ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
6 ноября 2003 г. № 38
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ РАБОТЫ С НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ
ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ И НА ПРЕДПРИЯТИЯХ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
На основании статьи 4 Закона Республики Беларусь от 6 октября
1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике
Беларусь" Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров
Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
Утвердить прилагаемые Правила работы с научно-технической
документацией в учреждениях, организациях и на предприятиях
Республики Беларусь.
Председатель В.И.Адамушко
УТВЕРЖДЕНО
Постановление Комитета
по архивам и делопроизводству
при Совете Министров
Республики Беларусь
06.11.2003 № 38
ПРАВИЛА
работы с научно-технической документацией в учреждениях,
организациях и на предприятиях Республики Беларусь
РАЗДЕЛ I
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Научно-техническая документация - проектная,
конструкторская, технологическая, научная, патентная,
картографическая и иная документация (далее - НТД) по своему
значению и объему является важнейшей частью Национального архивного
фонда Республики Беларусь. В соответствии с действующим
законодательством учреждения, организации и предприятия независимо
от формы собственности обязаны обеспечивать ее накопление, учет,
хранение и использование.
2. Создание и обращение НТД регламентируются актами
законодательства Республики Беларусь.
3. В соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 октября
1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике
Беларусь" в редакции Закона Республики Беларусь от 6 января 1999
года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1994 г., №
29, ст.507; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь,
1999 г., № 4, 2/11) НТД, имеющая народнохозяйственное, научное,
социально-культурное или историческое значение, подлежит передаче на
государственное хранение в установленные сроки.
4. Настоящие Правила устанавливают порядок учета, хранения,
использования, экспертизы ценности и передачи НТД на государственное
хранение.
5. Правила затрагивают основные вопросы работы с НТД на
бумажных носителях. Работа с электронными научно-техническими
документами определяется Законом Республики Беларусь от 10 января
2000 года "Об электронном документе" (Национальный реестр правовых
актов Республики Беларусь, 2000 г., № 7, 2/132).
РАЗДЕЛ II
ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ГЛАВА 1
ПОНЯТИЕ "СЛУЖБА НТД"
6. Научно-техническая документация, образующаяся в процессе
деятельности проектно-конструкторских, научно-исследовательских,
технологических и иных учреждений, организаций и предприятий (далее
- организации), имеющая научно-историческое и практическое значение,
независимо от времени ее создания, происхождения, техники и способа
воспроизведения, места хранения и формы собственности является
важной и наиболее разнообразной по своим видам составной частью
Национального архивного фонда Республики Беларусь и подлежит
передаче на государственное хранение.
7. Для работы с НТД в организациях создается служба
научно-технической документации. Правовой основой для создания
службы является Закон Республики Беларусь "О Национальном архивном
фонде и архивах в Республике Беларусь".
8. Понятие "служба НТД" (далее - СНТД) подразумевает
структурное подразделение организации (отдел, бюро, архив,
библиотеку) или специально созданную группу, на которые возлагается
учет, хранение, размножение и использование НТД.
В своей работе СНТД руководствуется актами законодательства
Республики Беларусь.
Для правильной постановки и организации работ СНТД
разрабатывается положение о службе, которое согласовывается с
государственным архивом и утверждается руководителем организации.
Штатная численность СНТД определяется руководством организации
и должна исходить из объема хранящихся в службе и количества
поступающих из структурных подразделений документов, а также
специфики проводимой с ними работы.
Работа СНТД строится по плану, согласованному с государственным
архивом и утвержденному руководителем организации. Обязанности
работников службы определяются должностными инструкциями.
Ответственность за обеспечение сохранности, учета, порядка
уничтожения и подготовки к передаче на государственное хранение
документов в соответствии с актами законодательства Республики
Беларусь несут руководители организаций.
Контроль за работой СНТД осуществляет руководство организаций,
а также органы Государственной архивной службы.
Организация, реорганизация и ликвидация СНТД производятся на
основании приказа руководителя организации по согласованию с
соответствующим государственным архивом.
ГЛАВА 2
ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ И ПРАВА СЛУЖБ НТД
9. Основными задачами СНТД являются:
комплектование службы научно-технической документацией в
установленном порядке;
обеспечение сохранности, учета и использования НТД;
создание фонда пользования на часто используемые документы,
подлежащие в дальнейшем передаче на государственное хранение;
отбор, научно-техническая обработка и передача документов на
государственное хранение в соответствии с настоящими Правилами;
создание научно-справочного и поискового аппарата к документам,
хранящимся в СНТД;
осуществление методического руководства и контроля за
состоянием хранения и использования документов в структурных
подразделениях организации, создающих и использующих в своей работе
НТД.
10. Для выполнения своих задач СНТД осуществляет следующие
функции:
принимает на хранение документы, образовавшиеся в процессе
деятельности организации, ее предшественников, а также субподрядных
организаций;
проверяет комплектность и осуществляет контроль за
правильностью оформления поступающей в СНТД документации,
соответствие ее действующим государственным стандартам,
спецификациям, нормам и другим документам;
проверяет физическое состояние и пригодность НТД для
дальнейшего хранения, копирования и изготовления микрофильмов;
осуществляет учет и хранение НТД, а также контроль за внесением
в нее изменений;
по мере необходимости, а также планово проводит проверку
наличия и состояния документов;
осуществляет изъятие из оборота аннулированных, морально
устаревших и изношенных документов, проводит работы по их
восстановлению и изготовлению дубликатов;
организует использование хранящейся в СНТД документации, а
именно: размножает и рассылает НТД заинтересованным в ней
структурным подразделениям и специалистам; подготавливает и выдает
копии документов для работы сотрудникам, выполняет наряды-заказы на
НТД, ведет учет ее применения; выдает документы во временное
пользование и следит за своевременным их возвращением;
подготавливает по запросам письма и выдает справки об имеющихся на
хранении документах; в установленном порядке осуществляет передачу
подлинников, дубликатов и копий документов из СНТД заказчикам и
другим организациям;
обеспечивает мероприятия по экспертизе ценности и по подготовке
НТД к передаче на государственное хранение, в том числе участвует в
составлении перечней проектов, проблем, по которым НТД подлежит
передаче на государственное хранение; разрабатывает планы-графики
передачи документов на государственное хранение; организует работу и
принимает участие в экспертизе ценности НТД и заседаниях экспертной
комиссии; осуществляет отбор и проводит научно-техническую обработку
документов, подлежащих передаче на государственное хранение;
принимает участие в создании справочно-поискового аппарата НТД и
научно-справочного аппарата к описям НТД; представляет на
рассмотрение экспертной комиссии (далее - ЭК) организации и
экспертно-методической комиссии (далее - ЭМК) государственного
архива перечни разработок НТД, описи НТД и акты о выделении к
уничтожению документов с истекшими сроками хранения; представляет в
государственный архив по установленным формам статистические
сведения (паспорт архива) о составе и количестве документов,
хранящихся в СНТД.
11. Для успешного выполнения задач и функций СНТД
предоставляется право:
контролировать выполнение установленных правил работы с НТД в
структурных подразделениях организации;
требовать от подразделений организации своевременной передачи в
СНТД документации, оформленной в соответствии с актами
законодательства Республики Беларусь;
возвращать на доработку неправильно или не полностью
оформленные документы;
запрашивать от подразделений организации необходимые сведения
для работы СНТД;
вносить руководству организации и членам ЭК предложения по
совершенствованию работы службы;
привлекать для консультаций ведущих специалистов организации и
государственного архива;
участвовать в совещаниях руководства организации по профильным
вопросам работы СНТД;
информировать руководство организации о состоянии работы службы
и при необходимости требовать от него улучшения условий труда.
ГЛАВА 3
ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СНТД С ОРГАНАМИ И УЧРЕЖДЕНИЯМИ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ
12. В соответствии с Законом Республики Беларусь "О
Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь"
государственное управление и контроль за состоянием, учетом,
обеспечением сохранности и использованием документов в организациях
независимо от формы собственности осуществляют республиканские и
областные органы управления архивным делом, а также государственные
архивы.
СНТД организаций в первую очередь координируют свою
деятельность с Белорусским государственным архивом
научно-технической документации (далее - госархив), являющимся
республиканским научно-методическим и научно-исследовательским
центром по работе с НТД.
13. СНТД совместно с органами управления архивным делом и
государственным архивом:
проводятся семинары (совещания) по вопросам экспертизы ценности
и подготовки НТД к передаче на государственное хранение;
организуются курсы повышения квалификации работников СНТД;
рассматриваются предложения СНТД по установлению и изменению
сроков хранения отдельных категорий НТД, не предусмотренных
соответствующими перечнями;
работники СНТД и госархива взаимодействуют в работе экспертных
комиссий организаций и экспертно-методической комиссии госархива;
госархив на договорной основе оказывает платные услуги СНТД
организаций в проведении экспертизы ценности документов и подготовке
их к передаче на государственное хранение, разработке инструкций,
положений и перечней;
госархив и СНТД организаций проводят работу по использованию
документов как хранящихся в СНТД, так и в госархиве (организация
выставок, выдача во временное пользование);
госархив информирует СНТД о научно-методических разработках в
области архивного дела и работы с НТД, оказывает помощь в их
приобретении;
СНТД информирует госархив о введении в действие новых
технических нормативных правовых актов.
РАЗДЕЛ III
СОСТАВ И ВИДЫ НТД
ГЛАВА 4
СОСТАВ НТД
14. В состав НТД входят проектная документация по строительству
и реконструкции населенных пунктов и отдельных объектов, по
консервации и реставрации памятников архитектуры и садово-паркового
искусства, конструкторская, технологическая,
научно-исследовательская (научная), патентная,
геолого-геодезическая, гидрометеорологическая и иная документация.
15. По способу воспроизведения НТД может быть текстовой,
графической, фотографической, электронной и иной.
Независимо от способа воспроизведения ко всей НТД применяются
общие критерии по обеспечению ее сохранности и отбору на
государственное хранение.
16. Научно-технические документы в зависимости от способа их
выполнения и характера использования подразделяются на оригиналы,
подлинники, дубликаты, копии. НТД может быть и в виде эскизов.
Оригиналы - документы, выполненные на любом материале и
предназначенные для изготовления по ним подлинников.
Подлинники - документы, оформленные подлинными установленными
подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное
воспроизведение с них копий. В качестве подлинника допускается
использовать оригинал, микрофильм-подлинник или экземпляр документа,
изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями
лиц, разработавших данный документ и ответственных за
нормоконтроль.
Дубликаты - копии подлинников, обеспечивающие идентичность их
воспроизведения, выполненные на любом материале, позволяющем снятие
с них копий.
Дубликатами являются:
фотодубликаты на фотокальке, фототехнической пленке в
позитивном изображении и в масштабе подлинника;
диазодубликаты, изготовленные на диазокальке (в позитивном
изображении в масштабе подлинника);
микрофильмы, изготовленные на фотопленке (с негорючей основой)
в негативном или позитивном уменьшенном изображении;
электронные документы.
Копии - документы, выполненные способом, обеспечивающим их
идентичность с подлинником (дубликатом), и предназначенные для
непосредственного использования в процессе разработки, производства,
эксплуатации и ремонта изделий. К копиям относятся
электрографические копии, светокопии, фотокопии, микрокопии,
микрофотокопии, микрофильмы-копии, полученные с
микрофильма-дубликата.
Эскизы - документы, предназначенные для разового использования
в производстве. Выполняются на любом материале. Эскизы могут быть
оригиналами, подлинниками, дубликатами, копиями.
ГЛАВА 5
ВИДЫ НТД
17. Проектная документация:
17.1. под проектной документацией (далее - ПД) понимается
совокупность технических документов, фиксирующих процесс и
результаты проведения работ по строительству и реконструкции городов
и населенных пунктов, промышленных предприятий, гидротехнических
сооружений, железных и шоссейных дорог, портов и иных объектов; по
реконструкции, консервации и реставрации памятников архитектуры и
садово-паркового искусства;
17.2. архитектурная и градостроительная деятельность
регламентируется Законом Республики Беларусь от 26 ноября 1993 года
"Об основах архитектурной и градостроительной деятельности в
Республике Беларусь" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi
Беларусь, 1994 г., № 1, ст.1) и техническими нормативными правовыми
актами;
17.3. по способу воспроизведения информации ПД подразделяется
на текстовую и графическую;
к текстовой документации относятся плановое задание, задание на
проектирование, архитектурно-планировочное задание, пояснительная
записка (общая, сводная), техническое задание на проектирование
оборудования, технико-экономическое обоснование, описания,
технические условия на проектирование, ведомости, расчеты, паспорта,
сметная документация;
к графической документации относятся чертежи, рисунки, графики,
эскизы, планы, схемы, диаграммы;
в состав ПД входят также иллюстративный материал (планшеты,
фото), материалы инженерных изысканий, макеты отдельных объектов
строительства, реконструкции, реставрации и макеты населенных
пунктов (их районов, исторической части);
17.4. в процессе проектирования объектов капитального
строительства, реконструкции, консервации, реставрации создаются
индивидуальные, экспериментальные, типовые проекты, проекты-эталоны,
проекты-привязки и проекты малых архитектурных форм;
к документации по проектированию малых архитектурных форм
относятся проекты элементов городского оформления и благоустройства
(торговые киоски и павильоны, павильоны городского транспорта,
декоративные ограды, уличные фонари, фонтаны и бассейны,
скульптурно-пространственные композиции) и элементы
светографического оформления населенных пунктов (подсветка зданий и
сооружений, светореклама, праздничное оформление улиц и площадей).
18. Конструкторская документация:
18.1. конструкторская документация (далее - КД) - совокупность
графических и текстовых конструкторских документов, которые
самостоятельно или в совокупности определяют состав и устройство
изделия и содержат необходимые данные для его разработки или
изготовления, контроля, приемки, эксплуатации и ремонта.
КД на изделия промышленного производства образуется в
деятельности отраслевых научно-исследовательских и
проектно-конструкторских институтов, центральных, специальных и
особых конструкторских бюро, базовых конструкторских бюро
научно-производственных объединений, предприятий и высших учебных
заведений, ведущих комплексные разработки в области создания и
совершенствования машин, механизмов, приборов, оборудования;
18.2. КД в зависимости от стадии разработки подразделяется на
проектную (техническое предложение, эскизный проект) и рабочую
документацию;
рабочая конструкторская документация разрабатывается отдельно
для опытных образцов (опытных партий), установочных серий,
установившегося серийного или массового производства, а также для
единичного производства;
18.3. каждой стадии разработки КД соответствуют определенные
этапы выполнения работ. Обязательность выполнения стадий и этапов
устанавливается техническим заданием на разработку;
18.4. основными видами КД являются:
чертеж детали;
сборочный чертеж;
чертеж общего вида;
монтажный чертеж;
спецификация;
ведомости;
пояснительная записка;
таблицы;
расчеты;
18.5. комплект конструкторских документов на изделие включает
обязательные документы и документы, составляемые в зависимости от
характера, назначения или условий производства;
на стадии "техническое предложение" обязательными документами
являются ведомость технического предложения и пояснительная записка;
на стадии "эскизный проект" - ведомость эскизного проекта и
пояснительная записка; на стадии "технический проект" - чертеж
общего вида изделия, ведомость технического проекта и пояснительная
записка; на стадии "разработка рабочей конструкторской документации"
- чертеж детали, сборочный чертеж и спецификация на сборочные
единицы, спецификация на комплексы и комплекты;
18.6. при определении комплектности конструкторских документов
на изделие различают основной конструкторский документ, основной
комплект конструкторских документов, полный комплект конструкторских
документов;
18.7. комплектность эксплуатационных, ремонтных и иных
документов на изделия всех отраслей промышленности определяется
техническими нормативными правовыми актами.
