ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ АРХИВОВ ЦЕНТРАЛЬНЫХ И МЕСТНЫХ
ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И УПРАВЛЕНИЯ, УЧРЕЖДЕНИЙ,
ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Утверждено: решение Коллегии Государственного комитета по архивам и
делопроизводству Республики Беларусь 30.04.1997 № 5
Содержание
1. Правовые основы деятельности архивов центральных и
местных органов государственной власти и управления,
учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь
2. Виды, задачи и функции архивов
3. Номенклатура дел. Формирование дел
3.1. Виды номенклатуры дел
3.2. Порядок составления, согласования и утверждения
номенклатуры дел организации
3.3. Схема построения номенклатуры дел организации
3.4. Состав и оформление номенклатуры дел организации
3.5. Формирование дел
4. Экспертиза ценности документов
4.1. Принципы и критерии ценности документов
4.2. Организация экспертизы ценности документов
4.3. Проведение экспертизы ценности документов в
делопроизводстве организации
4.4. Проведение экспертизы ценности документов в архиве
4.5. Порядок уничтожения документов и дел временного
хранения
5. Подготовка дел к передаче в архив и порядок передачи дел
5.1. Оформление дел
5.2. Составление и оформление описей дел структурных
подразделений организации
5.3. Передача дел в архив
6. Обеспечение сохранности документов архива
6.1. Требования к помещению архива
6.2. Электро- и противопожарное оборудование архива
6.3. Температурно-влажностный и световой режим в архиве
6.4. Санитарно-гигиенический режим в архиве
6.5. Оборудование архива
6.6. Размещение дел в хранилище. Топографирование
6.7. Порядок выдачи дел из хранилищ. Транспортировка и
упаковка дел
6.8. Проверка наличия и состояния дел
6.9. Организация и оформление результатов розыска дел
7. Классификация документов архива
7.1. Классификация документов в пределах архива
7.2. Классификация документов в пределах фонда
8. Составление и оформление сводных и законченных описей дел
8.1. Составление и оформление годового раздела сводной описи
дел постоянного хранения
8.2. Составление и оформление законченной описи дел
постоянного хранения
8.3. Составление и оформление годового раздела сводной описи
дел временного (свыше 10 лет) хранения
8.4. Оформление описи дел по личному составу
9. Учет документов в архиве
9.1. Книга поступления и выбытия документов
9.2. Список фондов
9.3. Лист фонда
9.4. Описи и номенклатуры дел как учетный документ
9.5. Дело фонда
9.6. Книга выдачи дел во временное пользование
10. Научно-справочный аппарат (НСА) к документам архива
10.1. Описи дел как часть НСА архива
10.2. Каталоги (картотеки)
10.3. Указатели
10.4. Обзоры документов
10.5. Историко-архивная справка к фонду
11. Использование документов архива
11.1. Исполнение запросов организаций и граждан
11.2. Выдача документов во временное пользование
11.3. Культурно-просветительная работа архива
11.4. Работа архива с исследователями
12. Работа с документами личного происхождения
12.1. Порядок приема-передачи частных архивов
12.2. Порядок передачи документов частных архивов на
государственное хранение
13. Работа с электронными (машиночитаемыми) документами (ЭД)
14. Организация работы архива
15. Передача документов на государственное хранение
15.1. Предельные сроки хранения документов в архиве
15.2. Порядок передачи документов на государственное
хранение
16. Порядок приема-передачи документов при смене руководителя
организации или заведующего архивом (лица, ответственного за
архив)
16.1. Порядок приема-передачи документов при смене
руководителя организации
16.2. Порядок приема-передачи документов при смене
заведующего архивом (лица, ответственного за архив)
Приложения
1. Список организаций-источников комплектования архива
2. Номенклатура дел организации
3. Номенклатура дел структурного подразделения
(общественной организации) организации
4. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению
5. Лист-заверитель дела
6. Внутренняя опись документов дела
7. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения
8. Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу структурного подразделения
(общественной организации) организации
9. Журнал регистрации показаний контрольно-измерительных
приборов для измерения температуры и влажности воздуха
10. Карточка постеллажного топографического указателя
11. Карточка пофондового топографического указателя
12. Акт выдачи дел во временное пользование
13. Книга выдачи дел из хранилища
14. Карта-заместитель дела
15. Лист проверки наличия и состояния дел фонда
16. Акт проверки наличия и состояния дел фонда
17. Акт о неисправимых повреждениях дел
18. Акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
19. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения
20. Лист-заверитель описи дела
21. Титульный лист описи
22. Годовой раздел сводной описи дел временного
(свыше 10 лет) хранения
23. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу
24. Книга учета поступления и выбытия документов
25. Список фондов
26. Лист фонда
27. Книга выдачи дел во временное пользование
28. Тематическая карточка каталога
29. Архивная справка
30. Журнал регистрации выдачи архивных справок, копий и
выписок
31. Журнал регистрации посещений исследователями читального
зала (архива)
32. Сдаточная опись документов личного происхождения
33. Акт приема-передачи дел на государственное хранение
34. Ведомость учета электронных документов структурного
подразделения
35. Ведомость учета электронных документов организации
36. Акт о выделении к уничтожению электронных документов,
не подлежащих хранению
37. Годовой план работы архива
38. Карточка учета работы архива с подведомственной
организацией
39. Акт приема-передачи архива при смене заведующего архивом
(лица, ответственного за архив)
40. Примерное положение об архиве учреждения, организации,
предприятия
41. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии
(ЦЭК) министерства, госкомитета, центрального органа
управления Республики Беларусь
42. Примерное положение о постоянно действующей экспертной
комиссии (ЭК) учреждения, организации, предприятия
43. Нормы времени и выработки на основные виды работ,
выполняемые в архивах
Список нормативно-методической литературы
"Основные правила работы архивов центральных и местных органов
государственной власти и управления, учреждений, организаций и
предприятий Республики Беларусь" являются нормативным документом,
регламентирующим деятельность ведомственных архивов и архивов
негосударственных учреждений, организаций и предприятий республики.
В них изложены правовые основы деятельности, задачи и функции
архивов; требования, предъявляемые к номенклатурам дел; методика
проведения экспертизы ценности документов; порядок формирования и
оформления дел, уничтожения документов временного хранения,
составления научно-справочного аппарата к документам архива, учета,
обеспечения сохранности и использования документов, а также другие
вопросы, связанные с работой указанных архивов. В случаях, не
предусмотренных настоящими правилами (при проведении работы по
выявлению и учету особо ценных дел, созданию и учету страхового
фонда, фонда пользования и др.), архивы центральных и местных
органов государственной власти и управления, учреждений, организаций
и предприятий Республики Беларусь обязаны руководствоваться
действующими правилами работы государственных архивов.
В целях обеспечения преемственности работы архивов, учета
особенностей формирования и структуры Национального архивного фонда
Республики Беларусь в настоящих правилах сохранен ряд положений,
формулировок и форм ранее действовавших "Основных правил работы
ведомственных архивов СССР" (М., 1987).
Пункты и отдельные формулировки (предложения) правил, не
являющиеся обязательной нормой для архивов негосударственных
учреждений, организаций и предприятий, которые не имеют договорных
отношений с учреждениями государственной архивной службы, помечены
звездочкой*.
______________________________
*Звездочки (*) располагаются в начале пункта или в конце
соответствующих предложений и реквизитов форм документов.
Правила не распространяются на архивы, хранящие
научно-техническую, машиночитаемую, кино-, фото-, фоно-,
видеодокументацию, а также другие виды специальной документации.
1. ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВОВ
ЦЕНТРАЛЬНЫХ И МЕСТНЫХ ОРГАНОВ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И УПРАВЛЕНИЯ,
УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
1.1. Деятельность архивов центральных и местных органов
государственной власти и управления, учреждений, организаций и
предприятий Республики Беларусь регулируется и регламентируется
Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах
в Республике Беларусь", Законом Республики Беларусь "Об охране
историко-культурного наследия", настоящими правилами,
нормативно-методическими документами государственной архивной
службы*, положениями об архивах.
______________________________
*См. Список нормативно-методической литературы.
1.2. Документы органов государственной власти и управления,
учреждений, организаций и предприятий (далее - организаций)
независимо от формы собственности и характера деятельности входят в
состав Национального архивного фонда Республики Беларусь и хранятся
в вышеназванных архивах. Национальный архивный фонд включает в себя
государственную и негосударственную части.
1.2.1. Государственную часть Национального архивного фонда
составляют архивные фонды и документы:
государственных органов, органов местного самоуправления,
государственных предприятий, организаций, учреждений, штабов,
объединений, мобильных сил, соединений и воинских частей Вооруженных
Сил, штабов соединений и воинских частей пограничных войск,
внутренних войск МВД, войск КГБ и железнодорожных войск,
военно-учебных заведений, находящихся на территории Республики
Беларусь;
государственных предприятий, организаций, учреждений, воинских
частей Республики Беларусь, находившихся или находящихся за
пределами республики;
объединений, предприятий, организаций, учреждений смешанных
форм собственности, в уставных фондах которых преобладает доля
государственной собственности;
общественных объединений и их предприятий, образовавшихся до
момента регистрации этих объединений и предприятий в установленном
законом порядке и принятые на государственное хранение;
юридических и физических лиц, поступившие в собственность
государства, в том числе и из-за рубежа, на основаниях,
предусмотренных законодательством Республики Беларусь;
художественные, мультипликационные, документальные,
научно-популярные фильмы, кино-, фото-, фоно- и видеодокументы,
статистическая, научная, технологическая, нормативно-техническая,
проектная, конструкторская, патентная, картографическая,
геологическая, телеметрическая, коммерческая и машиночитаемая
документация, научные, литературные, живописные, музыкальные и
др. рукописи, рисунки, дневники, мемуары и иные виды документов,
изготовленные или разработанные на предприятиях, в организациях,
учреждениях, редакциях газет и журналов за счет государственных
средств*.
______________________________
*В п.1.2.1 не перечислены виды архивных фондов, входящих в
состав Национального архивного фонда, но не имеющих
непосредственного отношения к деятельности архивов органов
государственной власти и управления, организаций, учреждений и
предприятий Республики Беларусь - фонды дореволюционных организаций
и др.
1.2.2. Негосударственную часть Национального архивного фонда
составляют архивные фонды и документы, находящиеся в собственности:
общественных объединений с момента их регистрации в
установленном законом порядке;
религиозных организаций;
иных негосударственных объединений, предприятий, организаций,
учреждений;
физических лиц (документы личного происхождения, семейные
архивы, коллекции документов и др.).
1.3. Государственное управление Национальным архивным фондом и
архивами в Республике Беларусь возлагается на Государственный
комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь (далее -
Госкомархив), отделы по архивам и делопроизводству исполнительных
комитетов областных и Минского городского Советов депутатов.
Органы государственной архивной службы Республики Беларусь
осуществляют контроль за безусловным соблюдением на территории
республики всеми юридическими лицами независимо от форм
собственности, их ведомственной подчиненности, а также гражданами
законодательства Республики Беларусь по вопросам ведения
делопроизводства и архивного дела. Решения и указания органов
управления архивным делом по вопросам работы архивов и организации
делопроизводства являются обязательными для всех юридических и
физических лиц.
1.4. Государственный контроль за обеспечением сохранности,
учета и использования документов осуществляется Советами депутатов,
исполнительными и распорядительными органами. Государственный надзор
за соблюдением законодательства по делопроизводству и архивному делу
в Республике Беларусь, соблюдением норм и принципов работы с
документами, установленных стандартами специальными правилами и
инструкциями, возлагается на Государственную инспекцию архивов и
делопроизводства.
1.5. Организации обязаны обеспечивать накопление, учет,
хранение и использование документов Национального архивного фонда
Республики Беларусь в соответствии с требованиями, изложенными в
законах и других нормативных актах Республики Беларусь.
Руководители организаций обеспечивают контроль за соблюдением
установленного порядка накопления, обеспечения сохранности, учета,
использования документов до их передачи на государственное хранение
и несут ответственность за полноту и сохранность документальных
материалов.
1.6. Согласно Закону "О Национальном архивном фонде и архивах в
Республике Беларусь" архивы центральных и местных органов
государственной власти и управления, учреждений, организаций и
предприятий (далее - архивы) разделяются на ведомственные архивы и
архивы негосударственных организаций, учреждений и предприятий.
1.6.1. Под ведомственным архивом понимается архивное учреждение
государственной организации (организаций) или структурное
подразделение государственной организации, хранящее документы на
протяжении определенного срока в своей организации. Под архивом
негосударственной организации, учреждения или предприятия понимается
негосударственное архивное учреждение или структурное подразделение
негосударственной организации, осуществляющее прием и постоянное
хранение архивных документов, зарегистрированное в установленном
законом порядке.
1.6.2. Ведомственные архивы до передачи документов в
государственные архивы на постоянное хранение имеют право на
владение, пользование и распоряжение архивными документами.
Документы ведомственных архивов являются собственностью государства,
не могут быть объектом купли-продажи и иных сделок по их отчуждению
и должны по истечении сроков ведомственного хранения бесплатно
передаваться в государственные архивы в упорядоченном состоянии с
соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями.
1.6.3. Архивные документы, являющиеся собственностью
негосударственных организаций, находятся в их владении, пользовании
и распоряжении. Собственники названных документов имеют право
передать на добровольных началах бесплатно или за определенную плату
в собственность государства принадлежащие им архивные документы либо
поместить их на временное хранение в государственные архивы с
заключением соответствующего договора. При передаче документов на
хранение в государственные архивы за собственником архивных
документов сохраняется право собственности на них, если иное не
оговорено в договоре.
Собственник документов, отнесенных к негосударственной части
Национального архивного фонда, обязан предоставлять в
соответствующие государственные архивы сведения о своих фондах и
документах с целью их учета, а также сообщать этим органам о смене
владельца названных документов и об изменении места их хранения.
Уничтожение документов их собственником может быть произведено
только с письменного разрешения государственного архива,
обслуживающего соответствующую зону.
1.7. При реорганизации либо ликвидации государственных
организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы
передаются правопреемникам. В случае отсутствия правопреемника
документы, относящиеся к Национальному архивному фонду, передаются в
соответствующий государственный архив, а архивные документы,
подлежащие временному хранению, и документы по личному составу - в
архив вышестоящей организации.
При преобразовании государственных организаций в организации
иных форм собственности их архивные документы передаются на хранение
в государственные архивы. По просьбе вновь созданных
фондообразователей органы государственной архивной службы имеют
право передать им эти документы на временное хранение на основании
лицензий.
В состав комиссий, создаваемых для передачи документов и
имущества, включаются представители государственной архивной службы.
При ликвидации негосударственных организаций, не имеющих
правопреемника, органы, зарегистрировавшие их, обязаны принять по
описям на хранение документы этих юридических лиц.
1.8. Финансирование и материально-техническое обеспечение
ведомственных архивов осуществляется за счет средств
государственного бюджета. Архивные учреждения негосударственных форм
собственности содержатся за счет средств создавших их организаций,
граждан и иных источников.
1.9. Юридические и физические лица, виновные в нарушении
нормативных актов Республики Беларусь по вопросам делопроизводства и
архивного дела, несут ответственность в соответствии с
законодательством Республики Беларусь.
Имущественный вред, нанесенный в результате повреждения либо
уничтожения архивных документов, подлежит взысканию с виновных
физических либо юридических лиц в размере, определенном судом с
учетом заключения органов государственного управления архивным
делом.
Согласно Кодексу Республики Беларусь об административных
правонарушениях нарушение установленного порядка и требований
законодательства в ведении делопроизводства, которое проявилось:
в невыполнении требований государственных стандартов, нарушении
дисциплины в оформлении документов;
в отсутствии номенклатуры дел, нарушении порядка ее
согласования и утверждения;
в отсутствии нормативно-методических документов, определяющих
функции, права и обязанности делопроизводственных служб и их
работников, регламентирующих организацию делопроизводства, влечет
наложение штрафа на должностных лиц в размере от пятнадцати до
двадцати минимальных заработных плат.
Утрата или незаконное уничтожение дел постоянного или
временного хранения, причинение им непоправимых повреждений в
результате необеспечения их сохранности, оставление документов
бесхозными или неучтенными влечет наложение штрафа на граждан в
размере от трех до пяти минимальных заработных плат и на должностных
лиц - от пятнадцати до двадцати минимальных заработных плат.
Нарушение администрацией предприятий, учреждений, организаций
независимо от форм собственности законодательства об архивах,
невыполнение законных требований и указаний архивных органов о
выделении приспособленных площадей для размещения документов,
изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению (в
том числе сдача в аренду) или неиспользование их вообще, уклонение
от передачи в установленных законом случаях документов на
государственное хранение, а также необоснованный отказ предприятий,
учреждений, организаций, архивов независимо от форм собственности в
выдаче гражданам справок социально-правового характера влечет
наложение штрафа на должностных лиц в размере от пятнадцати до
двадцати минимальных заработных плат.
Рассматривать дела об административных правонарушениях и
налагать административные наказания от имени государственного
управления архивами и делопроизводством Республики Беларусь имеют
право:
председатель Госкомархива;
заместитель председателя Госкомархива;
руководители областных и г.Минска органов государственного
управления архивами и делопроизводством Республики Беларусь.
1.10. Прочие правовые нормы, связанные с деятельностью архивов,
изложены в соответствующих разделах настоящих правил.
2. ВИДЫ, ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВОВ
2.1. В зависимости от состава документов, которыми
комплектуется архив, обязанностей по осуществлению учета, хранения и
использования документов Национального архивного фонда Республики
Беларусь могут создаваться архивы следующих видов:
архив организации, хранящий документы только данной
организации*;
центральный архив, хранящий документы центрального аппарата
организации (центрального органа управления, центрального органа
общественного объединения), а также документы организаций
непосредственного подчинения и, при необходимости, других источников
комплектования, список которых утверждается руководителем
соответствующей отрасли (системы, объединения); центральный
отраслевой архив центрального органа управления (центральный архив
общественного объединения), хранящий документы организаций отрасли
(системы, объединения) всех уровней подчиненности независимо от их
территориального расположения в соответствии со списком источников
комплектования архива, утвержденным руководителем отрасли (системы,
объединения);
объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких
организаций министерства или другого центрального органа управления,
связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по
профилю деятельности;
объединенный межведомственный архив, хранящий документы
организаций нескольких отраслей (систем), связанных территориально;
объединенный архив, созданный несколькими организациями
негосударственной формы собственности и хранящий их документы.
______________________________
* В организациях, создающих технологическую,
нормативно-техническую, проектную, конструкторскую,
картографическую, геологическую, гидрометеорологическую,
телеметрическую, машиночитаемую, кино-, фото-, фоно-,
видеодокументацию, могут создаваться специальные архивы для хранения
документов вышеназванных видов.
2.2. Задачами архива являются:
комплектование архива документами, состав которых предусмотрен
положением об архиве;
обеспечение сохранности и ведение учета документов;
обеспечение использования документов;
подготовка и передача документов Национального архивного фонда
Республики Беларусь на государственное хранение в соответствии с
требованиями, установленными Госкомархивом*;
осуществление методического руководства и проверок состояния
организации документов в делопроизводстве организации, а также
архивного дела и организации документов в делопроизводстве в
подведомственных организациях.
2.3. Для решения стоящих перед ними задач архив выполняет ряд
функций. Основные функции архива соответствуют основным направлениям
его работы (см. пп.2.3.1-2.3.14).
2.3.1. Архив составляет и ежегодно уточняет список
организаций - источников комплектования**. (Приложение 1).
______________________________
*Для архивов негосударственных организаций, не имеющих договора
с госархивом, данная норма действует при ликвидации организации и
отсутствии правопреемника.
**Исключение - архив организации.
2.3.2. Принимает на хранение документы структурных
подразделений организации, а также других организаций, являющихся
источниками комплектования архива.
2.3.3. Проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве
документов и оказывает методическую помощь по проведению экспертизы
ценности документов, находящихся в структурных подразделениях;
участвует в работе Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) или
экспертной комиссии (ЭК) организации.
2.3.4. Проверяет соответствие формирования и оформления дел в
делопроизводстве организации и подведомственных организаций
установленным требованиям. Проверяет работу архивов подведомственных
организаций.
2.3.5. Осуществляет фондирование документов и дел.
2.3.6. Ведет комплекс учетных документов.
2.3.7. Составляет научно-справочный аппарат к хранящимся в
архиве документам.
2.3.8. Создает страховой фонд копий документов архива (на
фотоматериалах, лазерных дисках или др. специальных носителях).
2.3.9. Контролирует условия хранения документов, проверяет
наличие и сохранность документов и дел.
2.3.10. Представляет в соответствующее учреждение
государственной архивной службы сведения о составе и объеме фондов,
хранящихся в архиве.
2.3.11. Выполняет запросы организаций и частных лиц, выдает
копии документов, архивные справки (выписки) и дела во временное
пользование, обеспечивает работу исследователей.
2.3.12. Подготавливает и передает на госхранение документы
Национального архивного фонда Республики Беларусь*.
______________________________
*См. сноску к п.2.2.
2.3.13. Участвует в разработке нормативно-методических
документов (инструкций, рекомендаций, положений, номенклатуры дел и
др.) по документационному обеспечению управления.
2.4. Архиву для выполнения его задач и функций предоставляется
право:
давать в установленном порядке указания структурным
подразделениям и архивам подведомственных организаций по вопросам,
входящим в компетенцию архива;
запрашивать от структурных подразделений организации и архивов
подведомственных организаций сведения, необходимые для работы
архива;
вносить руководству организации предложения по
совершенствованию делопроизводства и архивного дела (приложение 40).
3. НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
Номенклатура дел - это систематизированный перечень
наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их
хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел
предназначена для обеспечения порядка группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и
определения срока их хранения.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В архиве она
используется для учета дел временного (до 10 лет включительно)
хранения.
3.1. Виды номенклатур дел
3.1.2. Номенклатуры дел подразделяются на типовые, примерные и
конкретные.
3.1.3. Типовые и примерные номенклатуры дел составляются для
определенной категории организаций, отличающихся однородным
характером деятельности и составом документов*.
______________________________
*К указанным организациям относятся, в частности, областные
Советы депутатов и их исполкомы, средние школы и т.д.
3.1.4. Типовая номенклатура дел устанавливает единую
индексацию, типовой состав и унифицированные заголовки дел для
однородных по характеру деятельности и структуре организаций всей
отрасли (системы, объединения). Она является нормативным документом
и носит обязательный характер.
3.1.5. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный
состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру
деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный
характер.
3.1.6. Типовые и примерные номенклатуры дел составляются
службами ДОУ министерств, Госкомитетов и др. центральных органов
управления, подведомственная сеть которых включает ряд однородных
организаций и утверждается руководством отрасли (системы,
объединения) после согласования с ЦЭК организации и Госкомархивом.
3.1.7. Конкретная номенклатура дел составляется (уточняется)
ежегодно в каждой организации и включает систематизированные
заголовки всех дел, которые будут заведены или продолжены
делопроизводством в данной организации в текущем календарном году.
Конкретная номенклатура дел составляется для всей организации
(сводная) и для каждого структурного подразделения. (Приложения 2,
3).
3.2. Порядок составления, согласования и утверждения
номенклатуры дел организации
3.2.1. Номенклатура дел организации составляется службой ДОУ
(управлением делами, канцелярией, общим или
административно-хозяйственным отделом) при участии архива или
учреждением государственной архивной службы (на договорных
началах).
3.2.2. Государственные архивы оказывают методическую
(консультативную) помощь в разработке номенклатур дел организациям,
являющимся источниками комплектования указанных архивов.
3.2.3. Нормативно-методическим основанием при разработке
номенклатуры дел организации служат государственные стандарты,
типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения,
инструкции по делопроизводству, типовые и примерные номенклатуры
дел, решения ЦЭК (ЭК) организации, решения Центральной
экспертно-методической комиссии (ЦЭМК) Госкомархива об изменении
сроков хранения отдельных категорий документов и дел.
3.2.4. При составлении номенклатуры дел используются устав или
положение об организации, штатные расписания, отчеты о работе,
положения о структурных подразделениях организации, должностные
инструкции, номенклатуры дел за предыдущие годы, описи дел,
регистрационные журналы, справочные картотеки. Изучается состав,
количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе
деятельности организации.
3.2.5. Основой для составления сводной номенклатуры дел
являются номенклатуры дел структурных подразделений (управлений,
отделов, лабораторий и т.д.) и профкома. Они разрабатываются при
участии специалистов, знающих функции, задачи и документацию этих
подразделений. Служба ДОУ контролирует работу по разработке
номенклатур дел структурных подразделений и оказывает методическую
помощь составителям. Номенклатура дел структурного подразделения
визируется заведующим архивом, согласовывается ЭК структурного
подразделения (при его наличии) и подписывается руководителем
структурного подразделения.
3.2.6. Номенклатура дел на предстоящий календарный год
составляется в последнем квартале предшествующего года. Она
визируется заведующим архивом, подписывается руководителем службы
ДОУ, согласовывается ЭК (ЦЭК) организации, согласовывается
экспертно-методической комиссией (ЭМК) или экспертно-проверочной
комиссией (ЭМК) государственного архивного учреждения и до 1 января
следующего года утверждается руководителем организации*.
______________________________
*Номенклатуры дел негосударственных организаций, не имеющих
договорных отношений с учреждениями государственной архивной службы,
не согласовываются ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения.
3.2.7. Номенклатура дел согласовывается с государственным
архивом 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре
организации независимо от срока предыдущего согласования. Ежегодно
она уточняется. После внесения необходимых изменений номенклатура
дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1
января следующего года приказом (распоряжением).
3.2.8. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные
подразделения получают выписки из нее, включающие текст
соответствующих разделов.
3.2.9. Номенклатура дела составляется в четырех экземплярах.
Первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй используется службой
ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве
учетного документа в архиве, четвертый - в государственном архиве.
Первый экземпляр является документом постоянного хранения. Он
регистрируется (в порядке, установленном для регистрации внутренних
документов) и включается в раздел номенклатуры дел общего отдела,
канцелярии или других структур, которые осуществляют
документационное обеспечение управления. Номенклатуры структурных
подразделений хранятся 5 лет после передачи дел в архив.
Номенклатуры дел организаций, в делопроизводстве которых не
образуются документы постоянного хранения, хранятся не менее 10
лет.
3.3. Схема построения номенклатуры дел организации
3.3.1. Схема построения номенклатуры дел соответствует
структуре организации. Названиями разделов и подразделов
номенклатуры дел являются названия структурных подразделений
организации, расположенные в соответствии со штатным расписанием.
3.3.2. Структурное подразделение, в котором откладываются
организационно-распорядительные документы руководства организации
(управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п.), всегда
располагается в начале номенклатуры дел независимо от места,
занимаемого данным подразделением в штатном расписании. После
основных структурных подразделений в порядке значимости следуют
общественные организации и временно действующие органы.
3.3.3. В организациях, имеющих устойчивую структуру,
номенклатура дел строится по структурному принципу. В организациях,
не имеющих устойчивой структуры и бесструктурных, схема номенклатуры
дел строится по структурно-функциональному принципу или
функциональному принципу (по направлениям деятельности без деления
на структурные части).
