ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА СТАТИСТИКИ И АНАЛИЗА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
7 мая 2001 г. № 62
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
На основании Положения о Министерстве статистики и анализа
Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров
Республики Беларусь от 19 апреля 2000 г. № 547 "Вопросы Министерства
статистики и анализа Республики Беларусь" (Национальный реестр
правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 41, 5/3022), и в
целях совершенствования делопроизводства в органах государственной
статистики приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в
органах государственной статистики Республики Беларусь.
2. Признать утратившим силу приказ Центрального статистического
управления Республики Беларусь от 30 января 1979 г. № 13 "Об
утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате ЦСУ БССР,
ГУВРе, статистических управлениях областей и города Минска".
Министр В.И.ЗИНОВСКИЙ
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Заместитель Председателя Приказ Министерства
Государственного комитета статистики и анализа
по архивам и делопроизводству Республики Беларусь
Республики Беларусь 07.05.2001 № 62
В.И.Адамушко
07.05.2001
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в органах государственной
статистики Республики Беларусь
Глава 1. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в органах государственной
статистики Республики Беларусь (далее - Инструкция) определяет
порядок ведения делопроизводства в структурных подразделениях
Министерства статистики и анализа Республики Беларусь (далее -
Минстат) и подведомственных организациях.
2. Правила ведения секретного делопроизводства, а также учет и
хранение документов с грифом "Для служебного пользования", писем,
заявлений и жалоб граждан устанавливаются законодательством
Республики Беларусь.
3. Соблюдение содержащихся в настоящей Инструкции требований
является обязательным для всех работников органов государственной
статистики.
Методическое руководство организацией делопроизводства и
контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет
управление делами Минстата.
Ответственность за правильную организацию делопроизводства,
своевременное исполнение документов, а также контроль за их
сохранностью возлагаются на руководителей управлений и отделов
Минстата и подведомственных организаций.
4. Делопроизводственное обслуживание деятельности подразделений
органов статистики обеспечивают работники управлений и отделов, на
которых возложены эти функции в соответствии с приказами Министра
статистики и анализа Республики Беларусь (далее - Министр),
начальников подведомственных организаций.
Работники статистических органов несут ответственность за
сохранность находящихся у них документов и обязаны бережно
обращаться с ними.
Запрещается делать какие-либо пометки, надписи, исправления в
тексте поступивших документов.
Передача документов или их копий работникам сторонних
организаций допускается с разрешения руководителя организации или
начальников структурных подразделений.
При уходе в отпуск или отъезде в длительную командировку
работник обязан передать лицу, которое будет замещать его, все
имеющиеся документы по нерешенным вопросам.
Принятые на работу должны быть ознакомлены с настоящей
Инструкцией.
Глава 2. Порядок подготовки и оформления документов
5. Подготовка и оформление документов предполагают обязательное
соблюдение ряда требований и правил, способствующих обеспечению
полноценности документов, оперативности их прохождения и
исполнения.
Каждый вид документа (приказ, постановление коллегии, протокол,
докладная записка, справка, письмо, акт) должен иметь определенный
комплекс реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их
расположения.
Составитель документа обязан неукоснительно соблюдать
требования, установленные для оформления соответствующего вида
документа.
6. Проверка соответствия документов действующему
законодательству возлагается на юридическую службу.
7. Организационно-распорядительные документы составляются на
бланках, за исключением совместных документов со сторонними
организациями, докладных записок и справок.
На каждом документе, за исключением письма, должно указываться
его наименование (название документа).
8. Распорядительные документы вышестоящих органов доводятся до
подведомственных организаций, структурных подразделений приказами
Минстата, в которых излагается содержание документа вышестоящего
органа и намечаются конкретные мероприятия по их выполнению. В
тексте должна быть ссылка на наименование документа, поступившего из
вышестоящего органа, его номер, дату и название.
9. Минстат и подведомственные ему организации в целях
выполнения поставленных задач ведут переписку с вышестоящими,
сторонними организациями, гражданами. В зависимости от способа
передачи информации (по почте, телеграфу, телетайпу, телефаксу)
различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы,
телетайпограммы, факсограммы.
Переписка между структурными подразделениями запрещается.
10. Все служебные документы датируются и индексируются. Датой
документа является дата его подписания: для документа принимаемого
коллегиальным органом - дата его принятия; для утверждаемого
документа - дата утверждения. Дата документа проставляется
должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Для документов, составленных совместно несколькими
организациями, датой документа является дата подписания его
последней организацией.
Дата подписания (принятия) документа и индекс (номер)
проставляются на специально отведенном на бланке месте. Дата и
индекс в справке или докладной записке проставляются ниже
наименования документа над его заголовком. Регистрационный номер
телеграммы проставляется в конце текста.
Все служебные отметки на документе, связанные с его
прохождением и исполнением (резолюции, визы, отметки о согласовании,
исполнении и направлении в дело), датируются и подписываются.
Подписи расшифровываются.
Даты в документах оформляются словесно-цифровым способом: 10
июля 2000 г.
11. Обязательной составной частью документа является название,
кратко и точно отражающее содержание документа, и должно отвечать на
вопрос "о чем?".
Например: "Об установлении...", "Об утверждении...", "О
предоставлении...", "Об увеличении...", "О ходе...".
В конце заголовка точка не ставится.
12. Текст документа должен быть кратким, не допускающим
различных толкований. Содержание документа, как правило, должно
касаться одного вопроса (темы).
В тексте документа следует избегать употребления иностранных,
устаревших слов и просторечий.
Перечисляемые в тексте фамилии, географические наименования или
административно-территориальные единицы, как правило, располагаются
в алфавитном порядке.
Текст документов (приказов, постановлений, писем, докладных
записок и других), как правило, должен состоять из двух основных
частей: в первой указывается основание составления документа, во
второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или
просьбы.
Текст документа может содержать только заключительную часть:
постановление - постановляющую часть без констатирующей, письмо -
просьбу без пояснений.
По форме изложения справки могут быть описательными и цифровыми
(оформленными в виде таблицы).
Текст пунктов распорядительного документа начинается с глагола
в неопределенной форме с последующим указанием исполнителя и
предлагаемых действий ("Обязать управление статистики
промышленности...", "Поручить управлению социальной статистики...")
или с указания исполнителя и конкретного действия, выраженного
глаголом в неопределенной форме ("Управлению, отделу
предусмотреть...").
Если в пункте не предусматривается определенный исполнитель, то
он начинается с глагола в неопределенной форме ("Установить...",
"Утвердить...", "Считать...", "Образовать...", "Предоставить...").
Структура проекта должна обеспечивать последовательное
изложение сути распорядительного документа, начиная с наиболее
существенных пунктов и переходя к второстепенным. Группировать
пункты следует по их содержанию с тем, чтобы обеспечить комплексный
подход к решению поставленной задачи.
В документах, устанавливающих права и обязанности (положение,
устав, инструкция, правила), содержащих описание, подтверждение
фактов, событий, оценку деятельности учреждения (акт, заключение,
справка, отчет), используется форма изложения от третьего лица
единственного или множественного числа ("Министерство
осуществляет...", "Начальник отдела имеет право...", "Комиссия
установила...", "Министерство предлагает...", "Институт
разработал...").
В переписке используется форма изложения текста от первого лица
множественного числа ("Просим включить в план...", "Направляем на
заключение...", "Сообщаем, что...").
В документах, составляемых работниками организации и
адресованных руководству (докладные и объяснительные записки,
заявления), используется форма изложения от первого лица
единственного числа ("Прошу направить...", "Прошу разрешить...",
"Считаю необходимым...").
В документе должны быть определены реальные сроки исполнения.
Для их обозначения необходимо использовать конкретные даты: до 1 мая
2000 г., к 1 сентября 2000 г. Не следует указывать временной период:
в IV квартале 2000 года, во втором полугодии 2000 года, в сентябре
2000 года.
В тексте телеграммы опускаются союзы, предлоги, местоимения,
если при этом не искажается содержание. Исправления и переносы слов
не допускаются.
13. Приложения к документам могут быть двух видов:
утверждаемые и вводимые в действие соответствующими
распорядительными документами (приказами, распоряжениями);
поясняющие или дополняющие содержание основного документа.
Приложения должны иметь все необходимые для документа элементы
(наименование, название, дату, отметки о согласовании,
утверждении).
Документы, утверждаемые и вводимые в действие соответствующими
распорядительными документами (положения, уставы, инструкции,
правила), являются частью распорядительного документа.
Например: "Утвердить прилагаемое Положение о Минском городском
управлении статистики...".
На прилагаемом документе в этих случаях делается гриф,
свидетельствующий о его утверждении.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министерства
статистики и анализа
Республики Беларусь
10.06.2000 № 20
В распорядительных документах (приказах, постановлениях,
указаниях) выделение отметки о приложении после текста не
допускается. В этих случаях ссылка на приложение в тексте делается
при помощи слова "согласно".
Слово "согласно" употребляется с существительным в дательном
падеже. Нужно писать: "согласно приложению", "согласно
приложениям".
Приложения нумеруются арабскими цифрами без знака №.
Например: "согласно приложению 2".
При нумерации нескольких приложений следует писать: "согласно
приложениям 1-4".
На первом листе приложения в правом верхнем углу помещается
гриф, указывающий, к какому документу относится приложение.
Например:
Приложение
к приказу Министерства
статистики и анализа
Республики Беларусь
10.06.2000 № 20
При наличии приложений к документам информационного характера
(письмам, докладным запискам, справкам, актам) ниже текста основного
документа (до реквизита "Подпись") делается отметка "Приложение".
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их
наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в
каждом приложении и числа экземпляров.
Например:
Приложение: 1. Справка о результатах проверки на 5 л. в 2 экз.
2. Акты на 10 л. в 2 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий
приложение, то отметку о наличии приложения необходимо оформлять
следующим образом:
Приложение: письмо Минэкономики от 20 марта 2000 г. № 4-256 и
приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
14. Отметка об исполнителе (составителе) исходящего документа
содержит фамилию и номер служебного телефона исполнителя
(составителя). Отметка позволяет получателю документа (адресату)
выяснить по телефону интересующие его вопросы или дать ответ, если
решение вопроса не требует документального закрепления*.
______________________________
*Номер телефона указывается без черточек.
Например: Иванова 222 40 50.
15. Подписи - обязательный реквизит документа. Документы
подписываются должностными лицами в соответствии с их полномочиями,
установленными действующим законодательством.
Исходящие документы подписываются Министром, заместителями
Министра, руководителями структурных подразделений и их
заместителями, в областных управлениях статистики - начальником,
заместителем начальника.
В состав подписи входит: наименование должности лица,
подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы,
фамилия). Расшифровка подписи в распорядительных документах
(приказах, постановлениях, распоряжениях) может содержать только
инициалы и фамилию лица, подписавшего документ.
При подписании документов, составленных комиссией, указываются
не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей
в составе комиссии.
Например:
Председатель комиссии _____________ _____________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
Члены комиссии: __________________ _____________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
__________________ _____________________
Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом
или несколькими лицами, если они несут ответственность за содержание
этого документа (акты, финансовые документы, документы, исходящие от
нескольких организаций). Подписи располагаются одна под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности, или на
одном уровне, если документ подписывается лицами одного ранга.
Не допускается подписание документов с проставлением предлога
"за" или черты перед наименованием должности.
