|
ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
26 марта 2007 г. № 45
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ И
ПРОВЕДЕНИЯ ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ПРИ РОТАЦИИ РАБОТНИКОВ В
ДИПЛОМАТИЧЕСКИХ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВАХ И КОНСУЛЬСКИХ
УЧРЕЖДЕНИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ЗА ГРАНИЦЕЙ
На основании Положения о Министерстве иностранных дел
Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров
Республики Беларусь от 31 июля 2006 г. № 978 «Вопросы Министерства
иностранных дел Республики Беларусь», в целях упорядочения процедуры
приема и передачи дел при ротации работников в дипломатических
представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за
границей Министерство иностранных дел Республики Беларусь
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке организации и
проведения передачи дел при ротации работников в дипломатических
представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за
границей.
2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить
на руководителей дипломатических представительств и консульских
учреждений Республики Беларусь.
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его
официального опубликования.
Министр С.Н.Мартынов
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства
иностранных дел
Республики Беларусь
26.03.2007 № 45
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке организации и проведения передачи дел при ротации
работников в дипломатических представительствах и консульских
учреждениях Республики Беларусь за границей
1. Инструкция о порядке организации и проведения передачи дел
при ротации работников в дипломатических представительствах и
консульских учреждениях Республики Беларусь за границей (далее -
Инструкция) определяет порядок приема и передачи дел работником
дипломатического представительства или консульского учреждения
Республики Беларусь за границей (далее - загранучреждение)
работнику, назначаемому на данную должность при ротации, либо при
невозможности сделать это другому работнику этого загранучреждения.
2. Настоящая Инструкция не распространяется на порядок приема и
передачи документов, содержащих секретную информацию, который
определяется специальными инструкциями.
3. Устанавливаются следующие сроки приема и передачи дел:
для поверенных в делах, советников-посланников, заместителей
представителей Республики Беларусь при международных организациях,
генеральных консулов и советников - не более 10 календарных дней;
для консулов, вице-консулов, первых, вторых и третьих
секретарей, атташе, а также ведущих специалистов, старших референтов
и заведующих канцелярией - не более 7 календарных дней;
для главных бухгалтеров, заместителей главных бухгалтеров,
бухгалтеров, бухгалтеров - заведующих канцелярией, заведующих
хозяйством, заведующих хозяйством - комендантов, заведующих
хозяйством - водителей - не более 10 календарных дней;
для других сотрудников административно-технического персонала,
не указанных в абзаце четвертом настоящего пункта, направленных из
Республики Беларусь, - не более 5 календарных дней.
Продление установленных в части первой настоящего пункта сроков
приема и передачи дел допускается с согласия Министра иностранных
дел или его заместителя.
4. Передача дел осуществляется на основании плана-графика
приема-передачи дел, который готовится работником загранучреждения,
подлежащим ротации, до прибытия назначаемого на эту должность
работника и утверждается руководителем загранучреждения.
5. Приему-передаче подлежат:
5.1. документы на бумажных носителях;
5.2. электронный архив документов;
5.3. пароли доступа к компьютерным базам данных;
5.4. информация о деловых контактах, что предполагает:
проведение совместно с вновь назначенным работником встреч с
представителями государственных и негосударственных структур страны
пребывания, международных организаций и дипломатического корпуса
других иностранных государств, аккредитованных в стране пребывания;
передачу вновь прибывшему сотруднику списка основных контактных
лиц (с краткой устной характеристикой его полезных для
загранучреждения возможностей, информацией о знании им языков и
другими пояснениями), телефонов, адресов белорусской стороны и
стороны страны пребывания по направлениям и аспектам сотрудничества;
направление наиболее важным контактным лицам писем с
информацией о предстоящем убытии с выражением признательности за
совместную работу и рекомендации вновь прибывшего лица;
5.5. информация о существующих правилах проживания в стране
пребывания (медицинское обслуживание, заказ и покупка проездных
билетов, бронирование гостиницы, обслуживание автомобилей и другие
социально-бытовые вопросы).
6. По результатам приема-передачи дел составляется акт о приеме-
передаче дел, который в зависимости от функциональных обязанностей
работника, завершающего работу в загранучреждении, оформляется
согласно приложениям 1-11.
7. При приеме-передаче документов и дел при ротации
сотрудников, в функциональные обязанности которых входят вопросы
делопроизводства и ведения архива, проверяется:
наличие сформированных в дела документов и документов текущего
делопроизводства (в том числе путем полистного просмотра документов
с грифом ДСП);
соответствие количества единиц хранения количеству, указанному
в учетных документах;
наличие печатей и штампов, ответственность за хранение и
использование которых возложена на работника, в функциональные
обязанности которых входят вопросы делопроизводство и ведение
архива;
сохранность документов на момент приема-передачи;
наличие и сохранность библиотечного фонда.
Если документы за период работы сотрудника, подлежащего
ротации, не подготовлены к сдаче в архив, это отражается в акте.
Передача дел при ротации сотрудников, в функциональные
обязанности которых входят вопросы делопроизводства и ведения
архива, осуществляется с оформлением соответствующего акта по форме
согласно приложению 7.
8. Передача дел при ротации бухгалтера регламентируется пунктом
21 Инструкции по бухгалтерскому учету в дипломатических
представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за
границей, утвержденной приказом Министерства иностранных дел
Республики Беларусь от 20 декабря 2004 г. № 125 (Национальный реестр
правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., № 10, 8/11964) (далее -
Инструкция по бухгалтерскому учету), с оформлением соответствующего
акта по форме согласно приложению 8.
При передаче дел при ротации бухгалтера производится также
сверка дел и документов с сотрудником, ответственным за
делопроизводство и ведение архива, с отражением ее результатов в
акте, оформленном по форме согласно приложению 9.
9. При ротации материально ответственного лица (заведующего
хозяйством) передача дел регламентируется пунктом 45 Инструкции по
бухгалтерскому учету с оформлением инвентаризационных описей с
записью о приеме-передаче дел по форме согласно приложению 10, а
также составляется акт приема-передачи дел при смене сотрудника,
ответственного за материально-хозяйственные вопросы, по форме
согласно приложению 11.
10. Передача документов, находящихся на исполнении у работника
загранучреждения, подлежащего ротации, осуществляется путем
проставления передаточной подписи на самом документе передающего и
принимающего дела работников с указанием даты передачи.
11. В случае обнаружения при приеме-передаче недостачи
(повреждения) документов, дел, печатей, штампов об этом
информируется руководитель загранучреждения и принимаются
соответствующие меры к их поиску (восстановлению). Виновные в утрате
(повреждении) документов, дел, печатей и штампов привлекаются к
ответственности в установленном порядке.
12. Акт приема-передачи дел составляется в одном экземпляре (за
исключением акта приема-передачи при смене работника, ответственного
за делопроизводство и ведение архива).
Акт приема-передачи при смене работника, ответственного за
делопроизводство и ведение архива, составляется в двух экземплярах,
один из которых остается в загранучреждении, а второй передается в
управление документации и контроля главного организационно-
контрольного управления Министерства иностранных дел Республики
Беларусь.
13. Акт приема-передачи дел утверждается руководителем
загранучреждения и хранится в загранучреждении в соответствии с
установленными сроками.
Приложение 1
к Инструкции о порядке
организации и проведения передачи
дел при ротации работников
в дипломатических представительствах
и консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей
_______________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование загранучреждения) ____________________________________
(наименование должности
руководителя загранучреждения)
_____________ ____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
00.00.0000
АКТ
00.00.0000 № ________
приема-передачи дел при смене сотрудника,
ответственного за политические вопросы
г. _______________
(место составления)
Основание: приказ___________________________________________________
(наименование загранучреждения, дата, номер и название)
Мы, нижеподписавшиеся__________________________________________
(фамилия,имя, отчество и должность сотрудника,
____________________________________________________________________
передающего документы и материалы)
и __________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь назначенного на должность)
____________________________________________________________________
составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял
следующее:
1. Деловые контакты путем:
проведения встреч с_________________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
передачи списка основных контактных лиц, телефонов, адресов
белорусской стороны и стороны страны пребывания по направлениям и
аспектам сотрудничества:____________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
направления наиболее важным контактным лицам писем с информацией о
предстоящем убытии с выражением признательности за совместную работу
и рекомендации вновь прибывшего лица________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
2. Электронный архив документов (деловая переписка, справочно-
аналитические материалы и т.п.).
