|
ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ПО ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
22 марта 2005 г. № 52
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ
ПО ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ, ПОДЧИНЕННЫХ
ЕМУ ОРГАНАХ, ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ
В соответствии с Положением о Министерстве по чрезвычайным
ситуациям Республики Беларусь, утвержденным Указом Президента
Республики Беларусь от 19 января 1999 г. № 35, ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в
Министерстве по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь,
подчиненных ему органах, подразделениях и организациях.
Исполняющий обязанности Министра Э.Р.Бариев
СОГЛАСОВАНО
Председатель Комитета
по архивам и делопроизводству
при Совете Министров
Республики Беларусь
В.И.Адамушко
21.03.2005
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министерства
по чрезвычайным ситуациям
Республики Беларусь
22.03.2005 № 52
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Министерстве по чрезвычайным ситуациям
Республики Беларусь, подчиненных ему органах, подразделениях
и организациях
ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве по
чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, подчиненных ему органах,
подразделениях и организациях (далее - Инструкция) определяет единые
требования к документированию управленческой деятельности и
организации работы с организационно-распорядительными документами
(далее - документы) в структурных подразделениях центрального
аппарата Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь
(далее - МЧС), подчиненных ему органах, подразделениях и
организациях (далее - подчиненные МЧС подразделения) и устанавливает
единый порядок приема, регистрации, учета, прохождения, подготовки,
оформления, утверждения, принятия (издания), контроля за
исполнением, отправки и хранения несекретных документов.
2. Секретное делопроизводство в структурных подразделениях
центрального аппарата МЧС, подчиненных ему подразделениях
регламентировано Инструкцией по обеспечению режима секретности в
Республике Беларусь, утвержденной постановлением Совета Министров
Республики Беларусь от 7 марта 2000 года № 301-4, другими
нормативными правовыми и правовыми актами.
3. Делопроизводство по обращениям граждан ведется в
соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об
обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1
ноября 2004 года "О внесении изменений и дополнений в некоторые
законы Республики Беларусь по вопросам рассмотрения обращений
граждан" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г.,
№ 21, ст.376; Национальный реестр правовых актов Республики
Беларусь, 2004 г., № 189, 2/1089), Инструкцией о порядке
рассмотрения обращений и организации приема граждан в Министерстве
по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь и подведомственных ему
органах, подразделениях и организациях, утвержденной постановлением
Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 8
ноября 2001 г. № 15 (Национальный реестр правовых актов Республики
Беларусь, 2001 г., № 114, 8/7493), другими нормативными правовыми и
иными правовыми актами.
4. Ответственность за организацию делопроизводства,
методическое обеспечение и контроль за соблюдением требований,
установленных настоящей Инструкцией, возлагается:
в центральном аппарате МЧС - на отдел делопроизводства МЧС;
в подчиненных МЧС подразделениях - на сектора делопроизводства,
канцелярии (далее - службы делопроизводства) этих подразделений;
в подчиненных МЧС подразделениях, не имеющих служб
делопроизводства, - на начальников этих подразделений.
5. Ответственность за делопроизводство, соблюдение
установленных правил и порядка работы с документами в структурных
подразделениях центрального аппарата МЧС, подчиненных МЧС
подразделениях возлагается на начальников этих подразделений.
6. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей
Инструкцией, обязательны для исполнения всеми работниками МЧС и
подчиненных МЧС подразделений (далее - работники).
Работники несут персональную ответственность за выполнение
требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них
документов. Об утрате документов немедленно докладывается
непосредственному начальнику и начальнику службы делопроизводства.
При уходе в отпуск или при отъезде в длительную командировку
работник обязан передать лицу, которое будет замещать его, все
имеющиеся документы по вопросам, рассмотрение которых не завершено.
При увольнении или перемещении работника на другую должность
документы, имеющиеся у него, передаются другому работнику по акту
согласно приложению 1* с представлением копии акта в службу
делопроизводства.
______________________________
*Приложения 1-60 не приводятся.
7. Все принятые на службу работники допускаются к работе с
документами только после ознакомления с настоящей Инструкцией.
8. Ознакомление с документами, передача их или их копий
работникам других организаций допускаются только с разрешения
руководителей подразделений, издавших и (или) утвердивших эти
документы.
9. Выдача и заверение копий документов, касающихся прав и
законных интересов граждан, осуществляются в соответствии с
постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 февраля
2001 г. № 173 "О порядке выдачи и свидетельствования юридическими
лицами копий документов, касающихся прав и законных интересов
граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь,
2001 г., № 19, 5/5234).