16. Согласование проекта нормативного правового акта выражается
в виде согласия либо несогласия государственного органа с
соответствующим проектом с изложением мотивов и обоснованием
имеющихся замечаний и предложений и приложением предлагаемой
редакции проекта нормативного правового акта или его отдельных
положений.
Согласование может осуществляться как в организации (со
структурными подразделениями, должностными лицами) - внутреннее
согласование, так и вне ее (с другими организациями) - внешнее
согласование.
Формой внутреннего согласования проекта документа является его
визирование заместителями, а также другими работниками в
соответствии с их компетенцией. При этом должны быть указаны
должность визирующего, подпись, расшифровка его подписи (инициалы и
фамилия) и дата.
Визирование распорядительных документов (приказов,
постановлений, распоряжений) этими должностными лицами производится
на первом экземпляре проектов документов (на обороте последнего
листа).
Письма и другие исходящие документы визируются на экземплярах,
остающихся в организациях. Визы в данном случае проставляются на
последнем листе документа ниже реквизита "Подпись".
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо
исправления в документе не допускается. Замечания и дополнения к
проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при
визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются".
Например:
Начальник управления
статистики финансов _____________________ _____________________
(личная подпись) (И.О.Фамилия)
10.03.2000
Замечания прилагаются.
Перечень согласующих инстанций определяет составитель документа
исходя из его содержания.
Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию
документов не должны, как правило, превышать двух-трех дней (для
каждой согласующей инстанции). Остальные документы следует
рассматривать в день их поступления на согласование. Для ускорения
процесса согласования документ может быть размножен и разослан в
копиях.
Гриф согласования проставляется ниже текста и реквизита
"Подпись", включает в себя следующие элементы: слово "СОГЛАСОВАНО",
наименование должности, подпись, инициалы и фамилию лица, с которым
документ согласован, дату согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра торговли
Республики Беларусь
________________ _________________
(личная подпись) (И.О.Фамилия)
10.07.2000
Если согласование производится с коллегиальным органом или
профсоюзным комитетом, то гриф согласования оформляется следующим
образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
20.07.2000 № 4
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе
согласований, если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций. В этом случае на документе делается отметка:
"Лист согласования прилагается".
При наличии одного грифа согласования его следует располагать
от края левого поля документа; два грифа согласования - на одном
уровне.
17. Документ утверждается руководителем, в компетенцию которого
входит решение вопросов, изложенных в этих документах.
Утверждаются уставы организаций, положения о структурных
подразделениях, инструкции и другие документы согласно приложению 1.
Если документ утверждается распорядительным документом, то гриф
утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДЕНО",
наименования распорядительного документа в именительном падеже, его
даты, номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министерства
статистики и анализа
Республики Беларусь
15.07.2000 № 10
Документ может быть утвержден несколькими должностными лицами
(совместные документы организаций), в этом случае документ
оформляется не на бланке и наименования органов принятия
располагаются на одном уровне в пределах площади, отводимой для
реквизита "Наименование организации - автора документа".
Наименование организации включается в наименования должностных лиц,
утверждающих документ.
Дата (число) утверждения в грифе "УТВЕРЖДЕНО" проставляется
должностным лицом, утвердившим документ, месяц и год допускается
печатать на машинке.
18. На документах, требующих удостоверения их юридической силы,
ставится гербовая печать.
Проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения
прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при
санкционировании расходования денежных средств и материальных
ценностей.
Оттиск печати на документах должен захватывать часть
наименования должности и личной подписи лица, подписавшего
(утвердившего) документ.
Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение,
определяются руководителем организации.
19. Документы адресуют в организации, их структурные
подразделения или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа в организацию или ее структурное
подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в
именительном падеже.
Например:
Министерство экономики
Республики Беларусь
При направлении документа должностному лицу название
организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия
адресата - в дательном падеже.
Например:
Министерство торговли
Республики Беларусь
Начальнику управления
общественного питания
Иванову П.С.
При адресовании документа руководителю организации наименование
организации входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Заместителю Министра промышленности
Республики Беларусь
Сидорову М.И.
При адресовании документа в несколько однородных организаций их
названия следует указывать обобщенно.
Например:
Областные управления статистики
При адресовании документа частному лицу первым указывается
почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.
Например:
пр.Ф.Скорины, д.32, кв.40
220086, г.Минск
Сидорович Е.В.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в
правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или
организациям своей системы. В этих случаях целесообразно применять
конверты с заранее напечатанными адресами. Документ не должен
содержать более четырех адресов, каждый экземпляр такого документа
должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре
адреса составляется список на рассылку и на каждом экземпляре
указывается только один адресат или обобщенное наименование
адресатов.
При направлении документа нескольким адресатам (не более
четырех адресатов) на документе, как правило, указываются все
адресаты (без слова "Копия" перед вторым, третьим, четвертым
адресатами); все экземпляры печатаются на бланках. Если документ
является ответом, первым адресатом следует указывать автора
инициативного письма вне зависимости от значимости остальных
адресатов.
При направлении документа в вышестоящий орган одновременно его
адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда
это определено соответствующим поручением вышестоящего органа (в
тексте документа дается ссылка на дату и номер поручения).
Каждая составная часть адресата (наименование организации,
структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы
получателя, почтовый адрес) должна начинаться с новой строки. В
конце смысловых строк (составных частей) адресата знаки препинания
не ставятся, в середине строк - сохраняются. При написании адресата
допускаются сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (воинская часть),
обл., (область), г. (город), с. (село), р-н, ул., пер., пр., корп.,
кв. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "№" не
ставится, при литерном написании номера буква пишется слитно с
цифрой (25а).
20. Регистрационный номер (индекс) присваивается документу при
его регистрации.
Номерами распорядительных документов (постановлений,
распоряжений, приказов) и протоколов являются их порядковые номера
(№ 1, 2, 3 ...), которые присваиваются самостоятельно в пределах
каждого вида документа в течение одного года. Таким же способом
регистрируются предложения, заявления, жалобы граждан, их индексы
дополняются первой буквой фамилии автора документа (К-120).
На документах, составленных совместно несколькими
организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата
подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные
номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем.
Номера пишутся через косую черту.
Например: 124/75/81.
Ссылка на номер и дату входящего документа включает номер и
дату, указанные на документе, на который дается ответ.
21. Организация может засвидетельствовать копии (выписки)
только тех документов, которые издаются в самой организации. Снятие
копий с документов сторонних организаций допускается с разрешения
этих организаций. Как исключение разрешается изготавливать копии
(выписки) документов, выданных другими организациями, при решении
вопросов приема граждан на работу, удостоверения их трудовых,
жилищных и других прав, при формировании личных дел работников
(копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек).
Копия (выписка), снятая с документа, должна воспроизводить все
реквизиты этого документа, ее следует оформлять на бланке или
обычной бумаге с воспроизведением полного текста бланка подлинника.
На первом листе копии (выписки) в правом верхнем углу указывается
слово "Копия" или "Выписка" (без кавычек).
При оформлении копий (выписок) документов, касающихся прав
граждан, на документе, с которого снята копия, проставляется
отметка, кому и когда она выдана, и на самой копии - отметка о
местонахождении подлинника (название организации, выдавшей копию).
Копии документов (выписки) должны иметь заверительную отметку,
проставляемую под реквизитом "Подпись"; отметка оформляется по
образцу:
ВЕРНО
Инспектор отдела кадров ________________ ______________________
(личная подпись) (И.О.Фамилия)
01.03.2000
При пересылке копии документа в другие организации или передаче
ее на руки заверительную подпись удостоверяют гербовой печатью.
На копиях исходящих документов, оставляемых в деле организации,
текст бланков не воспроизводится, проставляются дата подписания,
регистрационный индекс и заверительная отметка (на месте личной
подписи лица, подписавшего первый экземпляр). В этом случае
заверительная отметка включает слово "Верно" и личную подпись лица,
заверившего копию.
Размноженные экземпляры документа, не воспроизводящие
факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью управления
делами, общего отдела, канцелярии. На экземплярах указываются номер
заказа на размножение, тираж и дата размножения.
На размноженных экземплярах документа, воспроизводящих
факсимильную подпись подлинника, печать не ставится.
22. Регистрационный штамп документа проставляется на нижнем
поле первого листа поступившего документа справа. Штамп содержит
наименование организации, зарегистрировавшей документ, дату
поступления и регистрационный индекс (номер) документа согласно
приложению 2.
Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на
конвертах (пакетах).
23. Резолюция - письменное указание руководителя о порядке
исполнения документа.
В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия и
инициалы исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения
(при необходимости), подпись и дата.
В резолюции не следует повторять содержание документа.
При нескольких резолюциях на документе их содержание не должно
дублироваться: каждая последующая резолюция необходима только для
конкретизации предыдущей.
Если в резолюции определяется несколько исполнителей,
должностное лицо, указанное первым, как правило, является
ответственным за своевременное и качественное исполнение заданий в
целом.
Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из
содержания документа, либо используются действующие типовые сроки
исполнения определенных документов согласно приложению 3.
На документах, не требующих дополнительных указаний по
исполнению и не имеющих типовых сроков исполнения, в резолюции
указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым
способом: 20.01.2000.
Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть
указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения
(ответственный за контроль).
Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные
пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов. Документ,
поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.
Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа
документа, на письмах - под реквизитом "Адресат".
При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а
также нескольких резолюций и невозможности их размещения в
отведенном для резолюции месте допускается написание резолюции на
любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не
затрагивая текста (но не на полях документа). При отсутствии на
документе места допускается прилагать к документу отдельный лист
резолюций с отметкой на документе о наличии такого листа.
24. Отметка о контроле содержит букву "К" или "Взято на
контроль" и выполняется от руки или штемпелем, как правило, цветным
(красным) карандашом или краской. Отметка располагается на левом
поле лицевой стороны первого листа документа на уровне реквизита
"Заголовок к тексту".
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
проставляется исполнителем на нижнем поле последнего листа документа
слева. Отметка включает номер дела, в которое подшивается документ
(определяется исполнителем), личную подпись исполнителя или
руководителя подразделения-исполнителя и дату направления документа
в дело. При наличии документа, свидетельствующего об исполнении, в
состав отметки включаются данные о документе (вид, дата, номер); при
отсутствии документа фиксируется краткая справка об исполнении.
25. Отдельно от приказов по основной деятельности издаются
приказы по командировкам и по личному составу: о приеме на работу,
перемещениях по службе, увольнении с работы, предоставлении
отпусков, наложении взысканий, поощрениях.
26. Приказ (постановление) должен содержать следующие
обязательные реквизиты: наименование организации, издающей документ;
название вида документа; дату и регистрационный номер; место
издания; название; текст; подпись; визы.
Текст приказа (постановления) может иметь преамбулу -
вступительную часть, содержащую информацию о причинах, условиях и
целях его принятия, предмете и методе его правового регулирования.
Включение нормативных предписаний в преамбулу не допускается.
Текст приказа (постановления) состоит из преамбулы и
распорядительной части.
В преамбуле излагаются факты, послужившие основанием для
издания распорядительного документа. Если документ издается на
основании (во исполнение) нормативного правового акта вышестоящего
органа, констатирующая часть должна содержать ссылку на этот
документ.
