|
ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
9 апреля 2007 г. № 27
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ С АУДИОВИЗУАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
На основании Положения о Национальном архивном фонде
Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики
Беларусь от 20 сентября 1996 г. № 373 «Об утверждении Положения о
Национальном архивном фонде Республики Беларусь, а также сети
государственных архивных учреждений Республики Беларусь»,
Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемые Правила работы государственных
архивов Республики Беларусь с аудиовизуальными документами.
2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его
официального опубликования.
Министр В.Г.Голованов
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства
юстиции
Республики
Беларусь
09.04.2007 № 27
ПРАВИЛА
работы государственных архивов Республики Беларусь с
аудиовизуальными документами
РАЗДЕЛ I
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
ГЛАВА 1
ОБЛАСТЬ РАСПРОСТРАНЕНИЯ И ПРИМЕНЕНИЯ
1. Правила работы государственных архивов Республики Беларусь
с аудиовизуальными документами (далее - Правила) устанавливают
порядок работы государственных архивов (далее - архивы) с
кинофотофоновидеодокументами (далее - аудиовизуальные документы),
подлежащими государственному хранению.
2. Настоящие Правила устанавливают единые требования,
предъявляемые к деятельности архивов, хранящих аудиовизуальные
документы, по обеспечению их сохранности, государственному учету,
комплектованию, экспертизе ценности и использованию.
РАЗДЕЛ II
СОСТАВ И ВИДЫ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ГЛАВА 2
СОСТАВ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
3. Аудиовизуальный документ - документ, содержащий
изобразительную и (или) звуковую информацию, воспроизведение которой
требует применения соответствующего оборудования.
К аудиовизуальным документам относятся:
кинодокументы;
фотодокументы;
фонодокументы;
видеодокументы.
Различают оригиналы и копии аудиовизуальных документов.
4. Оригиналами аудиовизуальных документов являются документы,
полученные в результате авторской съемки и первичной записи
изобразительной и (или) звуковой информации:
4.1. оригиналы кинодокументов:
негатив - оригинал кинодокумента на негативном пленочном
носителе, полученный в результате киносъемки с последующей химико-
фотографической обработкой и предназначенный для изготовления копий
кинодокумента;
негатив фотографической (оптической) записи - оригинал
фонограммы на фотографической ленте, предназначенный для
тиражирования фильмокопий и дублирования кинофильма;
монофонический оригинал перезаписи - оригинал фонограммы,
полученный с помощью механической записи и содержащий звуковые
компоненты кинофильма (речь, музыку, шумы);
позитив на обращаемой пленке - оригинал кинодокумента,
полученный в результате киносъемки с последующей химико-
фотографической обработкой и предназначенный для непосредственного
воспроизведения информации;
4.2. оригиналы фотодокументов:
фотонегатив - оригинал фотодокумента в виде единичного
негативного изображения, полученный на прозрачном носителе в
результате съемки с последующей химико-фотографической обработкой и
предназначенный для изготовления копий фотодокумента;
фотопластинка - оригинал фотодокумента в виде единичного
негативного изображения, полученный на стеклянной или другой
пластинке и предназначенный для изготовления копий фотодокумента;
фотоальбом - оригинал фотодокумента в виде собрания
фотоотпечатков в форме книги, папки;
диапозитив (слайд) - оригинал фотодокумента в виде единичного
позитивного изображения на прозрачном пленочном носителе,
предназначенный для просматривания на просвет или проецирования на
экран;
голограмма - оригинал фотодокумента на прозрачном пленочном
носителе, полученный посредством голографической техники и
обеспечивающий объемное изображение;
стереослайд - оригинал фотодокумента в виде пары позитивных
изображений на прозрачном пленочном носителе, который при
рассмотрении в стереоскопическом устройстве обеспечивает объемное
изображение;
фотодокумент в цифровом формате - оригинал фотодокумента,
полученный в результате цифровой фотосъемки и предназначенный для
воспроизведения информации, изготовления копий с помощью
компьютерной техники;
4.3. оригиналы фонодокументов:
восковой валик - оригинал фонодокумента на полом цилиндре из
воскоподобной массы, полученный с помощью фонографической записи;
граммофонный оригинал - оригинал фонодокумента на
металлическом дисковом носителе, полученный с помощью механической
записи;
запись на магнитной ленте - оригинал фонодокумента, полученный
с помощью магнитной записи;
запись на дисковом носителе - оригинал фонодокумента,
полученный с помощью цифровой записи;
4.4. оригиналы видеодокументов:
видеофонограмма на магнитной ленте - оригинал видеодокумента,
полученный с помощью магнитной или цифровой записи;
видеофонограмма на дисковом носителе - оригинал
видеодокумента, полученный с помощью цифровой записи.
5. Копиями аудиовизуальных документов являются документы,
изготовленные в результате одно- или многократного копирования
оригинала, содержащего изобразительную и (или) звуковую информацию,
и предназначенные для воспроизведения информации и копирования
документов:
5.1. копии кинодокументов:
позитив - копия кинодокумента, изготовленная в результате
печати с негатива;
промежуточный позитив - копия кинодокумента, изготовленная в
результате печати с негатива на специальную пленку;
контратип (дубль-негатив) - копия кинодокумента, изготовленная
в результате печати с промежуточного позитива;
5.2. копии фотодокументов:
фотопозитив - копия фотодокумента, изготовленная в результате
печати с фотонегатива на фотопленку;
фотоотпечаток - копия фотодокумента, изготовленная в
результате печати с фотонегатива на фотобумагу;
промежуточный фотопозитив - копия фотодокумента, изготовленная
в результате печати с фотонегатива на специальную фотопленку;
фотоконтратип - копия фотодокумента, изготовленная в
результате печати с фотонегатива на фотопленку;
дубль-негатив - копия фотодокумента, изготовленная в
результате печати с промежуточного фотопозитива на фотопленку;
фотодокумент в цифровом формате - копия фотодокумента,
изготовленная с оригинала или копии фотодокумента с помощью цифровой
фотосъемки;
5.3. копии фонодокументов:
граммофонная пластинка (далее - грампластинка) - позитивная
копия граммофонного оригинала в форме диска, изготовленная путем
прессования, штамповки или литья;
запись на магнитной ленте - копия фонодокумента, изготовленная
с оригинала или копии любой системы звукозаписи с помощью магнитной
записи;
запись на дисковом носителе - копия фонодокумента,
изготовленная с оригинала или копии любой системы звукозаписи с
помощью цифровой записи;
5.4. копии видеодокументов:
видеофонограмма на магнитной ленте - копия видеодокумента,
изготовленная с оригинала или копии любой системы видеозвукозаписи с
помощью магнитной или цифровой записи;
видеофонограмма на дисковом носителе - копия видеодокумента,
изготовленная с оригинала или копии любой системы видеозвукозаписи с
помощью цифровой записи.
ГЛАВА 3
ВИДЫ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
6. Кинодокумент - аудиовизуальный документ, содержащий
изобразительную (в немом кино) и звуковую (в звуковом кино)
информацию, зафиксированную кинематографическим способом в виде
последовательно расположенных единичных изображений.
7. Кинодокументы классифицируются по:
внешним признакам (фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные
кино- и телесюжеты, киноочерки, кинолетопись, остатки от монтажа
определенной цветности (черно-белые и цветные) на кинопленке
различных форматов);
жанровым особенностям (хроникально-документальные, научно-
популярные, учебные, художественно-публицистические, художественные,
анимационные).
8. Фотодокумент - аудиовизуальный документ, содержащий
изобразительную информацию, зафиксированную фотографическим
способом, в виде единичных изображений.
9. Фотодокументы классифицируются по:
внешним признакам (фотодокументы определенной цветности (черно-
белые и цветные), размерам (размер 0 - 2,5 х 3,5 см; размер 1 -
6 х 6 см и 6 х 9 см; размер 2 - 9 х 12 см; размер 3 - 10 х 15 см;
размер 4 - 13 х 18 см; размер 5 - 18 х 24 см; размер 6 - 24 х 30 см;
размер 7 - 30 х 40 см), на различных носителях информации
(фотопленка, фотопластинки, фотобумага, дисковые носители);
фотоальбомы;
жанровым особенностям (хроникальные фотодокументы, портреты,
пейзажи).
10. Фонодокумент - аудиовизуальный документ, содержащий
звуковую информацию, зафиксированную посредством системы
звукозаписи.
11. Фонодокументы классифицируются по:
внешним признакам (фонодокументы определенной системы
звукозаписи (фонографической, граммофонной, шоринофонной,
оптической, магнитной, цифровой) на различных носителях информации
(восковые валики, граммофонные оригиналы, грампластинки, магнитные
ленты, дисковые носители);
жанровым особенностям (записи событий, воспоминаний, интервью;
произведения литературы и искусства; учебные, научно-
образовательные, художественно-образовательные).
12. Видеодокумент - аудиовизуальный документ, содержащий
изобразительную и звуковую информацию, зафиксированную посредством
определенной системы видеозвукозаписи.
13. Видеодокументы классифицируются по:
внешним признакам (видеофильмы, видеопрограммы, видеосюжеты,
рабочий видеоматериал определенной системы видеозвукозаписи
(магнитной, цифровой) на различных носителях информации (магнитная
лента, дисковые носители);
жанровым особенностям (хроникально-документальные, научно-
популярные, учебные, художественно-публицистические, художественные,
анимационные).
РАЗДЕЛ III
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ГЛАВА 4
СОЗДАНИЕ ОПТИМАЛЬНЫХ УСЛОВИЙ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ
14. Обеспечение сохранности аудиовизуальных документов
представляет собой комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию
и соблюдению оптимальных условий и надлежащей организации хранения
документов.
15. Здание архива должно отвечать техническим требованиям,
обеспечивающим высокую долговечность основных конструкций здания и
их огнестойкость, обладать технической укрепленностью в соответствии
с действующими техническими нормативными правовыми актами по
охранному и противопожарному режимам. В здании архива
предусматриваются отдельные помещения для приема, разборки и
временного хранения документов, для проведения контроля технического
и физико-химического состояния документов, для проведения
реставрационной и консервационно-профилактической обработки
(производственные лаборатории), для хранения документов (хранилища);
комплекс читального зала (читальный зал, комната прослушивания,
просмотровый зал, участок информационно-поисковых систем); помещения
для размещения справочно-информационного фонда и библиотеки;
помещения для работников архива.
Количественный состав помещений определяется характером и
объемом аудиовизуальных документов, хранящихся в архиве. Хранилища и
помещения, где проводятся работы с документами, оборудуются
системами кондиционирования воздуха.
16. Производственными лабораториями архива являются:
кино- и фотолаборатории для реставрационной и консервационно-
профилактической обработки, контроля технического и физико-
химического состояния и копирования документов, приготовления и
регенерации растворов, хранения химикатов и пленки, а также
документов, предназначенных для сбора вторичных драгоценных
металлов;
фоно- и видеолаборатории для реставрационной и консервационно-
профилактической обработки, контроля технического и физико-
химического состояния и копирования документов, хранения магнитной
ленты, подлежащей размагничиванию.
17. В зависимости от требований к условиям хранения документов
в архиве предусматриваются обособленные хранилища для различных
видов аудиовизуальных документов.
В одном хранилище могут размещаться документы разного вида, но
имеющие носитель одной физической породы и требующие одинаковых
режимов хранения (например, документы на магнитной ленте и дисковых
носителях, документы на кинопленке и фотопленке).
18. К хранилищам аудиовизуальных документов предъявляются
следующие общие требования:
хранилища должны быть отделены от рабочих помещений и
производственных лабораторий архива;
материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры
помещений не должны собирать пыль или являться ее источником;
оригиналы документов и их страховые копии следует хранить
раздельно в специально оборудованных помещениях.
19. Помещения хранилищ оборудуются специальными стеллажами или
шкафами в зависимости от вида хранящихся аудиовизуальных документов,
которые размещаются с учетом рационального использования площадей
хранилищ. Длина стеллажей определяется размерами хранилищ с учетом
возможности оперативного поиска документов.
20. Оборудование для хранилищ следует размещать таким образом,
чтобы при кондиционировании воздуха обеспечить его внутреннюю
циркуляцию по всем шкафам, полкам и ящикам. Полки стеллажей в целях
вентиляции должны иметь продольные просветы, расстояние между
полками должно быть на 5 см больше высоты коробок с документами. При
двухрядном хранении для обеспечения циркуляции воздуха между рядами
коробок должно быть фиксированное расстояние не менее 5 см.
21. Для хранения фоно- и видеодокументов стеллажи
изготавливаются из неферромагнитного материала. Допускается
применять стеллажи со стальными каркасами при условии замыкания
контуров стеллажа (например, соединение металлических частей
стеллажа электропроводом и заземлением). Не допускается хранение
видеодокументов в поле действия переменных и постоянных магнитных
полей напряженностью более 400 А/м в целях предотвращения частичной
или полной утраты записи.
Материалы, применяемые при изготовлении средств для хранения
аудиовизуальных документов, должны быть негорючими и не подвергаться
коррозии. Не следует применять материалы, выделяющие агрессивные
химические вещества.
22. Аппаратура для работы с аудиовизуальными документами
должна иметь защиту от поражения электрическим током и по своим
параметрам и режиму работы отвечать требованиям технических
нормативных правовых актов.
23. Для предохранения аудиовизуальных документов от излишнего
воздействия света в хранилищах устанавливается световой режим,
который должен соответствовать действующим требованиям технических
нормативных правовых актов.
24. Для предохранения аудиовизуальных документов от вредного
воздействия температуры и влаги в хранилищах устанавливаются и
поддерживаются температурно-влажностные режимы:
кинодокументы: для черно-белых - температура воздуха не выше
+15 °С, для цветных - не выше -5 °С при относительной влажности
воздуха 40-55 %;
фотодокументы на пленке: для черно-белых - температура воздуха
не выше +15 °С, для цветных - не выше -5 °С при относительной
влажности воздуха 40-55 %;
фотодокументы на стекле: для черно-белых - температура воздуха
+15 - +20 °С при относительной влажности воздуха 40-55 %;
фотодокументы на бумаге: для черно-белых - температура воздуха
+15 - +20 °С, для цветных - +2 - +4 °С при относительной влажности
воздуха 40-55 %;
документы на магнитной ленте и дисковых носителях: температура
воздуха - +15 - +20°С, относительная влажность воздуха - 50-65 %.
