ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
31 мая 1996 г. № 142
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В
ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНСЕЛЬХОЗПРОДА
В целях установления единых требований к документированию
управленческой деятельности и организации работы с документами в
центральном аппарате Минсельхозпрода приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в центральном
аппарате Минсельхозпрода.
2. Руководителям структурных подразделений центрального
аппарата Минсельхозпрода организовать изучение сотрудниками
указанной Инструкции и обеспечить ее выполнение.
3. Считать утратившим силу приказ Госагропрома БССР от 21
октября 1986 г. № 494 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в Госагропроме БССР".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на
Управление делами Минсельхозпрода.
Министр В.С.ЛЕОНОВ
Приложение
к приказу Минсельхозпрода
31.05.1996 № 142
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в центральном аппарате Минсельхозпрода
Республики Беларусь
СОДЕРЖАНИЕ
1. Общие положения
2. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Документирование управленческой деятельности
2.2. Бланки документов
2.3. Оформление реквизитов документов
2.3.2. Изображение государственного герба
2.3.3. Наименование организации-автора документа
2.3.4. Название документа
2.3.5. Дата документа
2.3.6. Заголовок к тексту документа
2.3.7. Место составления документа
2.3.8. Текст документа
2.3.9. Приложения к документу
2.3.10. Отметка о составителе документа
2.3.11. Подпись документа
2.3.12. Согласование документа
2.3.13. Утверждение документа
2.3.14. Печать на документе
2.3.15. Адресование документа
2.3.16. Регистрационный индекс документа
2.3.17. Оформление копий документа
2.3.18. Регистрационный штамп документа
2.3.19. Резолюция
2.3.20. Отметка о контроле
2.3.21. Отметка об исполнении документа
2.3.22. Отметка о переносе данных на машинный носитель
2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов
документов
2.4.1. Приказ, указание, постановление
2.4.2. Протокол
2.4.3. Акт
2.4.4. Письма, телеграммы, телефонограммы
2.4.5. Докладные записки, справки, сводки
2.5. Порядок внесения вопросов на рассмотрение коллегии
2.6. Подготовка и оформление документов Верховного Совета,
Кабинета Министров
2.7. Правила оформления машиночитаемых документов и
машинограмм
2.8. Требования к рукописному и машинописному оформлению
документов
2.9. Выполнение копировально-множительных работ
3. Организация работы с документами
3.1. Организация документооборота
3.2. Прием, регистрация и исполнение входящих документов
3.3. Регистрация и отправка исходящих документов
3.4. Учет объема документооборота
4. Порядок работы исполнителя с документами
5. Контроль за исполнением документов
6. Составление номенклатуры дел
7. Формирование дел
8. Экспертиза ценности документов
9. Оформление дел
10. Составление описей дел
11. Оперативное хранение документов
12. Передача дел в архив и на государственное хранение
13. Учет, хранение печатей, штампов и удостоверений
14. Приложения
1. Перечень основных нормативных документов, государственных
стандартов, которые необходимо использовать при ведении
делопроизводства
2. Бланк приказа
3. Бланк письма
4. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению
5. Индексы структурных подразделении Минсельхозпрода
6. Перечень типовых сроков исполнения документов
7. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации
8. Форма регистрационно-контрольной карточки предложений,
заявлений и жалоб граждан
9. Примерная форма сводки об исполнении документов и
поручений
10. Форма номенклатуры дел
11. Форма итоговой записи к номенклатуре дел
12. Форма листа-заверителя дела
13. Форма внутренней описи документов дела
14. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения
15. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного
хранения
16. Форма годового раздела сводной описи дел временного
(свыше 10 лет) хранения
17. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
18. Форма описи дел структурного подразделения
19. Форма титульного листа законченной описи дел постоянного
хранения
20. Форма листка-заместителя документа
21. Форма карты-заместителя дела
22. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к
документированию управленческой деятельности и организации работы с
документами в центральном аппарате Минсельхозпрода, соответствующие
основным положениям Примерной инструкции по делопроизводству в
министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления,
учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь,
ГОСТам и другим действующим нормативным документам (приложение 1).
1.2. Основные положения Инструкции распространяются на
организационно-распорядительную документацию.
На организационно-распорядительные документы с грифами "Особой
важности", "Совершенно секретно", "Секретно", письма, заявления и
жалобы граждан, а также на документы, не относящиеся к системе
организационно-распорядительной документации (плановая,
отчетно-статистическая, расчетно-денежная и др. системы
документации), действие Инструкции распространяется в части,
касающейся общего порядка работы с документам и подготовки их к
сдаче в архив. Особенности оформления и обработки указанных
документов регламентируются специальными инструкциями.
1.3. Соблюдение требований Инструкции обязательно для каждого
работника Минсельхозпрода.
1.4. Ответственность за соблюдение порядка работы с документами
в структурных подразделениях аппарата Минсельхозпрода,
установленного настоящей Инструкцией, несут их руководители.
1.5. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных
подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных
ответственными за эту работу, в соответствии с их должностными
инструкциями.
1.6. Контроль за соблюдением требований Инструкции и
методическое руководство по вопросам документирования управленческой
деятельности в аппарате Минсельхозпрода осуществляет общий отдел
Управления делами.
Контроль за соблюдением основных положений Примерной инструкции
по делопроизводству подведомственными организациями и предприятиями,
методическое руководство по вопросам документационного обеспечения
управления осуществляет общий отдел Управления делами
Минсельхозпрода, не ограничивая их прав, предоставленных действующим
законодательством.
1.7. Работники центрального аппарата Минсельхозпрода должны
быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами и
Инструкцией по делопроизводству.
Работники структурных подразделений Минсельхозпрода несут
персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по
делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных
документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю
структурного подразделения и сообщается в общий отдел.
Передача документов и их копий работникам сторонних организаций
допускается с разрешения руководителей структурных подразделений.
При увольнении или перемещении работника имеющиеся у него
документы по указанию руководителя структурного подразделения
передаются другому работнику по акту передачи.
1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.
Использование их в печати, докладах и выступлениях допускается
только с разрешения руководства Минсельхозпрода.
2. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Документирование управленческой деятельности.
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией
Минсельхозпрод издает следующие распорядительные документы:
постановления коллегии, приказы, указания, инструкции.
Решения коллегии Минсельхозпрода вводятся в действие
постановлениями коллегии, приказами и другими распорядительными
документами.
Подготовка документа включает составление и оформление проекта
документа, его подписание, при необходимости - согласование
(визирование) проекта, утверждение, размножение (тиражирование).
Составитель документа отвечает за правильность его содержания,
оформление, своевременность подготовки.
На общий отдел возлагается проверка правильности оформления
документов.
Проверка соответствия документов действующему законодательству
возлагается на Юридическое управление.
2.2. Бланки документов.
Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный
комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их
расположения, установленный ГОСТом 6.38-90 "УСД. Система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов".
Отдельные документы допускается оформлять не на бланках
(например, внутренние документы структурных подразделений), но с
обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной
продукции.
В Минсельхозпроде применяются следующие бланки:
бланк приказа (приложение 2);
бланк письма (приложение 3).
Рукописное оформление документов должно соответствовать его
машинописному оформлению: состав и расположение реквизитов,
нумерация страниц.
Документы, создаваемые Минсельхозпродом совместно с другими
министерствами, ведомствами, оформляются на чистых листах формата
А4 - (210х297) и издаются в соответствующей форме (постановление
коллегии, приказ и др.). В заглавной части этих документов
указывается полное наименование всех организаций, участвующих в
составлении документа, например:
Министерство сельского Министерство финансов
хозяйства и продовольствия Республики Беларусь
Республики Беларусь
ПРИКАЗ
20.03.96 78/36
Подписи в таких документах располагаются на одном уровне. В
наименование должностей лиц, подписавших документ, включается
наименование организаций, участвующих в составлении документа,
например:
Министр сельского Министр финансов
хозяйства и продовольствия Республики Беларусь
Республики Беларусь
(личная подпись) (личная подпись)
В.С.Леонов П.В.Дик
2.3. Оформление реквизитов документов.
2.3.1. Обязательными реквизитами документов являются:
наименование организации - автора документа, код организации,
название вида документа или унифицированной формы документа,
заголовок к тексту, код формы документа, дата документа, индекс,
текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении
его в дело.
2.3.2. Изображение государственного герба помещается на верхнем
поле распорядительных документов и письма.
2.3.3. Наименование министерства и его код указываются в
соответствии с Положением о Минсельхозпроде и Общегосударственным
классификатором предприятий и организаций Республики Беларусь
(ОКПО).
2.3.4. Название документа должно соответствовать содержанию
документируемого управленческого действия. На письмах название
документа не указывается.
Код унифицированной формы документа должен быть, как правило,
напечатан на бланке при его изготовлении и соответствовать коду
Общегосударственного классификатора Республики Беларусь
"Унифицированные документы" (ОКУД).
Распорядительные документы вышестоящих органов доводятся до
подведомственных организаций, структурных подразделений в форме,
установленной автором документа; если эта форма не указана, то
исполнитель решает этот вопрос самостоятельно.
Ход обсуждения вопросов на заседаниях коллегии, советах, на
собраниях, совещаниях фиксируется в протоколах.
Минсельхозпрод в целях выполнения поставленных перед ним задач
ведет переписку с вышестоящими, подведомственными, сторонними
организациями, гражданами. В зависимости от способа передачи
информации (по почте, телеграфу, телефону, телефаксу) различают
служебные письма, телеграммы, телефонограммы, телетайпрограммы,
факсограммы.
Переписка между структурными подразделениями Минсельхозпрода
запрещается.
2.3.5. Датой документа является дата его подписания: для
документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия;
для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа
проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим
документ.
Для документов, составленных совместно несколькими
организациями, датой документа является дата подписания его
последней организацией.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также
дата, содержащаяся в тексте, должна оформляться цифровым способом.
Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в
последовательности: число, месяц, год. Например, дату 29 января 1996
г. следует оформлять 29.01.96.
В текстах документов, содержащих сведения финансового
характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления
дат: 29 января 1996 г.
2.3.6. Место составления или издания документа указывается на
общем бланке. На бланках для служебных писем этот реквизит
отсутствует.
2.3.7. Документы формата А4 должны иметь заголовок к тексту.
Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата
А5.
Заголовок документа должен формулироваться исполнителем.
Текст заголовка должен быть максимально кратким и точно
отражать содержание документа. Заголовок должен грамматически
согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?) "О
создании предприятия", протокол (чего?) "Заседания секции
научно-технического совета"
В конце заголовка точка не ставится.
2.3.8. Текст документа должен быть кратким, не допускающим
различных толкований. Содержание документа, как правило, должно
касаться одного вопроса (темы), формулируемого в заголовке к
тексту.
Текст принято начинать с указания причины (основания) для
составления документа (вводная часть), затем излагается просьба,
предложение, выводы, решения, распоряжения; иногда вводная часть
может отсутствовать.
Текст сложных по содержанию документов (инструкции, приказы,
протоколы к др.) допускается делить на разделы, подразделы, пункты и
подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Например, в инструкции
номер подраздела будет включать номера раздела и подраздела,
разделенные точкой (1.1, 1.2, 2.1, 2.2), номер пункта - номера
раздела, подраздела и пункта (1.1.1, 1.1.2, 2.1.1, 2.1.2).
2.3.9. Приложения к документу.
При наличии приложений к документу после текста (отдельным
реквизитом) помещается отметка о приложении.
Если наименование документа-приложения указывается в тексте
документа, отметка о приложении оформляется по следующей форме:
Приложение на 3 л. в 1 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить
их названия, количество листов и экземпляров каждого.
Приложение: 1. Справка о подготовке животноводческих помещений
Витебской области к зимовке скота на 10 л. в
1 экз.
2. Список проверенных хозяйств Витебской области
на 2 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложения,
отметка о приложении оформляется по следующей форме:
Приложение. Протокол согласования от 05.03.96 г. № 75/115 и
приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
В распорядительных документах (приказах, указаниях, решениях)
выделение отметки о приложении после текста не допускается; указание
о наличии приложения дается в тексте документа: "согласно
приложению", "приложение", "приложение 1", "... представить перечень
документов по прилагаемой форме" и др.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем
углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного
документа, его даты и номера. Если приложений несколько, они
нумеруются арабскими цифрами, например:
Приложение 1
к приказу Минсельхозпрода
07.03.96 № 70
На документах, утверждаемых распорядительными актами, отметка о
приложении не ставится; в правом верхнем углу первой страницы
утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.
Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых
реквизитов документа (наименования вида документа, заголовка к
тексту, подписи и др.).
2.3.10. Отметка об исполнителе (составителе) документа.
Отметка об исполнителе (составителе) исходящего документа
содержит фамилию и номер служебного телефона исполнителя
(составителя); отметка позволяет получателю документа (адресату)
выяснить по телефону интересующие его вопросы или дать ответ, если
решение вопроса не требует документального закрепления.
Под отметкой об исполнителе (составителе) допускается указывать
индекс машинистки, отпечатавшей документ (например, первые буквы ее
имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дату
печатания, например:
Сивенкова 27 56 33
СИ 7 20.03.96
Примечание: номера телефонов указываются без черточек.
Отметка располагается в левом нижнем углу лицевой стороны
последнего листа документа, от границы левого ноля.
2.3.11. Подпись документа.
Проект документа представляется на подпись соответствующему
должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным,
проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями
и материалами, на основании которых он составлен.
В состав подписи входят: наименование должности лица,
подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка - инициалы
и фамилия, например:
Заместитель министра Личная подпись Ф.Ф.Минько
При оформлении документа не на бланке в наименование должности
включается наименование организации, например:
Начальник Главного управления
экономики Минсельхозпрода Личная подпись Т.В.Дегтярева
В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности
лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе
комиссии:
Председатель комиссии Личная подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии Личные подписи И.О.Фамилия
И.О.Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности, например:
Управляющий делами Личная подпись В.С.Синкевич
Главный бухгалтер Личная подпись В.К.Косова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей
их подписи располагаются на одном уровне. Например:
Заместитель Министра Заместитель Министра
Личная подпись Ф.Ф.Минько Личная подпись И.П.Шаколо
При временном замещении должностных лиц, отсутствующих в связи
с болезнью, отпуском, командировкой или по другим причинам, подпись
оформляется по образцу:
"И.о." или "Зам." начальника
Главного управления Личная подпись И.О.Фамилия
Замена аббревиатуры "И.о.", "Зам." знаком "/" или предлогом
"за" не допускается. Расшифровка подписи должна соответствовать
фамилии должностного лица, подписавшего документ, и его фактической
должности.
2.3.12. Согласование документа.
Согласование может проводиться как внутри Минсельхозпрода
(структурными подразделениями и должностными лицами), так и вне его
(с подчиненными и неподчиненными организациями).
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта
документа должностным лицом. Виза документа включает в себя указание
должности визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату
визирования.