3. Информационные материалы (досье) в соответствии с примерным
перечнем:
-------T---------------------------------------------------------¬
¦ 1 ¦Информация о подготовке и проведении межгосударственных¦
¦ ¦визитов на высшем и высоком уровнях, визитов официальных¦
¦ ¦делегаций ¦
+------+---------------------------------------------------------+
¦ 2 ¦Материалы об аспектах двусторонних отношений Республики¦
¦ ¦Беларусь со страной пребывания ¦
+------+---------------------------------------------------------+
¦ 3 ¦Материалы об аспектах двусторонних отношений страны пре-¦
¦ ¦бывания с другими иностранными государствами (в том числе¦
¦ ¦в региональном аспекте) ¦
+------+---------------------------------------------------------+
¦ 4 ¦Материалы о взаимодействии с общественно-политическими¦
¦ ¦организациями, партиями страны пребывания ¦
+------+---------------------------------------------------------+
¦ 5 ¦Информация по вопросам сотрудничества страны пребывания с¦
¦ ¦международными организациями, фондами ¦
+------+---------------------------------------------------------+
¦ 6 ¦Аналитико-прогнозные документы о факторах и тенденциях¦
¦ ¦внутри- и внешнеполитического развития страны пребывания,¦
¦ ¦региона ответственности ¦
+------+---------------------------------------------------------+
¦ 7 ¦Сведения по протокольным вопросам ¦
+------+---------------------------------------------------------+
¦ 8 ¦Материалы по вопросам двустороннего гуманитарного сотруд-¦
¦ ¦ничества, культуры, образования, науки, туризма ¦
+------+---------------------------------------------------------+
¦ 9 ¦Материалы об особенностях работы с соотечественниками за¦
¦ ¦рубежом ¦
L------+----------------------------------------------------------
4. Перечень информационных интернет-ресурсов страны пребывания, с
которыми сотрудник, подлежащий ротации, работал на постоянной
основе: ____________________________________________________________
____________________________________________________________________
5-1. Дела, находящиеся в пользовании, за _______ годы:
----------T--------------T------------------T---------------------------¬
¦ № п/п ¦Название и но-¦ Количество томов ¦ Примечание ¦
¦ ¦ мер дела ¦ ¦ ¦
+---------+--------------+------------------+---------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---------+--------------+------------------+---------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято__________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
6. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства:
-----T--------T------T---------------T-------T--------------T-----------¬
¦ № ¦Номер и ¦ Дата ¦ Наименование ¦Количе-¦Ограничитель- ¦Примечание ¦
¦п/п ¦ дата ¦ по- ¦документа (ука-¦ ство ¦ный гриф и но-¦ ¦
¦ ¦докумен-¦ступ- ¦ зывать, если ¦экзем- ¦мер экземпляра¦ ¦
¦ ¦ та ¦ления ¦ документ не ¦пляров ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦имеет номера и ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ даты) ¦ ¦ ¦ ¦
+----+--------+------+---------------+-------+--------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+----+--------+------+---------------+-------+--------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято__________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
7. Наличие документов текущего делопроизводства (в том числе
контрольные поручения):
----T-----------T-----------T---------------------------T---------------¬
¦ № ¦ Номер ¦Дата доку- ¦Количество листов документа¦ Примечание ¦
¦п/п¦ документа ¦ мента ¦+ количество листов прило- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ жений ¦ ¦
+---+-----------+-----------+---------------------------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+---+-----------+-----------+---------------------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
8-2. В ходе приема-передачи выявлено отсутствие (дел, документов,
документов с грифом ДСП):
-----T---------T-----------T-----------------------------T--------------¬
¦ № ¦Номер до-¦Дата доку- ¦ Количество листов докумен- ¦ Примечание ¦
¦п/п ¦ кумен- ¦мента/дела ¦ та/дела + количество листов ¦ ¦
¦ ¦ та/дела ¦ ¦ приложений ¦ ¦
+----+---------+-----------+-----------------------------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+----+---------+-----------+-----------------------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Состояние документов, дел___________________________________________
(удовлетворительное, неудовлетворительное)
Примечание._________________________________________________________
____________________________________________________________________
Передал ________________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Принял _________________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Присутствовал при передаче
и сверке дел, документов
________________________________ _________________________
(подпись лица, ответственного за (расшифровка подписи)
делопроизводство и ведение архива)
В дело.
_________________
(подпись)
_________________
(дата)
______________________________
струкция п-1
>1
По пунктам 5-8 акта информация сверяется с сотрудником,
ответственным за делопроизводство и ведение архива.
струкция п-2
>2
Пункт 8 заполняется в случае выявления недостачи дел,
документов, документов с грифом ДСП.
Приложение 2
к Инструкции о порядке
организации и проведения передачи
дел при ротации работников
в дипломатических представительствах
и консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей
_______________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование загранучреждения) ___________________________________
(наименование должности руководителя
загранучреждения)
___________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
00.00.0000
АКТ
00.00.0000 № ________
приема-передачи дел при смене сотрудника,
ответственного за торгово-экономические вопросы
г. __________________
(место составления)
Основание: приказ___________________________________________________
(наименование загранучреждения, дата, номер и название)
Мы, нижеподписавшиеся__________________________________________
(фамилия, имя,отчество и должность сотрудника,
____________________________________________________________________
передающего документы и материалы)
и___________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь назначенного на должность)
____________________________________________________________________
составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял
следующее:
1. Деловые контакты путем:
проведения встреч с_________________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
передачи списка основных контактных лиц, телефонов, адресов
белорусской стороны и стороны страны пребывания по направлениям и
аспектам сотрудничества:____________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
направления наиболее важным контактным лицам писем с информацией о
предстоящем убытии с выражением признательности за совместную работу
и рекомендации вновь прибывшего лица________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
2. Электронный архив документов (деловая переписка, справочно-
аналитические материалы и т.п.).
3. Информационные материалы (досье) в соответствии с примерным
перечнем:
---------T--------------------------------------------------------------¬
¦ 1 ¦Материалы о подготовке и проведении визитов официальных деле-¦
¦ ¦гаций, деловых кругов ¦
+--------+--------------------------------------------------------------+
¦ 2 ¦Материалы об аспектах торгово-экономического сотрудничества¦
¦ ¦Республики Беларусь со страной пребывания ¦
+--------+--------------------------------------------------------------+
¦ 3 ¦Материалы об аспектах торгово-экономического сотрудничества¦
¦ ¦страны пребывания с другими иностранными государствами (в том¦
¦ ¦числе в региональном аспекте) ¦
+--------+--------------------------------------------------------------+
¦ 4 ¦Материалы о деятельности совместной межправительственной ко-¦
¦ ¦миссии по вопросам торгово-экономического сотрудничества ¦
+--------+--------------------------------------------------------------+
¦ 5 ¦Материалы о сотрудничестве с компаниями, банками, фондами ¦
+--------+--------------------------------------------------------------+
¦ 6 ¦Материалы об организации, проведении и участии в международных¦
¦ ¦выставках, ярмарках, других мероприятиях страны пребывания ¦
L--------+---------------------------------------------------------------
4. Перечень информационных интернет-ресурсов страны пребывания, с
которыми сотрудник, подлежащий ротации, работал на постоянной
основе: ____________________________________________________________
____________________________________________________________________
5-1. Дела, находящиеся в пользовании, за _______ годы:
----------T----------------T----------------T---------------------------¬
¦ № п/п ¦Название и номер¦Количество томов¦ Примечание ¦
¦ ¦ дела ¦ ¦ ¦
+---------+----------------+----------------+---------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---------+----------------+----------------+---------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято__________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
6. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства:
-----T------T------T----------------T--------T--------------T----------¬
¦ № ¦Номер ¦ Дата ¦Наименование до-¦Количес-¦Ограничитель- ¦Примечание¦
¦п/п ¦и дата¦ по- ¦кумента (указы- ¦тво эк- ¦ный гриф и но-¦ ¦
¦ ¦доку- ¦ступ- ¦вать, если доку-¦земпля- ¦мер экземпляра¦ ¦
¦ ¦мента ¦ления ¦ мент не имеет ¦ ров ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ номера и даты) ¦ ¦ ¦ ¦
+----+------+------+----------------+--------+--------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+----+------+------+----------------+--------+--------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято__________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
7. Наличие документов текущего делопроизводства (в том числе
контрольные поручения):
----T----------T----------T-----------------------------T--------------¬
¦ № ¦Номер до- ¦Дата доку-¦Количество листов документа +¦ Примечание ¦
¦п/п¦ кумента ¦ мента ¦количество листов приложений ¦ ¦
+---+----------+----------+-----------------------------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+---+----------+----------+-----------------------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
8-2. В ходе приема-передачи выявлено отсутствие (дел, документов,
документов с грифом ДСП):
----T----------T----------T-----------------------------T--------------¬
¦ № ¦Номер до- ¦Дата доку-¦Количество листов документа ¦ Примечание ¦
¦п/п¦кумента/ ¦мента/ ¦дела/ + ¦ ¦
¦ ¦дела ¦дела ¦количество листов приложений ¦ ¦
+---+----------+----------+-----------------------------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+---+----------+----------+-----------------------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Состояние документов, дел__________________________________________
(удовлетворительное, неудовлетворительное)
Примечание. ________________________________________________________
____________________________________________________________________
Передал ________________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Принял _________________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Присутствовал при передаче
и сверке дел, документов
__________________________________ ______________________
(подпись лица, ответственного за (расшифровка подписи)
делопроизводство и ведение архива)
В дело.
