В соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15 октября 2001 г. № 1493 "О государственном регулировании бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь" в целях единства организации бухгалтерского учета в организациях, финансируемых из бюджета (бюджетных организациях), Министерство финансов Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке организации бухгалтерского учета организациями, финансируемыми из бюджета, и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации.

2. Утвердить типовые унифицированные формы учетных регистров:

мемориальный ордер 1 - накопительную ведомость по кассовым операциям формы 381 согласно приложению 1;

мемориальный ордер 2 - накопительную ведомость по движению денежных средств на счетах по бюджету формы 381 согласно приложению 2;

мемориальный ордер 3 - накопительную ведомость по движению денежных средств на счетах по внебюджетным средствам формы 381 согласно приложению 3;

мемориальный ордер 4 - накопительную ведомость по расчетам чеками из чековых книжек формы 323 согласно приложению 4;

мемориальный ордер 5 - свод расчетных ведомостей по заработной плате и стипендиям формы 405 согласно приложению 5;

мемориальный ордер 6 - накопительную ведомость по расчетам с прочими дебиторами и кредиторами формы 408 согласно приложению 6;

мемориальный ордер 7 - накопительную ведомость по расчетам в порядке плановых платежей формы 408 согласно приложению 7;

мемориальный ордер 8 - накопительную ведомость по расчетам с подотчетными лицами формы 386 согласно приложению 8;

мемориальный ордер 9 - накопительную ведомость по выбытию и перемещению объектов основных средств формы 438 согласно приложению 9;

мемориальный ордер 10 - накопительную ведомость по выбытию и перемещению отдельных предметов в составе оборотных средств формы 438 согласно приложению 10;

мемориальный ордер 11 - свод накопительных ведомостей по приходу продуктов питания формы 398 согласно приложению 11;

мемориальный ордер 12 - свод накопительных ведомостей по расходу продуктов питания формы 411 согласно приложению 12;

мемориальный ордер 13 - накопительную ведомость по расходу материалов формы 396 согласно приложению 13;

мемориальный ордер 14 - накопительную ведомость начисления налогов, образования фондов формы 409 согласно приложению 14;

мемориальный ордер 15 - свод ведомостей по расчетам специальных видов платежей формы 406 согласно приложению 15;

мемориальный ордер формы 274 согласно приложению 16;

расшифровку к мемориальному ордеру формы 451 согласно приложению 17;

книгу журнал-главная формы 308 согласно приложению 18;

книгу учета средств и расчетов формы 292 согласно приложению 19;

книгу учета ассигнований, кассовых и фактических расходов формы 294 согласно приложению 20;

книгу количественно-суммового учета материальных ценностей формы 296 согласно приложению 21;

книгу количественно-суммового учета материальных ценностей формы 296Б согласно приложению 22;

книгу учета расчетов по финансированию подведомственных организаций формы 301 согласно приложению 23;

книгу учета ассигнований и фактических расходов формы 309 согласно приложению 24;

книгу учета ассигнований и фактических расходов формы 309Б согласно приложению 25;

книгу складского учета материальных ценностей формы М-17 согласно приложению 26;

карточку учета средств и расчетов формы 292А согласно приложению 27;

карточку аналитического учета поступления денежных средств формы 294А согласно приложению 28;

карточку аналитического учета кассовых расходов формы 294Б согласно приложению 29;

карточку количественно-суммового учета материальных ценностей формы 296А согласно приложению 30;

многографную карточку формы 283 согласно приложению 31;

оборотную ведомость формы 285 согласно приложению 32;

оборотную ведомость формы 326 согласно приложению 33;

оборотную ведомость по материальным запасам формы М-44 согласно приложению 34;

реестр сдачи документов формы 442 согласно приложению 35;

реестр карточек формы 279 согласно приложению 36;

ведомость оперативного (количественного) учета движения отдельных предметов в составе оборотных средств, находящихся в эксплуатации, формы 412 согласно приложению 37;

опись инвентарных карточек по учету основных средств формы ОС-10 согласно приложению 38;

книгу учета животных формы 395 согласно приложению 39;

журнал регистрации боя посуды формы 325 согласно приложению 40;

инвентарный список объектов основных средств формы ОС-13 согласно приложению 41;

индивидуальную карточку формы 452 согласно приложению 42;

книгу-реестр регистрации индивидуальных карточек формы 453 согласно приложению 43;

карточку складского учета материальных ценностей формы М-17А согласно приложению 44;

опись карточек складского учета формы М-17Б согласно приложению 45.