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо
исправления в документе, не допускается. Замечания и дополнения к
проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при
визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются", например:
Нач.управления финансов
личная подпись А.П.Бут
06.03.96 Замечания прилагаются
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в
министерстве, ниже подписи слева на лицевой стороне последнего листа
документа. Проекты приказов, указаний, постановлений коллегии
визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего
листа документа и при размножении документа на копиях не
воспроизводятся. Письма и другие исходящие документы визируются на
копиях, остающихся в деле.
При необходимости оформления нескольких виз и отсутствии на
документе свободного места допускается прилагать к нему отдельный
лист согласования.
Перечень согласующих инстанций определяет составитель
документа, исходя из его содержания.
Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию
документов не должны, как правило, превышать двух-трех дней (для
каждой согласующей инстанции); остальные документы следует
рассматривать в день их поступления на согласование. Для ускорения
процесса согласования документ может быть размножен и разослан в
копиях.
Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф
согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа
и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица,
с которым согласовывается документ (включая наименование
организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату
согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра сельского
хозяйства и продовольствия
Республики Беларусь
Личная подпись И.П.Шаколо
05.03.96
Если согласование производится с общественной организацией или
посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим
образом:
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Письмо Главка кадров и
профсоюзною комитета аграрного образования
20.03.96 № 5 15.03.96 № 05-1/139
При оформлении согласования документа на титульном листе гриф
согласования располагается на его лицевой стороне ниже реквизита
"заголовок к тексту документа".
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе
согласований", если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист
согласования прилагается".
Грифы согласования с организациями, подпадающими под действие
специальных положений, следует располагать в предусмотренном этими
положениями месте.
При наличии одного грифа согласования его следует располагать
от края левого поля документа; два грифа согласования - на одном
уровне; несколько грифов согласования размещаются на документе или
листе согласования двумя вертикальными рядами.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа
осуществляется в следующей очередности:
с подведомственными, однородными и сторонними организациями,
когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях,
возникающих вследствие издания документа, или когда издание
документа затрагивает их интересы;
с общественными организациями - в случае необходимости или в
случаях, предусмотренных актами законодательства;
с органами, осуществляющими государственный межведомственный
контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный
и т.п.);
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством
предусматривается возможность совершения управленческих действий
только с разрешения этих органов.
2.3.13. Утверждение документа.
Утверждение - один из способов удостоверения документа после
его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает
юридическую силу только с момента его утверждения.
Утверждаются уставы организаций, положения о структурных
подразделениях, Положение о коллегии, отчеты и балансы, структуры и
штатные расписания, инструкции, графики и другие документы
(приложение 4).
Устанавливаются два способа утверждения документов:
утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входит круг
вопросов, излагаемых в документе, или утверждение распорядительным
актом (приказом, указанием); оба способа имеют одинаковую
юридическую силу. Распорядительный акт издается, как правило, в
случае, когда введение утверждаемого документа требует
дополнительных предписаний и разъяснений или название утверждаемого
документа не предусмотрено действующим законодательством.
Утверждение документа оформляется грифом утверждения, который
располагается в правом верхнем углу документа. В зависимости от
способа утверждения гриф может иметь следующие формы:
УТВЕРЖДАЮ
Министр сельского хозяйства
и продовольствия
Республики Беларусь
02.03.96 В.С.Леонов
УТВЕРЖДЕНО
приказ Министерства сельского
хозяйства и продовольствия
Республики Беларусь
19.02.96 № 54
Документ может быть утвержден несколькими должностными лицами
(совместные документы организаций). В этом случае документ
оформляется не на бланке, и грифы утверждения располагаются на одном
уровне в пределах площади, отводимой для реквизита "наименование
организации - автора документа". Наименование организации включается
в наименования должностных лиц, утверждающих документ.
Дата (число) утверждения в грифе "УТВЕРЖДАЮ" проставляется
должностным лицом, утвердившим документ; месяц и год допускается
печатать на машинке.
2.3.14. Печать на документе.
На документах, требующих удостоверения их юридической силы,
ставится гербовая печать. Проставление печати необходимо во всех
случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и
юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств
и материальных ценностей.
Оттиск печати на документах должен захватывать часть
наименования должности и личной подписи лица, подписавшего
(утвердившего) документ.
2.3.15. Адресование документа.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения
или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа в организацию или ее структурное
подразделение без указания должностного лица их наименования пишут
в именительном падеже. Например:
Министерство образования и науки
Республики Беларусь
Управление делами
При направлении документа должностному лицу название
организации указывается в именительном падеже, а должность и
фамилия адресата - в дательном. Например:
Министерство образования и науки
Республики Беларусь
Начальнику отдела кадров
Ефремову И.И.
При адресовании документа руководителю организации наименование
организации входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору Брестского
областного объединения
"Брестоблагроснаб"
Тимошенко А.Т.
При адресовании документа в несколько однородных организаций их
названия следует указывать обобщенно:
Облсельхозпродам
Райсельхозпродам
Организациям Минсельхозпрода
Республики Беларусь
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа
разовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми правилами.
Например:
Федерация профсоюзов
Республики Беларусь
220126, ГСП, Минск,
пр.Машерова, 21
При адресовании документа частному лицу первым указывается
почтовый адрес, затем - фамилия и инициалы получателя:
220086, г.Минск
пр.Ф.Скорииы, 32, кв.40
Свиридович Е.В.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в
правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или
организациям своей системы; в этих случаях целесообразно применять
конверты с заранее напечатанными адресами. Документ не должен
содержать больше четырех адресов: каждый экземпляр такого документа
должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре
адреса составляется список на рассылку и на каждом экземпляре
указывается только один адресат или обобщенное наименование
адресатов.
При направлении документа нескольким адресатам (не более
четырех адресатов) на документе, как правило, указываются все
адресаты (без слова копия перед 2-м, 3-м, 4-м адресатами); все
экземпляры печатаются на бланках. Если документ является ответом,
первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне
зависимости от значимости остальных адресатов; основному адресату
направляется первый экземпляр документа.
При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его
адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда
это определено соответствующим поручением вышестоящего органа (в
тексте документа дается ссылка на дату и номер поручения).
Каждая составная часть адресата (наименование организации,
структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы
получателя, почтовый адрес) должна начинаться с новой строки. В
конце смысловых строк (составных частей) адресата знаки препинания
не ставятся, в середине строк - сохраняются. При написании адресата
допускаются сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (воинская часть),
обл., г. (город), с. (село), р-н, ул., пер., пр., корп., кв. В
обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "№" не ставится,
при литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой
(25а).
2.3.16. Регистрационный индекс документа.
Регистрационный индекс присваивается документу при его
регистрации. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа,
как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового
номера документа (№ 03-3-1/127) (приложение 5).
Индексами распорядительных документов (постановлений коллегии,
приказов и др.) и протоколов являются их порядковые номера (№ 1, 2,
3 ...), которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида
документа в течение одного года. Таким же способом регистрируются
предложения, заявления, жалобы граждан, их индексы дополняются
первой буквой фамилии автора документа (К-127).
На документах, составленных совместно несколькими
организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата
подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные
номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем.
Номера пишутся через косую черту. Например: 124/75/81.
Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и
дату, указанные на документе, на который дается ответ.
2.3.17. Оформление копий документа.
Минсельхозпрод может засвидетельствовать копии (выписки) только
тех документов, которые создаются в самом министерстве. Снятие копий
с документов сторонних организаций допускается с разрешения этих
организаций. Как исключение разрешается изготавливать копии
(выписки) документов, выданных другими организациями, при решении
вопросов приема граждан на работу, удостоверения их трудовых,
жилищных и других прав, при формировании личных дел работников
(копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и
др.).
Копия (выписка), снятая с документа, должна воспроизводить все
реквизиты этого документа, ее следует оформлять на бланке или
обычной бумаге с воспроизведением полного текста бланка подлинника.
На первом листе копии (выписки), в правом верхнем углу, указывается
слово "Копия" или "Выписка" (без кавычек).
При оформлении копий (выписок) документов, касающихся прав
граждан, на документе, с которого снята копия, проставляется
отметка, кому и когда она выдана, и на самой копии - отметка о
местонахождении подлинника (название организации, выдавшей копию).
Копии документов (выписки) должны иметь заверительную отметку,
проставляемую под реквизитом "подпись"; отметка оформляется по
образцу:
Верно
Главный специалист Управления кадров Личная подпись З.Б.Жилинская
30.04.96
При пересылке копии документа в другие организации или передаче
ее на руки заверительную подпись удостоверяют гербовой печатью.
На копиях исходящих документов, оставляемых в деле
Минсельхозпрода, текст бланков не воспроизводится, проставляется
дата подписания, регистрационный индекс и заверительная отметка.
Размноженные экземпляры документа, не воспроизводящие
факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью общего
отдела Управления делами; на экземплярах указывается номер заказа на
размножение, тираж и дата размножения. На размноженных экземплярах
документа, воспроизводящих факсимильную подпись подлинника, печать
не ставится.
2.3.18. Регистрационный штамп документа.
Регистрационный штамп проставляется на нижнем поле первого
листа поступившего документа справа.
2.3.19. Резолюция.
Резолюция - письменное указание руководителя о порядке
исполнения или использования документа.
В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия и
инициалы исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения
(при необходимости), подпись, дата.
Задание, содержащееся в резолюции, должно быть конкретно.
Например: "Иванову Г.В. Прошу подготовить заключение к 10.04.96
Подпись. Дата".
Не допускаются так называемые предварительные резолюции: "Прошу
переговорить", "Прошу зайти ко мне" и т.д.
В резолюции не следует повторять содержание документа.
При нескольких резолюциях на документе их содержание не должно
дублироваться; каждая последующая резолюция необходима только для
конкретизации предыдущей.
Если в резолюции определяется несколько исполнителей,
должностное лицо, указанное первым, как правило, является
ответственным за своевременное и качественное исполнение задания в
целом.
Срок исполнения устанавливается руководителем, исходя из
содержания документа, либо используются действующие типовые сроки
исполнения определенных категорий документов (приложение 6).
На документах, не требующих дополнительных указаний по
исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции
указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым
способом: 19.04.96.
Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть
указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения
(ответственный за контроль).
Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные
пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов. Документ,
поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.
Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа
документа, на письмах - под реквизитом "адресат".
При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а
также нескольких резолюций и невозможности их размещения в
отведенном для резолюции месте, допускается написание резолюций на
любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не
затрагивая текста (но не на полях документа). При отсутствии на
документе места допускается прилагать к документу отдельный лист
резолюций с отметкой на документе о наличии такого листа.
2.3.20. Отметка о контроле.
Отметка о контроле содержит букву "К" или слово "Контроль" и
выполняется от руки или штемпелем, как правило, цветным (красным)
карандашом или краской. Отметка располагается на левом поле лицевой
стороны первого листа документа, на уровне реквизита "заголовок к
тексту" (на бланках документов площадь проставления отметки
ограничена прямоугольником).
2.3.21. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
проставляется исполнителем на нижнем поле последнего листа документа
слева. Отметка включает: номер дела, в которое подшивается документ
(определяется исполнителем), личная подпись исполнителя или
руководителя подразделения-исполнителя и дата направления документа
в дело. При наличии документа, свидетельствующего об исполнении, в
состав отметки включаются данные о документе (вид, дата, номер); при
отсутствии документа фиксируется краткая справка об исполнении
(подробные справки составляются отдельно и прилагаются к документу).
Например:
В дело 05-4
Протокол согласования от 03.09.93 № 74
30.04.96 Личная подпись
или
В дело № 12-17
17.08.95 передано по телефону
30.05.96 Личная подпись
2.3.22. Отметка о переносе данных на машинный носитель.
Отметка о переносе данных документа (информации, содержащейся
в документе) на машинный носитель проставляется на нижнем поле
последнего листа документа, подлежащего машинной обработке
(например, при постановке документа на автоматизированный контроль).
Отметка включает запись "Информация перенесена на машинный
носитель", подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату
переноса.
2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов
документов.
2.4.1. Приказ, указание, постановление.
Приказ - правовой акт, издаваемый Министром для разрешения
основных задач, стоящих перед Минсельхозпродом.
Отдельно от приказов по основной деятельности Минсельхозпрода
издаются приказы по личному составу: о приеме на работу,
перемещениях по службе, увольнении с работы, предоставлении
отпусков, наложении взысканий, поощрениях, о командировках и др.
Составление вместо приказов записок о приеме на работу,
увольнении, переводах не допускается.
Указание - правовой акт, издаваемый единолично Министром или
его заместителем для решения оперативных вопросов основной
деятельности.
Постановление - правовой акт, принимаемый коллегией
Минсельхозпрода.
Приказ (указание, постановление коллегии) должен содержать
следующие обязательные реквизиты: наименование организации, издающей
документ; код организации - автора документа; название вида
документа; дату и регистрационный номер; место издания; заголовок;
текст; визы; подпись.
Текст приказа (указания, постановления коллегии) состоит из
констатирующей и распорядительной части.
В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием
для издания распорядительного документа. Если документ издается на
основании (в развитие) распорядительного документа вышестоящего
органа, констатирующая часть должна содержать ссылку на этот
документ с указанием его наименования, даты, номера и заголовка.
Если распорядительная часть приказа (указания, постановления
коллегии) не нуждается в обосновании, констатирующая часть
отсутствует.
Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ
(прописными буквами без кавычек), указания - ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ,
постановления коллегии - ПОСТАНОВЛЯЕТ и разбивается на пункты и
подпункты.
Распорядительная часть приказа (указания, постановления
коллегии) заканчивается, как правило, указанием должностного лица,
отягощенного за контроль исполнения документа или конкретных пунктов
документа.
Отсутствие указания об ответственном за контроль лице может
означать, что контроль за исполнением документа будет осуществлять
руководитель, от имени которого он издается.
Если приказ (указание, постановление коллегии) отменяет,
изменяет или дополняет ранее изданный распорядительный документ или
какие-то его положения, последний пункт приказа (указания,
постановления коллегии) должен содержать ссылку на отменяемый
документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и
заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: "Считать
утратившим силу приказ Минсельхозпрода от ... № ... .
В распорядительный документ не следует включать пункт: "Приказ
довести до сведения...". Структурные подразделения, должностные
лица, до сведения которых доводится документ, перечисляются в списке
рассылки, прилагаемом к документу.
Это положение не действует при необходимости ознакомления с
содержанием документа всех работников Минсельхозпрода. В этом случае
пункт: "Приказ довести до сведения всех работников" обязателен.
Документы, издаваемые в развитие распорядительных актов
вышестоящих органов, не должны воспроизводить их содержание.
Структурное подразделение центрального аппарата, которому
поручено составление проекта приказа, осуществляет его комплексную
подготовку, включающую:
проработку порученных вопросов, обеспечивающую установление
конкретных заданий и исполнителей с минимальными, но реальными
сроками их выполнения;
редактирование приказов, исключение расплывчатых формулировок;
выверку наименований предприятий, организаций, учреждений;
должностей, фамилий, географических названий, научных терминов,
единиц измерения, цифровых данных, ссылок на другие решения и т.д.;
разграничение поручений между непосредственными исполнителями;
согласование проекта приказа с заинтересованными структурными
подразделениями Минсельхозпрода, а в необходимых случаях - с
заинтересованными министерствами и ведомствами.