19. Технологическая документация:
19.1. под технологической документацией (далее - ТД) понимается
совокупность графических и текстовых документов, которые
самостоятельно или в совокупности определяют технологический процесс
изготовления изделий промышленного производства или процесс
сооружения объектов капитального строительства (реконструкции),
обеспечивающий высокую производительность труда с наименьшими
затратами.
ТД образуется в деятельности специализированных
научно-исследовательских и проектно-технологических институтов,
центральных научно-исследовательских лабораторий, специальных
проектно-технологических бюро, технологических отделов и
научно-исследовательских лабораторий научно-производственных
объединений и предприятий, на кафедрах и в лабораториях высших
учебных заведений;
19.2. разработка, оформление и обращение документации при
технологической подготовке производства (далее - ТПП) должны
производиться в соответствии с техническими нормативными правовыми
актами;
19.3. стадии разработки ТД, применяемой для технологических
процессов изготовления изделий (составных частей изделий),
определяются в зависимости от стадий разработки используемой
конструкторской документации;
19.4. стадии разработки рабочей ТД, применяемой для
технологических процессов ремонта изделий (составных частей
изделий), определяются в зависимости от стадий разработки
используемых видов конструкторских документов на ремонт;
19.5. при проектировании объектов капитального строительства
разработка ТД ведется в соответствии со стадиями разработки ПД;
в зависимости от назначения технологические документы
подразделяются на основные и вспомогательные;
19.6. к основным технологическим документам относятся
документы, содержащие сводную информацию, необходимую для решения
одной или комплекса инженерно-экономических и организационных задач,
полностью и однозначно определяющие технологический процесс
(операцию) изготовления или ремонта изделия (составных частей
изделия);
19.7. к вспомогательным технологическим документам относятся
документы, применяемые при разработке, внедрении, функционировании
технологических процессов и операций, в том числе карта заказа на
проектирование технологической оснастки, акт о внедрении
технологического процесса;
19.8. основными видами ТД являются:
маршрутная карта;
карта эскизов;
технологическая инструкция;
планы расположения оборудования;
схемы технологических процессов;
комплектовочная карта;
ведомость оснастки;
ведомость материалов;
19.9. в отраслях промышленности, не относящихся к
машиностроению, могут разрабатываться также такие виды
технологических документов, как технологические регламенты, правила,
рецептура, описания, предписания, диаграммы, характеристики, схемы,
режимы производства, паспорта, технические условия, анализы
продукции, альбомы технологических процессов, спецификации основного
технологического оборудования.
20. Научно-исследовательская (научная) документация:
20.1. научно-исследовательская (научная) документация (далее -
НД) - документация, фиксирующая ход и итоги научных исследований в
различных отраслях науки, техники, строительства и производства.
НД образуется в процессе деятельности научно-исследовательских,
конструкторских, технологических и проектных институтов, высших
учебных заведений, специальных конструкторских бюро и лабораторий,
ведущих комплексные теоретические прикладные исследования в
различных отраслях науки и техники.
НД создается в процессе научно-исследовательских (далее - НИР),
опытно-конструкторских (далее - ОКР), опытно-технологических (далее
- ОТР) и экспериментально-проектных работ (далее - ЭПР) и отображает
теоретическое и практическое решение научно-технических проблем,
внедрение их результатов в производство;
20.2. основными видами НД являются:
итоговые и этапные отчеты по НИР, ОКР, ОТР и ЭПР;
технические отчеты о НИР, ОКР, ОТР, ЭПР с приложениями;
заключения, отзывы и рецензии о НИР, ОКР, ОТР и ЭПР;
аннотации на НИР;
паспорта, регламенты на НИР;
монографии, диссертации и отзывы на них;
рукописи неопубликованных научных работ;
рекомендации (методические рекомендации) с теоретическим
обоснованием конструкций изделий и объектов капитального
строительства, реконструкции, реставрации, а также технологий
изготовления изделий или сооружения объектов;
технические задания на НИР (ОКР);
программы НИР;
отчеты, доклады о работе научных экспедиций;
отчеты, доклады о научных и технических командировках
специалистов;
технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки;
первичная документация, образующаяся в процессе НИР, ОКР, ОТР и
ЭПР (журналы записей экспериментов, результаты анализов, дневники,
кинофотофоновидеодокументы, рентгенограммы, электронные документы,
связанные с процессом исследования);
20.3. отчет о НИР является основным документом, в котором
излагаются исчерпывающие систематизированные сведения о выполненной
работе;
20.4. отчет о НИР (ее этапе) должен содержать:
титульный лист;
список исполнителей;
реферат;
содержание;
перечень условных обозначений, символов, единиц и терминов;
введение;
основную часть;
заключение;
список использованных источников;
приложения;
20.5. материалы НИР, ОКР и ОТР, предусмотренных планами
научно-исследовательских, конструкторских, технологических и
проектных организаций во всех областях науки и техники, подлежат
обязательной государственной регистрации;
20.6. вторичными документами к отчетам о НИР являются
регистрационные и информационные карты (далее - РК и ИК);
регистрационные карты предназначены для государственной
регистрации и информирования заинтересованных предприятий о
ведущихся НИР, ОКР, ОТР, ЭПР;
информационные карты предназначены для осуществления
государственного учета и информирования заинтересованных предприятий
об основных результатах выполненных НИР, ОКР, ОТР, ЭПР, этапах НИР,
ОКР, ОТР, ЭПР, отдельных технических решениях;
по миновании практической надобности РК и ИК передаются на
хранение в службу научно-технической документации. ИК в дальнейшем
передаются на государственное хранение.
21. Патентная документация:
21.1. под патентной документацией (далее - ПатД) понимается
совокупность опубликованных и неопубликованных текстовых и
графических документов и извлечений из них, которые содержат
сведения о результатах исследований, разработок, заявленных или
признанных изобретениями, полезными моделями, промышленными
образцами, товарными знаками (знаками обслуживания), сортами
растений, топологиями интегральных микросхем, а также об охране прав
изобретателей, патентовладельцев и владельцев свидетельств о
регистрации объектов промышленной собственности (далее - ОПС);
ПатД является важнейшим источником информации о
научно-технических достижениях при разработке новых образцов
техники, промышленных образцов, создании новых сортов растений,
проверке объектов экспорта на патентную чистоту и экспертизе заявок
на предполагаемые изобретения;
патентная система, применяемая для объектов промышленной
собственности (изобретения, полезные модели, промышленные образцы),
обеспечивает охрану результатов научно-технической и иной
инновационной деятельности;
правильная организация изучения и использования ПатД -
необходимое условие создания объектов науки, техники и других сфер
деятельности на уровне изобретений;
21.2. ПатД подразделяется на:
первичную патентную документацию;
вторичную патентную документацию;
21.3. первичная ПатД содержит неопубликованную или впервые
опубликованную информацию о результатах научно-исследовательских
разработок, сведения об охране прав изобретателей, патентовладельцев
и владельцев свидетельств о регистрации ОПС, а также нормы
патентного права;
21.4. вторичная ПатД включает материалы, являющиеся результатом
аналитической переработки первичной патентной документации. К
вторичной ПатД относятся рефераты или аннотации описаний
изобретений, издания информационных центров;
21.5. в состав ПатД входят следующие виды документов:
охранные документы (авторское свидетельство, патент,
свидетельство на объекты промышленной собственности);
заявка на изобретение или открытие;
прилагаемые к заявке документы (при их наличии);
документы, связанные с перепиской по жалобе заявителя о
предполагаемом изобретении или открытии (при наличии данных
документов);
21.6. авторское свидетельство на изобретение - документ,
который выдается на имя автора изобретения и удостоверяет следующее:
признание предложения изобретением, приоритет изобретения, авторство
на изобретение, исключительное право государства на изобретение;
в случае соавторства авторское свидетельство на изобретение
выдается каждому из соавторов с указанием в нем других соавторов;
21.7. патент на изобретение, полезную модель, промышленный
образец - документ, который удостоверяет авторство, приоритет
изобретения, полезной модели, промышленного образца и исключительное
право патентообладателя на их использование. Патент на сорт растения
- документ, который удостоверяет авторство селекционера, приоритет
сорта и исключительное право патентообладателя на его
использование;
свидетельство на товарный знак - документ, который удостоверяет
приоритет товарного знака, исключительное право владельца на
товарный знак в отношении товаров, указанных в свидетельстве, и
содержит изображение товарного знака. Свидетельство на топологию
интегральной микросхемы - документ, который удостоверяет авторство,
приоритет топологии и исключительное право на ее использование;
21.8. заявка - совокупность документов, использующихся в
процессе патентного делопроизводства с момента подачи заявления на
предполагаемый ОПС до выдачи патента или свидетельства о
регистрации;
21.9. в состав заявки на выдачу авторского свидетельства
(патента) на изобретение и полезную модель входят следующие
документы:
заявление о выдаче авторского свидетельства (патента);
описание изобретения, раскрывающее его с полнотой, достаточной
для осуществления изобретения;
формула изобретения, выражающая его сущность и полностью
основанная на описании;
чертежи и другие документы, если они необходимы для понимания
сущности изобретения;
реферат, содержащий краткое изложение того, что раскрыто в
описании изобретения, формуле изобретения и других документах
заявки, с указанием области применения изобретения (если это не ясно
из названия);
доверенность (в случае подачи заявки через патентного
поверенного);
21.10. заявка на выдачу авторского свидетельства (патента) на
промышленный образец содержит следующее:
заявление;
комплект фотографий изделия (макета, рисунка), дающих полное и
детальное представление о внешнем виде изделия;
описание промышленного образца, включающее совокупность его
существенных признаков;
чертеж общего вида изделия, эргономическую схему, конфекционную
карту, если они необходимы для раскрытия сущности промышленного
образца;
доверенность;
21.11. в состав заявки на выдачу авторского свидетельства
(патента) на сорт растения включаются следующие документы:
заявление;
заполненная анкета сорта растения, утвержденная патентным
ведомством;
доверенность;
другие документы, необходимые для экспертизы заявленного сорта
(представляются по запросу патентного ведомства);
21.12. заявка на регистрацию товарного знака должна содержать:
заявление о регистрации обозначения в качестве товарного знака
с указанием заявителя, а также его места нахождения или места
жительства;
заявляемое обозначение;
перечень товаров и услуг, для которых испрашивается регистрация
сгруппированных по классам Международной классификации товаров и
услуг для регистрации знаков;
21.13. в состав заявки на регистрацию топологии интегральной
микросхемы входит следующее:
заявление о выдаче свидетельства с указанием автора (соавторов)
топологии и лица (лиц), на имя которого (которых) испрашивается
свидетельство;
название интегральной микросхемы с топологией, на которую
испрашивается правовая охрана;
адрес и наименование заявителя;
указание даты и места первого использования топологии в
коммерческих целях (если оно имело место);
депонируемые материалы: сборочный топологический чертеж,
комплект фотошаблонов или фотографий каждого слоя интегральной
микросхемы, образцы интегральных микросхем с данной топологией в
случае использования ее в коммерческих целях;
реферат, содержащий сведения об области применения, о
назначении или функции интегральной микросхемы и ее основных
параметрах;
доверенность (в случае подачи заявки представителем);
21.14. к заявке прилагаются документ, подтверждающий уплату
пошлины в установленном размере или наличие оснований для
освобождения от уплаты, либо документы, подтверждающие частичную
уплату пошлины и право на льготу по пошлине;
к заявке на регистрацию товарного знака кроме упомянутого выше
должны быть приложены:
документ, удостоверяющий полномочия патентного поверенного,
если заявка подается через него;
положение о коллективном знаке, если заявка подается на
коллективный знак;
21.15. заявки подразделяются на следующие группы:
заявки, по которым принято решение о выдаче патента или о
регистрации ОПС;
заявки, по которым принято решение об отказе в выдаче патента
или об отказе в регистрации ОПС;
заявки, которые в установленном порядке признаны неподанными
или отозванными;
заявки, по которым были выданы патент или свидетельство о
регистрации, но действие их было в установленном порядке
прекращено;
21.16. заявки на предполагаемые объекты промышленной
собственности направляются на рассмотрение в патентный орган;
порядок оформления заявок определен нормативными документами,
регулирующими отношения в области охраны промышленной
собственности.
РАЗДЕЛ IV
ПЕРЕДАЧА НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В СЛУЖБУ НТД
ОРГАНИЗАЦИИ-РАЗРАБОТЧИКА И ДРУГИМ ОРГАНИЗАЦИЯМ
ГЛАВА 6
ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
В СЛУЖБУ НТД ОРГАНИЗАЦИИ-РАЗРАБОТЧИКА
22. Все имеющиеся в организации подлинники, дубликаты и копии
НТД подлежат передаче на хранение в СНТД.
23. Структурные подразделения организаций передают НТД в СНТД
после ее разработки по проблемам, изделиям, технологическим
процессам, объектам капитального строительства, планировки,
реконструкции, консервации, реставрации либо по мере завершения их
самостоятельных этапов, стадий или частей.
24. Порядок передачи НТД в СНТД определяет руководитель
организации. При передаче документации оформляется акт (опись).
25. При приеме документации на хранение сотрудник СНТД
проверяет:
комплектность документов (в соответствии с ведомостью
спецификаций, спецификацией, содержанием томов, альбомов, книг и
другими документами, в которых перечислена вся передаваемая
документация);
наличие установленных подписей и дат;
правильность выполнения основных надписей и титульных листов;
пригодность документов для хранения, многократного снятия с них
копий и микрофильмирования (отсутствие прорывов, подклеек, протертых
мест, перегибов).
26. НТД передается в СНТД на тех носителях, на которых она
разработана (бумага различных видов, в том числе фотобумага,
калька).
Подлинники НТД, пришедшие в негодность или утерянные, должны
быть восстановлены, если это необходимо.
В подлинниках, выполненных электрографическим способом, на всех
листах должны быть четкие и ясные изображения элементов, надписи,
знаки.
ГЛАВА 7
ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ НТД ДРУГИМ ОРГАНИЗАЦИЯМ
27. НТД передается организациями-разработчиками другим
организациям (заказчикам) в виде подлинников или дубликатов
(копий).
28. Организация-разработчик проводит экспертизу передаваемой
документации с целью определения ее научно-исторической ценности.
Экспертиза осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией
организации.
29. Подлинники НТД, имеющей научно-историческую ценность,
передаются на государственное хранение в соответствии с перечнями
разработок НТД организаций, утвержденными экспертно-методической
комиссией Белорусского государственного архива научно-технической
документации, а также сроками ведомственного хранения документов.
Документация, подлежащая передаче на государственное хранение,
передается заказчику в виде дубликатов (копий). Передача документов
оформляется приемо-сдаточным актом, о чем делается запись в карточке
учета документов.
30. Уничтожение документации, не имеющей научно-исторической
ценности и утратившей практическое значение, производится в
установленном порядке по согласованию с ЭМК Белорусского
государственного архива научно-технической документации.
31. Подлинники проектной документации передаются проектными
организациями заказчикам в порядке, установленном нормативными
документами, утвержденными министерствами и согласованными с
Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров
Республики Беларусь (далее - Белкомархив).
Подлинники типовой проектной документации на здания и
сооружения подлежат учету в республиканском унитарном предприятии
"Минсктиппроект".
