РЕШЕНИЕ МИНСКОГО ОБЛАСТНОГО ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА
23 октября 1995 г. № 66
ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОБЛАСТНОМ, ГОРОДСКОМ,
РАЙОННОМ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ КОМИТЕТАХ, ИХ СТРУКТУРНЫХ
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
Областной исполнительный комитет решил:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в областном,
городском, районном исполнительных комитетах, их структурных
подразделениях (прилагается).
Ввести ее в действие с 1 января 1996 г.
2. Считать утратившим силу решение исполкома областного Совета
народных депутатов от 30 ноября 1981 г. № 40-14 "Об инструкции по
делопроизводству в исполнительных комитетах районных, городских
Советов народных депутатов Минской области, их отделах и
управлениях".
3. Руководителям структурных подразделений облисполкома,
председателям рай(гор)исполкомов организовать изучение Инструкции
работниками комитетов, отделов и управлений и обеспечить строгое
выполнение требований данного документа.
Председатель П.П.ПЁТУХ
Управляющий делами Ф.С.ЧЕРНУШЕВИЧ
УТВЕРЖДЕНО
Решение Минского областного
исполнительного комитета
23.10.1995 № 66
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в областном, районном, городском
исполкомах, их структурных подразделениях
СОДЕРЖАНИЕ
1. Общие положения
2. Правила подготовки и оформления документов
3. Подготовка, оформление отдельных видов
организационно-распорядительных документов
4. Требования к документам, изготавливаемым машинописным
способом
5. Порядок прохождения входящих документов
6. Порядок прохождения исходящих и внутренних документов
7. Регистрация документов и структура справочного аппарата
8. Организация работы за исполнением документов
9. Составление номенклатуры, оформление и формирование дел,
составление описи и обеспечение сохранности документов
10. Приложения
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает правила ведения
делопроизводства в областном, районном, городском исполнительных
комитетах, их структурных подразделениях.
Особенности оформления и обработки секретных документов, писем,
заявлений и жалоб граждан регламентируются специальными
инструкциями.
1.2. Общее руководство делопроизводством и контроль за
исполнением требований Инструкции в областном, районных, городских
исполкомах возлагается на управляющих делами, а в комитетах,
отделах, управлениях - на руководителей этих подразделений.
Они обязаны:
принимать необходимые меры к сокращению служебной переписки:
не допускать истребования от различных учреждений, организаций
сведений, отчетов, информации, не предусмотренных правовыми актами;
обеспечивать регулярную проверку состояния делопроизводства в
аппарате, структурных подразделениях исполнительных комитетов,
обучение и повышение деловой квалификации работников, на которых
возложено ведение делопроизводства.
1.3. Организация и ведение делопроизводства в соответствии с
настоящей Инструкцией в исполнительных комитетах возлагается:
областной - на отдел контроля и делопроизводства;
районный, городской - на общий отдел, а где не предусмотрены
штатным расписанием отделы - на управление делами;
в структурных подразделениях - на ответственных лиц,
назначенных приказом руководителей.
1.4. Работники аппарата исполкома, его комитетов, отделов,
управлений несут персональную ответственность за исполнение
требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у
них служебных документов.
1.5. Работникам исполнительного комитета, его структурных
подразделений запрещается разглашать или использовать в частных
разговорах и беседах информацию, почерпнутую из служебных
документов, в том числе на стадии их подготовки, а также на
заседаниях и совещаниях.
1.6. При уходе в отпуск или отъезде в длительную командировку
работник обязан передать лицу, которое будет замещать его, все
имеющиеся документы по незаконченным вопросам.
2. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Составление и оформление документов предполагает
обязательное соблюдение ряда требований и правил, способствующих
обеспечению их полноценности, оперативности прохождения и
исполнения.
2.2. Для придания документу юридической силы необходимо наличие
обязательных для данного вида реквизитов. Наименование
организации-автора, код организации-автора, название вида документа,
заголовок к тексту; текст, дата, индекс, визы, подпись, проставление
отметок о прохождении и исполнении. В процессе подготовки и его
оформления состав реквизитов может быть дополнен другими в
зависимости от назначения и обработки и т.д.
2.3. Большинство организационно-распорядительных документов
составляется на бланках, за исключением совместных документов
нескольких организаций, докладных записок, справок, подготовленных
работниками аппарата, протоколов общественных объединений.
Проверка соответствия документов действующему законодательству
возлагается на юридическую службу исполнительных комитетов.
2.4. В областном, районном (городском) исполнительном комитете,
его структурных подразделениях применяются два вида бланков;
общий бланк (для оформления распорядительных документов,
протоколов, актов и др.);
бланк для писем.
Допускается изготовление бланков для отдельных видов документов
(решений, распоряжений, приказов, протоколов и др.) на основе общего
бланка, который дополняется реквизитом "наименование вида
документа".
Образцы бланков даны в приложении 1.
Бланки должны печататься в одну краску.
2.5. На бланках областного, районного (городского) исполкома,
его комитетов, отделов и управлений воспроизводится Государственный
герб Республики Беларусь.
2.6. Бланки изготавливаются и учитываются управлением делами. В
структурные подразделения они выдаются по разрешению в облисполкоме
- заведующего отделом контроля и делопроизводства, а в
рай(гор)исполкомах - управляющего делами под расписку работникам,
ответственным за ведение делопроизводства.
2.7. Обязательной составной частью документа является
заголовок, кратко и точно отражающий его содержание, грамматически
согласовывающийся с названием документа (решение, приказ, протокол и
т.д.).
Заголовок пишется в левой части листа.
Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может
формулироваться обобщенно.
В документе большого объема или отражающем несколько вопросов,
наряду с заголовком составляются подзаголовки. Их пишут в левой
части листа, не прерывая текста.
2.8. Текст документов должен включать достоверную и
аргументированную информацию, изложенную убедительно, кратко, без
сложных грамматических построений. Содержание его должно быть
увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.
В тексте следует избегать иностранных и устаревших слов и
выражений, применять только общепринятые сокращения. Если в тексте
перечисляются фамилии, географические названия или
административно-территориальные единицы, они располагаются в
алфавитном порядке.
Текст большинства видов документов рекомендуется разделять на
две основные части. В первой части указывается основание его
составления, во второй - излагаются выводы, предложения, решения,
распоряжения или просьбы.
В отдельных случаях текст документа может содержать одну
заключительную часть: решения - распорядительную часть без
констатирующей, письма - просьбу без пояснений и т.п.
2.9. Тексты сложных по содержанию документов допускается делить
на разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими
цифрами. Номер каждой составной части включает все номера
соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.
Так, номер раздела состоит из одного числа: 1, 2, 3 и т.д., а номер
пункта - из номера соответствующего раздела и номера пункта,
разделенных точкой: 1.1; 2.4; 6.15 и т.д. При более мелком делении
сохраняется тот же принцип нумерации. Например, если подпункт 3
входит в пункт 2 раздела 6, то его номер будет 6.2.3.
2.10. Документы адресуют организациям, их структурным
подразделениям или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа организации или ее структурному
подразделению наименование указывается в именительном падеже.
Например:
Минский облисполком
Управление организационной
и кадровой работы
При направлении документа должностному лицу, наименование
организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия
адресата в - дательном. Например:
Министерство экономики
Начальнику управления
подготовки и переподготовки
кадров
Михайлову В.М.
При адресовании документа руководителю организации наименование
входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
объединения "Строммаш"
Локтионову И.В.
При рассылке документа в несколько однородных организаций
адресат может быть обозначен обобщенно:
Районным исполнительным
комитетам
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа
разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.
Например:
Федерация профсоюзов
Республики Беларусь
220126, ГСП, г.Минск,
пр-т Машерова, 21
Адрес не проставляется на документах, направляемых в
правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или
организациям своей системы (он указывается на конверте).
При адресовании документов гражданам вначале указывается
почтовый адрес, затем - фамилия и инициалы получателя:
260005, г.Витебск,
ул.Фальконе, 3, кв.10
Алешкевичу А.П.
Документ не должен содержать более четырех адресов. При
направлении более чем в четыре адреса составляется указатель
рассылки, слово "копия" перед обозначением второго, третьего и
четвертого адресата не указывается. Каждый экземпляр должен быть
подписан.
Справки, докладные записки, подготовленные работниками аппарата
исполкома, его структурных подразделений, адресуются должностному
лицу с обязательным указанием его должности.
Заместителю председателя
горисполкома
Кучинскому И.М.
Если документ является ответом, первым адресатом следует
указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости
остальных адресатов; основному адресату направляется первый
экземпляр документа.
При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его
адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда
это определено соответствующим поручением вышестоящего органа (в
тексте документа дается ссылка на дату и номер поручения).
2.11. Все служебные документы датируются и индексируются.
Датой документа является дата его подписания, принятия,
утверждения или события, которое зафиксировано в документе (для
протоколов, актов и др.).
Регистрационный индекс присваивается документу при его
регистрации. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа
состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера
документа (04-12/127).
Индексами распорядительных документов являются их порядковые
номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида
документа в течение одного года.
Дата подписания (принятия) документа и индекс проставляются на
специально отведенном на бланке месте. Если документ составлен не на
бланке, его дата и индекс проставляются ниже после подписи.
Однако дата и индекс в справке или докладной записке,
подготовленной работниками аппарата, его структурных подразделений,
проставляются ниже наименования перед заголовком документа.
Регистрационный номер телеграммы проставляется в конце текста.
Все служебные отметки на документе, связанные с его
прохождением и исполнением (резолюции, визы, отметки о согласовании,
исполнении документа и направлении его в дело) датируются и
подписываются. Подписи расшифровываются.
Даты в документах оформляются двумя способами: 31 мая 1995 г.
или 31.05.95 г.
Первый способ применяется преимущественно при указании дат в
тексте документов, второй - при датировании документов, резолюций на
документах, виз, отметок об исполнении и т.д. Элементы даты должны
приводиться в одной строке.
2.12. Согласование проекта документа может проводиться с
организациями и должностными лицами, которые в соответствии с их
компетенцией имеют непосредственное отношение к содержащимся в нем
вопросам.
Согласование может осуществляться как внутри аппарата
исполнительного комитета, его комитетов, отделов и управлений (со
структурными подразделениями, должностными лицами), так и вне его (с
другими организациями).