Ссылка на нормативный правовой акт должна содержать официальное
наименование государственного органа (должностного лица), его
принявшего (издавшего), название акта, номер внутренней регистрации,
дату принятия (издания), источник официального опубликования (в том
числе изменений, касающихся данного вопроса), а также точное (до
абзаца) указание нормы, на которую делается ссылка.
Распорядительная часть приказа начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ"
(прописными буквами без кавычек).
Распорядительная часть приказа (постановления) заканчивается,
как правило, указанием должностного лица, ответственного за контроль
исполнения документа или конкретных пунктов документа.
Отсутствие указания об ответственном за контроль лице может
означать, что контроль за исполнением документа будет осуществлять
руководитель, от имени которого он издается.
27. Если приказ (постановление) отменяет, изменяет или
дополняет ранее изданный распорядительный документ или какие-то его
положения, последний пункт приказа (постановления) должен содержать
ссылку на отменяемый документ (пункт документа). При этом
применяется устойчивый оборот: "Признать утратившим силу приказ
(постановление) ... от ... № ...". Не следует включать в текст
приказа пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения,
должностные лица, до сведения которых доводится документ,
перечисляются в списке рассылки, прилагаемом к проекту документа.
Это положение не действует при необходимости ознакомления с
содержанием документа всех работников учреждения. В этом случае
пункт "Приказ довести до сведения всех работников" обязателен.
Документы, издаваемые в развитие нормативных правовых актов
вышестоящих органов, не должны дублировать их содержание.
28. При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа
отсутствует констатирующая часть. Пункты распорядительной части
приказа располагаются в определенной последовательности: прием на
работу, перевод, увольнение.
В конце каждого пункта приказа дается, как правило, основание
для его составления.
В заголовке к тексту приказа указывается: "По личному
составу".
29. Проекты приказов (постановлений, распоряжений) оформляются
на бланках формата А4. Проекты приказов (постановлений,
распоряжений) подлежат согласованию с исполнителями и
заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке
приказы (постановления), издаваемые в организации, визируются
юридической службой.
При несоответствии распорядительного документа действующему
законодательству юрисконсульт проект не визирует, а дает к нему
заключение о законном порядке разрешения рассматриваемых вопросов.
При наличии замечаний (дополнений) к проекту составитель его
корректирует.
Согласованный проект приказа (постановления) с замечаниями
визирующих лиц и заключением составителя на замечания представляется
на подпись руководителю, от имени которого он издается.
30. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения
вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях
коллегии.
Решения совещания (заседания) проводятся в жизнь, как правило,
приказами (постановлениями) руководителей либо путем рассылки
размноженных экземпляров протокола совещания или выписок из
протокола.
Протокол составляется секретарем совещания (секретарем
коллегии) на основании рукописных записей хода совещания
(заседания), а также документов, подготавливаемых к совещанию
(заседанию): повестки дня, текстов или тезисов докладов.
Реквизитами протокола являются: наименование органа, издающего
документ, название вида документа, дата и регистрационный номер,
место издания, название, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют
гриф утверждения. Утверждению подлежат решения совещаний по
вопросам, выходящим за пределы компетенции участников совещания.
Название протокола должно отражать предмет правового
регулирования и его основное содержание.
Дата протокола должна соответствовать дате проведения совещания
(заседания) и проставляется председателем или секретарем совещания.
Протоколы с точки зрения полноты освещения хода совещания
(заседания) делятся на краткие и полные. Протокол краткой формы
составляется при наличии стенограммы или когда тексты докладов и
выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также
оперативные совещания.
Текст протокола делится на вводную и основную части.
В вводной части краткого протокола указываются фамилии
председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а
также всех присутствующих на заседании (совещании). В списке
присутствующих сначала перечисляются члены коллегиального органа,
затем приглашенные с указанием должностей и организаций, которые они
представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном
порядке.
В протоколе полной формы изложения после раздела
"Присутствовали" следует повестка дня совещания (заседания); в
протоколе краткой формы повестка дня отсутствует.
Повестка дня включает перечень вопросов, обсуждаемых на
совещании (заседании), название докладов (отчетов, сообщений,
информации), название должности докладчика, его инициалы, фамилию (в
именительном падеже).
Основная часть протокола краткой формы изложения строится по
схеме: слушали - решили (постановили) - без текста выступлений.
Основная часть протокола полной формы изложения строится по
схеме: слушали - выступили - решили (постановили) - отдельно по
каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня.
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте
протокола или прилагается к нему: постановление (решение) печатается
полностью.
В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах
краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления
участников.
Постановляющая часть протокола заканчивается указанием
должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений
(постановлений) или отдельных пунктов решений.
Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к
протоколу.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и
секретарем.
Протокол нумеруется порядковыми номерами в пределах
календарного года. Протоколы совместных совещаний (заседаний) должны
иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов
организаций, принимавших участие в работе совещания.
31. Акт - документ, составляемый группой лиц, подтверждающий
установленные ими факты (акты инвентаризации, несчастных случаев,
приема-передачи материальных ценностей). Акты могут содержать
выводы, рекомендации, предложения составителей (акты ревизий
финансово-хозяйственной деятельности организаций, акты проверки,
акты приема объектов в эксплуатацию). Такие акты составляются
временными или постоянными комиссиями, специально уполномоченными
лицами или одним должностным лицом с указанием документов,
определяющих их полномочия. Основанием для составления акта может
быть распорядительный документ вышестоящего органа, руководителя
организации или структурного подразделения, плановое задание.
Дата акта должна соответствовать дате подписания и
проставляться должностным лицом (как правило, председателем
комиссии).
Название акта отражает его основное содержание: "О выделении к
уничтожению документов и дел", "О списании имущества".
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его
составлении, без указания должностей. Акты ревизий и обследований
подлежат согласованию с должностными лицами, деятельность которых
обследуется.
Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают
(визируют) его с отметкой: "Замечания прилагаются"; текст замечаний
излагается на одном листе, небольшие по объему замечания допускается
фиксировать на самом акте.
Утверждению подлежат акты, предписывающие выполнение
определенных действий. Акт утверждается руководителем, чей
распорядительный документ (распоряжение) явился основанием для
составления акта.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
В вводной части указывается основание для составления акта и
перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
Фамилии указываются в алфавитном порядке с наименованием должностей.
Если акт составлен комиссией, указываются фамилии председателя и
членов комиссии.
В констатирующей части акта дается краткое описание проделанной
работы (ее сущность, характер, методы, сроки) и фиксируются
установленные факты, излагаются выводы, предложения и заключения.
Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.
Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в
распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых
действий. При наличии к акту приложений отметка о приложениях
указывается после текста.
32. Докладная записка - документ информационного характера,
адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и
содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и
предложениями составителя.
Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее
автора (внесение предложения, изложение просьбы, фактов, явлений),
так и по указанию руководителя (отчетные докладные записки о ходе,
состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов).
Внешние докладные записки (адресуемые руководителям
вышестоящего органа) оформляются на бланках, внутренние (на имя
руководителя организации) - на обычной бумаге формата А4 или А5.
Внешние докладные записки подписывают руководитель организации
или его заместители, внутренние - их составители.
Инициативные докладные записки, требующие исполнения (решения),
регистрируются; при необходимости их исполнение контролируется
согласно резолюции соответствующего руководителя.
33. Справка близка по содержанию к отчетной докладной записке;
это документ информационного характера, содержащий констатацию
каких-либо фактов.
Различают справки служебные (о выполнении планов, о штатной
численности) и справки, выдаваемые частным лицам для предоставления
в другие учреждения (справки о месте работы, о заработной плате).
Внешние справки оформляются на бланках, внутренние - на обычной
бумаге формата А4 или А5.
34. Документы составляются в структурных подразделениях,
деятельности которых они касаются.
Исходящие документы подписываются руководителями организации и
ее структурных подразделений, а также отдельными должностными лицами
в соответствии с их компетенцией.
Документы, адресуемые вышестоящим органам, подписывают только
руководитель организации или его заместители (в соответствии с
должностными обязанностями).
Документ может быть подписан двумя или более должностными
лицами.
Письма следует оформлять на бланках формата А4 или А5 в
зависимости от объема текста.
Телеграмма оформляется в двух экземплярах, один экземпляр
передается на телетайп, второй - подшивается в дело.
Глава 3. Организация работы с документами
35. Вся поступающая в органы государственной статистики
корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно
управлением делами (общим отделом, канцелярией).
Обработка входящей корреспонденции осуществляется, как правило,
в день поступления. Поступившие телеграммы подлежат обработке в
первую очередь.
До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются правильность
ее доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки.
Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению
в новом почтовом конверте, при невозможности установления адресата -
возвращается отправителю с пометкой на конверте: "Ошибочно
доставлено". В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее
использования составляется акт, один экземпляр которого с
поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй -
остается в канцелярии.
Конверты вскрываются, за исключением присланных в адрес
общественных организаций или с пометкой: "Лично".
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:
если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты
отправки или получения документа;
если на документе отсутствует реквизит "Дата документа";
если дата документа существенно отличается от даты его
получения;
если в полученном документе нет обратного адреса отправителя.
В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после
использования документа подшивается вместе с ним в дело.
36. Поступившие документы сортируются на подлежащие и
не подлежащие регистрации.
К нерегистрируемым документам относятся:
письма, присланные в копии для сведения;
телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;
сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;
заявки, разнарядки; сводки и информация, присланные для
сведения;
учебные планы, программы и их копии;
бухгалтерские документы;
месячные, квартальные, полугодовые, годовые отчеты;
формы статистической отчетности.
Подлежащие регистрации документы регистрируются в
автоматизированной системе обработки информации. В тех органах
государственной статистики, где такая система отсутствует,
заполняется единая регистрационно-контрольная карточка согласно
приложению 4 или журнал регистрации входящей корреспонденции
согласно приложению 5.
Нерегистрируемые документы направляются по назначению в
структурные подразделения, предварительно на них проставляется
регистрационный штамп с датой поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются также на
специальных регистрационно-контрольных карточках отдельно от другой
корреспонденции согласно приложению 6.
Журнальная форма регистрации документов допустима только в
организациях с незначительным объемом документооборота (до 600
документов в год). Из регистрационно-контрольных карточек
формируются справочные и контрольные картотеки, с помощью которых
осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками
их исполнения.
Автоматизированная регистрация документов (на машинных
носителях) производится в местах регистрации документов на
автоматизированных рабочих местах. Запись производится
непосредственно с документа с использованием установленного набора
обязательных реквизитов.
При автоматизированной регистрации формируется банк
регистрационных данных и организуется его использование при учете
документов, поиске, контроле исполнения, анализе исполнительской
деятельности и др.
После регистрации документы передаются руководству на
рассмотрение или непосредственным исполнителям в день их
поступления.
Телеграммы и другие срочные документы передаются руководителю
по мере их поступления. Результаты рассмотрения документов
отражаются в форме резолюции.
37. При необходимости срочного исполнения или ознакомления с
документом нескольких подразделений документ возвращается в
канцелярию для снятия необходимого количества (по числу
исполнителей) копий, которые одновременно направляются на исполнение
(подлинник документа передается ответственному исполнителю с
пометкой, кому разосланы копии).
Если размножение документа не разрешается обычными правилами,
его передают исполнителям поочередно. Движение документа в процессе
его ознакомления в обязательном порядке фиксируется в компьютере, в
регистрационной карточке или журнале.
