий управлением финансов
личная подпись И.О.Фамилия
03.06.1997 Замечания прилагаются
Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой
о согласовании или представлением протокола обсуждения проекта
документа на заседании коллегиального органа.
Гриф согласования располагается ниже текста и реквизита
"подпись" на лицевой стороне и включает в себя следующие элементы:
слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности, подпись, инициалы и
фамилию лица, с которым документ согласован, дату согласования,
например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель председателя
Мингорисполкома
личная подпись И.О.Фамилия
11.04.1997
Если согласование производится с коллегиальным органом, то гриф
согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
26.03.1997 N 3
Гриф согласования ставится в случаях, когда содержание
документа затрагивает интересы нескольких организаций.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе
согласований", если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист
согласования прилагается".
При наличии одного грифа согласования его следует располагать
от края левого поля документа; два грифа согласования - на одном
уровне; несколько грифов согласования размещаются на документе или
листе согласования двумя вертикальными рядами.
3.21. Подпись - обязательный реквизит документа. Документы
подписываются должностными лицами в соответствии с их полномочиями,
установленными действующим законодательством, или иными правовыми
актами.
В состав подписи входит: обозначение должности лица,
подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и
фамилия). Если документ написан на бланке, то наименование
исполнительного комитета, районной администрации, комитета,
управления или отдела в обозначение должности не включается,
например:
Начальник управления личная подпись И.О.Фамилия
Расшифровка подписи в распорядительных документах (решениях,
распоряжениях) может содержать только инициал имени и фамилию лица,
подписавшего документ.
В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности
лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе
комиссии:
Председатель комиссии личная подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии личная подпись И.О.Фамилия
личная подпись И.О.Фамилия
Документы подписываются одним должностным лицом. Две или более
подписи проставляются в том случае, если за содержание документа
несут ответственность несколько лиц (протоколы, решения, акты,
финансовые документы, документы, исходящие от нескольких организаций
и др.). Подписи располагаются одна под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности, а если документ подписывается
должностными лицами одного ранга, то их подписи располагаются на
одном уровне.
Решения подписываются в исполнительном комитете председателем
исполнительного комитета и управляющим делами, а в случае их
отсутствия - заместителем председателя, управляющего.
Исходящие документы подписываются председателем исполкома, его
заместителями в соответствии с их полномочиями и распределением
обязанностей.
Внутренние документы типа докладных записок и справок
подписывают заместители председателя исполкома, управляющий делами,
руководители структурных подразделений, их заместители.
Не допускается подписание документов с проставлением предлога
"за" или черты перед наименованием должности.
Если вместо первого лица документ подписывает другой
руководитель, то его фамилия печатается после подписания документа.
На каждом экземпляре подготовленного на подпись документа
должны быть указаны на лицевой или (при отсутствии места) оборотной
стороне последнего листа фамилия работника, составившего проект
документа, номер его служебного телефона.
Отметка позволяет получателю документа выяснить по телефону
интересующие его вопросы или дать ответ, если решение вопроса не
требует документального закрепления. Под отметкой об исполнителе
допускается указывать инициалы машинистки, количество отпечатанных
экземпляров и дату печатания.
Примечание: номера телефонов указываются без черточек.
Например:
Иванов 223 55 61
ТД 2 11.04.1997
3.22. Утверждение - один из способов удостоверения документа
после его подписания.
Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение
должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов,
излагаемых в документе, или утверждение распорядительным актом
(решением, приказом).
Утверждение документа оформляется грифом утверждения, который
располагается в правом верхнем углу документа. В зависимости от
способа утверждения гриф может иметь следующие формы:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель городского
исполнительного комитета
подпись И.О.Фамилия
01.04.1997
УТВЕРЖДЕНО
решение городского
исполнительного комитета
02.04.1997 N 122
Документ может быть утвержден несколькими должностными лицами
(совместные документы организаций), в этом случае документ
оформляется не на бланке, а на чистом листе бумаги и грифы
утверждения располагаются на одном уровне в пределах площади,
отводимой для реквизита "наименование организации-автора документа".
Наименование организации включается в наименования должностных лиц,
утверждающих документ.
Дата (число) утверждения в грифе "УТВЕРЖДАЮ" проставляется
должностным лицом, утвердившим документ; месяц и год допускается
печатать на машинке прописными буквами без кавычек.
3.23. Резолюция является письменным указанием руководителя о
порядке исполнения или использования документа. В состав резолюции
должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя
(исполнителей), содержание поручения и срок исполнения (при
необходимости). Резолюция должна быть подписана и датирована.
При отсутствии на документе места, допускается прилагать к
документу отдельный лист резолюции.
Не допускаются так называемые предварительные резолюции: "Прошу
зайти ко мне", "Прошу переговорить" и т.д.
В резолюции не следует повторять содержание документа.
Если в резолюции определяется несколько исполнителей,
должностное лицо, указанное первым, как правило, является
ответственным за выполнение задания в целом.
Срок исполнения устанавливается руководителем, исходя из
содержания документа, либо используются действующие типовые сроки
исполнения определенных категорий документов (1 месяц, если срок не
указан; 10 дней - для исполнения срочных документов).
Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть
указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения. Если
на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты,
следует указать номера контролируемых пунктов. Документ,
поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.
3.24. На документах, требующих удостоверения их юридической
силы, ставится гербовая печать. Проставление печати необходимо во
всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и
юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств
и материальных ценностей, а также на уставах (положениях)
организаций, доверенностях, договорах, удостоверениях.
Оттиск печати на документах должен захватывать часть
наименования должности и личной подписи лица, подписавшего
(утвердившего) документ.
На копиях документов, направляемых в другие организации, на
размноженных экземплярах распорядительных документов в горисполкоме
при их рассылке ставится печать с указанием "Протокольная часть", в
структурных подразделениях - печать структурного подразделения.
4. ПОДГОТОВКА, ОФОРМЛЕНИЕ И РАССЫЛКА РЕШЕНИЙ И
РАСПОРЯЖЕНИЙ МИНГОРИСПОЛКОМА
4.1. Согласно действующему законодательству Минский городской
исполнительный комитет принимает решения и издает распоряжения.
Руководители комитетов, управлений и отделов издают приказы.
4.2. Текст решения должен в большинстве случаев состоять из
двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием
для издания распорядительного документа. Она может отсутствовать,
если предписываемые действия не нуждаются в обосновании.
Распорядительная часть решения должна начинаться наименованием
исполнительного комитета, принимающего его с последующим словом
РЕШИЛ, которое печатается прописными буквами, не прерывая текста.
Текст распорядительной части решения должен иметь
неопределенную и повелительную форму, затем указываются исполнители
и предписываемые действия с определением конкретных сроков
реализации.
4.3. Структура проекта должна обеспечить последовательное
развитие темы распорядительного документа. Текст распорядительной
части проекта целесообразно начинать с наиболее существенных
пунктов, а после переходить к второстепенным. Группировать пункты
следует по их содержанию, чтобы обеспечить комплексное и законченное
освещение каждого вопроса.
4.4. Проекты решений, вносимые на рассмотрение исполнительного
комитета, готовятся соответствующими структурными подразделениями
исполнительного комитета, отдельными работниками по поручению
председателя, заместителей председателя или управляющего делами, а
также заинтересованными учреждениями и организациями.
4.5. Подготовка проектов решений горисполкома производится на
основе изучения представленных материалов как по существу, так и с
юридической точки зрения.
При этом необходимо:
- тщательно изучить и проанализировать все материалы,
относящиеся к разрабатываемому проекту решения, и положение дел на
местах;
- ознакомиться с ранее принятыми решениями исполнительного
комитета и вышестоящих органов по данному вопросу;
- привлечь в случае необходимости к подготовке проекта решения,
как и при подготовке справки, соответствующих специалистов.
4.6. Должностное лицо, готовящее проект решения, обязано:
- тщательно отредактировать проект решения и отпечатать на
бланках установленной формы без исправлений и поправок;
- согласовать проект решения и приложения к нему с
заинтересованными комитетами, управлениями, отделами и другими
подразделениями исполкома;
- при визировании, в случае несогласия, к документу прилагать
заключение и возражения по обсуждаемому вопросу;
- согласовать представляемый документ с юридической службой;
- прилагать справку, список приглашенных на заседание;
составить указатель рассылки, подписанный руководителем структурного
подразделения.
4.7. Все материалы по вопросам, подлежащим рассмотрению на
заседаниях исполкома, представляются в протокольный сектор в срок,
установленный Регламентом.
Полученные материалы к заседанию исполкома размножаются
соответствующим тиражом и вместе с повесткой рассылаются членам
исполкома протокольным сектором.
4.8. Вся работа, связанная с техническим обслуживанием
заседаний исполкома, оповещение лиц, приглашаемых на заседание,
подготовка помещения, регистрация присутствующих, ведение протокола
выполняется протокольным сектором.
4.9. После заседания исполнительного комитета в трехдневный
срок (если другой срок по решению не определен исполкомом)
отредактированные решения представляются в протокольный сектор для
подписания.
4.10. Принятые исполнительным комитетом решения подписываются
председателем и управляющим делами. Приложения подписывает
управляющий делами.
4.11. Решениям присваиваются порядковые номера согласно единой
нумерации, которая ведется в течение календарного года.
4.12. Протокольный сектор размножает решения тиражом согласно
указателю рассылки. На каждом экземпляре ставится печать
протокольного сектора.
4.13. Копии ранее разосланных экземпляров решений могут быть
сделаны при необходимости только с разрешения управляющего делами.
4.14. Решения, принимаемые в дополнение или во изменение ранее
принятых, рассылаются всем организациям, которым рассылались ранее
принятые документы.