Пример схемы номенклатуры, построенной по структурному
принципу:
01. Общий отдел
02. Отдел экономического прогнозирования
03. Производственно-технологический отдел
04. Технический отдел
05. Отдел капитального строительства
06. Отдел техники безопасности
07. Отдел главного механика и энергетика
08. Отдел технического контроля
09. Финансовый отдел
10. Бухгалтерия
11. Отдел труда и заработной платы
12. Отдел кадров
13. Отдел материально-технического снабжения и сбыта продукции
14. Юрисконсульт
15-20. Цеха
21-25. Лаборатории
26. Профсоюзный комитет
Пример схемы номенклатуры, построенной по
структурно-функциональному принципу:
01. Руководство
02. Организационно-методическая работа
03. Спортивно-массовая работа
04. Тренерский совет
05. Бухгалтерия
06. Отдел кадров
07. Профсоюзный комитет
Пример схемы номенклатуры, построенной по функциональному
принципу:
01. Руководство
02. Планирование
03. Организация производственной деятельности
04. Финансирование
05. Учет и отчетность
06. Кадры
3.4. Состав и оформление номенклатуры дел организации
3.4.1. Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации
с обязательными реквизитами (приложения 2, 3).
3.4.2. Форма номенклатуры дел включает 5 граф - индекс дела
(1), заголовок дела (2), количество дел (3), срок хранения дела и
номер статьи по перечню (4), примечание (5).
3.4.3. В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел,
обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из двух элементов -
номера структурного подразделения или соответствующего раздела
номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах подразделения
(раздела). Цифры индекса разделяются дефисом.
Пример. 01-01, 01-02, 01-03 и т.д.
В номенклатуре дел однородным делам, ведущимся в различных
структурных подразделениях, присваиваются одинаковые порядковые
номера и типовые заголовки. Дела по переходящим вопросам (не
разрешенным в течение календарного года) вносятся в номенклатуру дел
следующего года под тем же индексом.
3.4.4. В конце разделов помещаются резервные индексы для
дополнительно заведенных дел, которые по тем или иным причинам не
могли быть учтены при составлении номенклатуры.
3.4.5. В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования
разделов и подразделов номенклатуры и все заголовки дел постоянного
и временного хранения, заводимых в организации в календарном году,
включая дела с грифом ограничения доступа к документации,
незаконченные делопроизводством дела за предыдущий год (переходящие
дела), справочные картотеки к документам, документы, образующиеся в
деятельности вычислительного центра данной организации, а также
заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных
организаций, правопреемником которых является организация. В
номенклатуру дел не должны включаться печатные издания (брошюры,
справочники, информационные листки, бюллетени, экспресс-информация и
др.)*, алфавиты, указатели и другие вспомогательные документы.
______________________________
*В отдельных случаях малотиражные печатные издания, не
поступающие в государственные библиотеки Республики Беларусь, могут
включаться в номенклатуру дел и в опись дел постоянного хранения.
3.4.6. Заголовок дела должен соответствовать содержанию и
составу документов дела, быть кратким, доступным для восприятия,
четким и конкретным.
3.4.7. Заголовок включает:
название рода дела (документы, переписка, дело) или
разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты,
докладные записки, акты, справки и т.д.);
указание автора документа (краткое название организации, ее
структурного подразделения или должностного лица);
Пример. Приказы министра... Отчет комитета...
указание адресата или корреспондента документа;
Пример. Переписка с Советом Министров Республики Беларусь...
краткое содержание документов дела (название темы дела);
Пример. Отчет комитета о финансово-хозяйственной
деятельности...
географическое название населенного пункта или территории, с
которой связано содержание документов дела*;
Пример. Отчеты средних школ Борисовского, Березинского,
Вилейского, Воложинского и Дзержинского районов Минской области об
учебно-воспитательной работе...
указание хронологических рамок документов дела, датировку
действий или событий, отраженных в документах, но выходящих за
пределы делопроизводственного года**;
Пример. Перспективный план работы фабрики на 1996-2010 гг.
указание на копийность документов дела.
______________________________
*Названия населенных пунктов и территорий приводятся в
следующем порядке: деревня (колхоз, совхоз), сельсовет, город,
район, область.
**В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию,
указывается месяц, квартал, год на (за) который составлены данные
документы.
3.4.8. В заголовках нельзя использовать неконкретные
формулировки (типа "разная переписка", "отчеты по вагонам",
"натуроплата" и пр.), определения, в которых вид документа заменен
неким действием ("исследование", "рассмотрение" и т.д.).
3.4.9. В заголовках термин "дело" используется при заведении
личных, судебных, арбитражных дел, а также при объединении различных
документов, связанных последовательностью решения какого-либо
вопроса.
Пример. Дело о рассмотрении жалобы Иванова И.И. ...
3.4.10. Термин "документы" используется:
при группировке в дело документов по одному вопросу, не
связанных последовательностью делопроизводства (в конце подобного
заголовка указывается не более трех основных разновидностей
документов данного дела);
Пример. Документы о проведении Республиканской спартакиады
школьников (положение, протоколы, отчеты и др.).
в делах, содержащих приложения к основному документу или группе
документов.
Пример. Документы к протоколам №№... заседаний Ученого совета
(доклады, информации, справки и др.).
3.4.11. В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими
разнородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии)
указанных корреспондентов, как правило, не перечисляются.
Пример. Переписка о поставке продукции на экспорт.
В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими
однородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии)
корреспондентов указываются обобщенно.
Пример. Переписка с банками по вопросам финансирования и
кредитования...
Переписка с гражданами о выплате пенсий и пособий.
3.4.12. Систематизация заголовков в разделах номенклатуры дел
обусловлена степенью их значимости и взаимосвязи. Заголовки
систематизируются в следующем порядке: законы Республики Беларусь,
постановления Национального собрания Республики Беларусь, указы,
декреты, распоряжения Президента Республики Беларусь, распоряжения
Администрации Президента Республики Беларусь, постановления и
распоряжения Совета Министров Республики Беларусь, уставы (положения
об организации), протоколы, приказы, штатные расписания, планы
(годовые и текущие), отчеты (годовые, квартальные, месячные),
информации, справки, сведения, акты, переписка. Порядок
систематизации прочих категорий дел определяется составителем
номенклатуры в соответствии с их значимостью.
3.4.13. Систематизация однородных дел осуществляется по
алфавиту корреспондентов или географических названий.
3.4.14. Графа 3 заполняется в конце календарного
(делопроизводственного) года. В ней указывается количество дел
(томов, частей) определенной категории, заведенных в организации в
течение года. В эту же цифру включается количество томов или частей
дела.
3.4.15. В графе 4 номенклатуры дел указываются сроки хранения
дел и номера статей по типовому или ведомственному перечням
документов (типовой, примерной номенклатурам дел). Если перечень не
содержит сведений о каких-либо разновидностях документов, решение о
сроках их хранения принимается ЭМК (ЭПК) государственного архивного
учреждения по представлению ЭК организации или ЦЭМК Госкомархива.
3.4.16. Графа 5 номенклатуры дел служит для различных отметок
службы ДОУ - о передаче дел в другие организации или структурные
подразделения, незаведении дел, утрате дел, переходящих делах,
включении дел в акт на уничтожение и т.д. В ней указывается название
перечня (перечней), которыми пользовались составители номенклатуры
дел.
3.4.17. На последнем листе номенклатуры дел помещаются подписи
лиц, указанных в п.3.2.6 настоящих правил, гриф согласования
номенклатуры дел ЦЭК (ЭК) организации, гриф согласования с ЭМК (ЭПК)
государственного архивного учреждения, а также итоговая запись о
категориях и количестве заведенных дел, которая заполняется в конце
календарного года и подписывается руководителем службы ДОУ.
3.5. Формирование дел
3.5.1. Формированием дел называется группировка исполненных
документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы
формируются в дела лицами, ответственными за делопроизводство в
структурных подразделениях, под контролем и методическим
руководством службы ДОУ и архива. В бесструктурных организациях
формированием дел занимается непосредственно служба ДОУ или
работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных
направлений деятельности организации.
3.5.2. Документы группируются в дела в соответствии с
номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления
документов, их соответствие государственным, отраслевым стандартам и
другим нормативным актам. Неправильно оформленные документы
возвращаются исполнителям на доработку.
3.5.3. Документы постоянного и временного срока хранения
группируются в отдельные дела. Например, следует раздельно
формировать оригиналы и копии документов, годовые, квартальные и
месячные планы и отчеты, приказы вышестоящей и подчиненной
организации, поскольку они имеют различные сроки хранения.
Допускается временная группировка в одном деле документов с
различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По
окончании делопроизводственного года такие документы в зависимости
от срока их хранения следует формировать в самостоятельные дела.
Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.
3.5.4. В дела включается только один экземпляр каждого
документа. Не подшиваются документы, подлежащие возврату, черновые и
дублетные экземпляры, проекты документов, размноженные копии.
3.5.5. В дела формируются документы за один календарный год
(исключения - переходящие, личные и судебные дела; дела с жалобами и
документами об их рассмотрении; дела выборных органов, формирующиеся
за период осуществления ими своих полномочий; дела учебных
заведений, формирующиеся в течение учебного года; истории болезней,
рукописи и т.д.).
3.5.6. Приложения к документам при их значительном объеме
группируются в отдельные тома, небольшие приложения - вместе с
документами, к которым они относятся.
3.5.7. Документы в деле систематизируются в хронологическом
порядке, в соответствии с ходом решения излагаемого в нем вопроса,
по алфавиту, нумерации, а также на основании других принципов,
которые могут варьироваться в зависимости от особенностей
документов.
3.5.8. Распорядительные документы (приказы, распоряжения и
решения и др.) группируются в дела по видам в хронологическом
порядке. Уставы, положения, инструкции образуют самостоятельные
дела, если они не являются приложениями к утвердившим их
распорядительным документам.
3.5.9. Приказы по основной деятельности и приказы по личному
составу формируются в отдельные дела в соответствии с установленными
сроками их хранения. Приказы по личному составу делятся на две
группы:
приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении и
премировании сотрудников;
приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий,
назначении дежурных, командировках.
3.5.10. Протоколы собраний (конференций и т.д.), заседаний
коллегиальных органов располагаются в деле в хронологическом порядке
вместе с приложениями (доклады, проекты решений и т.д.).
3.5.11. Утвержденные планы, отчеты, сметы, нормативы, титульные
списки и другие документы, подготовка которых требует
предварительных расчетов, группируются отдельно от расчетов к ним.
3.5.12. Планы (прогнозы) и отчеты независимо от времени их
составления группируются в дела того года, к которому они относятся
по содержанию. Например, план на 1997 год, составленный в 1996 году,
и отчет за 1997 год, составленный в 1998 году, должны быть отнесены
к 1997 году.
3.5.13. При формировании дел с перепиской за
документом-запросом помещается документ-ответ.
3.5.14. Документы в личных делах располагаются в следующей
последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле;
заявление о приеме на работу; направление или представление; анкета;
листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании;
выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
дополнение к личному листку по учету кадров, справки и другие
документы, имеющие отношение к делу (кроме справок о
местожительстве, медицинских справок, других документов
второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных
дел и хранятся временно). Копии приказов о наложении взысканий,
поощрениях, изменении фамилии в личное дело не подшиваются в связи с
внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету
кадров.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные
дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри
структурных подразделений).
3.5.15. Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам
работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению
хранятся постоянно и группируются отдельно от заявлений граждан по
личным вопросам (хранятся 5 лет).
3.5.16. Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине
не более 4 см*.
______________________________
* В исключительных случаях допускается объем дел до 300 листов.
3.5.17. Правильность формирования дел проверяется при
поступлении дел в архив и при передаче их на государственное
хранение.
4. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Принципы и критерии ценности документов
4.1.1. Экспертиза ценности документов - это определение
научно-исторической, социально-культурной ценности и практической
значимости документов с целью установления сроков их хранения и
отбора на хранение.
4.1.2. Экспертиза ценности документов проводится на основе
принципов историзма, комплексности и всесторонности оценки
документов и в соответствии с критериями происхождения, содержания,
внешних особенностей документов.
4.1.2.1. К критериям происхождения относятся:
роль и место организации в системе государственного
(негосударственного) управления и (или) функционирования конкретной
отрасли (системы, объединения), значимость выполняемых ею функций;
время и место образования документов.
4.1.2.2. К критериям содержания относятся:
значимость события (явления, предмета), отраженного в
документе;
значение содержащейся в документе информации, степень ее
повторяемости в других документах;
целевое назначение, вид и разновидность документа.
4.1.2.3. К критериям внешних особенностей документа относятся:
юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат,
печатей);
наличие резолюций, помет;
особенности передачи текста;
особенности материальной основы документа и его физического
состояния.
4.2. Организация экспертизы ценности документов
4.2.1. Экспертиза ценности документов проводится в соответствии
с нормативно-методическими документами, утвержденными Госкомархивом
и настоящими правилами.
4.2.2. Состав документов Национального архивного фонда
Республики Беларусь и сроки хранения документов определяются типовым
и ведомственными (отраслевыми) перечнями документов с указанием
сроков их хранения.
Типовой перечень (перечень типовых документов) включает
документы, образующиеся при документировании однотипных
управленческих функций, а также в результате научно-технической и
производственной деятельности организации. Он составляется
государственной архивной службой и утверждается Госкомархивом. С
использованием этого перечня центральные органы управления
Республики Беларусь разрабатывают ведомственные (отраслевые) перечни
документов с указанием сроков хранения.
Ведомственные перечни включают документы, отражающие
специфические функции организаций, присущие определенной
ведомственной системе. Ведомственные перечни утверждаются
Госкомархивом.
При отсутствии в действующих перечнях вида или разновидности
какого-либо документа срок его хранения устанавливается ЦЭМК
Госкомархива.
4.2.3. Экспертиза ценности документов в организации
проводится:
в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при
формировании дел и их подготовке к последующему хранению;
в архиве в процессе приема дел на постоянное или временное
хранение, при подготовке передачи дел в государственный архив.
4.2.4. В центральных органах государственной власти, управления
и общественных объединений для проведения экспертизы ценности
документов, осуществления контроля и оказания методической помощи в
проведении экспертизы ценности документов в организациях отрасли
(системы, объединения) создаются постоянно действующие центральные
экспертные комиссии (ЦЭК). Для проведения экспертизы ценности
документов в организациях создаются постоянно действующие экспертные
комиссии (ЭК).
4.2.5. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, работающим в
контакте с экспертно-методической комиссией (ЭМК) или
экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архивного
учреждения, соответствующим отделом госархива и (или) ЦЭМК
Госкомархива.
Государственный архив осуществляет методическое руководство и
оказывает консультативную помощь ЦЭК (ЭК), службе ДОУ и архиву в
проведении экспертизы ценности документов.
4.2.6. ЦЭК (ЭК) осуществляет свою деятельность на основании
положения о ЦЭК (ЭК), которое утверждается руководителем организации
по согласованию с соответствующим учреждением государственной
архивной службы Республики Беларусь. Нормативно-методической основой
для разработки положения о ЦЭК (ЭК) служит типовое положение о ЦЭК
(ЭК), утвержденное Госкомархивом.
4.2.7. ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из
числа наиболее квалифицированных сотрудников в составе 4-5 человек.
Членами экспертной комиссии в обязательном порядке являются
руководитель службы ДОУ, заведующий архивом и главный бухгалтер,
работник государственной архивной службы (если организация является
источником комплектования государственного архива)*. Председателем
ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации (как
правило, заместитель руководителя). Каждое заседание ЦЭК (ЭК)
оформляется протоколом.
______________________________
*Норма о включении работника государственной архивной службы в
состав ЭК носит рекомендательный характер для архивов
негосударственных организаций, не имеющих договора с госархивом.
4.2.9. ЦЭК (ЭК) организации осуществляет следующие функции:
участие в подготовке и рассмотрение проектов номенклатур дел,
инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов;
определение порядка ежегодного отбора документов на хранение и
уничтожение (совместно со службой ДОУ и архивом);
рассмотрение описей дел постоянного хранения и дел по личному
составу, принятие решения о предоставлении описей на утверждение ЭМК
(ЭПК) государственного архивного учреждения;
рассмотрение актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих
дальнейшему хранению, принятие решения о предоставлении их на
утверждение ЭМК (ЭПК, ЦЭМК) государственного архивного учреждения;
подготовка и внесение на рассмотрение ЭМК (ЭПК, ЦЭМК)
предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий
документов, определенных действующими перечнями, или установлении
сроков хранения документов, отсутствующих в перечнях;
осуществление методического руководства и контроля за работой
ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций;
принятие решений по совершенствованию делопроизводства и работы
архива организации (организаций) в рамках своей компетенции.
4.3. Проведение экспертизы ценности документов в
делопроизводстве организации
4.3.1. Экспертиза ценности документов в организации проводится
ежегодно работниками службы ДОУ совместно с членами ЦЭК (ЭК) под
методическим руководством архива. При этом определяется ценность
документов в процессе их образования, устанавливаются сроки хранения
различных категорий дел на основании действующих перечней документов
и изучения документирования управленческих функций организации. В
ходе экспертизы составляется и уточняется номенклатура дел;
определяется правильность оформления документов, формирования и
оформления дел; даются директивные указания и рекомендации
структурным подразделениям по совершенствованию делопроизводства.
4.3.2. При проведении экспертизы ценности документов в
структурных подразделениях организации в ходе формирования и
оформления дел осуществляется отбор документов:
постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) для передачи в
архив;
временного (до 10 лет включительно) хранения для дальнейшего
хранения в структурных подразделениях;
временного хранения, сроки хранения которых истекли для
выделения к уничтожению.
4.3.2.1. Экспертиза ценности документов осуществляется в
обязательном порядке путем полистного просмотра дел. При этом
изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные
копии документов, документы с временными сроками хранения.
4.3.2.2. Из дел с отметкой ЭПК*, срок хранения которых истек,
выделяются документы постоянного хранения. Они формируются в
отдельные дела и включаются в опись дел постоянного хранения
соответствующего структурного подразделения. Остальные документы в
делах с отметкой ЭПК выделяются к уничтожению.
______________________________
*ЭПК - (экспертно-проверочная комиссия) постоянно действующий
совещательный орган в государственных архивных учреждениях по
вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими
госархивов. В большинстве учреждений государственной архивной службы
объединена с методической комиссией и носит название ЭМК
(экспертно-методическая комиссия). В перечне документов со сроками
хранения отметка ЭПК означает, что среди документов временного
хранения данного вида могут находиться документы, которые нужно
хранить постоянно. Дела с отметкой ЭПК подлежат полистному просмотру
после истечения срока хранения.
4.3.3. По итогам экспертизы ценности документов в
делопроизводстве организации составляются годовые разделы описей дел
постоянного хранения структурных подразделений, временного (свыше 10
лет) хранения, а также дел по личному составу (приложение 8).
4.4. Проведение экспертизы ценности документов в архиве
4.4.1. При передаче документов на хранение в архив проводится
контроль за качеством экспертизы ценности документов, проведенной в
структурных подразделениях.
4.4.2. Поступившие в архив документы временного (свыше 10 лет)
хранения по мере истечения сроков их практического использования
выделяются к уничтожению. Осуществляется отбор документов и дел для
передачи в государственный архив, а в негосударственных
организациях, не передающих свои документальные фонды в госархивы,
для их постоянного хранения в архиве.
4.4.3. Экспертиза ценности проводится постоянно по мере
поступления дел от структурных подразделений, а также при
необходимости упорядочения документов и дел, диктуемой их физическим
состоянием.
4.4.4. При экспертизе ценности документов в архиве
осуществляется комплексный анализ состава документов организации,
начиная с ее руководящих структур. В результате изучения
распорядительной и планово-отчетной документации выявляются
документы с повторяющейся информацией для того, чтобы выделить их к
уничтожению или обосновать хранение.
Экспертиза ценности документов в архиве предполагает полистный
просмотр дел. Дела с отметкой ЭПК подлежат обязательному полистному
просмотру после истечения срока их хранения.
4.4.5.* Проведение экспертизы ценности документов при отборе и
передаче их на государственное хранение, выявление документов с
повторяющейся информацией осуществляется под методическим
руководством государственного архива.
4.4.6. Если в процессе проведения экспертизы ценности
обнаруживается недостача документов, то должны быть приняты меры по
их розыску.
4.4.7. С учетом экспертизы ценности документов составляются
сводные описи дел временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения,
а также опись дел по личному составу.
4.5. Порядок уничтожения документов и дел временного хранения
4.5.1. После проведения экспертизы ценности документов, на дела
с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к
уничтожению (приложение 4). Акт может составляться как на дела всей
организации, так и на дела отдельного структурного подразделения.
Акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются ЦЭК (ЭК)
организации одновременно с описями дел, а затем утверждаются
руководителем организации. На документы с отметкой ЭПК составляется
отдельный акт, который представляется вместе с описями дел на
согласование ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения и после
этого утверждается руководителем организации.
4.5.2. В организациях, не создающих в своей деятельности
документов, которые подлежат передаче на государственное хранение*,
а также в негосударственных организациях, не передающих документы в
госархивы, акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются ЦЭК
(ЭК) вместе с описями дел и затем утверждаются руководителем
организации.
4.5.3. В акте указываются:
заголовки отдельных дел или групповые заголовки на однородные
дела (т.е. заголовки на несколько дел одного вида);
Пример. Переписка с гражданами о разъяснении жилищного
законодательства и разборе конфликтов по жилищным вопросам.
дата или крайние даты дел;
Пример. 1985-1993 гг.
номера описей дел временного хранения, в которые были включены
выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения более 10
лет), или номера номенклатур, в которых были зафиксированы данные
дела; номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их
усовершенствования (переработки) отдельные дела или документы
выделены к уничтожению**;
индекс дел по номенклатуре или номера дел по описи (указываются
для дел, срок хранения которых свыше 10 лет, а также дел, выделенных
к уничтожению в ходе усовершенствования описей дел постоянного
хранения);
количество дел;
сроки хранения дел и номера статей по перечню.
Пример. 3 г., ст.335.
______________________________
*Перечень организаций, документы которых передаются на
государственное хранение, определяется государственной архивной
службой.
**Проведение усовершенствования описей дел постоянного хранения
проводится только с разрешения и под контролем учреждения
государственной архивной службы*. Старые описи при этом не
уничтожаются, а помещаются в дела фонда.
4.5.4. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению дел, не
подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения
истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с
трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1996
году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2000 г.
4.5.5. Организациям всех форм собственности запрещается
уничтожение документов, сроки хранения которых не истекли.
Организациям, сдающим документы в госархивы, запрещается уничтожать
дела с истекшими сроками хранения до согласования с ЭМК госархива
описей дел*. Например, документы, срок хранения которых истек в 1996
году, уничтожаются только после согласования с ЭМК госархива описей
дел постоянного хранения организации за 1996 год.
4.5.6. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы
передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья.
Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.
Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. Дата
сдачи и номер накладной указываются в акте, который подшивается в
соответствующее дело только после внесения изменений в учетные
документы архива.
5. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ И ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях, а
затем сдаются в архив. Архив принимает от структурных подразделений
только правильно оформленные дела.
5.1. Оформление дел
5.1.1. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и
по завершении календарного (делопроизводственного) года. Оформление
включает комплекс работ по технической обработке дел и проводится
сотрудниками соответствующих структурных подразделений при
методической помощи архива и под контролем службы ДОУ и архива.
5.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
5.1.3. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и
по личному составу подлежат полному оформлению, которое
предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление заверительной надписи;
составление внутренней описи документов дела (в необходимых
случаях);
оформление реквизитов обложки дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению. При этом документы дел хранятся в
скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация дел не
проводится, не составляются внутренние описи и заверительные
надписи.
5.1.4. Документы, включенные в дело постоянного хранения,
подшиваются в четыре прокола в твердую обложку (при объеме дела до
50 листов) или переплетаются с учетом возможности свободного чтения
текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке
дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скрепки)
из документов удаляются.
5.1.5. Дела постоянного хранения, состоящие из документов
особой научно-исторической, художественной и иной ценности или
неформатных документов (чертежи, рукописи и т.п.), хранятся в папках
с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках).
5.1.6. При наличии в деле невостребованных личных документов
(трудовых книжек, паспортов и т.п.) они вкладываются в конверт,
который подшивается в это дело или подклеивается с обратной стороны
обложки дела.
5.1.7. В конце каждого дела подшиваются бланки форм или чистые
листы для заверительной надписи, а в начале дела (в необходимых
случаях) - бланки форм для внутренней описи документов дела.
5.1.8. Все листы в деле, кроме заверительной надписи и листов
внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в
правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным
карандашом или нумератором. Использование чернил и цветных
карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней
описи документов дела нумеруются отдельно.
5.1.9. Если дело имеет несколько томов, то листы каждого тома
нумеруются самостоятельно.
5.1.10. Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические
документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на
оборотной стороне в левом верхнем углу.
5.1.11. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом
верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется
как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину,
нумеруется как два листа.
5.1.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями,
вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если
документы подклеены одним краем, то каждый из них нумеруется
отдельно.
5.1.13. Имеющиеся в деле конверты с надписями или вложениями
нумеруются самостоятельно: вначале нумеруется конверт, а затем
очередным номером каждое вложение в конверте.
5.1.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией
листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке.
Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ
составляет отдельное дело.
5.1.15. При наличии большого числа ошибок в нумерации листов
дела проводится их перенумерация. При перенумерации старые номера
зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер
листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, а
старая зачеркивается, но сохраняется в деле. Если обнаруженные
ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера
листов.
Пример. 15а, 15б и т.п.
5.1.16. Для учета количества листов в деле и фиксации
особенностей их нумерации составляется заверительная надпись на
листе-заверителе дела, который помещается в конце дела (в книге - на
оборотной стороне последнего чистого листа).
5.1.17. Заверительная надпись заполняется по установленной
форме (приложение 5). В листе-заверителе дела по личному составу
допускается исключение из указанной формы граф 1-2, если дело не
имеет конверта с вложениями. Запрещается выносить заверительную
надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего
документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа
заверителя или чистого листа формата А4 (для дел по личному составу,
не имеющих конвертов с вложениями, допускается формат А5), то они
подклеиваются или подшиваются в конце дела.
5.1.18. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью
количество пронумерованных листов дела; количество листов внутренней
описи (при ее наличии); наличие литерных листов и пропущенных
номеров; номера листов с наклеенными фотографиями и документами
(исключение - личные дела); номера конвертов с вложениями и
количество вложенных в них листов; фиксируются результаты проверок
нумерации и физического состояния дела.
5.1.19. Заверительная надпись подписывается ее составителем с
указанием должности, расшифровкой подписи и обозначением даты
составления.
5.1.20. В делах постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения, учет которых вызывается спецификой документации (особо
ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении
ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские
свидетельства и патентные изобретения и т.д.), составляется
внутренняя опись документов дела (приложение 6).
