На основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года, постановления Кабинета Министров Республики Беларусь от 1 октября 1996 г. № 643 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан", Положения о Комитете государственной безопасности Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 18 ноября 2004 г. № 566, и в целях совершенствования работы с обращениями граждан Комитет государственной безопасности Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке рассмотрения обращений и организации приема граждан в органах государственной безопасности Республики Беларусь, организациях и подразделениях, находящихся в их подчинении.

2. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.

1. Инструкция о порядке рассмотрения обращений и организации приема граждан в органах государственной безопасности Республики Беларусь, организациях и подразделениях, находящихся в их подчинении (далее - Инструкция), разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., № 21, ст.376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 189, 2/1089), постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 1 октября 1996 г. № 643 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан" (Собрание указов Президента и постановлений Кабинета Министров Республики Беларусь, 1996 г., № 27, ст.724).

2. Настоящая Инструкция определяет порядок рассмотрения и ведения делопроизводства по обращениям граждан, организацию приема граждан в органах государственной безопасности Республики Беларусь, организациях и подразделениях, находящихся в их подчинении (далее - органы государственной безопасности и подчиненные им подразделения).

3. Для целей настоящей Инструкции под обращениями граждан понимаются:

предложения, заявления и жалобы граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства;

обращения депутатов Палаты представителей и членов Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь;

рапорты военнослужащих органов государственной безопасности Республики Беларусь;

заявления рабочих и служащих органов государственной безопасности и подчиненных им подразделений.

4. Персональная ответственность за организацию работы с обращениями граждан и приема граждан возлагается на руководителей органов государственной безопасности и организаций, подчиненных органам государственной безопасности Республики Беларусь.

5. Ответственность за полноту, правильность и своевременность рассмотрения обращений граждан несут начальники структурных подразделений органов государственной безопасности Республики Беларусь, руководители подчиненных органам государственной безопасности организаций, в которые эти обращения направлены на исполнение.

6. Должностные лица органов государственной безопасности и подчиненных им подразделений обязаны:

соблюдать требования, установленные актами законодательства Республики Беларусь об обращениях граждан;

принимать меры для полного, объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений;

принимать законные и обоснованные решения;

сообщать гражданам в письменной форме о решениях, принятых по их обращениям, аргументировав их принятие;

разъяснять порядок обжалования решений, принятых по обращениям;

обеспечивать контроль за исполнением решений, принятых по обращениям;

принимать в пределах своей компетенции меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов граждан;

решать в установленном порядке вопросы о привлечении к ответственности лиц, по вине которых допущены нарушения прав, свобод и (или) законных интересов граждан.

7. Письменное обращение должно содержать:

наименование и (или) адрес органа государственной безопасности, организации, подчиненной органу государственной безопасности, в которые направляется обращение;

фамилию, имя, отчество гражданина, данные о его месте жительства и (или) работы (учебы);

изложение сути обращения;

личную подпись гражданина.

Письменное обращение, не соответствующее указанным требованиям, может быть оставлено без рассмотрения с уведомлением гражданина в пятидневный срок о причинах оставления обращения без рассмотрения. После устранения недостатков гражданин вправе вновь обратиться в орган государственной безопасности или подчиненную ему организацию.

В случае, если в обращении гражданина (граждан) не указаны его (их) фамилия, имя, отчество либо данные о месте жительства и (или) работы (учебы) либо отсутствует личная подпись гражданина (граждан), оно признается анонимным и рассмотрению не подлежит, за исключением тех, в которых содержатся сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении. Решение о рассмотрении анонимных обращений принимается начальниками органов государственной безопасности Республики Беларусь и подчиненных им организаций.

8. Обращение должно быть рассмотрено не позднее одного месяца со дня его регистрации в органах государственной безопасности и подчиненных им организациях, а не требующее дополнительного изучения и проверки - не позднее 15 дней, если иной срок не предусмотрен законодательными актами Республики Беларусь.

В случаях, когда для разрешения обращения необходимо проведение специальной проверки, запроса дополнительных материалов, срок может быть продлен руководителем органа государственной безопасности Республики Беларусь, подчиненной ему организации, на основании мотивированного рапорта (заявления) работника, которому документ передан на исполнение, но не более чем на один месяц, о чем уведомляется заявитель.