32. Конструкторская и технологическая документация передается
организациями-разработчиками заказчикам для изготовления опытного
образца изделия, для освоения изделия на другом предприятии, для
применения документации на изделие или его части в разработках
других предприятий.
33. При реорганизации или ликвидации учреждений и предприятий
государственной формы собственности НТД вместе с научно-справочным
аппаратом к ней передается по акту организации-преемнику или
вышестоящей организации, а негосударственной формы собственности -
по месту регистрации или в государственный архив. В ликвидационную
комиссию включается представитель государственного архива.
РАЗДЕЛ V
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ГЛАВА 8
СОЗДАНИЕ ОПТИМАЛЬНЫХ УСЛОВИЙ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
34. Для обеспечения сохранности НТД в архивах организаций
требуется проведение и соблюдение ряда мероприятий:
создание оптимальных условий хранения всех видов НТД на
бумажных, пленочных, магнитных и других носителях;
размещение документов в хранилищах, их топографирование;
учет документов, проверка их наличия и состояния;
контроль за выдачей документов из архива.
Оптимальные условия хранения документов в архиве организации
обеспечиваются в результате соблюдения определенных требований к
помещению и оборудованию хранилищ, режиму хранения, порядку
размещения документов.
35. Обеспечение сохранности документов:
35.1. архивы организаций должны размещаться в специально
построенных или приспособленных и оборудованных в соответствии с
законодательством помещениях. Требования к помещениям архива
устанавливаются строительными нормами и правилами, а также
санитарными нормами, правилами и гигиеническими нормативами;
35.2. помещения хранилищ должны соответствовать пожарным
правилам и нормам;
35.3. не допускается размещение архивов в подвальных
помещениях. Посторонние лица допускаются в хранилища с разрешения
заведующего архивом или сотрудника, ответственного за него;
35.4. помещение архива до размещения в нем документов
принимается комиссией, которая назначается руководителем
организации. В комиссию должны входить представители государственной
архивной службы. Комиссия составляет акт готовности помещения,
который утверждается руководителем организации. Осмотр состояния
помещений архива проводится в дальнейшем по требованию заведующего
архивом, но не реже одного раза в пять лет.
36. Оборудование архивов:
36.1. хранилища должны оборудоваться стационарными
металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих
стационарных деревянных стеллажей, обработанных огнезащитным
составом. В качестве вспомогательного или специального оборудования
могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи;
36.2. в хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы
устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, не
допускается размещение стеллажей, шкафов к наружным стенам здания и
к источникам тепла;
36.3. Стеллажи и шкафы устанавливаются в хранилищах с
соблюдением следующих норм их размещения:
расстояние между рядами стеллажей или шкафов (главный проход) -
120 см;
расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;
расстояние между стеной здания и стеллажами (шкафами),
параллельными стене, - 75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;
расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа - не
менее 15 см, на цокольных этажах - не менее 30 см.
37. Режим хранения документов:
37.1. в хранилищах и рабочих помещениях архива должен
соблюдаться необходимый санитарно-гигиенический режим хранения и
защиты документов от биоповреждений, плесени, пыли. Не реже одного
раза в месяц должен проводиться санитарный день;
37.2. Для предупреждения биологических и механических
повреждений документов необходимо проводить периодический просмотр
документов, в первую очередь документов длительного хранения,
которые не используются, а также документов, которые будут
передаваться на государственное хранение.
При обнаружении в хранилище биологических вредителей
принимаются необходимые меры по обработке документов, стеллажей,
помещений.
При повреждении значительного количества документов проводят их
общую дезинфекцию и дезинсекцию силами санэпидемстанций;
37.3. механические повреждения документов контролируют в ходе
текущей работы с документами, проверок наличия. Степень повреждения
оценивают визуально, выделяя документы, требующие ремонта и
реставрации. Ремонт калек могут выполнять работники архива,
реставрацию должны осуществлять только специалисты. Не допускается
ремонт документов липкой лентой, низкосортной бумагой, силикатным
клеем и прочими наносящими вред сохранности документов средствами;
37.4. выявлению и удалению подлежат все посторонние предметы,
находящиеся в делах: металлические, картонные и закладки,
разделители, скрепки. Подшивка документов постоянного срока хранения
допускается только нитками;
37.5. температурно-влажностный режим хранения документов
контролируется путем регулярного измерения температуры и
относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то
же время:
в хранилищах с регулируемым климатом - два раза в неделю;
в хранилищах с нерегулируемым климатом - три раза в неделю;
при нарушении режима хранения - ежедневно;
37.6. в помещениях хранилищ, оборудованных системами
кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный
температурно-влажностный режим: температура - 17-19°С, относительная
влажность воздуха - 50-55%.
В хранилищах с нерегулируемым температурно-влажностным режимом
хранения документов проводятся мероприятия по его оптимизации с
применением технических средств увлажнения или осушения воздуха,
рационального проветривания и отопления хранилищ. Наблюдения за
выполнением мероприятий осуществляются на основании показаний
контрольно-измерительных приборов;
37.7. при аварийных нарушениях режима хранения, связанных с
затоплением помещения и увлажнением документов, предпринимаются
немедленные меры по ликвидации причин и последствий аварий, осушению
хранилища и сушке документов;
37.8. параметры наружного воздуха записываются по данным
метеосводки или измеряются сотрудниками и регистрируются в
специальном журнале регистрации показаний приборов. Здесь же
фиксируются необходимые расчетные данные, результаты проверки
контрольно-измерительных приборов, нарушения режима хранения и меры
по его нормализации.
Температура воздуха измеряется ртутными или спиртовыми
термометрами, относительная влажность воздуха - психрометрами или
гигрометрами различных модификаций;
37.9. контрольно-измерительные приборы (термометр и гигрометр)
следует монтировать на одном щитке и устанавливать на стеллажах в
главных проходах хранилищ вдали от отопительных и вентиляционных
систем. Приборы устанавливаются в каждом хранилище: одна контрольная
точка со своим порядковым номером на комнату, здесь же помещается
журнал учета показаний приборов.
ГЛАВА 9
РАЗМЕЩЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ХРАНИЛИЩАХ
38. Все поступающие в архив документы размещаются с учетом
создания оптимальных условий хранения, порядка их поступления и
использования.
39. Хранилища, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются
арабскими цифрами, стеллажи и шкафы - слева направо от входа, а
полки по шкафам - сверху вниз слева направо.
40. Не допускается хранение документов на полу, на
подоконниках, в неразобранных кипах, транспортировочной таре.
41. В зависимости от оборудования и форматов чертежей НТД может
храниться в развернутом, сложенном или ином виде.
42. Документы ликвидированных организаций хранятся отдельно от
остальных документов.
43. В хранилищах крупных архивов для обеспечения поиска нужных
документов составляются на каждый стеллаж постеллажные
топографические указатели, размещаются они по порядку номеров
стеллажей в каждом хранилище.
Изменения в размещении документов должны своевременно
отражаться в указателях.
ГЛАВА 10
ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ИЗ ХРАНИЛИЩ
44. В перечень мероприятий, обеспечивающих сохранность НТД,
входит соблюдение порядка выдачи документов из архивохранилищ для
работы сотрудникам, во временное пользование, для создания
страхового фонда, копирования, дезинфекции.
45. Для сотрудников организации документы выдаются на срок до
10 дней, во временное пользование сотрудникам других организаций -
до 1 месяца.
Выдача документов производится на основании разрешения
руководителя организации, заказа на снятие копий, заказа на выдачу
документов сотрудникам других отделов, в читальный зал, заказа на
проведение реставрации документов.
46. Выдача документов в другие организации оформляется актом
выдачи документов во временное пользование в двух экземплярах
согласно приложению 1 на основании гарантийного письма
организации-получателя. Акты подписываются ответственными лицами
организаций. При возвращении документов в акте делается пометка об
их возврате. Обязательно проверяется количество листов, их
физическое состояние. Акты хранятся вместе с гарантийными письмами в
делопроизводстве архива. При утрате или повреждении документов
заведующий архивом в присутствии представителя организации,
использовавшей данные документы, составляет акт в 2 экземплярах,
один экземпляр акта направляется руководителю организации,
использовавшей документы, для принятия мер к розыску или
восстановлению документов.
47. На документы, включенные в перечни и подлежащие передаче на
государственное хранение, создается фонд пользования на электронных
и других носителях. Подлинники, как правило, для использования не
выдаются, на них изготавливаются копии.
48. При выдаче документов вместо них подкладывается
карта-заместитель согласно приложению 2, где указываются номера
листов, когда и кому выданы документы. После возвращения документов
карта-заместитель изымается и применяется при следующей выдаче.
49. При перемещении и транспортировке документов принимаются
необходимые меры предосторожности, обеспечивающие физическую
сохранность, защиту их от технических повреждений, высокой
влажности. За пределы здания документы вывозят в упакованном виде.
ГЛАВА 11
ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ
50. Для определения фактического наличия НТД, хранящейся в
архиве, ее соответствия учетным документам, а также выявления
документов, требующих профилактической обработки и реставрации,
периодически проводится проверка наличия и состояния НТД.
51. Проверка проводится не реже одного раза в 5 лет, а также:
после перемещения документов в другое хранилище;
при реорганизации или ликвидации организации;
при смене заведующего архивом.
52. При передаче НТД в государственный архив в обязательном
порядке проводится проверка наличия и состояния передаваемых
документов. Проверке могут подвергаться все документы, хранящиеся в
архиве, отдельные виды и комплекты НТД, документы отдельного
хранилища.
53. В ходе проверки устанавливаются соответствие итоговой
записи в инвентарной книге фактическому наличию документов,
внесенных в эту книгу, соответствие имеющихся в наличии документов,
указанных в спецификациях или во внутренних описях папок, литерные и
пропущенные номера чертежей, физическое состояние документов.
54. Физическое состояние документов оценивается визуально. В
ходе проверки физического состояния подлежат выявлению:
документы, пораженные плесенью, насекомыми;
документы с повреждением основы и текста.
55. Проверка наличия чертежей осуществляется полистно, при этом
необходимо сверять наименование реквизитов спецификации или
внутренней описи с названием каждого листа чертежа, входящего в
состав проекта (разработки).
56. Проверка наличия и состояния НТД проводится сотрудниками
архива или специальной комиссией в составе двух человек, назначенной
руководителем организации. Результаты каждой проверки оформляются
актом, который составляется сотрудником, производившим проверку. Акт
утверждается руководителем организации и согласовывается с ЭК
организации.
57. В акте проверки наличия и состояния НТД указываются
основание и время проверки, количество папок (документов),
числящихся по учетным документам, количество документов, не
обнаруженных при проверке, меры, принятые по их розыску, дается
общая характеристика состояния документов согласно приложению 3.
Акт составляется на основании итоговых записей по каждой
инвентарной книге.
58. После завершения проверки наличия и состояния документов в
каждой инвентарной книге после заверительной подписи делается
запись: "Проверено" и проставляются дата проверки и подписи
исполнителей.
59. При проверке наличия и состояния документов необходимо
сохранять порядок их расположения на стеллажах, в коробках, папках,
неправильно размещенные тома и чертежи возвращать на место, отмечать
поврежденные биологическими вредителями документы и изымать их.
60. Если при проверке обнаружена недостача документов,
организуется их розыск.
При недостаче или неисправимом повреждении НТД, подлежащей
передаче на государственное хранение, составляются соответствующие
акты согласно приложениям 4 и 5, на основании которых указанные
документы выделяются к уничтожению. Акты согласовываются с
государственным архивом и затем подписываются руководителем
организации.
61. Проверка наличия считается завершенной после внесения
изменений в учетные документы.
РАЗДЕЛ VI
УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ
ГЛАВА 12
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К УЧЕТУ ДОКУМЕНТОВ
62. Учет документов в архивах является средством обеспечения их
сохранности, контроля за наличием, организации использования.
63. Учету подлежат все хранящиеся в архивах документы,
извещения об изменении НТД, страховые копии, фонд пользования,
перечни разработок НТД, подлежащей передаче на государственное
хранение, описи документов, переданных на государственное хранение.
64. Учет НТД осуществляется в соответствии с действующими
техническими нормативными правовыми актами.
За единицу учета и хранения НТД в ведомственном архиве
принимаются:
для проектной документации - основной комплект, лист чертежа,
имеющий самостоятельное значение, текстовой документ;
для конструкторской и технологической документации - один лист
чертежа или несколько листов текста под одним инвентарным номером,
сброшюрованных в том;
для научной документации - отчет по теме (этапу) НИР либо
другой вид документа, сброшюрованного в том (техническое задание или
описание), руководящие и методические материалы, разработанные в
процессе научно-исследовательской или опытно-конструкторской
работы.
ГЛАВА 13
ФОРМЫ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ И ПОРЯДОК
ИХ ВЕДЕНИЯ (ЗАПОЛНЕНИЯ)
65. Каждая единица учета регистрируется и учитывается под
отдельным номером. Регистрация документов производится в инвентарных
книгах и карточках регистрации архивных документов согласно
приложению 6. Целям учета НТД служат также перечни разработок,
подлежащих передаче на государственное хранение.
66. Инвентарные книги заполняются на основании данных основной
надписи чертежей, титульных листов.
67. На подлинниках и дубликатах проектной, конструкторской,
технологической документации, состоящих из нескольких листов,
инвентарный номер проставляется на каждом листе.
68. Инвентарные книги ведутся отдельно по каждой группе
документации (проектная, конструкторская, технологическая,
научно-исследовательская, патентная).
69. Регистрация подлинников проектной документации производится
по отдельным самостоятельным частям по мере поступления проекта.
Отдельные инвентарные книги ведутся на:
подлинники проектной документации;
копии проектных документов других организаций;
типовые проекты.
Регистрация копийной проектной документации производится по
сброшюрованным томам в карточках учета.
70. Для конструкторской и технологической документации
инвентарные книги учета подлинников и чертежей, поступающих от
других организаций, ведутся отдельно на изделия основного и
вспомогательного производства.
Принятые подлинники конструкторской и технологической
документации регистрируются полистно по узлам.
Копии конструкторских и технологических документов,
изготовленные организацией-разработчиком, могут регистрироваться в
карточках учета копий по обозначениям или инвентарным номерам,
привлеченным подлинникам.
Копии конструкторских и технологических документов, полученные
от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге
и в карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом
или отдельный документ.
71. Для учета научно-исследовательской документации ведутся
отдельные инвентарные книги для отчетов по НИР и других видов
научных документов, отчеты по темам НИР вносятся в инвентарную книгу
по мере поступления согласно приложению 7.
72. Патентная документация регистрируется в журналах
регистрации заявок на выдачу патента на изобретение согласно
приложению 8.
РАЗДЕЛ VII
НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ СНТД
ГЛАВА 14
ОПРЕДЕЛЕНИЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА
И ЕГО ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ
73. Научно-справочный аппарат (далее - НСА) к
научно-технической документации - это единая система справочников и
автоматизированных информационно-поисковых систем (далее - АИПС),
взаимодополняемых, взаимосвязанных и взаимодействующих друг с
другом, которые служат средством информации о наличии и содержании
НТД.
74. НСА создается в СНТД для обеспечения сохранности, поиска и
эффективного использования документов.
75. Создание НСА осуществляется на основе преемственности
учетно-справочного и поискового аппарата организаций и
государственных архивов, основывающейся на единстве требований и
принципов его построения.
76. Состав НСА определяется СНТД организаций и зависит от
объема, состава и содержания документов, характера и задач их
поиска, а также интенсивности использования.