В Юридическое управление проекты приказов Минсельхозпрода
представляются лично ответственным исполнителем после согласования
со всеми заинтересованными структурными подразделениями центрального
аппарата для проверки их соответствия действующему законодательству
и визирования.
Проекты приказов должны быть завизированы на обратной стороне
последнего листа первого экземпляра заместителем Министра,
курирующим соответствующую отрасль, заинтересованными начальниками
главных управлений и других самостоятельных структурных
подразделений, а в их отсутствие - заместителями и Юридическим
управлением.
При несоответствии проекта приказа действующему
законодательству работники Юридического управления не визируют
проект, а дают к нему заключение о законном порядке разрешения
рассматриваемых вопросов.
При наличии замечаний к проекту составитель его корректирует.
Приложение к проекту приказа Минсельхозпрода подписывается
начальником соответствующего структурного подразделения.
Согласованный проект приказа (указания, постановления коллегии)
с замечаниями визирующих лиц и заключением составителя на замечания
представляется на подпись Министру, и в его отсутствие - первому
заместителю Министра.
Помощники Министра и первого заместителя Министра при приеме
проекта на рассмотрение руководства проверяют наличие необходимых
согласований (виз), приложений.
Подписанный руководством приказ, указание передается
исполнителем в общий отдел вместе с указателем рассылки. В общем
отделе приказы, указания регистрируются, размножаются и рассылаются
по указателю. Подлинники приказов и указаний Минсельхозпрода
формируются и хранятся в делах общего отдела, кроме приказов по
личному составу.
При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа
отсутствует констатирующая часть. Пункты распорядительной части
приказа располагаются в определенной последовательности: прием на
работу, перевод, увольнение и т.д.
В конце каждого пункта приказа дается, как правило, основание
для его составления.
В заголовке к тексту приказа указывается "По личному составу".
Приказы по личному составу регистрируются в Управлении кадров,
имеют самостоятельную нумерацию, к их номерам через дефис
добавляется буква "К".
Проекты приказов, указаний оформляются на бланках формата А4;
не на бланках допускается оформлять постановление коллегии.
Изменения и дополнения к приказам, указаниям и приложениям к
ним оформляются приказом, указанием Минсельхозпрода в порядке,
аналогичном изданию приказов, указаний.
2.4.2. Протокол.
Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения
вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и
заседаниях коллегии.
Решения совещания (заседания) проводятся в жизнь, как правило,
приказами (указаниями) Министра либо путем рассылки размноженных
экземпляров протокола совещания или выписок из протокола.
Протокол составляется секретарем совещания (секретарем
коллегии) на основании рукописных, стенографических и магнитофонных
записей хода совещания (заседания), а также документов,
подготавливаемых к совещанию (заседанию): повестки дня, текстов или
тезисов докладов, проектов решений и др.
Реквизитами протокола являются: наименование органа, издающего
документ, название вида документа, дата и регистрационный номер,
место издания, заголовок, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют
гриф утверждения; утверждению подлежат решения совещаний по
вопросам, выходящим за пределы компетенции участников совещания.
Дата протокола должна соответствовать дате проведения совещания
(заседания) и проставляется председателем или секретарем совещания.
Протоколы с точки зрения полноты освещения хода совещания
(заседания) делятся на краткие и полные. Протокол краткой формы
составляется при наличии стенограммы или когда тексты докладов и
выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также
оперативные совещания.
Текст протоколов делится на вводную и основную часть.
В вводной части краткого протокола указываются фамилии
председателя и секретаря, а также всех присутствующих на заседании
(совещании). В списке присутствующих сначала перечисляются члены
совещательного органа, затем - приглашенные с указанием должностей и
организаций, которые они представляют. Фамилии присутствующих
располагаются в алфавитном порядке.
В протоколе полной формы изложения после раздела
"присутствовали" следует повестка дня совещания (заседания); в
протоколе краткой формы повестка дня отсутствует.
Повестка дня включает перечень вопросов, обсуждаемых на
совещании (заседании), название докладов (отчетов, сообщений,
информации), название должности докладчика, его инициалы (в
именительном падеже).
Основная часть протокола краткой формы изложения строится по
схеме: "СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - без текста выступлений.
Основная часть протокола полной формы изложения строится по
схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - отдельно по
каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня.
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте
протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается
полностью.
В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах
краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления
участников.
Постановляющая часть протокола заканчивается указанием
должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений
(постановлений) или отдельных пунктов решений.
Документ, утверждаемый совещательным органом, прилагается к
протоколу.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и
секретарем.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах
календарного года. Протоколы совместных совещаний (заседаний) должны
иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов
организаций, принимавших участие в работе совещания.
2.4.3. Акт.
Акт - документ, составляемый группой лиц, подтверждающий
установленные ими факты (акты инвентаризации, несчастных случаев,
приема-передачи материальных ценностей и др.). Акты могут содержать
выводы, рекомендации, предложения составителей (акты ревизий
финансово-хозяйственной деятельности организаций, акты проверки,
акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Такие акты составляются
временными или постоянными комиссиями, специально уполномоченными
лицами или одним должностным лицом с указанием документов,
определяющих их полномочия.
Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации
(подразделения), составившего акт, название вида документа, место
составления, дату и регистрационный номер, заголовок к тексту,
подписи, при необходимости - гриф утверждения и согласующие визы.
Реквизиты располагаются в установленном порядке.
Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и
проставляться должностным лицом (как правило, председателем
комиссии), подписавшим документ.
Заголовком к тексту акта является содержание актируемого
события: "О выделении к уничтожению документов и дел", "О списании
имущества" и др.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
В вводной части указывается основание для составления акта и
перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
Фамилии указываются в алфавитном порядке с наименованием должностей.
Если акт составлен комиссией, указываются фамилии председателя и
членов комиссии.
В констатирующей части акта дается краткое описание проделанной
работы (ее сущность, характер, методы, сроки) и фиксируются
установленные факты, излагаются выводы, предложения и заключения.
Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.
Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в
распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых
действий. При наличии к акту приложений отметка о приложениях
указывается после текста.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его
составлении, без указания должностей. Акты ревизии и обследований
подлежат согласованию с должностными лицами, деятельность которых
обследуется.
Лица, имеющие замечание по содержанию акта, подписывают
(визируют) его с отметкой: "Замечания прилагаются"; текст замечаний
излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания
допускается фиксировать на самом акте.
Утверждению подлежат акты, предписывающие выполнение
определенных действий. Акт утверждается соответствующим
руководителем.
2.4.4. Письма, телеграммы, телефонограммы.
Минсельхозпрод в пределах своей компетенции ведет переписку со
сторонними организациями, гражданами. В зависимости от способа
передачи информации (по почте, телеграфу, телефону) различают
служебные письма, телеграммы, телефонограммы.
Документы составляются в структурных подразделениях,
деятельности которых они касаются.
Исходящие документы подписываются руководителями
Минсельхозпрода и его структурных подразделений, а также отдельными
должностными лицами исходя из их компетенции.
Документы, адресуемые вышестоящим органам, подписывают только
Министр или его первый заместитель.
Документ может быть подписан двумя или более должностными
лицами.
Письма следует оформлять на бланках формата А4 или А5 в
зависимости от объема текста.
Реквизитами письма являются: наименование организации - автора
документа, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона приемной
Министра, номер счета в банке, дата и регистрационный индекс,
адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к
тексту, текст, подпись, фамилия составителя документа и номер его
служебного телефона.
Текст (содержание) письма должен касаться, как правило, одного
вопроса. Основное требование к тексту - его краткость.
Для однотипных писем рекомендуется разрабатывать бланки с
трафаретными текстами писем.
В зависимости от содержания различают следующие разновидности
служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма
сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания,
извещения, приглашения и др.
Телеграмма оформляется в двух экземплярах на обычной бумаге
формата А5, один экземпляр передается на абонентский телеграф
(телетайп), второй подшивается в дело.
Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и
минуты) передачи телеграммы (проставляются телеграфом в
установленном месте), регистрационный номер, адресат, ссылка на
индекс и дату входящего (инициативного) документа, текст, подпись.
После текста телеграммы под чертой указывается телеграфный
адрес отправителя телеграммы, номер телетайпа, наименование
должностного лица, подписавшего телеграмму, его личная подпись и
расшифровка подписи, фамилия исполнителя и номер его служебного
телефона.
Текст телеграммы излагается предельно кратко, без союзов,
предлогов и местоимений (если их отсутствие не искажает смысл), без
переносов и исправлений. Знаки препинания пишутся словами полностью
или сокращенно: точка (тчк), запятая (зпт), двоеточие (двтч), точка
с запятой (тчкзпт), кавычки (квч), скобки (скб), тире,
вопросительный знак, восклицательный знак; также словами пишутся
знаки плюс, минус, деление, проценты, параграф, номер (нр).
Верхнюю часть телеграммы (над чертой) следует печатать
прописными буквами (кроме знаков препинания) через два интервала без
абзацев, под чертой - обычным шрифтом.
Работники телетайпа после передачи телеграмм подлинные
экземпляры подшивают в дело, а на копиях проставляют регистрационный
номер, дату и время отправки и передают их исполнителям.
Телефонограммы оформляются на бланках либо на обычной бумаге
формата А5.
Реквизиты телефонограммы: адресат, название вида документа,
дата и регистрационный индекс, часы и минуты ее передачи (приема),
текст, подпись, фамилии передающего и принимающего телефонограмму с
указанием должностей.
В адресате указывается наименование организации, фамилия
адресата и телефон, по которому передается текст телефонограммы.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней
прилагается список рассылки.
Текст телефонограммы должен быть кратким без труднопроизносимых
слов, сокращений и сложных оборотов.
2.4.5. Докладные записки, справки, сводки.
Докладная записка - документ информационного характера,
адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и
содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и
предложениями составителя.
Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее
автора (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений),
так и по указанию соответствующего руководителя (отчетные докладные
записки о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений,
планов и др.).
Внешние докладные записки (адресуемые руководителям
вышестоящего органа) оформляются на бланках, внутренние (на имя
руководителя организации) - на обычной бумаге формата А4 или А5.
Реквизиты докладной записки: наименование организации
(структурного подразделения), название вида документа, дата и
регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту (для формата
А4), текст, подпись.
Внешние докладные записки подписывают Министр или его
заместители, внутренние - их составители.
Инициативные докладные записки, требующие исполнения (решения),
регистрируются; при необходимости их исполнение контролируется
согласно резолюции соответствующего руководителя.
Справка близка по содержанию к отчетной докладной записке; это
документ информационного характера, содержащий констатацию
каких-либо фактов, но без мнения автора (в отличие от докладной
записки) о существе излагаемых вопросов.
Различают справки служебные (о выполнении планов, о штатной
численности и др.) и справки, выдаваемые частным лицам для
представления в другие учреждения (справка о месте работы, о
заработной плате и др.).
Внешние справки оформляются на бланках, внутренние - на обычной
бумаге формата А4 или А5. Для оформления личных справок
целесообразно применять трафаретные бланки, в которые впечатываются
только отдельные части реквизитов.
Реквизиты служебной справки аналогичны реквизитам докладной
записки; при необходимости текст служебной справки может заверяться
печатью.
Личная справка содержит следующие реквизиты: наименование
организации, выдавшей справку, наименование вида документа, дату и
регистрационный индекс, место составления, текст, подпись, печать.
Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы,
делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки. Дата
(период времени), к которой относятся приводимые в справке сведения,
включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом: "По
состоянию на 11.05.96"" или "За период с 01.01.95 по 01.01.96".
Справка, составленная по запросу или указанию вышестоящего
органа, подписывается Министром (его заместителем), внутренняя -
составителем.
Текст личной справки начинается с указания (в именительном
падеже) фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются
сведения. В тексте не следует использовать обороты типа: "выдана
настоящая" или "действительно работает". Заканчивается текст
указанием организации, куда представляется справка.
Разновидностью служебных справок являются сводки: сводка об
исполнении документов, сводка предложений и др. Сводки оформляются в
виде таблиц, графиков.
2.5. Порядок внесения вопросов на рассмотрение коллегии
Минсельхозпрода.
Коллегия Минсельхозпрода рассматривает важнейшие вопросы
развития агропромышленного производства Республики.
На рассмотрение коллегии вопросы вносятся заместителями
Министра, начальниками главных управлений и других самостоятельных
структурных подразделений.
Повестка заседания коллегии утверждается Министром или по его
поручению первым заместителем Министра.
Подготовка вопросов для рассмотрения на заседании коллегии
осуществляется главными управлениями и другими самостоятельными
структурными подразделениями Минсельхозпрода.
По каждому вопросу, вносимому на заседание коллегии, не позднее
чем за 5 дней до заседания секретарю коллегии представляются в 2
экземплярах проект решения коллегии, приказа Минсельхозпрода и
справка с приложением соответствующих материалов. Проект решения
коллегии, приказа Минсельхозпрода не должен превышать, как правило,
четырех печатных страниц, а справки - шести печатных страниц.
Одновременно представляется список должностных лиц, приглашаемых на
заседание.
Проекты решений коллегии и приказов Минсельхозпрода должны быть
завизированы заинтересованными начальниками главных управлений, а в
их отсутствие - их заместителями и Юридическим управлением.
В проектах решений коллегии, приказов Минсельхозпрода,
предусматривающих изменение ранее принятых решений, должно быть
указано, в какое решение (приказ) и в какой части предлагается
внести изменение, либо какие из них признаются утратившими силу или
предусмотрено поручение о подготовке предложений по изменению либо
признанию утратившими силу соответствующих решений.
Проекты решений коллегии и приказов Минсельхозпрода, внесенные
на рассмотрение коллегии без соблюдения указанных в настоящем
разделе требований, возвращаются секретарем коллегии внесшим их
должностным лицам для надлежащего оформления.
Заседания коллегии проводятся по мере необходимости, но не реже
одного раза в месяц.
Заседание коллегии считается правомочным при условии
присутствия на нем не менее половины членов коллегии. Решения
принимаются большинством голосов членов коллегии, присутствующих на
заседании. В случае равенства голосов считается принятым решение, за
которое проголосовал председательствующий.
В заседаниях коллегии принимают участие члены коллегии,
начальники главных управлений и других самостоятельных структурных
подразделений Минсельхозпрода. На заседаниях коллегии присутствуют и
другие ответственные работники Минсельхозпрода при рассмотрении
вопросов, в подготовке которых они принимали участие.
На заседаниях коллегии вопросы докладываются заместителями
Министра, начальниками главных управлений и других самостоятельных
структурных подразделений Минсельхозпрода, председателями
облсельхозпродов, начальниками райсельхозпродов и другими
приглашенными на заседание коллегии должностными лицами предприятий,
объединений, организаций и учреждений республиканской
собственности.