Следует избегать резких колебаний температуры (5 °С) и
относительной влажности (10 %). В период технологической обработки
документов допускается их временное хранение (до 2 месяцев) в
помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при
температуре +20 5 °С и относительной влажности воздуха 50 20 %.
Температурно-влажностный режим хранения аудиовизуальных
документов контролируется путем регулярного измерения температуры и
относительной влажности воздуха в одно и то же время:
в хранилищах с регулируемым климатом - не реже одного раза в
неделю;
в хранилищах с нерегулируемым климатом - два раза в неделю;
при нарушении режима хранения - один раз в сутки.
Контроль и регистрация температурно-влажностного режима
хранения должны осуществляться с помощью измерительных приборов и
фиксироваться в специальном регистрационном журнале. На хранилище
площадью 25м2 должно быть не менее одного комплекта измерительных
приборов. Проверка точности показаний проводится по аспирационному
психрометру ежемесячно с обязательной настройкой или заменой
неисправных приборов.
25. Для предохранения документов от биоповреждений и
загрязнения в хранилищах устанавливается санитарно-гигиенический
режим. Сухую уборку стеллажного оборудования документов пылесосом
необходимо проводить не реже одного раза в неделю; влажную уборку
оборудования - не реже одного раза в месяц; влажную уборку полов -
ежедневно. Обслуживающий персонал перед входом в хранилище обязан
надевать халат из легкостирающегося белого материала.
26. Для защиты документов от хищения, утрат,
несанкционированного выноса из хранилищ устанавливается охранный
режим.
ГЛАВА 5
ПОДГОТОВКА АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ НА ХРАНЕНИЕ
27. Все аудиовизуальные документы, принятые на хранение в
архив, должны быть подготовлены к передаче их для размещения в
хранилище. Подготовка документов к хранению включает в себя:
оформление рулонных документов на пленочных носителях
защитными ракордами и техническое оформление коробок;
упаковывание;
акклиматизацию.
28. Кинодокументы оформляются защитными ракордами. Длина
начального ракорда должна составлять 3 м; длина конечного ракорда -
1,5-2 м. На начальные и конечные ракорды наносится шифровка.
Кинодокументы должны быть намотаны в рулон на сердечники
фотографическим слоем наружу. Направление намотки - с конца на
начало. Намотка должна быть плотной без выступающих витков на торцах
рулона. Каждая коробка с документом должна быть снабжена этикеткой,
составленной согласно действующим правилам описания аудиовизуальных
документов. Этикетка помещается непосредственно на коробку.
Маркировку коробок осуществляют нанесением на ребро вторичной
упаковки краской отличительного цвета необходимых идентификационных
данных документа.
29. Фонодокументы на магнитной ленте оформляются ракордами
разного цвета в зависимости от скорости воспроизведения записи. На
начальный ракорд с нерабочей стороны наносится шифровка. Документ
должен быть намотан на сердечник рабочим слоем наружу. Высота
выступающих витков в рулоне не должна превышать 0,05 мм. Направление
намотки фонодокумента должно быть таким, чтобы при воспроизведении
на магнитофонах сматываемый рулон вращался против часовой стрелки.
30. Каждая единица хранения аудиовизуального документа
помещается в индивидуальную негерметичную упаковку установленного
образца для исключения возможности проникновения влаги и пыли,
попадания световых лучей, защиты от механических повреждений.
Упаковка должна препятствовать свободному перемещению документов
внутри нее. Упаковочные материалы должны быть химически инертны, не
содержать хлора, азота, пероксидов серы, препятствовать появлению
биоповреждений. Поверхность упаковочных материалов не должна
вызывать повреждений документов или прилипания к ним. Упаковка
делится на первичную и вторичную. Применение первичной упаковки
целесообразно лишь при отсутствии кондиционирования в условиях
повышенной концентрации вредных газовых примесей и пыли. Вторичная
упаковка необходима для хранилищ с регулируемым климатом, так как
при снижении температуры относительная влажность внутри герметичной
упаковки растет и может привести к выпадению конденсата:
30.1. кинодокументы должны быть упакованы в обертку из тонкой
бумаги или в многослойный пакет из полиэтилена, алюминиевой фольги,
полиэтилентерефталата и в металлическую коробку. Размер пакета
должен соответствовать размеру рулона;
30.2. фотодокументы на пленке и фотобумаге должны быть
упакованы в конверт из кальки или обертку из тонкой бумаги
(фотопластинки на стекле - в конверты из черной светонепроницаемой
бумаги, конверты из триацетата или обертку из тонкой бумаги) и в
конверты соответствующего размера;
30.3. фонодокументы на магнитной ленте шириной 6,25 мм должны
быть вложены в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку
или помещены в полиэтиленовый футляр (контейнер) с вырезами для
этикеток;
граммофонные оригиналы должны быть обернуты в конденсаторную
бумагу, уложены в картонный конверт, а затем в коробку из плотного
картона. Для предотвращения от механических повреждений одна из
внутренних сторон картонного конверта должна иметь подкладку из
мягкого материала (фланель, байка);
грампластинки должны быть упакованы в пакет из полиэтиленовой
пленки и в бумажный конверт. Партия грампластинок в соответствии с
их архивными номерами должна быть помещена в картонные или фанерные
коробки;
восковые валики должны быть уложены в картонный цилиндрический
футляр. Для предохранения валика от механических повреждений
внутренняя сторона футляра должна иметь подкладку из мягкого
материала;
30.4. видеофонограммы на магнитной ленте должны храниться в
специальной заводской упаковке из ударопрочного полимерного
материала;
документы на дисковых носителях должны быть уложены в
заводскую упаковку, а затем помещены в коробочную тару.
31. Акклиматизация аудиовизуальных документов проводится во
избежание механических повреждений документов, для предотвращения
конденсации влаги на документах из-за разницы температур в
хранилищах и рабочих помещениях. Акклиматизация документов,
хранящихся при положительной температуре, должна проводиться в
полностью открытой упаковке не менее одних суток. Акклиматизация
документов, хранящихся при отрицательной температуре и низкой (менее
40 %) относительной влажности воздуха, должна проводиться в два
этапа - в собственной закрытой упаковке и без упаковки:
31.1. акклиматизация кинодокументов:
прогрев - не менее 3 часов;
увлажнение - не менее 10 суток;
31.2. акклиматизация фотодокументов:
прогрев - 1 час;
увлажнение - 1 сутки;
31.3. акклиматизация фонодокументов:
прогрев - 4 часа;
увлажнение - 1 сутки;
31.4. акклиматизация видеодокументов:
прогрев - не менее 1 суток;
увлажнение - не менее 1 суток.
ГЛАВА 6
ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
32. Аудиовизуальные документы в хранилищах размещаются в
порядке, обеспечивающем их комплексное хранение и оперативный поиск.
В соответствии с принятым в архиве порядком хранения аудиовизуальных
документов составляется схема размещения документов в хранилищах,
которая утверждается директором архива:
32.1. кинодокументы хранятся в горизонтальном положении на
стеллажах;
32.2. фотодокументы на пленке хранятся в вертикальном
положении в ящиках, соответствующих размеру конверта по ширине и
высотой не менее половины высоты конверта; фотопластинки на стекле
устанавливаются в ящиках и разделяются перегородками на отсеки
вместимостью по 20-40 пластин. Ящики с фотопластинками хранятся в
шкафах или на полках. Фотоальбомы хранятся в закрытых шкафах;
32.3. фонодокументы на магнитной ленте хранятся в вертикальном
положении на стеллажах. Полки стеллажей разделяются на отдельные
ячейки перегородками с вентиляционными отверстиями. В каждой ячейке
должно свободно размещаться 50-80 коробок. Для хранения восковых
валиков архив должен быть укомплектован шкафами-сейфами или
деревянными шкафами с выдвижными ящиками;
32.4. видеофонограммы на магнитной ленте хранятся в
вертикальном положении в шкафах или на стеллажах. Видеофонограммы на
дисковых носителях хранятся в боксах из химически нейтральных
пластических масс и размещаются в заводской упаковке (коробке)
вертикально в ячейках с интервалом не менее 0,5 см.
33. В целях оперативного поиска документов составляются
подокументный и постеллажный топографические указатели. Карточки
подокументного топографического указателя аудиовизуальных документов
по форме согласно приложению 1* составляются на каждую единицу учета
и располагаются в порядке номеров единиц учета. Карточки
постеллажного топографического указателя аудиовизуальных документов
по форме согласно приложению 2 заводятся на каждый стеллаж и
располагаются в порядке номеров стеллажей в пределах каждого
хранилища. Они могут размещаться непосредственно на стеллажах, где
хранятся указанные в них аудиовизуальные документы.
В топографическом указателе отражаются все изменения в составе
и размещении аудиовизуальных документов. Ведение топографических
указателей может осуществляться в традиционном или
автоматизированном режиме.
ГЛАВА 7
ВЫДАЧА АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ИЗ ХРАНИЛИЩ
34. Аудиовизуальные документы выдаются из хранилищ:
пользователям в читальный зал;
во временное пользование;
работникам архива в рабочие помещения для проведения работ с
документами;
в производственные лаборатории архива для проведения работ по
созданию страхового фонда и улучшению физического состояния
документов.
Документы, находящиеся в плохом физическом состоянии, для
использования не выдаются. При наличии копий фонда пользования
выдаются копии.
Документы выдаются из хранилищ с письменного разрешения:
руководства архива при выдаче особо ценных документов во
временное пользование, в том числе для экспонирования;
заведующего отделом обеспечения сохранности кинодокументов и
фондов при выдаче пользователям в читальный зал, работникам архива в
рабочие помещения, в производственные лаборатории архива.
Аудиовизуальные документы выдаются из хранилищ на срок, не
превышающий одного месяца; для создания страхового фонда и фонда
пользования, специальной обработки - согласно планам работы архива и
договорам на проведение соответствующих работ сторонними
организациями.
35. Выдача документов для работников и пользователей
оформляется заказом (требованием) на выдачу аудиовизуальных
документов по форме согласно приложению 3.
Для выполнения работ по улучшению физического состояния
аудиовизуальных документов оформляется заказ на выполнение работ по
улучшению физического состояния аудиовизуальных документов по форме
согласно приложению 4. Для проведения работ по созданию страхового
фонда аудиовизуальных документов оформляется заказ на изготовление
копий страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных
документов по форме согласно приложению 5.
Выдача документов регистрируется в книге выдачи
аудиовизуальных документов по форме согласно приложениям 6, 7. Книги
выдачи документов ведутся раздельно по видам аудиовизуальных
документов и виду выдачи.
36. Оригиналы аудиовизуальных документов и копии, поступающие
в архив на правах оригиналов, во временное пользование не выдаются.
Во временное пользование выдаются:
36.1. кинодокументы:
для копирования и изготовления цветных копий;
для копирования в системе видеозвукозаписи;
для просмотра отдельным организациям;
для копирования кинодокументов выдаются промежуточные
позитивные копии и контратипы (дубль-негативы). Для копирования в
системе видеозвукозаписи и для просмотров выдаются позитивы;
36.2. фотодокументы во временное пользование для копирования
выдаются только при отсутствии в производственной лаборатории архива
необходимых технических средств;
36.3. фонодокументы:
для перезаписи грампластинок;
для снятия копий с фонограмм магнитной записи.
Грампластинки, на которые создан фонд пользования на магнитной
ленте или дисковых носителях, во временное пользование не выдаются.
Вместо них выдаются копии фонда пользования;
36.4. видеодокументы:
для создания видеозвукозаписей;
для просмотра отдельным организациям.
37. Архив предоставляет аудиовизуальные документы во временное
пользование при наличии официального запроса. В запросе указываются:
архивный номер, название кинодокумента, аннотация фотодокумента,
заголовок фонодокумента, название видеодокумента, а также дается
гарантия своевременного их возвращения и обеспечения сохранности.
Использование документов оплачивается организацией-заказчиком в
соответствии с действующим прейскурантом. Выдача аудиовизуальных
документов во временное пользование проводится на срок до одного
месяца по доверенности, оформленной в установленном порядке, и
оформляется актом о выдаче во временное пользование аудиовизуальных
документов по форме согласно приложению 8. Акт составляется в двух
экземплярах (один экземпляр остается в архиве, другой передается
вместе с документами пользователю).
В процессе пользования аудиовизуальными документами
запрещается:
перемонтаж и внесение исправлений в содержание документа;
передача их другим организациям без согласования с архивом;
перекопирование, если это не оговорено в договоре.
38. Архив осуществляет контроль за своевременностью возврата
документов и проверяет их техническое состояние при возврате.
Пользователи несут ответственность за сохранность документов. В
случае нанесения повреждений документу составляется акт об
обнаружении повреждений аудиовизуальных документов по форме согласно
приложению 9. Виновные привлекаются к ответственности в соответствии
с законодательством Республики Беларусь.
39. При транспортировке и перемещении аудиовизуальных
документов следует соблюдать правила работы с горючими,
взрывоопасными и легковоспламеняющимися веществами.
Кинофотодокументы на нитрооснове транспортируются в
соответствии с правилами и инструкциями по перевозке взрывоопасных
грузов. Фоновидеодокументы транспортируются с соблюдением мер
предосторожности, препятствующих их размагничиванию.
Аудиовизуальные документы в помещениях архива переносятся
только в упаковке, в которой они хранятся. Для транспортировки
документов используются передвижные тележки.
Аудиовизуальные документы для транспортировки вне помещений
архива упаковываются следующим образом:
кинодокументы - в полиэтиленовые пакеты и металлические
коробки, а затем в контейнеры для транспортирования (документы в них
располагаются в горизонтальном положении);
фотодокументы - в коробки жесткой конструкции соответствующего
размера (документы в них располагаются в вертикальном положении);
фоно- и видеодокументы - в полиэтиленовые пакеты и жесткие
коробки, обернутые во влагонепроницаемую ткань (документы в них
располагаются в вертикальном положении).
Аудиовизуальные документы на дальние расстояния перевозятся
всеми видами транспорта. При транспортировке должна быть исключена
возможность их перемещения внутри упаковки, ударов, сотрясений и
вибраций, проникания влаги, вредных газов, пыли и солнечных лучей, а
также образования конденсационной влаги внутри упаковки.
