На основании подпункта 5.10 пункта 5 Положения о Министерстве по налогам и сборам Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. № 1592 "Вопросы Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь", Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке приобретения, учета, хранения и использования бланков документов, не являющихся бланками строгой отчетности, а также хранения документов, содержащих сведения о плательщиках налогов, сборов (пошлин), в налоговых органах Республики Беларусь.

2. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.

1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок приобретения, учета, хранения и использования бланков документов, используемых в работе налоговых органов Республики Беларусь (далее - налоговые органы) и не являющихся бланками строгой отчетности (далее, если не оговорено иное, - бланки), а также хранения документов, содержащих сведения о плательщиках налогов, сборов (пошлин), в налоговых органах.

Настоящая Инструкция не регулирует вопросы хранения документов, содержащих информацию об имущественном положении и источниках денежных средств физических лиц.

2. Организация приобретения бланков, за исключением бланков книг замечаний и предложений, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции возлагается на структурные подразделения налоговых органов, в ведении которых находятся вопросы материально-технического обеспечения и (или) бухгалтерского учета.

3. Бланки по перечню видов бланков документов, не являющихся бланками строгой отчетности, согласно приложению 1 к настоящей Инструкции приобретаются Министерством по налогам и сборам Республики Беларусь (далее - МНС) путем размещения заказа на их изготовление юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, осуществляющими полиграфическую деятельность (далее - изготовители бланков). Заказы размещаются на условиях и в порядке, предусмотренных законодательством о закупках товаров, работ, услуг за счет средств республиканского бюджета.

Заказы на изготовление бланков размещаются с условием о нанесении на бланки при их изготовлении идентификационных серий и номеров и получении бланков у изготовителей бланков представителями МНС или по его поручению - представителями инспекций МНС по областям и городу Минску.

4. Для определения потребности налоговых органов в бланках инспекции МНС по районам, городам и районам в городах не позднее 20 января каждого года представляют в инспекции МНС по областям и городу Минску заявки на бланки документов, не являющиеся бланками строгой отчетности, по форме согласно приложению 2 к настоящей Инструкции (далее - заявки). В заявках приводятся сведения о количестве бланков, имевшихся в наличии по состоянию на начало прошлого календарного года, полученных и израсходованных в прошлом календарном году, имевшихся в наличии по состоянию на начало текущего года, а также о требуемом количестве бланков на текущий календарный год. Сведения приводятся в разрезе видов бланков. Заявки составляются в двух экземплярах, один из которых направляется инспекции МНС по области или городу Минску, второй - остается в инспекции МНС, составившей заявку.

Инспекции МНС по областям и городу Минску не позднее 25 января каждого года представляют в МНС заявку, составленную на основании заявок инспекций МНС по районам, городам и районам в городах.

5. Распределение общего количества изготовленных бланков между инспекциями МНС по областям и городу Минску осуществляется МНС по перечню, составляемому в произвольной форме с указанием количества бланков по их видам (далее - перечень). Перечень утверждается заместителем Министра по налогам и сборам Республики Беларусь согласно установленному распределению обязанностей и доводится до сведения инспекций МНС по областям и городу Минску.

6. Распределение приходящегося согласно перечню на соответствующую область или город Минск количества изготовленных бланков (в разрезе видов бланков) между инспекцией МНС по области, городу Минску, инспекциями МНС по районам, городам и районам в городах осуществляется инспекциями МНС по областям и городу Минску.

7. Бланки получаются представителями инспекций МНС по областям и городу Минску в МНС или по поручению МНС - непосредственно у изготовителей бланков.

Передача бланков от одного налогового органа другому в порядке их распределения может осуществляться посредством почтового отправления заказным письмом.

8. С согласия МНС допускается передача полученных бланков от одного налогового органа другому в случае наличия резерва бланков у одного из них и их недостаточности у другого.

9. Требования настоящей главы не распространяются на получение бланков книг замечаний и предложений от организации - изготовителя книг замечаний и предложений.

10. Работники налогового органа, в обязанности которых входит ведение оперативного учета и обеспечение сохранности бланков (далее - ответственные лица), определяются приказом руководителя налогового органа по согласованию с главным бухгалтером налогового органа. Руководитель налогового органа вправе с учетом требований настоящей Инструкции определять дополнительные требования к учету и хранению бланков в налоговом органе.

Руководитель налогового органа (его заместитель согласно установленному распределению обязанностей) создает условия, обеспечивающие сохранность бланков при их транспортировке (если транспортировка осуществляется силами налогового органа) и хранении.

11. Передача бланков в порядке их распределения и иные операции с ними между налоговыми органами, а также между изготовителем бланков и налоговым органом оформляются документально в соответствии с законодательством.