_________________
(подпись)
_________________
(дата)
______________________________
1
По пунктам 5-8 акта информация сверяется с сотрудником,
ответственным за делопроизводство и ведение архива.
2
Пункт 8 заполняется в случае выявления недостачи дел,
документов, документов с грифом ДСП.
Приложение 3
к Инструкции о порядке
организации и проведения передачи
дел при ротации работников
в дипломатических представительствах
и консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей
______________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование загранучреждения) ____________________________________
(наименование должности руководителя
загранучреждения)
__________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
00.00.0000
АКТ
00.00.0000 № ________
приема-передачи дел при смене сотрудника, ответственного за вопросы
развития сотрудничества Республики Беларусь с международными
организациями
г. _______________
(место составления)
Основание: приказ___________________________________________________
(наименование загранучреждения, дата, номер и название)
Мы, нижеподписавшиеся__________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность сотрудника,
____________________________________________________________________
передающего документы и материалы)
и___________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь назначенного на должность)
____________________________________________________________________
составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял
следующее:
1. Деловые контакты путем:
проведения встреч с_________________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
передачи списка основных контактных лиц, телефонов, адресов
белорусской стороны и стороны страны пребывания по направлениям и
аспектам сотрудничества:___________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
направления наиболее важным контактным лицам писем с информацией о
предстоящем убытии с выражением признательности за совместную работу
и рекомендации вновь прибывшего лица________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
2. Электронный архив документов (деловая переписка, справочно-
аналитические материалы и т.п.).
3. Информационные материалы (досье) в соответствии с примерным
перечнем:
-------T---------------------------------------------------------------¬
¦ 1 ¦Информация о подготовке и проведении встреч Главы государства с¦
¦ ¦руководством международных организаций ¦
+------+---------------------------------------------------------------+
¦ 2 ¦Материалы об участии правительственных делегаций Республики Бе-¦
¦ ¦ларусь в деятельности главных органов международных организаций¦
+------+---------------------------------------------------------------+
¦ 3 ¦Материалы об участии делегаций Республики Беларусь в работе ра-¦
¦ ¦бочих органов международных организаций ¦
+------+---------------------------------------------------------------+
¦ 4 ¦Материалы по текущей повестке дня деятельности международных¦
¦ ¦организаций ¦
+------+---------------------------------------------------------------+
¦ 5 ¦Материалы по взаимодействию с секретариатами международных ор-¦
¦ ¦ганизаций ¦
+------+---------------------------------------------------------------+
¦ 6 ¦Материалы по взаимодействию с представительствами других госу-¦
¦ ¦дарств при международных организациях ¦
+------+---------------------------------------------------------------+
¦ 7 ¦Сведения по протокольным вопросам ¦
L------+----------------------------------------------------------------
4. Перечень информационных интернет-ресурсов международных
организаций и страны пребывания, с которыми сотрудник, подлежащий
ротации, работал на постоянной основе:
____________________________________________________________________
5-1. Дела, находящиеся в пользовании, за _______годы:
----------T-------------------T---------------------T------------------¬
¦ № п/п ¦ Название и номер ¦ Количество томов ¦ Примечание ¦
¦ ¦ дела ¦ ¦ ¦
+---------+-------------------+---------------------+------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---------+-------------------+---------------------+------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято_________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
6. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства:
----T------T--------T--------------T---------T--------------T-----------¬
¦ № ¦Номер ¦Дата по-¦ Наименование ¦Количес- ¦Ограничитель- ¦Примечание ¦
¦п/п¦и дата¦ступле- ¦ документа ¦ тво эк- ¦ный гриф и но-¦ ¦
¦ ¦доку- ¦ ния ¦ (указывать, ¦земпляров¦мер экземпляра¦ ¦
¦ ¦мента ¦ ¦если документ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦не имеет номе-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ра и даты) ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------+--------+--------------+---------+--------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+------+--------+--------------+---------+--------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято__________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
7. Наличие документов текущего делопроизводства (в том числе
контрольные поручения):
-----T-----------T------------T---------------------------T-------------¬
¦ № ¦Номер доку-¦ Дата доку- ¦Количество листов документа¦ Примечание ¦
¦п/п ¦ мента ¦ мента ¦+ количество листов прило- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ жений ¦ ¦
+----+-----------+------------+---------------------------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+----+-----------+------------+---------------------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
8-2. В ходе приема-передачи выявлено отсутствие (дел, документов,
документов с грифом ДСП):
-----T---------T-----------T-------------------------T---------------¬
¦ № ¦Номер до-¦Дата доку- ¦ Количество листов доку- ¦ Примечание ¦
¦п/п ¦кумен- ¦мента/дела ¦ мента/дела + количество ¦ ¦
¦ ¦та/дела ¦ ¦ листов приложений ¦ ¦
+----+---------+-----------+-------------------------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+----+---------+-----------+-------------------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Состояние документов, дел__________________________________________
(удовлетворительное, неудовлетворительное)
Примечание._________________________________________________________
____________________________________________________________________
Передал ________________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Принял _________________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Присутствовал при передаче
и сверке дел, документов
_____________________________________ ________________________
(подпись лица, ответственного за (расшифровка подписи)
делопроизводство и ведение архива)
В дело.
_________________
(подпись)
_________________
(дата)
______________________________
1
По пунктам 5-8 акта информация сверяется с сотрудником,
ответственным за делопроизводство и ведение архива.
2
Пункт 8 заполняется в случае выявления недостачи дел,
документов, документов с грифом ДСП.
Приложение 4
к Инструкции о порядке
организации и проведения передачи
дел при ротации работников
в дипломатических представительствах
и консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей
_______________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование загранучреждения) ____________________________________
(наименование должности руководителя
загранучреждения)
___________ ___________________
(подпись) (расшифровка подписи)
00.00.0000
АКТ
00.00.0000 № ________
приема-передачи дел при смене сотрудника, ответственного за вопросы
информационной деятельности
г. _______________
(место составления)
Основание: приказ___________________________________________________
(наименование загранучреждения, дата, номер и название)
Мы, нижеподписавшиеся__________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность сотрудника,
____________________________________________________________________
передающего документы и материалы)
и __________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь назначенного на должность)
____________________________________________________________________
составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял
следующее:
1. Деловые контакты путем:
проведения встреч с_________________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
передачи списка основных контактных лиц, телефонов, адресов
белорусской стороны и стороны страны пребывания по направлениям и
аспектам сотрудничества:___________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
направления наиболее важным контактным лицам писем с информацией о
предстоящем убытии с выражением признательности за совместную работу
и рекомендации вновь прибывшего лица_______________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
2. Электронный архив документов (деловая переписка, справочно-
аналитические материалы и т.п.).