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта
документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись
визирующего и дату визирования. При необходимости могут быть указаны
должность визирующего и расшифровка его подписей (инициалы и
фамилия).
Замечания и дополнения к проекту излагаются на отдельном листе,
о чем ставится отметка "Замечания прилагаются", например:
Заведующий финансовым отделом В.Б.Петров
21.06.95 Замечания прилагаются.
Проекты решений, распоряжений, приказов и приложения к ним
визируются на первом экземпляре исполнителями, а также
руководителями структурных подразделений, работниками юридического
отдела. Письма и другие исходящие документы визируются на копиях,
остающихся в деле на последнем листе документа, ниже реквизита
"подпись".
Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой
о согласовании или представлением протокола обсуждения проекта
документа на заседании коллегиального органа.
Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне
и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", лицо, с которым
согласовывается документ (включая наименование организации), личную
подпись, расшифровку и дату согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заведующий финансовым отделом
________________ райисполкома
личная подпись И.О.Фамилия
03.03.95
Если согласование производится с коллегиальным органом, то гриф
согласование оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
10.09.95 № 31
Справка о согласовании составляется в случаях, когда содержание
документа затрагивает интересы нескольких организаций.
2.13. Удостоверение документов является формой выражения
ответственности за их содержание и законность. Основными способами
удостоверения документов являются подписание, утверждение и
проставление печати.
2.14. Подпись - обязательный реквизит документа. Документы
подписываются должностными лицами в соответствии с их полномочиями,
установленными действующим законодательством или иными правовыми
актами.
В состав подписи входит: обозначение должности лица,
подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы,
фамилия). Если документ написан на бланке, то наименование
исполнительного комитета, отдела, комитета или управления в
обозначение должности не включается, например:
Начальник управления (подпись) И.И.Иванов
В документах подготовленных комиссией, указывают не должности
лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе
комиссии:
Председатель комиссии личная подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии: личная подпись И.О.Фамилия
Документы подписываются одним должностным лицом. Две или более
подписей проставляются в том случае, если за содержание документа
несут ответственность несколько лиц (протоколы, решения, акты,
финансовые документы, документы, исходящие от нескольких организаций
и др.). Подписи располагаются одна под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности, а если документ подписывается
должностными лицами одного ранга, то их подписи располагаются на
одном уровне. Не допускается подписывать документы с предлогом "за"
или проставлением черты перед наименованием должности. Расшифровка
подписи должна соответствовать фамилии должностного лица,
подписывающего документ, и его фактической должности.
Решения подписываются в исполнительном комитете председателем
исполнительного комитета, управляющим делами, а в случае их
отсутствия - заместителем председателя, управляющего. Исходящие
документы подписываются председателем, управляющим делами и их
заместителями в соответствии с их полномочиями и распределением
обязанностей.
Внутренние документы типа докладных записок и справок
подписывают заместители председателя исполкома, управляющий делами,
руководители структурных подразделений, их заместители.
2.15. Утверждение - один из способов удостоверения документа
после его подписания, санкционирующим распространение его действия
на определенный круг учреждений, приобретает юридическую силу только
с момента его утверждения.
Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение
должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов,
излагаемых в документе, или утверждение распорядительным актом. Оба
способа имеют одинаковую юридическую силу.
Утверждение документа производится посредством грифа
"Утверждаю" или изданием соответствующего распорядительного
документа.
Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то
гриф утверждение состоит из следующих элементов: слова "Утверждаю"
наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица,
утвердившего документ, даты утверждения.
УТВЕРЖДАЮ
Председатель районного
(городского)
исполнительного комитета
______________ инициалы, фамилия
При утверждении документа правовым актом (решением, приказом)
на документе проставляется гриф по форме:
УТВЕРЖДЕНО
решением районного (городского)
исполнительного комитета
06.07.95 № 320
2.16. На документах, требующих их юридической силы ставится
гербовая печать.
Проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения
прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при
санкционировании расходования денежных средств и материальных
ценностей, а также на уставах (положениях) организаций,
доверенностях, договорах, удостоверениях.
На копиях документов, направляемых в другие организации, на
размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке
ставится печать с указанием "Управление делами".
Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности и
личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.
2.17. Прохождение документа в исполнительном комитете, его
комитетах, отделах и управлениях сопровождается проставлением на нем
соответствующих отметок.
Отметка о поступлении (регистрации) проставляется на нижнем
поле первого листа документа справа.
Отметка о взятии документа на контроль проставляется на левом
поле первого листа документа (на уровне заголовка к тексту) и
обозначается словом "Контроль" или буквой "К".
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
проставляется на нижнем поле последнего листа документа слева и
содержит следующие данные: номер дела, в которое подшивается
документ, краткая справка об исполнении (если отсутствует документ,
свидетельствующий об исполнении), дата направления документа в дело;
подпись соответствующего руководителя исполнительного комитета,
отдела, комитета, управления или исполнителя.
Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа над
документом завершена.
Каждый документ должен содержать отметку о непосредственном
исполнителе. Отметка состоит из фамилии исполнителя и номера его
служебного телефона, проставляемых на всех экземплярах в нижнем
левом углу лицевой стороны последнего листа документа.
Например: Гундарев 76 12 15.
2.18. Приложения к документам могут быть трех видов:
утверждаемые, одобряемые или вводимые в действие
соответствующими распорядительными документами (решениями,
распоряжениями, приказами);
поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
являющиеся самостоятельными документами, направляемые с
сопроводительным письмом или другими документами.
Приложения должны иметь все необходимые для документа элементы
(наименование, заголовок, подписи лиц, ответственных за их
содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д.).
Документы, утверждаемые, одобряемые или вводимые в действие
соответствующими распорядительными документами (положения, уставы,
инструкции и т.п.), являются не частью распорядительного документа,
а самостоятельными, обретающими юридическую силу только с момента
санкционирования их исполкомом. Эта санкция формулируется в
распорядительном документе. Например: "Утвердить прилагаемое
Положение об управлении..." или "Одобрить мероприятия...
(прилагаются)".
На прилагаемом документе в этих случаях проставляется надпись,
свидетельствующая об его утверждении, одобрении или введении в
действие.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
решением исполкома
от 17.05.95
Приложения, поясняющие или дополняющие содержание
распорядительного документа, являются по существу его частью,
вынесенной для удобства пользования на отдельные листы в виде
таблиц, перечней, ведомостей и т.п. В этих случаях ссылка на
приложение в тексте делается при помощи термина "согласно". Это
слово употребляется с существительным в дательном падеже. Нужно
писать "согласно приложению".
Приложения нумеруются арабскими цифрами без знака №. Например:
"согласно приложению 2".
При нумерации нескольких приложений надо писать согласно
приложениям 1-4".
Приложение должно иметь заголовок и гриф, которые связывают его
с основным документом. На первом листе приложения в правом верхнем
углу помещается отметка, указывающая к какому документу относится
приложение. Например:
Приложение 1
к решению исполкома
от 14.04.95 № 87
При наличии приложений к документам информационного характера
(письмам, докладным запискам, справкам, актам и т.п.) под текстом
основного документа до реквизита ("подпись") делается отметка
"Приложение".
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о
приложении оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 2 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить
их названия с указанием количества листов и экземпляров каждого.
Например:
Приложение:
1. Справка об использовании оборудования на 5 л. в 2 экз.
2. Перечень оборудования на 10 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то
отметку о его наличии необходимо оформлять по форме:
Приложение: Письмо управления народного образования от 30.01.95
№ 4/2730) и приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.
В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметка о приложении оформляется по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Не следует оформлять как приложения докладные записки, справки,
акты, служебные письма, направляемые на основании содержащихся в
распорядительных документах указаний. Например: "Поручить
горисполкомам рассмотреть справку управления бытового обслуживания
населения и принять соответствующие меры" или "записку управления
социальной защиты по данному вопросу направить райисполкомам для
устранения отмеченных недостатков".
На этих документах никаких отметок, свидетельствующих об их
связи с распорядительным документом, не делается.
В распорядительных документах (решениях, распоряжениях,
приказах) выделение отметки о приложении после текста не
допускается; указание о наличии приложения дается в тексте
документа;
"согласно приложению", "приложение", "приложение 1", ...
представить перечень документов по прилагаемой форме " и др.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем
углу следует делать отметку с указанием распорядительного документа,
его даты и номера. Например:
Приложение
к решению районного (городского)
исполнительного комитета
от 03.05.95 № 56
2.19. Копия документа - воспроизведение всех реквизитов
документа - изготавливается и выдается в исполнительном комитете
только с разрешения руководства исполнительного комитета, а в
комитетах, отделах и управлениях - с разрешения их руководителей.
Исполнительный комитет, его отделы, управления, комитеты могут
засвидетельствовать копии только тех документов, которые созданы;
соответственно в исполнительном комитете, отделе, управлении,
комитете. При формировании личных дел сотрудников разрешается
изготовлять копии и выписки документов, выданных организациями и
необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов и
свидетельств о полученном образовании, трудовых книжек и т.д.).
Копия (выписка), снятая с документа, должна воспроизводить все
реквизиты этого документа. Ее следует оформлять на соответствующем
бланке исполнительного комитета, отдела, управления, комитета за
подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее
содержания подлиннику. Если копия изготавливается не на бланке, но
с оригинала документа, изготовленного на бланке, при ее снятии
полностью воспроизводится текст бланка подлинника.
На первом листе копии (или выписки) документа делается
соответственно отметка "копия" или "выписка" (без кавычек).
Заверительная отметка оформляется по образцу:
Верно
инспектор отдела кадров личная подпись И.О.Фамилия
09.08.95
Отметка "копия" ставится на документе справа над реквизитом
"адресат", а отметка об удостоверении копии (или выписки) - ниже
реквизита (подпись).
При пересылке копии (или выписки) документа в другие
организации или выдаче на руки отдельным лицам заверительную подпись
удостоверяют печатью.
2.20. На копиях исходящих документов, оставляемых в деле
исполнительного комитета, отдела, управления, комитета содержатся
визы лиц, составляющих документ и визы лиц, с которыми документ
согласовывается. В него вносятся все исправления, сделанные при
подписании подлинника. Текст бланка оригинала не воспроизводится,
проставляется дата подписания и регистрационный индекс. Должность,
заверившего копию сотрудника и дату заверения разрешается не
указывать.
Размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие
факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью.