Для докладов устанавливается время до 10-15 минут, для
содокладов и выступлений - 5 минут, для справок - 3 минуты, в
отдельных случаях председательствующим на заседании устанавливается
иное время.
Протокол заседания подписывается председательствующим и
секретарем коллегии и рассылается общим отделом по списку.
Решения коллегии проводятся в жизнь, как правило, приказами
Министра.
Проекты постановлений коллегии или приказов Минсельхозпрода,
рассмотренные на заседаниях коллегии, в случае необходимости
дорабатываются в соответствии с решением, принятым на заседании
коллегии, не позднее 3 дней.
2.6. Внесение и оформление проектов постановлений Верховного
Совета Республики Беларусь и его Президиума, указов и распоряжений
Президента Республики Беларусь, постановлений и распоряжений
Кабинета Министров Республики Беларусь.
Минсельхозпрод вносит на рассмотрение Верховного Совета
Республики Беларусь, Президента Республики Беларусь, Кабинета
Министров Республики Беларусь вопросы, которые отнесены к их
компетенции и не могут быть разрешены Минсельхозпродом.
Вопросы вносятся Министром, а во время его отсутствия - первым
заместителем Министра.
Предложения по вопросам, относящимся к компетенции Президента
Республики Беларусь или требующим решения Верховного Совета
Республики Беларусь, а также проекты законодательных актов, указов и
распоряжений Президента Республики Беларусь вносятся исключительно
через Кабинет Министров Республики Беларусь.
По каждому вопросу, вносимому на рассмотрение Верховного Совета
Республики Беларусь, Президента Республики Беларусь, Кабинета
Министров Республики Беларусь, представляется проект решения и
докладная записка с обоснованием необходимости его принятия;
финансово-экономическое обоснование расходов, что потребуются для
его реализации; список специалистов, которые участвовали в
подготовке проекта; замечания и предложения, которые поступили при
согласовании проекта акта, но не включенные в него; другие
материалы, которые относятся к представляемому проекту.
Подготовка проектов актов осуществляется главными управлениями
или другими структурными подразделениями Минсельхозпрода, в
компетенцию которых входит рассматриваемый вопрос.
Проекты постановлений, распоряжений, докладных записок должны
быть согласованы с заинтересованными начальниками главных
управлений, начальником отдела спецработы и других структурных
подразделений Минсельхозпрода. Проекты постановлений и распоряжений,
кроме того, должны быть согласованы с Юридическим управлением. Визы
должны проставляться на втором экземпляре документа. Па первом
экземпляре проекта постановления и распоряжения проставляется виза
Министра, а в его отсутствие - первого заместителя Министра.
В докладных записках, подготовленных в соответствии с
поручением Верховного Совета или Кабинета Министров Республики
Беларусь, в начале текста делается ссылка на это поручение.
В проектах постановлений (распоряжений), предусматривающих
изменение ранее принятых постановлений (распоряжений), должно быть
указано, в какие постановления (распоряжения) и в какой части
предлагается внести изменения либо какие постановления
(распоряжения) признаются утратившими силу.
Проекты постановлений и распоряжений, в которых затрагиваются
интересы других министерств, государственных комитетов, ведомств, а
также облисполкомов, Минского горисполкома, должны быть согласованы
с ними, а при наличии разногласий представляется справка о
согласовании, в которой отражается мнение заинтересованных
министерств, ведомств и мнение Минсельхозпрода.
Все проекты постановлений, направляемые в Кабинет Министров
Республики Беларусь, должны быть согласованы с Министерством
юстиции. Проекты решений Кабинета Министров Республики Беларусь по
вопросам финансов и бюджета должны быть согласованы с Министерством
финансов.
Проекты постановлений, вносимые в Кабинет Министров Республики
Беларусь, должны быть предварительно рассмотрены на заседании
коллегии Минсельхозпрода.
При внесении на рассмотрение Кабинета Министров Республики
Беларусь вопроса, по которому требуется решение Президента
Республики Беларусь, вместе с проектом постановления Кабинета
Министров Республики Беларусь представляется также проект Указа
Президента Республики Беларусь.
По вносимым министерствами, государственными комитетами и
ведомствами Республики Беларусь на согласование проектам
постановления (распоряжения), затрагивающим интересы
Минсельхозпрода, по поручению Министра или первого заместителя
Министра структурные подразделения обязаны подготовить отзыв и
представить его на подпись не позднее чем в 5-дневный срок с
обоснованием возражений и приложением, в необходимых случаях -
уточненной редакции.
За качество и своевременность подготовки документов в Верховный
Совет Республики Беларусь, Президенту Республики Беларусь, Кабинет
Министров Республики Беларусь лично несут ответственность
заместители Министра и руководители структурных подразделений
Минсельхозпрода, которые визируют документы и представляют их
руководству Минсельхозпрода.
2.7. Правила оформления машиночитаемых документов и
машинограмм.
Машиночитаемые документы - это документы, пригодные для
автоматического считывания содержащейся в них информации.
Основными видами носителей, применяемых при создании
машиночитаемых документов, являются магнитные носители записи
(магнитные ленты, магнитные диски, магнитные дискеты).
Под машинограммой понимается документ на бумажном носителе,
созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и
оформленный в установленном порядке.
Для машиночитаемых документов и машинограмм ГОСТом 6.10.4-84
"Унифицированные системы документации. Придание юридической силы
документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемых
средствами вычислительной техники. Основные положения" установлен
комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. В состав
обязательных реквизитов входят: код и наименование
организации-создателя документа; местонахождение
организации-создателя документа или почтовый адрес; дата
изготовления документа; код лица, ответственного за правильность
изготовления документа.
Код и наименование организации - создателя машиночитаемого
документа или машинограммы записываются по Общегосударственному
классификатору предприятий и организаций Республики Беларусь
(ОКПО).
Код и название формы документа записывается по
Общегосударственному классификатору Республики Беларусь
"Унифицированные документы" (ОКУД).
Дата изготовления документа записывается с указанием времени
записи документа.
Реквизит "Код лица, ответственного за правильность изготовления
машиночитаемого документа или машинограммы" записывается в следующем
виде: код, должность, фамилия лица, ответственного за правильность
изготовления документа, или лица, утвердившего документ.
Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в
организации-создателе документа.
При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов и
машинограмм в состав реквизитов включается отметка о подлинности
документа (подлинник, дубликат, копия).
Передача (пересылка) машиночитаемых документов осуществляется
только с сопроводительным письмом.
2.8. Требования к рукописному и машинописному оформлению
документов.
Рукопись документа пишется четко и разборчиво на стандартных
листах бумаги; не допускается писать карандашом, красными и зелеными
чернилами, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки,
ссылки, исправления.
Рукописный документ должен содержать все необходимые реквизиты,
оформленные в соответствии с установленными требованиями.
При передаче рукописи в печать составитель указывает в журнале
необходимое количество экземпляров документа (тираж), требуемый срок
исполнения, дату сдачи в печать и подпись; могут быть указаны
дополнительные требования к машинописному оформлению документа.
Документы следует печатать на бланках или на обычной бумаге
стандартного формата А4 или А5. Формат А5 используется при
оформлении документов (писем, докладных записок, справок и др.),
объем которых не превышает 7-10 строк машинописного текста. Приказы,
указания, решения, протоколы, акты печатаются только на бланках
(бумаге) формата А4, независимо от объема текста. Если документ
состоит из нескольких страниц, на бланке печатается первая страница
документа, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком
формата и качества.
Документы печатаются на одной стороне листа; на двух сторонах
допускается печатать только документы со сроком хранения до трех
лет.
Бланки документов должны иметь поля: левое, правое, верхнее и
нижнее. Левое поле должно составлять 20 мм, правое и нижнее - не
менее 8 мм, верхнее - не менее 10 мм.
Длина печатной строки должна соответствовать 64 печатным
знакам; максимальное количество печатных строк для формата А4 - 41.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28
печатных знаков.
Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5
строк), его допускается продлевать до границы правого поля.
Страницы документа нумеруются по середине верхнего поля листа
арабскими цифрами без сокращения "стр." и без знаков типа "30.",
-28-. Расстояние от номера страницы до обреза листа не должно
превышать 15 мм.
Нумерация документа, состоящего из нескольких страниц,
начинается со второй страницы; первая страница не нумеруется. При
оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница
нумеруется при наличии третьей.
Каждому реквизиту документа отводится определенное положение в
соответствии со стандартными положениями табулятора пишущей машинки
- устройства, позволяющего останавливать каретку машинки в заданных
положениях.
От 0-го положения табулятора (граница левого поля)
располагаются следующие реквизиты: наименование организации - автора
документа; почтовый и телеграфный адрес организации; название вида
документа; дата документа (два печатных знака оставляются для числа,
печатается месяц и год: "03.93"); ссылка на индекс и дату входящего
документа; место составления; заголовок к тексту; текст (без
абзацев); слова "Приложение", "Примечание", "Основание";
наименование должности в реквизите "Подпись"; первый ряд грифов
(виз) согласования, если их несколько; заверительная отметка (слово
"Верно" и дата заверения копии или выписки из документа); фамилия
составителя документа и номер его телефона, а также слова "СЛУШАЛИ",
"ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ".
От 1-ю положения табулятора (после 5 печатных знаков от границы
левого поля) начинаются абзацы и номера пунктов текста.
От 2-го положения табулятора (после 16 печатных знаков от
границы левого поля) печатается переменная информация вводной части
протоколов и актов, расшифровка подписи в грифах согласования
(первый ряд), печатаются таблицы и трафаретные тексты.
От 3-го положения табулятора (после 24 печатных знаков от
границы левого поля) печатаются таблицы и трафаретные тексты.
От 4-го положения табулятора (после 32 печатных знаков от
границы левого поля) располагается адресат.
От 5-го положения табулятора (после 40 печатных знаков от
границы левого поля) следует печатать: гриф утверждения, второй ряд
подписей, грифов (виз) согласования (если их несколько); грифы
ограничения доступа к документу ("Совершенно секретно", "Секретно" -
без кавычек); отметку на документе-приложении, связывающую его с
основным документом.
От 6-го положения табулятора (после 48 печатных знаков от
границы левого поля) печатается: расшифровка подписи в реквизите
"Подпись", в заверительной надписи на копии (выписке) документа и в
грифе утверждения.
От 7-го положения табулятора (после 56 печатных знаков от
границы левого поля) печатаются слова "Копия", "Выписка", "Таблица"
(без кавычек).
2-е, 3-е (после 24 печатных знаков от границы левого поля) и
7-е положения табулятора используются при оформлении таблиц и
конструировании бланков с трафаретными текстами.
Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких
строк, следует печатать через один межстрочный интервал. Составные
части реквизитов ("Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии
приложения", "Гриф согласования") отделяются друг от друга 1,5-2
межстрочными интервалами.
Один реквизит отделяется от другого 2-3 межстрочными
интервалами: первая строка текста от последней строки заголовка к
тексту, подпись от последней строки текста, одна подпись от другой
или один адресат от другого и т.д.
Текст документа печатается через полтора межстрочных интервала.
Между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы делать не
следует.
Текст документа, оформляемого на бланке (бумаге) формата А5,
допускается печатать через один межстрочный интервал с абзацными
отступами в полтора-два интервала.
Документы, предназначенные для типографского издания или
устного прочтения, тексты телеграмм и телефонограмм следует печатать
через два интервала.
Примечания, приложения и ссылки в тексте следует печатать через
один межстрочный интервал столбцом, оставляя открытыми слова:
"Примечание", "Приложение", "Основание".
В реквизите "Подпись" инициалы и фамилию должностного лица,
подписавшего документ (расшифровку подписи), следует печатать на
уровне последней строки наименования должности (без скобок).
В конце реквизитов (кроме текста) точки не ставят; в середине
строк реквизитов знаки препинания сохраняются.
В документах не рекомендуются различные текстовые выделения:
подчеркивания, печатание вразрядку, печатание на регистре
(прописными буквами), кроме перечисленных исключений.
На регистре следует печатать: название вида документа; слова
УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, СОГЛАСОВАНО (без кавычек) - в грифах
утверждения и согласования, ПРИКАЗЫВАЮ - в приказах, ОБЯЗЫВАЮ или
ПРЕДЛАГАЮ - в указаниях, РЕШИЛИ - в протоколах; заголовки разделов в
инструкциях; фамилии в тексте приказов по личному составу (в тексте
других документов, в реквизитах "Подпись", "Адресат" выделять
фамилии прописными буквами не следует).
При переносе слов в тексте не допускается разделять сокращенные
слова от слов, к которым они относятся, единицы измерения от цифр,
инициалы от фамилий, знак тире (дефис) следует указывать один раз,
оставляя его в конце строки.
В реквизитах типа "Адресат", "Заголовок к тексту" переносы слов
не рекомендуются.
Новую страницу документа не начинают последней неполной строкой
абзаца.
2.9. Выполнение копировально-множительных работ.
В множительном бюро размножают материалы только служебного
характера. На размножение передаются, как правило, подлинные
документы, отпечатанные на стандартных листах писчей бумаги.
К размножаемому документу должен быть приложен бланк заказа
установленной формы. Заказы на размножение документов подписывают
руководители структурных подразделений.
Разрешение на размножение документом подписывают Управляющий
делами и его заместитель или начальник общего отдела.
На обороте последнего листа подлинного документа, с которого
производилось копирование, работники множительного бюро проставляют
количество размноженных экземпляров и дату.
Документы, ранее размноженные в Минсельхозпроде на
копировально-множительных аппаратах, вторично размножаются в
исключительных случаях с разрешения Управляющего делами.
Сотрудники копировально-множительного бюро ведут учет
размножаемых служебных документов.
3. Организация работы с документами
3.1. Организация документооборота.
Движение документов с момента их получения или создания до
завершения исполнения, отправки или сдачи в дело, образует
документооборот Минсельхозпрода. Работа с документами включает
организацию рационального документооборота, совершенствование работы
аппарата управления, создание поисковых систем по документам,
контроль исполнения документов, подготовку документов к передаче в
архив.
3.2. Прием, регистрация и исполнение входящих документов.
3.2.1. Поступающая в Минсельхозпрод корреспонденция принимается
и обрабатывается централизованно общим отделом Управления делами.
3.2.2. Обработка входящей корреспонденции осуществляется, как
правило, в день поступления; поступившие телеграммы подлежит
обработке в первую очередь.
До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность
ее доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки.
Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению,
при невозможности установления адресата возвращается отправителю с
пометкой на конверте "Ошибочно доставлено". В случае повреждения
корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт,
один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется
отправителю, второй остается в общем отделе.
Конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в
адрес общественных организаций и с пометкой "лично".
Документы на машинных носителях передаются без вскрытия
упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:
если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты
отправки или получения документа;
если на документе отсутствует реквизит "дата документа";
если дата документа существенно отличается от даты его
получения;
если в полученном документе нет обратного адреса отправителя. В
указанных случаях конверт присоединяется к документу и после
использования документа подшивается вместе с ним в дело.