Необходимость составления внутренней описи документов дела
определяется инструкцией по ведению делопроизводства в организации
или специальными инструкциями и положениями.
5.1.21. Во внутренней описи указываются порядковые номера
документов в деле, индексы (при наличии), даты, заголовки
документов, а также номера листов дела, на которых расположен каждый
документ. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в
которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее
документов и количество листов внутренней описи. Данные листы имеют
отдельную нумерацию и их количество указывается в заверительной
надписи после общего количества листов. При изменении состава
документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и
т.д.) эти изменения отражаются в графе "Примечание" со ссылками на
соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая
запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием
должности, расшифровки подписи и обозначением даты составления
описи.
Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи
документов, то составленная по установленной форме опись
подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
5.1.22. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения оформляются по установленной форме (приложение 7).
Обязательными реквизитами обложки являются:
наименование вышестоящей организации, организации и
структурного подразделения;
индекс дела по номенклатуре дел;
заголовок дела;
дата дела или крайние даты документов, входящих в дело;
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
5.1.23. При оформлении обложки дел наименование вышестоящей
организации, организации и структурного подразделения указывается
полностью в именительном падеже. Если организация или вышестоящая
организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то
оно указывается после полного наименования.
Пример. Министерство юстиции Республики Беларусь (Минюст).
Если в период формирования дела название организации или
структурного подразделения изменялось, на обложке указывается
последнее название, а старое заключается в скобки.
5.1.24. Индексы и заголовки дел на обложках указываются в
соответствии с номенклатурой дел организации. В заголовки дел с
распорядительными документами, протоколами вносятся их номера.
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их
копийность.
Пример. Приказы №№ 1-30 директора института по основной
деятельности. Копии.
Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
5.1.25. На обложке дела обязательно указывается дата дела -
год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Если в деле имеются документы - приложения за более ранний
период, чем год образования дела, то на обложке под датой делается
помета: "Имеются документы за ... год(ы)".
Даты планов, отчетов, штатных расписаний, дел, содержащих один
документ, отражаются в заголовках дел.
5.1.26. На обложке дел, содержащих ряд разновременных
документов (приказы, протоколы, справки, информации, переписка и
т.д.), указываются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц,
год) регистрации (составления, утверждения) самого раннего и самого
позднего документов, включенных в дело.
5.1.27. Крайними датами личного дела являются даты подписания
приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено дело.
5.1.28. В делах постоянного и временного хранения дата
обозначается на обложке арабскими цифрами.
Пример. 21.09.1997.
Если число или месяц выражаются однозначными числами, то перед
ними следует ставить нули.
Пример. 01.05.1997.
5.1.29. Количество листов в деле выносится на обложку на
основании заверительной надписи дела.
5.1.30. Срок хранения переносится на обложку дела из
номенклатуры дел организации после уточнения его по соответствующему
перечню документов. На делах постоянного хранения помещается
надпись: "Хранить постоянно", а на делах временного хранения -
"Хранить ... лет".
5.1.31. При внесении дела в опись на обложке проставляется
архивный шифр дела, включающий номер фонда (Ф.), номер описи (Оп.) и
номер дела (Д.).
Пример. Ф.4. Оп.1. Д.320.
5.1.32. Надписи на обложках делаются четко светостойкими
чернилами, тушью или шариковой ручкой. Допускается предварительное
заполнение формы обложки на пишущей машинке или компьютере с
последующей наклейкой ее на обложку дела.
5.2. Составление и оформление описей дел
структурных подразделений организации
5.2.1. На все завершенные в делопроизводстве организации дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному
составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные
в соответствии с действующими правилами, ежегодно составляются описи
дел.
5.2.2. Опись дел - это информационно-поисковый архивный
справочник, представляющий собой систематизированный перечень
заголовков дел (единиц хранения) и предназначенный для раскрытия
состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда
и учета дел.
Опись дел является важнейшим справочным и учетным документом,
обеспечивающим оперативный поиск информации.
5.2.3. Описи составляются на дела:
постоянного хранения;
временного (свыше 10 лет) хранения;
по личному составу;
со специальной документацией (судебные и следственные дела,
научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и т.п.).
5.2.4. В структурных подразделениях описи дел составляются по
установленной форме (приложение 8) под методическим руководством
архива. Указанные описи представляются в архив через год после
завершения дел в делопроизводстве. Например, годовой раздел описи,
включающий дела, законченные делопроизводством в 1997 году, должен
быть представлен в архив не позднее 31 декабря 1999 г.
Ответственность за своевременное и качественное составление описей
дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.
5.2.5. Описи дел структурных подразделений имеют порядковые
номера.
5.2.6. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется
соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных
дел по номенклатуре дел организации. Производится просмотр дел, при
котором проверяется:
соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;
правильность оформления и группировки документов, включенных в
дело;
качество подшивки или переплета;
нумерация листов дела;
наличие внутренней описи дела в случаях, оговоренных настоящими
правилами, и правильность ее оформления;
наличие заверительной надписи и правильность ее оформления.
Все обнаруженные нарушения установленных правил формирования и
оформления дел устраняются в структурных подразделениях.
При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным
подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела
включаются в опись. Если поиски оказались безрезультатными, то на
искомые дела составляется справка о причинах их отсутствия. Справка
подписывается руководителем структурного подразделения и передается
вместе с описью дел структурного подразделения в архив.
5.2.7. При составлении описи дел структурного подразделения
необходимо соблюдать следующие требования:
каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным
порядковым номером;
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой
систематизации на основе номенклатуры дел;
графы описи (порядковый номер, индекс, заголовок, дата дела,
количество листов в деле, срок хранения дела) заполняются в точном
соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в
опись под самостоятельным номером;
при внесении в годовой раздел описи подряд нескольких дел с
одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а
все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом
другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом
листе описи заголовок воспроизводится полностью);
Пример. Переписка с фирмой "Спектр" о поставке оборудования.
То же с фирмой "Технология".
графа описи "Примечание" используется для отметок об
особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим
структурным подразделениям организации, наличии копий и т.п.
5.2.8. В конце описи на отдельном листе составляется итоговая
запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел,
включенных в опись, первый и последний номера дел по описи,
оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и
пропущенные номера).
5.2.9. Опись дел структурного подразделения подписывается
составителем с указанием его должности, согласовывается
руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения
(при ее наличии) и утверждается руководителем структурного
подразделения организации.
5.2.10. Опись дел структурного подразделения организации
составляется в двух, а при наличии ЭК - в трех экземплярах. Один
экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в
архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу ЭК.
5.2.11. По согласованию с архивом на обложках дел, внесенных в
опись структурного подразделения, мягким черным графитным карандашом
производится временная шифровка дел в соответствии с описью дел
структурного подразделения.
5.2.12. Описи структурных подразделений служат основой для
составления годового раздела сводной описи дел организации,
подготовка которого возлагается на архив.
5.2.13. После передачи дел в архив описи дел структурных
подразделений хранятся в архиве постоянно или до передачи дел в
госархив в деле фонда. Экземпляры, не включенные в дело фонда,
хранятся в структурных подразделениях.
5.3. Передача дел в архив
5.3.1. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится
только по описям.
5.3.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения
передаче в архив не подлежат. Они хранятся централизованно службой
ДОУ или в структурных подразделениях, а по истечении сроков хранения
подлежат уничтожению в установленном порядке. Указанные дела могут
передаваться в архив только в исключительных случаях по решению
руководителя организации. Передача их осуществляется по номенклатуре
дел.
5.3.3. Дела в архив передаются по графику, составленному
архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений
(организаций - источников комплектования) и утвержденному
руководителем организации.
5.3.4. Сотрудником архива предварительно проверяется
правильность формирования и оформления дел, соответствие количества
дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с
номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке
недостатки устраняются работниками структурных подразделений. В
случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел организации,
составляется справка (см. п.5.2.6).
5.3.5. Дела передаются по описи заведующему архивом или лицу,
ответственному за архив, в присутствии сотрудника структурного
подразделения. В обоих экземплярах описи против каждого заголовка
дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра
описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых
в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а
также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.
5.3.6. Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в
архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию
номеров корешками на обе стороны. Дела доставляются в архив
сотрудниками структурных подразделений.
6. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
Организации, являющиеся собственниками (создателями) архивных
документов, обязаны обеспечить их сохранность, содержать в должном
порядке здания и помещения архивов, организовать их охрану,
поддерживать необходимый технологический режим для хранения архивных
документов, создавать страховые копии документов и фонды
пользования.
Юридические и физические лица, являющиеся источниками
формирования Национального архивного фонда Республики Беларусь, не
имеют права уничтожать архивные документы без разрешения органов
государственной архивной службы Республики Беларусь.
Для обеспечения сохранности документов в архиве необходимо:
создание оптимальных условий для хранения документов;
размещение дел в хранилище и их топографирование;
учет дел и документов, проверка их наличия и состояния;
соблюдение порядка выдачи дел из архива;
обеспечение физико-химической сохранности документов.
6.1. Требования к помещению архива
6.1.1. Архиву предоставляется специально построенное здание или
часть здания, приспособленная для хранения документов организации.
6.1.2. Архив состоит из комплекса помещений, в который входят:
хранилища для документов;
рабочие кабинеты для сотрудников;
читальный зал (кабинет) для работы исследователей, сотрудников
организации и прочих пользователей.
Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
желательно размещать в разных хранилищах.
Хранилища должны быть изолированы. Посторонние лица допускаются
в них только с разрешения заведующего архивом и в присутствии
сотрудника архива.
6.1.3. Хранилища архива должны быть безопасны в пожарном
отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход. В
помещениях архива не должно быть газовых, водопроводных,
канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб
немагистрального характера допустима при их изоляции в специальных
приспособлениях. Запрещено размещать хранилища рядом с пищеблоком.
Нежелательно размещение архива в чердачных помещениях и в подвалах.
6.1.4. Наружные двери хранилищ должны быть обиты металлическим
листом и иметь надежные замки. В нерабочее время они опечатываются
или пломбируются. Печать, пломбир и ключ хранятся у дежурного по
организации или в месте, установленном правилами внутреннего
трудового распорядка.
Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией, окна
защищаются распашными решетками.
6.1.5. Помещения архива до размещения документов принимаются
комиссией, которая проверяет соответствие его требованиям и
составляет акт, который утверждается руководителем организации. В
дальнейшем осмотр проводится один раз в 5 лет или, при
необходимости, по требованию заведующего архивом.
6.2. Электро- и противопожарное оборудование архива
6.2.1. В помещениях хранилищ архива прокладывается скрытая
электропроводка. Применяется полугерметическая осветительная
арматура. Светильники, электрощиты и распределительные устройства
должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими
рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранительные
устройства и рубильники устанавливаются только вне хранилищ. Все
электрооборудование обеспечивается заземлением.
6.2.2. По пожарной безопасности помещения архива относятся к
категории "В", размещаются в зданиях не ниже 2 степени
огнестойкости.
6.2.3. Основным противопожарным оборудованием архивов являются
углекислотные огнетушители новейших конструкций, не оказывающие
побочного действия. Они устанавливаются из расчета один на 50 кв.м
площади, но не менее двух на каждое помещение.
Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением.
Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках.
Протяженность прорезиненного рукава достигает крайней точки
хранилища.
6.2.4. Архивохранилища и помещения для работы с документами
должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.
6.2.5. В архиве должны быть: инструкция о мерах пожарной
безопасности, список пожарного расчета, план эвакуации документов и
имущества. Занятия по мерам пожарной безопасности и практическим
действиям во время пожара проводятся один раз в год или при смене
сотрудников архива.
В хранилищах запрещается:
курение;
применение электронагревательных приборов;
хранение легковоспламеняющихся веществ, взрывоопасных
предметов, продуктов питания.
6.3. Температурно-влажностный и световой режим в архиве
6.3.1. Температурно-влажностный режим хранения документов на
бумажной основе должен соответствовать следующим данным:
---------------------------------T---------------------------------¬
¦ Помещения с регулируемым ¦ Помещения с нерегулируемым ¦
¦ климатом ¦ климатом ¦
+---------------T----------------+----------------T----------------+
¦температура, С°¦ влажность, % ¦ температура, С°¦ влажность, % ¦
+---------------+----------------+----------------+----------------+
¦ +17 - +19 ¦ 50-55 ¦ +14 - +20 ¦ 45-60 ¦
L---------------+----------------+----------------+-----------------
Режим хранения кино-, фото-, фонодокументов, а также
машиночитаемых документов регулируется специальными правилами.
6.3.2. Температурно-влажностный режим хранения документов
контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не
реже двух раз в неделю в одно и то же время*. Показания
измерительных приборов (термометр, психрометр) фиксируются в
регистрационном журнале (приложение 9).
______________________________
*При нарушениях режима хранения - ежедневно.
6.3.3. Приборы устанавливаются в главных проходах на стеллажах
на одном щитке на расстоянии 1,4+-0,1 метра от пола вдали от
отопительных и вентиляционных систем.
6.3.4. Не допускается освещение документов прямым солнечным
светом. Рекомендуется хранилища располагать в здании окнами на
северную сторону.
Защита дел от действия света обеспечивается:
хранением документов в коробках, папках, переплетах, а также в
шкафах и на стеллажах закрытого типа;
применением на окнах светозащитного оборудования.
6.3.5. В качестве источников искусственного света применяются
лампы накаливания и люминесцентные лампы в закрытых плафонах с
гладкой наружной поверхностью.
6.4. Санитарно-гигиенический режим в архиве
6.4.1. Условия содержания и хранения документов должны
исключать возможность появления плесени, насекомых, грызунов и
накопления пыли более 0,15 мг/кв.м.
6.4.2. Для защиты документов от пыли необходимо:
обеспечить максимально возможную герметичность хранилищ;
не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с
документами, стеллажей и помещений электропылесосом;
проводить систематическую влажную уборку хранилищ;
периодически проветривать хранилища (целесообразность
проветривания решается с учетом влажности наружного и внутреннего
воздуха).
6.4.3. При обнаружении в хранилищах насекомых и грызунов
немедленно принимаются меры к их уничтожению. Уничтожение проводит
служба санитарно-эпидемиологического надзора. Пораженные документы
изолируются и подвергаются дезинсекции. При поражении значительного
количества документов необходима дезинсекция всего хранилища.
6.4.4. При обнаружении в хранилищах документов и коробок,
пораженных плесенью, они изолируются и подвергаются дезинфекции.
Стеллажи, коробки, шкафы протираются водным раствором формалина
(3-5%) и просушиваются. При плесневении стен, потолков, полов
производится поверхностная обработка пораженных мест раствором
формалина (3-5%).
6.5. Оборудование архива
6.5.1. Хранилища должны быть оборудованы стационарными
стеллажами с соблюдением установленного порядка их размещения:
ширина главных проходов между рядами стеллажей - 120 см;
ширина проходов между стеллажами - 75 см;
расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене -
75 см;
расстояние между полками по высоте - 40 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;
расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, в
цокольных этажах - не менее 30 см.
Конструкция и размеры стеллажей и шкафов для документов особого
формата определяются размерами этих документов.
При оборудовании хранилищ деревянными стеллажами необходима
обработка их огнезащитным составом.
6.5.2. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам,
имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы. Расстояние
до окна или источника тепла не менее 60 см. В помещении без окон
стеллажи устанавливаются с учетом особенностей помещения.
6.5.3. Для работы у стеллажей используются лестницы-стремянки,
перемещаются документы на библиотечных тележках (ТБ-1 и др.).
6.5.4. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожар,
затопление, злоумышленное проникновение) принимаются меры по
спасению документов. Специальной комиссией составляется акт о
происшествии. Случаи утраты, порчи, гибели документов, а также
возникновение ситуаций, которые могут к ним привести,
рассматриваются как чрезвычайные происшествия, и о них немедленно
ставится в известность руководство организации.
6.6. Размещение дел в хранилище. Топографирование
6.6.1. Размещение дел в хранилищах должно проводиться с учетом
создания оптимальных условий хранения, ежегодного движения дел,
оперативного использования документов.
6.6.2. Все поступающие в архив документы размещаются так, чтобы
документы каждого структурного подразделения хранились в одном месте
и были расположены в порядке ежегодных поступлений.
6.6.3. Документы постоянного хранения размещаются отдельно от
документов временного хранения и по личному составу.
6.6.4. Дела постоянного хранения размещаются в коробках или
папках, дела временного хранения формируются в связки. Зазор между
верхней крышкой коробки и стеллажом, обеспечивающий циркуляцию
воздуха, - 5 см, между коробками в ряду - около 2 см. Толщина связки
- не более 20 см.
К коробкам приклеиваются, а к связкам прикрепляются ярлыки. На
них указываются порядковый номер, номер фонда и описи, год, крайние
номера дел, включенных в данную коробку (связку).
6.6.5. Не допускается хранение документов на полу, на
подоконниках, в неразобранных кипах, транспортировочной таре.
6.6.6. Все помещения архива, стеллажи, шкафы, полки нумеруются.
Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а
полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо.
6.6.7. В целях закрепления места хранения и наиболее быстрого
нахождения документов в архиве составляются топографические
постеллажные указатели (приложение 10).
Карточки указателя составляются на каждый стеллаж и
располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого
отдельного помещения. Изменения, происходящие в размещении
документов, должны своевременно отражаться в топографическом
указателе.
При большом количестве фондов желательно создание пофондового
топографического указателя (приложение 11).
6.7. Порядок выдачи дел из хранилищ.
Транспортировка и упаковка дел
6.7.1. Дела выдаются из хранилищ для использования
(сотрудникам, исследователям, организациям) и для проведения
архивных работ с документами (дезинфекции, составления
научно-справочного аппарата и т.д.).
6.7.2. Пользователи документной информации (исследователи)
работают в читальном зале. Допускается передача дел во временное
пользование вне архива структурным подразделениям организации,
организациям данного ведомства, а также судебным, следственным,
налоговым и контрольным органам.
6.7.3. Выдача дел исследователям и работникам других
организаций производится на основании письма соответствующей
организации и разрешающей резолюции руководителя.
6.7.4. Дела во временное пользование выдаются на срок, не
превышающий 30 дней.
6.7.5. Выдача дел во временное пользование другой организации
оформляется актом о выдаче дел во временное пользование (приложение
12) и фиксируется в книге выдачи дел из хранилища (приложение 13) и
книге выдачи дел во временное пользование (приложение 27)*. Выдача
дел в читальный зал исследователям регистрируется в соответствующем
порядке в книге выдачи дел из хранилища.
______________________________
* Если в архиве одно хранилище, то выдача дел во временное
пользование может фиксироваться только в книге выдачи дел из
хранилища.
6.7.6. Акт выдачи дел во временное пользование составляется в 2
экземплярах на общем бланке организации. Один экземпляр остается в
архиве и хранится в деле фонда, другой вместе с делами передается
получателю. Акты подписывают оба руководителя и их подписи
скрепляются гербовыми печатями организаций. После возвращения дел в
акте делается соответствующая отметка.
6.7.7. Состояние дел, возвращаемых в архив, должно быть
проверено. При обнаружении недостачи отдельных документов или
повреждения листов составляется акт в 2 экземплярах. Один экземпляр
предъявляется руководителю организации, использовавшей документы,
или направляется в соответствующие органы для привлечения виновных к
ответственности.
6.7.8. При выдаче дел для использования взамен подкладывается
карта-заместитель дела (приложение 14). В ней указывается шифр дела,
дата выдачи, фамилия пользователя (название организации, которой
выдано дело во временное пользование), дата возврата дела. При
возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается и хранится
до минования надобности.
6.7.9. При любом перемещении документов соблюдают меры
предосторожности.
6.7.10. За пределы здания документы вывозят только в
упакованном виде и в закрытом транспорте. При многодневных
перевозках на большие расстояния документы упаковывают в
водозащитный материал и помещают в ящики.
6.8. Проверка наличия и состояния дел
6.8.1. Проверки наличия и состояния дел проводятся с целью
установления фактического наличия дел, числящихся по описям, и
выявления дел, требующих консервационно-профилактической обработки и
реставрации.
6.8.2. Проверка дел постоянного хранения проводится раз в 5 лет
и перед передачей их на хранение в государственный архив. Проверка
дел по личному составу и дел временного хранения проводится раз в 10
лет.
Единовременные проверки наличия дел проводятся:
после перемещения дел в другое хранилище;
после чрезвычайных происшествий;
при смене заведующего архивом;
при ликвидации организации.
6.8.3. Проверка проводится комиссией в составе 3-5 человек,
назначенной руководителями организации. В ходе проверки изучаются
документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации
дел в описях, соответствие ее итоговым записям и учетным документам.
Проводится сверка описательных статей описей с содержанием
реквизитов на обложках дел (шифра, названия фондообразователя и его
структурных подразделений, делопроизводственных индексов,
заголовков, дат, количества листов).
6.8.4. Физическое состояние дел оценивается визуально с учетом
степени их сохранности и наличия характерных признаков разрушения
основы и текста. В ходе проверки физического состояния подлежат
выявлению:
документы, пораженные плесенью, насекомыми;
документы с повреждением основы;
документы с повреждением текста;
влажные документы.
В ходе проверки запрещается делать какие-либо пометы в описях
дел.
6.8.5. Дела, выданные в структурные подразделения, читальный
зал и во временное пользование, проверяются по книге выдачи дел из
хранилища и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.
6.8.6. Состояние дел фиксируется в листе проверки (приложение
15), затем в акте проверки наличия и состояния дел (приложение 16).
В этих документах помещается информация об общем количестве дел,
числящихся по описям, количестве дел, оказавшихся в наличии, о делах
необнаруженных, выданных во временное пользование, неисправных,
поврежденных, требующих дезинфекции, дезинсекции, реставрации,
переплета или подшивки, восстановления затухающих текстов.
6.8.7. Лист проверки составляется непосредственно в ходе
проверки наличия дел в фонде. После окончания работы листы проверки
нумеруются. В дело фонда они включаются только при обнаружении
недостатков.
6.8.8. При проверке наличия и состояния дел необходимо:
сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках,
папках;
подкладывать на соответствующие места обнаруженные неправильно
подложенные дела;
изымать не внесенные в опись дела;
изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями
дела.
Внесение в ходе проверки неучтенных дел в опись запрещается.
Они передаются заведующему архивом вместе с листом и актом проверки
наличия. После этого дело(а) описывается, а в учетных документах
фиксируются соответствующие изменения.
6.8.9. В ходе проверки дела, имеющие внутреннюю опись,
сверяются подокументно с данными внутренней описи.
6.8.10. После окончания проверки наличия и состояния дел в
конце описи делается запись "Проверено" и указывается дата проверки.
Запись заверяется лицом, ответственным за ведение учетных документов
в архиве.
6.8.11. При обнаружении не отмеченных в итоговой записи описи
литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись
пересоставляется.
6.8.12. Акт проверки наличия и состояния дел (приложение 16)
составляется и подписывается работником, проводившим проверку
наличия, утверждается руководителем организации, согласовывается ЦЭК
(ЭК) организации. В соответствии с актами проводится работа по
устранению выявленных недостатков. Акты нумеруются по очередности
проверок наличия и хранятся в деле фонда.
6.8.13. Если в ходе проверки обнаружены дела с неисправимыми
повреждениями, об этом составляется акт о неисправимых повреждениях
дел (приложение 17), на основании которого указанные дела выделяются
к уничтожению.
6.9. Организация и оформление результатов розыска дел
6.9.1. Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется
их розыск. Для этого необходимо:
изучить документы, на основании которых выдавались дела из
хранилища;
изучить описи, по которым из структурного подразделения дела
передавались в архив;
организовать розыск в структурном подразделении, в деятельности
которого образовались необнаруженные дела;
изучить в деле фонда акты о выделении дел к уничтожению;
просмотреть правильность подкладки дел, номер которых похож на
номер утраченного дела.
Розыск рекомендуется проводить в течение года после проверки
наличия дел. Итоги розыска фиксируются в графе "Примечание" листа
проверки наличия и состояния дел.
6.9.2. Найденные в итоге розыска дела возвращаются на место
хранения. Если искомые дела не обнаружены, составляется акт о
необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (приложение 18).
Дела, причина утраты которых подтверждена документами (актами о
выделении дел к уничтожению, о необнаружении дел, пути розыска
которых исчерпаны, о неисправимых повреждениях дел, передачи дел в
другие архивы и организации), исключаются из описей и учетных
документов.
6.9.3. Проверка наличия считается завершенной после внесения
изменений в учетные документы.
7. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
7.1. Классификация документов в пределах архива
7.1.1. Весь комплекс документов (независимо от их ценности и
местонахождения), возникший в процессе деятельности организации,
составляет документальный фонд. Из материалов документального фонда
формируется архивный фонд - совокупность документов организации,
имеющих политическое, народно-хозяйственное, научное,
социально-культурное или историческое значение и подлежащих
постоянному хранению. Организация, документы которой составляют
архивный фонд, называется фондообразователем. Архивный фонд хранится
в архиве фондообразователя и (или) в госархиве. Наряду с архивным
фондом (фондами) в архиве может храниться архивная коллекция
(коллекции) - совокупность отдельных документов, образовавшихся в
процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по
одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому и др.).
7.1.2. Классификация документов архива предполагает их
группировку по фондам на основании определенных признаков, имеющих
существенное значение для учета, хранения и использования
документной информации.
7.1.3. При осуществлении делопроизводства, проведении
экспертизы ценности документов (при формировании дел и отборе их для
передачи в архив, госархив), определяется фондовая принадлежность
документов, т.е. осуществляется отнесение их к архивному фонду
организации-фондообразователя с учетом хронологических границ ее
деятельности. Данный вид работы называется фондированием.
7.1.4. При фондировании по содержанию документов, подписям,
делопроизводственным пометам, оттискам регистрационных штампов и
др. признакам определяется принадлежность документов данной
организации фондообразователю.
7.1.5. Фонд представляет собой основную классификационную и
учетную единицу документов архива и дроблению не подлежит.
7.1.6. Хронологическими границами фонда являются официальные
даты создания и ликвидации организации-фондообразователя.
Хронологические границы фонда не зависят от изменений
административно-территориального деления, если образование,
деятельность и ликвидация фондообразователя не связаны с этими
изменениями.
7.1.7. Каждый фонд имеет свой номер и название, соответствующее
официальному названию фондообразователя. Если архив
организации-фондообразователя передает дела на госхранение, номер
фонда в архиве устанавливается соответствующим госархивом.
7.1.8. Все входящие документы относятся к фонду адресата.
7.1.9. Исходящие документы и документы внутреннего обращения
относятся к фонду создавшей их организации.
7.1.10. Не является основанием для создания новых фондов
временное прекращение организацией своей деятельности, изменение ее
названия, ведомственного или территориального подчинения, структуры,
объема, компетенции, а также реорганизация, не повлекшая коренного
изменения функций.
7.1.11. При ликвидации организации документы ее правопреемников
или исполнителей ее прежних функций составляют отдельные фонды.
Законченные делопроизводством дела ликвидированной организации
включаются в ее фонд, а незаконченные дела и дела по личному составу
- в фонд правопреемника.