3. Подготовка, оформление отдельных видов
организационно-распорядительных документов
3.1. Согласно действующему законодательству областной,
районный, городской исполнительный комитет принимает решения и
издает распоряжения. Руководители комитетов, отделов и управлений
издают приказы.
3.2. Юридическим основанием возникновения распорядительных
документов в их деятельности являются:
законы Республики Беларусь, указы и распоряжения Президента
Республики Беларусь, постановления Верховного Совета и его
Президиума, а также постановления и распоряжения Кабинета Министров
Республики Беларусь, поручения вышестоящих органов;
осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в
целях выполнения возложенных на областной, районный, городской
исполком, их структурные подразделения задач в соответствии с их
компетенцией;
необходимость правового регулирования работы аппарата
исполнительного комитета, его комитетов, отделов, управлений и
подведомственных им организаций.
3.3. По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в
компетенцию различных государственных органов, общественных
организаций, принимаются совместные распорядительные документы.
3.4. Распорядительные документы, поступающие в исполнительный
комитет, его комитеты, отделы и управления из вышестоящих органов, в
необходимых случаях доводятся до подведомственных организаций
посредством:
издания самостоятельных распорядительных документов (решений,
распоряжений, приказов), в которых излагается содержание документа
вышестоящего органа применительно к задачам местных органов
государственной власти и намечаются конкретные мероприятия,
подлежащие осуществлению;
издания информационного письма, если распорядительный документ
вышестоящего органа не требует конкретизации поставленных в нем
задач.
В любом случае документы, издающиеся на основании документов
вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них с указанием
наименования документа, даты, его номера и заголовка.
3.5. Проекты повесток заседаний исполкома составляются
управлением делами согласно плану работы на календарный год и по
текущим вопросам на основании документов, представленных
структурными подразделениями для обсуждения, с указанием в повестке
фамилии докладчика и содокладчика.
3.6. По вопросам, рассматриваемым на заседаниях, работники
аппарата исполкома, его структурных подразделений при необходимости
составляют справку, в которой должны быть изложены анализ
обсуждаемого вопроса, данные об экономической эффективности
намечаемых мероприятий, а также ход выполнения ранее принятых
решений.
При подготовке справки исполнитель в необходимых случаях
проводит консультации со специалистами структурных подразделений
исполкома, организаций, учреждений области, города, района по
вопросам, затрагивающим отрасли народного хозяйства в области
которых они работают.
3.7. По обсуждаемому вопросу на основании материалов проверки
готовится проект решения.
3.8. Текст решения должен в большинстве случаев состоять из
двух частей: констатирующей и постановляющей.
В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием
для издания распорядительного документа. Она может отсутствовать,
если предписываемые действия не нуждаются в обосновании.
Распорядительная часть решения должна начинаться наименованием
исполнительного комитета, принимающего его, с последующим словом
"РЕШИЛ", которое печатается прописными буквами, не прерывая текста.
Текст постановляющей части решения должен иметь неопределенную
и повелительную форму, а затем указываются исполнители и
предписываемые действия с определением конкретных сроков реализации.
Структура проекта должна обеспечить последовательное развитие
темы распорядительного документа. Текст постановляющей части проекта
целесообразно начинать с наиболее существенных пунктов, а после
переходить к второстепенным. Группировать пункты следует по их
содержанию с тем, чтобы обеспечить комплексное и законченное
освещение каждого вопроса.
3.9. Проекты решений, вносимые на рассмотрение исполнительного
комитета, готовятся соответствующими структурными подразделениями
исполнительного комитета, отдельными работниками по поручению
председателя, заместителей председателя или управляющего делами, а
также заинтересованными учреждениями и организациями.
3.10. Подготовка проектов решений должна производиться на
основе изучения представленных материалов как по существу, так и с
юридической точки зрения.
При этом необходимо:
тщательно изучить и проанализировать все материалы, относящиеся
к разрабатываемому проекту решения, и положение дел на местах;
ознакомиться с ранее принятыми решениями исполнительного
комитета и вышестоящих органов по данному вопросу;
привлечь в случае необходимости к подготовке проекта решения
как и при подготовке справки соответствующих специалистов по
вопросам, затрагивающим различные отрасли народного хозяйства.
3.11. Должностное лицо, готовящее проект решения, обязано:
тщательно отредактировать проекты решений и отпечатать на
бланках установленной формы без исправлений и поправок;
согласовать проект решения и приложения к нему с
заинтересованными комитетами, отделами, управлениями и другими
подразделениями исполкома;
при визировании в случае несогласия к документу прилагать
заключение и возражения по обсуждаемому вопросу;
согласовать представляемый документ с юридической службой;
прилагать справку, список приглашенных на заседание;
составить указатель рассылки, подписанный руководителем
структурного подразделения. В указателе также определяется кому
следует послать выписки из решения и приложения к ним.
3.12. Все материалы по вопросам, подлежащим рассмотрению на
заседаниях, представляются в управление делами, общий отдел в срок,
установленный регламентом.
Полученные материалы к заседанию исполкома размножаются
соответствующим тиражом и вместе с утвержденной повесткой
рассылаются членам исполкома.
3.13. Вся работа, связанная с техническим обслуживанием
заседаний исполкома, в частности, оповещение лиц, приглашаемых на
заседание, подготовка помещения, регистрация присутствующих,
выполняется управлением делами.
3.14. После заседания исполнительного комитета в трехдневный
срок (если другой срок по решению не определен исполкомом)
отредактированные решения представляются в управление делами, общий
отдел.
3.15. Принятые исполнительным комитетом решения подписываются
председателем и управляющим делами. Приложения подписывает
управляющий делами.
3.16. Решениям присваиваются порядковые номера согласно единой
нумерации, которая ведется в течение календарного года.
3.17. Управлением делами, общим отделом размножается решение
тиражом согласно указателю рассылки.
На каждом экземпляре ставится печать.
3.18. Замена ранее разосланных экземпляров решений может быть
произведена только с разрешения управляющего делами.
3.19. Решения, принимаемые в дополнение или во изменение ранее
принятых, рассылаются всем организациям, которым рассылались ранее
принятые документы.
3.20. Принятые решения на исполкоме оформляются протоколом.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части протокола заседания исполнительного комитета
указываются: дата проведения заседания, порядковый номер протокола и
место проведения заседания;
фамилия и инициалы председательствующего;
фамилия и инициалы участвующих в заседании заместителей
председателя, управляющего делами, членов исполнительного комитета;
фамилии и инициалы принимающих участие в заседании
руководителей структурных подразделений, не входящих в состав
исполнительного комитета, а также приглашенных представителей других
государственных и общественных организаций (эти лица указываются в
протоколе в том случае, если их число не превышает пяти, если их
больше, то к протоколу прилагается список);
повестка дня (при большом количестве вопросов, включенных в
повестку дня, она может не указываться в вводной части протокола, а
прилагаться к нему.
3.21. Основная часть текста протоколов заседаний
исполнительного комитета состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела в протоколе записывается по формуле:
"СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ", каждая часть которой печатается
прописными буквами.
Номер раздела ставится перед словом "СЛУШАЛИ", после него
ставится двоеточие, затем указываются наименование вопроса, фамилия,
инициалы, должность докладчика.
В записи: "ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии и инициалы лиц,
выступивших по обсуждаемому вопросу.
После записи "РЕШИЛИ" в протоколе делается отметка о приложении
решения или в отдельных случаях записывается текст принятого
решения.
3.22. Протоколы заседаний исполнительного комитета нумеруются
порядковыми номерами в пределах календарного года.
3.23. Протоколы подписываются председателем и управляющим
делами исполнительного комитета.
Подписанные протоколы заседаний после размножения в месячный
срок высылаются в вышестоящие органы.
Оригиналы и справочные экземпляры протоколов и повесток
заседаний хранятся в управлении делами, общем отделе.
3.24. Распоряжение - правовой документ, издаваемый единолично
руководителем исполнительного комитета, для решения вопросов
основной деятельности, не требующих коллегиального принятия решения.
Текст распоряжения состоит из распорядительной части.
Констатирующая часть может иметь место как вводная часть фразы,
начинающаяся формулировками типа: "В целях", "Во исполнение", "В
соответствии..." и т.п.
Распоряжения подписываются председателем исполнительного
комитета, а в его отсутствие первым заместителем.
Приложения к распоряжению подписывает управляющий делами.
Распоряжения исполнительного комитета нумеруются с первого
номера в пределах календарного года, к порядковому номеру
распоряжений добавляется буква "р".
3.25. В структурных подразделениях издаются приказы. Они
состоят из двух частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые
действия не нуждаются в обоснованиях.
Распорядительная часть приказа начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ"
(прописными буквами без кавычек) и разбивается на пункты и
подпункты.
Распорядительная часть приказа заканчивается указанием
должностного лица, ответственного за контроль исполнения документа
или его конкретных пунктов.
Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный
распорядительный документ или какие-то его положения, последний
пункт приказа должен содержать ссылку на отменяемый документ
(отдельные пункты) с указанием его даты, номера и заголовка. При
этом применяется оборот "Считать утратившим силу приказ _____ от
_____________________ № ______.
При оформлении приказов по личному составу в тексте отсутствует
констатирующая часть. Пункты распорядительной части приказа
располагаются в определенной последовательности: прием на работу,
перевод, увольнение и т.д.
В конце каждого пункта приказа дается, как правило, основание
для его составления. Проекты приказов подлежат согласованию с
исполнителями и заинтересованными должностными лицами, с юридической
службой.
Согласованный проект приказа представляется на подпись
руководителю, от имени которого он издается.
Приказы подписываются руководителем комитета, отдела,
управления и нумеруются с первого номера в пределах календарного
года. К номеру приказа по личному составу добавляется буква "л".
3.26. Акт - документ, составляемый группой лиц, подтверждающий
установленные ими факты. Акты могут содержать выводы, рекомендации,
предложения составителей.
Текст состоит из вводной и констатирующей частей.
В вводной части указывается основание для составления акта и
перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
Фамилии указываются в алфавитном порядке с наименованием должностей.
Если акт составлен комиссией, указываются фамилии председателя и
членов комиссии.
В констатирующей части дается краткое описание проделанной
работы и фиксируются установленные факты, излагаются выводы,
предложения, заключения. Если в акте отражается ряд фактов, текст
акта делится на пункты. Выводы и предложения могут быть изложены в
распорядительной части с указанием сроков исполнения предписываемых
действий.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его
составлении без указания должностей.