38. Документы, поступающие в структурные подразделения,
принимаются и обрабатываются лицом, ответственным за
делопроизводство, назначенным приказом руководителя.
Документы, зарегистрированные в канцелярии, вторичной
регистрации в подразделениях не подлежат.
Документы передаются на рассмотрение руководителю или его
заместителю согласно установленному распределению обязанностей.
Документы, не требующие решения руководства, передаются
непосредственно исполнителям согласно их компетенции.
На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об
исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса
дела.
Документы, подлежащие хранению в канцелярии, направляются по
назначению; такие документы должны иметь отметку или штамп: "Вернуть
в канцелярию".
Регистрации подлежат документы, направляемые вышестоящим
органам, инициативные исходящие документы, требующие исполнения.
39. После подписания документа руководителем организации или
руководителями структурных подразделений в соответствии с их
полномочиями он регистрируется в журнале согласно приложению 5,
отправляется через канцелярию или экспедицию.
При централизованной форме отправления исходящей
корреспонденции индекс исходящего документа состоит из индекса
управления делами или общего отдела, индекса структурного
подразделения (исполнителя), индекса дела, где будет храниться копия
отправляемого документа, и через дробь - порядкового номера
регистрации, например 01-04-20/568.
Если исходящая корреспонденция отправляется через структурные
подразделения, то индекс исходящего документа состоит из индекса
структурного подразделения (исполнителя), индекса дела, где будет
храниться копия отправляемого документа, и порядкового номера
регистрации, например 14-20/45. На исходящем документе-ответе
делается ссылка на дату и номер входящего документа-запроса.
Регистрация документов, их последующая обработка и отправка
осуществляются, как правило, в день подписания документов; исходящие
телеграммы, документы, направляемые по факсимильной связи, подлежат
отправке в первую очередь.
Отправка исходящей корреспонденции осуществляется канцелярией
или экспедицией, где проверяется правильность оформления документов:
наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие даты
отправки дате подписания и регистрации.
Отправка машиночитаемых документов производится при наличии
сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается
в дело на общих основаниях.
40. Внутренние документы регистрируются после их подписания.
Документы, подписываемые руководителем организации, подлежат
обязательной регистрации в канцелярии.
Приказы регистрируются отдельно от постановлений, приказы по
основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному
составу.
Индексация документов - цифровая. Приказы по личному составу
имеют смешанный индекс - цифровой и буквенный (с добавлением к
номеру регистрации буквы "К" (кадровый) и "В" (временный).
Регистрационный индекс докладной записки, справки и других
аналогичных документов оформляется так же, как индекс исходящего
документа. Зарегистрированные распорядительные документы, протоколы
при необходимости их тиражирования передаются в управление делами
или канцелярию.
41. Размноженные экземпляры, копии, выписки документов
заверяются и рассылаются исполнителям согласно списку рассылки.
Подлинники документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.
42. Поисковые системы (традиционные, карточные и
автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или
банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых
системах). Поиск дел может осуществляться также по номенклатуре
заводимых дел.
При традиционной карточной регистрации печатается необходимое
количество экземпляров карточек, которые могут составлять следующие
картотеки: контрольные, по письмам граждан.
При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по
каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.
43. Документооборот - количество документов, полученных
(входящих) и созданных (внутренних, исходящих) за определенный
отрезок времени (год, месяц).
Результаты учета документов обобщаются и представляются
руководству для информации.
Глава 4. Контроль исполнения документов
44. Контролю подлежат все зарегистрированные документы:
входящие, исходящие и внутренние документы, которые по своему
характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть
поставлены также устные поручения руководства.
45. Контроль исполнения организационно-распорядительных
документов осуществляется по поручению руководителя организации
работниками управления делами (общего отдела, канцелярии).
46. Необходимость постановки документа на контроль, сроки
исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за
контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте
документа (приказа, постановления, протокола). Исполнитель,
указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за
своевременное и качественное исполнение задания в целом.
Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и
контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать
необходимые материалы, давать поручения.
47. Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с
даты подписания (утверждения) документа.
Изменение срока исполнения производится только по указанию
руководителя по письменной просьбе исполнителя, представленной не
позднее 3 дней до истечения срока исполнения. Изменение
документируется: проставляется новый срок, дата изменения и подпись.
Изменения вносятся в регистрационные формы: регистрационную карточку
или банк регистрационных данных.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после
выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным
организациям и лицам.
48. Учет контролируемых документов и контроль исполнения
строятся на базе регистрационных данных: регистрационных карточек
или автоматизированных банков регистрационных данных.
На один контролируемый документ может быть заполнено несколько
контрольных карточек в соответствии с числом исполнителей, заданий
или различными сроками исполнения.
При нескольких исполнителях, один из которых назначается
ответственным, карточка заполняется только на ответственного
исполнителя.
Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также
фиксируется на регистрационно-контрольной карточке, заполняемой в
необходимом количестве экземпляров.
На контролируемых документах в обязательном порядке должна
стоять отметка о контроле.
Первый экземпляр контрольной карточки остается в канцелярии, а
второй - передается исполнителю вместе с документом.
Контрольные карточки группируются в контрольных картотеках
согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по
исходящим документам - согласно ожидаемым датам получения ответов.
Картотеку следует ежедневно просматривать и о приближении
(истечении) сроков исполнения информировать исполнителей.
Предупреждение осуществляется, как правило, за 2-3 дня до истечения
установленных сроков. При автоматизированном контроле исполнителям
направляются машинограммы-предупреждения.
Карточка с материалами, характеризующими исполнение,
представляется ответственному за контроль для проверки исполнения и
снятия документа (поручения) с контроля. При некачественном
исполнении документ с контроля не снимается и переходит в разряд
не исполненных в срок документов. Может быть принято решение о
необходимости переноса срока исполнения такого документа.
Информация о результатах исполнения документов (поручений)
обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится
до сведения руководства в форме сводки об исполнении документов и
поручений согласно приложению 7.
Глава 5. Изготовление и использование бланков документов с
изображением Государственного герба Республики Беларусь
49. Согласно Указу Президента Республики Беларусь от 28 июня
2000 г. № 357 "Об упорядочении изготовления и использования бланков
документов с изображением Государственного герба Республики
Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь,
2000 г., № 66, 1/1414) право помещать изображение Государственного
герба на бланках документов имеют только государственные органы и
иные государственные организации.
Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357
были утверждены образцы бланков документов государственных
организаций с изображением Государственного герба Республики
Беларусь.
50. Согласно постановлению Совета Министров Республики Беларусь
от 31 июля 2000 г. № 1172 "Об утверждении Положения о порядке
изготовления и использования бланков документов с изображением
Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в
постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа
1995 г. № 424" (Национальный реестр правовых актов Республики
Беларусь, 2000 г., № 75, 5/3742) бланки документов с изображением
Государственного герба Республики Беларусь (далее - гербовые бланки)
являются полиграфической продукцией. Размер герба не должен
превышать 17 мм.
51. Требования к гербовым бланкам определяются в соответствии с
СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации Республики
Беларусь, система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов".
Глава 6. Требования к рукописному и машинному оформлению
документов
52. Рукопись документа пишется четко и разборчиво на
стандартных листах бумаги. Не допускается писать карандашом,
красными или зелеными чернилами, очень мелким почерком и делать
многочисленные вставки, ссылки, исправления.
Рукописный документ должен содержать все необходимые реквизиты,
оформленные в соответствии с установленными требованиями.
При передаче рукописи в печать составитель указывает
необходимое количество экземпляров документа (тираж), требуемый срок
исполнения, дату сдачи в печать и подпись.
53. Документы следует печатать на бланках или на обычной бумаге
стандартного формата А4 или А5. Формат А5 используется при
оформлении документов (писем, докладных записок, справок), объем
которых не превышает 7-10 строк машинописного текста. Приказы,
постановления, указания, решения, протоколы, акты печатаются только
на бланках (бумаге) формата А4 независимо от объема текста. Если
документ состоит из нескольких страниц, на бланке печатается первая
страница документа, последующие - на обычной бумаге одинакового с
бланком формата и качества.
Документы печатаются на одной стороне листа. На двух сторонах
допускается печатать только документы со сроком хранения до трех
лет.
Бланки документов должны иметь поля: левое и правое, верхнее и
нижнее. Левое поле должно составлять 20 мм, правое и нижнее не менее
10 мм.
Длина печатной строки должна соответствовать 64 печатным
знакам; максимальное количество печатных строк для формата А4 - 41.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28
печатных знаков.
Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5
строк), его допускается продлевать до границы правого поля.
54. Страницы документа нумеруются по середине верхнего поля
листа арабскими цифрами без сокращения "стр.". Расстояние от номера
страницы до обреза листа не должно превышать 15 мм.
Нумерация документа, состоящего из нескольких страниц,
начинается со второй страницы, первая страница не нумеруется. При
оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница
нумеруется при наличии третьей.
55. Каждому реквизиту документа отводится определенное место в
соответствии со стандартными положениями табулятора пишущей машинки
- устройства, позволяющего останавливать каретку машинки в заданных
положениях.
От нулевого положения табулятора (граница левого поля)
располагаются следующие реквизиты: наименование организации - автора
документа, почтовый и телеграфный адрес организации; название вида
документа; дата документа (два печатных знака оставляются для числа,
печатается месяц (в приказе и постановлении - словами) и год: "...
мая 2000 г."; ссылка на номер и дату входящего документа; место
составления; заголовок к тексту; текст (без абзацев); слова:
"Приложение", "Примечание", "Основание"; наименование должности в
реквизите "Подпись"; первый ряд грифов (виз) согласования, если их
несколько; заверительная отметка (слово "Верно" и дата заверения
копии или выписки из документа); фамилия составителя документа и
номер его телефона, а также слова: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ",
"ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ".
От первого положения табулятора (после 5 печатных знаков от
границы левого поля) назначаются абзацы и номера пунктов текста.
От второго положения табулятора (после 16 печатных знаков от
границы левого поля) печатается переменная информация вводной части
протоколов и актов, расшифровка подписи в грифах согласования
(первый ряд), печатаются таблицы и трафаретные тексты.
От третьего положения табулятора (после 24 печатных знаков от
границы левого поля) печатаются таблицы и трафаретные тексты.
От четвертого положения табулятора (после 32 печатных знаков от
границы левого поля) следует печатать: гриф утверждения, второй ряд
подписей, грифов (виз) согласования (если их несколько); грифы
ограничения доступа к документу ("Совершенно секретно", "Секретно" -
без кавычек); отметку на документе-приложении, связывающую его с
основным документом.
От шестого положения табулятора (после 48 печатных знаков от
границы левого поля) печатается: расшифровка подписи в реквизите
"Подпись", в заверительной подписи на копии (выписке) документа и
грифе утверждения.
От седьмого положения табулятора (после 56 печатных знаков от
границы левого поля) печатаются слова "Копия", "Выписка", "Таблица"
(без кавычек).
Второе, третье (после 24 печатных знаков от границы левого
поля) и седьмое положения табулятора используются при оформлении
таблиц и конструировании бланков с трафаретными текстами.
56. Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из
нескольких строк, следует печатать через один межстрочный интервал.
Составные части реквизитов ("Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка
о наличии приложения", "Гриф согласования") отделяются друг от друга
1,5-2 межстрочными интервалами.
