На основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года и во исполнение постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. № 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" Минский областной исполнительный комитет РЕШИЛ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Минском областном исполнительном комитете, его структурных подразделениях, областных организациях, районных, городских исполнительных комитетах Минской области.

2. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на управляющего делами Минского областного исполнительного комитета Мирчука А.В.

1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Минском областном исполнительном комитете, его структурных подразделениях, областных организациях, районных, городских исполнительных комитетах Минской области разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., № 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 189, 2/1089) и во исполнение постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. № 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., № 87, 5/16014) и определяет порядок ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан (далее - обращения) в Минском областном исполнительном комитете (далее - облисполком), структурных подразделениях облисполкома, областных организациях, районных и городских исполнительных комитетах Минской области (далее - райгорисполкомы).

2. Делопроизводство по обращениям граждан в облисполкоме, его структурных подразделениях, областных организациях, райгорисполкомах ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется уполномоченными должностными лицами.

3. Ответственность за организацию работы с обращениями граждан несут руководители облисполкома, его структурных подразделений, областных организаций, райгорисполкомов.

4. Регистрация обращений граждан в облисполкоме, его структурных подразделениях, областных организациях, райгорисполкомах осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках), журнальной с графами, аналогичными реквизитам регистрационно-контрольной карточки.

Регистрационно-контрольные карточки обращений граждан ведутся по форме согласно приложению.

В регистрационные формы могут дополнительно включаться реквизиты, необходимые для учета, поиска и анализа работы по обращениям граждан.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, контроля, поиска, анализа работы по обращениям граждан.

5. Все поступившие в облисполком, его структурные подразделения, областные организации, райгорисполкомы обращения граждан, в том числе и принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления в установленном порядке.

6. Конверты от поступивших обращений граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.

7. Регистрационный индекс обращениям граждан присваивается в соответствии с принятой системой регистрации документов в государственных органах, иных организациях.

8. Повторным обращениям при их поступлении в облисполком, его структурные подразделения, областные организации, райгорисполкомы в течение календарного года в зависимости от объема документооборота присваивается регистрационный индекс первого обращения или очередной индекс.

9. Поступившие для рассмотрения обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.

10. После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение руководителям облисполкома, его структурных подразделений, областных организаций, райгорисполкомов.

Поручения руководителей о дальнейшем рассмотрении обращений граждан оформляются в форме резолюций.

11. Контроль за рассмотрением обращений граждан в облисполкоме, его структурных подразделениях, областных организациях, райгорисполкомах ведется с использованием автоматизированной (электронной) системы контроля, регистрационно-контрольных карточек, журналов.

Контроль завершается, если все поставленные в обращениях вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и гражданам даны ответы в установленные законодательством сроки.

Решения о снятии с контроля обращений граждан принимаются руководителями облисполкома, его структурных подразделений, областных организаций, райгорисполкомов.

Обращения граждан, направленные в облисполком, его структурные подразделения, областные организации, райгорисполкомы вышестоящими государственными органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами), требующими сообщить результаты рассмотрения, берутся на особый контроль.

12. Ответы на обращения граждан даются в сроки, установленные статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".

Гражданам письменно сообщается о решениях, принятых по результатам рассмотрения их письменных обращений.

В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) по находящимся на контроле обращениям граждан, указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнителе.

Индекс ответа состоит из регистрационного индекса обращения гражданина с дополнением других установленных в облисполкоме, его структурных подразделениях, областных организациях, райгорисполкомах обозначений, применяемых при регистрации.

13. Сроки рассмотрения обращений граждан исчисляются со дня их регистрации в государственных органах, иных организациях, к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в обращениях.

При необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительной информации, направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации руководители облисполкома, его структурных подразделений, областных организаций, райгорисполкомов, куда поступили обращения, могут продлить срок их рассмотрения в пределах, установленных статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан". Об изменении сроков рассмотрения обращения сообщается гражданину.

14. В случаях, когда в письменных обращениях граждан, поступивших в облисполком, его структурные подразделения, областные организации, райгорисполкомы, одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций (должностных лиц), копии данных обращений в 5-дневный срок направляются в соответствующие государственные органы, иные организации (должностным лицам) с уведомлением об этом граждан либо в 15-дневный срок гражданам дается ответ с разъяснением, в какой государственный орган, иную организацию (к какому должностному лицу) им необходимо обратиться.

15. Ход рассмотрения обращений граждан (поручения, сделанные запросы, полученные ответы, принятые решения) в облисполкоме, его структурных подразделениях, областных организациях, райгорисполкомах должен быть точно и своевременно отражен в регистрационной базе данных, регистрационно-контрольных карточках, журналах.

На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата и личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.

16. Обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, после их разрешения возвращаются должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан, для формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел облисполкома, его структурных подразделений, областных организаций, райгорисполкомов.

Дела формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления повторных обращений они подшиваются в данную группу.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются.

17. Срок хранения обращений граждан, материалов, связанных с их рассмотрением - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего рассмотрения). В необходимых случаях в установленном порядке облисполкомом, его структурными подразделениями, областными организациями, райгорисполкомами может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений граждан.

18. Дела по обращениям граждан передаются в архив через год после завершения делопроизводства по ним.

По истечении установленных сроков хранения обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, устанавливаемом республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.

 

№ __________________________________

(регистрационный индекс)      

Фамилия, имя, отчество ________________________________________________

 

Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон _____________

_______________________________________________________________________

 

Дата поступления ______________________________________________________

 

Количество листов _____________________________________________________

 

Даты, индексы* повторных обращений ____________________________________

 

Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма _________________

 

Тематика ______________________________________________________________

 

Содержание ____________________________________________________________

_______________________________________________________________________

 

Резолюция _____________________________________________________________

_______________________________________________________________________

 

Исполнитель ___________________________________________________________

 

Документ направлен на исполнение ______________________________________

 

Дата направления _______

 

Срок исполнения ________

 

Дата исполнения ______________

 

Ход рассмотрения ______________________________________________________

_______________________________________________________________________

 

Результат решения (№ __________ дата ответа __________)

 

Отметка о снятии с контроля ___________________________________________

 

Документ подшит в дело № _________ _________ л.

*Проставляются при присвоении повторному обращению очередного регистрационного индекса.