10. Передача и опубликование в средствах массовой информации
справочно-информационных материалов о деятельности МЧС и подчиненных
МЧС подразделений, сведений о произошедших чрезвычайных ситуациях и
их последствиях производятся через Республиканский центр пропаганды
при МЧС, пресс-центры подчиненных МЧС подразделений, центры
пропаганды и обучения при областных (Минском городском) управлениях
МЧС по согласованию с соответствующими режимно-секретными службами.
11. Работникам запрещается:
копировать и размножать документы без разрешения руководителей
структурных подразделений и начальников служб делопроизводства;
разглашать или использовать в частных разговорах и беседах
конфиденциальную информацию, полученную из документов, в том числе
на стадии их подготовки, а также на заседаниях и совещаниях.
ГЛАВА 2
ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ И ПРОХОЖДЕНИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
12. Вся поступающая корреспонденция принимается:
в МЧС - работниками отдела делопроизводства, а в нерабочее
время оперативным дежурным Республиканского центра управления и
реагирования на чрезвычайные ситуации при МЧС;
в подчиненных МЧС подразделениях - оперативными дежурными или
другими работниками по поручению руководителей для последующей
передачи в службы делопроизводства.
13. О получении срочной корреспонденции оперативные дежурные
немедленно докладывают руководству.
14. Поступающая корреспонденция принимается и обрабатывается,
как правило, в день поступления, а поступившая в нерабочее время - в
следующий рабочий день.
15. До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются
правильность ее доставки (по адресу на конверте (пакете) и
целостность упаковки.
Неправильно доставленная корреспонденция направляется по
назначению, при невозможности установления адресата - возвращается
отправителю с пометкой на конверте (пакете): "Ошибочно доставлено".
В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее
использования составляется акт, один экземпляр которого с
поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй -
остается в службе делопроизводства.
Поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением
присланных с пометкой "Лично". Такие конверты (пакеты) после
регистрации по данным на конверте (пакете) без вскрытия передаются
адресату.
Документы на магнитных носителях передаются без вскрытия
упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.
16. Конверты (пакеты), как правило, уничтожаются, за
исключением следующих случаев:
если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты
отправки или получения документа;
если дата документа существенно отличается от даты его
получения;
если в полученном документе нет обратного адреса отправителя
или отсутствует реквизит "дата документа".
В указанных случаях конверт (пакет) приобщается к документу и
после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело.
Адресные ярлыки конвертов (пакетов), присланных наложенным
платежом, следует сохранять для представления с отчетом финансовым
службам в качестве оправдательного документа.
17. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) приложений, о
которых указано в документе, или отдельных листов текста отправителю
направляется письменный запрос или сообщается об этом по телефону, а
на документе делается отметка "Приложения затребованы" с указанием
даты запроса.
18. На всех документах* в правом нижнем углу первого листа
ставится регистрационный штамп. Если корреспонденция не вскрывается,
штамп проставляется на конвертах (пакетах). В регистрационном штампе
указываются наименование подразделения, зарегистрировавшего
документ, дата получения и при необходимости количество листов
основного документа и приложения.
______________________________
*Кроме распорядительных документов МЧС.
На документах, подлежащих хранению в службе делопроизводства,
проставляется отметка или штамп "Вернуть в _________________________
(наименование
__________________________________________________________________".
службы делопроизводства)
19. Нерегистрируемые документы направляются по назначению в
структурные подразделения. Перечень документов, не подлежащих
регистрации в отделе делопроизводства МЧС, определен согласно
приложению 2. На основании данного перечня подчиненные МЧС
подразделения составляют свои перечни документов, не подлежащих
регистрации в службах делопроизводства.
20. Регистрация документов осуществляется службами
делопроизводства.
Регистрационным индексом входящего документа является его
порядковый номер по форме регистрации, возрастающий в пределах года.
Он может быть дополнен индексом корреспондента. Регистрационный
индекс переносится в регистрационный штамп.
Поступающие в подчиненные МЧС подразделения распорядительные
документы вышестоящих органов и подразделений регистрируются
отдельно от других входящих документов.
21. Форма регистрации документов может быть карточной или
журнальной, а также автоматизированной с использованием электронной
базы данных. Выбор формы регистрации зависит от наличия технических
средств и объема документооборота.
22. При карточной форме регистрации заполняется
регистрационно-контрольная карточка по форме согласно приложению 3,
которая используется для учета, контроля исполнения и поиска
документов. Карточка заполняется при помощи персональных компьютеров
(далее - ПК), машинописным или рукописным способом. Из
регистрационно-контрольных карточек формируются справочные и
контрольные картотеки. Картотеки могут формироваться по алфавитному,
географическому, корреспондентскому, номинальному,
предметно-вопросному или тематическому, структурному или
хронологическому принципам. Карточки в разделе исполненных
документов в справочных картотеках группируются по номенклатуре дел.
