На основании статьи 7 Закона Республики Беларусь от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" в редакции Закона Республики Беларусь от 6 января 1999 года Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Утвердить прилагаемую Инструкцию по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение.

1. Инструкция по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение (далее - Инструкция) устанавливает порядок проведения экспертизы ценности электронных документов и информационных ресурсов в организации, подготовки и передачи их на государственное хранение.

2. Действие Инструкции распространяется на организации, в деятельности которых образуются электронные управленческие, научно-технические, аудио-, видео-, фотодокументы, а также на специфические информационные ресурсы (далее - ИР), не имеющие аналогов на бумажных носителях (электронные кадастры, регистры, реестры, банки и базы данных, Интернет-публикации и др.), которые включены в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь в соответствии со статьей 7 Закона Республики Беларусь от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1994 г., № 29, ст.507; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., № 4, 2/11).

3. Организации разрабатывают локальные инструкции по работе с электронными документами, включая экспертизу ценности, подготовку электронных документов к передаче на государственное хранение и их передачу, в соответствии с критериями, установленными настоящей Инструкцией.

4. Экспертиза ценности электронных документов и информационных ресурсов проводится с целью отбора на государственное хранение содержащейся в них информации, которая имеет научную, практическую, историческую ценность и не повторяется в документах на бумажных носителях или приобретает в электронной форме новое качество, которое значительно повышает удобство использования и наглядность информации.

5. Экспертиза ценности электронных документов и информационных ресурсов проводится на основании общих и специфических критериев отбора.

5.1. К общим критериям отбора электронных документов и информационных ресурсов относятся:

функционально-целевое назначение организации;

значимость информации электронного документа или информационного ресурса;

время и место создания информационного ресурса или электронного документа;

подлинность информационного ресурса или электронного документа и форма ее удостоверения;

повторение информации электронного документа в информации других документов;

полнота состава частей и элементов информационного ресурса или электронного документа;

наглядность информации и удобство использования по сравнению с бумажными аналогами;

возможность обеспечения постоянного хранения электронных документов;

возможность воспроизведения и обработки информации без использования дополнительного специализированного программного обеспечения;

формы и состав процедур по обеспечению подлинности и целостности электронных документов;

наличие сопроводительной документации на электронные документы и технологической документации на информационную систему, в которой документы возникли и существовали.

5.2. К специфическим критериям относят критерии отбора для определенных видов документов: организационно-распорядительных, научно-технических, цифровых аудио-, видео- и фотодокументов, информационных ресурсов.

Отбор на государственное хранение электронных организационно-распорядительных документов производится на основании критериев, которые аналогичны критериям, применяемым для соответствующих документов на бумажных носителях.

Отбор на государственное хранение научно-технических документов (далее - НТД) проводится на основании следующих критериев:

степень завершенности проекта;

патентно-лицензионная ценность;

значимость для дальнейшего развития науки, техники и производства, народного хозяйства в целом;

принципиальная новизна, уникальность и оригинальность исследований и разработок;

степень отражения уровня науки, техники и производства;

значимость проблем, проектов, конструкций, технологий для развития конкретных отраслей и народного хозяйства в целом;

экономическая польза на момент внедрения результатов исследований или технических идей;

степень отражения реально существующих явлений и объектов в определенных видах и разновидностях НТД, образующихся на соответствующих этапах исследования и стадиях разработок;

автор проекта или научной разработки (доктор наук, заслуженный архитектор, лауреат государственных или международных премий и т.д.).

Отбор на государственное хранение цифровых аудио-, видео- и фотодокументов производится на основании следующих критериев:

время и место создания;

авторство;

обстоятельства появления оригинала документа;

значение учреждения (лица), создавшего документ;

оригинальность (подлинность) документа;

значение события, информации, зафиксированной в документе;

полнота, достоверность и новизна сообщаемых сведений;

повторяемость информации;

художественные достоинства, композиционно-сюжетная целостность, выразительность и оригинальность, цветовое решение видео- и фотодокументов.