1. Настоящая Инструкция о порядке организации бухгалтерского учета организациями, финансируемыми из бюджета, и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации (далее - Инструкция), устанавливает единый порядок организации бухгалтерского учета в бюджетных организациях и централизованных бухгалтериях, обслуживающих бюджетные организации.

2. Порядок организации бухгалтерского учета в централизованных бухгалтериях при исполнительных комитетах сельских, поселковых и городских (городов районного подчинения) Советов депутатов устанавливается иными нормативными правовыми актами Министерства финансов Республики Беларусь.

3. Для целей настоящей Инструкции применяются следующие термины и определения:

бюджетные организации - организации, созданные государственными органами, а также органами местного управления и самоуправления для осуществления управленческих, социально-культурных, научно-технических или иных функций некоммерческого характера, содержание которых полностью финансируется за счет средств республиканского и (или) местного бюджетов, государственного целевого бюджетного фонда, средств государственного внебюджетного фонда или по решению Правительства Республики Беларусь иным способом на основе утвержденной сметы расходов;

централизованные бухгалтерии - самостоятельные структурные подразделения, созданные при государственных органах, бюджетных организациях, отделах (управлениях) органов местного управления и самоуправления по отраслевому (ведомственному) признаку, осуществляющие ведение бухгалтерского учета исполнения смет расходов по бюджету, смет доходов и расходов по внебюджетным средствам, целевым средствам, иным источникам соответствующих бюджетных организаций;

смета расходов по бюджету - основной плановый документ (финансовый план), отражающий объем, целевое направление и поквартальное распределение ассигнований, выделяемых из бюджета соответствующего уровня (государственного целевого бюджетного фонда, средств государственного внебюджетного фонда) на содержание организации и осуществление централизованных мероприятий на предстоящий год;

смета доходов и расходов по внебюджетным средствам - основной плановый документ, отражающий объем, целевое направление и поквартальное распределение планируемых доходов и расходов, получаемых от предпринимательской деятельности бюджетной организации, на предстоящий год.

4. Бюджетные организации организуют бухгалтерский учет исполнения смет расходов по бюджетным средствам, смет доходов и расходов по внебюджетным средствам, целевым поступлениям и иным источникам в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 октября 1994 года "О бухгалтерском учете и отчетности" (далее - Закон "О бухгалтерском учете и отчетности") (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1994 г., № 34, ст.566; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., № 63, 2/785) и настоящей Инструкцией.

5. Порядок организации бухгалтерского учета, установленный настоящей Инструкцией, предусматривает:

мемориально-ордерную форму ведения бухгалтерского учета;

формы регистров бухгалтерского учета;

формы мемориальных ордеров - накопительных ведомостей;

порядок оформления регистров бухгалтерского учета, порядок внесения исправлений и хранения регистров учета и документов, основные требования по порядку проведения инвентаризации имущества, обязательств и составлению отчетности.

6. Бухгалтерский учет исполнения смет расходов по бюджетным средствам, смет доходов и расходов по внебюджетным средствам, по средствам целевого назначения и иным источникам ведется в соответствии с типовым Планом счетов бухгалтерского учета исполнения смет расходов организаций, финансируемых из бюджета, утвержденным приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 10 декабря 1999 г. № 354 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 16, 8/2042) (далее - План счетов), с составлением единого бухгалтерского баланса по всем источникам получения средств.

7. Отражение операций на счетах бухгалтерского учета в бюджетных организациях ведется в белорусских рублях.

Ведение регистров бухгалтерского учета, составление бухгалтерской и налоговой отчетности осуществляются на русском языке.

8. Руководители организаций несут ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение действующего законодательства при выполнении финансово-хозяйственных операций и хранение бухгалтерской документации в организациях.

При централизации бухгалтерского учета за руководителями организаций, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, сохраняются права распорядителей (получателей) средств бюджета.