4.15. Принятые решения на исполкоме оформляются протоколом.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части протокола заседания исполнительного комитета
указываются:
дата проведения заседания, порядковый номер протокола и место
проведения заседания;
фамилия и инициалы председательствующего;
фамилия и инициалы участвующих в заседании заместителей
председателя, управляющего делами, членов исполнительного комитета;
фамилии и инициалы принимающих участие в заседании
руководителей структурных подразделений, не входящих в состав
исполнительного комитета, а также приглашенных представителей других
государственных и общественных организаций (эти лица указываются в
протоколе в том случае, если их число не превышает пяти, если их
больше, то к протоколу прилагается список);
повестка дня при большом количестве вопросов, включенных в нее,
может не указываться в вводной части протокола, а прилагаться к
нему.
Основная часть текста протокола заседания исполнительного
комитета состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела в протоколе записывается по формуле:
"СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ", каждая часть которой печатается
прописными буквами.
Номер раздела ставится перед словом "СЛУШАЛИ", после него
ставится двоеточие, затем указываются наименование вопроса, фамилия,
инициалы, должность докладчика.
В записи "ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии и инициалы лиц,
выступивших по обсуждаемому вопросу.
После записи "РЕШИЛИ" в протоколе делается отметка о приложении
решения или в отдельных случаях записывается текст принятого
решения.
4.16. Протоколы подписываются председателем и управляющим
делами исполнительного комитета.
Подписанные протоколы заседаний после размножения в месячный
срок высылаются в вышестоящие органы.
Оригиналы и справочные экземпляры протоколов и повесток
заседаний хранятся в архиве горисполкома.
4.17. Распоряжение - правовой документ, издаваемый единолично
председателем исполнительного комитета для решения вопросов основной
деятельности, не требующих коллегиального принятия решения.
4.18. Текст распоряжения состоит из распорядительной части.
Констатирующая часть может иметь место как вводная часть фразы,
начинающейся формулировками типа: "В целях", "Во исполнение", "В
соответствии..." и т.п.
4.19. Распоряжения подписываются председателем исполнительного
комитета, а в его отсутствие - первым заместителем. Приложения к
распоряжению подписывает управляющий делами.
4.20. Распоряжения исполнительного комитета нумеруются с
первого номера в пределах календарного года, к порядковому номеру
распоряжения добавляется буква "р".
4.21. В структурных подразделениях издаются приказы. Они
состоят из двух частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые
действия не нуждаются в обоснованиях.
Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ
(прописными буквами без кавычек) и разбивается на пункты и
подпункты.
Распорядительная часть приказа заканчивается указанием
должностного лица, ответственного за контроль исполнения документа
или его конкретных пунктов.
Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный
распорядительный документ или какие-то его положения, последний
пункт приказа должен содержать ссылку на отменяемый документ
(отдельные пункты) с указанием его даты, номера и заголовка. При
этом применяется оборот "Считать утратившим силу приказ...
от......... N.....".
4.22. При оформлении приказов по кадровым вопросам в тексте
отсутствует констатирующая часть. Пункты распорядительной части
приказа располагаются в определенной последовательности: прием на
работу, перевод, увольнение и т.д.
В конце каждого пункта приказа дается, как правило, основание
для его составления. Проекты приказов подлежат согласованию с
исполнителями и заинтересованными должностными лицами, с юридической
службой.
4.23. Согласованный проект приказа представляется на подпись
руководителю, от имени которого он издается.
4.24. Приказы подписываются руководителем комитета, отдела,
управления и нумеруются с первого номера в пределах календарного
года. К номеру приказа по кадровым вопросам добавляется буква "К".
5. ПЕЧАТАНИЕ И РАЗМНОЖЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ
5.1. В исполнительном комитете, его структурных подразделениях
печатаются документы только служебного характера.
5.2. В бюро электронной техники разрешается выводить на печать
до 2-х экземпляров только тексты с объемом оригинала до пяти
страниц. При объеме оригинала свыше пяти страниц в бюро электронной
техники распечатывается только один экземпляр, с которого делается
необходимое количество копий в копировально-множительном бюро.
5.3. Передаваемые в бюро электронной техники рукописи должны
быть написаны четко и разборчиво на стандартных листах бумаги.
Материалы, написанные неразборчиво либо красными, зелеными чернилами
или карандашом, очень мелким почерком с многочисленными вставками,
ссылками, исправлениями, для печатания не принимаются.
5.4. При передаче рукописи в бюро электронной техники
составитель указывает в левом верхнем углу структурное
подразделение, фамилию, количество экземпляров, дату сдачи в печать
и ставит подпись. Могут быть указаны дополнительные требования к
машинописному оформлению документа.
5.5. Руководители структурных подразделений или их заместители
при необходимости срочного печатания, копирования материалов в
нерабочее время должны не позднее чем за два часа до конца рабочего
дня сообщить об этом заведующему бюро электронной техники.
5.6. Работники, осуществляющие печатание материалов, обязаны
соблюдать правила орфографии и пунктуации и располагать реквизиты
документа согласно установленным правилам.
5.7. Документы следует печатать на бланках или на обычной
бумаге стандартного формата А4 или А5. Формат А5 используется при
печатании писем, докладных записок, справок и др., объем которых не
превышает 7-10 строк машинописного текста. Решения, приказы
печатаются только на бланках формата А4 независимо от объема текста.
Если документ состоит из нескольких страниц, на бланке печатается
первая страница документа, последующие - на обычной бумаге
одинакового с бланком формата и качества.