ГЛАВА 15
ВИДЫ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИМ ДОКУМЕНТАМ
77. Основными видами НСА по составу и содержанию документов
являются:
инвентарные книги;
перечни разработок;
описи единиц хранения (дел);
каталоги;
картотеки;
историко-архивные справки;
указатели и иные виды, выполняющие функции справочников базы
данных.
78. Инвентарная книга - справочник, ведущийся в процессе учета
НТД, в котором регистрируются все документы архива, их движение и
поисковые данные.
79. Перечни разработок составляются на первом этапе экспертизы
ценности научно-технической документации и отбора ее на
государственное хранение. Перечни содержат информацию о реально
существующих комплексах документов, обеспечивают их поиск, учет и
сохранность.
80. Описи - справочники, которые создаются в результате
описания и научно-технической обработки документов, включенных в
перечни НТД.
Описи в краткой форме раскрывают состав и содержание единиц
хранения, закрепляют их систематизацию внутри фонда и выполняют
учетные функции.
Описи как один из самых сложных видов системы НСА имеют свой
справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглавления,
списка сокращений, указателей, предисловия.
81. Историко-архивная справка - самостоятельный вид
научно-справочного аппарата; составляется при первой передаче
документов на государственное хранение.
При последующих передачах документов на государственное
хранение историко-архивная справка только дополняется необходимыми
сведениями.
Историко-архивная справка состоит из двух разделов: истории
организации (первый раздел) и описания особенностей и значимости
научно-технической документации, подлежащей передаче на
государственное хранение (второй раздел);
81.1. первый раздел справки в хронологическом порядке содержит
следующие сведения:
основания к созданию, преобразованию и ликвидации организации;
крайние даты деятельности организации;
изменения названий, функций, структуры и подведомственности с
указанием основных причин, вызвавших их;
наименования организаций-соразработчиков (если таковые
имеются);
перечень наиболее важных научно-исследовательских,
конструкторских, технологических, проектных разработок и их
авторов;
81.2. во втором разделе указываются:
время разработки;
состав и содержание НТД, ее новизна и значение для истории
науки и техники, степень сохранности документов;
особенности экспертизы ценности и категории выделенных к
уничтожению документов;
наличие в фонде различных групп документов, их количество и
крайние даты;
факты передачи подлинников документов в другие организации;
наличие уникальных и особо ценных документов;
факты утраты отдельных категорий документов и их причины;
81.3. историко-архивная справка печатается в двух экземплярах
на бланке организации, подписывается руководителем организации с
указанием исполнителя.
Один экземпляр поступает в госархив, другой хранится в СНТД.
При последующей передаче документов на государственное хранение
представляются дополнительные сведения об изменениях в истории
организации и составе документов.
82. Каталог - справочник, в котором информация о содержании
документов СНТД представлена в детализированном виде и расположена в
соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации
документной информации.
Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов
СНТД.
Система каталогов, в свою очередь, определяется составом и
содержанием научно-технической документации, характером ее
использования, материально-техническими возможностями СНТД.
Каталоги НТД в зависимости от схемы построения подразделяются
на систематические, тематические, предметные и их разновидности
(именной, географический, объектный, инвентарный, номерной).
Каталоги могут создаваться по видам НТД (каталоги
научно-исследовательской, проектной, конструкторской,
технологической документации, каталоги карт);
82.1. в систематическом каталоге документная информация
группируется по отраслям деятельности, с которыми связано содержание
документов, внутри - по темам, комплексам или группам. В карточке
систематического каталога отражается содержание документа,
техническая характеристика, основные технические показатели, степень
внедрения в производство, а также то новое, что было применено при
разработке данного проекта или научной темы;
82.2. в предметно-тематическом каталоге документная информация
группируется по видам объектов, темам научных работ.
Предметно-тематические каталоги на конструкторскую и проектную
документацию должны строиться по объектам проектирования и видам
изделий и далее - по их техническим характеристикам, на
научно-исследовательскую - по наименованиям тем, внутри - по
наименованиям вопросов;
82.3. объектный каталог рекомендуется составлять на объекты
капитального строительства и объекты конструирования.
Аннотация - основа описания карточки объектного каталога.
Карточки объектного каталога систематизируются по номерам
объектов, по алфавиту, по наименованиям географических пунктов;
82.4. в алфавитном или именном каталоге документная информация
группируется по фамилиям авторов или наименованиям работ.
Такой каталог необходимо иметь при интенсивном использовании
документов по признаку принадлежности определенным лицам - авторам
научных тем, архитектурных разработок;
82.5. в географическом каталоге документная информация
группируется по алфавиту географических пунктов, которые в свою
очередь являются основными рубриками этого каталога.
Внутри основной рубрики карточки систематизируются по номерам
или названиям объектов.
Каталоги (картотеки) могут создаваться и на другие виды
документов (фотографии, карты, микрофильмы, серийные изделия,
типовые проекты).
Каталоги создаются как в традиционном карточном варианте, так и
в автоматизированном.
Примерная каталожная (учетная) карточка для системы каталогов
СНТД ведется согласно приложению 9.
РАЗДЕЛ VIII
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
ГЛАВА 16
ЦЕЛИ И ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
83. Научно-техническая документация используется при выполнении
научно-исследовательских, проектно-конструкторских, испытательных
работ, при исследовании проблем науки и техники, при реставрации
памятников архитектуры, реконструкции, ремонте, эксплуатации
объектов, при повторном проектировании, при разработке новых
стандартов, для наведения справок, изготовления копий и выписок и в
других случаях.
84. Организация процесса использования документов предполагает
создание для этого оптимальных условий: выделения помещений для
СНТД, оснащение их специальным оборудованием, множительной техникой,
освещением и иным оборудованием и средствами.
ГЛАВА 17
ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
85. Порядок использования НТД, хранящейся в СНТД,
устанавливается организацией в соответствии с техническими
нормативными правовыми актами.
86. Все пользователи НТД несут ответственность за ее
сохранность и правильность использования содержащейся в ней
информации.
87. Подлинники НТД, хранящейся в СНТД, выдаются:
для государственной регистрации;
для изготовления копий, дубликатов, микрофильмов документов;
для восстановления документов при их износе;
для внесения изменений при наличии оформленных извещений об
изменениях;
при передаче документов на государственное хранение и при
других исключительных обстоятельствах и только с разрешения
руководства организации.
В остальных случаях выдаются копии НТД.
88. Для информационного обслуживания пользователей в СНТД
оборудуются специально отведенные для этого помещения (читальные
залы).
89. СНТД предоставляет пользователям научно-справочный аппарат
и документы по тематике, обеспечивая при этом консультирование по
всем возникающим вопросам.
90. Допуск пользователей из других организаций к работе с
документами осуществляется на основании письма направившей их
организации с указанием темы исследования, ее цели, должности,
фамилии, имени и отчества пользователя информации.
Отдельные граждане могут допускаться к работе с НТД по их
заявлениям и с разрешения руководителя организации.
91. На каждого пользователя архивной информацией заводится
абонентская карточка.
При этом учет пользователей может вестись как в обычном, так и
в автоматизированном режиме.
Всем пользователям выдаются дела, относящиеся только к теме
исследования.
Пользователь обязан ежедневно возвращать выданные ему для
работы документы.
92. При обнаружении в сдаваемых делах недостачи или повреждений
составляется акт.
В случае хищения или умышленной порчи документов виновные
привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.
93. Копирование документов СНТД по заказам пользователей
производится по разрешению руководителя организации на основании
письма заинтересованной организации, отдельных граждан и только по
теме исследования.
94. Негативы фотокопий и микрофильмов, подготовленных с
документов организации-разработчика, безвозмездно поступают в
распоряжение СНТД и выдаются лишь в исключительных случаях по
разрешению руководителя организации.
ГЛАВА 18
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ НТД
95. СНТД по заданию руководства организации принимает участие в
информационном обеспечении пользователей путем составления и
направления им информационных документов (информационных писем,
тематических обзоров), издания информационных бюллетеней, перечней
поступлений документов, выдачи копий, предоставления дел во
временное пользование.
96. Информационное письмо - это информация, которая содержит
сведения о документах по определенной теме, готовится она СНТД по
инициативе организации или в ответ на запрос пользователя.
97. Тематический обзор - развернутое описание отдельных
тематически взаимосвязанных групп документов, их
научно-исторического, технико-экономического и практического
значения, возможностей их использования различными пользователями.
Обзор подписывается исполнителем.
98. Для информирования пользователей о составе и содержании
своих документов используются такие формы работы, как:
организация и проведение выставок документов;
подготовка подборок документов и сообщений для средств массовой
информации.
Выставка документов - это художественно оформленная подборка
документов на определенную тему. Выставки организуются СНТД
совместно с другими службами организации.
На выставках документы экспонируются, как правило, в виде
копий. Макеты и планы выставок утверждаются руководителем
организации.
99. Использование документов СНТД в средствах массовой
информации представляет собой подготовку информационных материалов
(статей, подборок документов, корреспонденций, сценариев, интервью,
репортажей) для периодической печати, радио и телепередач,
кинофильмов.
100. На основе документов СНТД сторонними организациями могут
готовиться рекламные издания: плакаты, буклеты, проспекты, карты,
схемы.
Один экземпляр подготовленных материалов в обязательном порядке
предоставляется СНТД организации - держателю документов.
101. Тематика всех материалов, подготовленных по
научно-техническим документам, утверждается руководством организации
или структурных подразделений, в состав которых входит СНТД.
ГЛАВА 19
УЧЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
102. Учету подлежат все формы использования документов в
установленном настоящими Правилами порядке.
103. Прием, выдача и использование документов ведутся на
карточках учета движения НТД.
104. Учет применяемости и использования проектной,
конструкторской, технологической и программной документации ведется
в соответствии с техническими нормативными правовыми актами.
РАЗДЕЛ IX
ЭКСПЕРТИЗА НАУЧНОЙ И ПРАКТИЧЕСКОЙ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
ГЛАВА 20
ПОНЯТИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
105. Одним из важнейших направлений работы государственных и
ведомственных архивов является обеспечение передачи в
государственные архивы научно-технических документов, представляющих
научно-историческую ценность, в объеме, достаточном для получения
реального представления о существе и характере исследований и
разработок.
Экспертиза ценности документов - это всесторонний и комплексный
анализ научно-технической документации с целью определения научной,
народнохозяйственной, исторической и практической ценности
документов.
106. Целями экспертизы ценности научно-технической документации
являются: выявление документов, имеющих научно-историческую ценность
и подлежащих передаче на государственное хранение; выявление
документов, имеющих практическое значение, с целью использования их
в деятельности организации; выявление научно-технической
документации, не имеющей научно-исторической ценности и утратившей
практическое значение и не подлежащей дальнейшему хранению.
107. Методологическими принципами экспертизы ценности
документов являются историзм и всесторонняя комплексная оценка
документов.
Исторический метод позволяет дать оценку разработкам на момент
их осуществления с учетом реальной исторической обстановки, уровня
организации научно-технических работ и развития науки и техники,
исходя из характера научно-технических разработок и исторических
особенностей их документирования.
Всесторонняя комплексная оценка предполагает анализ
документации не по единичному объекту экспертизы, а по целому
комплексу родственных или аналогичных объектов исследования.
108. При комплексном подходе в процессе экспертизы ценности
научно-технических разработок наряду с общими критериями применяются
специфические критерии и критерии общественного признания:
108.1. к общим критериям экспертизы ценности относятся:
подлинность, физическое состояние документов, полнота комплекта
документов;
108.2. специфическими критериями являются: значимость
научно-технических разработок для развития народного хозяйства,
степень новизны, уникальности и оригинальности решения проблемы в
конкретной отрасли науки, техники, строительства, производства;
экономическая эффективность внедрения результатов исследования или
технической идеи; социальная эффективность исследования или
разработки; степень механизации и автоматизации технологических
процессов в строительстве и при изготовлении изделий промышленного
производства; фундаментальность научно-исследовательских работ;
степень отражения уровня развития науки и техники в исследовании,
проекте, объекте капитального строительства или изделия
промышленного производства, а также технологии его изготовления;
количество типовых решений, внедряемых в строительство и
промышленное производство; модификация, максимальная унификация
изделий промышленного производства, их техническая эстетичность,
надежность; массовость или серийность производства, степень
реконструкции объекта строительства, национальные особенности
архитектуры, специфика геологических и гидрологических условий;
108.3. критерии общественного признания: присуждение
разработкам международных, государственных или именных премий;
выдвижение исследований и разработок на соискание премий;
демонстрация их на международных ярмарках; патентно-коммерческая
ценность (патентование разработок, покупка лицензий зарубежными
фирмами);
108.4. таким образом, для определения практической и
исторической ценности научно-технической документации существует
целый ряд критериев, основными из которых являются:
принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения
проблемы, конструкции, технологии, проекта;
степень отражения уровня науки и техники, производства в
определенный период развития общества. Государственному хранению
подлежит научно-техническая документация на разработки и
исследования, которые превосходят мировой уровень, осуществлены
впервые в мире, Республике Беларусь, отрасли;
значимость проблемы, проекта, модели конструкции, технологии на
момент внедрения для развития конкретных отраслей и народного
хозяйства в целом;
экономическая эффективность внедрения результатов исследования
или технической идеи;
социальная эффективность исследования или разработки.
109. Научно-техническая документация передается на
государственное хранение в подлинниках, если подлинник утерян или
имеет повреждения, которые невозможно устранить, то на
государственное хранение передаются копии документов на бумажных
носителях.
110. Экспертиза ценности инновационных проектов (проектов,
которые финансируются инвестором) состоит в оценке научного и
технического уровней проекта возможностей его выполнения и
эффективности. На основании экспертизы ценности принимается решение
о целесообразности и объеме финансирования.
Оценка научно-технического уровня и конкурентоспособности
проектов направлена на информационное обеспечение принимаемых
решений по важнейшим проблемам научно-технического,
производственно-технического и социально-экономического развития
государства.
Приоритетность проекта определяется следующими критериями:
экономичностью, эргономичностью, эстетичностью, уровнем механизации
и автоматизации, надежностью, производительностью,
материалоемкостью, металлоемкостью, энергоемкостью, трудоемкостью
технологического процесса, уровнем токсичности, степенью загрязнения
окружающей среды, прогрессивностью конструктивной базы.
Данные критерии необходимо учитывать при отборе
научно-технической документации на государственное хранение.
В результате всестороннего анализа вариантов решений, связанных
с выбором приоритетов, делается объективная оценка научной и
производственной значимости проектов, что обеспечивает передачу на
государственное хранение научно-технической документации,
представляющей научно-историческую ценность.
ГЛАВА 21
ОРГАНИЗАЦИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
111. Для проведения экспертизы ценности научно-технической
документации в учреждениях, организациях и на предприятиях приказом
руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия. В
состав ЭК входят ведущие специалисты и представитель
государственного архива. Председателем назначается, как правило,
один из заместителей руководителя или главный инженер, главный
конструктор. Членами комиссии планируется время для работы в составе
комиссии.
Члены экспертной комиссии принимают также участие в оценке
научно-технического уровня и конкурентоспособности инновационных
проектов.
112. В своей работе члены экспертной комиссии руководствуются
Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах
в Республике Беларусь", типовыми и ведомственными перечнями
документов с указанием сроков хранения, положением об ЭК
организации. Работа экспертной комиссии организации регламентируется
положением о постоянно действующей экспертной комиссии, которое
разрабатывается каждой организацией, согласовывается с
государственным архивом и утверждается руководителем организации. К
работе по экспертизе ценности привлекаются специалисты структурных
подразделений, а в необходимых случаях и госархива.