ГЛАВА 8
ПОРЯДОК РАБОТЫ С АУДИОВИЗУАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
40. Лица, работающие с аудиовизуальными документами, должны
быть проинструктированы о порядке работы с ними и оборудованием, на
котором они будут работать. Все работы с документами должны
проводиться в чистых неворсистых перчатках и белых халатах;
40.1. при работе с кинодокументами необходимо выполнять
следующие требования:
монтажный или звукомонтажный стол должен быть сухим, чистым и
свободным от посторонних предметов;
брать документ следует только за края, не касаясь поля
изображения;
запрещается делать на документах пометки и вырезки;
оставлять в рулонах закладки можно только в тех случаях, когда
необходимо копирование (закладки делаются на позитивной копии из
бумаги; для снятия копий с отдельных кадров или планов белыми
нитками делается узелок в перфорационном отверстии каждого
начального и конечного плана);
перемотку необходимо осуществлять равномерно, без рывков, не
допуская образования выступающих витков (не допускается выравнивание
выступающих витков пленки ударом по рулону);
не допускается при перемотке кинопленки опускать ее конец на
пол и проводить затяжку рулона;
запрещается оставлять документы не защищенными от воздействия
солнечного и электрического света;
40.2. при работе с фотодокументами необходимо выполнять
следующие требования:
стол для работы должен быть сухим, чистым и свободным от
посторонних предметов;
брать документ следует только за края, не касаясь поля
изображения;
запрещается делать на документах отметки чернилами, краской
или карандашом, а также производить ретушь;
в фотоальбомах запрещается делать отметки на полях, оставлять
между страницами закладки;
запрещается оставлять документы не защищенными от воздействия
солнечного и электрического света;
40.3. при работе с фоновидеодокументами необходимо выполнять
следующие требования:
аппаратуру следует содержать в чистоте, с рабочих поверхностей
аппаратов и магнитных головок ежедневно удалять пыль и грязь;
на рабочей поверхности аппаратов не должны находиться
посторонние предметы;
работать с документами необходимо осторожно, чтобы не
допустить механических повреждений и отпечатков пальцев;
запрещается делать на документах пометки и вырезки, оставлять
в рулоне закладки;
не допускается при перемотке магнитной ленты опускать ее конец
на пол;
зарядку лентопротяжного тракта магнитофона следует проводить
только защитным ракордом;
запрещается оставлять документы не защищенными от воздействия
солнечного и электрического света, вблизи источников
электромагнитных полей;
после окончания работы аппаратуру следует закрывать чехлами и
крышками.
ГЛАВА 9
КОНТРОЛЬ ЗА НАЛИЧИЕМ И СОСТОЯНИЕМ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
41. Проверка наличия и состояния аудиовизуальных документов
проводится в целях установления соответствия фактического наличия
единиц хранения их количеству, числящемуся по учетным документам, а
также выявления документов, подлежащих различным видам
реставрационной и технической обработки.
Проверки наличия и состояния дел проводятся в плановом
порядке, а также в случаях чрезвычайных ситуаций.
Периодичность плановых проверок наличия и состояния:
не реже одного раза в 5 лет - для особо ценных документов;
не реже одного раза в 10 лет - для основного фонда.
Проверке наличия и состояния могут быть подвергнуты все
хранящиеся в архиве документы или отдельные комплексы документов
(особо ценные, цветные, черно-белые), а также отдельные виды
документов (оригиналы, фонд пользования). Не подлежат проверке
документы, которые поступили в архив за последние 5 лет.
Периодически, исходя из конкретных условий в установленные сроки,как
правило, проводится проверка документов, выдававшихся из хранилищ.
Проверка наличия и состояния запланированного комплекса документов
должна быть завершена в течение календарного года, розыск
необнаруженных документов - в течение года после завершения проверки
наличия и состояния.
42. Проверка наличия и состояния аудиовизуальных документов
проводится группой работников в составе не менее 2 человек и
возглавляется непосредственно заведующим отделом обеспечения
сохранности кинодокументов и фондов или главным хранителем фондов.
Проверка проводится путем сверки фактического наличия документов с
данными книг учета и описания. При проверке сверяется описательная
статья с надписью на этикетке кинофоновидеодокументов. При
несоответствии данных описательная статья сверяется с надписями на
ракорде документа (исключение составляют фонодокументы на магнитной
ленте, коробки с которыми запечатаны специальной бандеролью). При
визуальном осмотре кинофоновидеодокументов проверяется их физическое
состояние.
При проверке наличия и состояния фотодокументов изображение и
номера единиц хранения сверяются с книгой учета и описания,
выявляются требующие реставрации негативы. Вносить в книги учета и
описания какие-либо изменения в процессе проверки наличия и
состояния запрещается.
43. Результаты проверки наличия и состояния отражаются в
листах проверки наличия и состоянии аудиовизуальных документов по
форме согласно приложению 10. Документы, выданные из хранилищ,
проверяются на общих основаниях и считаются имеющимися в наличии. Их
номера устанавливаются и проверяются по книгам выдачи. На основании
итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия
и состояния аудиовизуальных документов по форме согласно приложению
11. Листы и акты проверки наличия и состояния нумеруются по порядку
номеров проверок в пределах вида аудиовизуальных документов.
При необходимости одновременно с актом проверки наличия и
состояния аудиовизуальных документов составляются акты о технических
ошибках в учетных документах по форме согласно приложению 12, об
обнаружении неучтенных аудиовизуальных документов по форме согласно
приложению 13, о неисправимых повреждениях аудиовизуальных
документов по форме согласно приложению 14.
44. На необнаруженные при проверке наличия и состояния
документы составляются карточки учета необнаруженных аудиовизуальных
документов по форме согласно приложению 15, из которых формируется
картотека. Для организации розыска документов, не обнаруженных при
проверке наличия и состояния, необходимо:
изучить названия, аннотации и заголовки недостающих единиц
хранения;
проверить правильность шифровки документов;
изучить учетные документы;
изучить неучтенные документы, среди которых могут оказаться
отсутствующие единицы хранения;
проверить результаты предыдущих проверок наличия и состояния.
45. На документы, не найденные в ходе розыска, составляется
акт о необнаружении аудиовизуальных документов, пути розыска которых
исчерпаны, по форме согласно приложению 16 и подробная справка о
проведении розыска, которые представляются на рассмотрение в
Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции
Республики Беларусь (далее - Департамент) для принятия
окончательного решения о снятии с учета необнаруженных документов.
Решение о снятии документов с учета оформляется приказом директора
архива на основании письменного разрешения Департамента. Внесение
изменений производится во все учетные документы.
ГЛАВА 10
ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ОЦЕНКА И КОНТРОЛЬ ТЕХНИЧЕСКОГО И ФИЗИКО-ХИМИЧЕСКОГО
СОСТОЯНИЯ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
46. Аудиовизуальные документы перед приемом и размещением в
хранилище должны быть подвергнуты предварительной оценке
технического состояния. Предварительная оценка технического
состояния аудиовизуальных документов проводится после принятия их на
временное хранение в срок не более 6 месяцев с момента поступления в
архив. В процессе предварительной оценки технического состояния
документов устанавливают его соответствие сведениям, содержащимся в
актах о техническом состоянии, сопровождающих документы, путем
просмотра документов в проходящем и отраженном свете или только в
отраженном свете с целью выявления дефектов биологического и
химического характера, осмотра состояния поверхностей.
Одновременно с проведением предварительной оценки технического
состояния выявляют вид основы документов:
огнеопасная (нитроцеллюлозная);
безопасная (триацетатная и лавсановая).
Документы на огнеопасной основе подлежат немедленной проверке
на стабильность с последующим перекопированием их на безопасную
основу. В случае обнаружения в аудиовизуальных документах устранимых
технических дефектов эти материалы возвращаются сдающей организации
для их устранения. Для организаций, не имеющих возможности устранить
дефекты самостоятельно, архив оказывает услуги по устранению
дефектов на платной основе. В случае обнаружения устранимых
технических дефектов на документах, полученных от физических лиц и
организаций, основной деятельностью которых не является создание
аудиовизуальных документов, дефекты устраняются в производственных
лабораториях архива. Результаты предварительной оценки технического
состояния выносятся на заседание экспертно-методической комиссии
(далее - ЭМК) архива, где принимается решение о приеме
аудиовизуальных документов на постоянное хранение.
47. Контроль технического и физико-химического состояния
аудиовизуальных документов осуществляется в целях своевременного
выявления дефектов, определения вида реставрационных и
консервационно-профилактических работ и устранения дефектов
документов. Контроль проводится при приеме на государственное
хранение, в процессе хранения, после выдачи во временное
пользование, после проведения реставрационных и консервационно-
профилактических работ. Контроль технического состояния всех видов
документов должен осуществляться при внешнем осмотре в отраженном
свете. Документы на пленочной основе после осмотра в отраженном
свете должны рассматриваться на специальном оборудовании в
проходящем и отраженном свете на монтажном столе, просветном экране
с использованием при необходимости лупы или микроскопа. Контроль
документов на других носителях производится на специально
предназначенной для этих целей аппаратуре.
Результаты контроля фиксируются в карточках учета технического
состояния: кинодокумента по форме согласно приложению 17,
фотодокумента по форме согласно приложению 18, фонодокумента по
форме согласно приложению 19, видеодокумента по форме согласно
приложению 20. По результатам контроля делается заключение о
необходимости проведения реставрационной и консервационно-
профилактической обработки и в зависимости от состояния документов
устанавливаются сроки проведения следующей контрольной проверки:
47.1. при контроле кинодокументов проверяются:
состояние упаковки;
наличие защитных и стандартных ракордов;
соответствие шифровки на защитных ракордах маркировке на
коробках;
стабильность основы;
геометрические размеры;
наличие дефектов биологического и химического происхождения;
техническое состояние поверхностей фотослоя и основы;
техническое состояние перфорационных дорожек;
физико-механические характеристики;
качество фотографического изображения.
Контроль всех видов кинодокументов при приеме на
государственное хранение и в процессе хранения осуществляется путем
просмотра на монтажном столе и выполнения необходимых измерений на
контрольно-измерительных приборах. Контроль позитива и
промежуточного позитива при необходимости осуществляется
дополнительно путем просмотра изображения на отражательном экране.
При контроле кинодокументов после выдачи во временное пользование
проверяется состояние их упаковки. При обнаружении повреждений
упаковка подлежит немедленной замене. При контроле технического
состояния документов определяются состояние поверхностей, состояние
перфорационных дорожек, геометрические размеры, целостность
документа.
После проведения реставрационных и консервационно-
профилактических работ определяются состояние поверхностей
кинодокумента, состояние перфорационных дорожек, геометрические
размеры, целостность документа.
Периодичность контроля технического состояния кинодокументов в
процессе хранения:
один раз в 2 года - для документов на нитрооснове;
один раз в 5 лет - для документов на основах другого вида;
47.2. при контроле фотодокументов проверяются:
состояние упаковки;
техническое состояние поверхности фотослоя и основы;
наличие дефектов биологического и химического происхождения;
качество фотографического изображения.
Контроль фотодокументов проводится путем просмотра документов
в отраженном свете (фотоотпечатки), в отраженном и проходящем свете
на просветном столе (фотодокументы на пленке), на специально
предназначенном оборудовании (голограммы и стереослайды).
Периодичность контроля технического состояния фотодокументов в
процессе хранения:
один раз в 2 года - для документов на нитрооснове;
один раз в 5 лет - для документов на основах другого вида;
47.3. при контроле фоно- и видеодокументов проверяются:
состояние упаковки документов;
наличие стандартных ракордов;
техническое состояние поверхности документов;
техническое состояние склеек на магнитной ленте;
физико-механические характеристики;
наличие дефектов химического и биологического происхождения;
электроакустические характеристики;
параметры изображения видеодокументов;
наличие коррозии на поверхности граммофонных оригиналов.
Контроль фонодокументов на магнитной ленте, грампластинок,
граммофонных оригиналов осуществляется путем прослушивания на
профессиональных звуковоспроизводящих устройствах и просмотра в
отраженном свете. При прослушивании фонодокументов на
звуковоспроизводящем устройстве проверяются физико-химические и
электроакустические свойства носителя записи, качество звучания
записи. При визуальном просмотре фонодокументов в отраженном свете
проверяется наличие на поверхности механических повреждений и следов
загрязнений химического или биологического происхождения, наличие
начальных и конечных ракордов и качество выполнения склеек для
фонодокументов на магнитной ленте.
Периодичность контроля технического состояния фонодокументов в
процессе хранения:
один раз в 5 лет - для фонодокументов на магнитной ленте;
один раз в 7 лет - для грампластинок и граммофонных
оригиналов.
Контроль технического состояния видеодокументов осуществляется
с помощью контрольно-измерительной аппаратуры.
Периодичность контроля технического состояния видеодокументов
в процессе хранения - один раз в 3 года.
ГЛАВА 11
РЕСТАВРАЦИОННАЯ И КОНСЕРВАЦИОННО-ПРОФИЛАКТИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА
АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
48. Для обеспечения физико-химической сохранности
аудиовизуальные документы подвергаются реставрационной и
консервационно-профилактической обработке.
Реставрационная обработка осуществляется для устранения
возникших в процессе хранения и использования дефектов, а
консервационно-профилактическая - для стабилизации и замедления
процессов старения документов, а также для прекращения развития
дефектов химического и биологического происхождения, возникших при
производстве и хранении, и включает в себя обработку документов
водными растворами и парами специальных химических препаратов:
48.1. кинофотодокументы предусматривают ручную и машинную
реставрацию. Не допускается консервация методом водной обработки
документов, имеющих признаки гидролиза желатинового фотослоя,
возникшего в результате разложения основы, а также документов,
имеющих биологические повреждения. Консервация документов, имеющих
дефекты, должна проводиться вручную или машинным способом с
соблюдением мер предосторожности, обеспечивающих безопасность при
работе с биологически активными химическими препаратами;
ручная реставрация включает следующие виды работ:
обеспыливание;
удаление восковых, жировых и иных загрязнений;
ремонт кинодокументов;
увлажнение кинодокументов;
машинная реставрация включает следующие виды работ:
устранение общего загрязнения и поверхностных повреждений
фотослоя документов;
устранение жировых загрязнений;
устранение поверхностных повреждений основы;
при отсутствии в карточках учета технического состояния
сведений о содержании в фотослое остаточных продуктов химико-
фотографической обработки или превышения нормы их содержания
документы должны подвергаться консервации;
после проведения реставрационной и консервационно-
профилактической обработки кино- и фотодокументы должны быть
подвергнуты повторному контролю технического состояния для
установления эффективности проведения обработки и отсутствия на
документах новых, возникших в результате обработки повреждений;
48.2. фонодокументы подвергаются следующим видам
реставрационной и консервационно-профилактической обработки:
фонодокументы на магнитной ленте - очистке поверхности от пыли
и грязи, замене пересохших и покоробленных склеек, перемотке;
грампластинки, граммофонные оригиналы - очистке от пыли,
протирке антистатиком;
фонодокументы на дисковых носителях - обеспыливанию, протирке
антистатиком;
48.3. видеодокументы подвергаются следующим видам
реставрационной и консервационно-профилактической обработки:
видеофонограммы на магнитной ленте - перемотке;
видеофонограммы на дисковых носителях - обеспыливанию;
протирке антистатиком.