Документы печатаются на одной стороне листа. На двух сторонах
допускается печатать только документы со сроком хранения до трех
лет.
5.8. Бланки документов должны иметь поля: левое, правое,
верхнее, и нижнее. Левое поле должно составлять 30 мм, правое и
нижнее не менее 8 мм, верхнее - не менее 10 мм.
5.9. Максимальное количество печатных строк для формата А4 -
41. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных
знаков.
5.10. Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5
строк) его допускается продлевать до границы правого поля. Переносы
и сокращения в заголовке не допускаются. Точка в конце заголовка не
ставится.
5.11. Номера страниц документа должны проставляться посредине
верхнего поля листа арабскими цифрами без сокращения "стр." и
дефиса.
Расстояние от номера страницы до обреза листа не должно
превышать 15 мм. Нумерация начинается со второй страницы, первая не
нумеруется.
5.12. Текст документа печатается через полтора межстрочных
интервала. Между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы делать
не следует. Допускается печатание через один межстрочный интервал
текст документа формата А5 с абзацными отступами в полтора-два
интервала.
Документы, предназначенные для типографского издания или
устного прочтения, тексты телеграмм и телефонограмм следует печатать
через два интервала.
Первая строка каждого абзаца текста печатается, отступив пять
знаков от границы левого поля.
5.13. Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из
нескольких строк, следует печатать через один межстрочный интервал,
а составные части реквизитов ("Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф
согласования", "Отметка о наличии приложения") отделяются друг от
друга 1,5-2 межстрочными интервалами.
Один реквизит отделяется от другого 2-3 межстрочными
интервалами: первая строка текста от последней строки заголовка к
тексту, реквизит "Приложение" от последней строки текста, подпись от
последней строки текста, одна подпись от другой или один адресат от
другого и т.д.
5.14. Примечания, приложения и ссылки в тексте следует печатать
через один межстрочный интервал столбцом, оставляя открытыми слова:
"Примечание", "Приложение", "Основание".
5.15. В реквизите "Подпись" инициалы и фамилию должностного
лица, подписавшего документ (расшифровку подписи), следует печатать
на уровне последней строки наименования должности без скобок и
пробела между инициалами и фамилией.
В конце реквизитов (кроме текста) точки не ставят; в середине
строк реквизитов знаки препинания сохраняются.
5.16. В документах не рекомендуются такие текстовые выделения,
как подчеркивания, печатание вразрядку, печатание прописными
буквами, за исключением названия вида документа, слов: УТВЕРЖДАЮ,
УТВЕРЖДЕНО, СОГЛАСОВАНО - в грифах утверждения и согласования;
ПРИКАЗЫВАЮ - в приказах; ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ - в распоряжениях;
РЕШИЛ - в решениях; СЛУШАЛИ, РЕШИЛИ - в протоколах.
При переносе слов в тексте не допускается разделять сокращенные
слова от слов, к которым они относятся, единицы измерения от цифр,
инициалы от фамилий, знак тире (дефис) следует указывать один раз,
оставляя его в конце строки.
В реквизитах типа "Адресат", "Заголовок к тексту" переносы слов
не рекомендуются.
Новую страницу не начинают последней неполной строкой абзаца.
5.17. Документы для ксерокопирования принимаются в следующем
порядке:
- документы Мингорсовета - с резолюцией председателя Совета или
его заместителей;
- документы исполкома - с резолюцией председателя горисполкома,
его заместителей, управляющего делами и его заместителей,
заведующего отделом, помощников председателя горисполкома;
- документы подразделений - только с резолюцией управляющего
делами или его заместителей.
В резолюции необходимо указывать количество экземпляров
размножаемого документа.
Работник, осуществляющий размножение документов, ведет учет их
количества в журнале по следующей форме:
Структурное подразделение Ф.И.О. Кол-во Подпись
экземпляров
6. ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Порядок прохождения исходящих документов состоит в
подготовке проекта документа, его согласовании, визировании (в
необходимых случаях), подписании (утверждении), регистрации и
отправке.
До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель
должен проверить его текст, правильность оформления, наличие
необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись
вместе с материалами, на основании которых он подготовлен.
6.2. Подписанные документы передаются исполнителем в сектор по
работе со служебными документами исполнительного комитета для
регистрации и отправки.
6.3. Во время приема от исполнителей исходящих документов
работники сектора проверяют:
- правильность адресования документа и наличие адреса;
- наличие соответствующих подписей на документе и приложениях к
нему;
- наличие виз на копиях документов, остающихся в делах;
- наличие на документе отметок о приложениях;
- правильность оформления документа и размещения на нем всех
реквизитов.
Документы, оформленные с нарушением правил, предусмотренных
настоящей Инструкцией, к отправке не принимаются.
6.4. Обработка исходящей корреспонденции состоит из следующих
операций: регистрация, сортировка, вложение в конверты, оформление
конвертов, составление почтового реестра и отправка.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются
в один конверт. На конвертах указываются индексы вложенных в них
документов.
6.5. Корреспонденция, которая должна быть срочно доставлена
адресатам, находящимся в городе Минске, отправляется нарочным.