В конце каждого акта (перед подписями) отдельной строкой
указываются количество экземпляров акта и место их нахождения.
3.27. Служебные письма, докладные записки составляются и
оформляются по общим правилам, изложенным в разделе 2 настоящей
Инструкции.
4. Требования к документам, изготовляемым машинописным способом
4.1. В исполнительном комитете, его структурных подразделениях
печатаются документы только служебного характера.
Передаваемые в машинописное бюро рукописи должны быть написаны
чернилами и разборчиво. Материалы, написанные неразборчиво либо
красными, зелеными чернилами или карандашом для печатания, не
принимаются. Рукописный документ должен содержать все необходимые
реквизиты, оформленные в соответствии с установленными требованиями.
4.2. Документы следует печатать на бланках или на обычной
бумаге стандартного формата А4 или А5. Формой А5 пользуются при
оформлении писем, докладных записок, справок и др., объем которых не
превышает 7-10 строк машинописного текста. Решения, распоряжения,
приказы, печатаются только на бланках (бумаге) формата А4 независимо
от объема текста. Если документ состоит из нескольких страниц, на
бланке печатается первая страница документа, последующие - на
обычной бумаге одинакового с бланком формата и печатаются на одной
стороне листа.
Бланки документов должны иметь поля: левое, правое, верхнее,
нижнее. Левое поле должно составлять 35 мм, правое - 8 мм, верхнее -
20 мм, нижнее, для формата А4 - 20, А5 - 16 мм. Длина печатной
строки должна соответствовать 64 печатным знакам; максимальное
количество печатных строк для формата А4 - 41.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28
печатных знаков.
Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5
строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Переносы
и сокращения в заголовке не допускаются. Точка в конце заголовка не
ставится, в середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.
Страницы документа нумеруются посередине верхнего поля листа
арабскими цифрами без сокращения стр. и дефиса. Расстояние от номера
страницы до обреза листа не должно превышать 15 мм.
Нумерация начинается со второй страницы, первая - не
нумеруется.
4.3. Текст документа печатается через полтора межстрочных
интервала. Между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы делать
не следует. Допускается печатание через один межстрочный интервал
текста документа формата А5 с абзацами в полтора-два интервала.
Первая строка каждого абзаца текста печатается, отступив пять
знаков от границы левого поля.
4.4. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк,
печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части
реквизитов ("адресат", "гриф утверждения", "отметка о наличии
приложения", "гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5-2
межстрочными интервалами.
Один реквизит от другого отделяется 2-3 межстрочными
интервалами.
4.5. Название вида документа печатают прописными буквами.
4.6. В реквизите "Подпись" инициалы и фамилию должностного
лица, подписавшего документ, следует печатать на уровне последней
строки наименования должности без скобок.
4.7. Примечания, приложения и ссылки в тексте следует печатать
через один межстрочный интервал столбцом, оставляя открытыми слова
"Примечание", "Приложение", "Основание".
4.8. На каждом экземпляре подготовленного на подпись документа
доданы быть указаны на лицевой стороне последнего листа (в левом
нижнем углу), инициалы машинистки, количество отпечатанных
экземпляров, дата печатания.
Например:
ПК 2 10.08.95
4.9. К материалам, передаваемым в копировально-множительное
бюро для размножения, должно быть приложено соответствующее
разрешение, подписанное заведующим общим отделом.
4.10. Все материалы, поступающие в машинописное и
копировально-множительное бюро для печатания и копирования,
регистрируются в журнале учета.
5. Порядок прохождения входящих документов
5.1. Прием и первоначальная обработка поступающей
корреспонденции в исполнительный комитет осуществляется в
централизованном порядке управлением делами, общим отделом, а в
отделах, управлениях, комитетах - секретарем-делопроизводителем,
либо лицом, на которого возложены обязанности по делопроизводству.
5.2. Обработка входящей корреспонденции осуществляется в день
поступления, поступившие телеграммы подлежат обработке в первую
очередь.
5.3. Вскрываются все поступившие пакеты, за исключением именных
с пометкой "лично", или присланных в адрес общественных организаций.
Проверяется наличие документов, в пакете (включая приложения),
а также соответствие номеров на документах номерам на конвертах.
При обнаружении повреждения, недостачи документов, приложений к
ним, несоответствии номера на конверте номеру документа,
составляется акт в 2-х экз., один из которых остается в управлении
делами, а второй направляется отправителю.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по
принадлежности в новых конвертах с приложением конвертов, в которых
она поступила. Все конверты уничтожаются, кроме случаев, когда
только по конверту можно установить адрес отправителя, время
отправки и получения документа.
5.4. Поступившая корреспонденция сортируется на подлежащую и не
подлежащую регистрации. Перечень документов, который не подлежит
регистрации, дан в приложении 3.
В комитетах, отделах и управлениях перечень может быть расширен
либо сокращен по указанию их руководителей в зависимости от
специфики состава поступающих документов.
Нерегистрируемые документы, пакеты с надписью "Лично"
передаются непосредственно по принадлежности.
5.5. Документы, подлежащие регистрации, регистрируются в
соответствии с разделом 7 настоящей Инструкции. В правом нижнем углу
первого листа документа ставится регистрационный штамп (приложение
2), фиксирующий порядковый номер, индекс и дату поступления, затем
передаются на рассмотрение или исполнение должностным лицам, в
соответствии с распределением обязанностей между ними.
Если в поступившем документе имеется ссылка на другие
документы, последние подбираются и приобщаются к поступившему.
5.6. Председателю исполнительного комитета, его заместителям
передаются на рассмотрение документы вышестоящих органов, местных
органов исполнительной власти, организаций, учреждений, а также
другие документы, исполнение которых требует их решения. Остальные
документы передаются руководителям структурных подразделений.
Документы должны передаваться руководству в день их
поступления. Телеграммы и др. срочную корреспонденцию следует
направлять на исполнение в первую очередь.
5.7. Указания по исполнению документов даются в форме
резолюций.
Резолюция пишется в правой верхней части первого листа
документа на свободном от текста месте или на прикрепленном к
документу листке с наименованием организации. В ней определяются
конкретный исполнитель, содержание действий по исполнению и
указывается срок исполнения, подпись и дата.
Если поручение дается нескольким исполнителям, то ответственным
за исполнение всего документа является исполнитель, фамилия которого
записана первой. Ему предоставляется право созыва соисполнителей.
Соисполнители должны по требованию ответственного исполнителя
представить все необходимые материалы. Они в равной мере несут
ответственность за своевременное и качественное исполнение
документов.
Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции.
Последующие резолюции руководителей допустимы только тогда, когда в
них детализируется порядок исполнения документа.
5.8. Резолюция переносится в регистрационно-контрольную
карточку (или журнал) и документы в необходимых случаях ставятся на
контроль, а затем доставляются по назначению. На документах,
подлежащих возврату, на верхнем поле проставляется штамп "Подлежит
возврату".
5.9. Прием и передача входящих документов на всех этапах
прохождения осуществляются под роспись в регистрационно-контрольной
карточке или по журналу.
5.10. Документы, поступившие к работникам исполнительного
комитета, отдела, комитета или управления, минуя
делопроизводственную службу, должны обязательно передаваться ей для
регистрации.
5.11. На документах, подлежащих контролю согласно резолюций и
поступивших из вышестоящих распорядительных и законодательных
органов государственной власти с указанием сроков информирования,
ставится штамп "Контроль".
6. Порядок прохождения исходящих и внутренних документов
6.1. Порядок прохождения исходящих документов осуществляется в
составлении проекта документа, его подготовке, согласовании,
визировании (в необходимых случаях), подписании (утверждении),
регистрации и отправке.
До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель
должен проверить его текст, правильность оформления, наличие
необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись
вместе с материалами, на основании которых он подготовлен.
6.2. Подписанные документы передаются в отдел исполнительного
комитета (или делопроизводственную службу комитета, отдела,
управления) в открытом виде для регистрации и отправки.
Во время приема от исполнителей исходящих документов
проверяется:
правильность адресования документа;
наличие соответствующих подписей на документе и приложениях к
нему;
наличие виз на копиях документов, остающихся в делах;
наличие на документе отметок о приложениях;
правильность оформления документа и размещения на нем всех
реквизитов.
Документы, оформленные с нарушением правил, предусмотренных
настоящей Инструкцией, к отправке не принимаются.
6.3. Обработка исходящей корреспонденции состоит из следующих
операций: регистрация, сортировка, вложение в конверты, оформление
конвертов, составление почтового реестра и отправка.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются
в один конверт. На конвертах указываются индексы вложенных в них
документов.
6.4. Корреспонденция, которая должна быть срочно доставлена
адресатам, находящимся в г.Минске, отправляется отделом контроля и
делопроизводства с нарочным.
6.5. К инициативным документам относятся документы, которые
создаются для внутреннего пользования, не предназначенные для
отправки в другие организации, учреждения.
Прохождение инициативных документов на этапе их подготовки и
оформление организуется в соответствии с общим порядком обращения
исходящих, на этапе исполнения (использования) входящих документов.
Инициативные документы после рассмотрения руководством
передаются для исполнения (использования информации) соответствующим
исполнителям либо помещаются в соответствующее дело.
7. Регистрация документов и структура справочного аппарата
7.1. Общие правила регистрации документов:
7.1.1. Регистрация документов - это запись по установленной
форме необходимых сведений о документах с последующим проставлением
на них делопроизводственного индекса и даты регистрации.
Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска
документов.
Процесс регистрации документов складывается из следующих
основных этапов:
запись данных о документе (его авторах, адресате, содержание и
т.д.);
индексации документа;
фиксации прохождения и исполнения документа.
7.1.2. Основным принципом регистрации документов является
однократность.
Каждый документ должен регистрироваться только один раз. В
комитетах, отделах, управлениях допускается вторичная регистрация.
Регистрации подлежат как входящие, исходящие и внутренние документы,
за исключением отмеченных в перечне, не подлежащих регистрации.
7.1.3. Регистрация документов в исполнительном комитете
осуществляется работником отдела, а в комитетах, отделах и
управлениях - делопроизводственной службой или лицом, ответственным
за делопроизводство.