ГЛАВА 12
СОЗДАНИЕ СТРАХОВОГО ФОНДА АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ФОНДА
ПОЛЬЗОВАНИЯ
49. Страховой фонд аудиовизуальных документов должен состоять
из одного экземпляра страховых копий:
кинодокументов;
фотодокументов;
фонодокументов;
видеодокументов;
49.1. страховой копией кинодокумента является первая копия
оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом
контактной печати;
49.2. страховой копией фотодокумента является первая копия
оригинала, изготовленная на черно-белой пленке соответствующего типа
методом репродуцирования или контактной печати;
49.3. страховой копией фонодокумента является первая копия
оригинала, изготовленная способом магнитной звукозаписи на магнитной
ленте соответствующего типа;
49.4. страховой копией видеодокумента является первая копия
оригинала, изготовленная в формате оригинала способом
видеозвукозаписи на магнитной ленте.
50. При изготовлении страховых копий аудиовизуальных
документов одновременно изготавливают копии фонда пользования.
Обязательный комплект фонда пользования включает для:
кинодокументов - одну позитивную совмещенную копию, один
промежуточный позитив и одну копию фонограммы (для звуковых
кинодокументов);
фотодокументов - один фотоотпечаток и один дубль-негатив;
фонодокументов - одну запись на магнитной ленте шириной 6,25
мм;
видеодокументов - одну видеофонограмму на магнитной ленте в
формате VHS.
В фонд пользования включаются, как правило, копии полностью
скопированных единиц хранения.
51. Страховые копии передаются в специальное хранилище вместе
с актами приема-передачи страховых копий аудиовизуальных документов
на специальное хранение по форме согласно приложению 21; описями
страхового фонда: кинодокументов по форме согласно приложениям 22,
23, фотодокументов по форме согласно приложениям 22, 24,
фонодокументов по форме согласно приложениям 22, 25, видеодокументов
по форме согласно приложениям 22, 26; карточками учета технического
состояния страховой копии: кинодокумента по форме согласно
приложению 27, фотодокумента по форме согласно приложению 28,
фонодокумента по форме согласно приложению 29, видеодокумента по
форме согласно приложению 30.
РАЗДЕЛ IV
УЧЕТ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ГЛАВА 13
ЕДИНИЦЫ УЧЕТА И ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
52. Систематизация аудиовизуальных документов проводится по
единицам учета и единицам хранения.
53. Единица учета кинодокументов - одна или несколько единиц
хранения, относящихся к кинопроизведению или съемке определенного
события.
54. Единица учета фотодокументов - одна или несколько единиц
хранения, отображающих одно событие, объединенных смысловым
содержанием.
55. Единица учета фонодокументов - одна или несколько единиц
хранения с записью произведения радиовещания, определенного события,
одного или нескольких объединенных по авторскому, исполнительскому,
тематическому и другим признакам произведений литературы и
искусства.
56. Единица учета видеодокументов - одна или несколько единиц
хранения с записью определенного события, одного или нескольких
объединенных по авторскому, исполнительскому, тематическому и другим
признакам произведений литературы и искусства.
57. Единица хранения кинодокументов - физически обособленный
рулон кинопленки.
58. Единица хранения фотодокументов - физически обособленные
кадр, несколько кадров панорамной съемки, рулон диафильма,
фотоальбом, дисковый носитель.
59. Единица хранения фонодокументов - физически обособленные
восковой валик, рулон магнитной ленты, аудиокассета, дисковый
носитель.
60. Единица хранения видеодокументов - физически обособленные
видеокассета, дисковый носитель.
61. Единицам учета и единицам хранения аудиовизуальных
документов присваиваются архивные номера. Архивный номер - цифровое
или буквенно-цифровое обозначение, наносимое на каждую единицу
хранения, единицу учета с целью обеспечения ее учета и
идентификации.
Пример:
0-123576 - архивный номер фотодокумента на негативе «0» размера.
Е000675 - архивный номер фотодокумента на дисковом носителе.
В архиве ведется первичный и централизованный учет
аудиовизуальных документов. Первичный учет осуществляется в отделе
обеспечения сохранности кинодокументов и фондов при приеме
документов на государственное хранение. Централизованный учет
возлагается на отдел государственного учета и научно-справочного
аппарата архива.
62. Учет аудиовизуальных документов осуществляется раздельно
для: кинодокументов - определенной цветности и жанров;
фотодокументов - определенной цветности и размеров, фотоальбомов;
фонодокументов - определенной системы звукозаписи; видеодокументов -
определенной системы видеозвукозаписи.
ГЛАВА 14
ОСНОВНЫЕ И ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
63. Основными учетными документами архива являются:
книга учета поступлений аудиовизуальных документов по форме
согласно приложениям 31, 32 - для учета каждого поступления
аудиовизуальных документов в архив, их количества и состава;
описи аудиовизуальных документов постоянного хранения:
кинодокументов по форме согласно приложениям 33, 34, фотодокументов
on форме согласно приложениям 33, 35, фонодокументов по форме
согласно приложениям 33, 36, видеодокументов по форме согласно
приложениям 33, 37 - для поединичного и суммарного учета документов,
краткого раскрытия их состава и содержания, закрепления их
систематизации;
книги учета и описания аудиовизуальных документов:
кинодокументов по форме согласно приложениям 38, 39, фотодокументов
по форме согласно приложениям 38, 40, фотоальбомов по форме согласно
приложениям 38, 41, фонодокументов по форме согласно приложениям 38,
42, видеодокументов по форме согласно приложениям 38, 43 - для
поединичного и суммарного учета единиц учета и единиц хранения с
раскрытием их содержания, закрепления порядка и систематизации
единиц хранения, учета изменений в составе и объеме аудиовизуальных
документов определенного вида;
лист-заверитель книги учета и описания аудиовизуальных
документов по форме согласно приложению 44 - для учета количества
листов в книге учета и описания включенных в нее единиц учета и
единиц хранения;
реестр книг учета и описания аудиовизуальных документов по
форме согласно приложениям 45, 46 - для учета общего количества
книг. Форма реестра книги учета и описания аудиовизуальных
документов соответствует форме реестра книг учета и описания особо
ценных аудиовизуальных документов и реестра книг учета и описания
копий фонда пользования аудиовизуальных документов;
листы учета: кинодокументов по форме согласно приложению 47,
фотодокументов по форме согласно приложению 48, фонодокументов по
форме согласно приложению 49, видеодокументов по форме согласно
приложению 50 - для учета общего объема аудиовизуальных документов,
учета и нумерации книг учета и описания, изменений в объеме
аудиовизуальных документов определенного вида;
книги учета и описания особо ценных аудиовизуальных
документов: кинодокументов по форме согласно приложениям 51, 52,
фотодокументов по форме согласно приложениям 51, 53, фонодокументов
по форме согласно приложениям 51, 54, видеодокументов по форме
согласно приложениям 51, 55 - для поединичного и суммарного учета
особо ценных аудиовизуальных документов;
реестр книг учета и описания особо ценных аудиовизуальных
документов - для учета количества книг учета и описания особо ценных
аудиовизуальных документов;
листы учета особо ценных аудиовизуальных документов:
кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов, видеодокументов -
для учета общего объема особо ценных аудиовизуальных документов,
учета и нумерации книг учета и описания особо ценных аудиовизуальных
документов;
книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования
аудиовизуальных документов: кинодокументов по форме согласно
приложениям 56, 57, фотодокументов по форме согласно приложениям 56,
58, фонодокументов по форме согласно приложениям 56, 59,
видеодокументов по форме согласно приложениям 56, 60 - для учета
каждого поступления страховых копий и копий фонда пользования
аудиовизуальных документов;
описи страхового фонда аудиовизуальных документов - для
поединичного и суммарного учета страховых копий и копий фонда
пользования особо ценных единиц учета и единиц хранения
аудиовизуальных документов;
реестр описей страхового фонда аудиовизуальных документов по
форме согласно приложениям 61, 62 - для учета количества описей
страхового фонда аудиовизуальных документов;
книги учета и описания копий фонда пользования - для
поединичного и суммарного учета копий фонда пользования;
реестр книг учета и описания копий фонда пользования
аудиовизуальных документов - для учета количества книг учета и
описания копий фонда пользования аудиовизуальных документов;
паспорт архива - для внесения сведений о количестве,
состоянии, условиях хранения аудиовизуальных документов, составе
научно-справочного аппарата к ним.
64. Вспомогательными учетными документами архива являются:
монтажный лист кинодокумента по форме согласно приложениям 63,
64; монтажный лист видеодокумента по форме согласно приложениям 65,
66 - для учета и раскрытия содержания планов или монтажных кадров
кино- и видеодокументов;
внутренняя опись киносюжета (телесюжета) по форме согласно
приложению 67 -для раскрытия содержания планов или кадров;
внутренняя опись фотоальбома по форме согласно приложению 68 -
для описания фотоотпечатков, входящих в состав фотоальбома.
ГЛАВА 15
УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
65. Основанием для внесения изменений в учетные документы
являются:
акт приема-передачи аудиовизуальных документов организаций на
государственное хранение по форме согласно приложению 69;
акт приема-передачи аудиовизуальных документов, находящихся у
их собственников, на государственное хранение по форме согласно
приложению 70;
акт приема-передачи страховых копий аудиовизуальных документов
на специальное хранение;
акт о выделении к уничтожению аудиовизуальных документов, не
подлежащих хранению, по форме согласно приложению 71;
акт о необнаружении аудиовизуальных документов, пути розыска
которых исчерпаны;
акт о неисправимых повреждениях аудиовизуальных документов;
акт о технических ошибках в учетных документах;
акт об обнаружении неучтенных аудиовизуальных документов;
акт об обнаружении повреждений аудиовизуальных документов.
66. Для первичного учета предназначаются книги учета
поступлений аудиовизуальных документов и описи аудиовизуальных
документов постоянного хранения.
В книги учета поступлений последовательно вносятся все
первичные и повторные поступления документов. Каждое поступление
получает очередной порядковый номер. На 1 января каждого года в
книгах учета поступлений аудиовизуальных документов подводится общий
итог количества документов, поступивших в архив в течение года.
Описи аудиовизуальных документов постоянного хранения
создаются отдельно на каждый вид аудиовизуальных документов.
Единицам учета и единицам хранения присваиваются номера в валовом
порядке внутри каждой описи. Полному комплекту документов
присваивается один номер единицы учета. Если единица учета
кинофоновидеодокументов состоит из нескольких единиц хранения, то
каждой из них присваивается порядковый номер внутри данной единицы
учета. Если единица хранения фотофоновидеодокументов состоит из
нескольких единиц учета, то каждой из них присваивается порядковый
номер внутри данной единицы хранения.
67. Для централизованного учета предназначаются книги учета и
описания аудиовизуальных документов, реестры книг учета и описания и
листы учета аудиовизуальных документов.
Книга учета и описания аудиовизуальных документов состоит из
титульного листа, описательных статей, итоговой записи и листа-
заверителя.
После каждого поступления и выбытия документов составляется
новая итоговая запись. Если книга состоит из нескольких годовых
разделов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу. К
каждому последующему годовому разделу составляется сводная запись с
нарастающим итогом.
Архив должен иметь не менее двух экземпляров книг учета и
описания аудиовизуальных документов. Первый экземпляр книг хранится
в отделе, осуществляющем централизованный учет аудиовизуальных
документов, второй - в отделе, осуществляющем первичный учет.
Книги, относящиеся к определенному виду аудиовизуальных
документов, хранятся по порядку присвоенных им номеров. Уничтожение
книг после их пересоставления запрещается. На заглавном листе
пересоставленной книги делается отметка: «Книга пересоставлена.».
Указывается дата пересоставления, должность и подпись работника,
пересоставившего книгу. Пересоставленные книги аудиовизуальных
документов хранятся отдельно от новых книг.
По реестру книг учета и описания аудиовизуальных документов
ведется поединичный и суммарный учет книг учета и описания.
Листы учета ведутся отдельно по каждому виду аудиовизуальных
документов. В графе «Номера книг учета и описания» фиксируются
порядковые номера книг учета и описания. Если принятые документы
присоединяются к уже имеющейся и учтенной по листу учета книге, то в
этой графе делается отметка: «К книге № …».
Листы учета составляются на каждую книгу учета и описания
аудиовизуальных документов и располагаются по порядку номеров книг
учета и описания документов внутри каждого вида документов. В графах
«Количество единиц учета, единиц хранения» проставляется объем
единиц учета, единиц хранения по каждой книге отдельно.
При выбытии документов в графе «Основание» указываются
документ, на основании которого выбыли документы, номер и дата
выбытия и количество выбывших единиц хранения и единиц учета.
В графе «Наличие (остаток)» при каждой записи указывается
количество единиц учета, единиц хранения по книге, по которой
произведена запись, и по виду документов в целом.
ГЛАВА 16
УЧЕТ ОСОБО ЦЕННЫХ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
68. Учет особо ценных аудиовизуальных документов ведется:
по книгам учета и описания особо ценных аудиовизуальных
документов;
по реестрам книг учета и описания особо ценных аудиовизуальных
документов;
по листам учета особо ценных аудиовизуальных документов.
В книгах учета и описания особо ценных аудиовизуальных
документов за документами каждого вида сохраняются их прежние
архивные номера. Сведения об особо ценных аудиовизуальных документах
вносятся в книгу в валовом порядке или по мере выявления. Сведения о
копировании особо ценных аудиовизуальных документов в целях создания
страхового фонда вносятся в соответствующие книги по мере проведения
их страхового копирования. Номера единиц учета страхового фонда
переносятся в книгу учета и описания особо ценных аудиовизуальных
документов в соответствующую графу. В итоговых записях к книгам
указывается объем изготовленного страхового фонда с нарастающим
итогом.