По результатам проверки составляется мотивированное заключение, которое должно содержать объективный и исчерпывающий анализ собранных материалов, выявленные недостатки и нарушения, принятые меры по восстановлению нарушенных прав и законных интересов граждан, привлечению к ответственности должностных лиц, нарушивших законодательство Республики Беларусь об обращениях граждан. Мотивированное заключение подписывается лицом, проводившим проверку.

9. Обращения депутатов Палаты представителей и членов Совета Республики Беларусь рассматриваются безотлагательно, а при необходимости дополнительного изучения или проверки обстоятельств, изложенных в обращении, - в течение одного месяца.

Обращения депутатов местных Советов депутатов рассматриваются в сроки и порядке, предусмотренные для разрешения обращения граждан.

10. Если поступившие в органы государственной безопасности и подчиненные им подразделения обращения граждан не относятся к компетенции органов государственной безопасности Республики Беларусь, то эти обращения в пятидневный срок направляются в соответствующие государственные органы, иные организации (должностным лицам) с обязательным уведомлением об этом гражданина и указанием причин, по которым не представляется возможным дать ответ.

11. Запрещается передавать обращения граждан должностным лицам, решения, действия или бездействие которых обжалуются, за исключением случаев, когда рассмотрение данной категории обращений относится к исключительной компетенции этих должностных лиц.

12. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы в установленный законодательством срок.

13. Заявления и сообщения о преступлениях, являющиеся в соответствии с Уголовно-процессуальным кодексом Республики Беларусь поводом к возбуждению уголовного дела, в которых указываются сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном преступлении либо сообщается о фактах и событиях, содержащих в себе признаки преступных деяний, рассматриваются в соответствии с Уголовно-процессуальным кодексом Республики Беларусь.

14. Сообщения о происшествиях, которые не являются поводом к возбуждению уголовного дела, но требуют проверки в целях установления признаков преступления, рассматриваются в соответствии с настоящей Инструкцией и иными нормативными правовыми актами Комитета государственной безопасности Республики Беларусь (далее - КГБ).

15. Прием граждан в КГБ, управлениях КГБ по областям, управлении военной контрразведки КГБ осуществляется круглосуточно в помещении приемной органа государственной безопасности Республики Беларусь (в рабочее время - руководящим и оперативным составом органов государственной безопасности Республики Беларусь, начальником приемной КГБ; в нерабочее время - ответственными или оперативными дежурными органов государственной безопасности Республики Беларусь). В городских и районных подразделениях управлений КГБ по областям, отделах военной контрразведки, организациях, находящихся в подчинении органов государственной безопасности, прием граждан осуществляется в рабочее время в специально выделенных комнатах или кабинетах руководителей.

Помещение приемной должно иметь вывеску с указанием наименования органа государственной безопасности Республики Беларусь и часов приема.

16. Руководители органов государственной безопасности Республики Беларусь, организаций, находящихся в их подчинении, обязаны проводить личный прием граждан.

Председатель КГБ, первый заместитель Председателя КГБ, заместители Председателя КГБ личный прием граждан проводят один раз в месяц. Руководители управлений КГБ по областям, управления военной контрразведки КГБ, организаций, находящихся в подчинении органов государственной безопасности, личный прием граждан проводят не реже двух раз в месяц.

Часы приема устанавливаются приказом начальника органа государственной безопасности Республики Беларусь, организации, подчиненной КГБ.

Прием граждан, как правило, проводится в помещениях, для входа в которые не требуется пропуск.

Подготовка приема граждан и материалов к нему возлагается на должностных лиц, о чем объявляется в приказах соответствующих руководителей.

17. Прием граждан проводится в порядке очередности.

Герои Советского Союза, Герои Социалистического Труда, Герои Беларуси, лица, награжденные орденами Славы и Трудовой Славы трех степеней, депутаты Палаты представителей и члены Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь, а также депутаты местных Советов депутатов, инвалиды Великой Отечественной войны и инвалиды труда I и II группы, беременные женщины и посетители с малолетними детьми принимаются вне очереди.

Запрещается нахождение в помещении, где проводится прием граждан, лиц, не имеющих к нему непосредственного отношения.