ЭК организации рассматривает и выносит решения о представлении
на согласование и утверждение в государственный архив перечней,
описей, актов о выделении к уничтожению документов.
Заседания экспертной комиссии проводятся по мере надобности, но
не реже двух раз в год. Решения принимаются большинством голосов.
Заседания ЭК протоколируются.
ГЛАВА 22
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
113. Проектная документация создается в процессе проектирования
во всех отраслях народного хозяйства. Проектная документация
разрабатывается преимущественно на конкурсной основе, в том числе
через торги подряда (тендер). На основании экспертной оценки
принимаются решения о целесообразности инвестирования проектов. При
экспертизе проектов учитывается потенциальное воздействие
результатов проектирования на социальную, экономическую и
экологическую среду. Значимость определения эффекта от реализации
инноваций возрастает в условиях рыночной экономики. При отборе
проектов на государственное хранение необходимо учитывать значимость
объекта для народного хозяйства определенной отрасли, а также роль
объекта в комплексе сооружений.
114. По жилищно-гражданскому строительству на государственное
хранение поступают индивидуальные проекты зданий, сооружений, в
которых отражены оригинальные архитектурно-планировочные,
конструктивные и архитектурно-художественные особенности.
Из серий типовых проектов рекомендуется оставлять на
государственное хранение типовые проекты, наиболее часто применяемые
в практике с учетом прогрессивных методов строительного
проектирования.
Для строительства жилых и общественных зданий и сооружений
широкое применение получили проекты привязок. На государственное
хранение поступают проекты-привязки, разработанные для зон сложного
геологического строения, в которых оригинально решены инженерные
вопросы, внесены значительные изменения, улучшающие качество
проекта.
Из экспериментальных проектов на государственное хранение
передаются проекты планировки и застройки
экспериментально-показательных поселков сельских населенных мест,
проекты жилых и общественных зданий.
115. При выборе объектов промышленного строительства необходимо
учитывать специфику промышленного проектирования, которое является в
основном индивидуальным, а также характеризуется большим объемом
объектов реконструкции. При выборе индивидуальных проектов
наибольший интерес представляют крупные объекты и комплексы,
являющиеся знаменательными вехами в истории народного хозяйства. В
отдельных случаях отбору подлежат небольшие объекты, имеющие
оригинальные объемно-планировочные решения, в которых учтены
новейшие отечественные и зарубежные научно-технические достижения,
новые методы проектирования, в которых применены новые строительные
материалы, новые виды оборудования и прогрессивные технологические
процессы.
116. Водохозяйственное строительство характеризуется
зависимостью проектных решений от топографических, геологических и
гидрологических условий, большими объемами земельных работ. Поэтому
основным видом проектирования крупных объектов водохозяйственного
строительства является индивидуальное проектирование. При отборе
объектов на государственное хранение необходимо исходить из масштаба
сооружения. На государственное хранение отбираются объекты крупных
водохранилищ, магистральных каналов, насосных станций.
117. Из проектной документации по реконструкции исторической
части городов и реставрации памятников архитектуры и
садово-паркового искусства на государственное хранение поступают:
проекты планировки и застройки городов с памятниками истории и
культуры; проекты охраняемых территорий памятников истории,
архитектуры и природного ландшафта; проекты планировок центральных
(исторических) районов городов; проекты реставрации и восстановления
архитектурных памятников и памятников садово-паркового искусства.
118. Состав проектной документации, отбираемой на
государственное хранение, зависит от практики разработки проектов в
разные хронологические периоды.
На государственное хранение, как правило, поступает рабочая
документация.
При проведении экспертизы ценности документов необходимо
руководствоваться техническими нормативными правовыми актами,
которые определяют состав, порядок разработки проектной документации
на момент проведения экспертизы ценности.
ГЛАВА 23
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
119. Отбор на государственное хранение конструкторской
документации осуществляется на основе общих и специфических
критериев оценки, позволяющих отобрать изделия, которые
характеризуют общий технический уровень развития техники,
принципиальную новизну и своеобразие конструкторских решений,
отражают связь науки с производством и их взаимное влияние.
При отборе конструкторской документации основное внимание
уделяется базовым моделям, уникальным изделиям, головным образцам
серийного производства, гаммам машин и механизмов. Из модификаций
отбираются лишь те, которые представляют собой практически новую
модель.
120. При проведении экспертизы ценности необходимо
руководствоваться нормативно-техническими документами, которые
определяют состав, порядок разработки конструкторских документов.
121. На стадии "техническое предложение" на государственное
хранение поступает пояснительная записка и ведомость технического
предложения.
На стадии "эскизный проект" - пояснительная записка и ведомость
эскизного проекта.
Передача документов на государственное хранение на этих стадиях
допускается при разработке особо сложных изделий.
На стадии "технический проект" на государственное хранение
поступают следующие виды документов: пояснительная записка,
ведомость технического проекта, чертеж общего вида, технические
условия на изготовление образцов изделий.
Особое внимание уделяется документам на стадии "рабочая
документация". На стадии "рабочая документация" на государственное
хранение передаются: чертежи общего вида унифицированных узлов,
групповой конструкторский документ, схемы изделий.
Чертежи деталей поступают на государственное хранение только в
случае новизны и оригинальности конструкции.
ГЛАВА 24
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
122. Экспертиза ценности технологической документации
аналогична методике экспертизы ценности конструкторской
документации.
При отборе объектов на государственное хранение необходимо
учитывать такие специфические критерии, которые присущи только
технологическим разработкам: степень автоматизации, механизации и
типизации технологических процессов, оригинальность и уникальность
индивидуальных технологических процессов, масштабность применения
каждого из этих процессов и их экономическую эффективность. Особое
внимание уделять типовым технологическим процессам, так как именно
типизация технологических процессов позволяет автоматизировать и
механизировать производство, сделать его более рентабельным.
123. На государственное хранение отбирается технологическая
документация, относящаяся к конструкции и технологическим процессам
ее изготовления, включая комплекты документов на типовые и групповые
технологические процессы (операции), комплекты документов на
единичные технологические процессы, применяемые в среднесерийном,
крупносерийном и массовом типах производств.
124. При экспертизе ценности технологической документации
важное значение имеет документация на стадии "рабочая документация",
а также на стадиях "опытный образец", "установочная серия", если на
этих стадиях содержатся оригинальные технические решения.
125. Основными технологическими документами, подлежащими
передаче на государственное хранение, являются: маршрутная карта,
комплектовочная карта, ведомость технологических документов,
ведомость технологических маршрутов, ведомость сборочных единиц к
типовому (групповому) технологическому процессу (операции);
ведомость сборки изделия; ведомость оборудования, карта
технологического процесса, карта типового (группового)
технологического процесса; постоянный технологический регламент
веществ, продуктов, лекарств и микроорганизмов, лабораторный
технологический регламент, технологические инструкции по
экспериментальному производству опытных партий продуктов и лекарств;
технологические рекомендации по изготовлению новых видов продуктов,
лекарств; технологические карты и описания технологии получения
веществ, продуктов, лекарств и микроорганизмов, сводные
технологические (производственно-технологические) схемы, рецептура,
регламенты, рекомендации по технологическим процессам; нормы
допусков отклонений от технологических режимов производства,
технологический паспорт, карта уровня качества аттестуемой
продукции; сводные отчеты о соответствии новых продуктов и лекарств
требованиям международных и отечественных стандартов;
технологические (технические) характеристики и расчетные данные по
обработке и сборке изделий; сводные расчеты поверхностей, площадей и
других геометрических характеристик, изготовляемых изделий,
технико-экономическая характеристика оборудования, альбомы
технологических процессов, комплекты специального технологического
оборудования (приспособления, инструменты, штампы), комплект
переналаживаемой универсальной оснастки.
ГЛАВА 25
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ (НАУЧНОЙ)
ДОКУМЕНТАЦИИ
126. На государственное хранение отбирают
научно-исследовательскую документацию по проблемам, относящимся к
фундаментальным и прикладным исследованиям, позволяющим судить об
уровне развития науки в данной области, о назначении их для развития
народного хозяйства.
127. Порядок выполнения научно-исследовательских работ включает
следующие этапы:
выбор направления исследования;
теоретические и экспериментальные исследования;
обобщение и оценка результатов исследований.
Этап "выбор направления исследования" включает выполнение
комплекса подготовительных работ, связанных с предстоящими
исследованиями, сбор и детальный анализ имеющейся научно-технической
информации.
Этап "теоретические и экспериментальные исследования" - это
выполнение теоретических исследований, проведение комплекса
экспериментальных работ, проработка вопросов методологического
характера.
Этап "обобщение и оценка результатов исследований" включает
составление и оформление отчета по НИР в целом, а также разработку
технического задания (далее - ТЗ) на научно-конструкторскую работу
(ОКР) при условии продолжения работы на стадии ОКР.
Этап содержит: окончательную отработку, анализ всех выявленных
факторов; обобщение результатов НИР; оценку полноты решения задач,
разработку рекомендаций и предложений по использованию результатов
выполнения НИР, а также разработку ТЗ на ОКР, если это вытекает из
результатов НИР.
128. На государственное хранение поступают: технические и
тактико-технические задания; технические требования и
тактико-технические требования на выполненные НИР и ОКР, если они
включены в государственные, международные, межотраслевые программы;
этапные и промежуточные отчеты, имеющие самостоятельное значение,
содержащие информацию, имеющую научно-историческую ценность и не
повторяющуюся в других документах, а также составленные видными
деятелями науки и техники или имеющие их автографы; отчеты по
законченным темам НИР, ОКР, ОТР; сводные годовые отчеты о НИР,
содержащие итоговую, обобщенную информацию.
ГЛАВА 26
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ПАТЕНТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
129. На государственное хранение отбираются рассмотренные
заявки на изобретения (открытия), по которым приняты решения о
выдаче авторского свидетельства (патента).
При экспертизе ценности заявок данной категории необходимо
обращать внимание на важность научно-технических решений,
содержащихся в них, на предполагаемую степень эффективности при
использовании конкретных изобретений (открытий) в различных сферах
деятельности общества. Кроме того, в документах заявки могут
содержаться научно-технические решения, выдвинутые на присуждение
государственных или именных премий, а также награжденные дипломами,
медалями и удостоенные премий на международных и республиканских
выставках и конкурсах. На такую документацию, а также на заявки,
содержащие в числе авторов (заявителей) выдающихся деятелей науки и
техники, целесообразно обращать особое внимание при их отборе на
государственное хранение.
130. На государственное хранение отбираются рассмотренные
заявки на предполагаемые изобретения (открытия), по которым приняты
решения об отказе в выдаче авторского свидетельства (патента), если
в упомянутых заявках содержатся рациональные научно-технические
решения.
131. На государственное хранение отбираются законченные
рассмотрением заявки на промышленные образцы, по которым приняты
решения о выдаче свидетельства или патента. Промышленный образец
представляет собой художественное или художественно-конструкторское
решение, определяющее внешний вид изделия. На государственное
хранение передаются также законченные рассмотрением заявки на
промышленные образцы, по которым приняты решения об отказе в выдаче
свидетельства или патента, поданные иностранными гражданами и
гражданами Республики Беларусь, при наличии в числе авторов
выдающихся деятелей науки и техники, поданные ведущими организациями
в области художественного конструирования, содержащие
художественно-конструкторские решения, выдвинутые на присуждение
государственной или именной премии, содержащие оригинальные
художественно-конструкторские решения, награжденные дипломами,
медалями и премиями на выставках.
132. На государственное хранение поступают аннулированные
свидетельства (патенты), документы на изобретения, по которым даны
лицензии (лицензионные паспорта, рекламно-технические описания о
технической готовности, технико-экономические расчеты).
ГЛАВА 27
СОСТАВЛЕНИЕ ПЕРЕЧНЕЙ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ,
ПОДЛЕЖАЩЕЙ ПЕРЕДАЧЕ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
133. Экспертиза ценности научно-технической документации
осуществляется экспертными комиссиями учреждений, организаций,
предприятий в два этапа.
На первом этапе проводится выбор проблематики исследований,
проектов изделий промышленного производства и технологических
процессов, объектов планировки и капитального строительства,
научно-техническая документация по которым подлежит передаче на
государственное хранение. Конечным результатом работы является
составление перечня научно-технической документации согласно
приложению 10, подлежащей передаче на государственное хранение,
который включает графы: "№ п/п"; "Обозначение (индекс) разработки";
"Наименование научно-технической разработки"; "Этап (стадия)"; "Год
окончания разработки"; "Организации, принимавшие участие в
разработке"; "Количество учетных единиц"; "Обоснование отбора
документов на государственное хранение"; "Примечание (срок передачи
в госархив)".
В графе "Обоснование отбора документов на государственное
хранение" определяется степень важности конкретного объекта,
разработки согласно действующим критериям экспертизы ценности
научно-технической документации.
134. Перечень научно-технической документации, подлежащей
передаче на государственное хранение, составляется экспертной
комиссией организации-разработчика за определенный период времени,
начиная с начала деятельности организации.
В перечень научно-технической документации, подлежащей передаче
на государственное хранение, включается также документация
организаций-предшественников, хранящаяся в данной организации.
Перечень НТД составляется не реже одного раза в пять лет.
135. Систематизация проектов, изделий, включенных в перечень
научно-технической документации, подлежащей передаче на
государственное хранение, осуществляется по хронологическому,
тематическому, тематико-хронологическому признаку.
136. Перечень НТД подписывается членами экспертной комиссии
организации, утверждается руководителем организации и представляется
на утверждение в государственный архив. К нему прилагается протокол
заседания ЭК организации или выписка из протокола заседания
экспертной комиссии.
После утверждения ЭМК государственного архива один экземпляр
перечня возвращается организации, а другой остается в
государственном архиве.
ГЛАВА 28
ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
И ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
137. В результате экспертизы ценности научно-технической
документации одновременно с отбором документов на государственное
хранение осуществляется выявление документов, не имеющих
научно-исторической ценности и утративших практическое значение.
Документы, имеющие практическое значение, хранятся в
организации в течение сроков, предусмотренных типовыми и
ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения.
На дела с истекшими сроками хранения и утратившие практическое
значение составляется акт о выделении их к уничтожению согласно
приложению 11.
138. Акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются
экспертной комиссией организации, утверждаются руководителем
организации, после чего представляются на согласование в
государственный архив.
Запрещается уничтожать документы с истекшими сроками хранения
до утверждения перечней и описей на дела постоянного хранения ЭМК
госархива.
139. Научно-техническая документация, отобранная к уничтожению,
сдается организациям по заготовке вторичного сырья.
Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной.
Дата сдачи документов и номер накладной указываются в акте.
Номера уничтоженных документов другим документам не
присваиваются. Они исключаются из учетных документов и в графе
"Примечание" делается запись: "Уничтожено по акту о выделении к
уничтожению документов от _________ № ________".
РАЗДЕЛ X
ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА НТД НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
ГЛАВА 29
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО ПОДГОТОВКЕ НТД К ПЕРЕДАЧЕ
НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
140. Работа СНТД организации по подготовке научно-технической
документации на государственное хранение ведется на основании
плана-графика передачи НТД на государственное хранение,
согласованного с государственным архивом и утвержденного
руководителем организации, согласно приложению 12.
141. План-график составляется в соответствии с перечнями
научно-технической документации, подлежащей передаче на
государственное хранение, утвержденными ЭМК государственного архива
и руководителем организации.