12. Бланки подлежат оперативному и бухгалтерскому учету.

Оперативный учет бланков ведется ответственными лицами в разрезе видов бланков в приходно-расходной книге по учету бланков документов, не являющихся бланками строгой отчетности, по форме согласно приложению 3 к настоящей Инструкции (далее - книга). Книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью налогового органа и подписана руководителем налогового органа (его заместителем согласно установленному распределению обязанностей) и главным бухгалтером налогового органа. На титульном листе книги указывается наименование налогового органа.

На каждый календарный год для каждого вида бланка заводятся отдельные (один или несколько) листы книги.

Записи в книге по учету бланков производятся ответственным лицом в день получения, выдачи, возврата, списания бланков. Каждая операция отражается в отдельной строке книги.

Полученные бланки должны быть оприходованы в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете.

13. При получении бланков ответственным лицом проверяется соответствие фактического наличия бланков данным о видах бланков, их количестве, сериях и номерах, указанным в сопроводительных документах. В случае полного соответствия факт получения товара оформляется в установленном порядке.

В случае передачи бланков посредством почтового отправления вскрытие посылок с бланками производится ответственным лицом в присутствии комиссии, создаваемой руководителем налогового органа (его заместителем согласно установленному распределению обязанностей) в составе не менее трех человек с обязательным участием работников структурных подразделений, ведающих вопросами материально-технического обеспечения и бухгалтерского учета. Непосредственно после вскрытия посылки проверяется соответствие фактического наличия бланков данным о видах бланков, их количестве, сериях и номерах, указанным в описи вложения почтового отправления.

Не позднее двух рабочих дней, следующих за днем получения бланков, за исключением бланков книг замечаний и предложений, в инспекции МНС по области, городу Минску направляется письменное подтверждение факта получения бланков, подписанное руководителем инспекции МНС по району, городу, району в городе (его заместителем согласно установленному распределению обязанностей). Инспекции МНС по областям и городу Минску ежемесячно не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным, направляют сводные подтверждения фактов получения бланков в МНС.

14. Если при проверке полученных бланков обнаружены излишки, недостача, либо бракованные или испорченные бланки, либо пересортица, в присутствии комиссии, создаваемой в соответствии с пунктом 13 настоящей Инструкции, составляется акт проверки наличия бланков. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем налогового органа (его заместителем согласно установленному распределению обязанностей). Акт составляется:

инспекцией МНС по району, городу, району в городе - в трех экземплярах, один из которых направляется в МНС, один - в инспекцию МНС по области, городу Минску, один остается в инспекции МНС по району, городу, району в городе;

инспекцией МНС по области, городу Минску - в двух экземплярах, один из которых направляется в МНС, один остается в инспекции МНС по области, городу Минску.

Акты должны быть доставлены по назначению не позднее трех рабочих дней со дня получения бланков.

Выяснение причин расхождений и урегулирование с изготовителями бланков вопросов, связанных с излишками, недостачами, браком, порчей или пересортицей, осуществляются МНС. Вопрос отражения бланков, оказавшихся в излишке (пересортице), в учете решается по результатам такого урегулирования.

15. Обнаруженные бракованные и (или) испорченные бланки перечеркиваются и на них делается надпись: "Брак", удостоверяемая подписью ответственного лица. Бракованные и (или) испорченные бланки, полученные для использования, подлежат возврату ответственному лицу. Бракованные и (или) испорченные бланки изымаются из пачек и хранятся отдельно от иных. Небракованные бланки, находящиеся в одних пачках с бракованными, используются в общем порядке.

16. Ответственное лицо выдает бланки для использования руководителям соответствующих структурных подразделений налогового органа. Операция выдачи отражается в книге по учету бланков. При этом в графе "Примечание" книги указываются фамилия и инициалы лица, которому бланки выданы. Указанное лицо в графе "Примечание" книги ставит подпись в подтверждение факта получения бланков.

О выдаче бланков руководителями структурных подразделений иным работникам делается соответствующая запись в журнале, который ведется в структурных подразделениях в произвольной форме, с указанием фамилии, инициалов работника, получившего бланки, видов бланков, их количества, серий и номеров. В подтверждение факта получения бланков работники структурных подразделений заверяют каждую запись о получении бланков своей подписью.

Для контроля за использованием бланков в каждом структурном подразделении на каждый вид бланков заводится отдельная книга произвольной формы, в которой отражается дата и направление использования каждого бланка с указанием его серии и номера.

Ранее выданные бланки могут быть возвращены (а в случаях, предусмотренных пунктом 15 настоящей Инструкции, - подлежат возврату) руководителем структурного подразделения ответственному лицу. Операция возврата отражается в книге по учету бланков. При этом в графе "Примечание" книги указываются фамилия и инициалы лица, которым бланки возвращены. Ответственное лицо в графе "Примечание" книги ставит подпись в подтверждение факта возврата ему бланков.