В частности, руководители имеют право в пределах сметных назначений (ассигнований) получать в установленном порядке авансы на хозяйственные, командировочные и другие нужды; разрешать выдачу авансов и заработной платы работникам организации; расходовать в соответствии с установленными нормами материалы, продукты питания и другие материальные ценности на нужды организации; утверждать авансовые отчеты подотчетных лиц, документы по инвентаризации имущества и обязательств, акты о списании пришедших в ветхость и негодность основных средств и других материальных ценностей в соответствии с действующим законодательством; решать другие вопросы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности организации.

Централизованная бухгалтерия представляет руководителям обслуживаемых организаций необходимые им сведения об исполнении смет расходов по бюджету, смет доходов и расходов по внебюджетным средствам, средствам целевого назначения и иным источникам получения средств обслуживаемых организаций в сроки, установленные главным бухгалтером централизованной бухгалтерии по согласованию с руководителями этих организаций.

9. Организации расходуют бюджетные средства, средства, полученные в соответствии со сметой доходов и расходов по внебюджетным средствам, средства целевого назначения и средства, полученные из иных источников в соответствии с действующим законодательством, в меру выполнения мероприятий, предусмотренных сметами доходов и расходов, соблюдая финансовую дисциплину и целевое направление средств, обеспечивая экономию материальных ценностей и денежных средств.

10. Бухгалтерский учет исполнения смет расходов по бюджетным средствам, смет доходов и расходов по внебюджетным средствам в зависимости от объема учетной работы ведется самостоятельным структурным подразделением (централизованной бухгалтерией), возглавляемым главным бухгалтером, или главным бухгалтером (бухгалтером) в случаях отсутствия самостоятельного структурного подразделения (бухгалтерии).

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации, несет ответственность за организацию и ведение бухгалтерского учета в организации, формирование учетной политики, а также за составление и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской и налоговой отчетности. Прием и сдача дел при назначении на должность и освобождении от должности главного бухгалтера оформляются актом.

Главный бухгалтер разрабатывает должностные инструкции для каждого работника бухгалтерии. Инструкции утверждаются руководителем организации. Распределение должностных обязанностей в бухгалтериях производится по функциональному признаку, то есть за каждой группой работников или отдельным работником в зависимости от объема выполняемых работ закрепляется определенный участок. В бухгалтериях могут создаваться следующие группы: финансовая, материальная, расчетов с персоналом по оплате труда и другие.

Все структурные подразделения, входящие в состав организации, а также организации, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, своевременно представляют в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы (копии выписок из приказов и распоряжений, относящихся непосредственно к исполнению сметы расходов, а также договоры, акты выполненных работ, счета, накладные, авансовые отчеты, документы на списание имущества с баланса и другие).

Требования главного бухгалтера в части порядка оформления и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех работников организации, а при централизации учета - для всех обслуживаемых организаций.

11. Бухгалтерский учет в организации обеспечивает систематический контроль за исполнением сметы расходов, состоянием расчетов с юридическими и физическими лицами, сохранностью имущества. При исполнении сметы расходов по бюджету, сметы доходов и расходов по внебюджетным средствам, целевым и иным средствам ведется бухгалтерский учет кассовых и фактических расходов.

Кассовыми расходами считаются операции по выдаче денежных средств с текущего счета бюджетной организации или с единого казначейского счета Министерства финансов Республики Беларусь (ЕКС) наличным и безналичным путем.

Фактическими расходами считаются действительные затраты организации, подтвержденные соответствующими документами.

В обязанности бухгалтерии (главного бухгалтера, бухгалтера) входят:

ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями действующего законодательства Республики Беларусь;

осуществление предварительного контроля за соответствием заключаемых договоров объемам ассигнований, предусмотренных сметой расходов, или лимитам бюджетных обязательств при казначейском обслуживании получателей через лицевые счета;

своевременное и правильное оформление первичных учетных документов и законность совершаемых операций;

контроль за правильным и экономным расходованием средств в соответствии с целевым назначением по утвержденным сметам расходов по бюджетным средствам, сметам доходов и расходов по внебюджетным средствам с учетом внесенных в них в установленном порядке изменений;

контроль за сохранностью имущества в местах его хранения и эксплуатации;

финансирование организаций, ведущих учет самостоятельно, а также контроль за исполнением ими смет расходов, постановкой и организацией бухгалтерского учета;