7.1.12. В архиве могут создаваться объединенные архивные фонды,
которые включают документы двух или более организаций, имеющих между
собой исторические и (или) логические связи. Объединенные фонды
формируются из документов:
однородных и одноименных организаций;
Пример. Автотранспортные парки, сельские советы.
руководящей и подчиненных организаций;
Пример. Банк и его отделения.
организаций, связанных между собой объектом деятельности;
Пример. Белорусская железная дорога (управление, дистанции и
др.).
органов государственной власти и управления;
Пример. Облисполком и его отделы.
7.1.13. Архивная коллекция создается в том случае, если
составляющие ее материалы нельзя без ущерба для использования
объединить с документами того или иного фонда (фондов). Возможно
создание коллекций документов по личному составу,
организаций-предшественников, подведомственной сети и др.
7.1.14.* Создание, пополнение, расформирование фондов и
коллекций осуществляется по согласованию с государственным архивом.
7.2. Классификация документов в пределах фонда
7.2.1. Структурной и классификационной основой архивного фонда
является дело (единица хранения) - физически обособленный отдельный
документ или совокупность документов, объединенных по каким-либо
общим признакам. Дела в пределах фонда систематизируются, т.е.
группируются в определенной последовательности.
7.2.2. Систематизация документов архивного фонда осуществляется
на основании согласованной с государственным архивом схемы, в основе
которой лежат следующие признаки:
структурный (систематизация в соответствии со структурой
фондообразователя, зафиксированной в штатном расписании);
хронологический (систематизация на основании учета датировки
документов);
предметно-вопросный (систематизация на основании содержания
документов);
номинальный (систематизация по делопроизводственной форме -
видам единиц хранения, разновидностям и значимости документов);
функциональный (на основании классификации функций, выполняемых
фондообразователем);
географический (систематизация по
административно-территориальным единицам);
корреспондентский (систематизация по названиям адресатов, в
результате переписки с которыми образовались документы);
авторский (систематизация по названиям учреждений или фамилиям
лиц, которые являются авторами документов).
7.2.3. Дела систематизируются по нескольким признакам,
использование которых наиболее рационально для сохранения в фонде
логических и исторических связей между документами.
7.2.3.1. Структурно-хронологический тип схемы обычно
применяется для систематизации дел организаций, имевших устойчивую
структуру и уже прекративших свою деятельность. При этом дела
группируются по структурным подразделениям, а в пределах данных
подразделений - по годам.
Пример. Канцелярия
1990 г.
1991 г. и т.д.
Отдел кадров
1990 г.
1991 г. и т.д.
7.2.3.2. Хронологически-структурный тип схемы используется для
систематизации дел фондообразователей, структура которых часто
изменялась. В этом случае дела фонда группируются по годам, а в
пределах каждого года - по структурным подразделениям.
Пример. 1990 г.
Канцелярия (управление делами)*
Плановый отдел
Производственный отдел
Отдел труда и зарплаты
Статистический отдел
Финансовый отдел
Бухгалтерия
Отдел кадров**
Административно-хозяйственный отдел
______________________________
*Здесь рационально ввести термин "Руководство".
**При наличии только инспектора по кадрам - "Кадры".
7.2.3.3. Функционально-хронологическая и
хронологически-функциональная схемы систематизации применяются
обычно при классификации документов бесструктурных учреждений.
Пример функционально-хронологической схемы.
Руководство
1990 г.
1991 г.
1992 г.
Учебно-воспитательная работа
1990 г.
1991 г.
1992 г. и т.д.
Пример хронологически-функциональной схемы.
1990 г.
Руководство
Планирование
Финансирование
Капитальное строительство
и т.д.
7.2.3.4. При небольшом объеме фонда возможно использование
номинально-хронологической или хронологически-номинальной схемы.
Пример номинально-хронологической схемы.
Приказы
1990 г.
1991 г.
Планы
1990 г.
1991 г. и т.д.
Пример хронологически-номинальной схемы.
1990 г.
Приказы
Планы
Отчеты и т.д.
7.2.4. Документы по личному составу систематизируются отдельно
и включаются в отдельные описи.
7.2.5. Систематизация документов в коллекции определяется
тематикой и составом документов.
7.2.6. При систематизации дел необходимо учитывать следующее:
при определении структуры фондообразователя используются
директивные документы (приказы, постановления и др.), а при
отсутствии таковых - штатные расписания, отчеты о
финансово-хозяйственной деятельности и др.;
принадлежность документов и дел к структурным подразделениям
устанавливается на основании информации, содержащейся на обложке
дела, по адресату, регистрационному штампу, отпускам исходящих
документов, резолюциям, делопроизводственным пометам, содержанию;
планы, отчеты, сметы относятся к тому году, на который и за
который они составлены; планы, рассчитанные на несколько лет,
относятся к начальному периоду их действия, а отчеты - к последнему
году отчетного периода;
дела относятся к тому году, в котором они начаты
делопроизводством или поступили в данное учреждение для продолжения
делопроизводства;
дела, начатые делопроизводством в одном структурном
подразделении, а затем продолженные в другом, относятся к тому
подразделению, в котором они были закончены.
Особенности формирования дел и систематизации в них документов
см. в разделе 3 настоящих правил.
8. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СВОДНЫХ И ЗАКОНЧЕННЫХ ОПИСЕЙ ДЕЛ
8.1. Составление и оформление годового раздела
сводной описи дел постоянного хранения
8.1.1. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения
составляется на основе описей дел постоянного хранения структурных
подразделений. В годовой раздел включаются заголовки дел постоянного
хранения, отложившихся в течение года в структурных подразделениях,
а также заголовки дел, сформированных из документов, которые были
выделены из дел с отметкой "ЭПК".
8.1.2. Заголовки дел в годовой раздел сводной описи дел
постоянного хранения включаются только после сверки их со сводной
номенклатурой дел за тот же год и проверки правильности
формирования, оформления и описания дел в структурных
подразделениях.
8.1.3. В случае обнаружения утраты дел, не включенных в справки
структурных подразделений об утрате дел или при отсутствии указанных
справок (см. пп.5.2.6, 5.3.4), архивом совместно со службой ДОУ и
подразделением, к которому эти дела относятся, организуется розыск.
Если розыск не даст результатов, лица, виновные в утрате документов,
привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.
Архив составляет акт о необнаружении дел, пути розыска которых
исчерпаны (приложение 18), и указанные дела исключаются из учетных
документов.
В организациях, передающих документы на государственное
хранение, акт о необнаружении дел составляется в 2 экземплярах, из
которых один хранится в архиве, другой предоставляется в ЭМК (ЭПК)
соответствующего архивного учреждения вместе с экземплярами годового
раздела сводной описи дел.
8.1.4. Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной
описи дел постоянного хранения аналогичен порядку, предусмотренному
настоящими правилами для описей дел структурных подразделений (см.
пп.5.2.5-5.2.7). Заголовки дел, содержащих документы за несколько
лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по дате заведения
дела.
8.1.5. Заголовки дел включаются в годовой раздел сводной описи
дел постоянного хранения в соответствии со схемой систематизации
фонда (см. подраздел 7.2).
8.1.6. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения
составляется по установленной форме (приложение 19). Элементы
описательной статьи сводной описи дел постоянного хранения
аналогичны элементам описательной статьи описи дел постоянного
хранения структурного подразделения. Графы описи заполняются в
точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела.
8.1.7. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи
дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор,
пока их число не достигнет любого четырехзначного числа (1000, 3000
и т.д. до 9999) или до передачи документов, включенных в опись, в
государственный архив.
8.1.8. В конце каждого годового раздела сводной описи дел
постоянного хранения за последней описательной статьей составляется
итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается
фактическое количество дел, включенных в раздел, первый и последний
номера дел, отражаются особенности нумерации (наличие литерных и
пропущенных номеров). Итоговая запись подписывается составителем
раздела с указанием должности составителя и даты составления описи.
Заголовки дополнительно обнаруженных дел вносятся в годовой
раздел описи под литерными номерами в соответствии с принятой
систематизацией.
Внесение изменений в годовой раздел сводной описи дел
постоянного хранения после его утверждения ЭМК (ЭПК) архивного
учреждения допускается только по согласованию с данным архивным
учреждением*.
8.1.9. Одновременно с работой над сводной описью составляется
историко-архивная справка к фонду (см. подраздел 10.5). При
необходимости к сводной описи дел постоянного хранения составляются
указатели (см. подраздел 10.3), оглавление, список сокращенных слов.
Оглавление описи составляется, если в годовом разделе сводной
описи дел имеются подразделы, выделены другие, более мелкие группы
дел, имеется справочный аппарат к разделу.
Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в
годовом разделе употребляются сокращения, характерные для
деятельности организации или ведомственной системы, к которой она
относится. Сокращения располагаются в алфавитном порядке. Через тире
указывается их расшифровка.
8.1.10. Листы годового раздела сводной описи дел и справочного
аппарата к нему нумеруются в валовом порядке, в конце помещается
лист-заверитель описи (приложение 20). В нем указывается общее
количество листов раздела и справочного аппарата, а также литерных и
пропущенных номеров. Лист-заверитель описи составляется и
подписывается составителем раздела.
8.1.11. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения
составляется в 4 экземплярах.
Годовые разделы не подшиваются, не переплетаются (если они не
являются законченной описью), хранятся в папках с тремя клапанами и
завязками.
8.1.12.* После согласования ЦЭК (ЭК) организации на
рассмотрение ЭМК (ЭПК) архивного учреждения архивом организации,
передающей документы на госхранение, представляются 4 экземпляра
годового раздела сводной описи. После утверждения годового раздела
описи руководителем организации, он утверждается ЭМК (ЭПК) архивного
учреждения. Затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в
качестве контрольного передается в государственный архив, остальные
- остаются в организации.
8.1.13. Дела, внесенные в годовые разделы сводных описей, после
утверждения годового раздела сводной описи руководителем организации
шифруются чернилами или шариковой ручкой и хранятся в архиве до
передачи на государственное хранение в соответствии с проставленным
шифром (по номерам фондов, описей, дел).
8.1.14. Если по какой-либо причине научно-техническая обработка
документов проводится единовременно за несколько лет, то по
правилам, изложенным в подразделе 8.1, составляется сводная опись
дел постоянного хранения за соответствующий период времени с единым
листом-заверителем описи.
8.2. Составление и оформление законченной описи
дел постоянного хранения
8.2.1. Несколько годовых разделов сводных описей дел
постоянного хранения или один годовой раздел считаются законченной
описью, если число заголовков дел в них достигло любой
четырехзначной цифры (см. п.8.1.7) или организация-фондообразователь
ликвидирована.
8.2.2. Законченной описи присваивается порядковый номер по
листу фонда. Если документы фонда уже поступали на государственное
хранение, то данный номер согласовывается с госархивом. При выбытии
всех дел законченной описи ее номер другим описям не присваивается.
8.2.3. Систематизация заголовков дел в законченной описи при
необходимости может уточняться.
8.2.4. Законченная опись печатается в четырех экземплярах.
8.2.5. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию
заголовков дел. Итоговая запись и заверительная надпись к
законченной описи составляются также, как к годовому разделу сводной
описи дел (см. пп.8.1.8, 8.1.10). В заверительной надписи
фиксируется поступление, выбытие, объединение и расформирование дел
со ссылкой на соответствующие документы.
Пример. Дела №№ 326, 518, 611 исключены из описи. Основание:
акт о неисправимом повреждении дел от 08.10.1996, № 6. Подпись
работника архива, вносящего запись.
В описи на уровне строки утраченного дела в графе "Примечание"
делается пометка "утрачено" (при передаче дел в другой архив -
"выбыло"). Затем составляется новая итоговая запись.
Если опись состоит из нескольких томов (частей), итоговая
запись составляется к каждому из них, а в последнем томе (части)
помещается итоговая запись ко всей описи.
Заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных
описей дел, при составлении законченной описи изымаются.
8.2.6. Законченная опись дел имеет титульный лист (приложение
21)*. На нем указывается:
название госархива, источником комплектования которого является
организация*;
название фонда;
номер фонда;
номер описи;
категория документов, содержащихся в делах (постоянного,
временного хранения, по личному составу и т.д.);
крайние даты дел, включенных в опись.
______________________________
*Титульный лист может составляться и на опись дел постоянного
хранения, включающую дела за несколько лет.
8.2.7. Название фонда организации на титульном листе включает:
полные и сокращенные названия фондообразователя со всеми
переименованиями и изменениями подчиненности, относящимися к
периоду, за который документы включены в опись;
указание хронологических рамок, в которых организация носила то
или иное название;
Пример.
Центральный государственный архив Октябрьской революции и
социалистического строительства БССР (ЦГАОР БССР)
июль 1944 г. - 19 сентября 1991 г.
Центральный государственный архив Октябрьской революции и
социалистического строительства Республики Беларусь (ЦГАОР
Республики Беларусь)
19 сентября 1991 г. - 1 августа 1993 г.
Белорусский государственный архив (БГА)
1 августа 1993 г. - 12 июня 1995 г.
Национальный архив Республики Беларусь (НАРБ)
12 июня 1995 г.
8.2.8. К законченной описи постоянного хранения составляются
оглавление, указатели (см. подраздел 10.3) и список сокращенных слов
(при наличии таковых в описи).
8.2.9. В оглавлении к законченной описи с указанием
соответствующих листов перечисляются:
историко-архивная справка к фонду (общая);
названия разделов и подразделов описи в соответствии со схемой
ее построения;
список сокращенных слов (при наличии).
Оглавление помещается в начале законченной описи. Оглавления к
годовым разделам описи из нее изымаются.
8.2.10. Законченная опись вместе с титульным листом,
историко-архивной справкой к фонду (см. подраздел 10.5), справочным
аппаратом к описи заключается в твердую обложку и переплетается.
8.3. Составление и оформление годового раздела сводной описи
дел временного (свыше 10 лет) хранения
8.3.1. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10
лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года
в деятельности структурных подразделений и имеющих срок хранения от
10 до 25 лет.
8.3.2. Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения
составляется и оформляется так же, как и опись дел постоянного
хранения, но в отличие от последней не подлежит утверждению ЭМК
(ЭПК) архивного учреждения.
8.3.3. Справочный аппарат к указанным описям (оглавление,
список сокращенных слов и др.), как правило, не составляется. В
описи дел временного (свыше 10 лет) хранения к порядковому номеру
описи, определенному по листу фонда, прибавляется индекс "в".
8.3.4. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10
лет) хранения печатается в двух экземплярах, согласовывается ЦЭК
(ЭК) организации и утверждается ее руководителем (приложение 22).
8.4. Оформление описи дел по личному составу
8.4.1. Документы по личному составу постоянного хранения
(личные дела уволенных работников, имеющих ученое звание или ученую
степень, руководителей организаций и др.) включаются в
соответствующий годовой раздел сводной описи дел постоянного
хранения*.
______________________________
* По согласованию с ЦЭК (ЭК) допускается прием на постоянное
хранение личных дел работников, внесших крупный вклад в развитие
отрасли (системы) или организации, руководителей ключевых
структурных подразделений организации.
8.4.2. В годовой раздел описи дел по личному составу включаются
заголовки дел со сроками хранения 75 лет, отложившихся в течение
года в деятельности отдела кадров организации или структуры,
ответственной за работу с кадрами.
8.4.3. Годовой раздел описи дел по личному составу составляется
по установленной форме (приложение 23).
8.4.4. Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному
составу систематизируются по номинальному признаку в следующей
последовательности:
приказы по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении
сотрудников);
карточки по учету личного состава (личные карточки);
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные
ведомости по зарплате);
личные дела уволенных (при отсутствии отдельной описи личных
дел);
невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной
описи);
акты о несчастных случаях и документы к ним.
Пример.
1997
1. Приказы №№ 1-56 директора Белорусского
научно-исследовательского института документоведения и архивного
дела по личному составу
2. Личные карточки А-К
3. Личные карточки Л-Я
4. Лицевые счета сотрудников института
Личные дела уволенных
5. Александров Анатолий Кириллович и т.д.
Невостребованные трудовые книжки
89. Петров Василий Васильевич
8.4.5. На личные дела, образующиеся в организации в больших
объемах, могут составляться самостоятельные годовые разделы описи
(личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки)
вносятся в годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое
заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. Фамилия, имя
и отчество уволенного указывается в именительном падеже. Личные дела
уволенных выделяются в отдельный подраздел годового раздела описи.
8.4.6. При необходимости к годовому разделу описи дел и к
законченной описи дел по личному составу составляются оглавления.
8.4.7. Годовой раздел описи дел по личному составу организации,
передающей документы на государственное хранение, печатается в трех
экземплярах, подписывается составителем, начальником отдела кадров
(инспектором по кадрам), представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК)
организации, с последующим согласованием с ЭМК (ЭПК)
соответствующего архивного учреждения и утверждается руководителем
организации.
8.4.8. Годовые разделы описей дел по личному составу
организаций, не передающих документы на государственное хранение,
печатаются в двух экземплярах, согласуются ЦЭК (ЭК) и утверждаются
руководителем организации.
8.4.9. Порядок составления и оформления законченной описи дел
по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп.8.2.1-8.2.7.
Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу
идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного
хранения (приложение 21). К номеру данной описи дел приставляется
индекс "лс".
8.4.10. В организациях, не передающих документы в госархив и не
имеющих документов постоянного хранения, к описи дел по личному
составу составляется предисловие. В нем указываются дата составления
и номер описи, количество дел в описи, особенности формирования,
оформления и систематизации дел, полнота состава и причины
отсутствия документов и дел, место (места) хранения дел. Предисловие
подписывается составителем описи с указанием его должности и даты
составления.
9. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
В архиве учету подлежат фонды, объединенные фонды, коллекции,
описанные и неописанные дела, страховые копии документов, описи,
номенклатуры дел и другие единицы хранения.
Учетные документы должны быть сосредоточены у заведующего
архивом или лица, отвечающего за учет документов в архиве, и
хранятся в сейфе или металлическом шкафу.
В архиве в обязательном порядке используются (ведутся)
следующие основные учетные документы:
книга поступления и выбытия документов;
список фондов;
листы фондов;
описи дел;
номенклатура дел;
книга выдачи дел во временное пользование;
формы статистических отчетов (сведений) о составе, объеме
фондов и т.д., предоставляемые в учреждения государственной архивной
службы в порядке, установленном Госкомархивом.
Все основные учетные документы хранятся постоянно.
Допускается использование вспомогательных учетных документов
(реестров описей, книг учета документов, передаваемых в другие
архивы и др.), необходимость которых определяется архивом.
9.1. Книга поступления и выбытия документов
9.1.1. В книге поступления и выбытия документов (приложение 24)
ведется учет описанных и неописанных дел постоянного, временного
хранения и дел по личному составу, принятых архивом от структурных
подразделений организации, выделенных к уничтожению, переданных в
государственный архив и полученных от других архивов. Каждое
поступление и выбытие обозначается самостоятельным номером.
Количество поступивших и выбывших дел (документов) ежегодно
подсчитывается и оформляется в итоговой записи.
9.2. Список фондов
9.2.1. Список фондов (приложение 25) ведется в архиве, хранящем
документы двух и более фондов. Каждому поступающему на хранение
фонду присваивается порядковый номер. Если фонд подлежит передаче на
государственное хранение, то через косую черту указывается номер
данного фонда в госархиве (в случае, если документы фонда ранее
передавались в госархив). В списке фондов фиксируется название
фондообразователя на момент поступления фонда в хранилище. Номер
выбывшего фонда не присваивается поступившему на хранение фонду. При
поступлении на хранение фонда ликвидированной организации, фонду
присваивается ее последнее название. Объединенный фонд вносится под
обобщенным названием. В конце каждой записи в графе 3-4 списка
фондов ставится разборчивая подпись лица, сделавшего данную запись.
Если количество поступающих и убывающих фондов значительно, в
примечании указывается количество фондов, находящихся на хранении по
состоянию на 1 января каждого года.
9.3. Лист фонда
9.3.1. Лист фонда (приложение 26) заводится при первом
поступлении фонда в архив.
9.3.2. В листе фонда указывается наименование организации, в
которой хранится фонд; дата его первого поступления в архив; все
названия и подведомственные организации-фондообразователя с момента
ее возникновения (в листе объединенного фонда - его обобщенное
название и названия всех организаций-фондообразователей, документы
которых включены в фонд); крайние даты названий фондообразователя.
9.3.3. В листе фонда ведется учет поступления, наличия, выбытия
описанных и неописанных документов (дел). В нем фиксируются все
изменения в составе и объеме фонда на основании описей и номенклатур
дел, а также актов приема-передачи дел, актов о выделении дел к
уничтожению, актов о необнаружении дел, пути розыска которых
исчерпаны, актов о неисправимом повреждении дел, актов проверки
наличия и состояния дел. Изменения, связанные с техническими
ошибками, вносятся в опись и лист фонда только после утверждения
акта проверки наличия и состояния дел фонда или справки о
технических ошибках в учете.
9.3.4. Лист фонда пересоставляется только в том случае, если он
неисправимо поврежден. При этом старый лист помещается в дело фонда,
а на новом листе в правом верхнем углу делается пометка "Лист
пересоставлен" с указанием даты пересоставления.
9.3.5. Если лист фонда заполнен, то записи ведутся на
продолжающем его листе (листе-продолжении) с указанием в правом
верхнем углу номера фонда и номера листа фонда.
Пример. Продолжение. Ф.326. Л.2.
На предыдущем листе делается ссылка "см. продолжение л.2 (3, 4
и т.д.)".
9.3.6. Листы фонда не подшиваются и хранятся в папке с
клапанами с заверительной надписью, в которой указываются номер
соответствующего фонда (номера фондов) и общее количество листов,
включая листы-продолжения.
9.4. Описи и номенклатуры дел как учетный документ
9.4.1. Первичным учетным документом дел постоянного хранения,
временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу является
опись дел (см. раздел 8). Учет - основная функция описи. Поединичный
учет осуществляется путем закрепления за каждым делом номера, а
суммарный учет - составлением итоговой записи к описи, сведения
которой являются основанием для ведения прочих учетных документов.
9.4.2. Дела временного хранения (до 10 лет включительно)
учитываются по номенклатуре дел (см. раздел 3).
9.5. Дело фонда
9.5.1. Дело фонда ведется на каждый фонд архива. Оно содержит
документы, в которых зафиксированы изменения в составе фонда, его
история и т.д.: историко-архивные справки (исторические справки,
предисловия к описям), методические пособия по обработке документов
фонда, акты проверок наличия и состояния дел, передачи фонда на
государственное хранение, выделения документов к уничтожению и т.д.
9.5.2. Акты, описи, номенклатуры дел, старые листы фонда
включаются в дело только с отметкой о внесении изменений во все
учетные документы архива. Документы в деле располагаются в
хронологической последовательности.
Страницы дела фонда нумеруются. Составляются внутренняя опись и
заверительная надпись. В них вносятся изменения по мере пополнения
дела новыми документами.
9.6. Книга выдачи дел во временное пользование
9.6.1. В книге выдачи дел во временное пользование (приложение
27) фиксируется передача дел пользователям документной информации в
структурных подразделениях организации и в других организациях.
Оформление выдачи дел из организации за ее пределы осуществляется с
разрешения руководства и оформляется актом (см. пп.6.7.2-6.7.7).
10. НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ (НСА) К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА
В целях обеспечения сохранности и оперативного поиска
документов, наиболее полного и эффективного использования
содержащейся в них информации в архиве создается научно-справочный
аппарат к документам (НСА).
Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и
содержанию документов: описи дел, номенклатуры дел, каталоги,
картотеки, историко-архивные справки. Кроме них в архивах могут
составляться указатели, тематические и фондовые обзоры, тематические
перечни документов, информационные письма, справки о составе и
содержании документов (необходимость их создания определяется
потребностями организации в информации о составе и содержании
документов архива).
10.1. Описи дел как часть НСА архива
10.1.1. Описи дел являются базовым документом для создания
прочих видов НСА. Все виды НСА связаны между собой поисковыми
данными документов, закрепленными описью дел. В состав поисковых
данных входят номера фонда, описи, дела, листов дела.
10.2. Каталоги (картотеки)
10.2.1. Каталог (картотека) в архиве представляет собой
архивный справочник (перечень), в котором сведения о наиболее
значительных или часто используемых документах, их поисковых данных,
документной информации отражены на учетных карточках, объединенных
общим содержанием и расположенных в систематизированном порядке в
соответствии с номенклатурой дел или специально разработанной
схемой.
Каталоги могут полностью создаваться в архиве или их основой
могут служить учетно-регистрационные и справочные картотеки,
создаваемые в делопроизводстве организации и поступившие в архив.
10.2.2. В каталогах карточки группируются по разделам
(классам), подразделам (подклассам), темам (подтемам), рубрикам
(подрубрикам) и т.д. Группы карточек отделяются друг от друга
разделителями. На карточках фиксируются сведения о документах,
объединенных в группы, соотносимые с названием отрасли (системы,
объединения), проблемы, темы, вопроса, предмета, фамилии, даты и др.
10.2.3. В архиве могут создаваться систематические,
предметно-тематические, алфавитные, нумерационные и прочие
каталоги.
10.2.3.1. В систематическом каталоге документная информация
классифицирована по отраслям знаний и различным сферам деятельности
общества на основании функционального (направления деятельности) или
структурного признака. Данный каталог формируется по действующей
схеме единой классификации документной информации в систематических
каталогах государственных архивов (СЕК).
10.2.3.2. В предметно-тематическом каталоге документная
информация классифицируется внутри темы по предметно-вопросному,
хронологическому, географическому и др. признакам.
Пример.
Информация по теме "Возведение объектов капитального
строительства" может быть классифицирована следующим образом:
рубрики:
Планирование
Работы нулевого цикла
Монтаж вспомогательных сооружений и т.д.
рубрики:
Организационно-распорядительная документация
Технико-экономические обоснования
Проектная документация и т.д.
рубрики:
1994 г.
1995 г.
1996 г. и т.д.
рубрика: Минский район
подрубрики:
Александрово
Боровляны
Заславль и т.д.
10.2.3.3. Каталог (картотека) по личному составу создается для
поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных
социально-правового характера. Карточки в каталоге по личному
составу классифицируются по алфавиту.
10.2.3.4. В нумерационных каталогах отражаются документы,
характер, содержание и учет которых предполагают наличие внутренней
нумерации (стандарты, патенты, авторские свидетельства и др.).
10.2.4. Тематические карточки каталога содержат:
индекс по УДК (Универсальной десятичной классификации);
рубрику;
подрубрику;
содержание документа;
название фонда;
номер фонда, описи, дела, листов;
указание на язык и способ воспроизведения документа;
подпись, расшифровку подписи составителя карточки и дату ее
составления (приложение 28).
10.2.5. Карточки личного состава содержат: фамилию, имя,
отчество работника, ссылку на номер фонда, описи, дела и листов, в
которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируются по
фамилиям в порядке алфавита, в пределах одинаковых фамилий - по
алфавиту имен и отчеств. При перемене работником фамилии
составляется вторая карточка.
10.2.6. Допускается создание каталогов в виде компьютерных
банков данных.