Книги учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов
учитываются в реестре книг учета и описания особо ценных
аудиовизуальных документов.
Листы учета составляются раздельно на каждый вид особо ценных
аудиовизуальных документов. Порядок составления и ведения листов
учета аналогичен общему порядку.
В учетных документах, на ярлыках упаковок, в топографических
указателях к номерам особо ценных единиц хранения, единиц учета
проставляется буквенное обозначение «ОЦ».
ГЛАВА 17
УЧЕТ КОПИЙ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ
69. Единицы учета и единицы хранения страхового фонда и фонда
пользования идентичны единицам учета и единицам хранения
аудиовизуальных документов. Страховые копии и копии фонда
пользования аудиовизуальных документов учитываются раздельно.
Учет страхового фонда и фонда пользования осуществляется по
книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования,
описям страхового фонда и реестру описей страхового фонда.
По книгам учета поступлений страхового фонда каждой единице
учета копий присваивается очередной порядковый номер, который
является учетным номером копии. В книге учета поступлений страхового
фонда указывается номер и дата акта приема-передачи документов,
составленного изготовителем страховых копий на основании заказа на
изготовление страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных
документов.
На каждый вид копий аудиовизуальных документов составляется
опись, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой
соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета
поступлений страхового фонда. Опись страхового фонда имеет годовые
итоговые записи о количестве включенных единиц учета страхового
фонда и количестве скопированных единиц хранения документов с
нарастающим итогом.
Описи страхового фонда составляются в трех экземплярах, один
из которых (рабочий) хранится в отделе обеспечения сохранности
кинодокументов и фондов, два экземпляра - в отделе государственного
учета и научно-справочного аппарата.
На обложке и титульном листе описи проставляется буквенный
индекс «СФ».
Учетные номера страхового фонда проставляются в книгах учета и
описания особо ценных аудиовизуальных документов в графе «Номер
единицы учета страхового фонда» и в книгах учета и описания
аудиовизуальных документов в графе «Примечание».
На упаковках страховых копий аудиовизуальных документов
проставляется порядковый номер, присвоенный единице учета по книге
учета поступлений, с добавлением буквенных индексов «СФ» - для
страхового фонда и «ФП» - для фонда пользования.
Копии фонда пользования, изготовленные на носителях,
отличающихся от оригиналов, учитываются по формам книг учета и
описания соответствующего вида аудиовизуальных документов.
РАЗДЕЛ V
КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ
ГЛАВА 18
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО КОМПЛЕКТОВАНИЮ АРХИВА АУДИОВИЗУАЛЬНЫМИ
ДОКУМЕНТАМИ
70. Источниками комплектования архива аудиовизуальными
документами в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6
октября 1994 года «О Национальном архивном фонде и архивах в
Республике Беларусь» (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi
Беларусь, 1994 г., № 29, ст. 507; Национальный реестр правовых актов
Республики Беларусь, 1999 г., № 4, 2/11) являются организации всех
форм собственности, физические лица, основной деятельностью которых
является создание аудиовизуальных документов. Возможными источниками
комплектования архива аудиовизуальными документами являются
организации всех форм собственности, основной деятельностью которых
не является создание аудиовизуальных документов.
71. В целях планомерного комплектования аудиовизуальными
документами в архиве составляется список № 1 организаций -
источников комплектования государственного архива (далее - список
№ 1) по форме согласно приложению 72 и список № 2 организаций -
возможных источников комплектования государственного архива (далее -
список № 2) по форме согласно приложению 73.
Список организаций - источников комплектования архива
аудиовизуальными документами и список организаций - возможных
источников комплектования архива аудиовизуальными документами
утверждаются директором архива и согласовываются один раз в пять лет
с Департаментом. Ежегодно в список № 1 организаций - источников
комплектования и список № 2 организаций - возможных источников
комплектования вносятся изменения и дополнения, которые после
рассмотрения на ЭМК архива представляются в Департамент.
72. Документы государственной части Национального архивного
фонда Республики Беларусь (далее - НАФ) до передачи на постоянное
хранение находятся на временном хранении в организациях.
Для хранения аудиовизуальных документов и обеспечения их
сохранности, учета, создания научно-справочного аппарата и научного
использования создаются ведомственные архивы: для кинодокументов -
фильмотеки, для фотодокументов - фототеки, для фонодокументов -
фонотеки, для видеодокументов - видеотеки. В организации назначается
лицо, ответственное за учет, описание и обеспечение сохранности
аудиовизуальных документов до момента передачи их в архив.
Собственники архивных фондов и архивных документов
негосударственной части НАФ могут передавать свои документы по
согласованию с архивом на временное хранение или в собственность
государства. Отношения между архивом и собственником документов
оформляются договором с указанием в случае необходимости условий
хранения и порядка использования документов и регулируются
действующим законодательством Республики Беларусь.
В результате инициативного документирования архив может сам
создавать аудиовизуальные документы (фотографии, фильмы, записи
воспоминаний, бесед, интервью). На такие документы составляется
опись, которая утверждается ЭМК архива.
73. Прием аудиовизуальных документов в архив осуществляется в
следующих комплектах:
73.1. кинодокументы:
фильмы и спецвыпуски черно-белые - негатив, негатив
фотографической (оптической) записи, монофонический оригинал
перезаписи, магнитная фонограмма шумов и музыки (совмещенная),
промежуточный позитив или контратип (дубль-негатив), позитив;
фильмы и спецвыпуски цветные - негатив, негатив
фотографической (оптической) записи, монофонический оригинал
перезаписи, магнитная фонограмма шумов и музыки (совмещенная),
промежуточный позитив или контратип (дубль-негатив), позитив,
установочные ролики и паспорта;
киножурналы черно-белые - негатив, негатив фотографической
(оптической) записи, промежуточный позитив или контратип (дубль-
негатив), позитив;
киножурналы цветные - негатив, негатив фотографической
(оптической) записи, промежуточный позитив или контратип (дубль-
позитив), позитив, установочные ролики и паспорта.
В исключительных случаях вместо позитива на государственное
хранение в архив может приниматься видеофонограмма.
Черно-белые и цветные кинодокументы, не использованные в
фильме, спецвыпуске, киножурнале или прекращенные производством и не
выпущенные на экран, а также отдельные киносюжеты принимаются в
архив в следующем комплекте: негатив, негатив фотографической
(оптической) записи (при наличии), монофонический оригинал
перезаписи (при наличии), промежуточный позитив или контратип (дубль-
негатив) (при наличии), позитив, установочные ролики и паспорта (при
наличии).
Отдельные телесюжеты на 16-миллиметровой пленке принимаются в
архив в следующем комплекте: позитив на обращаемой пленке и при
наличии - контратип (дубль-негатив) или негатив и при наличии -
позитив.
Все соответствующие элементы комплекта кинодокумента должны
быть тождественны между собой по содержанию и по монтажу.
Текстовая сопроводительная документация к фильмам,
спецвыпускам, киножурналам включает:
государственное регистрационное свидетельство;
аннотацию;
режиссерский монтажный лист (покадровое описание законченного
кинопроизведения с указанием плана кадра, метража);
акт отдела технического контроля сдающей организации о
фотографическом и техническом качестве элементов комплекта
кинодокумента на момент его передачи;
записи цветовых паспортов на цветные кинодокументы;
рекламу, рецензии.
Текстовая сопроводительная документация к отдельным
киносюжетам и кинодокументам, не использованным в фильме,
спецвыпуске, киножурнале, включает:
аннотацию;
машинописный текст выступления (для синхронных сюжетов);
операторский монтажный лист (описание произведенной
кинооператором съемки с указанием следующих данных: автора, места и
даты съемки, цветности, сведений о действующих лицах);
рецензии, статьи и другие материалы, имеющие непосредственное
отношение к принимаемым в архив кинодокументам.
Текстовая сопроводительная документация к отдельным
телесюжетам включает:
аннотацию;
дикторский текст (в случае отсутствия дикторского текста в
архиве составляется опись телесюжета);
машинописный текст выступления (для синхронных сюжетов).
Неполный комплект кинодокументов может приниматься на
государственное хранение в исключительных случаях;
73.2. фотодокументы принимаются в архив в виде фотонегатива с
приложением контрольного отпечатка, фотопозитива (при отсутствии
фотонегатива), фотопластинки, диапозитива (слайда), голограммы,
стереослайда, фотодокумента в цифровом формате;
текстовая сопроводительная документация к фотодокументам
включает:
аннотации;
очерки;
статьи;
базы данных и другие материалы, дополняющие принимаемые в
архив фотодокументы;
73.3. фонодокументы принимаются в архив в следующих
комплектах: граммофонные оригиналы (I и II), грампластинка или
запись на магнитной ленте; фонодокументы на дисковых носителях;
для фонодокументов всех систем записи в целях обеспечения их
сохранности в архиве создаются копии;
текстовая сопроводительная документация к фонодокументам
включает:
технические паспорта граммофонных оригиналов;
заключение отдела технического контроля архива на
фонодокументы магнитной и цифровой записей;
машинописные тексты фонодокументов;
каталоги грампластинок;
списки выступающих;
программы вечеров, концертов и другие материалы, имеющие
непосредственное отношение к принимаемым в архив фонодокументам;
73.4. видеодокументы принимаются на хранение в архив в виде
видеофонограмм в следующем комплекте: оригинал (мастер) и копия.
В целях обеспечения сохранности видеодокументов всех систем
записи в архиве могут создаваться их копии. Текстовая
сопроводительная документация к видеодокументам включает:
государственное регистрационное свидетельство;
аннотацию;
монтажный лист;
акт о техническом состоянии.
Все работы, связанные с передачей аудиовизуальных документов в
архив (изготовление комплекта контрольных отпечатков, подготовка
текстовой сопроводительной документации, перезапись фоно- и
видеодокументов, устранение выявленных в процессе первичного
контроля в архиве дефектов, транспортировка), проводятся силами и за
счет средств юридических и физических лиц, сдающих аудиовизуальные
документы.
ГЛАВА 19
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
74. Экспертиза ценности аудиовизуальных документов проводится
в организации или в архиве (при поступлении документов в
неупорядоченном состоянии). При проведении экспертизы ценности
кинофотовидеодокументы просматриваются, а фонодокументы
прослушиваются.
75. Экспертиза ценности аудиовизуальных документов
предполагает комплексное использование общих и специфических
критериев экспертизы.
К общим критериям относятся:
общие критерии происхождения: время и место создания
аудиовизуальных документов; авторство; обстоятельства появления
документов; значение организации, лица, создавших документ;
оригинальность (подлинность) документа;
общие критерии содержания: значение объекта, зафиксированного
в документе; полнота, достоверность и новизна сообщаемых сведений;
общие критерии внешних особенностей: физико-химическое
состояние документов и степень их сохранности.
К специфическим критериям относятся:
критерии содержания аудиовизуальных документов, определяющие
ценность аудиовизуальных документов как произведений искусства:
художественные достоинства аудиовизуальных документов, композиционно-
сюжетная целостность, выразительность и оригинальность
аудиовизуальных документов;
специфические критерии внешних особенностей аудиовизуальных
документов: своеобразие носителя информации, способ записи и
воспроизведения информации, техническое состояние.
При экспертизе ценности аудиовизуальных документов решаются
вопросы повторяемости информации в аудиовизуальных документах:
дублетности, поглощенности и вариантности документов.
Дублетные аудиовизуальные документы - документы, размноженные
в нескольких экземплярах.
Поглощенные кинофоновидеодокументы - одни и те же
киновидеокадры и фрагменты фонодокументов, в различном объеме и
интерпретации входящие в состав фильмов, теле- и радиопередач.
Вариантные фотофонодокументы - два (или более) документа,
различающиеся деталями, не изменяющими смысла и содержания
документа.
При отборе дублетных, поглощенных и вариантных документов
необходимо обращать внимание на следующие общие моменты:
значение информации, повторяющейся в аудиовизуальных
документах;
степень полноты повторяемости информации в аудиовизуальных
документах;
периодичность создания аудиовизуальных документов;
физико-химическое и техническое состояние аудиовизуальных
документов.
Из дублетных аудиовизуальных документов отбираются на
государственное хранение документы, имеющие более высокое качество
изображения, записи, носителя, располагающие необходимым комплектом
(для кинофонодокументов).
Поглощенные кинофоновидеодокументы не рассматриваются
обособленно, так как киновидеокадры и фрагменты фонодокументов несут
благодаря монтажу различную смысловую нагрузку и не имеют
самостоятельного значения. Их следует анализировать прежде всего в
монтажной взаимосвязи со всем остальным материалом конкретного
документа.
Из вариантных фотофонодокументов на государственное хранение
принимаются документы, отличающиеся наиболее полным содержанием,
лучшими композиционными решениями и техническим состоянием.
76. Документы организаций - источников комплектования могут
поступать на хранение в архив в полном объеме или выборочно.
Полный прием документов - это поступление в архив всех ценных
документов от каждой конкретной организации - источника
комплектования архива;
выборочный прием подразделяется на групповой выборочный прием
и повидовой выборочный прием.
Групповой выборочный прием - это поступление в архив всех
ценных документов от отдельных организаций определенного вида
(группы).
Повидовой выборочный прием - это поступление в архив части
ценных документов из числа неповторяющихся в составе документов
других организаций от конкретной организации - источника
комплектования архива.
77. Определение формы приема документов от организаций -
источников комплектования осуществляется архивом, фиксируется в
списках № 1 и № 2.
Отбор аудиовизуальных документов на государственное хранение в
организациях осуществляется работниками кинофотофоновидеоархивов
организаций или лицами, ответственными за аудиовизуальные документы,
при методической помощи работников архива.
ГЛАВА 20
ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ И ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
78. Аудиовизуальные документы, отобранные на государственное
хранение, включаются в описи кинодокументов постоянного хранения,
описи фотодокументов постоянного хранения, описи фонодокументов
постоянного хранения, описи видеодокументов постоянного хранения.
Описи составляются в трех экземплярах, согласовываются
экспертной комиссией (далее - ЭК) и утверждаются руководителем
организации. После утверждения ЭМК архива два экземпляра описей
остаются в архиве, а один возвращается в организацию.