начисление и выплата в установленные сроки заработной платы и иных причитающихся выплат персоналу, стипендий учащимся, студентам, аспирантам учебных заведений;

своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе исполнения сметы расходов, с юридическими и физическими лицами;

ведение бухгалтерского учета исполнения смет доходов и расходов по внебюджетным средствам;

контроль за использованием выданных доверенностей на получение материальных и других ценностей;

участие в проведении инвентаризации имущества и финансовых обязательств, своевременное и правильное определение результатов инвентаризации и отражение в бухгалтерском учете;

проведение инструктажа материально ответственных лиц по вопросам учета, отчетности и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении;

применение современных средств автоматизации;

составление и представление в установленном порядке в предусмотренные сроки бухгалтерской и налоговой отчетности;

составление сметы расходов по бюджету, сметы доходов и расходов по внебюджетным средствам и расчетов к ним (при отсутствии планового отдела или другого структурного аналогичного подразделения, занимающегося вопросами планирования расходов по смете);

подборка и систематизация нормативных правовых актов по вопросам бухгалтерского учета и отчетности;

хранение документов (первичных учетных документов), регистров бухгалтерского учета, отчетности, а также смет расходов и расчетов к ним и тому подобных как на бумажных, так и на машинных носителях информации в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

12. Представление первичных учетных документов в бухгалтерию устанавливается графиком документооборота, составленным главным бухгалтером и утвержденным руководителем организации. В централизованной бухгалтерии указанный график утверждается руководителем организации, при которой создана эта бухгалтерия. Материально ответственным и другим должностным лицам выписки из графика документооборота вручаются под роспись. График документооборота прилагается к учетной политике организации.

13. В организации все бухгалтерские документы, связанные с исполнением сметы расходов по бюджетным средствам, сметы доходов и расходов по внебюджетным средствам, целевых средств и иных поступлений, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. В централизованных бухгалтериях указанные бухгалтерские документы подписываются руководителем и главным бухгалтером организации, при которой создана централизованная бухгалтерия, или уполномоченными ими на то лицами.

В случае возникновения разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по вопросам совершения отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним должны быть приняты к исполнению главным бухгалтером по письменному распоряжению руководителя организации, который несет ответственность за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

14. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее совершения.

Первичные учетные документы составляются по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнение реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей, правильность арифметических подсчетов и др.).

Первичные учетные документы должны иметь следующие реквизиты: наименование документа (формы); дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровка (включая случаи составления документов с применением средств автоматизации и передачи их в системах телекоммуникаций).

В зависимости от технологии обработки учетной информации в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды, контрольные отметки и т.п.), не нарушающие требований нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету.

За достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут ответственность лица, составившие и подписавшие эти документы.

В документах на приобретение материальных ценностей (основных средств; предметов, находящихся в составе оборотных средств; материальных запасов) должна быть расписка материально ответственного лица, подтверждающая получение этих ценностей на ответственное хранение, а в документах, подтверждающих факт выполнения работы, - подписи ответственных (уполномоченных) лиц о принятии результатов работы.

Записи в первичные учетные документы производятся одним из способов, обеспечивающих сохранность записей: чернилами, пастой шариковой ручки или при помощи пишущих машин и средств автоматизации. Свободные строки в первичных учетных документах прочеркиваются.

Документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, иных выплат, оправдательные документы, приложенные к авансовым отчетам, погашаются штампом или надписью от руки: "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

В первичных учетных документах (как в текстовой части, так и цифровых данных) подчистки и недоговоренные исправления не допускаются.

Исправление ошибки в первичном учетном документе оговаривается надписью: "Исправлено" с подтверждающими подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

15. Документы, служащие основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета, должны представляться в бухгалтерию в сроки, установленные графиком документооборота.

С лицами, ответственными за хранение денежных средств и материальных ценностей (имущества), в установленном порядке заключаются письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности.

Получение имущества осуществляется лицом, полномочия которого подтверждаются доверенностью, выданной организацией по установленной форме.

Материально ответственные лица представляют первичные учетные документы по приходу и расходу материальных ценностей с реестром сдачи документов формы 442 (по приходным и расходным документам). После проведенной в присутствии материально ответственного лица проверки правильности оформления представленных первичных учетных документов реестр с подписью работника бухгалтерии возвращается обратно материально ответственному лицу.