10.3. Указатели
10.3.1. Указатели в архиве составляются, как правило, к описям
фондов для облегчения поиска информации о содержании документов.
Указатель представляет собой перечень предметных понятий
(фамилий, имен лиц, названий предметов, событий, явлений,
географических названий), встречающихся в описи, с необходимыми
пояснениями (аннотациями) и поисковыми данными.
10.3.2. Указатели составляются, если фонд имеет сложную
структуру, описи содержат большое количество дел, а документы
многостороннюю информацию.
10.3.3. Указатели могут быть следующих видов:
предметные;
Пример.
Бухгалтерский учет и отчетность
Кредитование - поисковые данные на документы (номер фонда,
описи, дела, листов)
Оперативный учет...
Операции с ценными бумагами...
Статистический учет...
Финансирование...
и т.д.
географические;
Пример 1.
Борисов, г. ...
Боровая, дер. ...
Логойск, г. ...
Орша, г. ...
Острошицкий городок, п.г.т. (поселок городского типа) или
н.п. (населенный пункт)...
Пример 2.
Борисов, г. Минской обл. ...
Боровая, дер., Минского р-на Минской обл. ... и т.д.
именные;
Пример 1.
Иванов А.М. - ...
Иванченко Г.И. - ... и т.д.
Пример 2.
Иванов Александр Михайлович - ...
Иванченко Геннадий Иванович - ...
Пример 3.
Иванов Александр Михайлович, первый заместитель Министра
стройматериалов Республики Беларусь - ...
Иванченко Геннадий Иванович, начальник планово-экономического
управления Министерства стройматериалов Республики Беларусь - ...
и т.д.
10.4. Обзоры документов
10.4.1. Обзор архивных документов - это справочник, включающий
систематизированные сведения о составе и содержании отдельных
комплексов документов, связанных между собой фондовой
принадлежностью (обзор фонда) либо тематикой (тематический обзор).
10.4.2. Обзор составляется только к документам, имеющим
актуальное значение, хранящимся, как правило, в крупных, но
малоизученных фондах.
10.4.3. Обзор состоит из характеристики
организации-фондообразователя (в обзоре фонда), характеристики
документов и поисковых данных. Характеристика документов
представляет собой комплекс аннотаций (сведений о составе и
содержании документов). Аннотации размещены в обзоре в соответствии
с определенной классификационной схемой (структурной, отраслевой,
хронологической и др.). Аннотации могут составляться как на группу
однородных по содержанию документов, так и на отдельные документы.
При характеристике документов информация излагается кратко и точно в
форме свободного повествования. Поисковые данные на аннотированные
документы включают номера фондов, описей, дел и листов.
10.4.4. В состав справочного аппарата обзора входят титульный
лист, оглавление, список сокращений, указатели и, для тематических
обзоров, список фондов, информация о которых включена в обзор.
10.5. Историко-архивная справка к фонду
10.5.1. Историко-архивная справка - документ, содержащий
обобщенные и схематические сведения по истории фондообразователя и
его фонда, характеристику описей, информацию о составе, полноте,
особенностях группировки документов, особенностях формирования,
описания и состояния дел.
10.5.2. Историко-архивная справка к фонду составляется
одновременно с описями дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу в ходе научно-технической обработки
дел фонда и вместе с указанными описями представляется на
рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации.
10.5.3. В заголовке историко-архивной справки указывается
полное название фондообразователя в родительном падеже,
хронологические рамки исторической справки, номер фонда.
Пример.
ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА
к фонду Министерства финансов Республики Беларусь за 1996 г.
Фонд № 326
Если историко-архивная справка к фонду составляется в очередной
раз, в заголовке после ее названия в скобках помещается слово
"продолжение".
Историко-архивная справка состоит из двух частей.
10.5.3.1. В первой части в хронологической последовательности
помещаются следующие сведения:
основание к созданию организации (издание правительственного
или ведомственного распорядительного акта);
дата создания организации (дата принятия документа о ее
создании, если в указанном документе не оговаривается более поздняя
дата создания организации);
подчиненность, компетенция, задачи и функции организации
(заимствуются из устава или положения об организации), их
изменения;
структура организации и ее подведомственной сети на момент
создания, на год (годы), в течение которого в организации произошли
существенные структурные изменения; на момент составления
историко-архивной справки; на момент ликвидации организации;
изменения в структуре организации и ее подведомственной сети
(реорганизация, создание и переименование структурных подразделений
и т.д.);
причина, основание и дата ликвидации (реорганизации)
организации; указание нового места хранения дел постоянного хранения
и по личному составу.
Если организация имеет сложную структуру, дается общая
характеристика ее функций с последующей детализацией по структурным
частям. Сведения о структуре организации (подведомственной сети)
могут оформляться как приложения к историко-архивной справке в виде
списка структурных подразделений или подведомственных организаций на
определенный год (годы).
Основные документы по истории фондообразователя -
законодательные материалы, постановления и распоряжения высших
органов государственной власти и управления, положение (устав) об
организации, положение о ее структурных подразделениях, приказы по
основной деятельности, штатные расписания, учетные, финансовые и
прочие документы, справочная литература. В историко-архивной справке
обязательны ссылки на документальные источники и литературу как в
основном тексте, так и в отсылочных данных, которые помещаются в
нижней части соответствующего листа под основным текстом.
Вопросы по истории организации и ее фонда, изложенные в
предшествовавших историко-архивных справках, в последующих справках
излагаются только при наличии соответствующих изменений
(подчиненности, задач, функций организации и т.д.).
10.5.3.2. Во второй части историко-архивной справки
указывается:
время поступления фонда и место его прежнего хранения;
когда и кем проведена обработка документов, составлена опись
дел постоянного хранения и какие еще описи составлены (указать их
хронологические рамки, количество дел, наличие НСА);
принципы построения описи дел постоянного хранения
(хронологически-структурный, функциональный и т.п.);
перечень структурных подразделений, документы которых включены
и не включены в опись дел постоянного хранения, с указанием причин
включения или невключения их документов в опись;
состав документов, включенных в опись дел постоянного хранения
(перечисление по значимости разновидностей документов с кратким
анализом особенностей их содержания, полноты состава, аннотация дел
с собирательными заголовками и приложениями, характеристика типичных
групп дел как по разновидностям документов, так и по их
содержанию);
причины отсутствия тех или иных документов и дел;
порядок систематизации дел в описи дел постоянного хранения
(признаки систематизации), особенности формирования и систематизации
нетипичных дел (сведения о наличии документов, выходящих за
хронологические границы фонда, делах, сформированных за два года или
несколько лет и т.д.);
особенности формирования, систематизации и хранения дел
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, полнота
состава указанных дел и включенных в них документов;
сведения о выделении документов временного хранения с отметкой
ЭПК к уничтожению;
особенности физического состояния документов и дел
(удовлетворительное, неудовлетворительное).
10.5.4. Историко-архивная справка к фонду подписывается
составителем с указанием его должности и даты составления.
10.5.5. При составлении историко-архивной справки к законченной
описи в единый документ сводятся сведения, содержащиеся в
историко-архивных справках, составленных к годовым разделам описи.
10.5.6. Историко-архивная справка печатается в четырех
экземплярах и хранится вместе с описями дел постоянного хранения в
организациях, передающих документы на государственное хранение. Три
экземпляра вместе с описями передаются в государственный архив, а
один хранится в архиве.
Если историко-архивные справки составлялись ежегодно, то
сведения, включенные в них, обобщаются в едином документе -
историко-архивной справке к фонду за период времени, крайние даты
которого соответствуют крайним датам законченной описи дел
постоянного хранения. Указанная историко-архивная справка
подшивается (переплетается) вместе с законченной описью дел
постоянного хранения.
11. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
Порядок использования документов определяется министерствами и
другими органами центрального управления, руководящими структурами
негосударственных организаций на основании правил, утвержденных
Госкомархивом. Использование документов архива проводится только с
разрешения руководителя организации.
Основными формами использования документов архива являются
исполнение запросов организаций и граждан; предоставление документов
для изучения в читальном зале (кабинете) исследователям
(пользователям); выдача дел во временное пользование. При
использовании документов обязательны ссылки на место их хранения.
Архив обеспечивает использование документов с учетом
конституционного права граждан на тайну личной жизни. Не допускается
использование информации о личной жизни граждан без их согласия. К
информации, потенциально содержащей тайну личной жизни гражданина,
относятся сведения о здоровье, семейных и интимных отношениях; об
обстоятельствах рождения, усыновления, развода; о личных привычках и
наклонностях; личная переписка и корреспонденция, дневниковые,
телефонные, телеграфные, видео, аудио и другие виды сохранения
информации; об имущественном положении, источниках доходов; о
деятельности, содержащей коммерческую тайну; об интеллектуальной
собственности; участии граждан в действиях судебно-следственных
органов в качестве обвиняемых, подсудимых, свидетелей и т.п.;
сведения, разглашение которых создает угрозу личной безопасности
граждан, членов их семей и имущества; сведения из
учетно-фильтрационных материалов органов внутренних дел и
спецслужб*.
______________________________
*Документы о тайне личной жизни в полном объеме выдаются
должностным лицам, исполняющим служебные обязанности, на основании
Законов Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах
Республики Беларусь", "Об оперативно-розыскной деятельности", "О
прокуратуре", "О милиции", "Об адвокатуре" и Временного положения о
Комитете государственной безопасности Республики Беларусь, а также
отделам социальной защиты. При изъятии документов для служебных
целей составляется соответствующий акт, в котором указывается срок
возврата документов.
11.1. Исполнение запросов организаций и граждан
11.1.1. Исполняя запросы организаций и граждан, архив
составляет и выдает архивные справки, архивные копии, архивные
выписки, а также дела во временное пользование.
11.1.2. Архивная справка (приложение 29) - официально
заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение
или подтверждение об имеющихся в архиве сведениях по предмету
запроса.
11.1.3. Архивные справки выдаются (высылаются):
организациям по их запросам, если запрос соответствует профилю
деятельности данных юридических лиц;
гражданам Республики Беларусь и других стран на основании
персональных заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав
и законных интересов.
11.1.4. Архивные справки составляются на основании документов
(подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве и относящихся
к вопросу заявления. Использование незаверенных копий документов
оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").
11.1.5. Архивные справки составляются по установленной форме на
общем бланке организации, в состав которой входит архив, или бланке
письма с обозначением наименования вида документа - "Архивная
справка".
В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются
сведения, имеющиеся в этих документах и интересующие автора запроса.
Содержание справки излагается в соответствии с хронологической
последовательностью событий.
Допускается цитирование с обязательным заключением цитат в
кавычки и ссылками на источник. Название организации в тексте
справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных
упоминаниях допускается применение официально принятых сокращенных
названий.
После текста справки помещаются архивные шифры документов,
послуживших основанием для составления архивной справки (номера
фондов, описей, дел и листов дел).
11.1.6. Архивная справка подписывается руководителем
организации, в состав которой входит архив, и заведующим архивом
(или лицом, ответственным за архив). Справка заверяется гербовой
печатью организации.
11.1.7. Для подтверждения сведений, приведенных в архивной
справке, к ней могут прилагаться копии документов и выписки из них.
11.1.8. При отсутствии в архиве документов, необходимых для
подтверждения запрашиваемых сведений, автору запроса сообщается об
этом в письме (без надписи "Архивная справка"). При этом даются
рекомендации, куда следует обратиться за справкой.
11.1.9. Частным лицам по их заявлениям выдаются архивные
справки: о трудовом стаже и заработной плате, о службе в Вооруженных
Силах, об участии в партизанском движении, наградах, нахождении на
излечении, об образовании, о гражданском состоянии, трудовых
имущественных правах и по другим вопросам социально-правового
характера. Указанные справки могут содержать информацию как о самих
заявителях, так и о лицах, находящихся на их иждивении или под их
опекой, а также об умершем(ей) супруге или близком родственнике. В
заявлении должно быть точно указано, в какую организацию и для какой
цели требуется архивная справка.
Если запрос или заявление содержит не все данные, необходимые
для наведения справки, заявителю направляется письмо с просьбой
сообщить дополнительные сведения. Запросы, не отвечающие профилю
архива, направляются в другие архивы или организации по
принадлежности с одновременным уведомлением об этом заявителя.
Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых
справку нельзя выдать на руки заявителю, то она высылается в адрес
заинтересованной организации, заявителю сообщается причина, по
которой справка не выдана ему лично, а также адрес, по которому она
выслана.
11.1.10. Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их
письменным заявлениям с разрешения руководителя организации
подлинных личных документов о гражданском состоянии, образовании,
трудовых книжек и других личных документов, не полученных в свое
время владельцами. На место изъятого личного документа вкладывается
лист с отметкой об изъятии или ксерокопия подлинника.
11.1.11. Для наведения архивных справок о трудовом стаже
используются: постановления, распоряжения, приказы по личному
составу; протоколы общих собраний, заседаний, конференций; лицевые
счета и ведомости на получение зарплаты; регистрационные и
алфавитные картотеки по учету кадров, алфавитные, именные, послужные
и трудовые списки, оформленные и заверенные табели; документы
организации, подписанные заявителем, с указанием занимаемой им
должности; документы других организаций, адресованные заявителю как
должностному лицу.
Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты,
автобиографии не могут служить основанием для выдачи архивных
справок. При необходимости имеющиеся в них сведения письменно
сообщаются заявителю.
11.1.12. В справке о подтверждении трудового стажа указываются
данные только за период, официально зафиксированный в документах,
приводится точное название должности, в которой работал заявитель.
11.1.13. При подтверждении архивной справкой биографических
данных используются формулировки и названия, зафиксированные в
документах архива. Расхождения, несовпадения и неточные названия
оговариваются в тексте справки словами "так в документе".
Оговариваются также отсутствие имени и отчества, невозможность
расшифровки инициалов или наличие одного из них.
11.1.14. Справки о размере заработной платы составляются на
основании лицевых счетов рабочих и служащих. При отсутствии счетов
допустимы ссылки на ведомости и машинограммы на выдачу зарплаты,
расчетные книжки. В справке о заработке колхозника приводятся
сведения о денежной и натуральной оплате его труда.
11.1.15. Для составления архивных справок об образовании
основными документами являются приказы о зачислении, отчислении и
окончании учебного заведения, протоколы заседаний педагогических
советов, государственных экзаменационных комиссий или выписки из
них, книги регистрации выданных аттестатов, дипломов. При отсутствии
в документах сведений об окончании заявителем учебного заведения
указывается, в каком классе или на каком курсе он учился.
11.1.16. Для составления архивных справок об имущественных
правах основными документами являются нотариально удостоверенные
договоры, договоры на право застройки при индивидуальном
строительстве, решения народных судов по имущественным претензиям,
нотариальные реестры, дела о выдаче свидетельств на право
наследования и др.
11.1.17. В случаях, когда сведения, включаемые в архивную
справку, не вмещаются на одном листе справки, включая его оборотную
сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. При
этом каждый лист справки заверяется гербовой печатью организации.
11.1.18. Архивные справки и подлинные личные документы выдаются
заявителям или их доверенным лицам на руки по предъявлении паспорта
или удостоверения личности. Доверенные лица, кроме того, при
получении ими подлинного документа предъявляют в архив доверенность,
заверенную нотариусом или организацией.
Если заявитель или его доверенное лицо не могут явиться для
получения архивной справки или подлинного личного документа, то
справка или документ направляется в адрес заявителя по почте.
11.1.19. Кроме архивных справок архив выдает архивные копии и
выписки из документов, содержащие сведения социально-правового
характера.
Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным или
иным способом всего текста документа, относящегося к определенному
вопросу, факту или лицу, и официально заверенное архивом. Архивная
выписка - дословное воспроизведение части документа.
Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен
порядку выдачи архивных справок.
11.1.20. Архивные копии (выписки) составляются на общем бланке
организации с обозначением наименования вида документа: "Архивная
копия", "Архивная выписка". Название документа, его номер и дата
воспроизводятся полностью.
В архивной выписке не должны нарушаться связность содержания и
точный смысл каждого извлечения из текста документов. В начале и в
конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска
отдельных слов ставится многоточие.
Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие
сомнения в их достоверности, должны оговариваться словами "так в
документе".
После текста архивной копии (выписки) указывается архивный шифр
документа.
11.1.21. Архивные копии (выписки) заверяются подписью
руководителя организации, заведующего архивом и гербовой печатью
(печатью) организации.
На архивных копиях поисковые данные проставляются на обороте
каждого листа, заверительная надпись и печать - на обороте
последнего листа документа.
11.1.22. Учет выданных архивных справок, копий и выписок
документов ведется в специальном регистрационном журнале (приложение
30)*.
______________________________
*Допускается регистрация в журнале исходящих документов.
11.1.23. Социально-правовые запросы граждан исполняются
бесплатно. Исполнение тематических запросов организаций и граждан,
генеалогических запросов, запросов об установлении (подтверждении)
родственных связей, наследовании имущества, по истории населенных
пунктов, организаций, копирование документов может осуществляться на
платной основе по договорным ценам. При расчете цены учитываются
материальные затраты, расходы на оплату труда, трудоемкость и
срочность работы, отчисления на социальные нужды, амортизация
основных средств и другие затраты.
11.2. Выдача документов во временное пользование
Документы архива выдаются во временное пользование структурным
подразделениям организации и другим организациям.
Порядок выдачи документов во временное пользование изложен в
пп.6.7.3-6.7.8 настоящих правил.
11.3. Культурно-просветительная работа архива
11.3.1. В связи со знаменательными событиями и юбилейными
датами, а также в целях информирования потенциальных пользователей о
документах архива организуются выставки документов, ведется
составление тематических подборок, осуществляется подготовка
документальных публикаций, материалов для средств массовой
информации.
11.3.2. Выставки документов могут организовываться архивом как
самостоятельно, так и совместно с другими организациями. Архив может
предоставлять также документы на выставки, подготавливаемые другими
организациями. Документы на выставках, как правило, экспонируются в
виде копий.
11.3.3. В архивах могут подготавливаться тематические подборки
копий документов (комплекты, альбомы, плакаты, диапозитивы), которые
предназначаются для оформления стендов, выставок и для использования
в качестве наглядных пособий.
11.3.4. Архив готовит материалы для печати, радио- и
телепередач самостоятельно или совместно с органами массовой
информации, с которыми предварительно согласовывается тематика
статей (передач), их объем и сроки подготовки.
11.3.5. По предварительной договоренности архива с
заинтересованными организациями возможна организация и проведение
встреч, экскурсий, лекций.
11.4. Работа архива с исследователями
11.4.1. В целях создания условий для работы исследователей с
документами в архивах действуют читальные залы (кабинеты). При
отсутствии читального зала и невозможности его создания в помещении
архива (вне хранилищ) организуется одно или несколько рабочих мест
для исследователей. Выдавать документы для работы исследователям вне
помещения архива запрещается. Обслуживание исследователей в архиве
осуществляется бесплатно*.
11.4.2. Для оказания помощи в подборе документов и в работе над
ними исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архива
и организуются консультации. Для работы с микрокопиями и
документами, текст которых воспроизводится при помощи технических
средств, архив предоставляет исследователю соответствующую
аппаратуру.
11.4.3. Допуск исследователей из других организаций к работе с
документами архива осуществляется на основании письма организации,
направляющей исследователя, или заявления гражданина, в которых
указываются фамилия, имя, отчество исследователя, его должность и
звание, тема, хронологические рамки и цели исследования. Письмо
оформляется на бланке организации, направляющей исследователя, и
подписывается ее руководителем. Если лицам, занимающимся
исследовательской деятельностью в соответствии с планами
научно-исследовательских работ учреждений Академии наук Беларуси,
ведомственных учебных заведений и учреждений культуры Республики
Беларусь, организация отказывает в доступе к документам архива,
исследователь вправе потребовать мотивированное объяснение отказа в
письменной форме*.
11.4.4. Исследователям дела выдаются только при наличии на
письме (заявлении) разрешающей резолюции руководителя организации, в
которую входит архив. Письма подшиваются в отдельные дела, постоянно
хранящиеся в архиве. Разрешение выдается на срок, определенный
объемом работы. При продлении срока исследования, изменении
хронологических границ, перемене темы работы исследователь
представляет новое письмо.
11.4.5. Исследователь, допущенный к работе над документами
архива, должен ознакомиться с правилами работы исследователей в
читальном зале архива, предъявить паспорт.
11.4.6. Исследователю выдаются дела, относящиеся только к теме
исследования. За каждое полученное дело исследователь расписывается
в книге выдачи дел из хранилища (приложение 13) и несет
ответственность за их сохранность. Одновременно за исследователем
может числиться не более 20 дел.
11.4.7. Ежедневно по окончании работы исследователи сдают дела
заведующему архивом или сотруднику читального зала. Перед
возвращением дел в хранилища, проверяется соответствие нумерации
листов заверительной надписи и состояние документов. Если в
возвращенных делах будет обнаружена недостача или повреждение
документов, об этом составляется акт. Если повреждение произошло по
вине исследователя, он лишается права занятий в читальном зале
архива на срок, определяемый руководителем организации.
В случае умышленного повреждения или хищения документов, или
внесения изменений в их текст, виновные привлекаются к
ответственности в установленном законом порядке.
11.4.8. Исследователи, работающие в архиве, могут делать
выписки из документов и заказывать копии документов только по теме
исследования. Копирование по запросам организаций и граждан
производится за счет заказчика.
11.4.9. Копии документов пересылаются в адрес той организации,
по запросу которой они изготовлены, или выдаются исследователю под
расписку в журнале регистрации выданных архивных справок, копий и
выписок (приложение 30).
Копии документов могут быть использованы только по теме и для
целей, указанных в запросе, и не подлежат передаче другим лицам и
организациям.
11.4.10. Учет количества исследователей и числа посещений ими
читального зала архива ведется по делам, в которых находятся письма
организаций и заявления граждан с просьбой о допуске исследователей
к работе с документами архива, и по журналу регистрации посещений
исследователями читального зала (приложение 31).
12. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
Документы, образовавшиеся в процессе жизни и деятельности лица,
семьи, рода, собранные либо приобретенные путем наследования, купли
или дарения, включающие видеозаписи, научные, литературные,
художественные, музыкальные и другие рукописи, переписку, рисунки,
дневники, мемуары, документы по личному составу и иные категории
документов, если они не переданы в собственность государства,
составляют документальные фонды (коллекции) граждан. Название фонда
состоит из фамилии, имени, отчества фондообразователя или фамилии
семьи. Хронологические границы фонда - даты рождения и смерти
фондообразователя.
В соответствии с Законом Республики Беларусь "О Национальном
архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" документы,
находящиеся в собственности физического лица и зарегистрированные в
установленном порядке государственной архивной службой, являются
частным архивом.
Частные архивы являются составной частью Национального
архивного фонда Республики Беларусь.
12.1. Порядок приема-передачи частных архивов
12.1.1. Архив может принимать на хранение документы личного
происхождения (частные архивы) по заявлению их владельца и (или)
согласно договору между владельцем и архивом. В договоре
оговариваются обязательства сторон, и к нему прилагается сдаточная
опись документов личного происхождения (приложение 32).
12.1.2. Договор составляется в 2 экземплярах, и сдаточная опись
- в 3 экземплярах. Один экземпляр договора и описи передается
владельцу документов, остальные экземпляры остаются в архиве*.
Владелец может ограничить доступ к документам частного архива на
срок, не превышающий 75 лет с момента передачи.
______________________________
*Один экземпляр акта и один экземпляр сдаточной описи
передается в государственный архив*.
12.1.3. При передаче документов личного происхождения (частных
архивов) в архив владелец документов по возможности составляет
краткую историческую справку, которая содержит:
основные биографические сведения о лице (или семье);
сведения об истории частного архива (полноте переданных
документов, местонахождении не поступивших документов и т.д.).
Документы личного происхождения подлежат систематизации по
следующим основным разделам:
документы к биографии;
документы творческой деятельности (рукописи, рисунки, чертежи и
т.д.);
документы служебной и общественной деятельности;
документы, собранные фондообразователем;
личная переписка;
документы о лице (статьи, воспоминания, отзывы и др.);
изобразительные документы (фотографии, художественные портреты
и др.).
12.1.4. Документы в делах не подшиваются и хранятся вместе с
заверительными подписями в папках с клапанами.
12.1.5. Документы частных архивов, хранящиеся в архиве,
используются с соблюдением норм авторского права и условий, на
которых они переданы владельцами. До истечения срока ограничения
доступа, если таковой оговорен в договоре, документы личного
происхождения выдаются исследователям только с разрешения лица,
передавшего их в архив.
12.2.* Порядок передачи документов частных архивов
на государственное хранение
12.2.1. Передача документов частных архивов на государственное
хранение осуществляется по сдаточной описи в сроки, согласованные с
государственным архивом, и оформляется актом приема-передачи
документов на государственное хранение (приложение 33).
12.2.2. Акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр
акта приема-передачи вместе с экземпляром сдаточной описи и делом
фонда передается в государственный архив вместе с документами.
Второй экземпляр акта приема-передачи остается в архиве. На
основании его вносятся изменения в соответствующие учетные
документы.
13. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ (МАШИНОЧИТАЕМЫМИ) ДОКУМЕНТАМИ (ЭД)
13.1. Работа с электронными (машиночитаемыми) документами (ЭД),
относящимися к научно-технической, производственной и коммерческой
деятельности организаций, а также организаций, имеющих
специализированные архивы машиночитаемой документации и(или)
передающими ЭД на постоянное хранение в государственный архив
электронной документации, регулируется "Примерной инструкцией по
работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях
и ведомственных архивах Республики Беларусь", "Правилами учета и
передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное
хранение" и инструкциями организаций.
13.2. Архивы организаций, в деятельности которых формируются
ЭД, относящиеся к управленческой деятельности, совместно со службами
ДОУ обеспечивают учет и экспертизу ценности ЭД на основе действующих
перечней документов со сроками хранения.
13.3. В номенклатуре дел организации указываются виды
документов, ведущихся на машинных носителях. Их названия
систематизируются и индексируются вместе с заголовками дел, но
количество ЭД в конце года не фиксируется в графе "Примечание" и в
итоговой записи номенклатуры дел. В графе "Примечание" делается
пометка "ЭД".
13.4. Структурные подразделения, в деятельности которых
образовалась электронная документация, под контролем службы ДОУ при
участии архива заполняют ведомость учета ЭД по состоянию на 1
декабря текущего года. (Приложение 34). При этом работники службы
ДОУ и архива проверяют соответствие видов документов на машинных
носителях, включенных в номенклатуру дел, видам ЭД, образовавшихся в
течение года, и вносят соответствующие коррективы в проект
номенклатуры дел на будущий год.
13.4.1. В графе 1 ведомости учета ЭД указывается порядковый
номер ЭД.
В графе 2 указывается наименование ЭД или группы ЭД, т.е.
конкретное или обобщенное название документа или группы документов.
В графе 3 указывается информационная технология, создающая ЭД,
т.е. система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска,
обработки и выдачи информации (автоматизированные системы, банки и
базы данных, системы управления базами данных, информационные
системы, локальные файлы с наборами данных, созданные текстовыми
редакторами и текстовыми процессорами, программы, программные
средства).