3. Информационные материалы (досье) в соответствии с примерным
перечнем:
-------T----------------------------------------------------------------¬
¦ 1 ¦Материалы о взаимодействии со средствами массовой информации¦
¦ ¦страны пребывания ¦
+------+----------------------------------------------------------------+
¦ 2 ¦Обзоры прессы страны пребывания ¦
+------+----------------------------------------------------------------+
¦ 3 ¦Информация о публикациях о Беларуси в средствах массовой инфор-¦
¦ ¦мации страны пребывания ¦
+------+----------------------------------------------------------------+
¦ 4 ¦Сведения о проведении брифингов, пресс-конференций ¦
+------+----------------------------------------------------------------+
¦ 5 ¦Информационные сообщения (бюллетени, пресс-релизы) ¦
+------+----------------------------------------------------------------+
¦ 6 ¦Материалы по информационному наполнению веб-сайта загранучрежде-¦
¦ ¦ния ¦
L------+-----------------------------------------------------------------
4. Перечень информационных интернет-ресурсов страны пребывания, с
которыми сотрудник, подлежащий ротации, работал на постоянной
основе: ____________________________________________________________
____________________________________________________________________
5-1. Дела, находящиеся в пользовании, за _______ годы:
----------T--------------T------------------T---------------------------¬
¦ № п/п ¦Название и но-¦ Количество томов ¦ Примечание ¦
¦ ¦ мер дела ¦ ¦ ¦
+---------+--------------+------------------+---------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---------+--------------+------------------+---------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято__________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
6. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства:
-----T------T--------T--------------T---------T--------------T----------¬
¦ № ¦Номер ¦Дата по-¦ Наименование ¦Количес- ¦Ограничитель- ¦Примечание¦
¦п/п ¦и дата¦ступле- ¦ документа ¦ тво эк- ¦ный гриф и но-¦ ¦
¦ ¦доку- ¦ния ¦ (указывать, ¦земпляров¦мер экземпляра¦ ¦
¦ ¦мента ¦ ¦если документ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦не имеет номе-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ра и даты) ¦ ¦ ¦ ¦
+----+------+--------+--------------+---------+--------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+----+------+--------+--------------+---------+--------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято__________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
7. Наличие документов текущего делопроизводства (в том числе
контрольные поручения):
-----T---------T-------------T----------------------------T-------------¬
¦ № ¦Номер до-¦Дата докумен-¦Количество листов документа ¦ Примечание ¦
¦п/п ¦ кумента ¦ та ¦+ количество листов приложе-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ний ¦ ¦
+----+---------+-------------+----------------------------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+----+---------+-------------+----------------------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
8-2. В ходе приема-передачи выявлено отсутствие (дел, документов,
документов с грифом ДСП):
-----T--------T------------T------------------------------T-------------¬
¦ № ¦ Номер ¦ Дата доку- ¦ Количество листов докумен- ¦ Примечание ¦
¦п/п ¦докумен-¦ мента/дела ¦ та/дела + количество листов ¦ ¦
¦ ¦та/дела ¦ ¦ приложений ¦ ¦
+----+--------+------------+------------------------------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+----+--------+------------+------------------------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Состояние документов, дел__________________________________________
(удовлетворительное, неудовлетворительное)
Примечание._________________________________________________________
____________________________________________________________________
Передал ________________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Принял _________________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Присутствовал при передаче
и сверке дел, документов
____________________________________ _______________________
(подпись лица, ответственного за (расшифровка подписи)
делопроизводство и ведение архива)
В дело.
_________________
(подпись)
_________________
(дата)
______________________________
1
По пунктам 5-8 акта информация сверяется с сотрудником,
ответственным за делопроизводство и ведение архива.
2
Пункт 8 заполняется в случае выявления недостачи дел,
документов, документов с грифом ДСП.
Приложение 5
к Инструкции о порядке
организации и проведения передачи
дел при ротации работников
в дипломатических представительствах
и консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей
_______________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование загранучреждения) ____________________________________
(наименование должности руководителя
загранучреждения)
__________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
00.00.0000
АКТ
00.00.0000 № ________
приема-передачи дел при смене сотрудника,
ответственного за консульские вопросы
г. _______________
(место составления)
Основание: приказ___________________________________________________
(наименование загранучреждения, дата, номер и название)
Мы, нижеподписавшиеся__________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность сотрудника,
____________________________________________________________________
передающего документы и материалы)
и___________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь назначенного на должность)
____________________________________________________________________
составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял
следующее:
1. Деловые контакты путем:
проведения встреч с_________________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
передачи списка основных контактных лиц, телефонов, адресов
белорусской стороны и стороны страны пребывания по направлениям и
аспектам сотрудничества:____________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
направления наиболее важным контактным лицам писем с информацией о
предстоящем убытии с выражением признательности за совместную работу
и рекомендации вновь прибывшего лица________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
2. Электронный архив документов (деловая переписка, справочно-
аналитические материалы и т.п.).
3. Информационные материалы (досье).
4. Печати, штампы, бланки строгой отчетности, картотеку заявлений
(форма 1) и ценные предметы, находящиеся на ответственном хранении у
работника по консульским вопросам:
------T------------------------------------T-------------T--------------¬
¦№ п/п¦ Наименование предмета ¦ Количество ¦ Примечание ¦
+-----+------------------------------------+-------------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-----+------------------------------------+-------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
5. Журналы и реестры по учету консульских действий:
------T------------------------------------T----------T----------------¬
¦№ п/п¦ Наименование предмета ¦Количество¦ Примечание ¦
+-----+------------------------------------+----------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-----+------------------------------------+----------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
6. Перечень информационных интернет-ресурсов страны пребывания, с
которыми сотрудник, подлежащий ротации, работал на постоянной
основе: ____________________________________________________________
____________________________________________________________________
7-1. Дела, находящиеся в пользовании, за _______ годы:
----------T--------------T------------------T--------------------------¬
¦ № п/п ¦Название и но-¦ Количество томов ¦ Примечание ¦
¦ ¦ мер дела ¦ ¦ ¦
+---------+--------------+------------------+--------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---------+--------------+------------------+--------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято__________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства:
----T-------T---------T---------------T-------T-------------T----------¬
¦ № ¦Номер и¦Дата по- ¦ Наименование ¦Количе-¦Ограничитель-¦Примечание¦
¦п/п¦ дата ¦ступления¦документа (ука-¦ ство ¦ ный гриф и ¦ ¦
¦ ¦ доку- ¦ ¦ зывать, если ¦экзем- ¦номер экзем- ¦ ¦
¦ ¦ мента ¦ ¦ документ не ¦пляров ¦ пляра ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦имеет номера и ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ даты) ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------+---------+---------------+-------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+-------+---------+---------------+-------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято__________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
9. Наличие документов текущего делопроизводства (в том числе
контрольные поручения):
-----T--------T----------T--------------------------------T------------¬
¦ № ¦ Номер ¦Дата доку-¦ Количество листов документа + ¦ Примечание ¦
¦п/п ¦докумен-¦ мента ¦ количество листов приложений ¦ ¦
¦ ¦ та ¦ ¦ ¦ ¦
+----+--------+----------+--------------------------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+----+--------+----------+--------------------------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
10-2. В ходе приема-передачи выявлено отсутствие (дел, документов,
документов с грифом ДСП):
-----T----------T---------T-------------------------------T------------¬
¦ № ¦Номер до- ¦Дата до- ¦Количество листов документа/де-¦ Примечание ¦
¦п/п ¦ кумен- ¦ кумен- ¦ла + количество листов приложе-¦ ¦
¦ ¦ та/дела ¦ та/дела ¦ ний ¦ ¦
+----+----------+---------+-------------------------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+----+----------+---------+-------------------------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Состояние документов, дел___________________________________________
(удовлетворительное, неудовлетворительное)
Примечание._________________________________________________________
____________________________________________________________________
Передал ________________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Принял _________________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Присутствовал при передаче
и сверке дел, документов
__________________________________ ________________________
(подпись лица, ответственного за (расшифровка подписи)
делопроизводство и ведение архива)
В дело.
_________________
(подпись)
_________________
(дата)
______________________________
1
По пунктам 7-10 акта информация сверяется с сотрудником,
ответственным за делопроизводство и ведение архива.
2
Пункт 10 заполняется в случае выявления недостачи дел,
документов, документов с грифом ДСП.