В соответствии с утвержденной описью организация обязана не
позднее установленных действующим законодательством сроков передать
в архив внесенные в нее документы.
При приеме аудиовизуальных документов в архив на этапе
проведения первичного контроля и экспертизы ценности осуществляется
проверка их технического состояния и наличия необходимой текстовой
сопроводительной документации, сверка с научно-справочным аппаратом
архива и в случае необходимости определение стоимости. При
обнаружении устранимых дефектов документы возвращаются передающей
организации для устранения дефектов.
79. Прием аудиовизуальных документов в архив оформляется актом
приема-передачи аудиовизуальных документов на государственное
хранение, который составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр
акта приема-передачи аудиовизуальных документов на государственное
хранение находится в архиве, второй - в организации, сдавшей
документы. Акт подписывается работниками архива и организации,
передающей аудиовизуальные документы, утверждается их руководителями
и заверяется печатями.
80. Документы, не подлежащие дальнейшему хранению, отбираются
к уничтожению. Отбор документов к уничтожению оформляется актом о
выделении документов к уничтожению, который рассматривается ЭК
организации, утверждается руководителем организации, после чего
направляется в архив для согласования.
81. Результаты проведения экспертизы ценности аудиовизуальных
документов рассматриваются на заседании ЭМК архива.
РАЗДЕЛ VI
ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО И КОНТРОЛЬ АРХИВА ЗА
ОРГАНИЗАЦИЕЙ ВЕДОМСТВЕННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
ГЛАВА 21
ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО РАБОТОЙ ВЕДОМСТВЕННЫХ
АРХИВОВ
82. Архив оказывает методическую и практическую помощь
организациям в подготовке и внедрении нормативных правовых актов и
методических документов по работе кинофотофоновидеотек организаций.
Архив проводит консультации, совещания и семинары по внедрению
технических нормативных правовых актов, нормативных правовых актов и
методических документов, по обмену опытом и другим вопросам
деятельности кинофотофоновидеотек организаций.
83. Архив осуществляет контроль за организацией работы с
документами в кинофотофоновидеотеках организаций - источников
комплектования в ходе проведения комплексных, тематических и
контрольных проверок.
Комплексная проверка предполагает анализ основных направлений
деятельности (обеспечение сохранности, учет, создание научно-
справочного аппарата, организация использования документов и
подготовка к передаче на государственное хранение) организации по
работе с аудиовизуальными документами и проводится не реже одного
раза в пять лет.
Перед проверкой на основании изучения наблюдательных дел или
баз данных, хранящихся в архиве, а также нормативных правовых актов,
которыми руководствуются в своей работе организации, определяются
сроки проведения проверки и ее задачи, которые доводятся до сведения
руководства организации.
При проверке необходимо обращать внимание на порядок приема
документов кинофотофоновидеотекой организации или лицом,
ответственным за работу с аудиовизуальными документами, на условия
хранения документов и их соответствие нормативам, техническое
состояние аудиовизуальных документов, наличие средств хранения и
обеспечения длительной сохранности аудиовизуальных документов
(стеллажей, сейфов, шкафов), оборудование хранилищ (установки
искусственного климата, средства пожарно-охранной сигнализации и
пожаротушения), на порядок учета и описания аудиовизуальных
документов, состояние и перспективы развития научно-справочного
аппарата. В ходе проверки выясняется порядок организации
использования документов (наличие читального зала, комнат
прослушивания, аппаратуры); соблюдение порядка выдачи
аудиовизуальных документов пользователям; анализируется состояние
работы по отбору аудиовизуальных документов на государственное
хранение; определяется полнота комплектов аудиовизуальных
документов; проверяется правильность оформления описей и актов о
выделении к уничтожению аудиовизуальных документов, не подлежащих
хранению; выявляются случаи утраты документов, факты их незаконного
уничтожения.
Результаты проверки доводятся до сведения руководства архива,
осуществляющего контроль за деятельностью кинофотофоновидеотек
организаций и руководства организации.
Итоговым документом проверки является справка, акт или
предписание, которые составляются в двух экземплярах и подписываются
их составителем. Результаты проверки доводятся до сведения
руководителя организации. Первый экземпляр остается в архиве, второй
направляется руководству организации.
Тематическая проверка проводится по отдельным направлениям
деятельности архива организации по мере надобности, но не чаще
одного раза в год.
Контрольная проверка проводится в целях контроля выполнения
замечаний и предложений, высказанных в ходе комплексной или
тематической проверки, по мере необходимости.
Проверки организаций, в деятельности которых образуются
аудиовизуальные документы, входящие в состав НАФ, осуществляются в
соответствии с законодательными актами Государственной инспекции
архивов и делопроизводства Республики Беларусь (далее -
Госархивнадзор).
84. Сведения о ликвидации организации и исключении ее из
списков № 1 или № 2 вносятся в картотеку ликвидированных
организаций, которую ведет архив, осуществляющий прием документов на
постоянное хранение.
85. Архив может оказывать организациям платные услуги по
отбору и подготовке документов к передаче на постоянное хранение,
разработке нормативных правовых актов и методических документов по
вопросам архивного дела, консультированию работников
кинофотофоновидеотек.
ГЛАВА 22
КОНТРОЛЬ ЗА ОБЕСПЕЧЕНИЕМ СОХРАННОСТИ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И
ОТБОРОМ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПЕРЕДАЧЕ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ
86. В целях осуществления контроля за обеспечением сохранности
аудиовизуальных документов и отбором аудиовизуальных документов,
подлежащих передаче на постоянное хранение, архив:
участвует в подготовке нормативных правовых актов и
методических документов по организации работы кинофотофоновидеотек
организаций, обеспечению сохранности документов, их отбору на
постоянное хранение, предложений по совершенствованию работы
кинофотофоновидеотек организаций;
рассматривает и согласовывает положения о
кинофотофоновидеотеках организаций и их ЭК;
оказывает методическую и практическую помощь в подготовке и
передаче аудиовизуальных документов на постоянное хранение;
разрабатывает и организует внедрение методических пособий по
вопросам работы кинофотофоновидеотек организаций;
контролирует совместимость и преемственность создаваемого
кинофотофоновидеотеками организаций научно-справочного аппарата к
документам НАФ, в том числе совместимость программного обеспечения
баз данных.
87. В работе с ЭК организаций архив:
оказывает помощь в разработке положений об ЭК;
участвует в работе ЭК организаций - источников комплектования
и возможных источников комплектования;
заслушивает отчеты председателей ЭК организаций - источников
комплектования об отборе документов на постоянное хранение,
проведении экспертизы ценности аудиовизуальных документов,
обеспечении их сохранности и по другим вопросам.
88. Архив ведет учет документов, хранящихся в
кинофотофоновидеотеках организаций - источников комплектования, по
паспорту кинофотофоновидеотеки организации по форме согласно
приложению 74 по состоянию на 1 декабря отчетного года,
представляемому в архив к 10 декабря отчетного года.
Паспортизация кинофотофоновидеотек организаций проводится один
раз в четыре года и предусматривает рассылку бланков паспортов
кинофотофоновидеотек организаций в двух экземплярах, оказание
практической помощи в составлении паспортов, проверку правильности
заполнения, обобщение и анализ результатов паспортизации.
89. Архив совместно с органами Государственной архивной службы
Республики Беларусь в областях и г. Минске, другими организациями
или самостоятельно проводит совещания (семинары) по повышению
квалификации работников кинофотофоновидеотек организаций,
председателей и членов ЭК.
90. Архив взаимодействует с негосударственными организациями
на основании договора. В этом случае организация включается в список
№ 1 организаций - источников комплектования архива.
Договор с негосударственной организацией может заключаться на
комплексное выполнение работ и услуг по научно-технической
обработке, учету и описанию аудиовизуальных документов в
соответствии с законодательными актами Республики Беларусь.
ГЛАВА 23
УЧЕТ РАБОТЫ С ОРГАНИЗАЦИЯМИ
91. В архиве ведется картотека учета работы с организациями.
На каждую организацию списков № 1 организаций - источников
комплектования и № 2 организаций - возможных источников
комплектования заполняется карточка учета работы государственного
архива с организацией по форме согласно приложению 75 и ведется
наблюдательное дело. По мере необходимости в карточку вносятся
изменения и дополнения. Карточки и наблюдательные дела имеют единую
индексацию согласно спискам № 1 и № 2. Новые организации - источники
комплектования и организации - возможные источники комплектования
включаются в карточку организации по форме согласно приложению 76
под литерным номером. Перенумерация карточек и наблюдательных дел
осуществляется один раз в пять лет после пересоставления списков № 1
и № 2.
При ликвидации организации или исключении ее из списка
организаций - источников комплектования либо организаций - возможных
источников комплектования карточка из картотеки действующих
организаций перемещается в картотеку ликвидированных организаций.
При этом на карточке указываются причина, дата и номер протокола
заседания ЭМК архива, на котором было принято решение об исключении
организации из списка № 1 или списка № 2, распорядительный документ,
который послужил основанием для исключения организации из списков, а
также местонахождение документов организации.
В наблюдательное дело организации - источника комплектования и
организации - возможного источника комплектования архива включаются
документы, образующиеся в результате взаимодействия данной
организации и архива: положение о кинофотофоновидеотеке организации,
положение об ЭК организации, контрольные экземпляры описей
документов, отобранных на государственное хранение, акты о выделении
документов к уничтожению, материалы о проведении проверок, копии
приказов и устава (положения) организации.
92. Периодически проводится экспертиза ценности документов в
наблюдательном деле и выделение к уничтожению документов, утративших
практическое значение.
РАЗДЕЛ VII
НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К АУДИОВИЗУАЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ
ГЛАВА 24
СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА
93. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к
аудиовизуальным документам - это комплекс взаимосвязанных и
взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и
содержании документов, создаваемых на единой научно-методической
основе для поиска документов и документной информации в целях их
эффективного использования.
Основными элементами СНСА являются описи аудиовизуальных
документов постоянного хранения, книги учета и описания
аудиовизуальных документов, монтажные листы, внутренние описи,
путеводители, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих
справочников. Дополнительными элементами СНСА являются указатели,
обзоры документов.
Описи аудиовизуальных документов постоянного хранения, книги
учета и описания создаются в процессе описания каждой единицы
хранения (единицы учета) аудиовизуальных документов.
Для повышения информационно-поискового уровня книг учета и
описания аудиовизуальных документов проводится их
усовершенствование. В задачи усовершенствования входят проверка
правильности описания, систематизации единиц учета и единиц
хранения, устранение обнаруженных ошибок и неточностей, уточнение
справочных данных, внесение дополнений в описательную статью книги
учета и описания аудиовизуальных документов, литературная правка
текста.
94. При создании и развитии СНСА применяется
дифференцированный подход, который заключается в выборе
целесообразного состава архивных справочников и баз данных,
определенной методики составления и усовершенствования описаний,
состава и наполнения справочного аппарата к справочникам,
установлении очередности работ с видами документов в зависимости от
их информационной значимости, состава и состояния имеющегося научно-
справочного аппарата к ним, практических потребностей.
Для определения путей совершенствования СНСА ведется анализ и
учет состояния всех имеющихся элементов СНСА как в традиционном виде
(книга, картотека), так и в автоматизированном.
95. Режиссерские и операторские монтажные листы, монтажные
листы киновидеодокументов, внутренние описи кино- и телесюжетов
создаются в процессе описания планов или монтажных кадров
киновидеодокументов. Внутренние описи фотоальбомов создаются в
процессе описания фотоотпечатков, входящих в состав фотоальбомов.
96. Описание кинодокументов в монтажных листах и внутренних
описях кино- и телесюжетов проводится по позитиву. В случае
расхождения в метраже между элементами комплекта кинодокумента
описание также проводится по позитиву. В исключительных случаях
допускается проведение описания и расшифровка кинодокумента по
негативу.
Описанию кинодокументов предшествует их стартовка. Стартовка -
это нумерация каждого плана негатива изображения или заменяющей его
копии внутри отдельной единицы хранения, закрепляющая порядок
расположения планов в фильмах, спецвыпусках, киножурналах, отдельных
кино- и телесюжетах и кинодокументах, не вошедших в фильм,
спецвыпуск, киножурнал.
Стартовка кинодокументов проставляется арабскими цифрами по
порядку расположения планов. Цифры ставятся в межкадровом
пространстве после третьего кадра от начала плана.
План (или монтажный кадр) - составная часть кинодокумента,
представляющая собой непрерывно снятое изображение отдельного
момента события или явления. В зависимости от величины видимого
изображения планы могут быть общими, средними или крупными. Каждый
план негатива при монтаже кинодокумента соединяется с другим планом
при помощи склейки. В отдельных случаях планы разделяются между
собой световой просечкой.
При поступлении кинодокументов в архив проверяется
правильность стартовки всех элементов комплекта. При обнаружении
ошибок или неточностей старые номера зачеркиваются и кинодокумент
стартуется вновь. Обнаруженным непростартованным планам
присваивается номер предыдущего плана с прибавлением литерного
обозначения «а», «б»…
Монтажные листы представляют собой покадровое описание
законченного кинопроизведения (фильма, спецвыпуска, киножурнала),
внутренние описи кино- и телесюжетов - покадровое описание
кинодокументов, не использованных в фильме, спецвыпуске,
киножурнале, а также отдельных телесюжетов.
Редактирование ранее составленных монтажных листов и
внутренних описей кино- и телесюжетов проводят в тех случаях, когда
они не отвечают требованиям обеспечения сохранности кинодокументов и
задачам их эффективного поиска.
Поступившие на государственное хранение в архив студийные
монтажные листы и аннотации могут быть включены в состав научно-
справочного аппарата только после их редактирования.
Монтажный лист кинодокумента составляется в соответствии с
первоначальным монтажом всех элементов комплекта кинодокумента.
Монтажный лист кинодокумента состоит из следующих элементов:
заглавных надписей, разрешительного удостоверения, описательных
статей и итоговой записи.
В итоговой записи монтажного листа кинодокумента указываются
метраж кинодокумента по каждому элементу комплекта в отдельности,
дата составления или редактирования, занимаемая должность, фамилия и
инициалы составителя монтажного листа.
97. Внутренняя опись фотоальбома помещается в начале
фотоальбома. Листы внутренней описи фотоальбома нумеруются отдельно,
их количество обозначается в итоговой записи к фотоальбому.