В графе 4 указываются имена файлов пользователей, входящих в
состав ЭД.
В графе 5 указываются программные средства (ПС) и технические
средства (ТС) для воспроизводства ЭД.
В графе 6 указывается срок хранения ЭД и номер статьи по
перечню.
Ведомость учета электронных документов структурного
подразделения подписывается его руководителем, визируется
руководителем службы ДОУ и заведующим архивом (лицом, ответственным
за архив); согласовывается ЭК структурного подразделения (при его
наличии).
ЭД по оперативному учету (со сроком хранения до 3 мес.)
фиксируются в номенклатуре дел, но не вносятся в ведомость учета ЭД
и могут уничтожаться без оформления акта о выделении ЭД к
уничтожению.
13.4.2. На основании ведомостей структурных подразделений
составляется сводная ведомость учета ЭД (приложение 35), которая
подписывается руководителем службы ДОУ, визируется заведующим
архивом (лицом, ответственным за архив), согласовывается ЦЭК (ЭК)
организации и утверждается руководителем организации. Учреждения
государственной архивной службы при плановых проверках проверяют
наличие и правильность составления ведомостей учета ЭД
организации*.
13.4.3. Документы постоянного хранения, созданные с помощью
информационных технологий, переводятся на бумажный носитель,
формируются в дела, включаются в соответствующие описи и передаются
в архив в порядке, установленном для организационно-распорядительных
документов.
13.4.4. При наличии соответствующих условий хранения и
использования допускается постоянное хранение ЭД в машиночитаемом
виде в структурных подразделениях под контролем архива.
13.4.5. Допускается создание страховых копий
организационно-распорядительных документов на машинных носителях.
13.4.6. ЭД временного хранения по истечении срока хранения
выделяются к уничтожению по акту (приложение 36). На выделенные к
уничтожению документы с отметкой ЭПК составляется отдельный акт.
14. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА
14.1. Работа архива осуществляется в соответствии с положением
об архиве, в котором определяется правовой статус, задачи, функции,
права, источники комплектования архива и состав документов,
поступающих на хранение.
Положение о центральном отраслевом архиве, центральном архиве
министерства (системы, объединения) согласовывается с Комитетом по
архивам и делопроизводству Республики Беларусь*.
Положение об объединенном ведомственном и ведомственном архиве
согласовывается с соответствующим учреждением государственной
архивной службы Республики Беларусь.
Положение об архиве, являющемся учреждением, согласовывается с
соответствующим учреждением государственной архивной службы и
утверждается руководителем организации.
Положение об архиве, являющемся структурным подразделением или
частью структурного подразделения организации, утверждается
руководителем организации, в составе которой он функционирует.
14.2. Согласно штатному расписанию на имеющиеся в архиве
должности разрабатываются должностные инструкции, которые
согласовываются с юридической службой и утверждаются руководителем
организации, руководителем структурного подразделения, частью
которого является архив, заведующим архивом (если архив является
структурным подразделением) или его директором (если архив является
учреждением). Лицо, ответственное за архив, назначается приказом
директора организации. Обязанности лица, ответственного за архив,
оговариваются в соответствующей должностной инструкции.
14.3. В архиве составляются:
годовой план работы;
годовой план-график приема дел от источников комплектования
архива;
годовой отчет архива.
Годовое планирование проводится на основе определения главных
задач работы архива на планируемый год с учетом бюджета рабочего
времени. Годовой план составляется с указанием конкретных видов
работы, ее единиц измерения, объема, бюджета рабочего времени, срока
исполнения и исполнителя (приложение 37). При разработке плана
работы и определения бюджета времени используются действующие нормы
времени и выработки на основные виды работ, проводимые в архивах.
Планы подписываются заведующим архивом и утверждаются руководителем
организации, которой он непосредственно подчинен, или руководителем
структурного подразделения, в составе которого функционирует
архив*.
______________________________
*В организациях, в которых отсутствует штатная должность
заведующего архивом, составление годового плана не является
обязательной нормой.
План-график приема дел от источников комплектования архива и
план представления годовых разделов сводных описей на рассмотрение
ЭМК (ЭПК) составляется в произвольной форме. План-график имеет
поквартальную разбивку и до утверждения его руководителем
организации согласовывается соответствующим государственным
архивом*.
По итогам работы архивом составляется текстовой отчет о
выполнении годового плана. Один экземпляр отчета по взаимной
договоренности госархива и организации может направляться в
соответствующий госархив.
14.4. Архивы совместно со службой ДОУ осуществляют контроль за
состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве в
подведомственных организациях. Работа архива с подведомственными
организациями фиксируется в соответствующих карточках (приложение
38).
Проверки в подведомственных организациях проводятся не реже 1
раза в пять лет, а в структурных подразделениях самой организации не
реже одного раза в год.
По итогам каждой проверки составляется справка или докладная
записка на имя руководителя организации, в которой освещается
состояние и работа архива, намечаются меры по ликвидации
обнаруженных недостатков и дальнейшему улучшению работы. По итогам
проверки может издаваться приказ. С выводами проверки должны быть
ознакомлены непосредственные исполнители и руководители
соответствующих структурных подразделений. Допускается проведение
внеплановых проверок.
14.5. Подбор, расстановка и использование работников архива
осуществляется в соответствии с главными задачами архива и
утвержденным штатным расписанием.
Повышение квалификации работников архива на соответствующих
курсах, совещаниях, семинарах проводится по согласованию с
руководством организации (архива).
Для принятых в архив работников обязателен инструктаж по
пожарной безопасности и технике безопасности.
15.* ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
15.1. Предельные сроки хранения документов в архиве
15.1.1. Документы Национального архивного фонда Республики
Беларусь, временно находящиеся на хранении в ведомственных архивах,
передаются на постоянное государственное хранение по истечении
следующих предельных сроков их хранения в
организациях-фондообразователях:
для документов высших органов государственной власти и
управления Республики Беларусь, Верховного, Хозяйственного судов и
Прокуратуры Республики Беларусь, центральных органов общественных
объединений, банков, других учреждений, организаций и предприятий
республиканского подчинения - 15 лет;
для документов органов иностранных дел, государственной
безопасности, внутренних дел, вооруженных сил - 30 лет;
для документов местных органов государственной власти и
управления, организаций, учреждений и предприятий областного
подчинения - 10 лет, городского и районного подчинения - 5 лет;
для научно-технической документации - по миновании надобности,
но не более 25 лет;
для записей актов гражданского состояния и нотариальных
действий, документов по личному составу - 75 лет;
для кинофильмов, киножурналов, фотоснимков, фоно- и
видеозаписей, машиночитаемых документов - 3 года.
Художественные кино-, теле- и видеофильмы (подлинники)
передаются на хранение после окончания производства (в период
тиражирования).
15.1.2. Республиканские органы по архивам и делопроизводству
могут продлевать организациям сроки хранения документов в порядке и
на условиях, определяемых Администрацией Президента Республики
Беларусь. При согласии государственных архивов документы
ведомственных архивов могут быть приняты на постоянное хранение до
истечения установленного срока временного хранения.
15.1.3. Сроки ведомственного хранения архивных документов Фонда
данных о состоянии природной среды Государственного комитета по
гидрометеорологии Республики Беларусь, Государственного
картографо-геодезического фонда Республики Беларусь,
Государственного комитета по земельным ресурсам, геодезии и
картографии Республики Беларусь, Белорусского геологического фонда
Республики Беларусь, Производственного объединения по
геологоразведочным работам "Беларусьгеология", Министерства
природных ресурсов и охраны окружающей среды, Национального фонда
стандартов Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации
Республики Беларусь, Академии наук Беларуси определяется в
лицензиях, выдаваемых Госкомархивом.
15.1.4. Негосударственные организации передают свои документы
на государственное хранение в сроки и на условиях, оговоренных в
соответствующем договоре.
15.2. Порядок передачи документов на государственное хранение
15.2.1. Список организаций, документы которых должны
передаваться на государственное хранение, определяется
государственной архивной службой.
15.2.2. Прием документов Национального архивного фонда
Республики Беларусь на государственное хранение осуществляется, как
правило, в соответствии со сроками их ведомственного хранения. Дела
передаются в государственный архив по описям, утвержденным в
установленном порядке. При этом передаются два экземпляра описи дел
постоянного хранения и два экземпляра историко-архивной справки к
фонду помимо контрольных экземпляров, переданных в государственный
архив после утверждения описи ЭМК (ЭПК) госархива. Организация
оплачивает стоимость работ, связанных с передачей документов
(картонных коробок, в которых должны храниться дела, если указанные
дела передаются на государственное хранение незакартонированными,
транспортирование и т.д.).
15.2.3. Прием документов на государственное хранение
оформляется актом приема-передачи (приложение 33), составляемым в
двух экземплярах.
15.2.4. Если при приеме дел выявлена утрата документов
постоянного хранения, организация, передающая документы, должна
принять меры к их розыску. Причины отсутствия указанных документов
оговариваются в справке об отсутствии документов и в
историко-архивной справке к фонду.
15.2.5. Документы действующих на территории Республики Беларусь
международных организаций, организаций, созданных с участием
государственных структур Республики Беларусь, передаются на
государственное хранение, если иное не предусмотрено международным
соглашением.
15.2.6. Организации, в деятельности которых не создаются
документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, хранят
свои документы в соответствии со сроками хранения, определенными
перечнями документов с указанием сроков хранения.
15.2.7. При ликвидации государственных организаций их
документы, включая ликвидационный баланс, передаются правопреемнику.
В случае отсутствия правопреемника документы передаются на хранение
в государственный архив, источником комплектования которого являлась
организация.
15.2.8. При ликвидации или банкротстве негосударственных
организаций, не имеющих правопреемника, органы, зарегистрировавшие
их уставы, обязаны принять по описям на хранение документы этих
юридических лиц. При согласии органов государственной архивной
службы документы постоянного хранения ликвидированных
негосударственных организаций могут приниматься на государственное
хранение на договорной основе.
15.2.9. При реорганизации государственных или негосударственных
организаций с передачей ее функций другой организации последняя
принимает по акту незавершенные делопроизводством дела и архив
реорганизуемой организации. Если при этом из ее состава выделяется
структурное подразделение со статусом организации, последней
передаются незавершенные делопроизводством дела, относящиеся к
профилю ее деятельности, личные дела и лицевые счета сотрудников,
перешедших на работу в эту организацию.
15.2.10. Если состояние и качество научно-технической обработки
документов ликвидированной или реорганизованной организации не
соответствуют требованиям государственной архивной службы, то
ликвидационная комиссия обязана организовать упорядочение документов
в соответствии с действующими требованиями и передать документы по
принадлежности*.
______________________________
*При проведении научно-технической обработки документов
ликвидированных негосударственных организаций, не имеющих
правопреемников, описи дел постоянного хранения согласуются с ЭК
ликвидируемой организации, утверждаются ее руководителем и ЭК
регистрирующего органа, а описи дел по личному составу согласуются с
ЭК ликвидируемой организации, ЭК регистрирующего органа и
утверждаются директором ликвидируемой организации.
16. ПОРЯДОК ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ
ИЛИ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ
(ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ)
16.1. Порядок приема-передачи документов
при смене руководителя организации
16.1.1. При смене руководителя организации документы,
находящиеся в делопроизводстве и в архиве, и научно-справочный
аппарат к ним передаются по акту приема-передачи.
16.1.2. В акте приема-передачи раздельно указывается количество
документов (дел), находящихся в делопроизводстве; количество дел,
хранящихся в архиве, с выделением сведений о количестве дел,
относящихся к составу Национального архивного фонда Республики
Беларусь (дел постоянного хранения); мебель и оборудование архива.
16.2. Порядок приема-передачи документов
при смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив)
16.2.1. При смене заведующего архивом (лица, ответственного за
архив) прием-передача документов, учетно-справочного аппарата к ним,
помещений архива, инвентаря и оборудования проводится по акту
(приложение 39).
16.2.2. Приказом руководителя организации назначается комиссия
в составе не менее 3 человек, с обязательным включением
представителя службы ДОУ.
16.2.3. При приеме-передаче документов и дел проверяется:
наличие документов и страховых копий в архиве;
соответствие количества единиц хранения архива сведениям,
содержащимся в учетных документах;
научно-справочный аппарат;
печати и штампы архива;
условия хранения документов;
состояние сохранности документов на момент приема-передачи;
противопожарное и охранное оборудование.
16.2.4. В случае обнаружения при приеме-передаче недостачи
документов об этом немедленно информируется руководитель организации
и принимаются меры к их розыску. Виновные в утрате документов или
несоблюдении условий их хранения привлекаются к ответственности.
16.2.5. Акт приема-передачи документов подписывается лицом,
сдающим и принимающим документы архива, членами комиссии и
утверждается руководителем организации.
Приложение 1
к п.2.3.1
Наименование УТВЕРЖДАЮ
организации Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Список
организаций - источников комплектования _______________________
(название архива)
на _________________________________
(годы)
----T-----------------------T--------------------------T-----------¬
¦ № ¦ Наименование ¦ Дата образования ¦Примечание ¦
¦п/п¦ организации ¦ организации ¦ ¦
+---+-----------------------+--------------------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
L---+-----------------------+--------------------------+------------
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭМК (ЭПК)
Наименование организации архивного учреждения
____________ № _________ ____________ № _______
Председатель ЦЭК (ЭК) Председатель ЭМК (ЭПК)
Подпись Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма списка организаций - источников комплектования архива
Приложение 2
к разделу 3
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности
__________ № ____________ руководителя организации
__________________________ Подпись Расшифровка
(место составления) подписи
на ___________ год Дата
-------T-----------------T----------T------------------T----------¬
¦Индекс¦Название раздела,¦Кол-во дел¦Срок хранения дела¦Примечание¦
¦ дела ¦ заголовок дела ¦ (томов, ¦(тома, части) и № ¦ ¦
¦ ¦ (тома, части) ¦ частей) статей по перечню ¦ ¦
+------+-----------------+----------+------------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L------+-----------------+----------+------------------+-----------
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя службы ДОУ подписи
организации
Дата
Виза зав.архивом
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭМК (ЭПК)
Наименование организации архивного учреждения
______________ № _______ _____________ № ______
Председатель ЦЭК (ЭК) Председатель ЭМК (ЭПК)
Подпись Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма номенклатуры дел организации
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в ______________ году в организации
--------------------------------T-----T----------------------------¬
¦ По срокам хранения ¦Всего¦ В том числе ¦
¦ ¦ +-----------T----------------+
¦ ¦ ¦переходящих¦с отметкой "ЭПК"¦
+-------------------------------+-----+-----------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-------------------------------+-----+-----------+----------------+
¦постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------------+-----+-----------+----------------+
¦временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------------+-----+-----------+----------------+
¦временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------------+-----+-----------+----------------+
¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦
L-------------------------------+-----+-----------+-----------------
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя службы ДОУ подписи
организации
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности Подпись Расшифровка
передавшего сведения подписи
Дата
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
Приложение 3
к разделу 3
Наименование структурного
подразделения (общественной
организации)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
______________ № ____________
_____________________________
(место составления)
на ___________ год
____________________________________________________________________
Название раздела
-------T-----------------T----------T------------------T----------¬
¦Индекс¦ Заголовок дела ¦Кол-во дел¦Срок хранения дела¦Примечание¦
¦ дела ¦ (тома, части) ¦ (томов, ¦(тома, части) и № ¦ ¦
¦ ¦ ¦ частей) статей по перечню ¦ ¦
+------+-----------------+----------+------------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L------+-----------------+----------+------------------+-----------
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя структурного подписи
подразделения (общественной
организации)
Дата
Виза заведующего архивом
(лица, ответственного за архив)
Дата
СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЭК структурного
подразделения
__________ № ___________
Председатель ЭК
Подпись
______________________________
*При наличии ЭК структурного подразделения.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
(общественной организации) организации
Итоговая запись о категории и количестве дел,
заведенных в ____ году в ___________________________________________
(наименование структурного подразделения
____________________________________________________________________
или общественной организации)
--------------------------------T-----T----------------------------¬
¦ По срокам хранения ¦Всего¦ В том числе ¦
¦ ¦ +-----------T----------------+
¦ ¦ ¦переходящих¦с отметкой "ЭПК"¦
+-------------------------------+-----+-----------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-------------------------------+-----+-----------+----------------+
¦постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------------+-----+-----------+----------------+
¦временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------------+-----+-----------+----------------+
¦временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------------+-----+-----------+----------------+
¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦
L-------------------------------+-----+-----------+-----------------
Руководитель структурного Подпись Расшифровка
подразделения (общественной подписи
организации)
Дата
Итоговые сведения переданы в службу ДОУ
Наименование должности Подпись Расшифровка
передавшего сведения подписи
Дата
Форма итоговой записи к номенклатуре дел структурного
подразделения (общественной организации) организации
Приложение 4
к п.4.5.1
Наименование УТВЕРЖДАЮ
организации Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
АКТ
_______ № ________________
__________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании: ______________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с
____________________________________________________________________
указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда
№ __________________________________________________________________
(название фонда)
----T---------T---------T--------T-------------T-------T-----------¬
¦ № ¦Заголовок¦Дата дела¦Номера ¦Индекс дела ¦Кол-во ¦Срок ¦
¦п/п¦дела или ¦ или ¦описей ¦(тома, части)¦дел ¦хранения ¦
¦ ¦групповой¦ крайние ¦(номенк-¦по ¦(томов,¦дела (тома,¦
¦ ¦заголовок¦даты дел ¦латур) ¦номенклатуре ¦частей)¦части) и ¦
¦ ¦ дел ¦ ¦за годы ¦или № дела по¦ ¦номера ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦описи ¦ ¦статей по ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦перечню ¦
+---+---------+---------+--------+-------------+-------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L---+---------+---------+--------+-------------+-------+------------
Итого ________________________________ дел за _________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____________________________ годы
утверждены, а по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК) ___________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол ____________ № ___________)*
Наименование должности Подпись Расшифровка
лица, проводившего экспертизу подписи
ценности документов
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
Наименование организации
_____________ № ________
Председатель ЦЭК (ЭК)
Подпись
Документы в количестве _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
весом ________________ кг сданы в __________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ____________________
№ _____________________________
Наименование должности Подпись Расшифровка
работника организации, подписи
сдавшего документы
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности Подпись Расшифровка
работника архива (службы ДОУ), подписи
внесшего изменения
в учетные документы
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Приложение 5
к п.5.1.17
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № __________
В деле подшито и пронумеровано _____________________________________
(цифрами и прописью)
лист(ов), в том числе: литерные листы ______________________________
пропущенные номера _________________________________________________
+ листов внутренней описи __________________________________________
----------------------------------------------------T-------------¬
¦Особенности физического состояния и формирования ¦Номера листов¦
¦ дела ¦ ¦
+---------------------------------------------------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
L---------------------------------------------------+--------------
Наименование должности лица, Подпись Расшифровка
составившего заверительную подписи
надпись
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма листа-заверителя дела
Приложение 6
к п.5.1.20
Внутренняя опись
документов дела № ____________
--------T-------------T-------------T-------T-----------T----------¬
¦ № ¦ Индекс ¦ Заголовок ¦ Дата ¦ Номера ¦Примечание¦
¦ п/п ¦ документа ¦ документа ¦ ¦листов дела¦ ¦
+-------+-------------+-------------+-------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L-------+-------------+-------------+-------+-----------+-----------
Итого ___________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, Подпись Расшифровка
составившего внутреннюю опись подписи
документов дела
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма внутренней описи документов дела
Приложение 7
к п.5.1.22
_______________________________ ___________________________ Д.
_______________________________ __________________________ Оп.
_______________________________ ___________________________ Ф.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(наименование вышестоящей организации, организации и
____________________________________________________________________
структурного подразделения)
Дело №* ___________ Том _________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
(заголовок дела)
Ф. ____________________________ _______________________________
дата (крайние даты)
Оп. ___________________________ На _____________________ листах
Д. ____________________________ Хранить _______________________
______________________________
*Указывается индекс дела.
Формат А4 (210х297 мм)
Формат обложки дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения
Приложение 8
к подразделу 5.2
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения или
____________________________________________________________________
общественной организации)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
(общественной организации)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ №
____________________________________________________________________
(название раздела)
----T------T---------T---------T-----------T-----------T----------¬
¦ № ¦Индекс¦Заголовок¦Дата дела¦Количество ¦ Срок ¦Примечание¦
¦п/п¦дела ¦ дела ¦ (тома, ¦ листов в ¦ хранения ¦ ¦
¦ ¦(тома,¦ (тома, ¦ части) ¦деле (томе,¦дела (тома,¦ ¦
¦ ¦части)¦ части) ¦ части) ¦ части) ¦ ¦
+---+------+---------+---------+-----------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6* ¦ 7 ¦
L---+------+---------+---------+-----------+-----------+-----------
В данную опись внесено _____________________________________________
(цифрами и прописью)
дел с № _________ по № ___________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
______________________________
*Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО*
Наименование должности Протокол ЭК структурного
руководителя службы ДОУ подразделения
_______________ № ______
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Передал ____________________________ дел и _________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам**
Наименование должности Подпись Расшифровка
сотрудника структурного подписи
подразделения
(общественной организации)
Дата
Принял _____________________________ дел и _________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам
Наименование должности Подпись Расшифровка
работника архива подписи
Дата
___________________________________
*При наличии ЭК структурного подразделения.
**Передаются вместе с делами канцелярии.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу структурного подразделения
(общественной организации) организации
Приложение 9
к п.6.3.2
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
ЖУРНАЛ
регистрации показаний контрольно-измерительных приборов
для измерения температуры и влажности воздуха
Том _________________
Начат _______________
Окончен _____________
-------T-------------------------------------T----------------¬
¦ ¦ Воздух в хранилище ¦ Подпись ¦
¦ Дата ¦ ¦ сотрудника, ¦
¦записи+-------------------T-----------------+ сделавшего ¦
¦ ¦ температура, С° ¦ относительная ¦ запись ¦
¦ ¦ ¦ влажность, % ¦ ¦
+------+-------------------+-----------------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
L------+-------------------+-----------------+-----------------
Формат А4 (210х297 мм)
Форма журнала регистрации показаний контрольно-измерительных
приборов для измерения температуры и влажности воздуха
Приложение 10
к п.6.6.7
Наименование организации
Название архива
Карточка постеллажного
топографического указателя
Стеллаж № _______________ Хранилище № ____________
-------T--------T------T-------T------------------T----------¬
¦Шкаф №¦Полка № ¦Фонд №¦Опись №¦Дела с № ________ ¦Примечание¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ по № ________ ¦ ¦
+------+--------+------+-------+------------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L------+--------+------+-------+------------------+-----------
Форма карточки постеллажного топографического указателя
(лицевая сторона)
-------T---------T------T-------T-----------------T----------¬
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L------+---------+------+-------+-----------------+-----------
Формат А6 (148х105 мм)
Форма карточки постеллажного топографического указателя
(оборотная сторона)
Приложение 11
к п.6.6.7
Наименование организации
Карточка пофондового
топографического указателя
Фонд № _____________________ Хранилище № _____________
Название фонда _______________
--------T-------------------T---------T------T-------T----------¬
¦Опись №¦Дела с № __________¦Стеллаж №¦Шкаф №¦Полка №¦Примечание¦
¦ ¦ по № __________¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+-------------------+---------+------+-------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L-------+-------------------+---------+------+-------+-----------
Форма карточки пофондового топографического указателя
(лицевая сторона)
-------T--------------------T---------T------T-------T----------¬
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L------+--------------------+---------+------+-------+-----------
Формат А6 (148х105 мм)
Форма карточки пофондового топографического указателя
(оборотная сторона)
Приложение 12
к п.6.7.5
Наименование организации
АКТ
___________ № __________
________________________
(место составления)
о выдаче дел во временное пользование
______________________________________________________
(наименование организации, ее почтовый индекс и адрес)
Основание __________________________________________________________
____________________________________________________________________
Для какой цели выдаются дела _______________________________________
____________________________________________________________________
Выдаются следующие дела из фонда № _________________________________
(название фонда)
____________________________________________________________________
-------T--------T------T-----------T-----T-------------T----------¬
¦ № ¦Опись № ¦Дело №¦ Заголовок ¦Дата ¦Кол-во листов¦Примечание¦
¦ п/п ¦ ¦ ¦ дела ¦дела ¦ в деле ¦ ¦
+------+--------+------+-----------+-----+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L------+--------+------+-----------+-----+-------------+-----------
Всего выдается _________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
срок возвращения ___________________________________________________
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с
пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во
временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по
ним копий, выписок и справок, не публиковать документов без
разрешения организации, выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в
указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае
утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
Наименование должности Наименование должности
руководителя организации, руководителя организации -
выдающей дела получателя
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Гербовая печать организации Гербовая печать организации
Выдал дела по поручению руководства ________________________________
____________________________________________________________________
(наименование организации)
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
Принял дела по поручению руководства _______________________________
____________________________________________________________________
(наименование организации)
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
Дела возвращены в полном объеме и сохранности
Сдал по поручению руководства организации-получателя
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта выдачи дел во временное пользование
Приложение 13
к пп.6.7.5, 11.4.6
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
КНИГА
выдачи дел из хранилища*
Том _______________
Начат _____________
Окончен ___________
______________________________
*Если в архиве два или несколько хранилищ, то указывается
номер хранилища, в котором ведется книга выдачи дел.