Приложение 6
к Инструкции о порядке
организации и проведения передачи
дел при ротации работников
в дипломатических представительствах
и консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей
________________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование загранучреждения) __________________________________
(наименование должности руководителя
загранучреждения)
__________ ____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
00.00.0000
АКТ
00.00.0000 № ________
приема-передачи дел при смене сотрудника,
ответственного за информационные технологии
г. _______________
(место составления)
Основание: приказ__________________________________________________
(наименование загранучреждения, дата, номер и название)
Мы, нижеподписавшиеся__________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность сотрудника,
____________________________________________________________________
передающего документы и материалы)
и___________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь назначенного на должность)
____________________________________________________________________
в присутствии комиссии в составе:
председателя________________________________________________________
(фамилия, инициалы, должность)
членов комиссии:1.__________________________________________________
(фамилия, инициалы лица, ответственного за
____________________________________________________________________
делопроизводство и ведение архива)
2. _________________________________________________
(фамилия, инициалы, должность)
составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял
следующее:
1. Организационную, нормативную, техническую и иную документацию по
вопросам эксплуатации средств вычислительной техники и
информационным технологиям:
-----T--------------------------------------------------T---------------¬
¦ № ¦ Наименование документа ¦ Примечание ¦
¦п/п ¦ ¦ ¦
+----+--------------------------------------------------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦
+----+--------------------------------------------------+---------------+
¦ 1 ¦Данные о комплектации (форма 2ВТ), текущем техни-¦ ¦
¦ ¦ческом состоянии и особенностях эксплуатации ком-¦ ¦
¦ ¦пьютерного парка загранучреждения (в сводном виде¦ ¦
¦ ¦и по каждой единице компьютерной техники) ¦ ¦
+----+--------------------------------------------------+---------------+
¦ 2 ¦План-схема, технические характеристики, особеннос-¦ ¦
¦ ¦ти архитектуры локальной вычислительной сети за-¦ ¦
¦ ¦гранучреждения. Параметры настройки сетевого обо-¦ ¦
¦ ¦рудования, сетевых протоколов. Аутентификационные¦ ¦
¦ ¦данные (имена пользователей, пароли) для настройки¦ ¦
¦ ¦сетевого оборудования и доступа к сети Интернет ¦ ¦
+----+--------------------------------------------------+---------------+
¦ 3 ¦Аутентификационные данные учетных записей админи-¦ ¦
¦ ¦страторов персональных компьютеров ¦ ¦
+----+--------------------------------------------------+---------------+
¦ 4 ¦Пароли на BIOS персональных компьютеров ¦ ¦
+----+--------------------------------------------------+---------------+
¦ 5 ¦Аутентификационные данные учетных записей админи-¦ ¦
¦ ¦страторов серверов и сетевых информационных систем¦ ¦
+----+--------------------------------------------------+---------------+
¦ 6 ¦Параметры доступа к веб-сайту загранучреждения,¦ ¦
¦ ¦аутентификационные данные для доступа к админи-¦ ¦
¦ ¦стративной части веб-сайта, параметры доступа к¦ ¦
¦ ¦файловой системе по протоколу FTP и пр. ¦ ¦
+----+--------------------------------------------------+---------------+
¦ 7 ¦Параметры настройки электронной почты (е-мail),¦ ¦
¦ ¦аутентификационные данные для доступа к почтовым¦ ¦
¦ ¦ящикам загранучреждения ¦ ¦
+----+--------------------------------------------------+---------------+
¦ 8 ¦Аутентификационные данные и копии идентификацион-¦ ¦
¦ ¦ных файлов учетных записей ВЭП ¦ ¦
+----+--------------------------------------------------+---------------+
¦ 9 ¦Аутентификационные данные и копии идентификацион-¦ ¦
¦ ¦ных файлов учетных записей АРМ єКонсулЄ ¦ ¦
+----+--------------------------------------------------+---------------+
¦ 10 ¦Пароли к носителям секретных ключей системы крип-¦ ¦
¦ ¦тографической защиты информации ¦ ¦
+----+--------------------------------------------------+---------------+
¦ 11 ¦Дистрибутивы программного обеспечения, установлен-¦ ¦
¦ ¦ного на ПЭВМ загранучреждения (на оптических или¦ ¦
¦ ¦иных носителях информации) ¦ ¦
+----+--------------------------------------------------+---------------+
¦ 12 ¦Резервные копии пользовательских и административ-¦ ¦
¦ ¦ных данных, баз данных автоматизированных информа-¦ ¦
¦ ¦ционных систем (на оптических или иных носителях¦ ¦
¦ ¦информации) ¦ ¦
L----+--------------------------------------------------+----------------
2. Деловые контакты путем передачи списка основных контактных лиц,
телефонов, адресов белорусской стороны и стороны страны пребывания
по направлениям и аспектам сотрудничества:__________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
3. Электронный архив документов (деловая переписка, справочные
материалы и т.п.).
4. Информационные материалы (досье).
5. Перечень информационных интернет-ресурсов страны пребывания, с
которыми сотрудник, подлежащий ротации, работал на постоянной
основе: ____________________________________________________________
____________________________________________________________________
6-1. Дела, находящиеся в пользовании, за _______ годы:
----------T--------------T---------------------T---------------------¬
¦ № п/п ¦Название и но-¦ Количество томов ¦ Примечание ¦
¦ ¦ мер дела ¦ ¦ ¦
+---------+--------------+---------------------+---------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---------+--------------+---------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято__________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
7. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства:
-----T-------T-------T----------------T-------T------------T----------¬
¦ № ¦Номер и¦ Дата ¦Наименование до-¦Количе-¦Ограничите- ¦Примечание¦
¦п/п ¦ дата ¦поступ-¦кумента (указы- ¦ ство ¦льный гриф и¦ ¦
¦ ¦ доку- ¦ ления ¦вать, если доку-¦экзем- ¦номер экзем-¦ ¦
¦ ¦ мента ¦ ¦ мент не имеет ¦пляров ¦ пляра ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ номера и даты) ¦ ¦ ¦ ¦
+----+-------+-------+----------------+-------+------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+----+-------+-------+----------------+-------+------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято_________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8. Наличие документов текущего делопроизводства (в том числе
контрольные поручения):
-----T------------T-----------T--------------------------T------------¬
¦ № ¦Номер доку- ¦Дата доку- ¦Количество листов докумен-¦ Примечание ¦
¦п/п ¦ мента ¦ мента ¦ та + количество листов ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ приложений ¦ ¦
+----+------------+-----------+--------------------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+----+------------+-----------+--------------------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
9-2. В ходе приема-передачи выявлено отсутствие (дел, документов,
документов с грифом ДСП):
-----T---------T-----------T------------------------------T-----------¬
¦ № ¦Номер до-¦Дата доку- ¦ Количество листов докумен- ¦Примечание ¦
¦п/п ¦ кумен- ¦мента/дела ¦ та/дела + количество листов ¦ ¦
¦ ¦ та/дела ¦ ¦ приложений ¦ ¦
+----+---------+-----------+------------------------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+----+---------+-----------+------------------------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Состояние документов, дел___________________________________________
(удовлетворительное, неудовлетворительное)
Примечание._________________________________________________________
____________________________________________________________________
Передал ________________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Принял _________________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Члены комиссии: ________________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_________________ ________________________
_________________ ________________________
В дело.
_________________
(подпись)
_________________
(дата)
______________________________
1
По пунктам 6-9 акта информация сверяется с сотрудником,
ответственным за делопроизводство и ведение архива.
2
Пункт 9 заполняется в случае выявления недостачи дел,
документов, документов с грифом ДСП.
Приложение 7
к Инструкции о порядке
организации и проведения передачи
дел при ротации работников
в дипломатических представительствах
и консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей
_______________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование загранучреждения) __________________________________
(наименование должности руководителя
загранучреждения)
___________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
00.00.0000
АКТ
00.00.0000 № ________
приема-передачи при смене работника,
ответственного за делопроизводство и архив
г. _______________
(место составления)
Основание: приказ загранучреждения от _______________ № ____ «О
создании комиссии по приему-передаче дел
____________________________________________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество сдающего дела)
____________________________________________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество принимающего дела)».
