В соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года Минский городской исполнительный комитет РЕШИЛ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Минском городском исполнительном комитете, администрациях районов г. Минска и организациях коммунальной собственности г. Минска.

2. Минскому городскому исполнительному комитету, администрациям районов г. Минска, организациям коммунальной собственности г. Минска:

2.1. ежеквартально анализировать обращения граждан и результаты их рассмотрения в целях своевременного выявления и устранения причин и условий, порождающих нарушения прав и законных интересов граждан, а также совершенствования работы государственных органов и организаций коммунальной собственности;

2.2. установить постоянный контроль и проведение проверок состояния работы с обращениями граждан в подчиненных (подведомственных) подразделениях, иных организациях;

2.3. обеспечить проведение личного приема граждан руководителями Минского городского исполнительного комитета, администраций районов г. Минска и организаций коммунальной собственности г. Минска по месту жительства и в трудовых коллективах не реже одного раза в квартал.

3. Признать утратившим силу решение Минского городского исполнительного комитета от 24 октября 1996 г. № 794 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Мингорисполкоме, его структурных подразделениях, администрациях районов".

1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Минском городском исполнительном комитете, администрациях районов г. Минска и организациях коммунальной собственности г. Минска (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., № 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 189, 2/1089), Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. № 544, и определяет порядок ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан (далее - обращения) в Минском городском исполнительном комитете (далее - Мингорисполком), администрациях районов г. Минска и организациях коммунальной собственности г. Минска.

2. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям граждан, рассматриваемым в порядке производства по делам об административных правонарушениях, а также по обращениям, для которых установлен иной порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных организациях (должностными лицами).

3. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства.

4. Работу с обращениями граждан в Мингорисполкоме обеспечивает отдел писем и приема граждан, в администрациях районов г. Минска - общие отделы, в структурных подразделениях Мингорисполкома и организациях коммунальной собственности г. Минска - работники (отделы), на которых приказом руководителя либо в соответствии с должностными обязанностями возложено обеспечение работы с обращениями граждан.

5. Письменные и устные обращения граждан регистрируются в день поступления с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной), карточной (регистрационно-контрольных карточек) (далее - РКК), журнальной (при незначительном количестве поступающих обращений - до 10 обращений в год). Реквизиты РКК, журналов, автоматизированной базы данных должны быть идентичными, расположенными в последовательности, удобной для применения этих средств. Регистрационные реквизиты используемых форм должны соответствовать реквизитам примерной формы регистрационно-контрольной карточки обращений граждан приложения к Положению о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях, утвержденному постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. № 544. В регистрационные формы могут дополнительно вноситься реквизиты, необходимые для учета, поиска и анализа работы с обращениями граждан.

Количество экземпляров РКК определяется исходя из необходимости обеспечения учета, контроля, поиска, анализа работы по обращениям граждан.

Порядок регистрации обращений граждан определяется исходя из необходимости обеспечения учета, контроля и анализа обращений граждан.

6. В обращениях граждан должны быть указаны фамилия, имя, отчество, данные о месте жительства, работы или учебы. Конверты сохраняются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя либо дату направления и получения обращения.

Обращения гражданина (граждан) в государственный орган, иную организацию (должностному лицу), в которых не указаны его (их) фамилия, имя, отчество, либо данные о месте жительства и (или) работы (учебы), либо отсутствует личная подпись гражданина (граждан), считаются анонимными и рассмотрению не подлежат, за исключением тех, в которых содержатся сведения о преступлениях, а также содержащих предложения по совершенствованию работы местных органов исполнительной власти, их структурных подразделений, системы жизнеобеспечения и безопасности населения (по усмотрению руководителя). Если анонимное письмо не рассматривается, оно не регистрируется.

7. На письменных обращениях, поступивших по почте, телеграфу, факсу, электронной почте, а также на документах, принятых в ходе личного приема руководителем либо уполномоченным должностным лицом, регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу либо на другом любом свободном от текста месте. В регистрационном штампе проставляются дата поступления и регистрационный индекс.

8. Регистрационный индекс состоит из номера структурного подразделения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, номера дела, в котором хранятся материалы по обращениям граждан (согласно номенклатуре дел), и порядкового номера поступившего обращения.

9. Повторными обращениями считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в один и тот же государственный орган, иную организацию (должностному лицу).

При поступлении повторного обращения на нем и в учетной форме делается отметка "ПОВТОРНО" с указанием даты поступления предыдущего обращения.

10. При поступлении обращений от одного и того же лица в течение года сохраняется регистрационный индекс первого обращения с добавлением порядкового номера письма. Документы составляют самостоятельную группу и располагаются в хронологическом порядке.

В случае использования журнальной формы учета поступивших обращений граждан повторным обращениям присваивается очередной регистрационный индекс с отметкой регистрационного индекса первого обращения. К повторному обращению подбираются предшествующие документы за период не более двух лет со дня поступления первичного обращения.

11. При рассмотрении обращений граждан по одному и тому же вопросу, направленных в различные государственные органы и организации и поступивших для рассмотрения в один и тот же орган, в ответе указывается, откуда поступили обращения либо по чьему поручению рассмотрены обращения.

Сопроводительные письма к обращениям граждан регистрируются, обрабатываются и хранятся вместе с поступившими обращениями. В РКК, автоматизированной базе данных, журнале указывается, откуда поступило письмо, дата и номер сопроводительного письма, делается отметка о необходимости информирования организации, направившей обращение для рассмотрения.