Следует сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов,
присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в
бухгалтерию в качестве оправдательного документа.
В случае отсутствия в конвертах приложений, листов и др.
отправителю посылается запрос или сообщение по телефону, а на
документе ставится отметка "Приложения затребованы" с указанием даты
запроса.
3.2.3. На всех без исключения документах ставится
регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу
первого листа документа. Если корреспонденция не вскрывается, штамп
следует ставить на конвертах (пакетах).
На стадии первоначальной обработки входящих документов
необходимо выделять документы, не подлежащие регистрации, согласно
перечню нерегистрируемых документов (приложение 7).
Нерегистрируемые документы направляются по назначению в
структурные подразделения, предварительно на них проставляется
регистрационный штамп с отметкой даты поступления.
3.2.4. Регистрация производится на регистрационно-контрольных
карточках, пригодных для обработки средствами ВТ. Карточка
используется для учета, контроля исполнения и поиска документов.
Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются также на
регистрационно-контрольных карточках отдельно от другой
корреспонденции (приложение 8).
3.2.5. Из регистрационно-контрольных карточек формируются
справочные и контрольные картотеки, с помощью которых осуществляется
справочная работа по документам и контроль за сроками исполнения.
Количество экземпляров карточки, заполняемой на документ,
определяется числом справочных и контрольных картотек.
3.2.6. После регистрации документы из общего отдела должны
передаваться руководству на рассмотрение или непосредственным
исполнителям в день поступления с двумя экземплярами
регистрационно-контрольной карточки. Руководитель рассматривает
документы, как правило, в день их поступления.
Телеграммы и другие срочные документы следует передавать по
назначению по мере их поступления.
После рассмотрения руководством документы возвращаются в общий
отдел для переноса резолюции в регистрационно-контрольную карточку.
Документ с одним экземпляром карточки направляется исполнителю,
при наличии нескольких исполнителей - общий отдел размножает
документ по числу исполнителей и подлинник передается ответственному
исполнителю, указанному в резолюции первым. Один экземпляр карточки
остается в общем отделе. Если документ согласно резолюции требует
контроля исполнения, один экземпляр карточки передается в
контрольную службу.
Если размножение документа не разрешается особыми правилами,
его передают исполнителям поочередно. Движение документа в процессе
его исполнения (ознакомления) в обязательном порядке фиксируется в
справочном экземпляре регистрационно-контрольной карточки общего
отдела.
Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются
и обрабатываются лицом, ответственным за делопроизводство,
назначаемым руководителем подразделения.
Документы, зарегистрированные в общем отделе (поступившие с
регистрационно-контрольными карточками), вторичной регистрации в
подразделениях не подлежат.
3.2.7. Документы передаются на рассмотрение руководителю
структурного подразделения или его заместителю согласно
установленному распределению обязанностей. Документы, не требующие
решения руководства, передаются непосредственно исполнителям
согласно их компетенции.
От момента поступления к исполнителю до завершения исполнения
документ находится в рабочей папке исполнителя и в дело не
помещается.
На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об
исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса.
Ответственный за делопроизводство переносит отметку об
исполнении в регистрационно-контрольную карточку. Карточка
помещается в справочную картотеку, документ подшивается в дело.
Документы, подлежащие хранению в общем отделе, направляются по
назначению; такие документы должны иметь отметку или штамп "Подлежит
возврату в общий отдел".
3.3. Регистрация и отправка исходящих документов.
3.3.1. Все исходящие документы регистрируются в общем отделе на
регистрационно-контрольных карточках или в журнале после их
подписания Министром, его заместителями или руководителями
структурных подразделений в соответствии с их полномочиями.
3.3.2. Исходящему документу присваивается регистрационный
индекс.
Индекс исходящего документа содержит индекс дела, где будет
храниться копия отправляемого документа (проставляется в
подразделении, составившем документ) (приложение 5), и через дробь -
порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года
(проставляется в момент регистрации документа), например,
13-1-2/1220. На исходящем документе-ответе делается ссылка на
исходящий номер документа-запроса.
3.3.3. Регистрация документов, их последующая обработка и
отправка осуществляется, как правило, в день подписания документов;
исходящие телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую
очередь.
Отправка исходящих документов, в том числе созданных с помощью
средств ВТ, осуществляется общим отделом в соответствии с
действующими Почтовыми правилами Министерства связи и информатики
Республики Беларусь.
Отправляемые документы передаются в общий отдел в
незаконвертированном виде полностью оформленные, с отметкой
составителя о виде почтового отправления (заказное, бандероль) - при
необходимости.
В общем отделе проверяется правильность оформления документов:
наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие даты
отправки дате подписания и регистрации и др. Неправильно оформленные
документы возвращаются исполнителям.
3.3.4. Документы, отправляемые разными подразделениями, но в
один адрес, могут быть вложены в один конверт.
3.3.5. На отправку принимаются, в основном, документы, имеющие
дату текущего дня (за исключением копийных экземпляров документов)
либо дату предыдущего дня. Документы с датой давности двух или более
дней к отправке не принимаются.
3.3.6. Доставка корреспонденции внутри аппарата Минсельхозпрода
осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство в
структурных подразделениях в течение дня.
3.3.7. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки,
в которой отправитель проставляет свою фамилию и дату отправки.
Опись со штемпелем отделения связи подшивается в дело общего отдела.
Копии исходящих документов подшиваются в дела согласно
номенклатуре дел.
Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке,
соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и
записанной на них информации.
Отправка машиночитаемых документов производится при наличии
сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается
в дело на общих основаниях.
3.4. Учет объема документооборота.
Под объемом документооборота понимается количество документов,
полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих)
Минсельхозпродом за выбранный отрезок времени (год, месяц).
Результаты учета документов обобщаются общим отделом и
представляются руководству Минсельхозпрода для выработки мер по
совершенствованию работы с документами.
4. Порядок работы исполнителя с документами
Исполнитель получает документы в день регистрации (или на
следующий день) в соответствии с указанием руководителя
структурного подразделения, с учетом функциональных обязанностей,
квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей. Не
рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома
руководителя структурного подразделения.
В случае командировки, ухода в отпуск, болезни, увольнения
исполнителя неисполненный документ по указанию руководителя
структурного подразделения передается другому исполнителю с
обязательным указанием его фамилии в регистрационно-контрольной
карточке.
Исполнитель знакомится с документами в день их получения. Для
документов с длительными сроками исполнения (не менее 6 месяцев)
исполнитель намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля
(если они не являются типовыми) и сообщает их службе контроля.
При решении оперативных вопросов по телефону или лично на
исполненном документе и в регистрационно-контрольной карточке
исполнитель делает отметку, содержащую справку об исполнении,
например:
Вопрос решен по телефону 29-03-94 с нач.отдела № 4 Васильевым
Н.С. На совещании будет присутствовать ведущий специалист Антонов
Н.П. (Дата. Личная подпись исполнителя).
Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект
документа. При подготовке проекта документа исполнитель должен
учитывать содержание ранее изданных по данному вопросу документов и
действующих нормативных актов.
Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с
действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает
с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и
организациями.
После согласования проект документа передается на подписание
(утверждение). Подписанный документ исполнитель передает на
регистрацию и отправку. По номенклатуре дел исполнитель определяет
номер дела, в которое должен быть направлен документ, и проставляет
отметку о направлении в дело на экземпляре документа, содержащего
отметки о согласовании. Если документ является ответом, то документ
- запрос направляется в дело вместе с ответным документом.
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель
готовит список на рассылку, определяет тираж документа и после
регистрации передает документ на размножение.
Если исполнение документа поручено нескольким лицам,
ответственный исполнитель, указанный первым в пункте
распорядительного документа или резолюции, имеет право созыва
остальных исполнителей.
Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное
и качественное исполнение документа и представление ответственному
исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов
(проектов документов, справок, сведений).
Если исполняемый документ не может быть одновременно
предоставлен в распоряжение всех исполнителей, им направляются
экземпляры регистрационно-контрольной карточки документа для
предварительного извещения о задании или поручении.
В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать
изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия
выполнения задания, делать пометки на документе о времени его
поступления к исполнителю, о датах промежуточного исполнения
(телефонных и письменных запросах), о дате и результате
окончательного исполнения.
Исполнитель заводит для документов папки с надписями "срочно",
"на исполнение", "на доклад" (подпись), "на отправку" с указанием
своей фамилии, инициалов, номера телефона. При необходимости в
папке "на исполнение" делают прокладки с обозначением сроков
исполнения и наименований групп документов.
Документы, адресованные в Администрацию Президента Республики
Беларусь, Кабинет Министров Республики Беларусь, Президиум
Верховного Совета Республики Беларусь, подписывает Министр, а в его
отсутствие - первый заместитель Министра.
В министерства, ведомства и другие организации документы
подписывают заместители Министра, начальники главных управлений и
управлений в пределах своей компетенции.
5. Контроль за исполнением документов
5.1. Объектами контроля являются качество и сроки исполнения
документов.
Начальники главных управлений, других самостоятельных
структурных подразделений Минсельхозпрода несут личную
ответственность за организацию систематического и действенного
контроля за исполнением постановлений Верховного Совета Республики
Беларусь, указов и распоряжений Президента Республики Беларусь,
решений Кабинета Министров Республики Беларусь, постановлений
коллегии, приказов и поручений руководства, указаний
Минсельхозпрода, касающихся деятельности их подразделений.
Непосредственный контроль в центральном аппарате
Минсельхозпрода осуществляют:
заместитель начальника общего отдела, лица, ответственные за
делопроизводство в главных управлениях и самостоятельных структурных
подразделениях;
Управление делами, помощники Министра и его первого заместителя
- за своевременным и качественным исполнением структурными
подразделениями Минсельхозпрода постановлений Верховного Совета
Республики Беларусь, указов и распоряжений Президента Республики
Беларусь, решений Кабинета Министров Республики Беларусь,
постановлений коллегии, приказов и указаний Минсельхозпрода,
поручений Министра и его заместителей;
заместители Министра - за постановлениями коллегии, приказами и
указаниями Минсельхозпрода, содержащими им поручение и документами,
поступающими в их адрес;
руководители структурных подразделений - за поручения,
адресованные им в постановлениях коллегии, приказах и указаниях
Минсельхозпрода, а также за документами, поступающими
непосредственно в структурное подразделение.
5.2. Срок исполнения документа исчисляется с момента его
получения Минсельхозпродом.
Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными
(приложение 6).
Типовые сроки устанавливаются для наиболее распространенных
категорий и видов документов: переписка с вышестоящими органами
государственной власти, хозяйственными, плановыми, финансовыми и
административными органами; переписка с подведомственными
учреждениями, организациями, обращения граждан; телеграммы,
телетайпограммы и др. Сроки их исполнения не должны, как правило,
превышать 10 рабочих дней. Сроки исполнения предложений, заявлений
и жалоб граждан не должны превышать одного месяца, а телеграмм - от
двух до пяти дней. Срочные телеграммы исполняются в течение суток.
Если индивидуальный срок отличается от типового данной
категории документов, то временем исполнения считается
индивидуальный срок. Индивидуальный срок исполнения определяется в
самом документе или резолюции руководства.
Необходимость постановки документа на контроль, сроки
исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за
контроль, устанавливаются в резолюции руководства или в тексте
документа.
Если по каким-либо объективным причинам документ не может быть
исполнен в срок, нужно заранее, до истечения срока исполнения,
согласовать вопрос с руководителем об установлении нового, реального
срока. Уход в отпуск или отъезд в командировку сотрудника не могут
быть уважительными причинами неисполнения документа в срок.
Для документов, требующих более длительного исполнения, срок
может быть увеличен, но не более чем в два раза первоначально
установленного срока. Продлевает этот срок лицо, которое его
установило. Срок может быть продлен сразу, по получении документа
исполнителем, или за два-три дня до истечения срока исполнения.
Иначе документ считается неисполненным в срок.
5.3. Исполнение документа (поручения) может быть поручено
нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является
ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и
качественное исполнение задания и целом. Ответственному исполнителю
предоставляется право координировать и контролировать действия
исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы,
давать поручения и др.
Система контроля исполнения включает:
учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное
доведение до исполнителей;
контроль за сроками исполнения;
проверку и регулирование хода исполнения, снятие документа с
контроля;
учет и отчетность о результатах исполнения;
оценку состояния исполнительской дисциплины.
Учет контролируемых документов и контроль исполнения строятся
на базе регистрационных данных: регистрационных карточек и
автоматизированном банке регистрационных данных.
Контрольная (сроковая) картотека формируется из дополнительных
экземпляров регистрационных карточек. Карточки в контрольных
картотеках, как правило, располагаются по срокам исполнения. Такая
картотека имеет разделы: дни текущего месяца, месяца текущего года,
для карточек на просроченные документы.
Контроль за сроками исполнения, учет и отчетность о результатах
исполнения осуществляется общим отделом.
На один контролируемый документ может быть заполнено несколько
контрольных карточек в соответствии с числом исполнителей, заданий
или различными сроками исполнения.
При нескольких исполнителях, один из которых назначается
ответственным, карточка заполняется только на ответственного
исполнителя.
Устное поручение руководства, поставленное на контроль, также
фиксируется на регистрационно-контрольной карточке, заполняемой в
необходимом количестве экземпляров контрольной службой
Минсельхозпрода.
Первый экземпляр контрольной карточки остается в контрольной
службе, а второй экземпляр карточки (карточка с устным поручением)
передается исполнителю вместе с документом.
При контроле исполнения приказов, указаний Министра на каждый
пункт приказа заводится отдельная карточка и помещается в
контрольную картотеку в разделы по дням, соответствующим их
исполнению.
На контролируемых документах в обязательном порядке должна
стоять отметка о контроле (отметка проставляется на левом поле
первого листа документа параллельно заголовку документа).
5.4. Контрольная служба может признать исполненными и снять с
контроля только те документы, которые имеют типовые сроки. Документы
с индивидуальными сроками исполнения снимаются с контроля по
указанию должностных лиц, которые поставили их на контроль. Карточки
на исполненные документы целесообразно перемещать в картотеку
исполненных документов и систематизировать их по исполнителям или по
вопросам. Это позволит проследить фактический ход исполнения
документа, обнаружить повторяющиеся трудности, носящие
организационный характер, определить загрузку и исполнительность
отдельных сотрудников, установить средние сроки исполнения
однотипных документов.
Направление писем-запросов в другие организации для выяснения
каких-либо обстоятельств, сбор дополнительных данных, необходимых
для исполнения, не является основанием для снятия документа с
контроля.
Картотеку следует ежедневно просматривать и о приближении
(истечении) сроков исполнения информировать исполнителей
(руководителей). Предупреждение исполнителей осуществляется, как
правило, за 2-3 дня до истечения установленных сроков. При
автоматизированном контроле исполнителям направляются
машинограммы-предупреждения.