16. Бухгалтерский учет хозяйственных операций ведется в регистрах синтетического и аналитического учета (на карточках, в накопительных ведомостях, книгах, в том числе с применением пакетов прикладных программ ведения бухгалтерского учета и т.п.). Порядок записей в регистрах бухгалтерского учета может устанавливаться отдельными нормативными правовыми актами Министерства финансов Республики Беларусь.

В бюджетных организациях применяются следующие учетные регистры синтетического и аналитического учета:

книга журнал-главная формы 308;

книга учета средств и расчетов формы 292 (карточка учета средств и расчетов формы 292А);

книга учета ассигнований, кассовых и фактических расходов формы 294;

книга количественно-суммового учета материальных ценностей форм 296, 296Б (карточка количественно-суммового учета материальных ценностей формы 296А);

книга учета расчетов по финансированию подведомственных организаций формы 301;

многографная карточка формы 283.

Кроме того, применяются:

книга складского учета материальных ценностей формы М-17 (карточка складского учета материальных ценностей формы М-17А);

книга учета животных формы 395;

журнал регистрации боя посуды формы 325;

ведомость оперативного (количественного) учета движения отдельных предметов в составе оборотных средств, находящихся в эксплуатации, формы 412;

опись инвентарных карточек по учету основных средств формы ОС-10;

инвентарный список объектов основных средств формы ОС-13;

индивидуальная карточка формы 452;

книга-реестр регистрации индивидуальных карточек формы 453;

опись карточек складского учета формы М-17Б.

17. Централизованные бухгалтерии для учета ассигнований, кассовых и фактических расходов применяют:

карточку аналитического учета поступления денежных средств формы 294А;

карточку аналитического учета кассовых расходов формы 294Б;

книгу учета ассигнований и фактических расходов формы 309Б.

При составлении централизованными бухгалтериями общих смет расходов по однотипным организациям для ведения аналитического учета фактических расходов применяется книга учета ассигнований и фактических расходов формы 309.

Карточки (кроме карточек по основным средствам) регистрируются в реестре карточек формы 279, который ведется для каждого субсчета отдельно. Карточки для учета основных средств регистрируются в описи инвентарных карточек по учету основных средств формы ОС-10.

Карточки хранятся в картотеках, в которых они располагаются по субсчетам с подразделением внутри субсчетов по материально ответственным лицам, а в централизованных бухгалтериях - и по обслуживаемым организациям.

Карточки учета материалов, отдельных предметов в составе оборотных средств и тому подобных сдаются в архив в подшитом виде вместе с реестром карточек, регистрами бухгалтерского учета и другими бухгалтерскими документами ежегодно или один раз в два года. В такие же сроки сдаются в архив карточки учета основных средств, выбывших в течение года.

Опись инвентарных карточек по учету основных средств формы ОС-10 сдается в архив в том случае, когда в ней имеются отметки о списании инвентаря по последней инвентарной карточке установленных законодательством форм. Сдача инвентарных карточек в архив без описи осуществляется по реестру сдачи документов формы 442, в котором указываются номер карточки и название списанного инвентаря, а в централизованных бухгалтериях, кроме того, и наименование обслуживаемой организации.

В регистрах бухгалтерского учета (бухгалтерских книгах) до начала записей нумеруются все страницы (листы). На последней странице листа за подписью главного бухгалтера составляется надпись:

 

"В книге пронумеровано ________________________ страниц (листов)".

                         (цифрами и прописью)

 

Каждая книга надписывается с указанием наименования организации и года, на который книга открыта. В начале книги (в оглавлении) указывается количество открытых в ней субсчетов. При переносе записей на другую страницу книги в оглавлении по данному субсчету делается отметка о переносе записи с указанием номеров новых страниц.

Книги бухгалтерского учета при наличии в них по истечении года свободных листов могут быть использованы для записей операций следующего года. В этих случаях книги сдаются в архив один раз в два года.

Записи в регистрах бухгалтерского учета производятся чернилами, пастой шариковой ручки или при помощи пишущих машин и средств автоматизации с первичных учетных документов не позднее следующего дня после их получения.