142. Подготовка НТД к передаче на государственное хранение
проводится сотрудниками СНТД организации или специалистами
государственного архива по договору, заключенному между
государственным архивом и организацией.
143. Научно-техническая обработка документов производится по
истечении ведомственного хранения документов или решения экспертных
комиссий организации и государственного архива о передаче НТД на
государственное хранение.
144. Научно-техническая обработка НТД - технологический процесс
приведения документации в определенный порядок, обеспечивающий
быстрый поиск, сохранность и возможность использования ее в
научно-исторических и практических целях. В процессе обработки и
описания проводится экспертиза ценности НТД, формирование,
оформление и описание единиц хранения, их систематизация,
составление и оформление описи, историко-архивной справки.
ГЛАВА 30
СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
145. Систематизация документов - это научная группировка и
последовательное их расположение в пределах фонда с целью облегчения
поиска и использования документной информации в различных целях.
146. НТД систематизируется по видам:
проектная;
конструкторская;
технологическая;
научно-исследовательская;
патентная документация:
146.1. проектная документация систематизируется по
предметно-тематическому, хронологическому или географическому
признакам.
ПД подразделяется:
по жилищно-гражданскому строительству (объекты жилищного
строительства, народного образования, здравоохранения, культуры и
спорта, общественных зданий и сооружений специального назначения);
по промышленному строительству (заводы, фабрики, комбинаты);
по сельскохозяйственному строительству (элеваторы, фермы,
животноводческие комплексы);
по энергетическому и водохозяйственному строительству;
по транспортному строительству (железные и шоссейные дороги,
трубопроводы, мосты).
Каждая группа может систематизироваться на более мелкие.
Например: объекты здравоохранения - на больницы, поликлиники,
которые в свою очередь систематизируются по номерам объектов в
хронологическом порядке, а внутри объектов - по составу проекта и по
маркам основных комплектов.
Документы проектных стадий располагаются в принятой
последовательности проектирования: при двухстадийном проектировании
- архитектурный проект "А" (проект) и строительный проект "С"
(рабочая документация), при одностадийном - строительный проект "С"
(рабочий проект) с выделенной утверждаемой архитектурной частью "АС"
(утверждаемая часть рабочего проекта), а внутри стадий - по основным
комплектам согласно составу проекта.
Типовые проекты систематизируются по номерам серий;
146.2. конструкторская документация систематизируется по видам
разработок, по хронологии или номерам конкретных разработок, внутри
разработки - по узлам согласно спецификации.
Конструкторская документация на модифицированное изделие
располагается после документации на все базовое изделие либо после
той части изделия, на которую имеется модификация.
Документы по испытаниям изделий систематизируются по
хронологии, а в пределах года - по назначению техники,
регистрационным номерам;
146.3. технологическая документация систематизируется согласно
технологическому процессу;
146.4. научно-исследовательская документация систематизируется
по хронологическому принципу, а в пределах года - по номерам тем,
инвентарным номерам, номерам, присвоенным при государственной
регистрации, по тематике научных работ, по алфавиту их наименований
или фамилий авторов-разработчиков (ответственных исполнителей), по
структурному признаку.
Отчеты, выполненные по заказам других организаций,
систематизируются отдельно;
146.5. патентная документация систематизируется по видам
объектов промышленной собственности (изобретения, полезные модели,
промышленные образцы, сорта растений, товарные знаки, знаки
обслуживания); по видам охранного документа (патенты,
свидетельства), в пределах каждого вида по номерам патентов или
свидетельств; по номерам заявок, по которым приняты решения на
выдачу охранного документа, и по номерам заявок, по которым приняты
решения об отказе в выдаче охранного документа.
147. Одновременно с систематизацией проводится экспертиза
ценности документов проекта, конструкторской разработки. К
уничтожению выделяются дубликаты документов; документы, не имеющие
практической и исторической ценности; чертежи, которые невозможно
отнести к какому-либо проекту, разработке.
ГЛАВА 31
ФОРМИРОВАНИЕ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ЕДИНИЦ ХРАНЕНИЯ
148. Единица хранения НТД - отдельный документ, имеющий
самостоятельное значение.
Она формируется из документов, относящихся к одной стадии,
одному основному комплекту (сборочной единице). Документы одной
стадии, одного основного комплекта (сборочной единицы), значительной
по объему, могут составлять несколько единиц хранения.
Единицы хранения на НИР и ПатД формируются в соответствии с
техническими нормативными правовыми актами.
149. При научно-технической обработке документов рекомендуется
применять карточный способ их описания и систематизации. На карточке
пишутся: рабочий номер единицы хранения, который записан карандашом
на обложке описываемой единицы хранения; название
организации-разработчика и ее подчиненность в тот период, за который
описываются документы; название проекта (разработки, темы НИР),
номер объекта (производственный шифр, обозначение, номера темы,
охранного документа); название основного комплекта (сборочной
единицы), его марки, фамилия руководителя темы, проекта; год
окончания разработки, количество листов. Карточки систематизируются
в соответствии с принятой схемой систематизации.
Одновременно с описанием документов на карточках составляется
список сокращенных слов.
150. Техническое оформление единиц хранения должно быть
проведено в соответствии с требованиями технических нормативных
правовых актов. НТД, передаваемая на государственное хранение,
подлежит полному оформлению: фальцовке чертежей, подшивке
(переплету) текстовых документов, нумерации листов, составлению
внутренних описей и заверительных листов, оформлению обложек единиц
хранения.
151. Графические документы помещаются в папки с тремя клапанами
и завязками. В каждой единице хранения должно быть не более 50
листов чертежей, условно приведенных к формату А4 (297x210 мм), при
толщине дела не более 3-4 см. Допускается помещать в одну папку
несколько единиц хранения, незначительных по объему.
Текстовые документы помещаются в твердую обложку, прошиваются
прочными нитками в четыре прокола или переплетаются. При подготовке
единиц хранения к переплету (подшивке) все металлические предметы из
документов удаляются.
Применение при переплете металлических сшивателей, липкой ленты
при реставрации чертежей категорически запрещается.
Фотографии вложения, входящие в состав единицы хранения,
помещают в конверты. Комплект фотографий может быть включен в данную
единицу в виде приложения. Наклеенные на листах бумаги фотографии
остаются в том же виде.
152. Все листы, кроме чистого, нумеруются в валовом порядке,
начиная с титульного листа, простым карандашом в правом верхнем
углу, не задевая текста документа. Также нумеруются листы с
наклеенными фотографиями.
Сложенный и подшитый за один край лист разворачивается и
нумеруется в правом верхнем углу как один лист.
Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как
два листа.
Имеющиеся в единице хранения конверты с вложениями нумеруются
отдельно: вначале нумеруется конверт, а затем каждое вложение.
Фотографии, карты, диаграммы и другие специальные документы,
подшитые в единице хранения, нумеруются в левом верхнем углу
оборотной стороны.
Подшитые в единице хранения документы с собственной нумерацией
нумеруются в общем порядке.
Если в единице хранения имеется несколько томов, то в каждом
томе листы нумеруются отдельно.
При большом количестве ошибок в нумерации листов необходимо их
перенумеровать. При перенумерации листов старые номера
зачеркиваются, а новые проставляются рядом. Если ошибки
незначительны, то можно использовать литерные номера листов.
Сложенные чертежи нумеруются простым карандашом в правом нижнем
углу над угловым штампом или около него, если над угловым штампом
имеются другие надписи.
При соответствии собственной машинописной или чертежной
нумерации листы или чертежи простым карандашом не нумеруются.
Запрещается нумеровать листы цветным карандашом и чернилами.
153. На единицу хранения, сформированную из чертежей или
фотографий, составляется внутренняя опись документов согласно
приложению 13. В ней указываются для проектной документации:
1-я графа - порядковый номер документа в единице хранения;
2-я - индекс документа;
3-я - заголовок документа;
4-я - дата;
5-я - номер листа документа, полученный при валовой нумерации;
6-я - примечание.
Для конструкторской документации:
1-я - номер листа документа, полученный при валовой нумерации;
2-я - обозначение документа по угловому штампу;
3-я - заголовок документа;
4-я - дата;
5-я - номер листа по угловому штампу;
6-я - примечание.
Если единица хранения состоит из текстовых и графических
документов, то сначала записывается заголовок текстового документа,
затем чертежа.
Если внутренняя опись состоит из нескольких листов, листы
внутренней описи нумеруются отдельно от листов, включенных в единицу
хранения.
В конце внутренней описи составляется итоговая запись, в
которой указываются цифрами и прописью количество листов внутренней
описи и количество чертежей, находящихся в единице хранения,
наименование должности, подпись, расшифровка подписи составителя и
дата составления описи.
При соответствии ведомости рабочих чертежей основного комплекта
или спецификации наличию и наименованию рабочих чертежей внутреннюю
опись можно не составлять.
Если единица хранения состоит только из текстовой документации
(спецификации, ведомости покупных изделий, таблицы, расчеты,
паспорта), то внутренняя опись на ее не составляется.
154. В конце единицы хранения помещается лист-заверитель
согласно приложению 14, в котором цифрами и прописью указываются
количество пронумерованных листов единицы хранения, наименование
должности, подпись, расшифровка подписи составителя, дата
составления. Отдельно в заверительной надписи оговариваются все
особенности нумерации (литерные, пропущенные, графические,
текстовые, фото) и физического состояния (поврежденные,
трудночитаемые) листов.
При перенумерации листов составляется новая заверительная
надпись, а старая зачеркивается. Заверительная надпись должна быть
составлена аккуратно и разборчиво. Исправления и зачеркивания не
допускаются.
Лист с заверительной надписью подшивается или подклеивается за
левый край к внутренней стороне обложки, если единица хранения
подшита без листа-заверителя. Запрещается выносить заверительную
надпись на обложку или на оборотную сторону чистого листа.
155. Обложки должны быть светлыми. Надписи на обложках
выполняются четко, разборчиво, светлостойкими чернилами, тушью или
шариковой ручкой. Если обложка темная, то на нее наклеивается белый
лист бумаги со всеми реквизитами, предварительно отпечатанными на
пишущей машинке, компьютере или написанными, при этом рекомендуется
применять качественный клей.
Данные на обложку единицы хранения переносятся с карточки:
полное и сокращенное название вышестоящей организации и
организации-разработчика в тот период, к которому относятся
документы, находящиеся в единице хранения; ее местонахождение;
заголовок единицы хранения, состоящий из наименования проекта, марки
основного комплекта (сборочной единицы), стадии проектирования;
номера тома; фамилии автора; номера объекта (производственного
индекса); даты окончания разработки; количества листов; архивного
шифра дела (проставляется в госархиве в установленных местах).
Обложки оформляются согласно приложению 15.
ГЛАВА 32
СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ
156. Сформированные, оформленные и отсистематизированные
единицы хранения включаются поединично в опись.
Описи составляются на каждую группу НТД (проектная,
конструкторская, технологическая, научно-исследовательская
(научная), патентная) и имеют самостоятельный номер, к которому
добавляется буквенный индекс, определяющий вид документов, например:
опись № 1-ПД, опись № 2-КД.
157. Опись содержит титульный лист, оглавление, предисловие,
список сокращенных слов, указатели, описательные статьи, итоговую
запись, лист-заверитель:
157.1. в составление описи входит составление описательных
статей.
Описательные статьи описи - это совокупность сведений о единице
хранения. Описательные статьи состоят из 9 граф. Единицы хранения
вносятся в опись согласно их систематизации за своим порядковым
номером, присвоенным в процессе обработки (графа 1). В графе 2
проставляется шифр объекта (производственный индекс, номера темы
НИР, охранного документа, заявки). В графу 3 с карточки без
изменений переносится заголовок единицы хранения. В этой же графе
указывается номер тома, если единицы хранения состоят из нескольких
томов. В этом случае в опись вносится полностью заголовок первого
тома единицы хранения, а все последующие обозначаются словами "То
же" с добавлением всех особенностей каждого заголовка. На каждый
новый лист описи заголовок переносится полностью. Для НИР в графе 3
указывается фамилия автора или руководителя темы до названия темы
или после в зависимости от систематизации. В графе 4 указывается
название организации-разработчика. Если организация-сдатчик является
одновременно и организацией-разработчиком, о чем указывается в
предисловии, то графу 4 можно не заполнять. В графе 5 указывается
год окончания разработки проекта, отчета по теме, получения
охранного документа, подачи заявки и др. В графах 6, 7 проставляется
количество текстовых и графических листов, в графе 8 - количество
фотографий. Графа 9 предназначена для примечаний. В ней указываются
все особенности единицы хранения;
157.2. на первом листе описи слева указываются название
организации и подчиненность на момент передачи документов в
госархив, номера фонда и описи, справа - гриф "УТВЕРЖДАЮ",
наименование должности, подпись, расшифровка подписи руководителя
организации согласно приложению 16.
158. В оформление описи входит составление научно-справочного
аппарата к описи, итоговой записи, листа-заверителя и нумерация
листов в описи:
158.1. в конце описи помещается итоговая запись, в которой
цифрами и прописью указываются количество единиц хранения и
чертежей, включенных в опись, первый и последний номер единиц
хранения по описи, оговариваются литерные и пропущенные номера
единиц хранения. Если опись состоит из нескольких разделов, итоговая
запись составляется к каждому разделу. В каждом последующем разделе
делается сводная итоговая запись по всем предыдущим разделам описи.
Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием
должности и даты составления. Опись утверждается руководителем
организации после утверждения на ЭМК государственного архива,
подпись руководителя заверяется печатью.
Затем делается запись о передаче НТД в государственный архив,
указываются наименования должностей, подписи, расшифровки подписей
сотрудников, передавших и принявших документы на государственное
хранение, согласно приложению 17;
158.2. опись и научно-справочный аппарат к ней нумеруются в
валовом порядке.
В конце описи на отдельном листе составляется лист-заверитель
описи. В нем цифрами и прописью указывается количество листов описи.
Заверительная надпись составляется и подписывается составителем
описи согласно приложению 18.
159. Законченная опись переплетается в твердую обложку.
Опись НТД постоянного хранения печатается на пишущей машинке
или на компьютере в 4 экземплярах. Лента пишущей машинки,
копировальная и писчая бумага должны быть высокого качества. Опись
постоянного хранения представляется на утверждение
экспертно-методической комиссии государственного архива. После
утверждения описи и передачи НТД на государственное хранение один
экземпляр описи остается в организации, а три - в государственном
архиве.
ГЛАВА 33
СОСТАВЛЕНИЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К ОПИСЯМ
160. К описям постоянного хранения составляется
научно-справочный аппарат: титульный лист, оглавление, список
сокращенных слов, предисловие и указатели:
160.1. на титульном листе описи указываются: полное название
государственного архива, полное и сокращенное названия
организации-фондообразователя и ее подчиненность со всеми
переименованиями и изменениями подчиненности, относящимися к периоду
времени, за который документы включены в опись, хронологические
рамки того или иного названия организации, ее местонахождение, номер
фонда и номер описи (присваиваются в госархиве), название описи,
крайние даты единиц хранения, внесенных в опись.
Если в опись внесены документы за несколько лет с перерывами,
то на титульном листе указываются только годы, за которые имеются
документы, согласно приложению 19;
160.2. в оглавлении с указанием соответствующих листов
перечисляются все составные части описи: список сокращенных слов,
предисловие, название всех разделов, подразделов и других
документов, включенных в опись в соответствии со схемой
систематизации единиц хранения, указатели.