----T------T------T-------T------T------T--------T--------T--------¬
¦ № ¦ Дата ¦Фонд №¦Опись №¦Дело №¦ Кому ¦Расписка¦ Дата ¦Расписка¦
¦п/п¦выдачи¦ ¦ ¦ ¦выдано¦в полу- ¦возврата¦в воз- ¦
¦ ¦ дел ¦ ¦ ¦ ¦ ¦чении ¦ дела ¦вращении¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дела ¦ ¦дела ¦
+---+------+------+-------+------+------+--------+--------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
L---+------+------+-------+------+------+--------+--------+---------
Итого в __________ году выдано из хранилища ________________________
(цифрами и прописью)
________________________________________________________________ дел
Наименование должности Подпись Расшифровка
работника, составившего подписи
итоговую запись
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма книги выдачи дел из хранилища
Приложение 14
к п.6.7.8
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело _______________________________________________________________
(№)
Опись ______________________________________________________________
(№)
Фонд _______________________________________________________________
(№)
Дата выдачи ________________________________________________________
Кому выдано ________________________________________________________
Дата возврата ______________________________________________________
Наименование должности Подпись Расшифровка
сотрудника, выдавшего дело подписи
Формат А4 (148х210 мм)
Форма карты-заместителя дела
Приложение 15
к п.6.8.6
Наименование организации
Название архива
Лист проверки № _________ наличия и состояния дел фонда № ____
____________________________________________________________________
(название фонда или его части)
-----T----T-----T------T----T-----T------T------------------------T----T-----¬
¦ № ¦Ко- ¦Коли-¦Литер-¦Про-¦ № ¦Шифр ¦ № дела требующего ¦№ ¦При- ¦
¦опи-¦ли- ¦че- ¦ный № ¦пу- ¦дела,¦(№) +----T----T----T----T----+не- ¦меча-¦
¦си ¦че- ¦ство ¦дела, ¦щен-¦вы- ¦непра-¦де- ¦де- ¦рес-¦пе- ¦вос-¦ис- ¦ние ¦
¦ ¦ство¦дел, ¦не ¦ный ¦дан- ¦вильно¦зин-¦зин-¦тав-¦реп-¦ста-¦пра-¦ ¦
¦ ¦дел,¦имею-¦отра- ¦№ ¦ного ¦подло-¦фек-¦сек-¦ра- ¦ле- ¦нов-¦вимо¦ ¦
¦ ¦чис-¦щих- ¦женный¦де- ¦во ¦женно-¦ции ¦ции ¦ции ¦та ¦ле- ¦пов-¦ ¦
¦ ¦ля- ¦ся ¦в ито-¦ла, ¦вре- ¦го ¦ ¦ ¦ ¦или ¦ния ¦реж-¦ ¦
¦ ¦щих-¦в на-¦говой ¦не ¦мен- ¦дела ¦ ¦ ¦ ¦под-¦за- ¦ден-¦ ¦
¦ ¦ся ¦личии¦записи¦от- ¦ное ¦ ¦ ¦ ¦ ¦шив-¦ту- ¦ного¦ ¦
¦ ¦по ¦ ¦ ¦ра- ¦поль-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ки ¦хаю-¦дела¦ ¦
¦ ¦опи-¦ ¦ ¦жен-¦зова-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦щих ¦ ¦ ¦
¦ ¦си ¦ ¦ ¦ный ¦ние ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦тек-¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦стов¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ито-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦го- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦вой ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦за- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦писи¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+----+-----+------+----+-----+------+----+----+----+----+----+----+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦
L----+----+-----+------+----+-----+------+----+----+----+----+----+----+------
Итого __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Проверку произвели:
Наименование должностей работников, Подписи Расшифровка
проводивших проверку подписей
Дата
Формат АЗ (297х420 мм)
Форма листа проверки наличия и состояния дел фонда
Приложение 16
к пп.6.8.6, 6.8.12
Наименование организации
Название архива
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № ___________ Наименование должности
_________________________ руководителя организации
(место составления) Подпись Расшифровка
проверки наличия и подписи
состояния дел Дата
__________________________________________
(постоянного хранения, по личному составу)
фонда № _________________
_________________________
(название фонда)
Основание проверки: ________________________________________________
(плановая, перемещение документов,
____________________________________________________________________
стихийное бедствие и т.д.)
____________________________________________________________________
Проверка проводилась с ____________________ по _____________________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям ____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии ________________________________ дел
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера, не отраженные в итоговой записи
________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров, не отраженных в итоговых записях
________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
5. Неправильно подложенных _____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)
________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи _______________________________ дел
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи)
имеется в наличии ______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
из них:
8.1. требующих дезинфекции _____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.2. требующих дезинсекции _____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.3. требующих реставрации _____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.4. требующих переплета или подшивки __________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.5. требующих восстановления затухающих текстов
________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.6. неисправимо поврежденных __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
8.7. выдано во временное пользование ___________________________ дел
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов.
Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения
Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (№...)
Проверку проводил(и):
Наименование должностей Подписи Расшифровка
работников, производивших подписей
проверку
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
_________________ № ________
Председатель ЦЭК (ЭК) Подпись Расшифровка
организации подписи
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда
Приложение 17
к п.6.8.13
Наименование организации
Название архива
АКТ УТВЕРЖДАЮ
__________ № ________ Наименование должности
_____________________ руководителя организации
(место составления) Подпись Расшифровка
подписи
о неисправимых повреждениях дел
фонда № _____________________
(название фонда)
В фонде обнаружены дела, признанные неисправимо поврежденными:
-------T-------T------T---------T---------T------------------¬
¦ № ¦№ опис覹 дела¦Заголовок¦Дата дела¦Характер и причины¦
¦ п/п ¦ ¦ ¦ дела ¦ ¦ повреждения ¦
+------+-------+------+---------+---------+------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L------+-------+------+---------+---------+-------------------
Итого обнаружено неисправимо поврежденных ______________________ дел
(цифрами и прописью)
Перечисленные дела подлежат списанию
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭМК (ЭПК)
______________ № ___________ архивного учреждения
_____________ № ________
Председатель ЦЭК (ЭК) Председатель ЭМК (ЭПК)
Подпись Подпись
Изменения в учетные документы архива внесены
Наименование должности работника, Подпись Расшифровка
внесшего изменения в учетные подписи
документы
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта о неисправимых повреждениях дел
Приложение 18
к пп.6.9.2, 8.1.3
Наименование организации
Название архива
АКТ УТВЕРЖДАЮ
__________ № ________ Наименование должности
_____________________ руководителя организации
(место составления) Подпись Расшифровка
об необнаружении дел, пути подписи
розыска которых исчерпаны Дата
В результате _______________________________________________________
установлено отсутствие в фонде № _______ перечисленных ниже дел.
Предпринятые архивом меры по розыску дел положительных результатов
не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета
----------T--------T--------------T-------------------T------------¬
¦ Опись № ¦ Дело № ¦Заголовок дела¦Дата (крайние даты)¦ Причины ¦
¦ ¦ ¦ ¦ дела ¦ отсутствия ¦
+---------+--------+--------------+-------------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L---------+--------+--------------+-------------------+-------------
Итого __________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭМК (ЭПК)
______________ № ___________ архивного учреждения
_____________ № ______
Председатель ЦЭК (ЭК) Председатель ЭМК (ЭПК)
Подпись Подпись
Изменения в учетные документы архива внесены
Должность работника, Подпись Расшифровка
ответственного за учет в архиве подписи
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
Приложение 19
к подразделу 8.1
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд № ______________
Опись № _____________
дел постоянного хранения
за _________________ год
----T------T----------------------T---------T----------T----------¬
¦ № ¦Индекс¦ Название раздела ¦Дата дела¦Количество¦Примечание¦
¦п/п¦ дела ¦ (структурного ¦ (тома, ¦ листов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦ подразделения), ¦ части) деле ¦ ¦
¦ ¦ ¦ заголовок дела ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ (тома, части) ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------+----------------------+---------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L---+------+----------------------+---------+----------+-----------
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ____________ по № ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО* СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК (ЭПК) Протокол ЦЭК (ЭК) организации
архивного учреждения _____________ № _____________
_________ № _________
Председатель ЭМК (ЭПК) Председатель ЦЭК (ЭК)
Подпись Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Приложение 20
к п.8.1.10
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ОПИСИ № _______________ (Ф. № _____________________)
Всего в описи пронумеровано ________________________________________
____________________________________________________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Должность работника, Подпись Расшифровка
ответственного за учет в архиве подписи
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма листа-заверителя описи дела
Приложение 21
к пп.8.2.6, 8.2.7, 8.4.9
____________________________________________________________________
(название государственного архива)*
____________________________________________________________________
(название фонда)
Фонд № ____________
Опись № ___________
____________________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты дел ___________________
_______________________________
*Указывается название государственного архива, источником
комплектования которого является организация. Заполняется в
государственном архиве.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма титульного листа описи
Приложение 22
к подразделу 8.3
Наименование УТВЕРЖДАЮ
организации Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд № ___________________
Опись № ___________________
дел временного (свыше 10 лет)
хранения за _____________ год
----T------T----------------T-------T--------T----------T----------¬
¦ № ¦Индекс¦Название раздела¦Дата ¦Срок ¦Количество¦Примечание¦
¦п/п¦ дела ¦ (структурного ¦дела ¦хранения¦ листов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦ подразделения),¦(тома, ¦дела ¦ деле ¦ ¦
¦ ¦ ¦ заголовок дела ¦части) (тома, ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ (тома, части) ¦ ¦части) ¦ ¦ ¦
+---+------+----------------+-------+--------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L---+------+----------------+-------+--------+----------+-----------
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
с № ____________ по № ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
Наименование организации
___________ № ___________
Председатель ЦЭК (ЭК)
Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел временного
(свыше 10 лет) хранения
Приложение 23
к подразделу 8.4
Наименование УТВЕРЖДАЮ
организации Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд № ______________
Опись №______________
дел по личному составу
за _______________ год
----T------T---------T---------T--------T-------------T----------¬
¦ № ¦Индекс¦Заголовок¦Дата дела¦ Срок ¦ Количество ¦Примечание¦
¦п/п¦ дела ¦ дела ¦ (тома, ¦хранения¦листов в деле¦ ¦
¦ ¦ ¦ (тома, ¦ части) дела ¦(томе, части)¦ ¦
¦ ¦ ¦ части) ¦ (тома, ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦
+---+------+---------+---------+--------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L---+------+---------+---------+--------+-------------+-----------
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ____________ по № ______________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя описи подписи
Дата
Начальник отдела кадров Подпись Расшифровка
(инспектор по кадрам) подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭМК (ЭПК)
___________ № ___________ архивного учреждения
___________ № ________
Председатель ЦЭК (ЭК) Председатель ЭМК (ЭПК)
Подпись Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
Приложение 24
к п.9.1.1
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
КНИГА
учета поступления и выбытия документов
Том __________________
Начат ________________
Окончен ______________
____________________________________________________________________
(название, № фонда и описи, крайние даты
____________________________________________________________________
поступивших и выбывших документов)
----T----T---------------T----------------T----------------T--------T------¬
¦ № ¦Дата¦ Наименование ¦ Поступление ¦ Выбытие ¦Неопи- ¦Приме-¦
¦п/п¦пос-¦ организации, ¦ описанных ¦ описанных ¦санных ¦чание ¦
¦ ¦туп-¦ структурного ¦ документов ¦ документов ¦дел ¦ ¦
¦ ¦ле- ¦подразделения, +----------------+----------------+ ¦ ¦
¦ ¦ния ¦лица, архива, ¦ количество дел ¦ количество дел ¦ ¦ ¦
¦ ¦или ¦ от которой +-----T-----T----+-----T-----T----+----T---+ ¦
¦ ¦вы- ¦поступили или в¦пост.¦врем.¦по ¦пост.¦врем.¦по ¦пос-¦вы-¦ ¦
¦ ¦бы- ¦которую выбыли ¦хра- ¦хра- ¦лич-¦хра- ¦хра- ¦лич-¦туп-¦бы-¦ ¦
¦ ¦тия ¦ документы; ¦нения¦нения¦ному¦нения¦нения¦ному¦ле- ¦тие¦ ¦
¦ ¦ ¦название, номер¦ ¦ ¦сос-¦ ¦ ¦сос-¦ние ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ и дата ¦ ¦ ¦таву¦ ¦ ¦таву¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ документа, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦подтверждающего¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦поступление или¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ выбытие ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ документов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----+---------------+-----+-----+----+-----+-----+----+----+---+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦11 ¦ 12 ¦
L---+----+---------------+-----+-----+----+-----+-----+----+----+---+-------
Итого в _________ году поступило _______________________________ дел
(цифрами и прописью)
(документов, листов), в том числе:
постоянного хранения ________ дел, временного хранения _________ дел
по личному составу _________ дел, неописанных __________________ дел
выбыло постоянного хранения ____ дел, временного хранения ______ дел
по личному составу _______ дел, неописанных ____________________ дел
Наименование должностного лица, Подпись Расшифровка
составившего итоговую годовую запись подписи
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
Формат АЗ (297х420 мм)
Форма книги учета поступления и выбытия документов
Приложение 25
к п.9.2.1
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
СПИСОК ФОНДОВ
Том __________________
Начат ________________
Окончен ______________
--------T--------------T----------------T-------------------------¬
¦№ фонда¦Название фонда¦ Дата первого ¦ Отметка о выбытии фонда ¦
¦ ¦ (коллекции) ¦ поступления ¦ (дата, место выбытия, ¦
¦ ¦ ¦документов фонда¦подпись работника архива)¦
+-------+--------------+----------------+-------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
L-------+--------------+----------------+--------------------------
На 01.01.________ года в архиве хранится ___________________________
____________________________________________________ фондов
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, Подпись Расшифровка
составившего итоговую годовую запись подписи
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Формат А4 (210х297 мм)
Форма списка фондов
Приложение 26
к подразделу 9.3
ЛИСТ ФОНДА № __________
____________________________ __________________________________
(наименование организации, (дата первого поступления
в которой хранится фонд) документов фонда)
---------------------T----------------------------------------------¬
¦Крайние даты каждого¦ Название фонда ¦
¦ названия фонда ¦ ¦
+--------------------+----------------------------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
L--------------------+-----------------------------------------------
1. Учет неописанных документов
------T-----------T-------------------T-------------------T---------¬
¦Дата ¦ Название, ¦ Поступление ¦ Выбытие ¦ Наличие ¦
¦запи-¦ № и дата ¦ ¦ ¦(остаток)¦
¦си ¦документа, +-----------T-------+-----------T-------+---------+
¦ ¦по которому¦Кол-во дел,¦Крайние¦Кол-во дел,¦Крайние¦Всего ¦
¦ ¦поступили ¦документов,¦даты ¦документов,¦даты ¦дел, до- ¦
¦ ¦или выбыли ¦ листов ¦дел и ¦ листов ¦дел и ¦кументов,¦
¦ ¦документы ¦ ¦доку- ¦ ¦доку- ¦листов ¦
¦ ¦ ¦ ¦ментов ¦ ¦ментов ¦ ¦
+-----+-----------+-----------+-------+-----------+-------+---------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L-----+-----------+-----------+-------+-----------+-------+----------
2. Учет описанных документов
*
----T----T-----T-----T----T---------------------T----------------------------------T------------¬
¦Да-¦Но- ¦Край-¦Наи- ¦Пос-¦ Выбыло ¦ Наличие (остаток) ¦Микрофильми-¦
¦та ¦мер ¦ние ¦мено-¦ту- +---T-----T-----------+----T-------------------T---------+ровано дел ¦
¦за-¦опи-¦даты ¦вание¦пи- ¦дел¦осно-¦в том числе¦все-¦ ¦ ¦постоянного ¦
¦пи-¦си ¦дел ¦описи¦ло ¦ ¦вание¦по описям, ¦го ¦ постоянного ¦ ¦хранения ¦
¦си ¦дел ¦описи¦дел ¦ ¦ ¦выбы-¦утвержден- ¦дел ¦ хранения ¦ по л/с ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦или ¦ ¦ ¦тия, ¦ным ЭМК ¦в ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦анно-¦ ¦ ¦(наз-¦(ЭПК) ¦фон-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦тация¦ ¦ ¦ва- +---T-------+де +---T-----T---------+---T-----+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦доку-¦ ¦ ¦ние, ¦дел¦крайние¦ ¦дел¦край-¦из них по¦дел¦край-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦мен- ¦ ¦ ¦дата,¦ ¦ даты ¦ ¦ ¦ние ¦описям, ¦ ¦ние ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦тов ¦ ¦ ¦№ до-¦ ¦ ¦ ¦ ¦даты ¦утверж- ¦ ¦даты ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦денным ¦ ¦дел ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мен- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ЭМК (ЭПК)¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦та) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---T-----+ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дел¦край-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ние ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦даты ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дел ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----+-----+-----+----+---+-----+---+-------+----+---+-----+---+-----+---+-----+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11¦ 12 ¦13 ¦ 14 ¦15 ¦ 16 ¦ 17 ¦
L---+----+-----+-----+----+---+-----+---+-------+----+---+-----+---+-----+---+-----+-------------
Формат А4 (210х297 мм)
Форма листа фонда
Приложение 27
к пп.6.7.5, 9.6.1
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
КНИГА
выдачи дел во временное пользование
Том __________________
Начат ________________
Окончен ______________
----T--------------T-----------T-------------T----------T----------¬
¦ № ¦ Название и ¦Кому выдано¦Подпись лица,¦Отметка о ¦Примечание¦
¦п/п¦архивный шифр ¦дело и дата¦ принявшего ¦ возврате ¦ ¦
¦ ¦выданного дела¦ выдачи ¦ дело во ¦ дела ¦ ¦
¦ ¦ с указанием ¦ ¦ временное ¦ ¦ ¦
¦ ¦ количества ¦ ¦ пользование ¦ ¦ ¦
¦ ¦ листов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------+-----------+-------------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L---+--------------+-----------+-------------+----------+-----------
Формат А4 (210х297 мм)
Форма книги выдачи дел во временное пользование
Приложение 28
к п.10.2.4
Индекс ___________________ ¦ Рубрика _______________________________
Дата события _____________ ¦ Подрубрика ____________________________
Место события _________________________
____________________________________________________________________
Содержание _________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Название архива ____________________________________________________
____________________________________________________________________
Название фонда _____________________________________________________
____________________________________________________________________
----------------T----------------T----------------T----------------¬
¦Ф. № _________ ¦Оп. № ________ ¦Д. № __________ ¦Л. ____________ ¦
L---------------+----------------+----------------+-----------------
Язык документа. Способ воспроизведения. Составитель и дата сост.
Формат А6 (148х105 мм)
Форма тематической карточки каталога
Приложение 29
к пп.11.1.2-11.1.18
Наименование 225320 г.Барановичи
организации Брестской области,
ул.Широкая, д.10, кв.2
АРХИВНАЯ СПРАВКА Петруковичу Б.И.
20.06.1997 № 04-05/173
г. Минск
на № 150 от 10.06.97
В документах архивного фонда Института биоорганической химии
Академии наук Беларуси в ведомостях на выдачу заработной платы
сотрудникам за апрель-декабрь 1985 г. значится Петрукович Борис
Иванович в должности научного сотрудника.
Основание: Ф.25. Оп.2. Д.3. Л.15-16
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя (структурного подписи
подразделения, в состав
которого входит архив)
организации
Заведующий архивом (лицо, Подпись Расшифровка
ответственное за архив подписи
организации)
Гербовая печать организации
Формат А4 (210х297 мм)
или А5 (148х210 мм)
Образец архивной справки
Приложение 30
к пп.11.1.22, 11.4.9
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
ЖУРНАЛ
регистрации выдачи архивных справок,
копий и выписок
Том __________________
Начат ________________
Окончен ______________
----T---------T----------T---------------T--------------T----------¬
¦ № ¦Название ¦Количество¦ Количество ¦ Кому выдан ¦Примечание¦
¦п/п¦выданного¦ листов ¦ экземпляров ¦ документ и ¦ ¦
¦ ¦документа¦ ¦ ¦ дата выдачи ¦ ¦
+---+---------+----------+---------------+--------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L---+---------+----------+---------------+--------------+-----------
Формат А4 (210х297 мм)
Форма журнала регистрации выдачи архивных справок,
копий и выписок
Приложение 31
к п.11.4.10
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(название архива)
ЖУРНАЛ
регистрации посещений исследователями
читального зала (архива)
Начат ______________
Окончен ____________
------T--------------T---------------------------------------------¬
¦ № ¦Дата посещения¦Фамилия, инициалы исследователя* (разборчиво)¦
¦ п/п ¦ ¦ ¦
L-----+--------------+----------------------------------------------
Итого в __________ году число посещений читального зала (архива)
исследователями составило __________________________________________
(цифрами)
Наименование должности Подпись Расшифровка
сотрудника архива подписи
Дата
______________________________
*Графа заполняется исследователем.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма журнала регистрации посещений исследователями
читального зала (архива)
Приложение 32
к п.12.1.1
СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ
документов _________________________________________________________
(Ф.И.О. владельца)
Фонд № ____________________
-------T-------------------T-----------------------T---------------¬
¦ № ¦ Заголовки дел или ¦ Количество документов ¦ Примечание ¦
¦ п/п ¦названия документов¦ в деле ¦ ¦
+------+-------------------+-----------------------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
L------+-------------------+-----------------------+----------------
Итого в сдаточной описи учтено _____________________________________
(цифрами и прописью)
документов, составляющих _______________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности Подпись Расшифровка
работника, составившего опись подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО* СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК (ЭПК) Протокол ЦЭК (ЭК) организации
архивного учреждения ______________ № _____________
_________ № __________
Председатель ЭМК (ЭПК) Председатель ЦЭК (ЭК)
Подпись Подпись
Формат А4 (210х297 мм)
Форма сдаточной описи документов личного происхождения
Приложение 33
к подразделу 12.2
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Директор
руководителя организации государственного архива
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Печать Дата Гербовая печать
организации организации
АКТ №
приема-передачи дел на
государственное хранение
Основание: Закон Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде
и архивах в Республике Беларусь"
В связи с __________________________________________________________
(истечением срока хранения документов в организации,
____________________________________________________________________
ликвидацией, банкротством
____________________________________________________________________
организации)
____________________________________________________________________
(наименование организации)
передает, а ________________________________________________________
(наименование государственного архива)
принимает на государственное хранение документы и страховые копии за
________________ годы и научно-справочный аппарат к ним
----T------------T-----------T------T---------T-------T----------¬
¦ № ¦ Название и ¦ Кол-во ¦Кол-во¦ Кол-во ¦Крайние¦Примечание¦
¦п/п¦ № описи ¦экземпляров¦ дел ¦страховых¦ даты ¦ ¦
¦ ¦ ¦ описи ¦ ¦ копий ¦ ¦ ¦
+---+------------+-----------+------+---------+-------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L---+------------+-----------+------+---------+-------+-----------
Итого принято ______________________________________________________
(цифрами и прописью)
дел и страховых копий
В государственном архиве фонд № ______________
Передачу произвели: Прием произвели:
Наименование должности лица, Наименование должности лица,
производившего передачу производившего прием
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта приема-передачи дел на государственное хранение
Приложение 34
к п.13.4
ВЕДОМОСТЬ
учета электронных документов (ЭД) __________________________________
(место составления)
№ ___________ на ____________год
____________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения организации)
----T------------T--------------T------------T---------------T----------¬
¦ № ¦Наименование¦Информационная¦ Имя файла ¦ Программные ¦ Срок ¦
¦п/п¦ЭД (файла, ¦ технология ¦пользователя¦ средства (ПС) хранения и¦
¦ ¦ комплекса ¦ ¦ ¦ и технические ¦ номер по ¦
¦ ¦файлов) или ¦ ¦ ¦ средства (ТС) перечню ¦
¦ ¦ группы ЭД ¦ ¦ ¦ для ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦воспроизводства¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ЭД ¦ ¦
+---+------------+--------------+------------+---------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L---+------------+--------------+------------+---------------+-----------
Наименование должности Подпись Расшифровка
руководителя подразделения подписи
Дата
Виза руководителя службы ДОУ
Виза зав.архивом (лица,
ответственого за архив)
СОГЛАСОВАНО*
Протокол ЭК структурного
подразделения
__________ № ___________
Председатель ЭК Подпись Расшифровка
подписи
______________________________
*При наличии ЭК структурного подразделения.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма ведомости учета электронных документов
структурного подразделения
Приложение 35
к п.13.4.2
__________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации) Наименование должности
руководителя организации
Ведомость учета Подпись Расшифровка
электронных подписи
документов (ЭД) Дата
____________ № _____________
____________________________
(место составления)
на _____________________ год
----T------------T--------------T------------T---------------T----------¬
¦ № ¦Наименование¦Информационная¦ Имя файла ¦ Программные ¦ Срок ¦
¦п/п¦ЭД (файла, ¦ технология ¦пользователя¦ средства (ПС) хранения и¦
¦ ¦ комплекса ¦ ¦ ¦ и технические ¦ номер по ¦
¦ ¦файлов) или ¦ ¦ ¦ средства (ТС) перечню ¦
¦ ¦ группы ЭД ¦ ¦ ¦ для ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦воспроизводства¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ЭД ¦ ¦
+---+------------+--------------+------------+---------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L---+------------+--------------+------------+---------------+-----------
Руководитель службы ДОУ Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза зав.архивом
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
__________________________
(наименование организации)
__________ № _____________
Председатель ЦЭК (ЭК) Подпись Расшифровка
подписи
Формат А4 (210х297 мм)
Форма ведомости учета электронных документов организации
Приложение 36
к п.13.4.6
___________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации) Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
АКТ
_____________ № ____________
____________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению электронных
документов, не подлежащих хранению
Основание __________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
____________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
----T--------------T------------------T-------------T--------------¬
¦ № ¦ Заголовок и ¦ Дата ¦Количество ЭД¦Сроки хранения¦
¦п/п¦обозначение ЭД¦(крайние даты) ЭД ¦ ¦ ЭД и номера ¦
¦ ¦ (файлов или ¦ ¦ ¦ статей по ¦
¦ ¦группы файлов)¦ ¦ ¦ перечню ¦
+---+--------------+------------------+-------------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L---+--------------+------------------+-------------+---------------
Всего отобрано к уничтожению как не имеющие научно-исторической
ценности и утратившие практическое значение ________________________
_______________________ ЭД за _________________________ годы
(цифрами и прописью)
Наименование должности Подпись Расшифровка
лица, проводившего подписи
экспертизу ценностей ЭД
Дата
Виза руководителя службы ДОУ
Виза зав.архивом (лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
__________________________
(наименование организации)
__________ № _____________
Председатель ЦЭК (ЭК) Подпись Расшифровка
подписи
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению электронных
документов, не подлежащих хранению
Приложение 37
к п.14.3
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации*
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ПЛАН
работы ______________________________ на ________ год
(название архива)
----T------------T---------T-------T--------T----------T-----------¬
¦ № ¦ Название ¦ Единица ¦ Объем ¦ Бюджет ¦ Срок ¦Исполнитель¦
¦п/п¦ раздела и ¦измерения¦ работы¦рабочего¦исполнения¦ ¦
¦ ¦наименование¦ ¦ ¦ времени¦ ¦ ¦
¦ ¦вида работы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------+---------+-------+--------+----------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L---+------------+---------+-------+--------+----------+------------
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
подписи
Дата
______________________________
* Или директора архива, если архив является самостоятельной
организацией.
Формат А4 (210х297 мм)
Форма годового плана работы архива
Приложение 38
к п.14.4
Карточка учета работы архива
с подведомственной организацией*
______________________________
*Пп.1-3 заполняются карандашом.