По окончании каждого месяца в регистрах бухгалтерского учета подсчитываются итоги оборотов и выводятся остатки по субсчетам.

18. Исправление ошибок, обнаруженных в записях бухгалтерского учета, производится следующим образом:

обнаруженная ошибка за данный отчетный период до момента представления бухгалтерского баланса, не требующая изменения данных мемориального ордера, исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и надписи над зачеркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается оговорка: "Исправлено";

обнаруженная ошибочная запись до момента представления бухгалтерского баланса, вызванная ошибкой в мемориальном ордере, в зависимости от ее характера исправляется дополнительным мемориальным ордером или методом "красное сторно";

точно так же исправляются ошибки во всех случаях, когда они обнаружены в записях бухгалтерского учета за тот отчетный период, за который баланс уже представлен. Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления методом "красное сторно" оформляются бухгалтерской справкой, в которой делаются ссылки на номер и дату исправляемого мемориального ордера, документа, обоснование внесения исправления.

На основании бухгалтерской справки составляется мемориальный ордер формы 274.

19. Регистры бухгалтерского учета по синтетическим и аналитическим счетам открываются записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключительным балансом и регистрами бухгалтерского учета за истекший год.

Если вышестоящей организацией при утверждении годового отчета сделаны исправления в заключительном балансе, то на основании соответствующего письменного распоряжения эти исправления вносятся как в регистры бухгалтерского учета прошлого года (путем исправительной бухгалтерской записи), так и в учетные регистры текущего года (путем изменения начального сальдо способом, указанным в пункте 18).

20. Для контроля за правильностью бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учета составляются оборотные ведомости: формы 285 (оборотная ведомость по счету ________), формы М-44 (оборотная ведомость по материальным запасам) и формы 326 (оборотная ведомость по основным средствам, нематериальным активам, амортизации основных средств и нематериальных активов, отдельным предметам в составе оборотных средств) по каждой группе аналитических счетов и материально ответственным лицам, объединяемым соответствующим синтетическим счетом.

Оборотные ведомости составляются ежемесячно, кроме основных средств, нематериальных активов, отдельных предметов в составе оборотных средств и амортизации, по которым оборотные ведомости составляются ежеквартально. Итоги оборотов и остатки по каждому субсчету оборотных ведомостей сверяются с итогами оборотов и остатками этих субсчетов книги журнал-главная формы 308. При необходимости записи в оборотных ведомостях могут производиться в течение нескольких лет.

21. Бухгалтерский учет в организациях осуществляется по мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета в соответствии с настоящей Инструкцией.

В отдельных случаях Министерство финансов Республики Беларусь вправе разрешать государственным органам вести бухгалтерский учет в организациях, находящихся в их ведении, по журнально-ордерной форме бухгалтерского учета при наличии разработанных этими государственными органами и согласованных с Министерством финансов Республики Беларусь нормативных правовых актов.

22. Проверенные и принятые к бухгалтерскому учету первичные учетные документы систематизируются в хронологическом порядке по датам совершения операций и оформляются раздельными мемориальными ордерами - накопительными ведомостями по операциям за счет бюджетных средств и средств, полученных за счет внебюджетных источников, которым присваиваются следующие постоянные номера:

мемориальный ордер 1 (накопительная ведомость по кассовым операциям формы 381);

мемориальный ордер 2 (накопительная ведомость по движению денежных средств на счетах по бюджету формы 381);

мемориальный ордер 3 (накопительная ведомость по движению денежных средств на счетах по внебюджетным средствам формы 381);

мемориальный ордер 4 (накопительная ведомость по расчетам чеками из чековых книжек формы 323);

мемориальный ордер 5 (свод расчетных ведомостей по заработной плате и стипендиям формы 405);

мемориальный ордер 6 (накопительная ведомость по расчетам с прочими дебиторами и кредиторами формы 408);

мемориальный ордер 7 (накопительная ведомость по расчетам в порядке плановых платежей) формы 408;

мемориальный ордер 8 (накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами формы 386);

мемориальный ордер 9 (накопительная ведомость по выбытию и перемещению объектов основных средств формы 438);

мемориальный ордер 10 (накопительная ведомость по выбытию и перемещению отдельных предметов в составе оборотных средств формы 438);

мемориальный ордер 11 (свод накопительных ведомостей по приходу продуктов питания формы 398);

мемориальный ордер 12 (свод накопительных ведомостей по расходу продуктов питания формы 411);

мемориальный ордер 13 (накопительная ведомость по расходу материалов формы 396);

мемориальный ордер 14 (накопительная ведомость начисления налогов, образования фондов формы 409);

мемориальный ордер 15 (свод ведомостей по расчетам специальных видов платежей формы 406);

расшифровка к мемориальному ордеру формы 451.