7.1.4. Входящие документы регистрируются в день поступления, а
исходящие и внутренние - в день подписания.
7.2. Индексация документов
7.2.1. Индексация документов - это проставление при регистрации
их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных
обозначений, указывающих место их исполнения (составления) и
хранения.
7.2.2. Основой для индексации документов служит номенклатура
дел исполкома либо комитета, отдела, управления. Индекс входящего,
исходящего и внутреннего документа, как правило, складывается из
двух частей:
индекса, установленного в номенклатуре дел для того дела, в
которое будет подшит документ или его копия;
порядкового регистрационного номера документа (нумерация
ведется с начала каждого года, отдельно по группе входящих
документов и группе исходящих документов).
В индекс документа как составная часть может также включатся
условное обозначение корреспондента или структурного подразделения,
подготовившего документ.
В составе индекса входящего документа порядковый
регистрационный номер указывается в качестве его первой части
(например: 1250 203-7), а в индексе исходящего и внутреннего
документа - в качестве последней его части (например: 203-7 1250).
7.2.3. Исключение составляют индексы распорядительных
документов (решений, распоряжений, приказов и протоколов).
7.2.4. Индекс входящего документа проставляется в
регистрационном штампе (см.п.5.5), исходящего и внутреннего
документа - на установленном для него месте в бланке, а в
документах, составленных без применения бланка - под датой
документа.
7.3. Формы регистрации документов.
7.3.1. Регистрация распорядительных документов исполнительного
комитета, отделов, комитетов и управлений производится в журналах.
Ведутся журналы:
регистрации решений (приложение 4);
регистрации распоряжений (приложение 5);
в комитетах, отделах и управлениях делопроизводственной службой
либо специально назначенными лицами ведутся журналы регистрации
приказов (приложение 6). Журналы регистрации приказов по основной
деятельности и приказов по личному составу ведутся раздельно.
7.3.2. В облисполкоме отделом контроля и делопроизводства для
регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних
документов, заполняется единая регистрационно-контрольная карточка
(приложение 7), пригодная для обработки на компьютере. Карточка
используется для учета, контроля исполнения и поиска документов.
7.3.3. В комитетах, отделах, управлениях облисполкома,
рай(гор)исполкомах с объемом документооборота до 600 документов в
год допускается регистрация документов в журналах (приложение 8, 9),
а свыше применяется карточная система.
7.3.4. Из регистрационно-контрольных карточек формируются
справочные и контрольные картотеки, с помощью которых осуществляется
справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения.
Количество экземпляров карточки, заполняемой на документ,
определяется числом справочных и контрольных карточек.
7.3.5. Регистрационные карточки систематизируются в
определенном порядке и расставляются в картотеках, составляющих
основу справочного аппарата к служебным документам.
7.3.6. Все карточки заводятся отдельно на каждый календарный
год.
7.3.7. Регистрационно-справочная картотека делится на 2 части:
в первую часть помещаются карточки неисполненных документов, во
вторую часть - карточки исполненных документов.
Каждая часть состоит из двух разделов: раздела входящих
документов и раздела исходящих, внутренних документов.
7.3.8. В разделах первой части картотеки карточки размещаются
по рубрикам, соответствующим наименованиям корреспондентов или
структурных подразделений (исполнителей).
7.3.9. По мере исполнения документов их регистрационные
карточки с соответствующими отметками об исполнении из первой части
регистрационно-справочной картотеки перемещаются в разделы второй
части и располагаются по рубрикам, соответствующим номенклатуре дел
(рубрика указывает индекс документа).
7.3.10. Разделы и рубрики регистрационно-справочной картотеки
отделяются друг от друга картонными прокладками, на которых
указывается наименование разделов или индексы рубрик.
7.3.11. Порядок формирования контрольной картотеки изложен в
пунктах 8.16-8.18.
7.3.12. При автоматизированной регистрации документов на
компьютере запись производится непосредственно с документа с
использованием установленного набора обязательных реквизитов. Запись
дублируется машинограммой карточки, которая используется в качестве
вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях
страховки информации и для предотвращения повторной регистрации при
передаче документа.
8. Организация работы за исполнением документов
8.1. Контроль и проверка исполнения документов является
важнейшей частью деятельности областного, городского, районного
исполнительного комитетов, их структурных подразделений.
8.2. Общее руководство организации работы по контролю за
фактическим исполнением документов вышестоящих органов, решений,
распоряжений, служебной корреспонденции в исполнительном комитете
возлагается на председателя, его заместителей и управляющего делами
в соответствии с распределением их обязанностей.
8.3. Контроль за исполнением решений исполнительного комитета,
а также служебной корреспонденции с поручениями председателя, его
заместителей осуществляется, как правило, структурными
подразделениями. Руководители комитетов, отделов и управлений несут
персональную ответственность за своевременное и качественное
исполнение документов.
8.4. Изучение и обобщение практики работы по контролю за
исполнением, оказание методической помощи структурным подразделениям
облисполкома осуществляет отдел контроля и делопроизводства
управления делами, управление организационной и кадровой работы, а в
рай(гор)исполкомах - управление делами, отдел
организационно-кадровой работы.
8.5. Контроль за своевременным представлением проектов решений
и других материалов, предусмотренных годовым планом работы,
информирования исполкомов о ходе выполнения принятых решений в
облисполкоме осуществляет отдел контроля и делопроизводства,
в рай(гор)исполкомах - управление делами.
8.6. Структурные подразделения облисполкома, рай(гор)исполкомов
осуществляют контроль за своевременностью, полнотой и качеством
исполнения всех решений (или его отдельных пунктов), служебных
документов и поручений, в которых содержатся задания или
предписания, подлежащие исполнению.
8.7. Комитет, отдел, управление облисполкома,
рай(гор)исполкома, обеспечивающие подготовку решения, после его
принятия разрабатывают план необходимых действий по реализации
данного документа. План утверждается заместителем председателя,
курирующего данное структурное подразделение.
8.8. Если исполнение документа контролируют несколько
структурных подразделений, то координация этой работы осуществляется
тем комитетом, отделом, управлением, которое обеспечивало подготовку
решения. Ими составляется план распределения обязанностей по
контролю за ходом выполнения отдельных пунктов и частей решения,
согласовывается с руководителями соответствующих структурных
подразделений и утверждается заместителем председателя облисполкома,
рай(гор)исполкома.
Комитет, отдел, управление, указанные в плане, самостоятельно
осуществляют контрольные действия по порученным им пунктам и
своевременно информируют о результатах структурное подразделение, на
которое возложен контроль за исполнением всего решения в целом и
информирование руководства облисполкома.
8.9. Структурное подразделение, осуществляющее контроль за
исполнением решения, обязано незамедлительно сообщать руководству
облисполкома, рай(гор)исполкома о вскрытых недостатках и нарушениях
хода исполнения решения, требующих их вмешательства, а также о
выявленных резервах, или положительном опыте. Сообщения должны
сопровождаться соответствующими предложениями.
8.10. Решения снимаются с контроля, как правило, после
рассмотрения итогов их выполнения на заседаниях исполкома или
председателем, его заместителями, управляющим делами исполнительного
комитета в рабочем порядке на основании информации руководителя
соответствующего структурного подразделения с кратким изложением
результатов выполнения и мотивированным предложением о снятии с
контроля.
Те решения, срок действия которых рассчитан на определенный
период времени (год, сезон, продолжительность сельскохозяйственной
или иной кампании) снимаются с контроля по истечении этого периода.
Контроль за своевременным и качественным исполнением поручений,
содержащихся в протоколах совещаний председателя исполкома,
осуществляют руководители структурных подразделений под
непосредственным руководством заместителей председателей областного,
городского, районного исполнительного комитета.
8.11. Руководители структурных подразделений организуют учет
решений и поручений, находящихся под контролем их работников, следят
за выполнением планов контроля и обеспечивают своевременную
подготовку предложений о снятии с контроля.
8.12. Контроль за своевременным исполнением документов
вышестоящих органов законодательной и исполнительной власти,
решений, распоряжений, служебной корреспонденции осуществляют в
облисполкоме - отдел контроля и делопроизводства, гор(рай)исполкомах
- управление делами, в структурных подразделениях -
делопроизводственная служба.
8.13. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты
подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты
поступления. Сроки могут быть типовыми или индивидуальными.
Типовые сроки устанавливаются нормативными актами
государственной власти, индивидуальные - руководителем
исполнительного комитета. Конечная дата исполнения указывается в
тексте документа или в резолюции руководителя.
В случае, когда срок исполнения не указан, документ должен быть
исполнен в течение месяца, для телеграмм, требующих срочного решения
- от 2 до 5 дней, остальные в течение 10 дней.
Ответы на запросы, предложения и письма депутатов Верховного
Совета Республики Беларусь, областного, местных Советов депутатов,
связанных с их депутатской деятельностью, должны даваться в
соответствии с Законом "О статусе депутатов Республики Беларусь".
8.14. Срок исполнения документов вышестоящих органов
исчисляется со дня их поступления. Если в них отсутствует
конкретный срок исполнения, то он устанавливается руководством
исполнительного комитета.
8.15. В случае, если по каким-то объективным причинам документ
не может быть выполнен в срок, ответственный исполнитель обязан
согласовать вопрос о его продлении.
Срок исполнения документа может быть продлен. По решениям -
только исполнительным документом, а по распоряжениям - председателем
исполкома, или лицом, замещающим его. По документам вышестоящих
органов - лицо, которое их установило.
Продление срока исполнения оформляется по письменной информации
исполнителя не позднее чем за 2-3 дня до истечения срока. При
автоматизированном контроле исполнителем направляются
машинограммы-предупреждения.
Изменение документируется - проставляется новый срок, дата и
подпись.
8.16. Контроль за сроками исполнения документов ведется по
контрольным карточкам. В качестве контрольных карточек используются
дубликаты регистрационных карточек входящих, исходящих и внутренних
документов, составляемые при постановке документов на контроль.
8.17. Контроль за своевременным исполнением поручений,
содержащихся в распорядительных документах исполкома, комитетах,
отделах и управлениях (решениях, распоряжениях, приказах),
осуществляется также с помощью контрольных карточек.
В исполкоме, его структурных подразделениях на каждый пункт
распорядительного документа, содержащего конкретные поручения,
заполняется отдельная контрольная карточка (на бланке единой
регистрационной карточки) с указанием в соответствующих графах
автора распорядительного документа, даты и индекса, краткого текста
контролируемого пункта, исполнителя и установленного срока
исполнения.