Руководители структурных подразделений налогового органа ежеквартально (по решению руководителя налогового органа - ежемесячно) не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (месяцем), письменно информируют ответственное лицо об использованных бланках. Полученная информация является основанием для отражения ответственным лицом операции списания использованных бланков в книге по учету бланков. При этом в графе "Примечание" книги указывается наименование структурного подразделения и причина списания (использование по назначению).

17. В случаях обнаружения факта утраты, хищения или порчи бланков ответственное лицо либо лицо, которому бланки были выданы для использования, немедленно сообщает об этом руководителю налогового органа (его заместителю согласно установленному распределению обязанностей). Указанные факты проверяются комиссией, создаваемой в соответствии с пунктом 13 настоящей Инструкции, и в ее присутствии составляется акт в двух экземплярах с указанием обстоятельств утраты, хищения или порчи бланков, количества недостающих бланков с перечислением их серий и номеров. Первый экземпляр акта представляется руководителю налогового органа (его заместителю согласно установленному распределению обязанностей) для принятия соответствующего решения, а второй - направляется вышестоящему налоговому органу.

Утраченные или похищенные бланки подлежат списанию. Операция списания таких бланков отражается в книге по учету бланков. При этом в графе "Примечание" книги указывается причина списания (утрата, хищение). Датой совершения операции списания бланков считается дата составления акта, указанного в части первой настоящего пункта. Испорченные бланки могут быть списаны в порядке, предусмотренном пунктом 19 настоящей Инструкции.

18. Все неиспользованные бланки хранятся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этих целей помещениях и располагаются в запираемых металлических шкафах (сейфах) в условиях, при которых доступ к их содержимому имеют только лица, использующие бланки при исполнении своих должностных обязанностей.

19. Бракованные, испорченные или не подлежащие использованию по иным причинам бланки могут быть уничтожены не ранее чем до истечения одного месяца со дня проведения комплексной проверки инспекции МНС по вопросам соблюдения законодательства Республики Беларусь и организации работы по выполнению задач, возложенных на налоговые органы, или проверки (ревизии) финансово-хозяйственной деятельности инспекции МНС.

Наличие подлежащих уничтожению бланков и необходимость их уничтожения проверяются комиссией, создаваемой в соответствии с пунктом 13 настоящей Инструкции. В присутствии комиссии бланки упаковываются, упаковка опечатывается (опломбируется). Результаты проверки отражаются в акте на списание бланков, подлежащих уничтожению, по форме согласно приложению 4 к настоящей Инструкции, составляемом в присутствии комиссии. В трехдневный срок акт на списание представляется руководителю налогового органа (его заместителю согласно установленному распределению обязанностей) для утверждения.

Фактическое уничтожение бланков производится в присутствии комиссии при условии утверждения акта на списание. Факт уничтожения отражается в акте об уничтожении бланков, который составляется в произвольной форме, подписывается членами комиссии и утверждается руководителем налогового органа (его заместителем согласно установленному распределению обязанностей). Утвержденный акт об уничтожении бланков является основанием для отражения операции списания уничтоженных бланков в книге по учету бланков. При этом в графе "Примечание" книги указывается причина списания (уничтожение бракованных бланков, уничтожение испорченных бланков, уничтожение бланков, не подлежащих использованию по иным причинам). Датой совершения операции списания считается дата составления акта об уничтожении бланков.

20. Два раза в год в январе и июле проводится инвентаризация бланков комиссией, создаваемой в соответствии с пунктом 13 настоящей Инструкции, в местах их хранения и у лиц, которыми бланки были получены для использования. Данные учета об остатке неиспользованных бланков сверяются с данными, полученными в ходе инвентаризации. Если расхождений не устанавливается, в книге по учету бланков учиняется запись об итогах инвентаризации, которая заверяется подписями председателя инвентаризационной комиссии и ответственного лица. Выявленные расхождения данных учета и данных, полученных в ходе инвентаризации, оформляются актом произвольной формы с указанием причины выявленных расхождений, подписываемым председателем инвентаризационной комиссии и ответственным лицом. Акт утверждается руководителем налогового органа (его заместителем согласно установленному распределению обязанностей). При установлении вины ответственного лица к нему применяются меры ответственности, предусмотренные трудовым законодательством.

21. Учет, хранение и использование бланков, не включенных в перечень видов бланков документов, не являющихся бланками строгой отчетности, приведенный в приложении 1 к настоящей Инструкции, и не подлежащих изготовлению типографским способом, производятся в порядке, аналогичном установленному в пунктах 10, 12 (в части оперативного учета), 16-20 настоящей Инструкции. Присвоение порядковых номеров указанным бланкам производится ответственными лицами самостоятельно.