Один реквизит отделяется от другого 2-3 межстрочными
интервалами: первая строка текста от последней строки заголовка к
тексту, подпись от последней строки текста, одна подпись от другой
или один адресат от другого.
Текст документа печатается через полтора межстрочных интервала.
Между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы делать не
следует.
Текст документа, оформляемого на бланке (бумаге) формата А5,
допускается печатать через один межстрочный интервал с абзацными
отступами в полтора-два интервала.
Документы, предназначенные для типографского издания, устные
поручения, тексты телеграмм и телефонограмм следует печатать через
два интервала.
Примечания, приложения и ссылки в тексте следует печатать через
один межстрочный интервал столбцом, оставляя открытыми слова:
"Примечание", "Приложение", "Основание".
57. В реквизите "Подпись" инициалы и фамилию должностного лица,
подписавшего документ (расшифровку подписи), следует печатать на
уровне последней строки наименования должности (без скобок).
В конце реквизитов (кроме текста) точки не ставят; в середине
строк реквизитов знаки препинания сохраняются.
В документах не рекомендуются различные текстовые выделения:
подчеркивания, печатание в разрядку, печатание на регистре
(прописными буквами), кроме перечисленных исключений.
На регистре следует печатать: название вида документа; слова:
"УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕНО", "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек) - в графах
утверждения и согласования; "ПРИКАЗЫВАЮ" - в приказах;
"ПОСТАНОВЛЯЕТ" - в постановлениях; "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" - в
распоряжениях и указаниях; РЕШИЛИ - в протоколах; заголовки разделов
в инструкциях; фамилии в тексте приказов по личному составу (в
тексте других документов, в реквизитах: "Подпись", "Адресат" -
выделять фамилии прописными буквами не следует).
При переносе слов в тексте не допускается отделять сокращенные
слова от слов, к которым они относятся, единицы измерения от цифр,
инициалы от фамилий, знак тире (дефис) следует указывать один раз,
оставляя его в конце строки.
В реквизитах типа "Адресат", "Заголовок к тексту" переносы слов
не рекомендуются.
Новую страницу документа не начинают последней неполной строкой
абзаца.
Глава 7. Порядок подготовки материалов для рассмотрения на
заседании коллегии и их оформление
58. Подготовку вопросов к рассмотрению на заседании коллегии
ведут управления (отделы). Могут создаваться также группы из
работников нескольких управлений (отделов), которые на основе
изучения материалов готовят краткую записку, проект постановления и
проект приказа, если он требуется. Все эти документы визируются
работниками, готовившими их, а также руководителями заинтересованных
управлений (отделов), заместителем руководителя, курирующим данный
участок работы, и не позднее чем за 5 дней до заседания коллегии
передаются секретарю коллегии. Исходя из поступивших материалов,
секретарь коллегии формирует повестку дня заседания коллегии.
Подписанная руководителем повестка дня, а также документы,
подлежащие рассмотрению на заседании коллегии, за три дня до
заседания секретарем коллегии направляются членам коллегии.
59. Вопросы, документы к которым поступили с нарушением
установленных сроков, в повестку дня коллегии не включаются, а лица,
по чьей вине нарушены сроки, представляют коллегии объяснение в
письменном виде.
60. Исключить из повестки дня рассмотрение запланированного
вопроса, изменить сроки его рассмотрения может лишь коллегия на
основании письменного предложения начальника управления (отдела).
Некачественно подготовленные вопросы снимаются с обсуждения решением
коллегии.
61. В течение 1-2 дней после заседания коллегии документы
дорабатываются с учетом замечаний и предложений членов коллегии и
визируются теми, кто их готовил, а также руководителями
заинтересованных подразделений, заместителями руководителя и
передаются секретарю коллегии для оформления протокола. На третий
день после заседания протокол представляется на подпись
председательствующему. В течение последующих двух дней секретарем
делаются выписки из протокола заседания коллегии и направляются
исполнителям.
Глава 8. Порядок подготовки и оформления приказов
62. Посредством издания приказов решаются вопросы, касающиеся
деятельности аппарата Минстата, подведомственных ему организаций.
Приказами также доводятся до сведения структурных подразделений
Минстата и подведомственных организаций указы, декреты и
распоряжения Президента Республики Беларусь и постановления Совета
Министров Республики Беларусь, определяются меры по реализации
вытекающих из них задач, входящих в компетенцию органов статистики.
Приказами утверждаются на должности и освобождаются от занимаемых
должностей работники системы Минстата, начальники подведомственных
организаций в соответствии с номенклатурой кадров.
63. Подготовка проекта приказа возлагается, как правило, на
одно или несколько структурных подразделений. Приказы издаются как
по основной деятельности, так и по личному составу (о приеме на
работу, перемещениях по службе, увольнении с работы, предоставлении
отпусков, поощрениях).
64. В приказах, издаваемых во исполнение указов, декретов,
распоряжений Президента Республики Беларусь и постановлений Совета
Министров Республики Беларусь, дается полное изложение этих
документов с указанием даты их принятия и номера. В распорядительной
части приказа четко формулируются поручения структурным
подразделениям, должностным лицам Минстата, его подведомственным
организациям с указанием сроков исполнения поручений. В
заключительной части приказов указывается должностное лицо, на
которое возложен контроль за их выполнением.
Подготовка приказов, которые издаются во исполнение решений
органов государственного управления, должна занимать не более трех
дней. Тиражирование и вручение приказов структурным подразделениям и
должностным лицам, которым поручено их исполнение, а также
ознакомление остальных подразделений производятся управлением делами
в течение трех дней с момента издания приказа. Подведомственным
организациям приказы направляются управлением делами по почте в день
их подписания.
Глава 9. Порядок внесения вопросов на рассмотрение в Совет
Министров Республики Беларусь
65. В соответствии с Регламентом Совета Министров Республики
Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики
Беларусь от 20 марта 2000 г. № 355 "О Регламенте Совета Министров
Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики
Беларусь, 2000 г., № 33, 5/2838; № 73, 5/3737; № 108, 5/4516), на
рассмотрение в Совет Министров Республики Беларусь вносятся вопросы,
которые отнесены к его компетенции и не могут быть разрешены
министерствами, другими органами государственного управления.
Глава 10. Порядок работы по рассмотрению писем граждан
66. Все поступающие письма и заявления граждан регистрируются в
день их поступления и передаются на рассмотрение руководителю,
который определяет исполнителей.
67. Заявления и жалобы граждан рассматриваются в срок до 1
месяца со дня поступления (если руководством не установлен новый
срок), а не требующие дополнительного изучения и проверки -
безотлагательно, но не более 15 дней.
В тех случаях, когда для рассмотрения заявления или жалобы
необходима специальная проверка, запрос дополнительных материалов
либо принятие других мер, сроки их исполнения могут быть в порядке
исключения продлены руководителем, но не более чем на 1 месяц, о чем
ответственный исполнитель сообщает заявителю.
68. Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются
промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается
после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению
предложения, заявления или жалобы. Основанием для снятия их с
контроля является ответ заявителю.
69. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают
руководители и другие уполномоченные на это должностные лица. Ответ
может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного
ответа делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной
карточке и на документе заявителя. Письменный ответ направляется
через канцелярию.
70. В случае поступления предложений и замечаний, внесенных
депутатами на сессии Палаты представителей или Совета Республики
Национального собрания Республики Беларусь, необходимо не позднее
чем в месячный срок рассмотреть их и о результатах сообщить
непосредственно депутатам, а также тому органу, через который
направлялись эти предложения и замечания.
71. Предложения, заявления и жалобы граждан, направляемые по
принадлежности в другие организации, отсылаются с сопроводительным
письмом в течение 5 дней, о чем сообщается автору.
Запрещается направлять заявления и жалобы граждан на
рассмотрение тем должностным лицам, на которых жалуется автор
письма.
Глава 11. Составление номенклатуры дел
72. Номенклатура дел - это систематизированный перечень
наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации,
с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном
порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и
определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой
для составления описей дел постоянного и временного хранения.
73. Сводная номенклатура составляется управлением делами (общим
отделом, канцелярией), согласовывается с экспертной комиссией (далее
- ЭК) организации и экспертно-методической комиссией
государственного архивного учреждения (далее - ЭМК) или
экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК), в которое документы
поступают на хранение, а затем утверждаются руководителем
организации не позднее ноября-декабря текущего года.
Первый экземпляр хранится в управлении делами (общем отделе,
канцелярии), второй - используется управлением делами (общим отделом
и так далее) в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в
качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый - в
государственном архиве.
Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся
необходимые изменения, утверждается руководителем организации и
вводится в действие с 1 января следующего года.
74. Составление номенклатуры дел структурного подразделения
следует начинать с определения состава включаемых в нее документов.
При этом необходимо пользоваться положением о подразделении, планами
и отчетами о работе подразделения, номенклатурами дел подразделения
за прошлые годы, описями дел постоянного и временного хранения,
ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков
хранения документов.
В номенклатуру дел включаются дела (документы) с постоянным и
временным сроками хранения.
В номенклатуру дел не должны включаться печатные издания
(брошюры, справочники, информационные листки, реферативные журналы,
экспресс-информация), алфавиты, указатели и другие вспомогательные
документы, не отражающие основную деятельность структурного
подразделения.
В номенклатуре дел структурного подразделения в конце каждого
раздела помещаются резервные индексы для дополнительно заведенных
дел, которые по тем или иным причинам не могли быть учтены при
составлении номенклатуры.
В сводную номенклатуру дел, кроме документов постоянных
структурных подразделений, следует включать также документы,
образующиеся в деятельности временно действующих органов и
общественных организаций (профсоюзного комитета).
75. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с
установленной формой согласно приложению 8.
В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела
состоит из условного обозначения (индекса) структурного
подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения
(например, 02-1).
В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов
номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных
подразделений, и наименования (заголовки) дел.
76. Заголовок дела должен быть кратким, четким и
соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в
деле. В состав заголовка входит название темы (содержание) дела с
указанием рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или
разновидности документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты).
Термин "Документы" применяется при объединении в деле различных
видов документов по одному вопросу, но не связанных
последовательностью делопроизводства. В конце заголовка (в скобках)
перечисляются основные виды документов.
Термин "Документы" используют также при объединении в одном
деле документов - приложений к какому-либо другому документу,
например: "Документы к протоколам заседания коллегии Минстата,
областного управления статистики за 1999 год".
Термин "Дело" применяется при объединении в деле различных
видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью
делопроизводства, например: "Выездные дела специалистов,
командированных за границу".
При формировании заголовков дел не следует использовать термины
"Материалы", "Документальные материалы", "Общая переписка".
77. В заголовках дел с перепиской необходимо указывать название
корреспондента (если она ведется с одним корреспондентом) и о чем
переписка.
При переписке с несколькими разнородными корреспондентами их
названия в заголовке, как правило, не перечисляются.
Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре
зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются
заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов,
затем располагаются группы организационных документов (уставы,
положения): распорядительные документы руководителя организации,
протоколы, планы, отчеты, переписка и другие группы документов.
Внутри групп документов заголовки дел также располагаются по степени
их важности. Так, в группе плановых документов первыми идут годовые
планы, затем квартальные и месячные; то же относится и к отчетам:
годовой отчет, квартальный и месячный. В группе дел с перепиской
вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем - со
сторонними организациями.