6.6. Срочные документы регистрируются в установленном порядке и
передаются работником сектора по работе со служебными документами
адресату по факсу, на документе проставляется время и дата отправки.
Подлинник документа возвращается в сектор по работе со служебными
документами для приобщения к делу.
7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
Организация и порядок контроля за выполнением документов в
аппарате Мингорисполкома и его структурных подразделениях определена
в "Положении об организации контроля за выполнением решений и
распоряжений Минского городского исполнительного комитета,
нормативно-правовых документов вышестоящих органов и поручений
руководства горисполкома", утвержденном решением Минского городского
исполнительного комитета 20 февраля 1997 года N 138.
8. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И ПОДГОТОВКА ИХ К СДАЧЕ В АРХИВ
8.1. Для формирования подлежащих к сдаче в архив дел ежегодно
пересматривается и утверждается руководителем номенклатура дел.
(прилож.7)
8.2. Работу по составлению номенклатуры в исполнительном
комитете осуществляет работник управления делами, а в комитетах,
управлениях, отделах - ответственный за делопроизводство.
8.3. В номенклатуру дел включаются дела (документы), которые
отображают документируемые участки работы и отдельные вопросы
деятельности исполкома и его структурных подразделений.
В номенклатуру дел исполкома включаются также дела
избирательных комиссий по выборам в органы государственной власти и
Президента Республики Беларусь, проведению референдумов.
8.4. В номенклатуру дел не включаются печатные издания
(брошюры, справочники, бюллетени, реферативные журналы и др.).
8.5. Каждому делу, включенному в номенклатуру дел,
присваивается строго определенный индекс, который состоит из индекса
структурного подразделения и порядкового номера дела. Например:
03-7.
8.6. Заголовки дел должны быть краткими, четкими и
соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в
дела. В состав заголовка входит название темы (содержание) дела с
указанием рода заводимого дела (документы, переписка) или
разновидности документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты
и др.).
Если в деле объединены разные виды документов по одному
вопросу, но не связаны последовательностью решения вопроса или
которые являются дополнениями к одному или нескольким документам,
для обозначения названия дела употребляется термин "документы".
8.7. Если на протяжении года в структурных подразделениях
горисполкома, районных администрациях появляются новые
документируемые участки работы и непредусмотренные дела, они
дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе
номенклатуры оставляются резервные индексы дел.
8.8. По окончании календарного года в конце номенклатуры
заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
(прилож.7)
8.9. При формировании дел необходимо строго придерживаться
объемов и состава документов, которые должны помещаться в данное
дело. Включение документов, которые не относятся к нему, а также
черновиков, размноженных копий документов, подлежащих возврату, не
допускается.
В процессе группировки документов в дело проверяется
правильность оформления документов (наличие подписей, дат, индекса,
отметки "В дело", заверительной подписи на копии и т.д.).
8.10. Документы постоянного и временного сроков хранения
группируются в отдельные дела.
Как исключение, если этого требует специфика работы, документы
постоянного и временного срока хранения, связанные с решением одного
вопроса, могут группироваться на протяжении календарного года в одно
дело. По окончании года такие документы следует расформировывать в
самостоятельные дела в зависимости от сроков хранения.
8.11. Дело с документами не должно превышать 250 листов. При
большем количестве листов заводится второй и последующие тома дела.
8.12. В дела группируются документы одного года, за исключением
переходящих дел, которые формируются на протяжении ряда лет.
8.13. Приложения к документам независимо от их дат формируются
в дела вместе с документами, к которым они относятся. Большие по
объему приложения формируются в отдельные тома. В этом случае на
документе, подшитом в дело отдельно от приложения, делается отметка,
что приложение к нему находится в другом томе.
8.14. Документы могут располагаться в порядке разрешения
вопросов, хронологии, алфавита, нумерации и т.д.
Преимущественное значение имеет вопросный принцип,
предусматривающий расположение документов в логической
последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный
документ, а затем в хронологической последовательности все другие,
касающиеся данного вопроса. Такая систематизация совпадает с
хронологическим расположением документов (по датам их поступления,
исполнения, подписания и утверждения).
8.15. Документы заседаний городского исполнительного комитета
группируются в два дела: в одном деле - протоколы заседаний, решения
исполнительного комитета, в другом - документы к ним.
Распоряжения и приказы группируются в дела по хронологии с
приложениями, которые относятся к ним.
Для справочно-оперативных целей могут создаваться дела с
копиями распорядительных документов.
8.16. Распоряжения и приказы по кадровым вопросам группируются
отдельно от распорядительных документов по основной деятельности.
8.17. Переписка группируется в дела за период календарного года
по конкретным вопросам. В дело помещаются все документы, которые
появились в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в
хронологической последовательности: документ-ответ помещается за
документом-запросом.
8.18. Документы в личных делах располагаются в следующей
последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле;
заявление о приеме на работу; направление или представление; личный
листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании;
выписки из решений, распоряжений, приказов о назначении,
перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету
кадров; справки и другие документы, имеющие отношение к данному
делу.