Оглавление помещается за титульным листом;
160.3. в список сокращенных слов вносятся в алфавитном порядке
все сокращения, применяемые в тексте описи. Сокращения в списке
помещаются слева, а через тире делается расшифровка.
В список не включаются общепринятые сокращения слов;
160.4. к описи составляется предисловие, в котором излагаются
краткая история организации, история проектирования объектов
строительства, изделий промышленного производства, разработки
научной проблемы и их техническая характеристика, указываются автор,
даты начала и окончания разработки, состав и содержание документов,
особенности формирования, оформления, описания и систематизации
единиц хранения, отмечается полнота состава, физическое состояние. В
предисловии дается список организаций-соразработчиков.
Если опись состоит из нескольких разделов, то предисловие может
составляться как общее ко всей описи, так и к каждому разделу. Общее
предисловие помещается в первом разделе описи. При составлении
отдельных предисловий к каждому разделу описи все общие данные об
истории организации излагаются в предисловии к первому разделу
описи. История организации составляется на основании
историко-архивной справки.
Предисловие подписывается составителем, указывается дата
составления, и помещается оно в начале описи после оглавления и
списка сокращенных слов;
160.5. при необходимости для облегчения пользования описями
рекомендуется составлять указатели: предметный, именной,
географический, тематический, хронологический.
Указатели помещаются в конце описи.
ГЛАВА 34
ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
161. В соответствии с Законом Республики Беларусь "О
Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь"
научно-техническая документация передается на государственное
хранение по миновании практической надобности, но не позднее
25-летнего срока ведомственного хранения в установленном комплекте,
в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным
аппаратом.
Проектная документация передается через 25 лет после окончания
разработки, конструкторская и технологическая - через 5 лет после
снятия изделия с производства, научно-исследовательская - через 10
лет, патентная - после окончания срока действия охранного
документа.
Конкретные сроки и передача документов согласовываются с
госархивом и включаются в план работы СНТД.
162. При реорганизации или ликвидации организаций
государственной формы собственности научно-техническая документация
передается правопреемнику, а при отсутствии правопреемника - в
государственный архив. В состав ликвидационной комиссии в
обязательном порядке включается представитель госархива.
При преобразовании организаций государственной формы
собственности в негосударственную их документы передаются на
постоянное хранение в государственный архив или же хранятся в
организации до истечения установленных сроков хранения.
163. Список организаций, научно-техническая документация
которых должна передаваться на постоянное хранение в государственный
архив, определяется Государственной архивной службой.
164. Научно-техническая документация передается на постоянное
хранение в виде подлинников по описям, утвержденным ЭМК
государственного архива: переплетенная, отреставрированная, при
необходимости прошедшая дезинфекцию, дезинсекцию.
165. Прием документов проводится поединично или полистно по
описям с проверкой физического состояния, качества
научно-технической обработки, количества листов, со сверкой
заголовков внутренней описи и чертежей, заголовков единицы хранения
в описи и на обложке.
На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов
в государственный архив. Все экземпляры описи подписывают сотрудник
организации, сдавший документы, и сотрудник государственного архива,
принявший документы.
Три экземпляра описи передаются в государственный архив,
четвертый - в организацию.
166. При обнаружении документов в неудовлетворительном
состоянии составляется акт согласно приложению 20.
Устранение дефектов проводит организация-сдатчик за счет
собственных средств или по договору с Центральной лабораторией
микрофотокопирования и реставрации документов Национального
архивного фонда Республики Беларусь.
167. На неисправимо поврежденные документы, обнаруженные в
процессе подготовки к передаче на государственное хранение и не
подлежащие восстановлению, составляется акт о неисправимых
повреждениях документов согласно приложению 4.
168. Научно-техническая документация, отобранная для передачи в
государственный архив, исключается из соответствующих инвентарных
книг. В графе "Примечание" делается соответствующая запись:
"Передано в госархив. Акт приема-передачи от ______ № __ опись № __
дело № __".
169. Научно-техническая документация, включенная в перечень, до
передачи в государственный архив хранится в техническом архиве
организации отдельно от других документов. К ней создается фонд
пользования, а в необходимых случаях и страховой фонд.
170. Все расходы, связанные с подготовкой документов и
передачей их на государственное хранение, устранением недостатков
при научно-технической обработке, транспортировкой, осуществляются
за счет организаций, сдающих документы.
171. Виновные в утрате, незаконном уничтожении документов
постоянного срока хранения или несоблюдении условий хранения несут
ответственность в соответствии с актами законодательства Республики
Беларусь.
ГЛАВА 35
ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
172. Прием документов на государственное хранение оформляется
актом приема-передачи, составленным в 2 экземплярах, согласно
приложению 21. Первый экземпляр находится в государственном архиве,
второй - в организации, сдавшей документы.
Акт подписывается представителями государственного архива и
организации-сдатчика, утверждается их руководителями и заверяется
печатью.
173. При первом приеме документов в государственный архив
организация представляет историко-архивную справку об этой
организации, при последующем - дополнение к историко-архивной
справке о произошедших изменениях в названии, функциях, структуре,
подчиненности. Историко-архивная справка и дополнение к ней
составляются на бланке организации и подписываются руководителем с
указанием исполнителя.
Приложение 1
к Правилам работы
с научно-технической
документацией в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Беларусь
Форма акта о выдаче документов во временное пользование
УТВЕРЖДАЮ
__________________________ ______________________________
(наименование вышестоящей (наименование должности
__________________________ ______________________________
организации) руководителя организации)
__________________________ __________ _____________
(наименование организации) (подпись) (И.О.Фамилия)
__________________________ _________
(почтовый индекс, адрес) (дата)
АКТ
_______________ № ________
__________________________
(место составления)
о выдаче документов во временное пользование
_____________________________________
(наименование организации)
_____________________________________
(почтовый индекс, адрес)
Основание: _________________________________________________________
Для какой цели выдаются документы __________________________________
Выдаются следующие документы: ______________________________________
(название и номер объекта)
-------------T-------------T------------T------------T-------------¬
¦ № ¦ Индекс ¦ Заголовок ¦ Количество ¦ Примечание ¦
¦ п/п ¦ документа ¦ документа ¦ листов ¦ ¦
+------------+-------------+------------+------------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+------------+-------------+------------+------------+-------------+
Всего выдано __________________________ документов на ______________
(срок)
Документы выданы в упорядоченном и удовлетворительном
состоянии.
Получатель обязуется не предоставлять документы другим
организациям без разрешения организации-разработчика, вернуть
документы в архив в указанный в акте срок в исправном состоянии.
Выдал ____________________ _________________
(должность, подпись) (И.О.Фамилия)
Принял ____________________ _________________
(должность, подпись) (И.О.Фамилия)
М.П.
___________________
(дата)
Документы возвращены
в полном объеме и сохранности _____________________
(дата возвращения)
Сдал _______________________ _________________
(должность, подпись) (И.О.Фамилия)
Принял _____________________ _________________
(должность, подпись) (И.О.Фамилия)
Формат А4 (210x297)
Приложение 2
к Правилам работы
с научно-технической
документацией в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Беларусь
Форма карты-заместителя документов
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТОВ
-------------T------------T-----------T--------T-------------------¬
¦Название и ¦ Индекс ¦ Заголовок ¦ Номера ¦ Дата выдачи и кому¦
¦ номер ¦ документа ¦ документа ¦ листов ¦ выданы документы ¦
¦ объекта ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------+------------+-----------+--------+-------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+------------+------------+-----------+--------+-------------------+
Формат А4 (210x297)
Приложение 3
к Правилам работы
с научно-технической
документацией в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Беларусь
Форма акта проверки наличия и состояния документов
УТВЕРЖДАЮ
___________________________ _______________________________
(наименование организации) (наименование должности
___________________________ _______________________________
(наименование СНТД) руководителя организации)
___________________________ __________ _________________
(место составления) (подпись) (И.О.Фамилия)
_________
(дата)
АКТ
_______________ № ________
___________________________
(место составления)
проверки наличия и состояния документов
__________________________________________
(наименование объекта, разработки и т.д.)
Основание: _________________________________________________________
(плановая, перемещение документов и т.д.)
Проверка проводилась с ________________ по ___________________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по инвентарной книге _____________________________
(цифрами и прописью)
папок (документов).
2. Не оказалось в наличии ____________________ папок (документов).
(цифрами и прописью)
3. Не учтенных в инвентарной книге __________________________ папок
(цифрами и прописью)
(документов).
4. Не относящихся к данному объекту, разработке ____________________
(цифрами и прописью)
папок (документов).
5. Оказалось в наличии по инвентарной книге _______________________
(цифрами и прописью)
папок (документов).
Из них требуют:
5.1. дезинфекции и дезинсекции ____________________ документов;
(цифрами и прописью)
5.2. реставрации ____________________ (документов);
(цифрами и прописью)
5.3. переплета или подшивки _____________________ документов;
(цифрами и прописью)
5.4. восстановления затухающих текстов ___________________________
(цифрами и прописью)
документов;
5.5. неисправимо поврежденных __________________ документов;
(цифрами и прописью)
5.6. выдано во временное пользование ________________________
(цифрами и прописью)
документов.
6. Характеристика состояния и условий хранения документов.
Отрицательные явления и факторы, влияющие на условия их хранения,
____________________________________________________________________
7. Меры, принятые по розыску недостающих документов: _______________
____________________________________________________________________
Проверку производили:
________________________ _________________
(должность работников, (И.О.Фамилия)
________________________ _________________
подпись)
_________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК организации
___________ № _______
Председатель ЭК
_________ _____________
(подпись) (И.О.Фамилия)
Формат А4 (210x297)
Приложение 4
к Правилам работы
с научно-технической документацией
в учреждениях, организациях
и на предприятиях
Республики Беларусь
Форма акта о неисправимых повреждениях документов
___________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование _______________________________
___________________________ (наименование должности
вышестоящей организации) _______________________________
___________________________ руководителя организации)
(наименование организации) _________ _________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
_________
(дата)
АКТ
_______________ № ________
__________________________
(место составления)
о неисправимых повреждениях документов
В процессе подготовки к передаче на государственное хранение
обнаружены документы, не подлежащие восстановлению:
----T--------T---------T----------T----------T---------T-----------¬
¦ № ¦Название¦ Номер ¦Количество¦Заголовок ¦ Дата ¦ Характер ¦
¦п/п¦объекта ¦документа¦ листов ¦документа ¦документа¦ и причины ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦повреждения¦
+---+--------+---------+----------+----------+---------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+--------+---------+----------+----------+---------+-----------+
Всего обнаружено неисправимо поврежденных __________________________
(цифрами и прописью)
документов.
Перечисленные документы подлежат списанию.
________________________ _________________
(должность, подпись) (И.О.Фамилия)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК Протокол ЭК
Белорусского государственного _________________________
архива научно-технической (сокращенное наименование
документации _________________________
____________ № ________ организации)
_____________ № _________
Формат А4 (210x297)
Приложение 5
к Правилам работы
с научно-технической
документацией в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Беларусь
Форма акта о неисправимых повреждениях документов, пути
розыска которых исчерпаны
___________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование _______________________________
___________________________ (наименование должности
вышестоящей организации) _______________________________
___________________________ руководителя организации)
(наименование организации) _________ _________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
_________
(дата)
АКТ
_______________ № ________
__________________________
(место составления)
о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
В результате проверки наличия и состояния документов по
инвентарной книге № ___ установлено отсутствие нижеперечисленных
документов.
Предпринятые архивом меры по розыску положительных результатов
не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета.
--------T-----------------T-------------T------------T-------------¬
¦Номер ¦ Инвентарный ¦ Заголовок ¦ Дата ¦ Причины ¦
¦объекта¦номер документа ¦ документа ¦ документа ¦ отсутствия ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ документа ¦
+-------+-----------------+-------------+------------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-------+-----------------+-------------+------------+-------------+
Итого __________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Заведующий архивом ___________ ________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК Протокол ЭК
Белорусского государственного _________________________
архива научно-технической (сокращенное наименование
документации _________________________
____________ № ________ организации)
Председатель ЭМК _____________ № _________
_________ ______________ Председатель ЭК
(подпись) (И.О.Фамилия) __________ _____________
(подпись) (И.О.Фамилия)
Изменения в учетные документы архива внесены.