По остальным операциям и по операциям "красное сторно" составляются отдельные мемориальные ордера формы 274, которые нумеруются, начиная с номера 16 за каждый месяц.

Записи в мемориальные ордера осуществляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня (при получении первичного учетного документа) как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция субсчетов в мемориальном ордере записывается в зависимости от характера операций по дебету одного субсчета и кредиту другого субсчета или дебету одного субсчета и кредиту нескольких субсчетов (кредиту одного субсчета и дебету нескольких субсчетов).

Для отражения фактических расходов в разрезе кодов экономической (предметной) классификации расходов бюджетов Республики Беларусь применяется расшифровка к мемориальному ордеру формы 451.

Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или его заместителем и исполнителем, а при централизации учета, кроме того, и руководителем группы учета.

23. В организациях с небольшим объемом работы ведение всех мемориальных ордеров необязательно, кроме мемориальных ордеров 1, 2, 3 (накопительных ведомостей по банковским и кассовым операциям формы 381). Остальные хозяйственные операции по мере их совершения систематизируются за день, и на них составляется отдельный мемориальный ордер формы 274. Номер ордеру присваивается в хронологической последовательности - 4, 5, 6 и т.д. При этом мемориальный ордер формы 274 составляется за месяц как на основании отдельных документов, сгруппированных по отдельным операциям, так и группы документов и служит накопительной ведомостью. В одном месяце мемориальных ордеров формы 274 может быть от одного до нескольких.

24. Книга журнал-главная формы 308 открывается записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключительным балансом за истекший год. Учет в книге журнал-главная ведется по счетам первого порядка (синтетическим счетам) либо по счетам второго порядка (субсчетам), определенным Планом счетов для отражения операций как по бюджетным средствам, так и по средствам, полученным за счет внебюджетных (иных) средств. Порядок ведения книги журнал-главная формы 308 в разрезе счетов или субсчетов определяет главный бухгалтер.

Для обеспечения раздельного учета операций по бюджетным средствам, средствам, полученным за счет внебюджетных средств (материальные ценности, средства в расчетах и другие), каждому субсчету может присваиваться отличительный признак в виде номера (по бюджетным средствам - 1, по средствам, полученным за счет внебюджетных средств, - 2, по целевым средствам - 3 и т.д.). Отличительный признак может также присваиваться субсчетам в случае получения средств из бюджетов различных уровней.

При применении мемориальных ордеров - накопительных ведомостей записи в книгу журнал-главная формы 308 производятся один раз в месяц на основании сумм оборотов за месяц по каждому мемориальному ордеру.

Сумма оборотов мемориального ордера записывается сначала в графу "Сумма по ордеру", а затем в дебет и кредит соответствующих субсчетов. Сумма оборотов за месяц по всем субсчетам как по дебету, так и по кредиту должна быть равна итогу графы "Сумма по ордеру". Второй строкой после оборотов за месяц в книге журнал-главная выводится остаток на начало следующего месяца по каждому счету (субсчету).

25. По истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, мемориальные ордера - накопительные ведомости вместе с относящимися к ним документами подбираются в хронологическом порядке и брошюруются. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за два-три месяца и более в одну папку. На обложке надписываются: наименование организации; название и порядковый номер папки (дела); отчетный период - год и месяц; начальный и последний номера мемориальных ордеров; количество листов в деле.

26. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1994 г., № 29, ст.507; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., № 4, 2/11), и по истечении сроков хранения дела в установленном порядке сдаются в соответствующий государственный архив. Документы, удостоверяющие сдачу дел в архив, хранятся в бухгалтерии с постоянным сроком хранения.

Первичные учетные документы брошюруются в бухгалтерии по участкам учета в хронологическом порядке по номерам пачек за месяц. Выходные формы документов (машинограммы) хранятся отдельно по каждому разделу учета и соответствующему к нему субсчету (субсчетам).