1. Общие сведения о подведомственной организации
Наименование организации и ее непосредственная подчиненность
____________________________________________________________________
Адрес организации __________________________________________________
____________________________________________________________________
Название архива ____________________________________________________
____________________________________________________________________
Адрес архива _______________________________________________________
____________________________________________________________________
Название, дата и № документа
Об образовании организации _________________________________________
О реорганизации организации ________________________________________
____________________________________________________________________
О ликвидации организации ___________________________________________
____________________________________________________________________
Фамилия, имя, отчество, № телефона
Руководителя организации ___________________________________________
Начальника канцелярии ______________________________________________
Председателя ЦЭК (ЭК) ______________________________________________
Заведующего архивом или лица, ответственного за архив ______________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
2. Дата согласования и утверждения нормативно-методических
документов
Положения об архиве ________________________________________________
____________________________________________________________________
Положения о ЦЭК (ЭК) организации ___________________________________
____________________________________________________________________
Инструкции по ведению делопроизводства _____________________________
____________________________________________________________________
Номенклатуры организации ___________________________________________
____________________________________________________________________
Формат А4 (210х297 мм)
Форма карточки учета работы архива с подведомственной
организацией (лицевая сторона)
3. Сведения о наличии и упорядочении дел в архиве
подведомственной организации
---------------------------T--------------------------T----------T--------¬
¦ Количество описанных дел ¦Крайние даты описанных дел¦Количество¦Крайние ¦
+--------T-------T---------+--------T-------T---------+неописан- ¦даты ¦
¦постоян-¦по ¦временно-¦постоян-¦по ¦временно-¦ных дел ¦неопи- ¦
¦ного ¦личному¦го ¦ного ¦личному¦го ¦ ¦санных ¦
¦хранения¦составу¦(свыше 10¦хранения¦составу¦(свыше 10¦ ¦дел ¦
¦ ¦ ¦лет) ¦ ¦ ¦лет) ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦хранения ¦ ¦ ¦хранения ¦ ¦ ¦
+--------+-------+---------+--------+-------+---------+----------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
L--------+-------+---------+--------+-------+---------+----------+---------
4. Сведения о проверках
------------T--------------------------T---------------------------¬
¦ Дата ¦ Основные предложения по ¦ Результаты реализации ¦
¦ проверки ¦ итогам проверки ¦ предложений ¦
+-----------+--------------------------+---------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦
L-----------+--------------------------+----------------------------
Формат А4 (210х297 мм)
Форма карточки учета работы архива с подведомственной
организацией (оборотная сторона)
Приложение 39
к п.16.2.1
Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № __________ Наименование должности
________________________ руководителя организации
(место составления) Подпись Расшифровка
приема-передачи при смене подписи
заведующего архивом Дата
(лица, ответственного за архив)
Основание: Приказ __________________________________________________
(должность автора, дата, № и название)
Составлен комиссией (третьим лицом):
Председатель _______________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: 1. _________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
2. _________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
3. _________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Присутствовали: 1. _________________________________________________
(должность передающего, фамилия, инициалы)
2. _________________________________________________
(должность принимающего, фамилия, инициалы)
__________________________ сдал, а __________________________ принял
(фамилия, инициалы) (фамилия, инициалы)
документы архива, страховые копии документов и учетно-справочный
аппарат к ним за __________________ годы
-------T----------T------------T----------T-------------T----------¬
¦ № ¦ Название ¦ Количество ¦Количество¦ Количество ¦Примечание¦
¦ п/п ¦ и номер ¦экземпляров ¦ дел ¦ единиц ¦ ¦
¦ ¦ описи ¦ описи ¦ ¦ хранения ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ страхового ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ фонда ¦ ¦
+------+----------+------------+----------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L------+----------+------------+----------+-------------+-----------
Итого принято __________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
___________________________________________ ед. хр. страхового фонда
(цифрами и прописью)
___________________________________________________________ описей в
(цифрами и прописью)
_________________________________________ экземплярах
(цифрами и прописью)
Состояние документов, страхового фонда и описей, помещения,
оборудования и инвентаря ___________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Одновременно передаются ____________________________________________
(виды НСА, их объем и состояние)
Передал: Подпись Расшифровка
подписи
Принял: Подпись Расшифровка
подписи
Председатель Подпись Расшифровка
комиссии (третье лицо): подписи
Члены комиссии: Подписи Расшифровка
подписей
Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта приема-передачи архива при смене заведующего архивом
(лица, ответственного за архив)
Приложение 40
к подразделам 2.2-2.3
УТВЕРЖДАЮ
Председатель
Государственного комитета
по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь
А.Н.Михальченко
30.06.1997
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве учреждения, организации, предприятия
1. Общие положения
1.1. Документы учреждений, организаций, предприятий независимо
от форм собственности, имеющие историческое, культурное, научное,
социальное, экономическое и политическое значение, составляют
Национальный архивный фонд Республики Беларусь.
1.2. Учреждения, организации и предприятия обеспечивают
(накопление) прием, учет, хранение и использование документов
Национального архивного фонда Республики Беларусь. С этой целью в
учреждениях, организациях и предприятиях создаются архивы.
1.3. Ведомственный архив - это государственное архивное
учреждение или структурное подразделение, хранящее документы на
своем предприятии, в учреждении, организации на протяжении
определенного срока, установленного Законом о Национальном архивном
фонде и архивах в Республике Беларусь.
Архив негосударственного предприятия, организации и учреждения
осуществляет прием и постоянное хранение архивных документов своего
предприятия, организации, учреждения.
1.4. Архив учреждения, организации и предприятия создается как
самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом,
либо его функции распорядительным документом возлагаются на лицо,
ответственное за ведение архива.
1.5. В своей работе архив учреждения, организации, предприятия
руководствуется законодательством Республики Беларусь,
законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями
вышестоящих организаций, руководства учреждения, организации,
предприятия, правилами и другими нормативно-методическими
документами Государственного комитета по архивам и делопроизводству
и настоящим положением.
1.6. Положение об архиве учреждения, организации, предприятия
разрабатывается на основе Примерного положения и утверждается
руководством учреждения, организации, предприятия по согласованию с
соответствующим государственным архивом.
1.7. Архив учреждения, организации, предприятия работает по
планам, утверждаемым руководством учреждения, организации,
предприятия и отчитывается перед ним в своей работе.
1.8. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство
учреждения, организации, предприятия.
1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью
архива учреждения, организации, предприятия осуществляет
соответствующий государственный архив.
2. Состав документов архива
В архив поступают:
2.1. законченные делопроизводством документы постоянного
хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений
учреждения, организации, предприятия, документы временного (свыше
10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности,
документы по личному составу;
2.2. документы постоянного хранения и по личному составу
учреждений-предшественников;
2.3. документы постоянного хранения и по личному составу
ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной
организации;
2.4. личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в
архив;
2.5. научно-технические, кино-, фото-, фоно- и машиночитаемые
документы, видеофонограммы и другие виды специальных документов*;
______________________________
*Для хранения этих документов создаются, как правило,
специальные архивы.
2.6. служебные и ведомственные издания;
2.7. научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен
разделом 2 настоящего Примерного положения;
3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание
научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в
архиве;
3.1.3. осуществление контроля за формированием дел в
делопроизводстве учреждения, организации, предприятия;
3.1.4. подготовка и своевременная передача документов, входящих
в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь, на
государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых
Государственным комитетом по архивам и делопроизводству Республики
Беларусь*.
______________________________
*Архивные документы организаций негосударственных форм
собственности принимаются на государственное хранение при оформлении
соответствующего договора с государственным архивом.
3.2. Функции архива.
Выполняя свои функции архив:
3.2.1. Составляет и ежегодно уточняет список структурных
подразделений и других организаций, документы которых передаются в
архив.
3.2.2. Принимает (не позднее чем через 2 года после завершения
в делопроизводстве) на хранение документы структурных подразделений,
а также других организаций, являющихся источниками комплектования
архива.
3.2.3. Составляет и представляет (не позднее чем через 1 год
после завершения в делопроизводстве) годовые разделы описей дел
постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной
комиссии учреждения, организации, предприятия и
экспертно-проверочной (экспертно-методической) комиссии
государственного архива.
3.2.4. Проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве
документов и оказывает методическую помощь в проведении экспертизы
ценности документов, находящихся в структурных подразделениях;
участвует в работе экспертной комиссии.
3.2.5. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность
документов в соответствии с действующими правилами.
3.2.6. Осуществляет фондирование документов и дел.
3.2.7. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный
аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его
преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего
государственного архива.
3.2.8. Проверяет соответствие формирования и оформления дел в
делопроизводстве установленным требованиям. Оказывает методическую
помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел.
3.2.9. Организует использование документов:
информирует руководство и работников учреждения, организации,
предприятия о составе и содержании документов архива;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии
документов в целях служебного и научного использования, для работы в
помещении архива;
исполняет запросы организаций и заявления граждан об
установлении трудового стажа и по другим вопросам
социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии
документов, выписки из документов и архивные справки;
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.10. Участвует в проведении мероприятий по повышению
квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения,
организации, предприятия.
3.2.11. Представляет в соответствующий государственный архив
сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.12. Подготавливает и в установленном порядке передает на
государственное хранение в соответствующий государственный архив
документы Национального архивного фонда Республики Беларусь.
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с
документами в структурных подразделениях учреждения, организации,
предприятия;
4.2. запрашивать от структурных подразделений учреждения,
организации, предприятия сведения, необходимые для работы архива с
учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и
функций;
4.3. вносить руководству учреждения, организации, предприятия
предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела.
5. Ответственность заведующего архивом
(лица, ответственного за ведение архива)
5.1. Заведующий архивом (лицо, ответственное за ведение архива)
несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и
функций в соответствии с действующим законодательством Республики
Беларусь.
Права и обязанности заведующего архивом (лица, ответственного
за архив) определяются соответствующей должностной инструкцией.
Приложение 41
к подразделу 4.2
УТВЕРЖДАЮ
Председатель
Государственного комитета
по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь
А.Н.Михальченко
30.06.1997
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК)
министерства, госкомитета, центрального органа управления
Республики Беларусь
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая Центральная экспертная комиссия
(ЦЭК) создается для:
организации и проведения методической и практической работы по
экспертизе ценности и подготовки к передаче на государственное
хранение документов Национального архивного фонда Республики
Беларусь, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-,
видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию,
находящуюся на ведомственном хранении в министерстве, госкомитете,
центральном органе управления, их структурных подразделениях*, в
подведомственных им учреждениях, организациях, предприятиях;
осуществления методического руководства и координации
деятельности экспертных комиссий (ЭК) подведомственных организаций и
учреждений.
______________________________
*В структурных подразделениях центрального аппарата
министерства, госкомитета, центрального органа управления могут быть
созданы экспертные комиссии, работающие под методическим
руководством ЦЭК.
1.2. Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом.
Решения ЦЭК вступают в силу после их утверждения руководством
министерства, госкомитета, центрального органа управления. В
необходимых случаях (пп.2.9, 2.10 положения) решения ЦЭК вступают в
силу только после их согласования или утверждения соответствующим
архивным учреждением системы Государственного комитета по архивам и
делопроизводству Республики Беларусь.
1.3. Персональный состав ЦЭК назначается приказом руководителя
министерства, госкомитета, центрального органа управления из числа
наиболее квалифицированных специалистов основных структурных
подразделений под председательством одного из заместителей
руководителя. В состав ЦЭК в обязательном порядке включаются:
заведующий ведомственным архивом (секретарь комиссии), руководитель
делопроизводственной службы министерства, госкомитета, центрального
органа управления, представитель соответствующего государственного
архива, на учете которого состоит данное министерство. В состав ЦЭК
могут быть включены представители подведомственных организаций. К
работе ЦЭК в качестве экспертов и консультантов могут привлекаться
специалисты научных, общественных и других сторонних организаций.
1.4. В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством
Республики Беларусь, Законом о Национальном архивном фонде и архивах
Республики Беларусь, Положением о Национальном архивном фонде
Республики Беларусь, распорядительными документами министерства,
госкомитета, центрального органа управления,
нормативно-методическими документами Государственного комитета по
архивам и делопроизводству Республики Беларусь, положением о ЦЭК
министерства, госкомитета, центрального органа управления.
1.5. В соответствии с настоящим Примерным положением
министерство, госкомитет, центральный орган управления разрабатывают
конкретное положение о ЦЭК, которое после согласования с
соответствующим государственным архивом утверждается приказом
руководителя министерства, госкомитета, центрального органа
управления.
2. Функции Центральной экспертной комиссии
ЦЭК осуществляет следующие функции:
2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации
состава документов Национального архивного фонда Республики
Беларусь, образующихся в деятельности министерства, госкомитета,
центрального органа управления и подведомственных им организаций.
2.2. Рассматривает и представляет на рассмотрение и утверждение
соответствующего государственного архивного учреждения списки видов
отраслевых подведомственных организаций, являющихся и не являющихся
источниками комплектования Национального архивного фонда Республики
Беларусь, проекты ведомственных перечней документов с указанием
сроков хранения, классификаторов, примерных инструкций по
делопроизводству и номенклатуре дел, а также положений об ЭК
структурных подразделений министерства, госкомитета, центрального
органа управления и подведомственных организаций, других
нормативно-методических пособий по вопросам организации документов в
делопроизводстве, экспертизы ценности документов и их подготовки к
архивному хранению.
2.3. Рассматривает предложения и в установленном порядке
представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения
документов, предусмотренных действующими перечнями, а также
предложения об установлении сроков хранения документов, не
предусмотренных действующими перечнями.
2.4. Осуществляет методическое руководство работой ЭК
структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций своей
отраслевой системы.
2.5. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по
методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.
2.6. Организует и координирует работу по подготовке
нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и
отбору их в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь
(в том числе НТД и спецдокументации) в министерстве, госкомитете,
центральном органе управления и подведомственных им организациях.
2.7. Оказывает содействие и методическую помощь работе
специалистов отрасли:
по выявлению владельцев личных архивов в организациях отрасли,
по возможной передаче ими документов личного происхождения
(дневников, записей воспоминаний, переписки и др.) в состав
Национального архивного фонда Республики Беларусь;
по инициативному документированию (записи воспоминаний
старейших работников отрасли) с целью создания истории своей
отрасли.
2.8. Рассматривает и выносит решение о согласовании:
сводных описей дел (годовых разделов) документов постоянного
хранения (в том числе на спецдокументацию) и описей временного
(свыше 10 лет) хранения;
описей дел по личному составу;
перечней проектов, проблем (тем) научно-технической
документации постоянного срока хранения;
актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками
хранения;
актов об утрате или неисправимом повреждении документов
постоянного срока хранения и по личному составу;
графиков подготовки и передачи документов на государственное
хранение;
номенклатуры дел министерства, госкомитета, центрального органа
управления;
нормативно-методических пособий по работе с документами
(перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции
по делопроизводству, примерные номенклатуры дел подведомственных
организаций, памятки и правила по работе с документами и др.);
отраслевых списков учреждений, организаций и предприятий,
являющихся и не являющихся источниками комплектования Национального
архивного фонда Республики Беларусь.
2.9. Обязательному утверждению архивными учреждениями системы
Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики
Беларусь подлежат:
описи дел на документы постоянного хранения управленческой и
специальной документации;
перечни проблем (тем) научно-технической документации
постоянного срока хранения;
предложения и решения ЦЭК об установлении, уточнении или
изменении сроков хранения документов;
ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения;
отраслевые списки подведомственных учреждений, организаций и
предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования
Национального архивного фонда Республики Беларусь.
2.10. Согласованию (перед утверждением руководством
министерства, госкомитета, центрального органа управления) с
архивными учреждениями системы Государственного комитета по архивам
и делопроизводству Республики Беларусь подлежат:
положения о ЦЭК;
примерные и индивидуальные номенклатуры дел;
описи на документы по личному составу.
2.11. Организует совместно со службами делопроизводства и
кадров консультации для сотрудников центрального аппарата и
подведомственных организаций по вопросам работы с документами и
архивному делу, участвует в подготовке и проведении мероприятий по
повышению их деловой квалификации.
2.12. Оказывает методическую и практическую помощь
подведомственным организациям, не состоящим на учете архивных
учреждений, по вопросам разработки, рассмотрения и согласования
номенклатур дел, составлению методических пособий по организации,
хранению и учету документов.
3. Права Центральной экспертной комиссии
ЦЭК имеет право:
3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации
структурным подразделениям министерства, госкомитета, центрального
органа управления и подведомственным организациям по вопросам
разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве,
экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного
хранения и по личному составу, порядка упорядочения и оформления
документов и др.
3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений
министерства, госкомитета, центрального органа управления
подведомственных организаций:
письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного
уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения, в том числе документов по личному составу;
документы, необходимые для определения сроков хранения
документов.
3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных
подразделений министерства, госкомитета, центрального органа
управления, руководителей подведомственных организаций о качестве и
сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях
хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты
документов.
3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов
специалистов структурных подразделений, подведомственных
организаций, а также представителей архивных учреждений системы
Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики
Беларусь.
3.5. Информировать руководство министерства, госкомитета,
центрального органа управления и подведомственных организаций по
вопросам своей компетенции.
4. Организация работы Центральной экспертной комиссии
4.1. ЦЭК министерства, госкомитета, центрального органа
управления работает в контакте с экспертно-методической
(экспертно-проверочной) комиссией соответствующего государственного
архива и получает от нее необходимые организационно-методические
указания.
4.2. ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством
министерства, госкомитета, центрального органа управления.
4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на
ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже
2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.
4.4. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются
правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины
членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК.
Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного
голоса и в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов. При
разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК.
4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря
комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для
доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее
документов, ответственность за их сохранность возлагаются на
секретаря комиссии.
Приложение 42
к подразделу 4.2
УТВЕРЖДАЮ
Председатель
Государственного комитета
по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь
А.Н.Михальченко
30.06.1997
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК)
учреждения, организации, предприятия
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) в
учреждении, организации, предприятии* (независимо от форм
собственности) создается для организации и проведения работы по
экспертизе ценности документов, включая управленческую,
научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео-, машиночитаемую и
другую специальную документацию учреждения и подготовки их к
передаче на архивное хранение.
______________________________
*В дальнейшем вместо слов "учреждение, организация,
предприятие" употребляется слово "учреждение".
1.2. ЭК является совещательным органом. Ее решения вступают в
силу после утверждения их руководителем учреждения, а в необходимых
случаях и соответствующего государственного архива.
1.3. ЭК назначается приказом руководителя учреждения в составе
не менее 3-5 человек из наиболее квалифицированных специалистов под
председательством заместителя руководителя (одного из руководящих
работников). В состав комиссии в обязательном порядке включается
работник делопроизводственной службы и заведующий архивом учреждения
(ответственное за архив лицо), главный бухгалтер, а там, где это
необходимо, также представитель соответствующего государственного
архива. Секретарем комиссии, как правило, назначается работник
делопроизводственной службы или заведующий архивом учреждения (лицо,
ответственное за архив).
1.4. В своей работе ЭК руководствуется законодательством
Республики Беларусь, Законом о Национальном архивном фонде и архивах
в Республике Беларусь, Положением о Национальном архивном фонде
Республики Беларусь, нормативно-методическими документами
Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики
Беларусь, типовыми и ведомственными перечнями документов, положением
об ЭК учреждения.
1.5. В соответствии с настоящим Примерным положением учреждение
разрабатывает конкретное положение о своей ЭК, которое в необходимых
случаях согласовывается с государственным архивом и утверждается
приказом руководителя.
2. Функции экспертной комиссии
ЭК учреждения осуществляет следующие функции:
2.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной
службой и архивом ежегодный отбор документов учреждения для
дальнейшего хранения и к уничтожению, осуществляет контроль за
организацией документов в делопроизводстве учреждения.
2.2. Рассматривает и выносит решения о согласовании и
представлении на утверждение в установленном порядке:
номенклатуры дел учреждения;
сводных описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел
временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу;
актов о выделении к уничтожению документов учреждения, сроки
хранения которых истекли;
перечней проектов, проблем (тем) научно-технической
документации постоянного хранения;
графиков по подготовке и передаче документов в архив учреждения
и на государственное хранение.
2.3. Принимает участие в подготовке и рассмотрении инструкций
по делопроизводству, номенклатуры дел учреждения, методических
пособий по организации документов в делопроизводстве, экспертизы их
ценности и подготовке документов для последующего хранения.
2.4. Рассматривает предложения об изменении сроков хранения
отдельных документов, установленных действующими перечнями, и
определении сроков хранения документов, не предусмотренных
перечнями, и выносит решения на утверждение соответствующего
государственного архива.
2.5. Обеспечивает проведение инструктажа и консультаций
работников учреждения по вопросам организации документов в
делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на
дальнейшее хранение.
3. Права экспертной комиссии
ЭК учреждения представляется право:
3.1. В соответствии с установленными требованиями давать
указания структурным подразделениям учреждения и соответствующим
работникам, отвечающим за ведение дел, по вопросам организации
документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к
передаче на архивное хранение.
3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного
уничтожения документов постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения, в том числе документов по личному составу;
документы, сведения и заключения, необходимые для определения
сроков хранения документов.
3.3. Заслушивать на своих заседаниях информации руководителей
делопроизводственной службы и архива учреждения о качестве
оформления документов и формировании дел в делопроизводстве,
состоянии учета и сохранности дел постоянного и временного (свыше 10
лет) хранения.
3.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и
экспертов специалистов соответствующих организаций, а в случае
необходимости - работников государственных архивов.
3.5. Информировать руководство учреждения по вопросам, входящим
в компетенцию ЭК.
4. Организация работы экспертной комиссии
4.1. Экспертная комиссия осуществляет свою деятельность в
непосредственном контакте с ЭПК (ЭМК) архивного учреждения и
получает от нее необходимые организационно-методические указания.
4.2. ЭК работает по плану, утвержденному руководителем
учреждения, и отчитывается перед ним о своей работе.
4.3. Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЭК,
рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере
надобности, но не реже двух раз в год.
4.4. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК
протоколируются.
4.5. Обязательному утверждению соответствующим государственным
архивом подлежат предложения об установлении сроков хранения
документов, не предусмотренных действующими перечнями и примерными
номенклатурами дел.
4.6. Ведение делопроизводства ЭК и хранение ее документов
возлагается на секретаря комиссии.
Приложение 43
к п.14.3
Нормы времени и выработки на основные
виды работ, выполняемые в архивах*
______________________________
*Нормы, отсутствующие в данном приложении, см. в "Нормах
времени и выработки на основные виды работ, проводимые в
госархивах", Минск, 1989 г.
Научно-методическая и контрольно-инспекционная работа архива
1. Подготовка ведомственного перечня документов со сроками
хранения (или подлежащих государственному приему) - 33 статьи
перечня в день.
2. Разработка рабочих инструкций, методических указаний,
памяток, обзоров и т.п. - 1 печ.л. в 10-15 дней.
3. Методические консультации по вопросам работы архива - 8
консультаций в день.
4. Проверка работы архивов подведомственных организаций - 1-7
дней.
Научно-техническая обработка документов
5. Проведение экспертизы ценности:
управленческой документации - 100-120 дел в день;
документов по личному составу - 300 дел в день.
6. Составление акта на уничтожение дел, не подлежащих хранению
- 40 наименований заголовков (группы заголовков) дел в день.
7. Формирование дел из россыпи - 800 листов в день.
8. Составление заголовков на дела:
с управленческой документацией - 25-30 заголовков в день
(учреждений районного и сельского звена - 30-40 документов в день);
по личному составу - 160 заголовков в день.
9. Редактирование заголовков дел:
с управленческой документацией - 100 заголовков в день;
с частичным просмотром дел - 70 заголовков в день;
без просмотра дел - 250 заголовков в день.
10. Систематизация карточек на дела - 500 карточек в день.
11. Систематизация дел внутри фонда (подборка дел по карточкам
или описям, сверка заголовков на делах и карточках) - 350-400 дел в
день.
12. Нумерация листов в делах с составлением заверительной
надписи - 1500 листов в день.
13. Подшивка дел:
с управленческой документацией - 30 дел в день;
по личному составу - 60 дел в день.
14. Оформление обложек дел:
от руки - 65 обложек в день;
машинописным способом - 68 обложек в день.
15. Картонирование дел (при укладке в коробку не более 5 дел) -
500 дел в день.
16. Написание ярлыков на связки - 100 ярлыков в день.
17. Наклейка ярлыков на коробки - 200 ярлыков в день.
18. Формирование связок дел (с прикреплением ярлыка) - 68
связок в день.
19. Составление историко-архивной справки - 1 печ.л. в 8-10
дней.
20. Переработка описей управленческой документации - 30 дел в
день.
21. Написание текста описи по установленной форме - 70 статей в
день.
Каталогизация документов
22. Просмотр описей с целью отбора дел для каталогизации - 1600
заголовков в день.
23. Выявление документов, подлежащих каталогизации, по делам -
12 дел в день.
24. Составление тематических карточек на выявленные документы -
30 карточек в день.
25. Составление именных карточек:
на личные дела - 100 карточек в день;
по поименному списку работников - 150 карточек в день.
26. Систематизация карточек:
систематических каталогов - 410 карточек в день;
алфавитных каталогов - 700 карточек в день.
Учет документов
27. Проверка наличия и состояния дел с оформлением результатов
- 250 дел в день.
28. Оформление результатов проверки - 1 акт в 5 часов.
29. Проверка нумерации листов в делах - 5000-6000 листов в
день.
Комплектование архива
30. Прием-передача дел на хранение - 300 дел в день.
31. Шифровка дел - 300 дел в день.
Режим хранения дел
32. Контроль за температурно-влажностным режимом хранения
документов - 40 наблюдений (с фиксацией результатов в
регистрационном журнале) приравнено к одному дню.
33. Перемещение дел внутри хранилища - 105 коробок (связок) в
день.
Использование документов
34. Исполнение тематических запросов - одна справка в три дня.
35. Исполнение запросов социально-правового характера:
по документам - 3 запроса в день;
по справочным карточкам и каталогам - 9-10 запросов в день.
36. Составление ответов на запросы и заявления об отсутствии
документов в архиве - 13-15 писем в день.
37. Выдача дел для использования - 100 дел в день.
СПИСОК НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Закон Республики Беларусь "Об охране историко-культурного
наследия"// Ведомости Верховного Совета Республики Беларусь, 1992,
Ноябрь, № 30 (505).
2. Закон Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и
архивах в Республике Беларусь"// Ведомости Верховного Совета
Республики Беларусь, 1994, Октябрь, № 29 (507).
3. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
ГОСТ 16487-83.
4. Документы на бумажных носителях. Правила Государственного
хранения. Технические требования. СТ 56.6-85.
5. Унифицированные системы документации Республики Беларусь.
Система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов. СТБ 6.38-95.
6. Методические указания по практическому применению СТБ
6.38-95 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь.
Система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов", Мн., 1996.
7. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах,
госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях,
организациях и на предприятиях Республики Беларусь, Мн., 1995.
8. Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами
в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Республики
Беларусь, Мн., 1996.
9. Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых)
документов на государственное хранение, Мн., 1997.
10. Основные правила работы государственных архивов СССР, М.,
1984.
11. Основные правила работы государственных архивов с кино-,
фото-, фонодокументами, М., 1980.
12. Основные правила работы с научно-технической документацией
в организациях и на предприятиях, М., 1991.
13. Перечень документов, образующихся в деятельности
госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций
и предприятий с указанием сроков хранения, М., 1989.
14. Перечень документов, подлежащих приему в государственные
архивы СССР, М., 1973.
15. Перечень научно-технической документации, подлежащей приему
в государственные архивы СССР, и методические рекомендации по
экспертизе ценности научно-технической документации, М., 1987.
16. Нормы времени и выработки на основные виды работ,
проводимые в госархивах, Мн., 1989.
17. Положение о создании и организации страхового фонда копий
особо ценных документов, М., 1980.
18. Инструкция о выявлении, учете, описании и хранении особо
ценных документов, М., 1980.
19. Методические рекомендации по научно-технической обработке
документов личного происхождения, М., 1971.
<<< Главная
страница | < Назад
|