Исполнитель, подготовив ответ, согласовывает его с
заинтересованными должностными лицами и передает на подпись
Министру, его заместителям или руководителю структурного
подразделения. Дата подписи ответного документа является датой
исполнения входящего документа. На лицевой стороне первого листа
документа исполнитель делает пометки, указывающие, когда и каким
образом исполнен документ, и заверяет их своей подписью. Если
ответный документ не составляется, то исполнитель излагает на
входящем документе существо выполненных действий и их результат. Без
этих отметок документ не должен приниматься для снятия с контроля.
Снимает с контроля документ только то должностное лицо, которое
поставило его на контроль, при наличии на документе отметки об
исполнении. В структурном подразделении снятие документа с контроля
производит руководитель при подписании ответного документа.
Данные об исполнении документа и снятии его с контроля вносятся
в контрольную карточку: дата исполнения, пометка о снятии с
контроля, индекс документа, фамилия подписавшего документ, фамилия
исполнителя.
Исполненные документы с пометкой "В дело..." должны
своевременно группироваться в дела, а изъятые из контрольной
картотеки карточки помещаются в массив карточек на исполненные
документы и систематизируются по исполнителям.
Информация о результатах исполнения документов (поручений)
обобщается общим отделом по состоянию на первое число каждого месяца
и доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении
документов и поручений (приложение 9).
Автоматизированый контроль исполнения строится на базе данных
автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное
информирование исполнителей и контрольной службы о состоянии
исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также
предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов,
анализ исполнительской дисциплины.
6. Составление номенклатуры дел
6.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень
наименований дел, образующихся в процессе деятельности
Минсельхозпрода с указанием сроков их хранения, оформленный в
установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и
определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой
построения справочной картотеки на исполненные документы и основой
для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения; в ведомственном архиве используется для учета дел
временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел Минсельхозпрода составляется на основе
номенклатур дел структурных подразделений.
Сводная номенклатура дел Минсельхозпрода составляется архивом
Минсельхозпрода, подписывается руководством, согласовывается
экспертной комиссией (ЦЭК) Минсельхозпрода и экспертно-проверочной
комиссией (ЭПК) Национального архива, в который поступают документы
на хранение, а затем утверждается руководством не позднее
ноября-декабря текущего года.
Первый экземпляр сводной номенклатуры хранится в общем отделе
Минсельхозпрода, второй используется архивом Минсельхозпрода в
качестве рабочего экземпляра, третий находится в государственном
архиве.
Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел является
документом постоянного хранения, он регистрируется (в порядке,
установленном для регистрации внутренних документов) и включается в
раздел номенклатуры дел архива общего отдела.
6.2. Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся
необходимые изменения, утверждается руководством Минсельхозпрода и
вводится в действие с 1 января следующего года.
6.3. Составление номенклатуры дел структурного подразделения
следует начинать с определения состава включаемых в нее документов;
при этом необходимо пользоваться положением о подразделении, планами
и отчетами о работе подразделения, номенклатурами дел за прошлые
годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
справочными картотеками к документам, ведомственными и типовыми
перечнями документов с указанием сроков хранения.
В номенклатуру дел включаются дела (документы) с постоянным,
временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет включительно) сроком
хранения, кроме того, в нее должны входить документы, образующиеся в
деятельности вычислительного центра и справочные картотеки к
документам.
В номенклатуру дел не должны включаться печатные издания
(брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени,
реферативные журналы, экспресс-информации и др.), алфавиты,
указатели и другие вспомогательные документы, не отражающие основную
деятельность структурного подразделения.
В сводную номенклатуру дел, кроме документов постоянных
структурных подразделений, следует включать также документы,
образующиеся в деятельности временно действующих органов и
общественных организаций (профсоюзного комитета).
6.4. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с
установленной формой (приложение 10).
В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела
состоит из условного обозначения (индекса) структурного
подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения
(например: 02-1, 02-2, 02-3 и т.д.).
В сводной номенклатуре дел однородным делам в пределах
различных структурных подразделений присваиваются одинаковые
порядковые номера и типовые названия. Например, дело "Приказы
Минсельхозпрода по основной деятельности. Копии" в номенклатурах дел
структурных подразделений будет иметь единый номер: 02-2, 03-2, 04-2
и т.д.
Дела, в которых откладываются документы по проблемам,
разрешаемым в течение двух и более лет, включаются в ежегодный
экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.
В номенклатуре дел каждого структурного подразделения следует
оставлять несколько резервных номеров для незапланированных дел в
течение года.
В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов
номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных
подразделений и наименования (заголовки) дел.
Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствовать
смысловому содержанию документов, группируемых в деле. В состав
заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием рода
заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности
документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты и др.).
Термин "Документы" применяется при объединении в деле различных
видов документов по одному вопросу, но не связанных
последовательностью делопроизводства. В конце заголовка (в скобках)
перечисляются основные виды документов. Например: "Документы о
строительстве механического завода (приказы, финансовый отчет,
сметы, акты приема работ, переписка)". Термин "Документы" используют
также при объединении в одном деле документов-приложений к
какому-либо другому документу, например: "Документы к протоколам
заседаний коллегии министерства за 1996 год".
Термин "Дело" применяется при объединении в деле различных
видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью
делопроизводства, например: "Выездные дела специалистов,
командированных за границу".
При формулировании заголовков дел не следует использовать
термины "Материалы", "Документальные материалы", "Общая переписка" и
т.д.
В заголовках дел с перепиской необходимо указывать название
корреспондента (если она ведется с одним корреспондентом) и о чем
переписка. Например: "Переписка с Министерством внешних
экономических связей о составлении отчетов по загранкомандировкам".
При переписке с несколькими разнородными корреспондентами, их
названия в заголовке, как правило, не перечисляются, например:
"Переписка о внедрении новой техники". Несколько однородных
корреспондентов могут быть названы обобщенно, например: "Переписка с
предприятиями о поставке оборудования".
Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре
дел зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются
заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов,
затем располагаются группы организационных документов (уставы,
положения); распорядительные документы Минсельхозпрода, планы,
отчеты, переписка и другие группы документов. Внутри групп
документов заголовки дел также располагаются по степени их важности.
Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем
квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет,
квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале
располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними
организациями.
Разделы сводной номенклатуры дел (наименования структурных
подразделений) располагаются в графе в соответствии с утвержденной
структурой Минсельхозпрода. После основных структурных подразделений
в порядке значимости следуют общественные организации и временно
действующие органы.
Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется в
конце делопроизводственного года.
В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно
действующим ведомственным и типовому перечням с указанием сроков
хранения и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.
Сроки хранения документов, не отражаемых в перечнях,
определяются экспертной комиссией Минсельхозпрода.
В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о
переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах,
ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую
организацию для продолжения и др. Названия перечней документов,
использованных при определении сроков хранения дел, указываются в
конце номенклатуры дел.
6.5. По окончании календарного года архивом Минсельхозпрода в
конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и
количестве заведенных дел (приложение 11).
7. Формирование дел
7.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов
в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица,
ответственные за делопроизводство.
Контроль за правильным формированием дел в Минсельхозпроде
осуществляется архивом Минсельхозпрода.
7.2. Группировка документов в дела производится согласно
отметкам исполнителей на исполненных документах "В дело № ..." и в
строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется
правильность оформления документов: наличие подписей, даты, отметок
об исполнении и других необходимых реквизитов документов.
Недооформленные или неправильно оформленные документы
возвращаются исполнителям на доработку.
Документы постоянного и временного сроков хранения группируются
в отдельные дела. Например, следует раздельно формировать оригиналы
и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчеты,
приказы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку они имеют
различные сроки хранения.
Допускается временная группировка в одном деле документов с
различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По
окончании делопроизводственного года такие документы следует
расформировывать в самостоятельные дела в зависимости от сроков их
хранения.
Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.
Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату,
черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные
копии.
Приложения к документам при их значительном объеме группируются
в отдельные тома, небольшие приложения - вместе с документами, к
которым они относятся.
В дела формируются документы одного делопроизводственного года,
за исключением переходящих и личных дел.
Дело с документами не должно превышать 250 листов (30-40 мм
толщины). При большем объеме документов дело делят на
самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением
следующего.
7.3. Документы в деле могут располагаться в порядке разрешения
вопросов, хронологии, алфавита, нумерации и др. Принципы группировки
документов могут комбинироваться и варьироваться.
Преимущественное значение имеет вопросно-логический принцип,
предусматривающий расположение документов в логической
последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный
документ (документ-запрос), за ним - документ-ответ. Такая
систематизация совпадает, как правило, с хронологическим
расположением документов (по датам их поступления, исполнения,
подписания, утверждения). В делах постоянного хранения документы
формируются в прямом хронологическом порядке (с января по декабрь).
При алфавитной систематизации документы группируются, исходя из
их содержания по алфавиту фамилий, названию корреспондентов,
административно-территориальных единиц, объектов и др.
Распорядительные документы (приказы, указания, решения)
группируются в дела по видам к хронологии вместе с относящимися к
ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа,
то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу
группируются и формируются в дела раздельно. Приказы по личному
составу, в свою очередь, делятся на две группы:
приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении;
приказы о предоставлении отпусков, премировании, назначении
дежурных, взысканиях.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам и группируются, как правило, вместе с документами, на
основании которых протокол готовится (повестка дня, доклады, проекты
решений и др.). При значительном объеме таких документов их
формируют в отдельное дело по номерам протоколов (в
последовательности решения вопросов).
Планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются
отдельно от проектов этих документов и расчетов к ним.
Планы и отчеты к ним хранят в делах того года, к которому они
относятся по своему содержанию, независимо от времени их
составления. Например, отчет за 1992 год, составленный в 1993 году,
или план на 1992 год, составленный в 1991 году, должны быть отнесены
к 1992 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к
начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов
относятся к последнему году действия плана.
Документы в личных делах располагаются в следующей
последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле;
заявление о приеме на работу; направление или представление; анкета,
листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании;
выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
дополнение к личному листку по учету кадров, справки и другие
документы, имеющие отношение к делу (кроме справок о
местожительстве, медицинских справок о состоянии здоровья, других
документов второстепенного значения, которые группируются отдельно
от личных дел и хранятся временно). Копии приказов о наложении
взысканий, поощрениях, изменениях фамилий в личное дело не
подшиваются в связи с внесением этих записей в дополнение к личному
листку по учету кадров.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные
дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри
структурных подразделений).
Предложения и заявления (жалобы) граждан формируются раздельно:
предложения и заявления по улучшению работы организации (постоянного
срока хранения) и заявления по личным вопросам (срок хранения - 5
лет).
Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению
составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления
повторного заявления, оно подшивается в данную группу документов.
Документы располагаются в хронологическом или алфавитном порядке.
Переписка группируется в дела за период календарного года в
порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности:
документ-ответ помещается за документом-запросом.
8. Экспертиза ценности документов
8.1. Экспертиза ценности документов - это определение
народнохозяйственного, социально-культурного, исторического и иного
значения документов в целях их отбора на государственное хранение и
установления сроков хранения.
8.2. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно
действующей экспертной комиссией (ЭК). В Минсельхозпроде создается
постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
ЦЭК назначается приказом Министра в составе не менее 3-5
человек под председательством одного из руководящих работников. ЦЭК
работает на основе положения, которое согласовывается с
Национальным архивом и утверждается руководством Минсельхозпрода.
ЦЭК Минсельхозпрода осуществляет следующие функции:
рассматривает проекты номенклатур дел Министерства и его
структурных подразделений;
проводит ежегодным отбор документов на хранение и уничтожение;
рассматривает описи дел постоянного хранения и по личному
составу и выносит решение о представлении их на утверждение
экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Национального архива;
рассматривает акты о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих дальнейшему хранению, и представляет их одновременно с
описями дел постоянного хранения на рассмотрение ЭПК Национального
архива;
рассматривает предложения об изменении сроков хранения
отдельных категорий документов, установленных действующими
перечнями, и выносит решения о представлении этих предложений на
рассмотрение ЭПК Национального архива;
участвует в подготовке методических пособий по
делопроизводству, проектов перечней документов, типовых и примерных
номенклатур дел;
осуществляет методическое руководство и контроль за
деятельностью подведомственных организаций, не состоящих на учете
архивных учреждений.
ЦЭК является совещательным органом. Ее решения утверждаются
руководством Минсельхозпрода. Заседания комиссии проводятся не реже
двух раз в год и оформляются протоколами.
8.3. Непосредственный отбор документов на постоянное и
временное (свыше 10 лет) хранение и выделение к уничтожению
производится сотрудниками структурных подразделений Минсельхозпрода.
Методическую помощь и контроль осуществляет архив общего отдела.
Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур
дел и перечней (типового, ведомственных) документов с указанием
сроков хранения, путем полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются
описи документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и
акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
9. Оформление дел
9.1. Дела Минсельхозпрода подлежат оформлению при их заведении
и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по
технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих
структурных подразделений при методической помощи и под контролем
ведомственного архива.
9.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела
предусматривает: подшивку или переплет дел; нумерацию листов в деле;
составление заверительной надписи дела, составление (в необходимых
случаях) внутренней описи документов дела, внесение необходимых
уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение наименования
организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).
Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
следует подшивать (переплетать) в дела с твердой обложкой. Листы в
деле нумеруются черным графическим карандашом или нумератором;
каждый том дела нумеруется самостоятельно. В конце дела (тома) на
отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 12), в
которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных
листов, отражаются исправления в нумерации, оговариваются
особенности физического состояния документов и проставляется подпись
лица, ответственного за делопроизводство с указанием должности, а
также дата.
На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет
которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные
дела, дела, сформированные по разновидностям документов, заголовки
которых не раскрывают конкретное содержание документов и т.д.)
составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле
(приложение 13). Внутренняя опись помещается в начале дела и
подписывается составителем описи. Листы внутренней описи нумеруются
отдельно от листов документов, их количество указывается в
заверительной надписи после общего количества листов дела (со знаком
плюс). Например: В настоящем деле ... 150 ... + 20 листов внутренней
описи.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях,
не проводить пересистематизацию в деле, листы дела не нумеровать,
заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.
9.3. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения оформляются по установленной форме (приложение 14).
Обязательными реквизитами обложки являются: наименование
организации и структурного подразделения, индекс дела по
номенклатуре дел и номер тома, заголовок дела, срок хранения, дата
(год) или крайние даты начала и окончания дела для определенных
категорий документов (постановлений коллегии, приказов, протоколов,
переписки и др.) - количество листов, номер фонда, описи и дела по
описи.
В начале года реквизиты обложки оформляются в соответствии с
номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи
на обложках подлежат уточнению:
если в период формирования дела название Минсельхозпрода или
структурного подразделения изменилось, на обложке указывается его
последнее наименование;
в заголовки дел с распорядительными документами, протоколами
вносятся их номера, а также указывается их подлинность или
копийность;
на обложке дела с перепиской проставляются крайние даты
документов;
если в деле имеются документы-приложения за более ранний
период, чем год образования дела, то на обложке под датой делается
пометка: "Имеются документы за ... годы";
из заверительной надписи на обложку дела выносится количество
листов в деле;
при внесении дела в опись на обложке дела проставляется номер
фонда, описи и дела по описи.