22. Для хранения документов, содержащих сведения о плательщиках налогов, сборов (пошлин) (далее - плательщики), в налоговом органе заводятся юридическое дело, учетное дело и дело проверок. Каждое дело формируется на каждого плательщика в отдельной папке (отдельных папках). Каждой папке присваивается порядковый номер. Папки должны быть разборчиво подписаны.

Юридическое дело заводится одно, учетное дело - на каждый календарный год. Дела проверок заводятся по мере необходимости.

Юридическое дело, учетное дело формируются и хранятся в структурном подразделении налогового органа, в ведении которого находятся вопросы учета налогов, сборов (пошлин), пеней, экономических санкций, иных обязательных платежей (далее - обязательные платежи).

Дела проверок формируются и хранятся в структурных подразделениях налогового органа, проводящих выездные проверки.

23. В учетном деле хранятся документы, связанные с начислением и иными операциями по учету сумм обязательных платежей, в том числе налоговые декларации (расчеты), документы, подтверждающие право на налоговые льготы.

Выписки банка из лицевого счета о зачислении средств на счет республиканского бюджета, копии выписки банка из лицевого счета (субсчета) по учету средств местных бюджетов о зачислении средств на счет местных бюджетов с приложением документов, свидетельствующих о поступлении или возврате обязательных платежей, группируются по видам бюджетов в отдельных папках.

Заявления об уступке требования кредитора с приложением необходимых документов (акты сверок и другие), акты (справки) тематических выездных налоговых проверок изучения причин образования задолженности, выявления имущества и активов плательщика (иного обязанного лица) для обращения их в погашение образовавшейся задолженности, жалобы на решения, выносимые по результатам указанных выездных и камеральных проверок, заявления о зачете или возврате излишне уплаченных или взысканных сумм обязательных платежей, а также акты камеральных налоговых проверок, решения по актам камеральных налоговых проверок, решения о применении экономических санкций по результатам камеральных налоговых проверок, решения, принятые вышестоящими налоговыми органами по результатам рассмотрения жалоб на решения, выносимые по результатам камеральных проверок, судебные постановления (их копии), принятые по искам о признании недействительными указанных решений, а также переписка, связанная с камеральными налоговыми проверками, хранятся в структурном подразделении налогового органа, в ведении которого находятся вопросы учета обязательных платежей, в отдельных папках, которые заводятся на каждый календарный год.

Документы, указанные в настоящем пункте, хранятся в условиях, исключающих доступ к ним лиц, не связанных с учетом обязательных платежей.

24. В делах проверок хранятся документы, связанные с проводимыми выездными проверками (за исключением выездных проверок, названных в части третьей пункта 23 настоящей Инструкции), а также переписка, связанная с такими проверками.

25. Документы, содержащие сведения о плательщике (копии учредительных документов, положений об обособленных подразделениях, свидетельств о государственной регистрации, сведения об открытых счетах в банках и другие), не указанные в пунктах 23 и 24 настоящей Инструкции, хранятся в юридическом деле плательщика.

26. Документы, представленные в налоговый орган плательщиками, должны храниться в несгораемых шкафах.

 

Руководитель

(заместитель руководителя)

________________________________  ___________ ______________________

(наименование налогового органа)   (подпись)   (инициалы, фамилия)

Примечание. Заявки составляются в разрезе инспекций МНС по районам, городам и районам в городах.

 

     В книге пронумеровано и прошнуровано _____ страниц.

 

Руководитель (заместитель руководителя)

_________________________________  _____________ ___________________

(наименование налогового органа)     (подпись)   (инициалы, фамилия)

                                      М.П.

 

Главный бухгалтер ___________                    ___________________

                   (подпись)                     (инициалы, фамилия)

 

УТВЕРЖДЕНО                   

______________________________

(должность)        

______________________________

(инициалы, фамилия)    

______________________________

(подпись, дата)     

 

 

на списание бланков, подлежащих уничтожению

"__" ___________ ____ г.

____________________________________________________________________

(наименование налогового органа)

 

     Комиссия в составе:

__________________________              ____________________________

        (должность)                         (инициалы, фамилия)

__________________________              ____________________________

__________________________              ____________________________

 

подтверждает наличие и необходимость уничтожения  следующих  бланков

документов:

 

     В  присутствии  комиссии указанные бланки документов упакованы,

упаковка опечатана (опломбирована).

 

Члены комиссии: ________________             _______________________

                   (подпись)                  (инициалы, фамилия)

                ________________             _______________________

                ________________             _______________________