12. В РКК, автоматизированной базе данных, журнале отражается ход рассмотрения обращения (поручения, сделанные запросы, полученные ответы, принятые решения, продление срока рассмотрения, передача обращения для рассмотрения другому исполнителю, место нахождения документов по обращению гражданина).

При ведении учета обращений на РКК, в журнале ведется алфавитный указатель фамилий граждан, от которых поступили обращения.

13. Срок рассмотрения обращения исчисляется с даты регистрации обращения в государственных органах, иных организациях, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в обращениях. Сроки рассмотрения установлены статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".

Срок рассмотрения обращений, поступивших в Мингорисполком через вышестоящие органы, исчисляется с даты поступления обращения в Мингорисполком.

14. После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение руководителя, заместителя руководителя государственных органов, иных организаций (должностных лиц) в день их поступления и рассматриваются ими не более трех рабочих дней.

Результаты рассмотрения обращения отражаются в форме резолюции либо сопроводительного письма с указанием исполнителя. На обращении не должно быть более одной резолюции, определяющей порядок рассмотрения обращения. Последующие резолюции иных должностных лиц только детализируют данный порядок.

15. Обращения граждан, поступившие в Мингорисполком, администрации районов г. Минска, их структурные подразделения и организации коммунальной собственности г. Минска, в компетенцию которых не входит разрешение обращений по существу, в срок не позднее пяти дней направляются в соответствующие органы, организации с уведомлением об этом гражданина либо в 15-дневный срок гражданам дается ответ с разъяснением, в какой государственный орган либо организацию (к какому должностному лицу) им необходимо обратиться.

Запрещается передавать жалобы граждан в государственные органы, иные организации (должностным лицам), действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, когда рассмотрение данной категории обращений относится к исключительной компетенции этих государственных органов, иных организаций (должностных лиц).

16. Обращения граждан, направленные в государственные органы, иные организации (должностным лицам) вышестоящими органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами), требующими сообщить о результатах рассмотрения, берутся на особый контроль. На обращении, РКК, электронном носителе делается отметка "КОНТРОЛЬ".

Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляют отдел писем и приема граждан Мингорисполкома, общие отделы администраций районов г. Минска, работники структурных подразделений Мингорисполкома, организаций коммунальной собственности г. Минска, осуществляющие ведение делопроизводства по обращениям граждан. За 5 дней до истечения срока исполнителю направляется напоминание о приближении срока исполнения.

17. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные вопросы и приняты необходимые меры.

Гражданам письменно сообщается о решениях, принятых по результатам рассмотрения их письменных обращений.

В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам), указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения его обращения, делается отметка об исполнителе с указанием его номера телефона.

Индекс ответа состоит из регистрационного индекса обращения с дополнением другими установленными в государственных органах, иных организациях обозначениями, применяемыми в соответствии с номенклатурой дел.

18. Ответы на обращения граждан подписывают руководители государственных органов, иных организаций, рассматривающих обращение по существу: в Мингорисполкоме - председатель, его заместители и управляющий делами, в администрациях районов г. Минска - главы администраций и их заместители, в структурных подразделениях Мингорисполкома и администраций районов г. Минска, организациях коммунальной собственности г. Минска - руководители, имеющие право подписи документов.

Ответы на обращения граждан, поступившие через Мингорисполком в подведомственные организации и находящиеся на контроле в вышестоящих органах, подписывают председатель Мингорисполкома, его заместители, управляющий делами.

19. На каждом обращении, работа по которому завершена, должна быть надпись "В ДЕЛО" и подпись должностного лица, принявшего это решение.

20. В Мингорисполкоме, администрациях районов г. Минска, структурных подразделениях Мингорисполкома и администраций районов г. Минска, организациях коммунальной собственности г. Минска руководители и их заместители осуществляют личный прием граждан не реже двух раз в месяц в соответствии с утвержденным и доведенным до сведения населения графиком.

Запись на личный прием осуществляется с помощью карточек либо в журнале. При невозможности разрешить обращение гражданина по существу в ходе личного приема оно излагается в письменной форме и с ним ведется работа как с письменным обращением.

21. Обращения граждан со всеми относящимися к ним документами, в том числе по личному приему, за период календарного года формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и хранятся в подразделении, обеспечивающем работу с обращениями граждан.

Формирование и хранение дел у исполнителей запрещены.

22. Обращения граждан, по которым приняты решения Мингорисполкома и администраций районов г. Минска, хранятся в материалах Мингорисполкома и заседаний администраций районов г. Минска в соответствии с установленными сроками хранения.

23. Все материалы по обращениям граждан хранятся совместно под номером текущего года. В материалах (в деле, журнале, на РКК, автоматизированной базе данных) за предыдущие годы, если документы изымались, делается отметка о месте нахождения документов.

Документы в делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с датой и регистрационным индексом.

24. Срок хранения обращений граждан, документов по их рассмотрению, РКК, журналов - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет после последнего рассмотрения). Дела по обращениям граждан передаются в архив через год после завершения делопроизводства по ним.

Решение о продлении срока хранения материалов по обращениям граждан принимает постоянно действующая экспертная комиссия.

Обращения граждан, содержащие предложения о существенных изменениях в работе органа (организации), хранятся постоянно в управлении организационно-кадровой работы Мингорисполкома либо в аналогичном подразделении администраций районов г. Минска, организациях коммунальной собственности г. Минска.

25. По истечении установленного срока хранения дела по обращениям граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, установленном республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.