78. Разделы сводной номенклатуры дел (наименования структурных
подразделений) располагаются в графе в соответствии с утвержденной
структурой учреждения. В качестве первого раздела указывается
управление делами (общий отдел, канцелярия). После основных
структурных подразделений в порядке значимости следуют общественные
организации.
Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов, частей)"
заполняется в конце делопроизводственного года.
В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно
действующим ведомственным и типовому перечням, и даются ссылки на
соответствующие статьи перечня.
Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях,
определяются экспертной комиссией организации.
В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о
переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах,
ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую
организацию для внесения предложений. Названия перечней документов,
используемых при определении сроков хранения дел, указываются в
конце номенклатуры дел перед реквизитом "Наименование должности
руководителя управления делами (общего отдела, канцелярии)".
79. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел
составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных
дел согласно приложению 9.
При наличии средств вычислительной техники утвержденная
номенклатура дел организации вводится и хранится в памяти ЭВМ для
упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях -
переработки.
Глава 12. Формирование дел
80. Формирование дел - это группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел.
Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица,
ответственные за делопроизводство, назначенные приказом
руководителя.
Контроль за правильным формированием дел в организации
осуществляется работником управления делами (общего отдела,
канцелярии).
Группировка документов в дела производится согласно отметкам
исполнителей на исполненных документах "В дело №..." и в строгом
соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность
оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении
и других необходимых реквизитов документов.
Недооформленные или неправильно оформленные документы
возвращаются исполнителям на доработку.
Документы постоянного или временного сроков хранения
группируются в отдельные дела. Например, следует раздельно
формировать оригиналы и копии документов, годовые, квартальные и
месячные планы и отчеты, приказы вышестоящей и подчиненной
организаций, поскольку они имеют различные сроки хранения.
Допускается временная группировка в одном деле документов с
различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По
окончании делопроизводственного года такие документы следует
расформировывать в самостоятельные дела в зависимости от сроков
хранения.
81. Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.
Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату,
черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные
копии.
Приложения к документам при их значительном объеме группируются
в отдельные тома, небольшие приложения - вместе с документами, к
которым они относятся.
82. В дела формируются документы одного делопроизводственного
года, за исключением переходящих и личных дел.
Дело с документами не должно превышать 250 листов (30-40 мм
толщины). При большем объеме документов дело делят на
самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением
следующего.
Документы в деле могут располагаться в порядке разрешения
вопросов, хронологии, алфавита, нумерации. Принципы группировки
документов могут комбинироваться и варьироваться.
Преимущественное значение имеет вопросно-логический принцип,
предусматривающий расположение документов в логической
последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный
документ (документ-запрос), за ним - документ-ответ. В делах
постоянного хранения документ формируется в прямом хронологическом
порядке (с января по декабрь).
83. Распорядительные документы (приказы, постановления,
распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии вместе с
относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
84. Приказы по основной деятельности и приказы по личному
составу группируются и формируются в дела раздельно. Приказы по
личному составу, в свою очередь, делятся на две группы:
приказы о приеме, переводе, увольнении, заграничных
командировках;
приказы о предоставлении отпусков, о поощрениях, премировании,
назначении дежурных, взысканиях, командировках.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам.
Документы в личных делах располагаются в следующей
последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле;
заявление о приеме на работу; направление или представление, анкета,
листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании;
выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
дополнение к личному листку по учету кадров, справки и другие
документы, имеющие отношение к делу (кроме справок о
местожительстве, медицинских справок о состоянии здоровья, других
документов второстепенного значения, которые группируются отдельно
от личных дел и хранятся временно). Копии приказов о наложении
взысканий, поощрениях, изменениях фамилий в личное дело не
подшиваются в связи с внесением этих записей в дополнение к личному
листку по учету кадров.
85. Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению
составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления
повторного заявления оно подшивается в данную группу документов.
Документы располагаются в хронологическом порядке.
Переписка группируется в дела за период календарного года в
порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности:
документ-ответ помещается за документом-запросом.
Глава 13. Экспертиза ценности документов
86. В Минстате для проведения экспертизы ценности документов,
осуществления контроля и оказания помощи в проведении экспертизы
ценности документов в структурных подразделениях создается постоянно
действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК). Для
проведения экспертизы ценности документов в подведомственных
организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии.
ЦЭК (ЭК) назначается приказом руководителя в составе не менее
3-5 человек под председательством одного из руководящих работников
организации. ЦЭК (ЭК) работает на основе положения, утверждаемого
Министром по согласованию с Государственным комитетом по архивам и
делопроизводству Республики Беларусь.
ЦЭК (ЭК) осуществляет следующие функции:
рассматривает проекты номенклатур дел;
проводит ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
рассматривает описи дел постоянного хранения и по личному
составу и выносит решение о представлении их на согласование ЭПК или
ЭМК государственного архивного учреждения;
рассматривает акты о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих дальнейшему хранению;
рассматривает предложения об изменении сроков хранения
отдельных категорий документов, установленных действующими
перечнями, и выносит решения о представлении этих предложений на
рассмотрение ЭПК государственного архивного учреждения;
участвует в подготовке методических пособий по
делопроизводству, проектов перечней документов, примерных
номенклатур дел;
осуществляет методическое руководство и контроль за
деятельностью подведомственных организаций.
ЦЭК (ЭК) является совещательным органом. Ее решения
утверждаются руководителем организации. Заседания комиссии
проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.
87. Непосредственный отбор документов на постоянное и временное
хранение и выделение к уничтожению производится сотрудниками
структурных подразделений организаций. Методическую помощь и
контроль осуществляет работник архива организации.
88. Экспертиза ценности документов проводится на основе
номенклатур дел и перечней (типового, ведомственных) документов с
указанием сроков хранения путем полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются
описи документов постоянного и временного хранения и акты о
выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Глава 14. Оформление дел
89. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении
календарного (делопроизводительного) года. Оформление дел включает
комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками
соответствующих структурных подразделений при методической помощи и
под контролем ведомственного архива.
90. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела
предусматривает: подшивку или переплет дел; нумерацию листов в деле;
составление заверительной надписи дела, составление (в необходимых
случаях) внутренней описи документов дела, внесение необходимых
уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение наименования
организации, индекса и заголовка дела, даты дела).
91. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
следует подшивать (переплетать) в дела с твердой обложкой. Листы в
деле нумеруются черным графическим карандашом или нумератором.
Каждый том дела нумеруется самостоятельно. В конце дела (тома) на
отдельном листе делается заверительная надпись согласно приложению
10, в которой цифрами и прописью указывается количество
пронумерованных листов, отражаются исправления в нумерации,
оговариваются особенности физического состояния документов и
проставляются подпись лица, ответственного за делопроизводство, с
указанием должности, а также дата.
92. На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные дела,
сформированные по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документов), составляется
внутренняя опись документов, находящихся в деле, согласно приложению
11. Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается
составителем описи. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от
листов документов, их количество указывается в заверительной надписи
после общего количества листов дела (со знаком плюс).
Например: в настоящем деле 150 листов + 10 листов внутренней
описи.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях,
не проводить пересистематизацию в деле, листы дела не нумеровать,
заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.
93. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения оформляются по установленной форме согласно приложению 12.
Обязательными реквизитами обложки являются: наименование
вышестоящей организации, организации структурного подразделения,
индекс дела по номенклатуре дел и номер тома, заголовок дела, срок
хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания дела для
определенных категорий документов (постановлений, приказов,
протоколов, переписки), количество листов, номер фонда, описи и дела
по описи.
В начале года реквизиты обложки оформляются в соответствии с
номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи
на обложках подлежат уточнению:
если в период формирования дела название организации или
структурного подразделения изменялось, на обложке указывается его
последнее наименование;
в заголовки дел с распорядительными документами, протоколами
вносятся их номера, а также указывается их подлинность;
на обложке дела с перепиской проставляются крайние даты
документов;
если в деле имеются документы-приложения за более ранний
период, чем год образования дела, то на обложке под датой делается
пометка: "Имеются документы за ... годы";
из заверительной надписи на обложку дела выносится количество
листов в деле;
при внесении дела в опись на обложке дела проставляются номера
фонда, описи и дела по описи.
Надписи на обложках постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения делаются четко, светостойкими чернилами или тушью.
Глава 15. Составление описей дел
94. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой
систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для
раскрытия состава и содержания дел.
На завершенные дела постоянного, временного хранения и по
личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно
составляются описи.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения
согласно приложению 13; на дела по личному составу - согласно
приложению 14; дела временного (свыше 10 лет) хранения - согласно
приложению 15; дела временного хранения (до 10 лет включительно) -
согласно приложению 16.
В структурных подразделениях описи дел составляются ежегодно
под непосредственным руководством ведомственного архива. По этим
описям дела сдаются в ведомственный архив.
Описи дел структурных подразделений составляются в двух
экземплярах. При передаче дел в ведомственный архив на обоих
экземплярах описи указываются дата и количество принятых дел. Описи
подписываются заведующим (сотрудником) ведомственным архивом и
сотрудником структурного подразделения, передающим дела. Один
экземпляр описи возвращается в структурное подразделение, второй -
остается в архиве.
На основе описей дел постоянного хранения структурных
подразделений в архиве составляются годовые разделы сводных описей
всей организации согласно приложению 17.
95. Сводная опись дела постоянного хранения, составленная в
четырех экземплярах, согласовывается экспертной комиссией
организации и утверждается экспертно-проверочной комиссией
государственного архивного учреждения. После этого сводная опись дел
постоянного хранения передается на утверждение руководителю
организации. Законченная опись дел постоянного хранения должна иметь
титульный лист согласно приложению 18, оглавление, список
сокращенных слов, предисловие, указатель.
Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения
составляется в двух экземплярах, согласовывается экспертной
комиссией организации и ЦЭК (ЭК) вышестоящей организации (для
организаций, не передающих документы на государственное хранение) и
утверждается руководителем организации.
Сводная опись дел по личному составу организации, не передающей
документы на государственное хранение, составляется в двух
экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и ЦЭК
(ЭК) вышестоящей организации и утверждается руководителем
организации.
96. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой
систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый
том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет;
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений
устанавливается по согласованию с ведомственным архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми
сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками
пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные
дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах
вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок
воспроизводится полностью);
для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи
каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле,
делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год
(после интервала за последней описательной статьей каждого
последующего года);
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел,
особенностях их физического состояния, о передаче дел другим
структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии
копий.
Глава 16. Оперативное хранение документов
97. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив
документы хранятся в структурных подразделениях.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие
за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов
и дел.
98. В целях повышения оперативности поиска документов дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел
или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Машинограммы формируются в дела и хранятся на общих
основаниях.
99. Выдача документов и дел другим подразделениям или сторонним
организациям производится с разрешения руководителя. На место
изъятого из дела документа следует помещать листок-заместитель
согласно приложению 19, по которому контролируется возврат
документа. На выданное дело заводится карта - заместитель дела
согласно приложению 20. Сторонним организациям дела выдаются по
актам.
Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения
допускаются в исключительных случаях с разрешения соответствующего
руководителя с обязательным включением в дело заверенной копии
изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Глава 17. Передача дел в ведомственный архив и на
государственное хранение
100. Документы организаций до передачи на государственное
хранение находятся на хранении в архивах этих организаций для
использования в служебных и других целях, а также обеспечения прав и
законных интересов граждан.