Отбор на государственное хранение информационных ресурсов производится на основании следующих критериев:

включение ресурса в Перечень информационных ресурсов, имеющих государственное значение, утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 29 мая 2001 г. № 784 "О Перечне информационных ресурсов, имеющих государственное значение" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., № 56, 5/6111; 2002 г., № 119, 5/11324; 2004 г., № 54, 5/14018; № 144, 5/14785);

полнота комплектования данного информационного ресурса, то есть соотношение информации, имеющейся в составе данного информационного ресурса, с общим объемом информации, имеющейся в республике по данному классу предметов или явлений;

достоверность информации;

уникальность информационного ресурса, определяемая системой сбора информации;

социальная значимость информационного ресурса.

6. Методическую и практическую работу по экспертизе ценности электронных документов и подготовке их к передаче на архивное хранение в организациях осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК). ЭК создается приказом руководителя организации из числа ведущих специалистов. В состав ЭК включается представитель государственного архива.

Обязанности по проведению экспертизы ценности электронных документов и информационных ресурсов могут быть возложены на экспертную комиссию по проведению экспертизы ценности документов на традиционных носителях, если таковая уже имеется в организации. В этом случае в ее состав включается специалист, ответственный за работу с электронными документами, а также представитель государственного архива.

7. Экспертиза ценности проводится на этапах создания, использования и по истечении предельного срока хранения электронных документов и информационных ресурсов в организации.

7.1. Экспертиза ценности на этапе создания электронных документов и информационных ресурсов проводится в целях определения требований к созданию воспроизводимых и пригодных для длительного хранения электронных документов.

На протяжении жизненного цикла электронных документов и информационных ресурсов должны быть средства, обеспечивающие их воспроизведение (визуализацию), а также средства для конвертирования документов в формат архивного хранения. Форматы должны быть максимально программно и аппаратно независимы и согласованы с государственным архивом.

Экспертиза ценности на стадии проектирования автоматизированной системы, которая будет использоваться для создания и обращения организационно-распорядительной документации, проводится также в целях определения требований к внешнему представлению создаваемых с ее помощью электронных документов согласно СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

7.2. По результатам экспертизы ценности на этапе создания электронных документов и информационных ресурсов:

для управленческой документации в номенклатуре дел организации в графе "Примечание" делается пометка: "ЭД";

для научно-технической документации составляется перечень разработок НТД, подлежащей передаче на государственное хранение, в соответствии с приложением 10 Правил работы с научно-технической документацией в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденных постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 6 ноября 2003 г. № 38 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 3, 8/10325).

Если в комплект документации постоянного срока хранения наряду с электронными документами входят бумажные, предельный срок хранения такого комплекта в организации - 3 года. В случае необходимости хранения документации в организации свыше 3 лет должна быть получена санкция профильного архивного учреждения на продление срока;

для постоянно обновляемых информационных ресурсов составляется перечень информационных ресурсов. В перечне необходимо указать, архивные копии каких информационных ресурсов подлежат передаче на государственное хранение и с какой периодичностью.

7.3. Экспертиза ценности на этапе использования электронных документов и информационных ресурсов проводится в случае изменений технологической системы, в которой создаются и функционируют электронные документы (перевод на новое программное и аппаратное обеспечение).

7.4. По истечении предельного срока хранения электронных документов в организации экспертиза ценности проводится в целях окончательного отбора электронных документов, представляющих историческую или практическую ценность и подлежащих передаче на государственное хранение, и электронных документов, подлежащих уничтожению.

Экспертиза ценности электронных документов проводится по каждому их виду отдельно.

По результатам экспертизы ценности на данном этапе для документов, подлежащих передаче на государственное хранение, составляется опись. Один экземпляр описи, утвержденной в организации и согласованной с государственным архивом, передается в государственный архив.

На электронные документы, вышедшие из обращения и не подлежащие передаче на государственное хранение, составляется акт об уничтожении.

