На основании Положения о Государственном комитете пограничных войск Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 23 мая 2002 г. № 260, и в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. № 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" Государственный комитет пограничных войск Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Внести в Инструкцию о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в пограничных войсках Республики Беларусь, утвержденную постановлением Государственного комитета пограничных войск Республики Беларусь от 31 декабря 2004 г. № 15 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., № 9, 8/12021), следующие изменения и дополнения:

1.1. пункт 3 изложить в следующей редакции:

1.2. пункт 5 дополнить абзацами следующего содержания:

1.3. часть первую пункта 11 изложить в следующей редакции:

1.4. пункт 32 после слов "согласно приложению 2" дополнить словами "в Госкомпогранвойск начальником сектора организационной работы, в воинской части начальником отдела (отделения) кадров, отделения кадров и строевого";

1.5. пункт 34 дополнить частью следующего содержания:

1.6. дополнить главой следующего содержания:

38. Делопроизводство по обращениям граждан в Госкомпогранвойск и воинских частях ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. № 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., № 87, 5/16014), и настоящей Инструкцией.

Командиры воинских частей несут персональную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан. Они систематически проверяют порядок ведения делопроизводства и принимают меры по совершенствованию этой работы.

39. Все поступившие в Госкомпогранвойск и воинские части обращения, в том числе и принятые на личном приеме, должны быть зарегистрированы в день их поступления в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

В Госкомпогранвойск и воинских частях при наличии возможности регистрация обращений граждан может также осуществляться с использованием автоматизированной (электронной) формы в порядке, устанавливаемом Госкомпогранвойск.

После регистрации обращения граждан передаются для доклада и исполнения. До регистрации передавать обращения граждан для доклада и исполнения запрещается.

40. Поступившие обращения должны рассматриваться оперативно. На обращении не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции должностных лиц допускаются, если в них детализируется порядок исполнения.

41. Конверты от поступивших обращений граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения, а также в других необходимых случаях.

42. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в Госкомпогранвойск или одну и ту же воинскую часть, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.

Повторным обращениям при их поступлении в течение календарного года в зависимости от объема документооборота присваивается регистрационный индекс первого обращения или очередной индекс и в правом верхнем углу первого листа делается отметка: "Повторно", а при регистрации указываются даты поступления предыдущих обращений. При рассмотрении повторных обращений подбираются все предшествующие документы, связанные с рассмотрением обращения за период не более одного года со времени поступления первого обращения.

43. Все поступившие в Госкомпогранвойск или воинскую часть письменные обращения ставятся на контроль.

Контроль за рассмотрением обращений граждан в Госкомпогранвойск и воинских частях ведется с использованием автоматизированной (электронной) системы контроля, журналов.

Контроль за своевременным разрешением обращений граждан в воинских частях возлагается на лиц, ответственных за ведение делопроизводства по обращениям граждан.

Контроль за надлежащим исполнением решений, принятых по обращениям граждан, возлагается на назначенных для проведения проверки изложенных в обращениях фактов должностных лиц, обязанных обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений.

Обращения граждан, направленные в Госкомпогранвойск или воинские части вышестоящими государственными органами, иными организациями (должностными лицами), требующими сообщить результаты рассмотрения обращения, а также обращения граждан с просьбой сообщить результаты рассмотрения ранее поданного ими обращения берутся на особый контроль.

Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения.

Решение о снятии с контроля обращений граждан принимают командиры воинских частей.

44. Ответ на обращение может быть дан в письменной или устной форме, а на письменное обращение - исключительно в письменной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в книге предложений, заявлений и жалоб воинской части.

В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) по находящимся на контроле обращениям граждан, указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения его обращения, а также фамилия исполнителя и номер его телефона.

45. Обращения граждан должны быть возвращены после их разрешения должностным лицам, ответственным за ведение делопроизводства по обращениям граждан, со всеми относящимися к ним материалами для формирования в дела. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делаются отметка об исполнении и надпись о направлении его в дело: "В дело", дата и личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.

46. Решение по обращению на личном приеме граждан скрепляется подписью принимающего в книге учета личного приема граждан войсковой части, которая должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена мастичной печатью и заверена командиром воинской части.

47. Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе по личному приему граждан, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в Госкомпогранвойск и воинской части.

Дела формируются в течение календарного года. Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке их поступления и исполнения.

Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. Документы в группе подшиваются в последовательности решения поставленных в обращении вопросов, причем в переписке документ-ответ должен быть подшит за документом-запросом. В случае поступления повторных обращений они подшиваются в данную группу.

При формировании дел проверяются правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

48. Срок хранения обращений граждан, материалов, связанных с их рассмотрением, - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего рассмотрения). В необходимых случаях в установленном порядке может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений граждан.

49. Дела по обращениям граждан передаются в архив Госкомпогранвойск или воинской части через год после завершения делопроизводства по ним.

По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном порядке.".

2. Настоящее постановление разослать до отдельной воинской части.