101. Для хранения этих документов и работы с ними создаются
ведомственные архивы.
В своей практической деятельности ведомственный архив
руководствуется законодательством Республики Беларусь,
нормативно-методическими документами Государственного комитета по
архивам и делопроизводству Республики Беларусь, положением о
ведомственном архиве организации.
В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного
хранения и по личному составу. Их передача производится только по
описям. Описи дел составляются лицами, ответственными за
делопроизводство в структурных подразделениях, при методической
помощи сотрудника ведомственного архива.
Завершенные в делопроизводстве дела постоянного и временного
хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях
для справочной работы, а затем передаются в ведомственный архив.
102. Отбор дел к уничтожению и составлению на них акта согласно
приложению 21 производится после проведения экспертизы ценности
документов на дела с истекшими сроками хранения и подготовки описей
дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же
период.
Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных
подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица.
Проверку правильности произведенного отбора осуществляет экспертная
комиссия. Ответственность за организацию уничтожения документов
несут управление делами (общий отдел, канцелярия) и архив.
Акт на уничтожение дел после рассмотрения его на заседании ЦЭК
(ЭК) подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности
документов, и председателем ЦЭК, а затем утверждается руководителем
организации. После согласования ЦЭК (ЭК) организации и ЭМК
Национального архива Республики Беларусь (или ЭПК областных архивов)
описей дел постоянного хранения организация имеет право уничтожать
дела, включенные в данный акт.
На документы с отметкой ЭПК составляется отдельный акт, который
представляется вместе с описями дел на согласование ЭМК
Национального архива Республики Беларусь и после этого утверждается
руководителем организации.
Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются
на переработку.
103. Сдача документов на переработку оформляется
приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются
в акте, который подшивается в соответствующее дело только после
внесения изменений в учетные документы архива.
104. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по
графику, составленному ведомственным архивом, согласованному с
руководителями структурных подразделений и утвержденному
руководителем службы документационного обеспечения управления.
При передаче документов на государственное хранение передаются
два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра, передаваемого
в государственный архив после утверждения описи
экспертно-проверочной (или экспертно-методической) комиссией.
105. Прием документов на государственное хранение оформляется
актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.
Передача дел осуществляется по описям, особо ценные дела
передаются с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах
описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив.
Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта приема-передачи
остается в организации.
При первой передаче на государственное хранение описи дел
постоянного хранения к ней прилагается историческая справка об
организации, в которой излагаются история
организации-фондообразователя (первая часть) и история фонда (вторая
часть).
При последующем утверждении экспертно-проверочной комиссией
архивного учреждения годовых разделов описи дел составляется
дополнение к исторической справке о произошедших изменениях в
названии, функциях, структуре, подчиненности организации и составе
переданных на государственное хранение документов.
Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению
1. Акты (проверок и ревизий; списания; передачи дел; ликвидации
учреждений)
2. Задания (на проектирование объектов, капитальное строительство;
на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских
работ; технические)
3. Заявки на оборудование, изобретения
4. Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике
безопасности; внутреннего трудового распорядка)
5. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии;
технологического проектирования; численности работников)
6. Отчеты (о производственной деятельности, командировках,
научно-исследовательских работах)
7. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем;
типовых документальных материалов, образующихся в деятельности
организации, с указанием сроков хранения материалов)
8. Планы работы коллегий
9. Положения (уставы) (о структурном подразделении; подведомственных
организациях; премировании)
10. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок)
11. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на
капитальное строительство)
12. Стандарты
13. Структура и штатная численность
14. Штатные расписания и изменения к ним
Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Форма регистрационного штампа
-----------------------------¬
¦ (наименование организации)
+----------------------------+
¦ (дата) ¦16 мм
+----------------------------+
¦ (индекс) ¦
L-----------------------------
41,6 мм
Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Перечень типовых сроков исполнения документов
1. Постановления, распоряжения, приказы, инструкции вышестоящих
органов - согласно указанному в них сроку
2. Письма учреждений, организаций, предприятий - согласно указанному
в них сроку или в течение 10 дней (при отсутствии указанного срока)
3. Письма-запросы и письма-поручения вышестоящих организаций - к
указанному в них сроку не позднее 15 дней или в течение 10 дней (при
отсутствии указанного срока)
4. Телеграммы, письма, требующие срочного решения, - от 2 до 5 дней;
остальные - в течение 10 дней
5. Внутренние распорядительные документы (приказы, постановления,
инструкции) - к указанному в них сроку
6. Протоколы совещаний - к указанному в них сроку
7. Планы-графики - к указанному в них сроку
Приложение 4
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Регистрационно-контрольная карточка
Лицевая сторона
--------------------------------------------------------------------
1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31
---------------------T---------------------T------------------------
Срок исполнения ¦ Название документа ¦ Автор (корреспондент)
---------------------+---------------------+------------------------
Дата и индекс поступления ¦ Дата и индекс
¦ документа
-------------------------------------------+------------------------
Краткое содержание
--------------------------------------------------------------------
Резолюция или кому направлен документ
--------------------------------------------------------------------
Отметка об исполнении документа
--------------------------------------------------------------------
Оборотная сторона
--------------------------------------------------------------------
Контрольные отметки
---------------------T---------------------T------------------------
Фонд № ¦ Опись № ¦ Дело №
---------------------+---------------------+------------------------
Приложение 5
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
*
Журнал регистрации входящих документов
---------------------T---------------------T----------------------T-------------------------------T------------------------------
Дата поступления и ¦ Корреспондент, дата ¦ ¦ Резолюция или кому направлен ¦ Отметка об исполнении
индекс документа ¦ и индекс ¦ Краткое содержание ¦ документ ¦
¦ поступившего ¦ +-------------------------------+------------------------------
¦ документа ¦ ¦ 4 ¦ 5
---------------------+---------------------+----------------------+-------------------------------+------------------------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ ¦
---------------------+---------------------+----------------------+-------------------------------+------------------------------
Журнал регистрации исходящих и внутренних документов
----------------T-----------------T--------------T------------------
Дата и индекс ¦ ¦ Краткое ¦ Отметка об
документа ¦ Корреспондент ¦ содержание ¦ исполнении
¦ ¦ документа ¦ документа
----------------+-----------------+--------------+------------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4
----------------+-----------------+--------------+------------------
Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Лицевая сторона
Регистрационно-контрольная карточка
---------¬
¦ № ¦
L---------
Корреспондент ______________________________________________________
Фамилия, имя, отчество, адрес ______________________________________
Предыдущие обращения от _______________ № __________________________
Вид документа _______________________ на ___________________________
Автор, дата, индекс сопроводительного письма _______________________
Дата, индекс поступления ___________________________________________
Краткое содержание _________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Ответственный исполнитель __________________________________________
Резолюция __________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Автор резолюции ____________________________________________________
Срок исполнения ____________________________________________________
Оборотная сторона
Ход исполнения
---------------T----------------T----------------T------------------
Дата передачи ¦ ¦ Отметка о ¦ Контрольная
на исполнение ¦ Исполнитель ¦ промежуточном ¦ отметка
¦ ¦ ответе ¦
---------------+----------------+----------------+------------------
Дата и индекс ответа _______________________________________________
Адресат ____________________________________________________________
Содержание _________________________________________________________
С контроля снял __________ Подпись контролера ______________________
Дело ______________ том __________ листы ___________ фонд __________
опись _________
дело __________
*
Приложение 7
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
__________________________ __________ ______________
(руководитель организации) (подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
Сводка
_____________ № ___________
Об исполнении документов и поручений
по состоянию на ____________________________________________________
-----------T----------------T------------------------------------------T----------
Исполнители¦ Находится на ¦ Из них ¦Примечание
¦ контроле ¦ ¦
+-----T----------+-----------T----------T----------T--------+----------
¦ ¦ ¦ ¦ ¦с перене- ¦ ¦
¦ ¦ за ¦ ¦ ¦ сенными ¦ ¦
¦всего¦предыдущий¦исполненные¦в процессе¦ сроками ¦неиспол-¦
¦ ¦ месяц ¦ в срок ¦исполнения¦исполнения¦ ненные ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
-----------+-----+----------+-----------+----------+----------+--------+----------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8
-----------+-----+----------+-----------+----------+----------+--------+----------
_______________________________ ____________ ___________________
(должность руководителя группы) (подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
Примечание. Сводка может быть дополнена графами по видам
контролируемых документов.
Приложение 8
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Наименование организации _____________
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
_______ № _____________ __________________________
_______________________ (руководитель организации)
(место составления) __________ _______________
на ________________ год (подпись) (И.О.Фамилия)
__________________________
(дата)
---------T-------------T-------------T--------------T---------------
¦ Название ¦ ¦Срок хранения ¦
Индекс ¦ раздела, ¦ Количество ¦ дела (тома, ¦
дела ¦ заголовок ¦ дел (томов, ¦ части) и ¦ Примечание
¦ дела (тома, ¦ частей) ¦номера статей ¦
¦ части) ¦ ¦ по перечню ¦
---------+-------------+-------------+--------------+---------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5
---------+-------------+-------------+--------------+---------------
_________________________________________ __________ ______________
(должность руководителя службы (подпись) (И.О.Фамилия)
документационного обеспечения управления)
______________________
(дата)
Заведующий
ведомственным архивом
(лицо, ответственное за архив) __________ ______________
(подпись) (И.О.Фамилия)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) протокол ЭМК (ЭПК)
Наименование организации архивного учреждения
_________ № _________ _________ № ________
Председатель ЦЭК (ЭК) _________ Председатель ЭМК (ЭПК) _________
(подпись) (подпись)
Приложение 9
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Итоговая запись
о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в
организации
--------------------T-----------T-----------------------------------
По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе
¦ +-----------------T-----------------
¦ ¦ переходящих ¦ с отметкой ЭПК
--------------------+-----------+-----------------+-----------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4
--------------------+-----------+-----------------+-----------------
постоянного
временного (свыше
10 лет)
временного (до 10
лет включительно)
ИТОГО
--------------------------------------------------------------------
_________________________________________ _________ _____________
(должность руководителя службы (подпись) (И.О.Фамилия)
документационного обеспечения управления)
______________________
(дата)
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив.