Составлен комиссией:
председатель________________________________________________________
(должность, инициалы, фамилия)
Члены комиссии:
1. _________________________________________________________________
(должность, инициалы, фамилия)
2. _________________________________________________________________
(должность, инициалы, фамилия)
Присутствовали:
1. _________________________________________________________________
(должность сдающего дела, инициалы, фамилия)
2. _________________________________________________________________
(должность принимающего дела, инициалы, фамилия)
______________________________сдал,а________________________________
(фамилия, имя, отчество) (фамилия, имя, отчество)
принял дела, учетно-справочный аппарат к ним (описи дел постоянного
хранения, временного и по личному составу, акты о выделении к
уничтожению, положение об ЭК, протоколы ЭК) и документы за
___________ годы:
1. Дела постоянного срока хранения за _____ годы:
------T------------------------T--------------T-----------------------¬
¦ № ¦ Название и номер описи ¦Количество дел¦ Примечание ¦
¦ п/п ¦ дел постоянного срока ¦ ¦ ¦
¦ ¦ хранения ¦ ¦ ¦
+-----+------------------------+--------------+-----------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-----+------------------------+--------------+-----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято__________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Одновременно проведена проверка наличия документов с грифом ДСП в
делах постоянного срока хранения за _____ годы.
2. Дела временного (свыше 10 лет) срока хранения за ________ годы:
--------T--------------------------------T----------------T------------¬
¦ № ¦Название и номер описи дел вре- ¦ Количество дел ¦ Примечание ¦
¦ п/п ¦ менного (свыше 10 лет) срока ¦ ¦ ¦
¦ ¦ хранения ¦ ¦ ¦
+-------+--------------------------------+----------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-------+--------------------------------+----------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято_________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Одновременно проведена проверка наличия документов с грифом ДСП
долговременного (свыше 10 лет) срока хранения за _____ годы.
3. Дела временного (до 10 лет) срока хранения за _______ годы:
-------T------------------------------T----------------T---------------¬
¦ № ¦ Название и номер описи дел ¦ Количество дел ¦ Примечание ¦
¦ п/п ¦ временного (до 10 лет) срока ¦ ¦ ¦
¦ ¦ хранения ¦ ¦ ¦
+------+------------------------------+----------------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+------+------------------------------+----------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято__________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Одновременно проведена проверка наличия документов с грифом ДСП
временного (до 10 лет) срока хранения за ______ годы.
4. Дела по личному составу за _______ годы:
-----T--------------------------T-------------------T-------------------¬
¦ № ¦Название и номер описи дел¦ Количество дел ¦ Примечание ¦
¦п/п ¦ по личному составу ¦ ¦ ¦
+----+--------------------------+-------------------+-------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+----+--------------------------+-------------------+-------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято__________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
5. Дела, не включенные в описи дел, за _______ годы:
---------T-----------------------T------------------T--------------------¬
¦ № п/п ¦ Название и номер дела ¦ Количество дел ¦ Примечание ¦
+--------+-----------------------+------------------+--------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+--------+-----------------------+------------------+--------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято_________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
6. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства:
-----T--------T---------T---------------T---------T---------T------------¬
¦ № ¦Номер и ¦Дата по- ¦ Наименование ¦Количес- ¦Номер эк-¦ Примечание ¦
¦п/п ¦дата до-¦ступления¦документа (ука-¦ тво эк- ¦земпляра ¦ ¦
¦ ¦кумента ¦ ¦ зывать, если ¦земпляров¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ документ не ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦имеет номера и ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ даты) ¦ ¦ ¦ ¦
+----+--------+---------+---------------+---------+---------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+----+--------+---------+---------------+---------+---------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято __________________________________________документов.
(цифрами и прописью)
7. Выборочная проверка наличия документов текущего делопроизводства:
------T------------T------------T--------------------------T-------------¬
¦ № ¦Номера доку-¦ Дата доку- ¦Количество листов докумен-¦ Примечание ¦
¦ п/п ¦ментов (вхо-¦ мента ¦ та (в том числе листов ¦ ¦
¦ ¦дящих и ис- ¦ ¦ приложений) ¦ ¦
¦ ¦ ходящих) ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+------------+------------+--------------------------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-----+------------+------------+--------------------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
8. В ходе приема-передачи выявлено отсутствие (дел, документов,
документов с грифом ДСП):
-----T--------T-----------T-------------------------------T------------¬
¦ № ¦ Номер ¦Дата доку- ¦Количество листов документа/де-¦ Примечание ¦
¦п/п ¦докумен-¦мента/дела ¦ла + количество листов приложе-¦ ¦
¦ ¦та/дела ¦ ¦ ний ¦ ¦
+----+--------+-----------+-------------------------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+----+--------+-----------+-------------------------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Передаваемые дела за ______ годы соответствуют требованиям
методических рекомендаций Министерства иностранных дел (2006).
Передал ________________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Принял _________________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Председатель комиссии ___________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Члены комиссии: ________________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_________________ ________________________
В дело.
_________________
(подпись)
_________________
(дата)
Приложение 8
к Инструкции о порядке
организации и проведения передачи
дел при ротации работников
в дипломатических представительствах
и консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей
______________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование загранучреждения) Руководитель загранучреждения
__________ ____________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
«__» _______________ 20__ г.
АКТ
о приеме-передаче дел по бухгалтерскому учету
«__» _______________ 20__ г.
Мы, нижеподписавшиеся__________________________________________
(фамилия,имя,отчество и должность сотрудника,
____________________________________________________________________
передающего материальные ценности и документы)
и __________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь назначенного на должность
бухгалтера)
____________________________________________________________________
в соответствии с приказом загранучреждения от «__» _________ 20__ г.
№ ____ составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй
принял следующее:
1. Денежные средства и другие ценности, находящиеся в кассе на
основании акта инвентаризации наличных денежных средств и других
ценностей от «__» ________ 20__ г. (прилагается).
2. Денежные средства на текущем счете в банке (согласно выписке
банка по всем имеющимся счетам раздельно):
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
3. Бухгалтерские документы, находящиеся в бухгалтерии, за
текущий год и прошедшие годы, не сданные в установленном порядке в
архив загранучреждения:
-------T-----------------------------------------T---------T------------¬
¦ № ¦ Наименование документа ¦ Период ¦ Количество ¦
¦ п/п ¦ ¦ времени ¦ дел ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 1 ¦Смета расходов и план доходов, изменения¦ ¦ ¦
¦ ¦и дополнения к ним ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 2 ¦Штатное расписание ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 3 ¦Годовой отчет об исполнении сметы расхо-¦ ¦ ¦
¦ ¦дов и плана доходов ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 4 ¦Квартальные отчеты об исполнении сметы¦ ¦ ¦
¦ ¦расходов и плана доходов ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 5 ¦Месячные отчеты об исполнении сметы рас-¦ ¦ ¦
¦ ¦ходов ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 6 ¦Лицевые счета по начислению заработной¦ ¦ ¦
¦ ¦платы ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 7 ¦Акты о проведении ревизий и проверок фи-¦ ¦ ¦
¦ ¦нансово-хозяйственной деятельности ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 8 ¦Документы по инвентаризации материальных¦ ¦ ¦
¦ ¦ценностей и расчетов ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 9 ¦Договоры о полной индивидуальной матери-¦ ¦ ¦
¦ ¦альной ответственности ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 10 ¦Трудовые договоры (контракты) ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 11 ¦Договоры на аренду служебных и жилых по-¦ ¦ ¦
¦ ¦мещений ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 12 ¦Договоры на аренду (лизинг) транспортных¦ ¦ ¦
¦ ¦средств и оборудования ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 13 ¦Договоры страхования (страховые полисы) ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 14 ¦Договоры по иным административно-хозяйс-¦ ¦ ¦
¦ ¦твенным вопросам:¦ ¦ ¦
¦ ¦_________________________________________¦ ¦ ¦
¦ ¦_________________________________________¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 15 ¦Книга "Журнал-главная" в национальной ва-¦ ¦ ¦
¦ ¦люте ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 16 ¦Книга "Журнал-главная" в долларах США ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 17 ¦Кассовая книга в национальной валюте ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 18 ¦Кассовая книга в долларах США ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 19 ¦Инвентарные карточки по учету основных¦ ¦ ¦