98. Составление монтажных листов видеодокументов
осуществляется по аналогии с составлением монтажных листов
кинодокументов. Описание видеодокументов проводится при просмотре
рабочей копии документа на воспроизводящей технике, соответствующей
типу записи, позволяющей определить продолжительность записи в
секундах.
Если в состав единицы хранения видеодокумента входит несколько
единиц учета, описание каждой из них проводится последовательно.
ГЛАВА 25
ПОНЯТИЕ, УРОВНИ И ЭЛЕМЕНТЫ ОПИСАНИЯ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
99. Под описанием аудиовизуальных документов понимается:
процесс создания вторичной документной информации путем
аналитико-синтетической переработки первичной информации,
содержащейся в аудиовизуальных документах, и извлечения необходимых
сведений из учетных и других документов архива с целью создания
информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного
использования;
собственно вторичная документная информация о составе и
содержании документов, справочные данные, а также сведения об их
техническом и физико-химическом состоянии, условиях доступа.
Описание аудиовизуальных документов проводится на уровне:
вида документов;
единицы учета;
единицы хранения.
При необходимости могут вводиться дополнительные объекты
описания: группа вида документов, книга учета описания, комплект,
группа документов, часть документа.
Элементы описания составляют следующие группы: информация по
идентификации, информация по истории образования и хранения,
информация о составе и содержании, информация об условиях доступа и
использования, дополнительная информация.
Информация по идентификации включает следующие элементы:
наименование (вид документа, источник комплектования, заголовок
единицы учета, единицы хранения); справочные данные, состоящие из
поисковых данных (архивный номер), объема единицы описания, даты
создания документа; вид носителя информации.
Информация по истории образования и хранения содержит сведения
об источнике комплектования и дате приема документов в архив.
Информация о составе и содержании включает сведения о составе
и содержании документов на уровне единицы учета, единицы хранения.
Информация об условиях доступа и использования состоит из
следующих элементов: условия доступа (конфиденциальность,
секретность, порядок пользования, авторские права); условия
репродуцирования и использования; язык документов; физические
характеристики, влияющие на возможность использования; наличие фонда
пользования; научно-справочный аппарат к единице описания, порядок
доступа и пользования им; подлинность (копийность), степень
сохранности, способ воспроизведения, внешние и другие особенности.
В дополнительную информацию входят следующие элементы:
местонахождение оригиналов; наличие и местонахождение копий
документов, тематически или по происхождению связанных с данной
единицей описания.
Описание аудиовизуальных документов на уровне единицы учета,
единицы хранения включает: название вида документа, источник
комплектования, заголовок, справочные данные, вид носителя
информации, информацию об условиях доступа и использования.
Заголовок может дополняться аннотацией отдельных документов или
группы документов.
100. Заголовок киновидеодокумента включает авторское название
фильма, спецвыпуска, киножурнала или название события, отраженного в
кино- или телесюжете, и дату производства или дату съемки.
Пример:
«Беларусь была его судьбой», кинофильм.1998 г.
«Фрегат Мельпомены», видеофильм.1995 г.
При аннотировании киновидеодокументов дается краткое
содержание отдельных документов, отражающих наиболее значимые
события или их эпизоды.
Пример:
О жизненном пути Первого секретаря ЦК КПБ, Героя Советского
Союза, Героя Социалистического Труда П.М.Машерова.
О юбилее Национального академического театра им. Я.Купалы.
Заголовок фонодокумента включает название отраженного в
фонодокументе события, место и дату события, название, жанр
фонодокумента.
Пример:
«Вечно в памяти народной», воспоминания большевиков.
Радиопередача.
«Генеральная репетиция (из цикла «Великий образ»)».
Радиокомпозиция, посвященная деятельности В.И.Ленина в 1905 г.
При отсутствии названия фонодокумента указывается основное
содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы.
Пример:
Рассказ председателя правления Союза композиторов БССР,
народного артиста БССР Г.Р.Ширмы о белорусской симфонической музыке
60-х гг. ХХ века.
Заголовок фонодокумента, содержащего запись произведения
литературы и искусства, включает название художественного
произведения и его жанр, первую строку текста, которая заключается в
кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия
и не опубликованное ранее в печати произведение; инициалы и фамилии
авторов или исполнителей обработки, переложения текста, перевода
произведения, язык документа.
Пример:
«Травушка, муравушка, зеленый лужок…», русская народная песня.
В целях унификации описания однородных фонодокументов
применяются типовые заголовки.
Пример:
Воспоминания сотрудника проектного института «Белпромпроект»,
бывшего летчика-штурмовика, Героя Советского Союза П.Г.Колесникова о
праздновании Дня Победы.
«Л.Берещенко. «Один из многих». Радиоочерк о партизане
П.Е.Песоцком.
«Б.Бурьян. «Любімы пісьменнік». Радиокомпозиция к 70-летию
народного писателя Белоруссии М.Лынькова».
«Золушка». Музыкальная радиоинсценировка по одноименному балету
С.Прокофьева и сказке Ш.Перро.
Аннотация фонодокумента представляет собой краткое изложение
сведений о выступающих или исполнителях, а также о содержании
выступлений, если оно не отражено в заголовке.
Пример:
Воспоминания Героя Советского Союза, генерал-лейтенанта
М.Ф.Панова, бывшего командира Первого гвардейского Донского
танкового корпуса, об освобождении Белоруссии от немецко-фашистских
захватчиков.
Интервью белорусского корреспондента И.Мильто с дирижером и
художественным руководителем Большого симфонического оркестра
Всесоюзного радио и телевидения Г.Рождественским о поездках за
границу и проблемах эстетического воспитания.
В аннотации фонодокумента указываются: тип голоса исполнителя
вокального произведения; название музыкального инструмента (если
произведение исполняется одним солистом); название музыкального
коллектива (если произведение исполняется несколькими музыкантами);
инициалы, фамилия и звание художественного руководителя, дирижера.
Пример:
Г.Вагнер. Концерт для кларнета с оркестром.
Музыка Н.Литвина, сл. А.Прокофьева. «Мое отечество»,
В.Скоробогатов.
Обработка Н.Сироты, сл. народные. «Скамароўкі». Государственный
академический народный хор Республики Беларусь. Дирижер
М.Дриневский.
Музыка А.Богатырева. «Белорусский напев». Л.Умнова - скрипка,
Л.Малышева - фортепиано.
Заголовок фотодокумента включает аннотацию изображения или
название фотоальбома, фамилию автора, место и дату съемки.
Аннотация фотодокумента включает краткие сведения о предмете,
событии, факте, лице(ах), изображенном(ых) на документе.
Перечисление изображенных на фотодокументе лиц проводится в
последовательности их размещения слева направо, сверху вниз. При
необходимости выделения одного лица из всей группы или при наличии
сведений только о нескольких лицах их расположение на документе
указывается: «второй слева…» или «в центре группы…».
Пример:
Шестиклассница Минской белорусской гимназии, победительница
международного конкурса детских сочинений на тему «Гармония - это
мой мир», проводившегося миротворческим Фондом имени Гойи в Японии,
Анастасия Плахова (на переднем плане слева) со своей мамой,
преподавателем английского языка Татьяной Васильевной.
Белорусский художник Е.Е.Красовский за работой над картиной
«Адам Мицкевич».
Аннотацию к портрету следует начинать с инициалов и фамилии
лица, а затем указать должность, звание.
Пример:
В.Р.Симирский, депутат Палаты представителей Национального
собрания Республики Беларусь, полковник, бывший воин-
интернационалист, воевавший в Афганистане (портрет).
В целях унификации описания однородных фотодокументов
применяется составление типовых аннотаций.
Пример:
Награждение актрисы Государственного академического русского
драматического театра Республики Беларусь им. М.Горького, народной
артистки СССР А.И.Климовой.
Студентка Пинского гидромелиоративного техникума Г.Г.Шурпик
намечает трассу осушительного канала в пойме р. Узлянки во время
прохождения производственной практики.
Отборочный матч чемпионата Европы по гандболу между сборными
командами Республики Беларусь и Югославии, проходивший в г. Минске.
Общий вид г. Витебска.
Сцена из спектакля «Пакрыўджаныя» по пьесе Л.Родзиевича в
Белорусском государственном академическом театре им. Я.Коласа; в
ролях: Ульяна - артистка Т.Лихачева, Филипп - артист Г.Шатько.
Вид на здание костела св. Варвары в г. Витебске после
реконструкции.
Справочные данные включают: поисковые данные (номер единицы
учета и номер единицы хранения по книге учета и описания
аудиовизуальных документов), дату создания документа; для
аудиовизуальных документов (кроме фотодокументов) - дату записи
(перезаписи), количество единиц хранения в единице учета, в
зависимости от вида - метраж, хронометраж, время звучания (в минутах
и секундах), язык документа; для фотодокументов - количество
негативов, составляющих единицу хранения; для фотоальбомов -
количество фотоотпечатков.
В качестве справочных данных указывается также вид носителя
информации: для фонодокументов граммофонной записи - вид
граммофонного оригинала, название металла, из которого изготовлен
или которым покрыт оригинал (медь, никель); для фонодокументов
магнитной записи - тип магнитной ленты; для видеодокументов - тип
видеопленки; для фото- и кинодокументов - формат пленки,
цветопередача, вид основы; для документов в цифровом формате -
формат записи диска.
Элементы описания помещаются в соответствующие разделы
интегрированной информационной системы архива. Полученная таким
образом совокупность данных используется, в том числе, в качестве
автоматизированного научно-справочного аппарата, для формирования
ряда учетных документов, при создании путеводителей и других видов
архивных справочников.
ГЛАВА 26
АРХИВНЫЕ КАТАЛОГИ
101. Архивный каталог (далее - каталог) - межфондовый архивный
справочник, в котором информация о содержании документов архива
сгруппирована по темам (предметам, отраслям), расположенным в
соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации
документной информации.
102. Каталогизация аудиовизуальных документов - это
совокупность работ по созданию и ведению каталогов.
В архиве создаются следующие основные виды каталогов:
систематический; предметный (фильмовый, журнальный, авторский,
исполнительский, именной). Система каталогов может быть определена
как совокупность различных по целевому назначению и структуре
каталогов, взаимосвязанных и дополняющих друг друга.
103. Систематические каталоги на аудиовизуальные документы -
информационно-поисковые справочники, раскрывающие состав и
содержание документов. Они содержат сведения обо всем комплексе
документов архива. Схема классификации закрепляет систему
расположения карточек в каталоге аудиовизуальных документов. Для
закрепления схемы классификации в целом и каждого понятия в ней
применяется система условных обозначений - индексов.
Именной каталог на аудиовизуальные документы - разновидность
предметного, содержащий сведения о лицах, информация о которых
имеется в документах. Документная информация в карточке каталожной
(описательной статьи) именной по форме согласно приложению 77
классифицируется по алфавиту фамилий лиц.
Описание аудиовизуальных документов на каталожной карточке
проводится на основании сведений, содержащихся во внутренних описях
аудиовизуальных документов. Отметки о проведении каталогизации
делаются в заверительных листах книг учета и описания.
Карточка каталожная (описательная статья) кинодокумента по
форме согласно приложению 78 составляется на каждый фильм,
спецвыпуск, киножурнал, отдельный кино-, телесюжет.
Карточка (описательная статья) фильмового, журнального
каталога по форме согласно приложению 79 составляется на каждый
хранящийся в архиве фильм, спецвыпуск, киножурнал.
Карточка каталожная (описательная статья) фотодокумента по
форме согласно приложению 80 составляется на каждую единицу
хранения, отдельный фотоотпечаток, входящий в состав фотоальбома, и
снабжается контрольным отпечатком.
Карточка каталожная (описательная статья) фонодокумента по
форме согласно приложениям 81, 82 составляется на хроникально-
документальные записи, художественные записи, на группу единиц
хранения, единицу хранения, отдельное выступление и художественное
произведение, входящие в состав единицы хранения.
104. Под ведением каталога следует понимать комплекс работ,
обеспечивающий функционирование каталога как информационно-поисковой
системы, включающей научно-методическое обеспечение работы,
индексирование, составление отсылочного аппарата к каталогу,
систематизацию, расстановку карточек в каталоге, ведение учетных
форм по каталогизации документов и использованию каталогов.
105. Индексирование проводится путем анализа содержания
каталожной карточки и отнесения ее к определенному структурному
подразделению по схеме классификации.
Дублирование осуществляется путем составления нескольких
экземпляров карточек, тождественных оригиналу, для включения в
различные разделы каталога. Дублирование проводится в тех случаях,
когда документ отражает две или несколько тем, предусмотренных
схемой классификации.
106. Составление отсылочного аппарата к каталогу
аудиовизуальных документов проводится для взаимосвязи каталогов.
107. При систематизации карточки с одинаковыми индексами
группируются и расставляются в соответствии со схемой классификации.
Группировка карточек внутри разделов проводится по хронологическому,
географическому и другим признакам.
Карточки в именном, авторском и исполнительском каталогах
систематизируются в алфавитном порядке фамилий, имен, отчеств
(инициалов). Карточки, содержащие сведения об одном лице,
систематизируются по хронологическому, алфавитному и другим
признакам или в логической последовательности.
Карточки в фильмовом и журнальном каталогах систематизируются
в хронологическом и алфавитном порядке названий фильмов,
спецвыпусков и киножурналов.
Усовершенствование каталога включает в себя совершенствование
схемы классификации, проверку содержания и оформления каталога,
проверку описаний (редактирование).
ГЛАВА 27
ПУТЕВОДИТЕЛИ ПО АУДИОВИЗУАЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ
108. Путеводитель по аудиовизуальным документам архива
представляет собой архивный справочник, содержащий характеристики
или краткие сведения об аудиовизуальных документах в
систематизированном порядке и предназначенный для общего
ознакомления с составом и содержанием документов архива.
К путеводителю составляется справочный аппарат: титульный
лист, предисловие, указатели, приложения, оглавление, список
сокращений, библиография. В предисловии к путеводителю даются
сведения об истории создания архива, объеме, составе документов,
научно-справочном аппарате к ним, дается характеристика
комплектования и возможностей использования документов архива,
указываются задачи путеводителя, излагается его структура.
К путеводителю составляется предметный, именной,
географический и другие указатели. Указатели могут быть глухими
(содержащими понятие и их поисковые данные) и аннотированными
(содержащими кроме обозначения понятия и поисковых данных
пояснения). В качестве приложений к путеводителю могут быть даны
списки фильмов, спецвыпусков, киножурналов, фотоальбомов, хранящихся
в архиве, опубликованы фотодокументы и отдельные кадры
кинодокументов.