______________________________________ _________ _____________
(должность лица, передавшего сведения) (подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
Приложение 10
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Лист-заверитель дела № _________
В дело подшито (вложено) и пронумеровано ___________________________
(цифрами и прописью)
____________________________________________________________________
листа(ов)
в том числе: литерные листы ________________________________________
пропущенные номера _________________________________________________
+ листов внутренней описи __________________________________________
--------------------------------T-----------------------------------
Особенности физического ¦ Номера листов
состояния и формирования дела ¦
--------------------------------+-----------------------------------
1 ¦ 2
--------------------------------+-----------------------------------
__________________________________ __________ ________________
(должность лица, составившего (подпись) (И.О.Фамилия)
заверительную надпись)
______________________
(дата)
Приложение 11
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Внутренняя опись документов дела № __________
-------T-----------T----------T-----------T-----------T-------------
№ п/п ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок ¦ Номер ¦ Примечание
¦ документа ¦документа ¦ документа ¦листов дела¦
-------+-----------+----------+-----------+-----------+-------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6
-------+-----------+----------+-----------+-----------+-------------
Итого ___________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________
(цифрами и прописью)
_________________________________ _________ ___________________
(должность лица, составившего (подпись) (И.О.Фамилия)
внутреннюю опись документов дела)
______________________
(дата)
Приложение 12
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения
--------------T------------T---------------------------------------¬
¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+------------+---------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+-------------+----------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+-------------+----------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+-------------+----------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+-------------+----------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+-------------+----------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
¦ +----------------------------------------------------+
¦ ¦ (название учреждения и структурного подразделения)
¦ ¦ ¦
¦ ___________ ¦ ______________ ДЕЛО № _______ том № ______ ¦
¦ ¦ ¦
+-------------+----------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
¦ +----------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
¦ +----------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
¦ +----------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
¦ +----------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
¦ +----------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+-------------+----------------------------------------------------+
¦ (заголовок дела) ¦
¦ ¦
+--T---T-----T--------------------------¬ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ Фонд № _________ ¦дата(ы) ¦
¦ ¦ ¦ ¦ Опись № _________ ¦на __________ листе(ах) ¦
¦ ¦ ¦ ¦ Дело № _________ ¦хранить _______________ ¦
+--+---+------ ----------------+ ¦
¦ ¦ ____________ ¦ ¦
L-----------------------+---------------+---------------------------
Приложение 13
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
_________________________________________
(руководитель структурного подразделения)
________________ _________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
________________
(дата)
Опись № ____ дел постоянного хранения за _________ год
----T------------T----------T------------T------------T-------------
¦Индекс дела ¦Заголовок ¦ Дата дела ¦ Количество ¦
№ ¦ (тома, ¦ дела ¦ (тома, ¦ листов в ¦ Примечание
п/п ¦ части) ¦ (тома, ¦ части) ¦деле (томе, ¦
¦ ¦ части) ¦ ¦ части) ¦
----+------------+----------+------------+------------+-------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6
----+------------+----------+------------+------------+-------------
В данную опись внесено _____________________________________________
(цифрами и прописью)
дел с № _______________________________ по № __________ в том числе:
литерные номера ____________________________________________________
пропущенные номера _________________________________________________
_______________________________ ______________ _________________
(должность составителя описи) (подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
_________________________________________ __________ _____________
(должность руководителя службы (подпись) (И.О.Фамилия)
документационного обеспечения управления)
______________________
(дата)
Передал _______________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
_______________________________ ______________ _________________
(должность сотрудника (подпись) (И.О.Фамилия)
структурного подразделения)
______________________
(дата)
Принял ________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
_______________________________ ______________ _________________
(должность работника архива) (подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
Приложение 14
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Наименование организации __________ УТВЕРЖДАЮ
__________________________
(руководитель организации)
__________ _______________
(подпись) (И.О.Фамилия)
______________
(дата)
Фонд № __________________
Опись № _________________
дел по личному составу
за _______________ год
-------T---------T----------T-------------T-----------T-------------
¦ ¦Заголовок ¦ ¦Количество ¦
¦ Индекс ¦ дела ¦ Дата дела ¦ листов в ¦
№ п/п ¦ дела ¦ (тома, ¦(тома, части)¦ деле ¦ Примечание
¦ ¦ части) ¦ ¦ (томе, ¦
¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦
-------+---------+----------+-------------+-----------+-------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6
-------+---------+----------+-------------+-----------+-------------
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ______________ по № ________________________ в том числе:
литерные номера ____________________________________________________
пропущенные номера _________________________________________________
_______________________________ __________ ____________________
(должность составителя описи) (подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
___________________________________ __________ ____________________
(должность работника отдела кадров) (подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭМК (ЭПК)
__________ № ______ архивного учреждения
Председатель ЦЭК (ЭК) ___________ __________ № _______
(подпись) Председатель ЭМК (ЭПК) _________
(подпись)
Приложение 15
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
_________________________________________
(руководитель структурного подразделения)
____________ ________________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
_________________
(дата)
Опись № ____ дел временного (свыше 10 лет) хранения за _____ год
-----T---------T---------T---------T----------T---------T-----------
¦ Индекс ¦Заголовок¦ Дата ¦Количество¦ Срок ¦Примечание
¦ дела ¦ дела ¦ дела ¦ листов ¦хранения ¦
№ п/п¦ (тома, ¦ (тома, ¦ (тома, ¦ в деле ¦ дела ¦
¦ части) части) ¦ части) (томе) ¦ (тома, ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦
-----+---------+---------+---------+----------+---------+-----------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7
-----+---------+---------+---------+----------+---------+-----------
В данную опись внесено _____________________________________________
(цифрами и прописью)
дел с № _______________________________ по № __________ в том числе:
литерные номера ____________________________________________________
пропущенные номера _________________________________________________
_________________________________________ __________ ______________
(должность составителя описи) (подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
_________________________________________ __________ ______________
(должность руководителя службы (подпись) (И.О.Фамилия)
документационного обеспечения управления)
______________________
(дата)
Передал _______________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
_________________________________________ __________ ______________
(должность сотрудника структурного (подпись) (И.О.Фамилия)
подразделения)
______________________
(дата)
Принял ________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
_________________________________________ __________ ______________
(должность работника ведомственного (подпись) (И.О.Фамилия)
архива)
______________________
(дата)
Приложение 16
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
_________________________________________
(руководитель структурного подразделения)
____________ ____________________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
Опись № ____ дел временного хранения (до 10 лет включительно)
за _________ год
---T------------T-----------T-----------T-------------T-------------
¦ ¦ ¦ ¦ Срок ¦
¦Индекс дела ¦ Заголовок ¦ Дата дела ¦ хранения ¦
№ ¦ (тома, ¦ дела ¦ (тома, ¦ дела (тома, ¦ Примечание
п/п¦ части) ¦ (тома, ¦ части) ¦ части), ¦
¦ ¦ части) ¦ ¦ статья по ¦
¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦
---+------------+-----------+-----------+-------------+-------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6
---+------------+-----------+-----------+-------------+-------------
В данную опись внесено _____________________________________________
(цифрами и прописью)
дел с № _______________________________ по № __________ в том числе:
литерные номера ____________________________________________________
пропущенные номера _________________________________________________
_________________________________________ _________ _____________
(должность составителя описи) (подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
_________________________________________ _________ _____________
(должность руководителя службы (подпись) (И.О.Фамилия)
документационного обеспечения управления)
______________________
(дата)
Передал _______________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
_________________________________________ _________ _____________
(должность сотрудника структурного (подпись) (И.О.Фамилия)
подразделения)
______________________
(дата)
Принял ________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
_________________________________________ _________ _____________
(должность работника ведомственного (подпись) (И.О.Фамилия)
архива)
______________________
(дата)
Приложение 17
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Наименование организации ___________ УТВЕРЖДАЮ
__________________________
(руководитель организации)
_________ ________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
_________________
(дата)
Фонд № _________________
Опись № ________________
дел постоянного хранения
за _____________ год
-----T----------T---------------T----------T----------T-------------
¦ ¦ Название ¦ ¦ ¦
¦ ¦ раздела ¦ ¦ ¦
№ п/п¦ Индекс ¦ (структурного ¦ Дата дела¦Количество¦Примечание
¦ дела ¦ подразделения)¦ (тома, ¦ листов в ¦
¦ ¦ дела (тома, ¦ части) ¦ деле ¦
¦ ¦ части) ¦ ¦ ¦
-----+----------+---------------+----------+----------+-------------
1 ¦2 ¦3 ¦4 ¦5 ¦6
-----+----------+---------------+----------+----------+-------------
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ______________________________ по № ___________ в том числе:
литерные номера ____________________________________________________
пропущенные номера _________________________________________________
__________________________________ ___________ ________________
(должность составителя описи) (подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
__________________________________ ___________ ________________
(заведующий ведомственным архивом) (подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК (ЭПК) Протокол ЦЭК (ЭК)
архивного учреждения Наименование организации
_________ № _________ ______ № _________
Председатель ЭМК (ЭПК) __________ Председатель ЦЭК (ЭК) ___________
(подпись) (подпись)
Приложение 18
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
____________________________________________________________________
(название государственного архива*)
____________________________________________________________________
(название фонда)
______________________________
*Заполняется в государственном архиве.
Фонд № _______
Опись № _______
____________________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты дел __________________
Приложение 19
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Листок - заместитель документа
Вид документа ________________ Дата _______________ Индекс ________
Корреспондент ______________________________________________________
Заголовок (или краткое содержание документа) _______________________
____________________________________________________________________
Выдан ______________________ __________________________________
(дата выдачи) (кому выдано)
Выдал ______________________ Получил __________________________
(подпись) (подпись)
Приложение 20
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Наименование организации ________________
Название архива _________________________
Карта - заместитель дела
Дело _______________________________________________________________
(номер и заголовок)
Опись ______________________________________________________________
(номер и название)
Фонд _______________________________________________________________
(номер и название)
Выдано ______________________ _________________________________
(дата выдачи) (кому выдано)
во временное пользование (читальный зал) до ________________________
(дата возврата)
______________________________________ _________ ________________
(должность сотрудника, выдавшего дело) (подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
*
Приложение 21
к Инструкции по делопроизводству
в органах государственной статистики
Республики Беларусь
Наименование организации ___________ УТВЕРЖДАЮ
__________________
(руководитель организации)
_________ _______________
(подпись) (И.О.Фамилия)
_____________
(дата)
АКТ
________________ № _________
__________________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
На основании _______________________________________________________
(название перечня
____________________________________________________________________
документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение следующие документы и дела
фонда __________________________ № ___________________
(название фонда)
----T---------T--------T-------------T------------T----------T---------T----------
¦Заголовок¦ Дата ¦Номера описей¦Индекс дела ¦Количество¦ Сроки ¦Примечание
¦дела или ¦дела или¦(номенклатур)¦ (тома, ¦ дел ¦хранения ¦
№ ¦групповой¦крайние ¦ за ¦ части) по ¦ (томов, ¦ дела ¦
п/п¦заголовок¦ даты ¦_____ год(ы) номенклатуре¦ частей) ¦ (тома, ¦
¦ дел ¦ дел ¦ ¦ или номер ¦ ¦части) и ¦
¦ ¦ ¦ ¦ дела по ¦ ¦ номера ¦
¦ ¦ ¦ ¦ описи ¦ ¦ статей ¦
----+---------+--------+-------------+------------+----------+---------+----------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8
----+---------+--------+-------------+------------+----------+---------+----------
Итого _____________________________ дел за __________________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____________ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК) ____________________________
(наименование архивного
учреждения)
(протокол _________ № ________)
________________________________ __________ ____________________
(должность лица, проводившего (подпись) (И.О.Фамилия)
экспертизу ценности документа)
______________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
Наименование организации
_____________ № ________
Председатель ЦЭК (ЭК) ______________
(подпись)
Документы в количестве ________________________ дел весом _______ кг
(цифрами и прописью)
сданы в ____________________________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ____________________
№ ________________
________________________________ __________ _____________________
(должность работника организации, (подпись) (И.О.Фамилия)
сдавшего документы)
_____________________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены.
___________________________________ _________ ____________________
(должность работника ведомственного (подпись) (И.О.Фамилия)
архива (службы документационного
обеспечения управления), внесшего
изменения в учебные документы)
______________________
(дата)
<<< Главная
страница | < Назад
|