¦ ¦средств ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 20 ¦Опись инвентарных карточек по учету ос-¦ ¦ ¦
¦ ¦новных средств ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 21 ¦Книги (карточки) аналитического учета в¦ ¦ ¦
¦ ¦национальной валюте:¦ ¦ ¦
¦ ¦_________________________________________¦ ¦ ¦
¦ ¦_________________________________________¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 22 ¦Книги (карточки) аналитического учета в¦ ¦ ¦
¦ ¦долларах США:¦ ¦ ¦
¦ ¦_________________________________________¦ ¦ ¦
¦ ¦_________________________________________¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 23 ¦Книги (карточки) аналитического учета на¦ ¦ ¦
¦ ¦забалансовых счетах:¦ ¦ ¦
¦ ¦_________________________________________¦ ¦ ¦
¦ ¦_________________________________________¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 24 ¦Оборотные ведомости в национальной валю-¦ ¦ ¦
¦ ¦те: ¦ ¦ ¦
¦ ¦_________________________________________¦ ¦ ¦
¦ ¦_________________________________________¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 25 ¦Оборотные ведомости в долларах США:¦ ¦ ¦
¦ ¦_________________________________________¦ ¦ ¦
¦ ¦_________________________________________¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 26 ¦Первичные бухгалтерские документы (мемо-¦ ¦ ¦
¦ ¦риальные ордера, банковские выписки, пла-¦ ¦ ¦
¦ ¦тежные документы, кассовые и другие доку-¦ ¦ ¦
¦ ¦менты) в национальной валюте:¦ ¦ ¦
¦ ¦_________________________________________¦ ¦ ¦
¦ ¦_________________________________________¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 27 ¦Первичные бухгалтерские документы (мемо-¦ ¦ ¦
¦ ¦риальные ордера, банковские выписки, пла-¦ ¦ ¦
¦ ¦тежные документы, кассовые и другие доку-¦ ¦ ¦
¦ ¦менты) в долларах США:¦ ¦ ¦
¦ ¦_________________________________________¦ ¦ ¦
¦ ¦_________________________________________¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 28 ¦Первичные бухгалтерские документы (мемо-¦ ¦ ¦
¦ ¦риальные ордера, накладные, акты и другие¦ ¦ ¦
¦ ¦документы) в белорусских рублях ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 29 ¦Приходно-расходная книга по учету бланков¦ ¦ ¦
¦ ¦строгой отчетности ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 30 ¦Книга учета проверок (ревизий) ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 31 ¦Нормативные документы по финансово-хо-¦ ¦ ¦
¦ ¦зяйственной деятельности загранучреждений¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 32 ¦Копии (оригиналы) документов на право¦ ¦ ¦
¦ ¦владения недвижимым имуществом ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 33 ¦Проект плана доходов и сметы расходов на¦ ¦ ¦
¦ ¦предстоящий (текущий) год с расчетами ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 34 ¦Описи бухгалтерских документов, сданных в¦ ¦ ¦
¦ ¦архив загранучреждения ¦ ¦ ¦
+------+-----------------------------------------+---------+------------+
¦ 35 ¦Акты приемки-передачи сотрудниками жилых¦ ¦ ¦
¦ ¦помещений (в случае отсутствия завхоза,¦ ¦ ¦
¦ ¦завхоза-водителя и т.п.) и т.д. при нали-¦ ¦ ¦
¦ ¦чии других неперечисленных документов ¦ ¦ ¦
L------+-----------------------------------------+---------+-------------
Примечание. В аналогичном порядке передаются бухгалтерские
документы, составленные на машинных носителях информации.
4. Печати, штампы, ключи и другие ценные предметы, находящиеся
на ответственном хранении в бухгалтерии:
---------T---------------------------------T----------T---------------¬
¦ № п/п ¦ Наименование предмета ¦Количество¦ Примечание ¦
+--------+---------------------------------+----------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+--------+---------------------------------+----------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
5. В акте о приеме-передаче дел должно быть отражено:
соответствуют ли остатки по данным синтетического учета данным
регистров аналитического учета на последнюю отчетную дату (на 1-е
число предыдущего месяца), а также остаткам в кассовых книгах и
данным банковских выписок;
состояние дебиторской и кредиторской задолженности, включая
расчеты по возмещению налога на добавленную стоимость за
приобретенные товарно-материальные ценности и оказанные услуги, и
принятые меры по их устранению.
Передал ________________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Принял _________________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Приложение 9
к Инструкции о порядке
организации и проведения передачи
дел при ротации работников
в дипломатических представительствах
и консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей
______________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование загранучреждения) ___________________________________
(наименование должности руководителя
загранучреждения)
___________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
00.00.0000
АКТ
00.00.0000 № ________
приема-передачи дел и документов при смене бухгалтера
(в части делопроизводства)
г. _______________
(место составления)
Основание: приказ___________________________________________________
(наименование загранучреждения, дата, номер и название)
Мы, нижеподписавшиеся__________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность сотрудника,
____________________________________________________________________
передающего документы и материалы)
и___________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь назначенного на должность)
____________________________________________________________________
составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял
следующее:
11. Дела, находящиеся в пользовании, за _______ годы:
----------T------------------T--------------------T--------------------¬
¦ № п/п ¦ Название и номер ¦ Количество томов ¦ Примечание ¦
¦ ¦ дела ¦ ¦ ¦
+---------+------------------+--------------------+--------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---------+------------------+--------------------+--------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято__________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
2. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства:
----T--------T-------T---------------T-------T--------------T-----------¬
¦ № ¦Номер и ¦ Дата ¦ Наименование ¦Количе-¦Ограничитель- ¦Примечание ¦
¦п/п¦дата до-¦поступ-¦документа (ука-¦ ство ¦ный гриф и но-¦ ¦
¦ ¦кумента ¦ ления ¦ зывать, если ¦экзем- ¦мер экземпляра¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ документ не ¦пляров ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦имеет номера и ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ даты) ¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------+-------+---------------+-------+--------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+--------+-------+---------------+-------+--------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято_________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
3. Наличие документов текущего делопроизводства (в том числе
контрольные поручения):
-----T-----------T-----------T----------------------------T-------------¬
¦ № ¦Номер доку-¦Дата доку- ¦Количество листов документа ¦ Примечание ¦
¦п/п ¦ мента ¦ мента ¦+ количество листов приложе-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ний ¦ ¦
+----+-----------+-----------+----------------------------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+----+-----------+-----------+----------------------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
4-2. В ходе приема-передачи выявлено отсутствие (дел, документов,
документов с грифом ДСП):
-----T----------T------------T-----------------------------T------------¬
¦ № ¦Номер до- ¦ Дата доку- ¦ Количество листов докумен- ¦ Примечание ¦
¦п/п ¦ кумен- ¦ мента/дела ¦ та/дела + количество листов ¦ ¦
¦ ¦ та/дела ¦ ¦ приложений ¦ ¦
+----+----------+------------+-----------------------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+----+----------+------------+-----------------------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Состояние документов, дел___________________________________________
(удовлетворительное, неудовлетворительное)
Примечание._________________________________________________________
____________________________________________________________________
Передал ________________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Принял _________________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Присутствовал при передаче
и сверке дел, документов
_____________________________________ ________________________
(подпись лица, ответственного за (расшифровка подписи)
делопроизводство и ведение архива)
В дело.
_________________
(подпись)
_________________
(дата)
______________________________
1
По пунктам 1-4 акта информация сверяется с сотрудником,
ответственным за делопроизводство и ведение архива.
2
Пункт 4 заполняется в случае выявления недостачи дел,
документов, документов с грифом ДСП.
Приложение 10
к Инструкции о порядке
организации и проведения передачи
дел при ротации работников
в дипломатических представительствах
и консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей
______________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование загранучреждения) Руководитель загранучреждения
___________________________________
___________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"_____"___________ 20___ г.
ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ
основных средств и материальных ценностей № ____
на «__» ______________ 20___ г.
Комиссия в составе председателя________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
членов______________________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
____________________________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
на основании приказа от «__» _________________ 20__ г. № ________
произвела инвентаризацию основных средств и материальных ценностей,
числящихся на материальной ответственности
____________________________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
РАСПИСКА
К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные
документы на основные средства и материальные ценности сданы в
бухгалтерию и все основные средства и материальные ценности,
поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны
в расход.