8.18. Карточки всех документов, которые находятся на контроле,
группируются в трех разделах контрольной картотеки.
В первом разделе группируются карточки просроченных документов.
Во второй раздел помещаются карточки документов, подлежащих
исполнению, в порядке, соответствующем установленным срокам
исполнения.
В третий раздел ставятся карточки документов, сроки исполнения
которых установлены на более длительное время.
Работник, ответственный за ведение контрольной картотеки,
обязан ежедневно просматривать карточки и производить необходимые
перемещения их в соответствующие разделы картотеки.
8.19. Ответственный исполнитель обязан дать работнику,
осуществляющему контроль за выполнением, обстоятельные ответы на все
вопросы, связанные с ходом выполнения контролируемого документа: на
какой стадии исполнения находится документ, когда он будет выполнен,
причины невыполнения документа в срок (для просроченных документов)
и т.д. Эта информация, а также отметка о выполнении документа
фиксируется в соответствующих графах контрольной карточки.
8.20. Документ считается исполненным и снимается с контроля
только тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы, на него
дан (или получен) исчерпывающий ответ.
8.21. В рай(гор)исполкомах, структурных подразделениях, которые
применяют журнальную форму регистрации документов, при небольшом
количестве контрольных документов допускается ведение контроля за
исполнением документов по журналу регистрации.
8.22. Управление делами, отдел исполнительного комитета,
делопроизводственная служба структурного подразделения по состоянию
на первое число каждого месяца (приложение 10) обобщает результаты
контроля за исполнением документов и письменно докладывают
председателю исполкома, руководителю комитета, отдела, управления.
8.23. В качестве технического средства организации работы по
контролю используются персональные компьютеры.
Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных
автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное
информирование исполнителей и руководство исполкома о состоянии
исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также
предварительный контроль подготовки и исполнения документов, анализ
исполнительской дисциплины.
Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводка состояния
исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др.
выводятся на экран дисплея.
После завершения исполнения и записи всех необходимых данных в
банк регистрационных данных, изготавливается машинограмма полностью
выполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем
массиве и находится на хранении вместе с документами в текущем
архиве.
8.24. Проверка соблюдения в структурных подразделениях
требований настоящего раздела Инструкции возлагается в облисполкоме
на отдел контроля и делопроизводства, в рай(гор)исполкомах - на
управление делами.
9.1. Составление номенклатуры дел
9.1.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень
наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации,
с указанием сроков их хранения. Она предназначена для группировки
исполненных документов в дела, систематизации и учета, индексации,
определения сроков их хранения.
9.1.2. Номенклатура дел составляется в исполкоме, структурных
подразделениях в 4 экземплярах по установленной форме (приложение
11).
Практическую и методическую помощь в составлении номенклатуры
оказывают Государственный архив области, его филиалы, а также отдел
по архивам и делопроизводству облисполкома.
9.1.3. Работу по составлению номенклатуры в исполнительном
комитете осуществляет работник отдела или управления делами, а в
комитетах, отделах, управлениях - ответственный за делопроизводство.
В конце каждого года ими составляется проект номенклатуры дел на
следующий год.
9.1.4. Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся
изменения, утверждается заведующим отделом, управляющим делами, а в
комитетах, отделах, управлениях - руководителями после согласования
с государственным архивом области. Вводится в действие с 1 января
следующего года.
9.1.5. В номенклатуру дел включаются дела (документы), которые
отображают документируемые участки работы и отдельные вопросы
деятельности исполкома, их комитетов, отделов и управлений.
В номенклатуру дел исполкома включаются также дела
избирательных комиссий по выборам в органы государственной власти и
Президента Республики Беларусь.
9.1.6. В номенклатуру дел не включаются сборники
законодательных актов и решений Правительства Республики Беларусь,
брошюры, справочники, бюллетени, реферативные журналы и др. печатные
издания.
9.1.7. Каждому делу, включенному в номенклатуру дел,
присваивается строго определенный индекс, который состоит из индекса
структурного подразделения и порядкового номера дела.
Например: 03-7
9.1.8. Заголовки дел должны быть краткими и четкими и
соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в
дела. В состав заголовка входит название темы (содержание) дела с
указанием рода заводимого дела (документы, переписка) или
разновидности документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты и
др.).
Если в деле объединены разные виды документов по одному
вопросу, но не связаны последовательностью решения вопроса или
которые являются дополнениями к одному или нескольким документам,
для обозначения названия дела употребляется термин "Документы".
9.1.9. Если на протяжении года в структурных подразделениях
облисполкома, рай(гор)исполкомах появляются новые документируемые
участки работы и непредусмотренные дела они дополнительно вносятся в
номенклатуру. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются
резервные индексы дел.
9.1.10. По окончании календарного года в конце номенклатуры
заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
9.1.11. На протяжении всего срока деятельности номенклатуры в
графе "Примечание" необходимо своевременно делать отметки о
заведении дел, о передаче их в архивы исполнительного комитета, его
отделов, управлений, о переходных делах, о лицах, ответственных за
формирование дел, о передаче дел в другие структурные подразделения
или учреждения для продолжения.
9.2. Формирование дел:
9.2.1. Формирование дел осуществляется в соответствии с
утвержденной номенклатурой по месту регистрации или исполнения
документов.
9.2.2. При формировании дел необходимо строго придерживаться
объемов и состава документов, которые должны помещаться в данное
дело. Включение документов, которые не относятся к нему, а также
черновиков, размноженных копий документов, подлежащих возврату, не
допускается.
В процессе группировки документов в дело проверяется
правильность оформления документов (наличие подписей, дат, индекса,
отметки "В дело", заверительной подписи на копии и т.д.).
9.2.3. Документы постоянного и временного сроков хранения
группируются в отдельные дела.
Как исключение, если этого требует специфика работы, документы
постоянного и временного срока хранения, связанные с решением одного
вопроса, могут группироваться на протяжении календарного года в одно
дело. По окончании года такие документы следует расформировывать в
самостоятельные дела в зависимости от сроков хранения.
9.2.4. Каждое дело должно вмещать не более 250 листов. При
большем количестве листов заводится второй или последующий том дела.
9.2.5. В дела группируются документы одного года, за
исключением переходящих дел, которые формируются на протяжении ряда
лет.
9.2.6. Приложения к документам независимо от их дат формируются
в дела вместе с документами, к которым они относятся. Большие по
объему приложения формируются в отдельные тома. В этом случае на
документе, подшитом в дело отдельно от приложения, делается отметка,
что приложение к нему находится в другом томе.
9.2.7. Документы могут располагаться в порядке разрешения
вопросов, хронологии, алфавита, нумерации и т.д.
Преимущественное значение имеет вопросный принцип,
предусматривающий расположение документов в логической
последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный
документ, а затем в хронологической последовательности все другие,
касающиеся данного вопроса. Такая систематизация совпадает с
хронологическим расположением документов (по датам их поступления,
исполнения, подписания и утверждения).
9.2.8. Документы заседаний областного, городских и районных
исполнительных комитетов группируются в два дела: в одном деле -
протоколы заседаний, решения исполнительных комитетов, в другое -
документы к ним.
Распоряжения и приказы группируются в дела по видам и
хронологии с приложениями, которые относятся к ним.
Для справочно-оперативных целей могут создаваться дела с
копиями распорядительных документов.
9.2.9. Протоколы заседаний областного, районного (городского)
исполнительного комитета располагаются в делах в хронологической
последовательности в пределах календарного года по номерам.
Документы (приложения) к каждому протоколу располагаются в
последовательности решения вопросов: сначала помещается инициативный
документ, затем - другие документы, которые относятся к данному
вопросу.
9.2.10. Распоряжения и приказы по личному составу группируются
отдельно от распорядительных документов по основной деятельности.
9.2.11. Переписка группируется в дела за период календарного
года по конкретным вопросам. В дело помещаются все документы,
которые появились в ходе решения вопроса. Переписка
систематизируется в хронологической последовательности:
документ-ответ помещается за документом-запросом.
9.2.12. Документы в личных делах располагаются в следующей
последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле;
заявление о приеме на работу, направление или представление; личный
листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании;
выписка из решений, распоряжений, приказов о назначении,
перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету
кадров; справки и другие документы, имеющие отношение к данному
лицу.
Копии распоряжений и приказов о наложении взысканий,
поощрениях, изменений фамилий в личное дело не подшиваются. Эти
записи вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров.
9.3. Экспертиза ценности документов
9.3.1. Экспертиза ценности документов - это определение их
народнохозяйственного, социально-культурного, исторического,
научного и практического значения в целях их отбора на хранение и
уничтожение в соответствии с установленными сроками хранения.
9.3.2. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно
действующими экспертными комиссиями (ЭК), назначаемыми в
исполнительном комитете распоряжением, а в комитетах, отделах и
управлениях приказом руководителя, в составе 3-5 наиболее
квалифицированных специалистов под председательством одного из
руководящих работников комитета, отдела или управления.
9.3.3. Организация работы, функции, права и обязанности ЭК
фиксируются в положениях, утверждаемых управляющими делами,
руководителями комитетов, отделов и управлений после согласования с
государственными архивами области.
9.3.4. Непосредственный отбор документов на постоянное и
временное хранение и выделение к уничтожению производится лицами,
ответственными за делопроизводство, при участии членов ЭК и
специалистов исполкома, его комитетов, отделов и управлений. Члены
ЭК проверяют правильность отбора документов на хранение и
уничтожение.
9.3.5. Решения экспертных комиссий вступают в силу после
утверждения их управляющим делами, руководителями комитетов, отделов
и управлений.
9.3.6. Отбор документов и дел с истекшим сроком хранения к
уничтожению оформляется актом (приложение 12). Акты рассматриваются
экспертными комиссиями, подписываются председателями ЭК и членами,
утверждаются управляющим делами, руководителями комитетов, отделов и
управлений.
9.3.7. Уничтожение дел и документов, включенных в акт,
производится после того, как описи на дела постоянного хранения за
соответствующий период утверждены экспертно-проверочной комиссией
(ЭПК) отдела по архивам и делопроизводству облисполкома.
9.4. Оформление дел
9.4.1. Оформление дел включает в себя комплекс работ по
технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих
структурных подразделений при методической помощи и под контролем
Государственного архива области и его филиалов.