Копии распоряжений и приказов о наложении взысканий,
поощрениях, изменении фамилий в личное дело не подшиваются. Эти
записи вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров.
8.19. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно
действующими экспертными комиссиями (ЭК), назначаемыми в
исполнительном комитете распоряжением, а в комитетах, управлениях и
отделах приказом руководителя, в составе 3-5 наиболее
квалифицированных специалистов под председательством одного из
руководящих работников комитета, управления или отдела.
8.20. Организация работы, функции, права и обязанности ЭК
фиксируются в положениях, утверждаемых председателем горисполкома,
руководителями комитетов, управлений и отделов после согласования с
Государственным архивом Минской области.
8.21. Непосредственный отбор документов на постоянное и
временное хранение и выделение к уничтожению производится лицами,
ответственными за делопроизводство, при участии членов ЭК и
специалистов исполкома, его комитетов, управлений и отделов. Члены
ЭК проверяют правильность отбора документов на хранение и
уничтожение.
8.22. Решения экспертных комиссий вступают в силу после
утверждения их управляющим делами горисполкома или руководителями
комитетов, управлений и отделов.
8.23. Отбор документов и дел с истекшим сроком хранения к
уничтожению оформляется актом (прилож.8). Акты рассматриваются
экспертными комиссиями, подписываются председателями и членами ЭК,
утверждаются председателем горисполкома или руководителями
комитетов, управлений и отделов.
8.24. Уничтожение дел и документов, включенных в акт,
производится после того, как описи на дела постоянного хранения за
соответствующий период согласованы с экспертно-проверочной комиссией
(ЭПК) отдела по архивам и делопроизводству Миноблисполкома и
утверждены председателем горисполкома.
8.25. Оформление дел начинается с их заведения и завершается
после окончания делопроизводственного года и проведения экспертизы
ценности документов.
8.26. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения следует подшивать (переплетать) в дела с твердой обложкой.
Листы нумеруются (кроме чистых листов) черным графитным карандашом
или нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста
документа. Каждый том дела нумеруется самостоятельно. В конце дела
на отдельном листе делается заверительная надпись (прилож.9).
Заверительная надпись подписывается работником, составившим ее, с
указанием должности и даты составления.
8.27. Дела временного хранения (до 10 лет включительно)
подлежат частичному оформлению. Они не подшиваются, листы в них не
нумеруются, уточнение обозначений на обложках не производится, описи
на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.
8.28. Если дело состоит из нескольких томов, то листы каждого
тома нумеруются самостоятельно.
8.29. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется
как один лист. Если лист сложен и пришит за середину, он нумеруется
как два листа. Вырезки, вставки к тексту и т.д., подклеенные к листу
одним краем, нумеруются отдельно.
8.30. Если при нумерации листов были допущены ошибки, листы
дела нумеруются вновь, старые номера зачеркиваются. При
незначительном числе ошибок в нумерацию вносятся исправления
(непронумерованному листу присваивается номер предыдущего с
добавлением букв "а", "б" и т.д., также добавляются буквы к номеру,
ошибочно повторенному на нескольких листах). Имеющиеся исправления в
нумерации оговариваются в заверительной надписи.
8.31. Для дел постоянного хранения, заголовки которых не
полностью раскрывают содержание документов, составляется внутренняя
опись, которая помещается в начале дела. Листы внутренней описи
нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной
надписи после общего количества листов дела (со знаком плюс).
8.32. Обложки при заведении дел оформляются по установленной
форме (прилож.10).
8.33. При оформлении дел постоянного и временного хранения
(свыше 10 лет) на обложке каждого дела (тома) указывается полное
наименование исполнительного комитета, структурного подразделения,
отдела, управления, комитета, индекс дела по номенклатуре и номер
тома, заголовок, срок хранения, дата или крайние даты начала и
окончания дела для определенных категорий документов (распоряжений,
протоколов, переписки), количество листов, номер фонда, описи и дела
по описи.
8.34. Надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения делаются четко, без сокращений, светостойкими
чернилами или тушью.
8.35. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10
лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности,
ежегодно составляются описи (прилож.11). На дела временного (до 10
лет) хранения описи не составляются.
8.36. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения,
на дела по личному составу.
8.37. В структурных подразделениях аппарата горисполкома описи
дел составляются ежегодно. По этим описям дела сдаются в архив
горисполкома.
8.38. На основе описей дел структурных подразделений в архиве
составляются годовые разделы сходной описи горисполкома.
8.39. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой
схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том
вносится под самостоятельным номером);
- порядок нумерации в описи - валовый за несколько лет;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми
сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками
пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные
дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах
вносятся в опись полностью.
9. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ И ПОРЯДОК ВЫДАЧИ
ИХ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
9.1. Работник архива при приеме документов и дел проверяет
соответствие их оформления требованиям настоящей Инструкции.
9.2. Документы и дела в архиве хранятся в порядке,
установленном государственной архивной службой.
9.3. Дела выдаются из архива по запросам работников аппарата
горисполкома под расписку.
9.4. На документах, полученных из архива, запрещается делать
пометки и подчеркивания.