Лицо, ответственное за сохранность
основных средств и материальных
ценностей ____________________ ___________ ______________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
----T-----T----T----T-----------------T-------------------T---------------------------------------¬
¦№ ¦На- ¦Ин- ¦Еди-¦ Фактическое ¦По данным бухгал- ¦ Результаты инвентаризации ¦
¦п/п¦име- ¦вен-¦ни- ¦ наличие ¦ терского учета ¦ ¦
¦ ¦нова-¦тар-¦ца +-----------------+-------------------+-------------------T-------------------+
¦ ¦ние ¦ный ¦из- ¦ ¦ ¦ излишек ¦ недостача ¦
¦ ¦ос- ¦но- ¦ме- +-----T-----------+-----T-------------+-----T-------------+-----T-------------+
¦ ¦нов- ¦мер ¦ре- ¦ко- ¦ сумма ¦ко- ¦ сумма ¦ко- ¦ сумма ¦ко- ¦ сумма ¦
¦ ¦ных ¦ ¦ния ¦ли- ¦ ¦ли- ¦ ¦ли- ¦ ¦ли- ¦ ¦
¦ ¦средс¦ ¦ ¦чест-¦ ¦чест-¦ ¦чест-¦ ¦чест-¦ ¦
¦ ¦тв и ¦ ¦ ¦во ¦ ¦во ¦ ¦во ¦ ¦во ¦ ¦
¦ ¦мате-¦ ¦ ¦ +------T----+ +--------T----+ +--------T----+ +-------T-----+
¦ ¦ри- ¦ ¦ ¦ ¦на- ¦долл¦ ¦наци- ¦долл¦ ¦наци- ¦долл¦ ¦наци- ¦долл.¦
¦ ¦аль- ¦ ¦ ¦ ¦ци- ¦США ¦ ¦ональ- ¦США ¦ ¦ональ- ¦США ¦ ¦ональ- ¦ США ¦
¦ ¦ных ¦ ¦ ¦ ¦ональ-¦ ¦ ¦ная ва- ¦ ¦ ¦ная ва- ¦ ¦ ¦ная ва-¦ ¦
¦ ¦цен- ¦ ¦ ¦ ¦ная ¦ ¦ ¦лю- ¦ ¦ ¦лю- ¦ ¦ ¦лю- ¦ ¦
¦ ¦нос- ¦ ¦ ¦ ¦валю- ¦ ¦ ¦та (или ¦ ¦ ¦та (или ¦ ¦ ¦та (или¦ ¦
¦ ¦тей ¦ ¦ ¦ ¦та ¦ ¦ ¦руб.) ¦ ¦ ¦руб.) ¦ ¦ ¦руб.) ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(или ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦руб.) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----+----+----+-----+------+----+-----+--------+----+-----+--------+----+-----+-------+-----+
¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦13 ¦ 14 ¦ 15 ¦ 16 ¦
+---+-----+----+----+-----+------+----+-----+--------+----+-----+--------+----+-----+-------+-----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого по описи: количество порядковых номеров
___________________________________________________________________
(прописью)
общее количество единиц фактически_________________________________
(прописью)
на сумму: национальная валюта фактически___________________________
(прописью)
долл. США фактически_________________________________________
(прописью)
руб. фактически______________________________________________
(прописью)
Председатель комиссии ___________ ___________ ____________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Члены комиссии:__________________ ___________ ____________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
__________________ ___________ ____________________
__________________ ___________ ____________________
Мы, нижеподписавшиеся__________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность сотрудника,
____________________________________________________________________
передающего основные средства и материальные ценности)
и___________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь назначенного на должность)
составили настоящую запись о том, что первый передал, а второй
принял в присутствии комиссии основные средства и материальные
ценности в соответствии с инвентаризационной описью.
Передал ________________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Принял _________________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Все основные средства и материальные ценности, поименованные в
настоящей инвентаризационной описи с № ____ по № ____ комиссией
проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с
чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Основные
средства и материальные ценности, перечисленные в описи, находятся
на моем ответственном хранении.
Лицо, вновь назначенное на
должность, ответственное за
сохранность основных средств и
материальных ценностей
_______________________________ __________ _____________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Приложение 11
к Инструкции о порядке
организации и проведения передачи
дел при ротации работников
в дипломатических представительствах
и консульских учреждениях
Республики Беларусь за границей
_______________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование загранучреждения) ___________________________________
(наименование должности руководителя
загранучреждения)
__________ ____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
00.00.0000
АКТ
00.00.0000 № ________
приема-передачи дел при смене сотрудника,
ответственного за материально-хозяйственные вопросы
г. _______________
(место составления)
Основание: приказ___________________________________________________
(наименование загранучреждения, дата, номер и название)
Мы, нижеподписавшиеся__________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность сотрудника,
____________________________________________________________________
передающего документы и материалы)
и___________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь назначенного на должность)
____________________________________________________________________
составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял
следующее:
1. Информационные материалы (досье) в соответствии с примерным
перечнем:
----------T------------------------------------------------------------¬
¦ 1 ¦Информация о приобретении в собственность Республики Бела-¦
¦ ¦русь недвижимости для загранучреждения ¦
+---------+------------------------------------------------------------+
¦ 2 ¦Материалы по вопросам строительства и реконструкции зданий¦
¦ ¦за границей ¦
+---------+------------------------------------------------------------+
¦ 3 ¦Материалы о ремонте зданий загранучреждения ¦
+---------+------------------------------------------------------------+
¦ 4 ¦Информация о приеме и сдаче в аренду зданий, жилых помещений¦
+---------+------------------------------------------------------------+
¦ 5 ¦Информация о страховании зданий, жилых помещений, автотранс-¦
¦ ¦порта ¦
+---------+------------------------------------------------------------+
¦ 6 ¦Материалы о материально-техническом обеспечении и коммуналь-¦
¦ ¦ном обслуживании зданий и жилых помещений ¦
L---------+-------------------------------------------------------------
2. Деловые контакты путем передачи списка основных контактных лиц,
телефонов, адресов белорусской стороны и стороны страны пребывания
по направлениям и аспектам сотрудничества:
____________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество и должность)
3. Электронный архив документов (деловая переписка, справочные
материалы и т.п.).
4. Перечень информационных интернет-ресурсов страны пребывания, с
которыми сотрудник, подлежащий ротации, работал на постоянной
основе: ____________________________________________________________
____________________________________________________________________
5-1. Дела, находящиеся в пользовании, за _______ годы:
----------T--------------T--------------------------T------------------¬
¦ № п/п ¦Название и но-¦ Количество томов ¦ Примечание ¦
¦ ¦ мер дела ¦ ¦ ¦
+---------+--------------+--------------------------+------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---------+--------------+--------------------------+------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято__________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
6. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства:
----T---------T------T---------------T-------T--------------T----------¬
¦ № ¦ Номер и ¦ Дата ¦ Наименование ¦Количе-¦Ограничитель- ¦Примечание¦
¦п/п¦дата до- ¦ по- ¦документа (ука-¦ ство ¦ный гриф и но-¦ ¦
¦ ¦ кумента ¦ступ- ¦ зывать, если ¦экзем- ¦мер экземпляра¦ ¦
¦ ¦ ¦ления ¦ документ не ¦пляров ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦имеет номера и ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ даты) ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+------+---------------+-------+--------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+---------+------+---------------+-------+--------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого принято__________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
7. Наличие документов текущего делопроизводства (в том числе
контрольные поручения):
-----T---------T----------T----------------------------T----------------¬
¦ № ¦Номер до-¦Дата доку-¦Количество листов документа ¦ Примечание ¦
¦п/п ¦ кумента ¦ мента ¦+ количество листов приложе-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ний ¦ ¦
+----+---------+----------+----------------------------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+----+---------+----------+----------------------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
8-2. В ходе приема-передачи выявлено отсутствие (дел, документов,
документов с грифом ДСП):
-----T---------T-----------T-------------------------T------------------¬
¦ № ¦Номер до-¦Дата доку- ¦ Количество листов доку- ¦ Примечание ¦
¦п/п ¦ кумен- ¦мента/дела ¦ мента/дела + количество ¦ ¦
¦ ¦ та/дела ¦ ¦ листов приложений ¦ ¦
+----+---------+-----------+-------------------------+------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+----+---------+-----------+-------------------------+------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Состояние документов, дел_________________________________________
(удовлетворительное, неудовлетворительное)
Примечание._________________________________________________________
____________________________________________________________________
Передал ________________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Принял _________________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Присутствовал при передаче
и сверке дел, документов
_____________________________________ ________________________
(подпись лица, ответственного за (расшифровка подписи)
делопроизводство и ведение архива)
В дело.
_________________
(подпись)
_________________
(дата)
______________________________
1
По пунктам 5-8 акта информация сверяется с сотрудником,
ответственным за делопроизводство и ведение архива.
2
Пункт 8 заполняется в случае выявления недостачи дел,
документов, документов с грифом ДСП.
|