9.4.2. Оформление дел начинается с их заведения и завершается
после окончания делопроизводственного года и проведения экспертизы
ценности документов.
9.4.3. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения следует подшивать (переплетать) в дела с твердой обложкой.
Листы нумеруются (кроме чистых листов) черным графитным карандашом
или нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста
документа. Каждый том дела нумеруется самостоятельно. В конце дела
на отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 13).
Заверительная надпись подписывается работником, составившим ее, с
указанием должности и даты составления.
9.4.4. Дела временного хранения (до 10 лет включительно)
подлежат частичному оформлению. Они не подшиваются, листы в них не
нумеруются, уточнение обозначений на обложках не производится, описи
на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.
9.4.5. Если дело состоит из нескольких томов, то листы каждого
тома нумеруются самостоятельно.
9.4.6. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется
как один лист. Если лист сложен и пришит за середину, он нумеруется
как два листа. Вырезки, вставки к тексту и т.д., подклеенные к листу
одним краем, нумеруются отдельно.
9.4.7. Если при нумерации листов были допущены ошибки, листы
дела нумеруются вновь, старые номера зачеркиваются. При
незначительном числе ошибок в нумерацию вносятся исправления
(непронумерованному листу присваивается номер предыдущего с
добавлением букв "а", "б" и т.д., также добавляются буквы к номеру,
ошибочно повторенному на нескольких листах). Имеющиеся исправления в
нумерации оговариваются в заверительной надписи.
9.4.8. Для дел постоянного хранения, заголовки которых не
полностью раскрывают содержание документов, составляется внутренняя
опись, которая помещается в начале дела. Листы внутренней описи
нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной
надписи после общего количества листов дела (со знаком плюс).
9.4.9. Обложки при заведении дел оформляются по установленной
форме (приложение 14).
9.4.10. При оформлении дел постоянного и временного хранения
(свыше 10 лет) на обложке каждого дела (тома) указывается полное
наименование исполнительного комитета, отдела, комитета, управления,
индекс дела по номенклатуре и номер тома, заголовок, срок хранения,
дата или крайние даты начала и окончания дела для определенных
категорий документов (распоряжений, протоколов, переписки),
количество листов, номер фонда, описи и дела по описи.
9.4.11. Надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения делаются четко, без сокращений, светостойкими
чернилами или тушью.
9.5. Составление описи дел:
9.5.1. По окончании делопроизводственного года на дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу управлением делами исполнительного комитета
(делопроизводственной службой комитета, отдела, управления)
составляются описи (приложение 15).
Опись представляет собой систематизированный перечень
заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании
дел.
Описи на дела постоянного хранения, предназначенные для
последующей передачи в государственный архив области, подлежат
утверждению ЭПК отдела по архивам и делопроизводству облисполкома не
позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.
9.5.2. Описи составляются раздельно на дела постоянного
хранения, на дела по личному составу.
9.5.3. Опись ведется с единой валовой нумерацией в течение
нескольких лет и заканчивается по согласованию с Государственными
архивами области.
9.5.4. Структура описи должна соответствовать структуре
номенклатуры дел.
В годовом разделе описи дела исполнительного комитета, его
отделов, комитетов и управлений располагаются в начале описи, а
общественных организаций - в конце описи. Каждое дело (том) имеет по
описи самостоятельный порядковый номер. Документы по выборам
включаются в самостоятельную опись.
Документы по личному составу систематизируются в описи по
алфавиту, хронологии.
9.5.5. Годовые разделы описей на дела постоянного хранения
составляются в 4 экземплярах, а на дела временного хранения (свыше
10 лет) и по личному составу - в 2 экземплярах, заверяются лицом,
ответственным за делопроизводство, рассматриваются на заседании ЭК,
подписываются председателем ЭК и согласовываются соответственно с
управляющим делами, руководителями комитетов, отделов и управлений.
9.5.6. Четыре экземпляра годового раздела описей на дела
постоянного хранения, два экземпляра - по личному составу, акты на
уничтожение направляются на утверждение ЭПК отдела по архивам и
делопроизводству облисполкома. Один экземпляр описи после
утверждения возвращается исполнительному комитету, отделу, комитету,
управлению.
Описи на дела временного хранения (свыше 10 лет) в
Государственные архивы области не направляются.
9.6. Обеспечение сохранности документов:
9.6.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства,
призваны обеспечить учет и сохранность документов.
Дела с момента их заведения и до сдачи в архив хранятся в
рабочих комнатах в закрывающихся шкафах, обеспечивающих их полную
сохранность.
В целях повышения оперативности поиска документов дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из нее
помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел
указываются индексы согласно номенклатуры.
9.6.2. В течение делопроизводственного года документы из дела
могут быть выданы для работы только своим сотрудникам. На месте
выданного документа помещается листок - заменитель, по которому
контролируется возврат документа.
После завершения делопроизводственного года изъятие и выдача
документов из дел постоянного хранения не разрешается. В
исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных
органов) такое изъятие производится с разрешения управляющего
делами, руководителей комитетов, отделов и управлений с обязательным
включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о
причинах изъятия подлинника.
На выданное дело заполняется карта - заменитель. В ней
указывается номер дела и дата его выдачи, кому дело выдано, дата его
возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и
приеме дела.
9.6.3. В ведомственный архив передаются дела постоянного,
временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу, их передача
производится только по описям. Дела временного хранения (с 10 лет)
передаются в архивы по усмотрению руководства исполнительного
комитета, его отделов, комитетов и управления.
9.6.4. Сдача дел постоянного и временного хранения (свыше 10
лет) в архивы осуществляется по описям, а дел временного хранения
(до 10 лет включительно) - по номенклатурам дел.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки
на документы.
Лица, ответственные за архив, расписываются в приеме дел на
всех экземплярах годовых разделов описи, указывая дату приема и
количество принятых дел. Один экземпляр возвращается сдатчику.
Прием документов оформляется актом приема-передачи,
составляемым в двух экземплярах.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1
к п.2.4
Герб
МIНСКI МИНСКИЙ
АБЛАСНЫ ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ОБЛАСТНОЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
Образец общего бланка
Приложение 1
к п.2.4
Новый герб
МIНСКI МИНСКИЙ
АБЛАСНЫ ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ОБЛАСТНОЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
220030, г.Мiнск, вул.Энгельса, 4 220030, г.Минск, ул.Энгельса, 4
Тэл.27-03-07 Тел.27-03-07
___________________________________________________________________
_____________ № _________
на № ____________________
Образец бланка для писем
Приложение 1
к п.2.4
Новый герб
МIНСКI МИНСКИЙ
АБЛАСНЫ ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ОБЛАСТНОЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
ПОВЕСТКА ЗАСЕДАНИЯ
__________________
Дата рассылки _______________
Образец общего бланка, дополненного
реквизитом "Наименование вида документа"
Приложение 1
к п.2.4
Новый герб
МIНСКI МИНСКИЙ
АБЛАСНЫ ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ОБЛАСТНОЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
РЕШЕНИЕ
_______________ № _______
г.Минск
Образец общего бланка, дополненного
реквизитом "Наименование вида документа"
Приложение 1
к п.2.4
Новый герб
МIНСКI МИНСКИЙ
АБЛАСНЫ ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ОБЛАСТНОЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
___________________________________________________________________
РАСПАРАДЖЭННЕ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_______________ № _______ г.Мiнск
г.Минск
Образец общего бланка, дополненного
реквизитом "Наименование вида документа"
Приложение 1
к п.2.4
Новый герб
МIНСКI МИНСКИЙ
АБЛАСНЫ ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ОБЛАСТНОЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
ПРОТОКОЛ № ___ ЗАСЕДАНИЯ
_________________________ г.Минск
Образец общего бланка, дополненного
реквизитом "Наименование вида документа"
Приложение 1
к п.2.4
Новый герб
ПРОТОКОЛ
ЗАСЕДАНИЯ МИНСКОГО ОБЛАСТНОГО ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА
___________________________________________________________________
_______________ № _______ г.Минск
ВЫПИСКА
Образец общего бланка, дополненного
реквизитом "Наименование вида документа"
Приложение 2
к п.5.5
ОБРАЗЕЦ ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИОННОГО ШТАМПА
--------------------------------------¬
¦ Наименование исполкома, комитета, ¦
¦ отдела, управления ¦
+-------------------------------------+ 16 мм
¦ Дата ¦
+-------------------------------------+
¦ Индекс ¦
L--------------------------------------
41,6 мм
Приложение 3
к п.5.4
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, не подлежащих регистрации в отделе
контроля и делопроизводства облисполкома,
управлении делами рай(гор)исполкома
1. Протоколы (копии) заседаний исполкомов и областного,
районных, городских и поселковых Советов.
2. Документы избирательных комиссий по выборам в органы
государственной власти.
3. Копии писем, присланных для сведения.
4. Сводки и другие виды периодической информации, присланные
для сведения.
5. Бухгалтерские документы.
6. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
7. Прейскуранты, нормы расходования материалов (копии).
8. Учебные планы, программы (копии).
9. Печатные издания (газеты, журналы, книги, бюллетени,
плакаты).
10. Рекламные извещения и проспекты, плакаты, программы
совещаний, конференций и т.д.
11. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестки дня.
12. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные
билеты.
13. Формы статистической отчетности.
14. Переписка по мелким вопросам административно-хозяйственной
деятельности.