9.5. Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения не
разрешается кроме случаев, предусмотренных законодательством. В
случае необходимости с документа снимается копия.
9.6. Взятые из архива документы по миновании надобности в них
должны быть возвращены в архив.
9.7. Допуск к делам и документам лиц, не работающих в аппарате
горисполкома, производится по разрешению управляющего делами или его
заместителя.
9.8. Дела и документы, сданные на постоянное хранение в архив
горисполкома, хранятся в нем в течение 10 лет, после чего передаются
в установленном порядке на государственное хранение.
Приложение 1 к п.1.4
ФОРМА ЖУРНАЛА
РЕГИСТРАЦИИ РЕШЕНИЙ
------------T-----------T---------------T-------------------------¬
¦ Номер ¦ Дата ¦ Номер ¦ Наименование решения ¦
¦ решения ¦ решения ¦ протокола ¦ ¦
¦ ¦ ¦ заседания ¦ ¦
+-----------+-----------+---------------+-------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
L-----------+-----------+---------------+--------------------------
Приложение 2 к п.1.4
ФОРМА ЖУРНАЛА
РЕГИСТРАЦИИ РАСПОРЯЖЕНИЙ
-------------------T------------T---------------------------------¬
¦ Номер ¦ Дата ¦ Наименование распоряжения ¦
¦ распоряжения ¦ ¦ ¦
+------------------+------------+---------------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦
L------------------+------------+----------------------------------
Приложение 3 к п.1.4
ФОРМА ЖУРНАЛА
РЕГИСТРАЦИИ РАСПОРЯЖЕНИЙ
(по личному составу)
------------------T----------------T------------------------------¬
¦ Номер ¦ Дата ¦ Наименование распоряжения ¦
¦ распоряжения ¦ ¦ ¦
+-----------------+----------------+------------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦
L-----------------+----------------+-------------------------------
Приложение 4 к п.1.4
ФОРМА ЖУРНАЛА
РЕГИСТРАЦИИ ЗЕМЕЛЬНЫХ УЧАСТКОВ
-----------T------T-----------T--------T--------------------------¬
¦ Номер ¦ Дата ¦ Номер ¦ Номер ¦ Наименование организации ¦
¦ решения ¦ ¦ протокола ¦ пункта ¦ ¦
¦ ¦ ¦ заседания ¦ ¦ ¦
+----------+------+-----------+--------+--------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L----------+------+-----------+--------+---------------------------
Приложение 5 к п.2.4
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, не подлежащих регистрации в секторе по работе со
служебными документами горисполкома, управлениях делами
районных администраций
1. Протоколы (копии) заседаний исполнительного комитета
2. Документы избирательных комиссий по выборам в органы
государственной власти
3. Копии писем, присланные для сведения
4. Сводки и другие виды периодической информации, присланные
для сведения
5. Бухгалтерские документы
6. Графики, наряды, заявки, разнарядки
7. Прейскуранты, нормы расходования материалов (копии)
8. Учебные планы, программы (копии)
9. Печатные изделия (газеты, журналы, книги, бюллютени,
плакаты)
10. Рекламные извещения и проспекты, плакаты, программы
совещаний, конференций и т.д.
11. Сообщения о заседаниях, сообщениях и повестки дня
12. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты
13. Формы статистической отчетности
14. Переписка по мелким вопросам административно-хозяйственной
деятельности
Приложение 6 к п.3.4
МIНСКI ГАРАДСКI МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ
ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ Изображение ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
герба
220050, г.Мiнск, Республики 220050, г.Минск,
праспект Ф.Скарыны, 8. Беларусь проспект Ф.Скорины, 8.
Тэл.: 27-05-75 Тел.: 27-05-75
-------------------------------------------------------------------
N _____________ от _______________
от ______________ N ______________
Приложение 6 к п.3.4
РЭСПУБЛIКА БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКА БЕЛАРУСЬ
------ ------
МIНСКI ГАРАДСКI МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ
ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ Изображение ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
герба
220050, г.Мiнск, Республики 220050, г.Минск,
праспект Ф.Скарыны, 8. Беларусь проспект Ф.Скорины, 8.
Тэл.: 27-05-75 Тел.: 27-05-75
РАШЭННЕ РЕШЕНИЕ
от ______________ N ______________
Приложение 6 к п.3.4
МIНСКI ГАРАДСКI МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ
ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ Изображение ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
герба
220050, г.Мiнск, Республики 220050, г.Минск,
праспект Ф.Скарыны, 8. Беларусь проспект Ф.Скорины, 8.
Тэл.: 27-05-75 Тел.: 27-05-75
РАСПАРАДЖЭННЕ РАСПОРЯЖЕНИЕ
от ______________ N ______________
Приложение 7 к п.8.1., 8.8.
Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
________ N ________ руководителя организации
___________________ Подпись И.О.Фамилия
(место составления) дата
на ____________ год
-------T---------------------T----------T--------------T----------¬
¦Индекс¦Наименование раздела,¦Кол-во дел¦ Срок хранения¦Примечание¦
¦ дела ¦ заголовок дела, ¦ (томов, ¦ дела (тома, ¦ ¦
¦ ¦ (тома, части) ¦ частей) части) и N ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ статей по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦
+------+---------------------+----------+--------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L------+---------------------+----------+--------------+-----------
Наименование должности
руководителя службы
делопроизводства организации подпись И.О.Фамилия
Дата
Виза лица, ответственного за архив
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК отдела по
___________________________ архивам и делопроизводству
(наименование организации) Миноблисполкома
от ----------- N ---------- от __________ N __________
Председатель ЭК Председатель ЭПК
Подпись Подпись
Форма номенклатуры дел организации
Продолжение приложения 7 к п.8.1., 8.8.
Итоговая запись о категориях и количествах дел,
заведенных в _____________ году в организации
------------------------T-------T---------------------------------
¦ ¦ В том числе
По срокам хранения ¦ Всего +--------------T------------------
¦ ¦ переходящих ¦ с отметкой "ЭПК"
------------------------+-------+--------------+------------------
постоянного
временного
(свыше 10 лет)
временного
(до 10 лет включительно)
Итого:
------------------------------------------------------------------
Наименование должности
руководителя службы
делопроизводства организации подпись И.О.Фамилия
Дата
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
Приложение 8 к п.8.23.
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись
И.О.Фамилия
АКТ Дата
____ N ___
______________________
место составления
О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
на основании ______________________________________________________
(название и выходные данные перечня
___________________________________________________________________
документов с указанием сроков хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда N ______________
(название фонда)
----T---------T-------T----------T------T-------T--------T------¬
¦NN ¦Заголовок¦Дата ¦Номера ¦Индекс¦Кол-во ¦Сроки ¦Приме-¦
¦п/п¦дела или ¦дела ¦описей ¦дела ¦дел ¦хранения¦чание ¦
¦ ¦групповой¦или ¦(номенкла-¦(тома,¦(томов,¦дела ¦ ¦
¦ ¦заголовок¦крайние¦тур) за ¦части)¦частей)¦(тома, ¦ ¦
¦ ¦дел ¦даты ¦год(ы) ¦по ¦ ¦части) и¦ ¦
¦ ¦ ¦дел ¦ ¦номен-¦ ¦номера ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦кла - ¦ ¦статей ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦туре ¦ ¦по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦или N ¦ ¦перечню ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦дела ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦по ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦описи ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+-------+----------+------+-------+--------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
L---+---------+-------+----------+------+-------+--------+-------
Итого ______________________ дел за ______________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ______ годы утверждены, а по
наличному составу согласованы с ЭПК отдела по архивам и
делопроизводству Миноблисполкома
(протокол ________ N _______)
Наименование должности Подпись Расшифровка
лица, проводившего подписи
экспертизу ценности
документов
Дата
Продолжение приложения 8 к п.8.23.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
Наименование организации
___________ N __________
Председатель ЭК Подпись
Документы в количестве _____________________ дел, весом ________ кг
(цифрами и прописью)
сданы в ___________________________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной ______________________
N ____________
Наименование должности Подпись Расшифровка
работника, сдавшего подписи
документы
Дата
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению
Приложение 9 к п.8.26.
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ________
В дело подшито и пронумеровано ________________________________
(цифрами
____________________________________________________________ листов
и прописью)
в том числе: литерные листы _______________________________________
пропущенные номера ________________________________________________
листов внутренней описи ___________________________________________
Наименование должности лица, Подпись Расшифровка
составившего заверительную подписи
надпись
Дата
Форма листа-заверителя дела
Приложение 10 к п.8.32.
___________________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
___________________________________________________________________
(наименование учреждения, организации и структурного подразделения)
______________________ ДЕЛО N ________________ том N _________
___________________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
___________________________________________________________________
(заголовок дела)
___________________
дата (крайние даты)
на _________ листах
хранить ___________
Формат обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения
Приложение 11 к п.8.35
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
_________________________
(наименование должности
_________________________
руководителя организации)
_________________________
(подпись)
Расшифровка
подписи
"___" _________ 199 __ г.
___________________________________________________________________
(наименование организации)
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Фонд N _________________
Опись __________________
дел постоянного хранения
за 19 ___ - 19 ___ годы
-----T-------T------------------T-----------T---------T-----------¬
¦ N ¦Индекс ¦Название раздела ¦Дата дела ¦Кол-во ¦Примечание ¦
¦п/п ¦ дела ¦(структурного ¦(тома, ¦листов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦подразделения), ¦части) ¦деле ¦ ¦
¦ ¦ ¦заголовок дела ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦(тома, части) ¦ ¦ ¦ ¦
+----+-------+------------------+-----------+---------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L----+-------+------------------+-----------+---------+------------
В данный раздел описи внесено ____________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N ________ по N _________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
____________________________________________
(наименование должности составителя описи) Подпись Расшифровка
подписи
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное подписи
за архив)
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК отдела по Протокол ЭК ______________
архивам и делопроизводству (наименование
Минского облисполкома __________________________
организации)
-------- N ---------- ---------- N -------------
Председатель ЭПК Председатель ЭПК
Подпись Подпись
Форма готового раздела сводной описи для постоянного хранения
<<< Главная
страница | < Назад
|