Надписи на обложках постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения делаются четко, светостойкими чернилами или тушью.
10. Составление описей дел
10.1. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой
систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для
раскрытия состава и содержания дел. Одновременно опись дел является
учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к
документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
10.2. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10
лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности,
ежегодно составляются описи (приложения 15, 16, 17). На дела
временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; на
дела по личному составу: личные дела, дела временного (свыше 10 лет)
хранения, дела со специальной документацией (научные отчеты по
темам, рационализаторские предложения и т.п.).
10.3. В структурных подразделениях описи дел (приложение 18)
составляются ежегодно под непосредственным руководством архива
Минсельхозпрода. По этим описям дела сдаются в архив
Минсельхозпрода.
Описи дел структурных подразделений составляются в двух
экземплярах. При передаче дел в архив Минсельхозпрода на обоих
экземплярах описи указывается дата и количество принятых дел.
Описи подписываются заведующим архива Минсельхозпрода и сотрудником
структурного подразделения, передающим дела. Один экземпляр описи
возвращается в структурное подразделение, второй остается в архиве.
10.4. На основе описей дел структурных подразделений в архиве
составляются годовые разделы сводных описей Минсельхозпрода
(приложение 15).
Сводная опись дел постоянного хранения, составленная в четырех
экземплярах, согласовывается экспертной комиссией Минсельхозпрода и
утверждается экспертно-проверочной комиссией Национальною архива.
После этого сводная опись дел постоянного хранения передается на
утверждение руководству Минсельхозпрода. Законченная опись дел
постоянного хранения должна иметь титульный лист (приложение 19),
оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатель.
Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения
составляется в двух экземплярах, согласовывается экспертной
комиссией Минсельхозпрода и утверждается руководством.
Сводная опись дел по личному составу Минсельхозпрода
составляется в трех экземплярах, согласовывается экспертной
комиссией министерства и экспертно-проверочной комиссией
Национального архива и утверждается заместителем Министра,
курирующим Управление делами.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой
систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в
опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из
нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в
опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи -
валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям
структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом
Минсельхозпрода; графы заполняются в точном соответствии с теми
сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись
подряд дел с одинаковыми заголовками пишется заголовок первого дела,
а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при
этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом
новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел,
содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого
следующего года, за который имеются документы в данном деле,
делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за каждый год
(после интервала за последней описательной статьей каждого
последующего года); графа описи "Примечания" используется для
отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о
передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на
необходимый акт, о наличии копий и т.п.
11. Оперативное хранение документов
11.1. С момента заведения и до передачи в архив Минсельхозпрода
документы хранятся в структурных подразделениях.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие
за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов
и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для
этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах,
обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от
пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности
поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой
дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней
стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Машинограммы, присланные из вычислительного центра в
структурные подразделения, формируются в дела и хранятся на общих
основаниях.
Магнитные ленты с фонограммами заседаний коллегии хранятся у
ответственного секретаря. На ленте и коробке делаются отметки о дате
заседания и времени записи. Секретарь коллегии несет ответственность
за их сохранность.
11.2. Выдача документов и дел другим структурным подразделениям
или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На
место изъятого из дела документа следует помещать листок-заместитель
(приложение 20), по которому контролируется возврат документа. На
выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение 21).
Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения
допускается в исключительных случаях с разрешения соответствующего
руководителя с обязательным включением в дело заверенной копии
изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника.
12. Передача дел в архив Минсельхозпрода и на государственное
хранение
12.1. Документы Минсельхозпрода до передачи на государственное
хранение находятся на хранении и архиве Минсельхозпрода для
использования в служебных, научных и других целях, а также
обеспечения прав и законных интересов граждан.
12.2. В своей практической деятельности архив Минсельхозпрода
руководствуется законодательством Республики Беларусь,
распорядительными актами министерства, нормативно-методическими
документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики
Беларусь, положением об архиве Минсельхозпрода.
12.3. В архив Минсельхозпрода передаются дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача
производится только по описям. Описи дел составляются лицами,
ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, при
методической помощи сотрудника архива Минсельхозпрода.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях
для справочной работы, а затем передаются в архив Минсельхозпрода.
12.4. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в архив
Минсельхозпрода, как правило, не подлежат. Они хранятся в
структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат
уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив
Минсельхозпрода только в исключительных случаях по решению
руководителя. Передача их может осуществляться по усмотрению архива,
по описи или номенклатуре дел.
Отбор дел к уничтожению и составлении на них акта (приложение
22) производится после подготовки дел постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения за этот же период.
Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных
подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица.
Проверку правильности производственного отбора осуществляет
экспертная комиссия. Ответственность за организацию уничтожения
документов несет заведующая архивом Минсельхозпрода.
Акт подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности
документов, и рассматривается на заседании ЦЭК Минсельхозпрода
одновременно с описями дел. После согласования ЦЭК Минсельхозпрода
акт представляется на рассмотрение ЭПК Национального архива и
утверждается руководством министерства только после утверждения ЭПК
Национального архива описи дел постоянного хранения. После этого
Минсельхозпрод имеет право уничтожать дела, включенные в данный
акт.
Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются
на переработку.
Сдача документов на переработку оформляется приемо-сдаточной
накладной, которая прикладывается к акту о выделении к уничтожению
документов.
12.5. Передача дел в архив Минсельхозпрода осуществляется по
графику, составленному архивом, согласованному с руководителями
структурных подразделений и утвержденному Управляющим делами.
Вместе с делами в архив Минсельхозпрода передаются
регистрационные карточки на документы.
12.6. При передаче документов на государственное хранение
передается два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра,
передаваемого в государственный архив после утверждения описи
экспертно-проверочной комиссией.
Прием документов на государственное хранение оформляется актом
приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.
Передача дел осуществляется поединично по описям, особо ценные
дела передаются с проверкой количества листов в них. На всех
экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в
государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с
экземпляром акта приема-передачи остается в Минсельхозпроде.
При передаче документов на государственное хранение
Минсельхозпрод обеспечивает картонирование дел и доставку их на
собственном транспорте.
12.7. При первой передаче на государственное хранение описи дел
постоянного хранения к ней прилагается историческая справка о
Минсельхозпроде, в которой излагается история
организации-фондообразователя (первая часть) и история фонда (вторая
часть).
При последующем утверждении экспертно-проверочной комиссией
архивного учреждения годовых разделов описи дел составляется
дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в
названии, функциях, структуре, подчиненности организации и составе
переданных на госхранение документов.
13. Учет, хранение печатей, штампов и удостоверений
Минсельхозпрода
13.1. Учет имеющихся, заказ и изготовление новых печатей и
штампов производится общим отделом Управления делами. Выдача их
лицам, ответственным за хранение и использование, производится под
расписку в журнале.
Печати, штампы должны храниться в сейфах или закрывающихся
металлических шкафах.
При утрате печатей, штампов ответственный за их хранение обязан
немедленно сообщить об этом руководству структурного подразделения и
в Управление делами.
13.2. Удостоверения личности выдаются Управлением кадров под
расписку в регистрационном журнале.
13.3. Командировочные удостоверения учитываются в общем отделе
в регистрационных журналах.
Управляющий делами В.С.Синкевич
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК
Национального архива
Республики Беларусь
29.05.1996 № 5
Председатель ЭМК
Л.И.Мурмыло
Приложение 1
к п.1.1.
ПЕРЕЧЕНЬ
основных нормативных документов, государственных стандартов,
которые необходимо использовать при ведении делопроизводства
1. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах,
госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях,
организациях и на предприятиях Республики Беларусь. Утверждена
приказом Комитета по архивам и делопроизводству от 23 мая 1995 г. №
13.
2. Государственная система документационного обеспечения
управления. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения управления. М.1991.
3. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения.
4. ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации. Система
организационно-распорядительной документации.
5. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации.
Придание юридической силы документам на машинном носителе и
машинограмме, создаваемым средствам вычислительной техники. Основные
положения.
6. ГОСТ 6.10.5-87 "Унифицированные системы документации.
Требования к построению формуляра-образца".
7. ГОСТ 6.10.1-88 "Унифицированные системы документации.
Основные положения".
8. ГОСТ 17914-72. Обложка дел длительных сроков хранения.
Технические условия.
Приложение 2
к п.2.2.
Мiнiстэрства Изображение Министерство
сельскай гаспадаркi Государственного сельского хозяйства
i харчавання герба и продовольствия
Республiкi Беларусь Республики Беларусь Республики Беларусь
ПРИКАЗ
_______________________ г.Минск № ______________________
Приложение 3
к п.2.2.
Рэспублiка Беларусь Изображение Республика Беларусь
_______ Государственного _______
Мiнiстэрства герба Министерство
сельскай гаспадаркi Республики сельского хозяйства
i харчавання Беларусь и продовольствия
(МIНСЕЛЬГАСХАРЧ) (МИНСЕЛЬХОЗПРОД)
220050, г.Мiнск, вул.Кiрава, 15, 220050, г.Минск, ул.Кирова, 15,
телетайп 252586 "Луг", телетайп 252586 "Луг"
тэлекс 252102 "LUG" телекс 252102 "LUG"
телефакс 27-42-96 телефакс 27-42-96
Тел.27-81-04
___________________________________________________________________
_______________ № ____________
На № _________________________
Приложение 4
к п.2.3.13
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, подлежащих утверждению
1. Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством
объектов, оборудования, списания, экспертизы, передачи дел,
ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).
2. Договоры (о производстве работ, материально-технического
снабжения, аренде помещений, о поставках, подрядах,
научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и
т.д.).
3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений,
капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских,
проектно-конструкторских и технологических работ, технические и
т.д.).
4. Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.).
5. Инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству,
технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.).
6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии,
технологического проектирования, численности работников и т.д.).
7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках,
научно-исследовательских работах и т.д.).
8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим
днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы;
типовых документальных материалов, образующихся в деятельности
министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения
материалов и т.д.).
9. Планы (производственные, строительно-монтажных,
проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, внедрения
новой техники, кооперированных поставок продукции, распределения
продукции по установленной номенклатуре, работы коллегий и т.д.).
10. Положения (уставы) (о министерстве, структурном
подразделении, премировании, уставы предприятий и т.д.).
11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и
т.д.).
12. Расценки на производство работ.
13. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на
капитальное строительство и т.д.).
14. Стандарты.
15. Структура и штатная численность.
16. Тарифные ставки.
17. Формы унифицированных документов.
18. Штатные расписания и изменения к ним.
Приложение 5
к пп.2.3.16
ИНДЕКСЫ
структурных подразделений Минсельхозпрода Республики Беларусь
на 1996 год
01 - Министр
02 - Первый заместитель Министра
03 - Главное управление экономики
03-1 - Управление анализа, хозрасчета и прогнозирования
производства
03-1-1 - Отдел анализа, хозрасчета и прогнозирования в
перерабатывающей промышленности и сфере обслуживания
03-1-2 - Отдел анализа, хозрасчета и прогнозирования
производства в сельском хозяйстве
03-2 - Управление труда и заработной платы
03-3 - Управление государственной собственности,
разгосударствления и приватизации
03-4 - Управление ценовой политики и паритета цен
03-4-1 - Отдел ценообразования и паритета цен в сельском
хозяйстве
03-4-2 - Отдел ценообразования и паритета цен в промышленности
и сфере обслуживания
03-5 - Управление финансов
03-5-1 - Отдел финансирования и кредитования АПК
03-5-2 - Отдел налоговой политики и сводных финансовых
балансов
03-6 - Управление бухгалтерского учета и отчетности
03-6-1 - Отдел учета и отчетности в промышленности и
обслуживающих отраслях
03-6-2 - Отдел учета и отчетности в сельском хозяйстве и
бюджетных организациях
03-7 - Управление реформирования, реструктуризации новых форм
хозяйствования и социального развития
04 - Управление делами
04-1 - Заместитель управляющего делами
04-2 - Главный специалист-секретарь коллегии и
научно-технического совета
04-3 - Общий отдел
04-4 - Бухгалтерия
04-5 - Хозяйственно-материальный сектор
05 - Главное управление кадров и аграрного образования
05-1 - Управление кадров
05-2 - Управление подготовки и повышения квалификации кадров
05-3 - Группа по пропаганде и информации
05-4 - Финансово-учетное управление
06 - Главное управление внешнеэкономической деятельности
06-1 - Управление научно-технического сотрудничества
06-2 - Управление внешнеторговой политики
06-3 - Управление иностранных инвестиций
06-4 - Управление экспорта, импорта и внутриреспубликанских
поставок
07 - Главное управление инвестиций и организации строительства
07-1 - Управление инвестиций и республиканских программ по
переработке сельскохозяйственной продукции
07-1-1 - Отдел инвестиций
07-1-2 - Отдел республиканских программ по переработке
сельскохозяйственной продукции
07-2 - Управление технической политики и организации
строительства
07-3 - Управление сельскохозяйственной радиологии и охраны
природной среды
08 - Главное управление интенсификации растениеводства и
продуктов его переработки
08-1-1 - Управление земледелия и растениеводства
08-1-2 - Отдел семеноводства отраслей растениеводства
08-2 - Управление кормопроизводства
08-3 - Управление агрохимии и защиты растений
08-4 - Управление по производству, переработке и торговле
плодоовощной продукцией, картофелем и льном
09 - Главное управление интенсификации животноводства и
мясо-молочной промышленности
09-1 - Управление животноводства
09-2 - Управление мясо-молочной промышленности
09-2-1 - Отдел мясной промышленности
09-2-2 - Отдел молочной промышленности
09-3 - Управление по племенному делу
10 - Главное управление ветеринарии с Государственной
ветеринарной инспекцией
10-1 - Противоэпизоотическое и лечебно-профилактическое
управление
10-2 - Государственная ветеринарная инспекция
11 - Главное управление технического прогресса
11-1 - Управление систем машин, машиностроения и технического
сервиса
11-2 - Управление энергетики и транспорта
11-3 - Главная государственная инспекция по надзору за
техническим состоянием машин и оборудования
11-4 - Государственная инспекция по охране труда, транспортной
и пожарной безопасности
11-5 - Управление прогнозирования и балансов
материально-техническими ресурсами и оборудования для
перерабатывающих отраслей
12 - Государственная инспекция по заготовкам и качеству
продукции;
13 - Управление ведомственного контроля
13-1 - Отдел методологии ревизионной работы
13-2 - Отдел ревизии
14 - Юридическое управление с арбитражем
15 - Отдел спецработы
Приложение 6
к пп.2.3.19, п.5.2
ПЕРЕЧЕНЬ
типовых сроков исполнения документов
1. Постановления, решения, распоряжения, приказы, указания,
инструкции вышестоящих органов - согласно указанному в них сроку.
2. Запросы, предложения и заявления депутатов Верховного Совета
и местных Советов, предложения, заявления и жалобы граждан - в
соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.