Приложение 4
к п.7.3.1
ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ РЕШЕНИЙ
---------T--------------T-----------T--------------T---------------
Номер ¦ Дата решения ¦ Номер ¦ Наименование ¦ Дата рассылки
решения ¦ ¦ протокола ¦ решения ¦
¦ ¦ заседания ¦ ¦
---------+--------------+-----------+--------------+---------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5
---------+--------------+-----------+--------------+---------------
Формат А4 (210х297)
Приложение 5
к п.7.3.1
ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ РАСПОРЯЖЕНИЙ
--------------T----T--------------------------------T--------------
Номер ¦Дата¦ Краткое содержание ¦Дата рассылки
распоряжения ¦ ¦ ¦
--------------+----+--------------------------------+--------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4
--------------+----+--------------------------------+--------------
Формат А4 (210х297)
Приложение 6
к п.7.3.1
ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ПРИКАЗОВ
-------T----T--------------------T--------T-------------T----------
Номер ¦Дата¦Наименование приказа¦Кем ¦ Исполнитель ¦Дата
приказа¦ ¦ ¦подписан¦ ¦рассылки
-------+----+--------------------+--------+-------------+----------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6
-------+----+--------------------+--------+-------------+----------
Формат А4 (210х297)
Приложение 7
к п.7.3.2
ФОРМА РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ
Лицевая сторона
-------------------------------------------------------------------
1. Календарная шкала (числа месяца по порядку)
-------------------------------------------------------------------
2. Автор (корреспондент)
---------------------------------T---------------------------------
3. Дата поступления и индекс ¦ 4. Дата и индекс полученного
документа ¦ документа
---------------------------------+---------------------------------
5. Краткое содержание
-------------------------------------------------------------------
6. Резолюция руководства
-------------------------------------------------------------------
7. Отметка о движении документа
-------------------------------------------------------------------
Оборотная сторона
-------------------------------------------------------------------
8. Контрольные отметки
-------------------------------------------------------------------
9. Отметка об исполнении документа
----------------------T----------------------T---------------------
10. Фонд № ___ ¦ 11. Опись № ___ ¦ 12. Дело № ___
----------------------+----------------------+---------------------
Форматы карточек А5 (148х210) или
А6 (105х148)
Приложение 8
к п.7.3.2
ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
-----------T--------------T-----------T---------------T------------
Дата ¦Корреспондент,¦Краткое ¦Резолюция или ¦Отметка об
поступления¦дата и индекс ¦содержание,¦кому направлен ¦исполнении
и индекс ¦поступившего ¦количество ¦документ ¦
¦документа ¦листов ¦Срок исполнения¦
-----------+--------------+-----------+---------------+------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5
-----------+--------------+-----------+---------------+------------
Формат А4 (210х297)
Графы размещаются на двух страницах
журнала - четной и нечетной
Приложение 9
к п.7.3.2
ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
---------------T------------------T----------------T---------------
Дата и индекс ¦ Корреспондент ¦ Краткое ¦ Отметка об
документа ¦ ¦ содержание ¦ исполнение
---------------+------------------+----------------+---------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4
---------------+------------------+----------------+---------------
Формат А4 (210х297)
*
Приложение 10
к п.8.2.10.
Председателю рай(гор)исполкома,
руководителю структурного
подразделения
СВЕДЕНИЯ
об исполнении документов по состоянию на
_________________
----T-----------T----------T----------------T----------------------------------------------T--------
№ ¦Исполнитель¦Всего ¦находится на ¦Из них ¦Осталось
п/п ¦ ¦поступило ¦контроле +-----------T----------T-------------T---------+на
¦ ¦документов+-----T----------+исполненные¦в ¦с ¦не ¦контроле
¦ ¦ ¦Всего¦за ¦в срок ¦процессе ¦перенесенными¦исполнено¦в т.ч.
¦ ¦ ¦ ¦предыдущий¦ ¦исполнения¦сроками ¦в срок ¦на ДК
¦ ¦ ¦ ¦месяц ¦ ¦ ¦исполнения ¦ ¦
----+-----------+----------+-----+----------+-----------+----------+-------------+---------+--------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10
----+-----------+----------+-----+----------+-----------+----------+-------------+---------+--------
Должность подпись Расшифровка
подписи
Дата
Приложение 11
к п.9.1.2
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ руководителя организации
_________________ № ____
________________________ Подпись Расшифровка
(место составления) подписи
на _________________ год Дата
-------------------------------------------------------------------
Название раздела
------------T-----------T------------T---------------T-------------
Индекс дела ¦ Заголовок ¦ Кол-во дел ¦ Срок хранения ¦ Примечание
¦ дела ¦ (томов, ¦ дела (тома, ¦
¦ (тома, ¦ частей) ¦ части) и № ¦
¦ части) ¦ ¦ статей по ¦
¦ ¦ ¦ перечню ¦
------------+-----------+------------+---------------+-------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5
------------+-----------+------------+---------------+-------------
Наименование должности руководителя Подпись Расшифровка
службы делопроизводства исполкома подписи
Дата
Виза лица, ответственного за архив
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК отдела по
________________________ архивам и делопроизводству
(наименование исполкома) Миноблисполкома
от _______________ № ___ от _________________ № ___
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в
_____ году в исполкоме
---------------------T------------T--------------------------------
По срокам хранения ¦ Всего ¦ в том числе
¦ +-------------T------------------
¦ ¦ переходящих ¦ с отметкой "ЭПК"
---------------------+------------+-------------+------------------
постоянного
временного (свыше 10
лет)
временного (до 10 лет
включительно)
Итого:
-------------------------------------------------------------------
Наименование должности руководителя Подпись Расшифровка
службы делопроизводства исполкома подписи
Дата
Приложение 12
к п.9.3.6
ФОРМА АКТА
О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ
ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ
Наименование исполкома, его
отдела или управления
УТВЕРЖДАЮ
_____________________
(должность)
(подпись) (инициалы, фамилия)
_______
(дата)
АКТ
____________ № __________
(дата)
___________________
(место составления)
О выделении к уничтожению
документов и дел
Основание: распоряжение (приказ) № __________ от __________________
Составлен экспертной комиссией
Председатель комиссии _____________________________________________
(должность, инициалы, фамилия)
Члены комиссии ____________________________________________________
(должность, инициалы, фамилии)
Присутствовали: ___________________________________________________
(должности, инициалы, фамилии)
Комиссия, руководствуясь __________________________________________
(название перечня или номенклатуры дел)
отобрала к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение следующие документы и дела,
отложившиеся в деятельности _______________________________________
___________________________________________________________________
(наименование исполкома, его отдела или управления)
--T----------T--------------------T---------T-----------T----------
№ ¦Годы ¦Заголовки документов¦Пояснения¦Количество ¦Номера
п/¦документов¦и дел, индексы дел ¦ ¦документов,¦статей
п ¦и дел ¦по номенклатуре, ¦ ¦дел (томов)¦по перечню
¦ ¦описи ¦ ¦ ¦
--+----------+--------------------+---------+-----------+----------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6
--+----------+--------------------+---------+-----------+----------
Всего дел ___________________________
(цифрами и прописью)
Председатель экспертной (подпись) (инициалы, фамилия)
комиссии
Члены: (должности, инициалы, фамилии)
Документы сданы для уничтожения конторе по заготовке вторичного
сырья по приемо-сдаточной накладной от " " _____________ 199 г.
Председатель экспертной (подпись) (инициалы, фамилия)
комиссии
______________
(дата)
Приложение 13
к п.9.4.3
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _______
В деле подшито (вложено) и пронумеровано ______________________
(цифрами и прописью)
_________________________________________________________ листа(ов)
в том числе: литерные листы ______________________________________:
пропущенные номера _____________________________: листов внутренней
описи _____________________________________________________________
-----------------------------------------T-------------------------
Особенности физического состояния и ¦ Номера листов
формирования дел ¦
-----------------------------------------+-------------------------
1 ¦ 2
-----------------------------------------+-------------------------
Наименование должности лица, составившего Подпись Расшифровка
заверительную надпись подписи
ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
Приложение 14
к п.9.4.9
ОБРАЗЕЦ ОБЛОЖКИ ДЕЛА
---T--------------------------------------------T--------------T--¬
¦10¦ ¦ 60 ¦10¦
+--+--------------------------------------------+--------------+--+
¦ ¦ ¦ Д. № ¦ ¦
¦ ¦ +--------------+ ¦
¦30¦ ¦ Оп. №¦ ¦
¦ ¦ +--------------+ ¦
¦ ¦ ¦ Д. № ¦ ¦
+--+--------------------------------------------+--------------- ¦
¦10¦ ¦
+--+ ------------------------------------------------------ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ------------------------------------------------------ ¦
¦ ¦ ¦
¦50¦ ------------------------------------------------------ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ------------------------------------------------------ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ------------------------------------------------------ ¦
¦ ¦ ¦
+--+------------------------------------------------------------ ¦
¦ ¦ (наименование исполкома, отдела или управления) ¦
¦ ¦ ¦
¦40¦ ¦
¦ ¦ ¦
+--+--------------- ДЕЛО № ___________ том № _______ ¦
¦20¦ ¦
¦ ¦ ¦
+--+------------------------------------------------------------ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ------------------------------------------------------ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ------------------------------------------------------ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ------------------------------------------------------ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ------------------------------------------------------ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ------------------------------------------------------ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ------------------------------------------------------ ¦
¦ ¦ ¦
+--+------------------------------------------------------------ ¦
¦ ¦ (заголовок дела) ¦
¦30¦ ¦
¦ ¦ ¦
+--+------------------------------------------------------------ ¦
¦ ¦ (год) ¦
¦20¦ ¦
+--+------------------------------ на __________ листах ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦30¦ --------------¬ ¦
¦ ¦ ¦Ф. № ¦ ¦
¦ ¦ +-------------+ ¦
¦ ¦ ¦Оп. № ¦ хранить __________ ¦
¦ ¦ +-------------+ ¦
¦ ¦ ¦Д. № ¦ ¦
+--+--+-------------+ ¦
¦10¦10¦ 60 ¦ ¦
L--+--+-------------+----------------------------------------------
Приложение 15
к п.9.5.1.
УТВЕРЖДАЮ
_____________________________
(наименование должности
_____________________________
руководителя организации)
_____________________________
(подпись) Расшифровка подписи
"___" ____________ 199 г.
___________________________________________________________________
(название исполкома)
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
(место нахождения)
Фонд № _____
Опись _______
дел постоянного хранения
за 19__-19__ годы
---T-----------T----------------T-------------T---------T----------
№ ¦Индекс дела¦Заголовок дела ¦Дата дела ¦К-во ¦Примечание
п/п¦ ¦(тома, части) ¦(тома, части)¦листов ¦
---+-----------+----------------+-------------+---------+----------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6
---+-----------+----------------+-------------+---------+----------
В данный раздел описи внесено __________________________ дел, с
(цифрами и прописью)
№ ___ по № ___, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
_______________________ подпись Расшифровка
(наименование должности подписи
составителя описи)
дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК отдела по архивам Протокол ЭК _____________
и делопроизводству Минского (наименование
облисполкома _________________________
исполкома)
____________ № _______________ ___________ № ___________
______________________________ _________________________
<<< Главная
страница | < Назад
|