Должность работника,
ответственного за учет _______________ _________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
Формат А4 (210x297)
Приложение 6
к Правилам работы
с научно-технической
документацией в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Беларусь
Форма карточки регистрации архивных документов
Карточка регистрации архивных документов
Лицевая сторона
---------------------------------T---------------------------------¬
¦ Номер комплекса ¦ Номер объекта ¦
+--------------------------------+---------------------------------+
¦Шифр объекта ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦Наименование комплекса ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦Наименование объекта ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦Стадия проекта ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦Год разработки ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦Отдел-разработчик ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦Главный инженер проекта ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦Технологическая организация ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦ ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦Примечание ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦ ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦ ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦ ¦
L-------------------------------------------------------------------
Оборотная сторона
-------------T------------T-------------T------------T-------------¬
¦ Дата ¦Инвентарный ¦ Марка и ¦Количество ¦ Место ¦
¦ ¦ номер ¦номера листов¦ листов ¦ хранения ¦
+------------+------------+-------------+------------+-------------+
Формат А5 (148x210)
Приложение 7
к Правилам работы
с научно-технической
документацией в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Беларусь
Форма инвентарной книги учета научно-исследовательской
(научной) документации
----T-----T----T----T------T-----T------T-------T------T------T------¬
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Руко- ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦Дата¦ ¦Наиме-¦Номер¦Отдел ¦води- ¦ ¦Коли- ¦ ¦
¦ ¦Обоз-¦пос-¦ ¦нова- ¦гос- ¦(лабо-¦тель ¦Коли- ¦чество¦ ¦
¦ № ¦на- ¦ту- ¦Этап¦ние ¦реги-¦рато- ¦(ответ-¦че- ¦и ¦Приме-¦
¦п/п¦чение¦пле-¦ ¦и ¦стра-¦рия)- ¦ствен- ¦ство ¦номер ¦чание ¦
¦ ¦ ¦ния ¦ ¦номер ¦ции ¦разра-¦ный ¦листов¦экзе- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦темы ¦ ¦ботчик¦испол- ¦ ¦мпляра¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦нитель)¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----+----+----+------+-----+------+-------+------+------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦
+---+-----+----+----+------+-----+------+-------+------+------+------+
Формат А4 (210x297)
Приложение 8
к Правилам работы
с научно-технической
документацией в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Беларусь
Форма журнала регистрации заявок на выдачу патента на изобретение
ЖУРНАЛ
регистрации заявок на выдачу патента на изобретение
----T-----T-----T-----T-----T-----T-----T----T-------T------T----T--------¬
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Сумма ¦
¦ ¦Дата ¦Вхо- ¦Номер¦Стра-¦Наз- ¦Авто-¦Зая-¦Патент-¦Адрес,¦ ¦оплачен-¦
¦ № ¦пос- ¦дя- ¦гос- ¦на ¦вание¦ры ¦ви- ¦ный ¦теле- ¦Экс-¦ной пош-¦
¦п/п¦туп- ¦щий ¦реги-¦ ¦изоб-¦ ¦тель¦пове- ¦фон, ¦перт¦лины, ¦
¦ ¦ле- ¦но- ¦стра-¦ ¦рете-¦ ¦ ¦ренный ¦факс ¦ ¦номер ¦
¦ ¦ния ¦мер ¦ции ¦ ¦ния ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦и дата ¦
¦ ¦заяв-¦заяв-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦платеж- ¦
¦ ¦ки ¦ки ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ного до-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦кумента ¦
+---+-----+-----+-----+-----+-----+-----+----+-------+------+----+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦
+---+-----+-----+-----+-----+-----+-----+----+-------+------+----+--------+
Формат А4 (210x297)
Приложение 9
к Правилам работы
с научно-технической
документацией в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Беларусь
Лицевая сторона
Форма каталожной карточки НТД
-------------------------------------------------------------------¬
¦Шифр объекта ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦Наименование комплекса, проблемы ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦Наименование объекта, изделия, темы НИР, ОКР ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦Стадия, этап НИР, ОКР ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦Год разработки ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦Отдел-разработчик ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦Руководитель темы, ГИП ¦
L-------------------------------------------------------------------
Оборотная сторона
-------------------------------------------------------------------¬
¦Дата поступления в архив ¦
+--------------------------------T---------------------------------+
¦Инвентарный номер ¦Подлинность ¦
+--------------------------------+---------------------------------+
¦Маркировка частей проекта, ¦
¦стадии проектирования и ¦
¦порядковые номера чертежей ¦
¦внутри марки ¦
+--------------------------------T---------------------------------+
¦Количество листов ¦Копийность ¦
+--------------------------------+---------------------------------+
¦Местонахождение объекта ¦Формат ¦
L--------------------------------+----------------------------------
Формат А5 (148x210)
Приложение 10
к Правилам работы
с научно-технической
документацией в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Беларусь
Форма перечня разработок НТД, подлежащей передаче
на государственное хранение
____________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование ____________________________
____________________________ (наименование должности
вышестоящей организации) ____________________________
____________________________ руководителя организации)
(наименование организации) _________ _____________
(подпись) (И.О.Фамилия)
_________
(дата)
ПЕРЕЧЕНЬ № _____ __________________________
(указать вид НТД)
подлежащей передаче на государственное хранение
за _____________________ годы
----T--------T--------T-----T------T------T-----T---------T--------¬
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Орга- ¦ ¦Обосно- ¦ ¦
¦ ¦ ¦Наимено-¦ ¦ ¦низа- ¦Коли-¦вание ¦ ¦
¦ ¦Обозна- ¦вание ¦ ¦Год ¦ции, ¦чест-¦отбора ¦Приме- ¦
¦ № ¦чение ¦научно- ¦Этап ¦окон- ¦прини-¦во ¦доку- ¦чание ¦
¦п/п¦(индекс)¦техниче-¦(ста-¦чания ¦мавшие¦учет-¦ментов ¦(срок ¦
¦ ¦разра- ¦ской ¦дия) разра-¦учас- ¦ных ¦на госу- ¦передачи¦
¦ ¦ботки ¦разра- ¦ ¦ботки ¦тие в ¦еди- ¦дарствен-¦в гос- ¦
¦ ¦ ¦ботки ¦ ¦ ¦разра-¦ниц ¦ное ¦архив) ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ботке ¦ ¦хранение ¦ ¦
+---+--------+--------+-----+------+------+-----+---------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
+---+--------+--------+-----+------+------+-----+---------+--------+
В перечень включено ____________ разработок с № ____ по № __________
Председатель
экспертной комиссии ____________________ _________________
(должность, подпись) (И.О.Фамилия)
Члены
экспертной комиссии: ____________________ _________________
(должность, подпись) (И.О.Фамилия)
____________________ _________________
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК Протокол ЭК
Белорусского государственного _________________________
архива научно-технической (сокращенное
документации _________________________
____________ № ________ наименование
_________________________
организации)
_____________ № _________
Формат А4 (210x297)
Приложение 11
к Правилам работы
с научно-технической
документацией в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Беларусь
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
__________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование __________________________
__________________________ (наименование
вышестоящей организации) __________________________
__________________________ должности руководителя
наименование организации) __________________________
организации)
_________ ________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
_________
(дата)
АКТ
__________________ № ___________
________________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
На основании __________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
____________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение следующие документы:
____________________________________________________________________
(наименование организации)
----T-------T---------T-------T-----T-------T-----------T----------¬
¦ ¦Обозна-¦Наимено- ¦Органи-¦ ¦Коли- ¦Срок ¦ ¦
¦ № ¦чение ¦вание до-¦зация- ¦ Год ¦чество ¦хранения и ¦ ¦
¦п/п¦доку- ¦кумента ¦разра- ¦ ¦учетных¦номер ¦Примечание¦
¦ ¦мента ¦ ¦ботчик ¦ ¦единиц ¦статьи по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦перечню ¦ ¦
+---+-------+---------+-------+-----+-------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+-------+---------+-------+-----+-------+-----------+----------+
Итого в акт внесено ________________________________________________
(цифрами и прописью)
____________ учетных единиц за _______________________________ годы.
Акт составил ____________________ _________________
(должность, подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
Перечни НТД, подлежащей передаче на госхранение за _________________
годы, утверждены ЭМК госархива.
Документы в количестве ________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом __________________ кг сданы на переработку по приемо-сдаточной
накладной от ______________ № ___________
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК Протокол ЭК
Белорусского государственного _________________________
архива научно-технической (сокращенное
документации _________________________
____________ № ________ наименование
_________________________
организации)
_____________ № _________
Формат А4 (210x297)
Приложение 12
к Правилам работы
с научно-технической
документацией в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Беларусь
Форма плана-графика передачи НТД на государственное хранение
____________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование ____________________________
____________________________ (наименование должности
вышестоящей организации) ____________________________
____________________________ руководителя организации)
(наименование организации) _________ _________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
________
(дата)
ПЛАН-ГРАФИК
передачи научно-технической документации
на государственное хранение
в ________________________________________________________
(наименование государственного архива)
----T----T----------T----------T--------------T---------T----------¬
¦ ¦ ¦ Крайние ¦Срок пред-¦ Сроки ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ даты ¦ставления ¦представления ¦Коли- ¦ ¦
¦ № ¦Виды¦документов¦перечней ¦ описей на ¦чество ¦Примечание¦
¦п/п¦НТД ¦ с ¦НТД на ¦рассмотрение ¦единиц ¦ ¦
¦ ¦ ¦истекшими ¦ЭМК ¦ ЭМК и ¦хранения ¦ ¦
¦ ¦ ¦ сроками ¦госархива ¦ передачи НТД ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ хранения ¦ ¦на госхранение¦ ¦ ¦
+---+----+----------+----------+--------------+---------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+----+----------+----------+--------------+---------+----------+
Председатель ЭК ________________ _________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
Руководитель СНТД ______________ _________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
СОГЛАСОВАНО
Директор Белорусского
государственного архива
научно-технической документации
_________ ________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
_________
(дата)
Формат А4 (210x297)
Приложение 13
к Правилам работы
с научно-технической
документацией в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Беларусь
Форма внутренней описи документов единицы хранения
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов единицы хранения № _________
----T------------T-----------T-----------T------------T------------¬
¦ № ¦ Индекс ¦ Заголовок ¦ Дата ¦Номер листа ¦ Примечание ¦
¦п/п¦ документа ¦ документа ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------+-----------+-----------+------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+------------+-----------+-----------+------------+------------+
Итого _________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________
(цифрами и прописью)
______________________ _________________
(должность, подпись) (И.О.Фамилия)
__________________
(дата)
Формат А4 (210x297)
Приложение 14
к Правилам работы
с научно-технической
документацией в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Беларусь
Форма листа-заверителя единицы хранения
В единице хранения пронумеровано ______________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера _______________________________________________
пропущенные номера ____________________________________________
Особенности физического состояния документов _______________________
____________________________________________________________________
______________________ _________________
(должность, подпись) (И.О.Фамилия)
__________________
(дата)
Формат А4 (210x297)
Приложение 15
к Правилам работы
с научно-технической
документацией в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Беларусь
Образец обложки единицы хранения
---------------------------------¬
¦ * ¦
¦ ¦
¦ ¦
L---------------------------------
БЕЛОРУССКИЙ РЕСПУБЛИКАНСКИЙ СОЮЗ
ПОТРЕБИТЕЛЬСКИХ ОБЩЕСТВ "БЕЛКООПСОЮЗ"
Проектный институт "Белкооппроект"
г.Минск
Гомельский кооперативный институт
РАБОЧИЕ ЧЕРТЕЖИ
Учебно-лабораторный корпус
Архитектурно-строительная часть (АС)
Том 1
-------------------------------¬ Объект № 82-71
¦* ¦ 1971 г.
¦ ¦ На 10 листах.
¦ ¦ ХРАНИТЬ ПОСТОЯННО
¦ ¦
L-------------------------------
Формат А4 (210x297)
______________________________
*Место для штампа, который ставится в госархиве.
Приложение 16
к Правилам работы
с научно-технической
документацией в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Беларусь
Форма первого листа описи НТД постоянного хранения
__________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование ___________________________
__________________________ (наименование должности
вышестоящей организации) ___________________________
__________________________ руководителя организации)
(наименование организации) _________ _________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
_________
(дата)
ФОНД № ____
ОПИСЬ № _____
постоянного хранения
за ____________________ годы
----T-------T--------T------T-------T---------------------------T------¬
¦ ¦Обозна-¦Заголо- ¦Орга- ¦Год ¦ Количество ¦ ¦
¦ № ¦чение ¦вок еди-¦низа- ¦оконча-+---------T-----------T-----+ ¦
¦п/п¦объекта¦ницы ¦ция ¦ния ¦ ¦ ¦ ¦Приме-¦
¦ ¦(изде- ¦хранения¦разра-¦разра- ¦текстовых¦графических¦фото ¦чание ¦
¦ ¦лия, ¦ ¦ботчик¦ботки ¦ листов ¦ листов ¦ ¦ ¦
¦ ¦темы) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------+--------+------+-------+---------+-----------+-----+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
+---+-------+--------+------+-------+---------+-----------+-----+------+
Формат А4 (210x297)
Приложение 17
к Правилам работы
с научно-технической
документацией в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Беларусь
Форма последнего листа описи НТД постоянного хранения
В данную опись (раздел описи) включено ________________________
(цифрами и прописью)
единиц хранения с № _______ по № _______ за _____________ годы,
в том числе:
литерные номера _______________________________________________
пропущенные номера ____________________________________________
Всего в опись включено _____________________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № ___ по № ___ за __________________________________________ годы.
Составитель описи ____________________ _________________
(должность, подпись) (И.О.Фамилия)
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК Белорусского Протокол ЭК
государственного архива _________________________
научно-технической (сокращенное наименование
документации _________________________
____________ № ________ организации)
_____________ № _________
Научно-техническая документация передана на государственное
хранение в Белорусский государственный архив научно-технической
документации.
Сдал ____________________ _________________
(должность, подпись) (И.О.Фамилия)
____________________
(дата)
Принял ____________________ _________________
(должность, подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
Формат А4 (210x297)
Приложение 18
к Правилам работы
с научно-технической
документацией в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Беларусь
Форма листа-заверителя описи НТД постоянного хранения
В описи пронумеровано ______________________________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера _______________________________________________
пропущенные номера ____________________________________________
______________________________________ _________________
(должность составителя описи, подпись) (И.О.Фамилия)
___________________
(дата)
Формат А4 (210x297)
Приложение 19
к Правилам работы
с научно-технической
документацией в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Беларусь
Образец титульного листа описи НТД постоянного хранения
Государственный комитет по машиностроению при Госплане СССР
Минский филиал Государственного проектно-технологического и
экспериментального института "Оргстанкинпром"*
24.09.1965 - 09.03.1966
г.Минск
Министерство станкостроительной и инструментальной промышленности
СССР
Минский филиал Государственного проектно-технологического и
экспериментального института "Оргстанкинпром"
09.03.1966 - 01.06.1976
г.Минск
Министерство станкостроительной и инструментальной промышленности
СССР
Научно-производственное объединение по комплексному проектированию
станкостроительных предприятий "Оргстанкинпром"
(НПО "Оргстанкинпром")
Минский филиал Государственного проектно-технологического и
экспериментального института "Оргстанкинпром"
01.06.1976 - 14.12.1988
г.Минск
Фонд № 62
ОПИСЬ № 1-КД
постоянного хранения
за 1965-1988 годы
(продолжение с № 101 по № 142)
Формат А4 (210x297)
______________________________
*Если имеется сокращенное наименование
организации-фондообразователя и ведомства, в подчинении которого она
находится, сокращение необходимо указывать в скобках после полного
наименования.
Приложение 20
к Правилам работы
с научно-технической
документацией в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Беларусь
Форма акта об обнаружении документов
в неудовлетворительном состоянии
__________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование ___________________________
__________________________ (наименование
вышестоящей организации) ___________________________
__________________________ должности руководителя
(наименование организации) ___________________________
организации)
_________ ________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
_________
(дата)
АКТ
_____________ № ________
________________________
(место составления)
об обнаружении документов в неудовлетворительном состоянии
В процессе подготовки к передаче на государственное хранение
обнаружены документы в неудовлетворительном состоянии:
----T------------T----------T----T----------T-----------T----------¬
¦ ¦Обозначение ¦ ¦ ¦ ¦ Характер ¦ Способы ¦
¦ № ¦ объекта ¦Заголовок ¦Дата¦Количество¦ и причины ¦устранения¦
¦п/п¦(разработки,¦документа ¦ ¦документов¦повреждений¦ дефектов ¦
¦ ¦ темы) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------+----------+----+----------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+------------+----------+----+----------+-----------+----------+
Всего обнаружено _______________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Из них требуют: реставрации ____________________________ документов;
переплета ______________________________ документов;
дезинфекции и дезинсекции ______________ документов;
восстановления затухающего текста _______документов;
восстановления _________________________ документов.
______________________ _________________
(должность, подпись) (И.О.Фамилия)
Формат А4 (210x297)
Приложение 21
к Правилам работы
с научно-технической
документацией в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Беларусь
Форма акта приема-передачи документов
на государственное хранение
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
_________________________ Директор Белорусского
(наименование государственного архива
_________________________ научно-технической документации
должности руководителя _________ _________________
_________________________ (подпись) (И.О.Фамилия)
организации) _________
__________ ______________ (дата)
(подпись) (И.О.Фамилия)
_________
(дата)
АКТ
______________ № ______
приема-передачи документов на государственное хранение
г.Минск
Основание: Закон Республики Беларусь от 6 января 1999 года "О
Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь"
(Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., №
4, 2/11).
В связи с __________________________________________________________
(истечением срока хранения документов,
____________________________________________________________________
ликвидацией организации и т.д.)
____________________________________________________________________
(наименование организации)
сдает, а Белорусский государственный архив научно-технической
документации принимает на госхранение документы за ___________ годы:
----T--------T-----------T----------T----------T-----------T----------¬
¦ № ¦Название¦Количество ¦Количество¦Количество¦ Научно- ¦ ¦
¦п/п¦и номер ¦экземпляров¦ единиц ¦страховых ¦справочный ¦Примечание¦
¦ ¦ описи ¦ описи ¦ хранения ¦ копий ¦ аппарат ¦ ¦
+---+--------+-----------+----------+----------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+--------+-----------+----------+----------+-----------+----------+
Итого принято _____________________________________ единиц хранения.
(цифрами и прописью)
В госархиве фонд № _______________
Документы сдал. Документы принял.
____________________________ ____________________________
(должность) (должность)
__________ _________________ __________ _________________
(подпись) (И.О.Фамилия) (подпись) (И.О.Фамилия)
_________ _________
(дата) (дата)
Формат А4 (210x297)
<<< Главная
страница | < Назад
|