8. Подготовка электронных документов и информационных ресурсов для передачи на государственное хранение осуществляется специалистами, ответственными за сохранность электронных документов в организации совместно с представителями государственного архива.

9. Подготовка электронных документов к передаче в архив включает:

согласование с государственным архивом формы удостоверения подлинности электронных документов;

проверку физического и технического состояния носителей, предназначенных для записи электронных документов;

подготовку электронных документов к записи на электронные носители, включая проверку на наличие вирусов и других вредоносных компьютерных программ. Документы должны иметь формат архивного хранения. Передача в архив электронных документов в оригинальных форматах в обязательном порядке согласовывается с архивом и зависит от технических возможностей архива;

запись электронных документов на носители;

проверку качества записи и воспроизводимости электронных документов;

подготовку комплекта сопроводительной документации к передаче электронных документов в государственный архив.

10. В комплект сопроводительной документации входят:

информационно-поисковая характеристика (далее - ИПХ) на бумажном носителе или в виде файлов на машинном носителе;

ведомость машинного носителя с записью (далее - МНЗ) документов на бумажном носителе или в виде файлов на машинном носителе;

удостоверяющий лист (далее - УД).

10.1. ИПХ содержит следующие сведения:

название электронного документа или информационного ресурса;

вид электронного документа или информационного ресурса;

текстовое описание содержания ресурса (аннотация);

даты начала и конца разработки;

сведения о создателях и ответственных за интеллектуальное содержание (наполнение) ресурса;

сведения о защите;

тип программных и технических средств, необходимых для воспроизведения электронного документа;

сведения о файлах электронного документа (имена, типы, форматы, контрольные характеристики).

10.2. Ведомость МНЗ содержит сведения об организации, предоставившей машинный носитель, машинном носителе, системе, в которой создан носитель, и составе файлов электронного документа, записанных на машинном носителе.

10.3. УД выполняется на бумажном носителе и содержит следующие сведения:

заголовок электронного документа (документов);

контрольные характеристики электронного документа (электронных документов) либо частей или файлов, составляющих ЭД;

подлинные подписи лиц, ответственных за разработку, изготовление, согласование, утверждение;

оттиск печати организации.

11. Электронные документы и информационные ресурсы передаются на государственное хранение по истечении 3-летнего предельного срока их хранения в организации в соответствии с законодательными актами Республики Беларусь.

12. Электронные документы и информационные ресурсы передаются в государственный архив по графику, составленному государственным архивом, согласованному и утвержденному руководителем организации.

13. Электронные документы и информационные ресурсы передаются на государственное хранение с сопроводительным письмом, в котором указываются номера и название описей, документы, входящие в комплект сопроводительной документации, машинные носители.

14. Передача электронных документов и информационных ресурсов производится представителем организации, ответственным за сохранность электронных документов в организации.

14.1. При передаче электронных документов и информационных ресурсов в архив проверяются:

комплектность передаваемых документов;

комплектность и правильность составления сопроводительной документации (ИПХ, ведомость МНЗ, УД);

физическое и техническое состояние носителей. В первую очередь производится проверка на наличие вирусов и других вредоносных компьютерных программ;

воспроизводимость контрольных характеристик, указанных в УД, программными средствами архива.

14.2. В случае несовместимости программных средств, применяемых для выработки и проверки контрольных характеристик в передающей организации и в архиве, архив должен в присутствии представителя организации заново выработать контрольные характеристики своими программными средствами. Данные контрольные характеристики указываются в акте приема-передачи.

14.3. В случае неправильной подготовки сопроводительной документации носители с электронными документами и сопроводительная документация возвращаются в организацию на доработку.

15. При первом поступлении электронных документов в государственный архив организация вместе с комплектом сопроводительной документации представляет историко-архивную справку к фонду, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре организации.

16. Передача электронных документов и информационных ресурсов оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах. Акт утверждается руководителем архива и руководителем организации, передавшей документы. Один экземпляр акта остается в архиве, другой - направляется в организацию.