ГЛАВА 28
ТЕМАТИЧЕСКИЕ ОБЗОРЫ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
109. Тематический обзор аудиовизуальных документов - архивный
справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и
содержании аудиовизуальных документов по определенной теме.
Тематический обзор может быть архивным (внутриархивным) и
межархивным.
Объектом описания для тематического обзора по документам
архива являются документы, единицы учета, единицы хранения архива.
Тематический обзор отдельного вида аудиовизуальных документов
включает систематизированные сведения о составе и содержании части
документов.
Межархивный тематический обзор аудиовизуальных документов
включает систематизированные сведения о составе и содержании части
документов нескольких архивов по определенной теме.
110. Тематический обзор аудиовизуальных документов состоит из
совокупности аннотаций отдельных групп единиц учета, единиц хранения
и справочного аппарата.
В аннотациях излагается содержание группы единиц учета, единиц
хранения с элементами источниковедческого анализа, указываются
хронологические рамки, подлинность, поисковые данные.
В состав справочного аппарата тематического обзора
аудиовизуальных документов входят: титульный лист, оглавление,
предисловие, список сокращений, указатели, библиография по теме.
В основу построения тематического обзора могут быть положены
отраслевой (функциональный), тематический, хронологический и другие
признаки. При построении межархивного тематического обзора
информация в отдельных случаях может быть систематизирована по
местам хранения документов.
РАЗДЕЛ VIII
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ГЛАВА 29
ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
111. Основными формами использования аудиовизуальных
документов в архиве являются:
информационное обеспечение пользователей (государственных
органов, иных организаций и граждан) в соответствии с их запросами,
а также в инициативном порядке;
предоставление документов пользователям для исследований в
читальном зале;
организация выставок документов;
использование документов в средствах массовой информации;
проведение информационных мероприятий (экскурсий, встреч с
общественностью, презентаций, дней открытых дверей, лекций,
докладов, уроков для студентов и школьников, читательских
конференций, кинолекториев, просмотров кинодокументов, прослушивания
фонодокументов, выездных ретроспектив) с использованием архивных
документов;
выдача документов во временное пользование;
публикация документов в различных формах.
ГЛАВА 30
ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ЗАПРОСОВ
112. Информационными документами архива являются:
информационное письмо - письмо, составленное архивом по своей
инициативе или по запросу пользователя, содержащее краткое сообщение
об аудиовизуальных документах архива по определенной теме, проблеме;
копия аудиовизуального документа - документ, воспроизводящий
электрографическим, фотографическим или иным способом изображение
архивного документа с указанием его поисковых данных;
тематический перечень аудиовизуальных документов по форме
согласно приложению 83 - список названий кинодокументов, аннотаций
фотодокументов и заголовков фоновидеодокументов по определенной теме
с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе
архива или по запросу пользователя. Тематический перечень может быть
полным (если в его состав войдут все аудиовизуальные документы по
данной теме) или выборочным (если он включает документы, наиболее
интересные по содержанию, лучшие в композиционном отношении,
относящиеся к какому-либо одному периоду);
тематическая подборка копий аудиовизуальных документов -
систематизированный комплект копий документов или их частей
(сюжетов) по определенной теме (вопросу) с указанием поисковых
данных, составленный архивом по запросу пользователя или в
инициативном порядке. Тематическая подборка должна иметь титульный
лист, перечень документов и при необходимости историческую справку
по теме запроса.
113. Запросы, поступающие в архив, носят, как правило,
тематический характер.
Тематический запрос - запрос о предоставлении информации по
определенной проблеме, теме, событию или факту. Тематический запрос
может одновременно являться запросом на изготовление копий архивных
документов. В таких случаях архив согласовывает с заявителем (если
не указано в запросе) количество, объем, технические требования
желаемых копий архивных документов и проводит их копирование в
установленном порядке.
ГЛАВА 31
РАБОТА ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА АРХИВА
114. Для информационного обслуживания пользователей в архиве
действуют читальный зал, просмотровый зал, комната прослушивания
фонодокументов, располагающие техническим оборудованием, необходимым
для работы с аудиовизуальными документами.
115. Порядок работы пользователей с документами в читальном
зале архива, их права, обязанности и ответственность определяются
Правилами работы пользователей в читальных залах государственных
архивов Республики Беларусь, утвержденными приказом Государственного
комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 25
ноября 1999 г. № 52.
Архив обязан ознакомить пользователей с Правилами работы
пользователей в читальных залах государственных архивов Республики
Беларусь или документом, разработанным архивом на их основе.
116. На каждого пользователя в читальном зале заводится личное
дело, которое учитывается в журнале учета работы пользователей с
аудиовизуальными документами по форме согласно приложениям 84, 85.
Личные дела хранятся в читальном зале и через год после завершения
работы пользователей передаются на архивное хранение.
Для регистрации посещений пользователями читального зала
архива ведется журнал регистрации посещений пользователями
читального зала по форме согласно приложениям 86, 87.
117. Выявление документов в читальном зале проводится
пользователем с помощью научно-справочного аппарата архива:
каталогов (традиционных и электронных) и всех имеющихся к ним
указателей, монтажных листов, внутренних описей фотоальбомов,
тематических обзоров, перечней, путеводителей.
Отбор кинодокументов проводится пользователем путем просмотра
позитивных копий на звукомонтажном столе, в необходимых случаях - на
экране просмотрового кинозала архива.
Отбор фотодокументов проводится путем просмотра пользователем
контрольных фотоотпечатков на тематических карточках или в
электронном варианте каталогов.
Отбор фонодокументов проводится путем прослушивания
пользователем копий фонодокументов на проигрывателе или магнитофоне
в зависимости от вида носителей.
Отбор видеодокументов проводится пользователем путем просмотра
видеопленки на видеомагнитофоне.
Негативы кинофотодокументов и оригиналы фоновидеодокументов в
читальный зал не выдаются.
ГЛАВА 32
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА ПО ПОДГОТОВКЕ ВЫСТАВОК АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ
118. Работа по организации выставок аудиовизуальных документов
включает тематический план (концепцию), тематико-экспозиционный план
и смету расходов.
Тематический план (концепция) определяет структуру выставки,
состав и содержание ее разделов. Тематический план при необходимости
согласовывается с заинтересованными организациями, рассматривается
на заседаниях ЭМК архива и утверждается руководством архива.
На основании тематического плана проводится выявление и отбор
кинофотодокументов для экспонирования. Кинодокументы просматриваются
на звукомонтажном столе. При этом учитывается историческая
значимость и научная ценность документов, их изобразительные и
фотографические качества, композиционная выразительность. При отборе
кинофотодокументов следует отдавать предпочтение ранее не
использованным документам. С отобранных фотодокументов и отдельных
кадров кинодокументов изготавливаются контрольные отпечатки,
необходимые для составления тематико-экспозиционного плана.
Тематико-экспозиционный план включает контрольные отпечатки с
аннотированным перечнем с указанием их размеров и порядка размещения
на стендах в соответствии с разделами выставки. Он рассматривается и
утверждается на заседании ЭМК архива.
Контрольные отпечатки и аннотации размещаются в соответствии с
тематическим планом на стенде или макете для зрительного
представления будущей экспозиции. После этого контрольные отпечатки
нумеруются.
Перечень фотодокументов, которые решено включить в состав
выставки, должен быть составлен из аннотаций с указанием даты, места
и автора съемки.
Размеры экспонируемых фотокопий устанавливаются в зависимости
от характера выставки, ее объема, размера стендов, а также
композиции и технического качества отобранных документов.
При подготовке выставки, как правило, разрабатываются
дизайнерские и эскизные проекты. Дизайнерский проект представляет
собой план (графическое изображение) экспозиции, размещения стендов.
В эскизном проекте определяются конкретные формы художественного
оформления выставки.
Дизайнерский и экспозиционный проекты разрабатываются только
на основании тематико-экспозиционного плана фотовыставки.
Наряду с фотодокументами на выставке могут быть представлены
печатные издания, художественные произведения и музейные предметы.
Все отобранные для экспонирования документы и материалы
аннотируются. К иноязычным документам при необходимости дается
перевод или излагается их содержание.
В целях привлечения посетителей выставка может сопровождаться
рекламой. Для рекламы архив использует средства массовой информации,
распространяет рекламно-издательскую продукцию в установленном
законодательством порядке.
ГЛАВА 33
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА В СРЕДСТВАХ МАССОВОЙ
ИНФОРМАЦИИ
119. Использование аудиовизуальных документов архива в
средствах массовой информации представляет собой подготовку
информационных материалов для периодической печати, радио- и
телевизионных передач, кинофильмов.
Для периодической печати архив готовит тематические, научные,
научно-популярные статьи, статьи о составе и содержании документов,
тематические газетные полосы, фотоподборки документов по
определенной тематике, сообщения об архивных находках.
Публикуемые фотодокументы, а также отдельные кинокадры в
фотографическом изображении снабжаются аннотациями с указанием даты,
места события, автора съемки, названия архива.
Радио- и телепередачи готовятся архивом совместно с радио- и
телестудиями. Работа по подготовке радио- и телепередач включает в
себя следующие основные этапы: выбор темы передачи, изучение
литературы по теме, выявление, изучение аудиовизуальных документов,
их отбор и копирование, подготовку сценарного плана и дикторского
текста передачи.
Объемы, сроки подготовки, тематика информационных материалов
для средств массовой информации согласовываются с редакциями газет,
журналов, радио- и телепрограмм.
120. Архив может в установленном порядке предоставлять кино-,
теле-, видеостудиям, информационным и рекламным агентствам,
редакциям газет и журналов, издательствам документы для подготовки
различного рода сценариев, создания художественных, художественно-
публицистических, документальных, научно-популярных и учебных
фильмов и программ, издания печатной продукции.
ГЛАВА 34
ПРОВЕДЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ
АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
121. Информационные мероприятия с использованием архивных
документов, представляющих общественный интерес, проводятся архивом
на основании предварительной договоренности с заинтересованными
организациями. Подобные мероприятия сопровождаются выступлениями
работников архива, показом кинофильмов и видеофильмов, кинопрограмм,
тематических подборок фотодокументов, диапозитивов (слайдов),
фотоальбомов, прослушиванием фонодокументов, экскурсиями по архиву,
выставками документов.
122. Встречи с общественностью могут быть тематическими
(предполагающими выступления работников архива и других участников
на определенную тему с характеристикой документов) и
информационными. Участники таких встреч информируются о составе
документов и о новых поступлениях в архив.
123. Экскурсии в архив могут быть обзорными (о составе и
содержании документов, основных направлениях деятельности архива) и
тематическими (о документах по определенным темам). Экскурсия
проводится на основании плана проведения, в котором указывается тема
экскурсии (если экскурсия тематическая), ее содержание, порядок
проведения, ответственные за подготовку. При этом определяется
целесообразность составления просмотровой киновидеопрограммы,
программы прослушивания фонодокументов и ознакомления с
фотодокументами.
124. Презентации, дни открытых дверей проводятся для
популяризации работы архива, состава и содержания его документов. В
программу мероприятия включаются обзорные экскурсии, методические
консультации по актуальным вопросам работы архива.
125. Лекции, доклады, кинолектории, выездные ретроспективы с
использованием аудиовизуальных документов готовятся как по
инициативе архива, так и по запросам организаций.
В зависимости от темы лекции, доклада, кинолектория
аудиовизуальные документы могут служить иллюстрацией к текстовой
части проводимого мероприятия.
Кинопрограммы (кинопросмотры) готовятся архивом в целях
ретроспективного показа киновидеодокументов. Кинопрограмма
предназначается для одноразового показа или неоднократной
демонстрации киновидеодокументов архива. Тематика кинопрограммы,
состав и содержание киновидеодокументов, которые предполагается в
нее включить, определяются темой лекционного выступления, встречи с
общественностью и других мероприятий архива.
В программу могут быть включены отдельные части фильмов,
сюжеты киножурналов и отдельные киносюжеты. Запрещается изменять
порядок монтажа фильма, спецвыпуска или киножурнала, проводить
вырезки отдельных планов.
Программы прослушивания фонодокументов готовятся для
использования в архиве и в других учреждениях по тематическому
плану, в соответствии с которым проводится выявление фонодокументов,
их отбор, систематизация и расположение в пределах программы. При
подготовке программы используются копии фрагментов фонодокументов.
Прослушивание проводится работником архива, ответственным за
программу, и сопровождается вступительным словом и комментариями.
126. Читательские конференции организуются для пользователей в
целях информации о составе и содержании аудиовизуальных документов и
научно-справочного аппарата к ним, о новых поступлениях,
информационной деятельности архива, а также в целях улучшения
качества обслуживания пользователей в читальном зале. Во время этих
конференций изучаются потребности пользователей, их отзывы о работе
архива.
127. Уроки для студентов и школьников носят тематический
характер, проводятся в форме лекций, семинаров, факультативных
занятий с просмотром киновидеодокументов, прослушиванием
фонодокументов и ознакомлением с фотодокументами и организуются
архивом с учреждениями образования по согласованным планам на
договорной основе.
ГЛАВА 35
УЧЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
128. Учету подлежат все формы использования аудиовизуальных
документов. Учет возлагается на отдел информации, публикации и
научного использования документов или другое структурное
подразделение, выполняющее его функции.
Архив ведет учет поступающих и исполненных тематических
запросов на карточке регистрации и учета исполнения запроса по форме
согласно приложению 88.
Архив ведет журнал регистрации пользователей и их личных дел
по форме согласно приложениям 89, 90; карточки учета пользователей и
тематики исследований по форме согласно приложению 91.
Заказы на копирование аудиовизуальных документов учитываются в
журнале учета заказов на копирование аудиовизуальных документов по
форме согласно приложениям 92, 93.
Учет подготовленных архивом выставок, встреч с
общественностью, экскурсий, презентаций, лекций, кинолекториев,
статей, тематических подборок, уроков для студентов и школьников,
печатных изданий, радио- и телепередач, кинопрограмм, инициативных
информаций ведется на карточке учета форм использования
аудиовизуальных документов по форме согласно приложению 94.
Архив ведет учет количественных показателей использования
документов (количество просмотренных тематических карточек,
монтажных листов, просмотров кинодокументов, прослушивания
фонодокументов, изготовленных копий документов).
|