3. Письма учреждений, организаций, предприятий - согласно
указанному в них сроку в течение 10 дней (при отсутствии указанного
срока).
4. Письма-запросы и письма-поручения вышестоящих учреждений и
организаций - к указанному в них сроку не позднее 15 дней или в
течение 10 дней (при отсутствии указанного срока).
5. Телеграммы, требующие срочного решения - от 2 до 5 дней;
остальные - в течение 10 дней.
6. Внутренние распорядительные документы (приказы, указания,
решения, инструкции) - к указанному в них сроку.
7. Протоколы совещаний - к указанному в них сроку.
8. Планы-графики - к указанному в них сроку.
Приложение 7
к пп.3.2.3.
ПЕРЕЧЕНЬ
документов, не подлежащих регистрации общим отделом
Управления делами
1. Письма, присланные в копии для сведения.
2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.
3. Сообщения о заседаниях, совещаниях, повестках дня.
4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
5. Сводки и информация, присланные для сведения.
6. Учебные планы, программы. Копии.
7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний,
конференций и т.п.
8. Прейскуранты. Копии.
9. Поздравительные письма и пригласительные билеты.
10. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, газеты).
11. Формы статистической отчетности.
Приложение 8
к п.З.2.4.
-------------------------------------------------------------------
0229140 РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
-------------------------------------------------------------------
Корреспондент
Ф.И.О, адрес, телефон _____________________________________________
Предыдущие обращения от _________ № _____ от _____________ № ______
Вид документа ____________________________ на ________ л __________
Автор, дата, индекс сопровод.письма _______________________________
Дата поступления __________________________________________________
Краткое содержание ________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Отв.исполнитель ___________________________________________________
Резолюция _________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Автор резолюции ___________________________________________________
Срок исполнения ___________________________________________________
___________________________________________________________________
лицевая сторона
-------------------------------------------------------------------
ХОД ИСПОЛНЕНИЯ
--------------T------------T-------------------------T-------------
Дата передачи ¦ ¦Отметка о промежуточном ¦Контрольные
на исполнение ¦Исполнитель ¦ответе или дополнительном¦ отметки
¦ ¦запросе ¦
--------------+------------+-------------------------+-------------
--------------+------------+-------------------------+-------------
--------------+------------+-------------------------+-------------
--------------+------------+-------------------------+-------------
--------------+------------+-------------------------+-------------
Дата, индекс исполнения (ответа) __________________________________
Адресат____________________________________________________________
Содержание ________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
С контроля снял __________________ Подпись контролера _____________
Дело Том Листы Фонд
Опись
Дело
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Приложение 9
к п.5.4
СВОДКА
___________________ № ________________
Об исполнении документов
и поручений по состоянию
на _____________________
------------T------------T---------------------------------T-------
¦Находится на¦ Из них ¦
¦ контроле ¦ ¦
Исполнитель +-----T------+------T------T----------T--------+Приме-
¦всего¦за ¦испол-¦в про-¦с перене- ¦неиспол-¦чание
¦ ¦преды-¦ненные¦цессе ¦сенными ¦ненные в¦
¦ ¦дущий ¦в срок¦испол-¦сроками ¦срок ¦
¦ ¦месяц ¦ ¦нения ¦исполнения¦ ¦
------------+-----+------+------+------+----------+--------+-------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8
------------+-----+------+------+------+----------+--------+-------
Руководитель группы Подпись Расшифровка
контроля подписи
Примечание: Сводка может быть дополнена графами по видам
контролируемых документов
Примерная форма
сводки об исполнении документов и поручений
Приложение 10
к п.6.4
Министерство сельского УТВЕРЖДАЮ:
хозяйства и продовольствия Первый заместитель
Республики Беларусь Министра
Д.Д.Руцкий
Номенклатура дел подпись
Дата
на ______________ год
-------------------------------------------------------------------
Название раздела
--------T------------T----------T----------------------T-----------
¦ Заголовок ¦Кол-во дел¦ Срок хранения ¦
Индекс ¦дела (тома, ¦ (томов, ¦ дела (тома, части) ¦Примечание
дела ¦ части) ¦ частей) ¦и № статей по перечню)¦
-------+------------+----------+----------------------+-----------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5
--------+------------+----------+----------------------+-----------
Управляющий делами Личная
подпись В.С.Синкевич
Дата
Виза заведующей архивом
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Протокол ЭПК
Минсельхозпрода Национального архива
______ № ____ _______ № _____
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма сводной номенклатуры дел
Приложение 11
к п.6.5
ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ
о категориях и количестве дел, заведенных в __ году
в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия
---------------------T-------T-------------------------------------
¦ ¦ В том числе
По срокам хранения ¦ Всего +---------------T---------------------
¦ ¦ переходящих ¦ с отметкой "ЭПК"
---------------------+-------+---------------+---------------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4
---------------------+-------+---------------+---------------------
Постоянного
временного (свыше
10 лет)
временного (до 10
лет включительно)
Итого
Формат А4 (210 х 297 мм)
Заведующая архивом Подпись А.В.Ткач
Дата
Форма итоговой записи
к номенклатуре дел Минсельхозпрода
Приложение 12
к п.9
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _____
В деле подшито (вложено) и пронумеровано ______________________
(цифрами и
_________________________________________________________ листа(ов)
прописью)
в том числе: литерные листы ______________________________________:
пропущенные номера ____________________________ + листов внутренней
описи _____________________________________________________________
----------------------------------------T--------------------------
Особенности физического состояния и ¦ Номера листов
формирования дел ¦
----------------------------------------+--------------------------
1 ¦ 2
----------------------------------------+--------------------------
Наименование должности лица,
составившего заверительную
надпись Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма листа-заверителя дела
Приложение 13
к п.9
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ________
------T------------T---------T---------T-----------T-------------
№ ¦ Индекс ¦ Дата ¦Заголовок¦ Номера ¦ Примечание
п/п ¦ документа ¦документа¦документа¦листов дела¦
------+------------+---------+---------+-----------+-------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6
------+------------+---------+---------+-----------+-------------
Итого __________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма внутренней описи документов дела
Приложение 14
к п.9
------T-----------------------------T-----------------------------¬
¦ ¦ ¦Ф.№ ________________________ ¦
¦ ¦ ¦Оп.№ _______________________ ¦
¦ ¦ ¦Д.№ ________________________ ¦
+-----+-----------------------------+-----------------------------+
+-----+-----------------------------------------------------------+
+-----+-----------------------------------------------------------+
+-----+-----------------------------------------------------------+
+-----+-----------------------------------------------------------+
¦ ¦ (название учреждения и структурного подразделения) ¦
¦ +-----------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+-----+______________ ДЕЛО № ____ том № _____________ ¦
¦ ¦ ¦
+-----+-----------------------------------------------------------+
¦ +-----------------------------------------------------------+
¦ +-----------------------------------------------------------+
¦ +-----------------------------------------------------------+
¦ +-----------------------------------------------------------+
+-----+-----------------------------------------------------------+
¦ (заголовок дела) _________________________ ¦
¦ дата(ы) ¦
¦ на ____ листе(ах) ¦
¦ хранить _________________ ¦
+-----T-----T-----T----------------------¬ ¦
¦ ¦ ¦ ¦Ф.№ __________________¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦Оп. __________________¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦Д.№ __________________¦ ¦
+-----+-----+-----+----------------------+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ __________________¦ ¦
L-----+-----+-----+----------------------+-------------------------
Обложка дел постоянного и временного
(свыше 10 лет) сроков хранения
Приложение 15
к п.10.2 и 10.4
УТВЕРЖДАЮ
Первый заместитель Министра
сельского хозяйства и
продовольствия Республики Беларусь
Д.Д.Руцкий
Фонд № ___________
ОПИСЬ № __________
дел постоянного хранения
за ________ год
------------------------------------------------------------------¬
¦ Название раздела (структурного подразделения Минсельхозпрода) ¦
+----T------T--------------T-------------T-------------T----------+
¦ № ¦Индекс¦Заголовок дела¦ Дата дела ¦ Количество ¦Примечание¦
¦п/п ¦ дела ¦(тома, части) (тома, части)¦листов в деле¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦(томе, части)¦ ¦
+----+------+--------------+-------------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L----+------+--------------+-------------+-------------+-----------
В данный раздел описи внесено _________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ___________ по № ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Заведующая архивом
Минсельхозпрода Подпись А.В.Ткач
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Национального Протокол ЦЭК (ЭК)
архива Минсельхозпрода
___________ № ____________ _______ № _____
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел
постоянного хранения
Приложение 16
к п.10.2
УТВЕРЖДАЮ
Первый заместитель Министра
сельского хозяйства и
продовольствия Республики Беларусь
Подпись Д.Д.Руцкий
Дата
Фонд № __________________
ОПИСЬ № _________________
дел временного (свыше 10 лет)
хранения
за ___________ год
-------------------------------------------------------------------
Название раздела (структурного подразделения Минсельхозпрода)
-----T------T-----------T------T-----------T-----------T-----------
¦ ¦ ¦ ¦Срок ¦ ¦
№ ¦Индекс¦Заголовок ¦Дата ¦хранения ¦Количество ¦
п/п ¦ дела ¦дела (тома,¦дела ¦дела (тома,¦листов в ¦Примечание
¦ ¦части) ¦(тома,¦части), ¦деле (томе,¦
¦ ¦ ¦части)¦статья по ¦части) ¦
¦ ¦ ¦ ¦перечню ¦ ¦
-----+------+-----------+------+-----------+-----------+-----------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7
-----+------+-----------+------+-----------+-----------+-----------
В данный раздел описи внесено _________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № _______________ по № _____________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Заведующая архивом
Минсельхозпрода Подпись А.В.Ткач
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
Минсельхозпрода
______ № _____
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел
временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение 17
к п.10.2
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Главного управления
кадров и аграрного образования
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд № _______________
ОПИСЬ № ______________
дел по личному составу
за _______________ год
-------------------------------------------------------------------
Название раздела
-----T------T-----------T------T-----------T-----------T-----------
№ ¦Индекс¦Заголовок ¦Дата ¦Срок ¦Количество ¦
п/п ¦ дела ¦дела (тома,¦дела ¦хранения ¦листов в ¦Примечание
¦ ¦части) ¦(тома,¦дела (тома,¦деле (томе,¦
¦ ¦ ¦части)¦части) ¦части) ¦
-----+------+-----------+------+-----------+-----------+-----------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7
-----+------+-----------+------+-----------+-----------+-----------
В данный раздел описи внесено _________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ___________ по № ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Начальник Управления кадров Подпись А.И.Красовский
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК Национального
Минсельхозпрода архива Минсельхозпрода
_______ № ________ _______ № ______
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дела по личному составу
Приложение 18
к п.10.3
Министерство сельского хозяйства и продовольствия
Республики Беларусь
___________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения или общественной
организации)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения (общественной
организации)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ №
-------------------------------------------------------------------
Название раздела
-----T------T-----------T------T-----------T-----------T-----------
№ ¦Индекс¦Заголовок ¦Дата ¦Срок ¦Количество ¦
п/п ¦ дела ¦дела (тома,¦дела ¦хранения ¦листов в ¦Примечание
¦ ¦части) ¦(тома,¦дела (тома,¦деле (томе,¦
¦ ¦ ¦части)¦части) ¦части) ¦
-----+------+-----------+------+-----------+-----------+-----------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6* ¦ 7
-----+------+-----------+------+-----------+-----------+-----------
_______________________________
*Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
В данную опись внесено ________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ___________ по № ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Управляющий делами
Минсельхозпрода
Подпись В.С.Синкевич
Дата
Передал _________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и __________________________ регистрационно-контрольных карточек к
(цифрами и прописью)
документам*
______________________________________
*Передаются вместе с делами общего отдела.
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения
(общественной организации) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Принял ____________________ дел и ______________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам
Заведующая архивом Подпись А.В.Ткач
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу структурного подразделения
(общественной организации) Минсельхозпрода
Приложение 19
к п.10.4
___________________________________________________________________
(название государственного архива*
___________________________________________________________________
(название фонда)
Фонд № ____________
Опись № ___________
___________________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты дел_____________
_____________________________________________
*Заполняется в государственном архиве.
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма титульного листа законченной описи дел
постоянного хранения
Приложение 20
к п.11.2
ЛИСТОК-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА
Вид документа ____________ Дата ___________ Индекс ________________
Корреспондент _____________________________________________________
Заголовок (или краткое содержание документа) ______________________
___________________________________________________________________
Выдан _____________ _________________
(дата выдачи) (кому выдано)
Выдал ____________ Получил ______________
(подпись) (подпись)
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма листа-заместителя документа
Приложение 21
к п.11
Министерство сельского хозяйства
и продовольствия
Название архива
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело ______________________________________________________________
(№ и заголовок)
Опись _____________________________________________________________
(№ и название)
Фонд ______________________________________________________________
(№ и название)
Выдано __________________ ________________
(дата выдачи) (кому выдано)
во временное пользование (читальный зал) до _______________________
(дата возврата)
Наименование должности Подпись Расшифровка
сотрудника, выдавшего дело подписи
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма карты-заместителя дела
Приложение 22
к п.12
Министерство сельского хозяйства УТВЕРЖДАЮ
и продовольствия Республики Первый заместитель Министра
Беларусь
Д.Д.Руцкий
Дата
АКТ
_______ № _________
___________________
место составления
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании ______________________________________________________
(название и выходные данные перечня
___________________________________________________________________
документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда № ______________
(название фонда)
----T---------T--------T-----------T--------T-------T--------T-----
¦ ¦ ¦ ¦Индекс ¦ ¦Сроки ¦При-
¦Заголовок¦ Дата ¦ Номера ¦дела ¦ К-во ¦хранения¦ме-
№ ¦дела или ¦дела или¦описей (но-¦(тома, ¦ дел ¦дела ¦ча-
п/п¦групповой¦крайние ¦менклатур) части) ¦(томов,¦(тома, ¦ние
¦заголовок¦даты дел¦за _______ ¦по номе-¦частей)¦части) и¦
¦ дел ¦ ¦ год(ы) ¦нклатуре¦ ¦номера ¦
¦ ¦ ¦ ¦или № ¦ ¦статей ¦
¦ ¦ ¦ ¦дела по ¦ ¦по ¦
¦ ¦ ¦ ¦описи ¦ ¦перечню ¦
----+---------+--------+-----------+--------+-------+--------+-----
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8
----+---------+--------+-----------+--------+-------+--------+-----
Итого ____________________________ дел за ____________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК Национального архива (протокол __
№ ___________)
Наименование должности лица, проводившего
экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
Минсельхозпрода
_________ № _______
Документы в количестве _____________________ дел, весом ________ кг
(цифрами и прописью)
сданы в ___________________________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной ______________________
№ __________
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка
подписи
Заведующая архивом Подпись А.В.Ткач
Дата Формат А4 (21О х 297 мм)
Форма акта о выделении на уничтожение документов,
не подлежащих хранению
<<< Главная
страница | < Назад
|