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах.

27. Изъятие первичных учетных документов может производиться только органами дознания и предварительного следствия, прокуратурой, судами, налоговыми органами и органами финансовых расследований на основании их постановлений в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь. Изъятие документов оформляется актом с указанием даты изъятия, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации.

В присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации вправе снять копии с изымаемых документов, а также с документа, являющегося основанием для их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организаций могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

28. В случае пропажи или уничтожения первичных учетных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи или уничтожения.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. Копия акта направляется в вышестоящую организацию.

29. Для обеспечения контроля за сохранностью бюджетных средств, средств, полученных за счет сметы доходов и расходов по внебюджетным средствам, целевых средств, достоверности данных бухгалтерского учета данным бухгалтерской и налоговой отчетности организации проводят инвентаризацию имущества и финансовых обязательств. Инвентаризация проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Министерством финансов Республики Беларусь 5 декабря 1995 г. № 54 (Бюллетень нормативно-правовой информации, 1996 г., № 3).

Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, сроки их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых по каждой из них, и т.д.) определяется руководителем организации.

Проведение инвентаризации обязательно:

при реорганизации или ликвидации (упразднении) организации;

при смене руководителя организации и (или) материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;

в случае возникновения непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Законом "О бухгалтерском учете и отчетности".

30. Организации обязаны составлять и представлять годовую и периодическую бухгалтерскую отчетность в порядке, установленном Министерством финансов Республики Беларусь.

Бухгалтерская отчетность организации должна включать показатели деятельности филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений.

Сроки представления отчетности устанавливаются:

финансовыми органами - для главных распорядителей средств бюджета;

главными распорядителями - для распорядителей (получателей) средств бюджета;

распорядителями - для получателей средств бюджета.

Бухгалтерская отчетность составляется по установленным формам в соответствии с Положением о бухгалтерских отчетах учреждений и организаций, состоящих на бюджете, утвержденным приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 18 января 1999 г. № 6 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., № 27, 8/164).

День представления бухгалтерской отчетности определяется по дате ее почтового отправления или по дате фактической передачи по принадлежности.

31. Автоматизация бухгалтерского учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки документации по всем разделам учета с составлением единого бухгалтерского баланса в соответствии с Планом счетов и решениями по комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

В условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета исполнения сметы расходов по бюджету, сметы доходов и расходов по внебюджетным средствам и другим средствам данные синтетического и аналитического учета формируются в базах данных используемого программного комплекса и ежемесячно выводятся на бумажные носители - выходные формы документов (мемориальные ордера, карточки, ведомости, главная книга, отчет и т.п.). При этом содержание показателей в выходных формах документов должно соответствовать требованиям, предусмотренным настоящей Инструкцией для регистров бухгалтерского учета.

При обнаружении в выходных формах документов ошибок бухгалтерия проводит анализ ошибочных данных, внесение исправлений в соответствующие базы данных и получение выходных форм документов с учетом внесенных изменений.

Внесение исправлений осуществляется датой обнаружения ошибочных данных путем обязательного оформления измененных документов, сторнирующих бухгалтерских записей.

Без оформления документального подтверждения любые исправления непосредственно в электронных базах данных не допускаются.

 

 

Накопительная ведомость по кассовым операциям

по субсчету ____________

за _____________________ ____ года

 

 

Форма 381

 

 

                                              Коды

                                               --------------------

Организация _________________________________ ¦по ОКУД 050109019   ¦

                                              +--------------------+

Источник финансирования _____________________ ¦по ОКЮЛП            ¦

                                              +--------------------+

Единица измерения, руб. _____________________ ¦по ОКЕИ 405         ¦

                                               --------------------

 

"__" ___________ ____ г.

 

                          ------                           --------

Остаток на начало месяца ¦      ¦ Остаток на конец месяца ¦        ¦

                          ------                           --------

 

                                                  -------------

Сумма оборотов для записи в книгу журнал-главная ¦             ¦

                                                  -------------

 

                                       Главный

Исполнитель ____________ _____________ бухгалтер _________ _____________

             (должность, (И.О.Фамилия)           (подпись) (И.О.Фамилия)

              подпись)