18. Учет принятых на личном приеме граждан обращений и результатов их рассмотрения производится в журнале учета приема граждан согласно приложению 1 к настоящей Инструкции.

19. Вопросы, с которыми обращаются граждане, по возможности разрешаются в ходе приема. В случаях, если устное обращение гражданина не может быть разрешено непосредственно во время приема, оно излагается им в письменной форме. Дальнейшие их учет, регистрация и рассмотрение ведутся в установленном порядке, определенном для письменных обращений. На таких обращениях делается отметка: "С личного приема".

Если на личном приеме ставятся вопросы, не относящиеся к компетенции должностных лиц органов государственной безопасности Республики Беларусь или которые не могут быть ими разрешены, то гражданину даются разъяснения, куда следует обратиться.

20. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства. Ведение указанного делопроизводства возлагается на уполномоченных должностных лиц.

Уполномоченные должностные лица, начальники органов государственной безопасности Республики Беларусь, руководители организаций, находящихся в подчинении органов государственной безопасности, несут персональную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан и обязаны систематически проверять порядок ведения указанного делопроизводства и принимать меры по совершенствованию этой работы.

21. Все поступившие письменные обращения граждан должны быть зарегистрированы в день их поступления в журнале контрольно-номерного учета обращений граждан, оформленном согласно приложению 2. Для осуществления контроля за ходом рассмотрения обращения заводится регистрационно-контрольная карточка обращения в двух экземплярах по форме согласно приложению 3. Если в течение года поступает менее 200 обращений граждан, их разрешается регистрировать и учитывать в регистрационно-контрольном журнале учета и рассмотрения обращений граждан, оформленном согласно приложению 4, который может вестись как переходящий.

22. Обращения граждан, в которых содержатся сообщения о совершенном, совершаемом или подготавливаемом преступлении, регистрируются в журнале контрольно-номерного учета обращений граждан согласно приложению 2, а также в журнале учета заявлений и сообщений о преступлениях, оформленном согласно приложению 5.

23. Письменное заявление о преступлении должно быть подписано заявителем, а устное - заносится в протокол приема устного заявления, который подписывают заявитель и должностное лицо органов государственной безопасности Республики Беларусь, его составившее. Протоколы регистрируются как обращения граждан.

24. Должностное лицо органов государственной безопасности Республики Беларусь не вправе отказать в приеме заявления или сообщения о преступлении.

25. Если рассмотрение поступившей информации о преступлении или происшествии не относится к компетенции органов государственной безопасности Республики Беларусь, то такая информация после регистрации в установленном порядке незамедлительно направляется по подследственности.

26. По обращениям граждан, принятым дежурной службой по телефону, составляется рапорт, который докладывается руководству органа государственной безопасности Республики Беларусь. После возвращения с доклада такой рапорт регистрируется по правилам учета обращений граждан.

27. В правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте первой страницы ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и регистрационный индекс.

Регистрационный индекс состоит из первой буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, Б-2). Регистрационный индекс коллективных и анонимных обращений граждан состоит из букв соответственно КЛ и АН и порядкового номера поступившего обращения (например, КЛ-38, АН-20). На регистрационно-контрольных карточках учета коллективных и анонимных обращений в графе "Фамилия, имя и отчество заявителя" соответственно пишется: "Коллективное", "Анонимное".

28. Регистрационно-контрольные карточки заполняются в двух экземплярах. Первый экземпляр передается вместе с обращением исполнителю, который вносит в него все записи о ходе и результатах рассмотрения обращения, о сделанных по нему запросах, поручениях и полученных ответах.

Второй экземпляр помещается в контрольную картотеку. После разрешения обращения и снятия его с контроля первый экземпляр регистрационно-контрольной карточки перемещается в справочную картотеку, а второй - уничтожается.

29. Картотеки могут формироваться по алфавитному или административно-территориальному принципу. Карточки на коллективные и анонимные обращения хранятся отдельным разделом картотеки в хронологическом порядке.

В целях оптимизации работы с обращениями граждан может вестись подсобный учет в электронном виде.

30. Обращение, которое поступило от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, является повторным.

При рассмотрении повторного обращения тщательно выясняются причины его поступления в случае установления факта неправильного разрешения ранее поставленных в обращении вопросов, принимаются меры по восстановлению нарушенных прав и законных интересов граждан, а также решению вопроса об ответственности лиц, по вине которых были допущены нарушения.

31. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в графе "Даты предыдущих обращений" регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационный индекс и дата поступления первого обращения. В правом верхнем углу повторного обращения и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка: "Повторно". К обращению подбирается вся предшествующая переписка по данному вопросу за период не более 2 лет со времени поступления первого обращения.

32. Повторное обращение, в котором не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства и по которому имеются исчерпывающие материалы проверок и гражданину дан ответ в установленном порядке, рассмотрению не подлежит. При этом гражданину сообщается, что повторное обращение безосновательно и переписка с ним по данному вопросу прекращается. Решение о прекращении переписки принимается руководителем органа государственной безопасности, подчиненной ему организации.

33. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один и тот же орган государственной безопасности Республики Беларусь, учитываются за регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера, проставляемого через дефис (например, Д-401-1, Д-401-2, Д-401-3).

34. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.

35. Зарегистрированные обращения передаются на рассмотрение руководителю органа государственной безопасности, подчиненной ему организации, который обязан определить порядок и сроки их разрешения, дать по каждому из них письменное указание исполнителю, оформленное на отдельном листе (рефератке) в виде резолюции, который приобщается к обращению. Не допускается размещать резолюции, указания и делать иные записи на тексте обращений.

36. Обращения граждан, направленные в органы государственной безопасности Республики Беларусь государственными органами и организациями, требующими сообщить им результаты рассмотрения обращения, берутся на контроль.

Если поступившее обращение взято на особый контроль по решению руководства органа государственной безопасности Республики Беларусь, то в резолюции руководителем проставляется знак контроля "К" или указывается срок исполнения.

На обращениях, взятых на особый контроль, в правом верхнем углу проставляется штамп "Контроль".

37. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимают руководители и другие должностные лица органов государственной безопасности и подчиненных им подразделений, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение обращений, только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения.

38. Ответы на обращения граждан дают руководители органов государственной безопасности и другие должностные лица в пределах компетенции.

Ответ дается в письменной форме. В ответах, направленных в порядке контроля в вышестоящие органы, необходимо указывать, что заявителю дан ответ, а также фамилию исполнителя и номер его телефона.

39. На каждом обращении после принятия окончательного решения и его исполнения должны быть надпись: "В дело", дата и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

40. При формировании дел проверяются правильность направления документов в дело, их полнота. Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

Документы в делах располагаются в хронологическом порядке. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу, причем в переписке документ-ответ должен быть подшит за документом-запросом.

41. Срок хранения обращений граждан - 5 лет (в случае неоднократных обращений - 5 лет после последнего рассмотрения).

42. Руководители осуществляют непосредственный контроль за соблюдением установленного законодательством и настоящей Инструкцией порядка рассмотрения обращений лично и через своих заместителей.

43. Контроль за сроками рассмотрения обращений граждан возлагается на режимно-секретные подразделения органов государственной безопасности, которые ежеквартально и по итогам года представляют руководителю органа государственной безопасности, организации, находящейся в подчинении органа государственной безопасности, отчет о динамике обращений граждан и сроках их рассмотрения в органах государственной безопасности Республики Беларусь и организациях, находящихся в их подчинении.

44. За 2 дня до истечения срока рассмотрения обращения исполнитель информируется о приближении срока исполнения.

45. Руководители структурных подразделений органов государственной безопасности Республики Беларусь, подчиненных органам государственной безопасности организаций, обеспечивают контроль за качеством рассмотрения обращений граждан и соответствием принимаемых по ним решений действующему законодательству.

46. Контроль за соблюдением установленного порядка рассмотрения обращений граждан осуществляется как по регистрационно-контрольным карточкам, так и путем проверки первичных документов. О случаях нарушения этого порядка начальник режимно-секретного подразделения докладывает руководству органа государственной безопасности Республики Беларусь, подчиненной ему организации.

47. Результаты анализа и обобщения результатов работы с обращениями граждан периодически должны рассматриваться на оперативных совещаниях у соответствующих руководителей.

Примечание. Дата записей в журнале проставляется в начале каждого рабочего дня.

 

Лицевая сторона

 

Оборотная сторона

Примечание. Журнал изготовляется с вырезанным алфавитом на полях.