Количество картотек и порядок их формирования определяются с учетом
необходимости непосредственно в подразделении.
23. Журнальная форма применяется лишь при незначительном объеме
документооборота (не более 600 документов в год).
Форма журнала регистрации входящих документов определена
согласно приложению 4, регистрации поступающих распорядительных
документов - согласно приложению 5 (далее - журналы регистрации
входящих документов).
24. При автоматизированной регистрации документов запись в
электронную базу данных производится непосредственно с документа с
использованием установленного набора обязательных реквизитов,
дублируется машинограммой карточки* (форма карточки соответствует
форме регистрационно-контрольной карточки) и используется в качестве
вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях
страховки информации, а также для предотвращения повторной
регистрации при передаче документов в другие структурные
подразделения. Электронная база данных используется при учете,
поиске документов, контроле исполнения и для других целей и
обеспечивает работников информацией о документах и месте их
нахождения при помощи вывода на дисплей или изготовления карточек.
Поиск информации производится централизованно на автоматизированных
рабочих местах.
______________________________
*При наличии систем, обеспечивающих повышенную надежность
хранения информации (сервер, система резервного копирования),
информация может не дублироваться карточками.
25. После регистрации документы в день их поступления
передаются на рассмотрение Министру по чрезвычайным ситуациям
Республики Беларусь (далее - Министр), его заместителям, начальникам
подчиненных МЧС подразделений (далее - руководители) согласно
установленному распределению должностных обязанностей или
непосредственно начальникам структурных подразделений (исполнителям)
в соответствии с их компетенцией. Срочные документы передаются по
мере получения. Перечень документов, передаваемых для исполнения
непосредственно начальникам структурных подразделений МЧС
(исполнителям), определяется согласно приложению 6.
26. Руководители рассматривают документы в день их
поступления.
Результаты рассмотрения документов отражаются в форме
резолюции, которая должна содержать ясное и исчерпывающее указание о
порядке и характере исполнения документов и исполнителях.
На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие
резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется
порядок исполнения документов.
Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа
документа (на письмах - под реквизитом "Адресат") или на отдельном
листе по форме согласно приложению 7, прилагается к документу и
является его составной частью.
В состав резолюции должны входить следующие элементы: инициалы
и фамилия исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения
(при необходимости), подпись, дата.
При оформлении резолюции на отдельном листе к ним добавляются
полное наименование подразделения, расшифровка подписи и
регистрационный индекс документа, к которому относится данная
резолюция.
Резолюция переносится в зависимости от формы регистрации
документов соответственно в регистрационно-контрольную карточку,
журнал регистрации входящих документов или электронную базу данных.
Далее документ направляется в соответствующее структурное
подразделение, а при наличии нескольких исполнителей -
ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.
27. Ко всем зарегистрированным документам при карточной форме
регистрации прикладывается экземпляр регистрационно-контрольной
карточки. Второй экземпляр с росписью о получении документа
помещается в раздел "Неисполненные документы" справочной картотеки,
находящейся в службе делопроизводства, или, если документ требует
контроля исполнения, в контрольную картотеку.
При автоматизированной форме регистрации документов роспись о
получении документов проставляется в журнале передачи документов
исполнителям по форме согласно приложению 8 либо в
регистрационно-контрольной карточке.
28. В МЧС ведется автоматизированная регистрация документов с
использованием электронной базы данных. При передаче документа в
структурное подразделение к нему прикладывается
регистрационно-контрольная карточка, которая заполняется с помощью
ПК.
29. При необходимости срочного исполнения или ознакомления с
документом нескольких структурных подразделений или должностных лиц
в службе делопроизводства делается и направляется на исполнение
необходимое количество копий (по числу исполнителей).
Подлинник документа передается ответственному исполнителю с
пометкой о том, кому разосланы копии.
30. Если размножение документа не разрешено или в силу большого
количества листов затруднено, его передают исполнителям поочередно.
Ответственный исполнитель должен быть ознакомлен первым. Он должен
определить дальнейший порядок и сроки прохождения документа.
31. Ответственному исполнителю предоставляется право
координировать и контролировать действия соисполнителей. В
необходимых случаях он составляет план распределения обязанностей по
выполнению отдельных пунктов поручения между другими структурными
подразделениями. План согласовывается с начальниками соответствующих
структурных подразделений и утверждается руководителем. Копия плана
представляется работнику, ответственному за контроль исполнения
документов.
32. Соисполнители в равной степени несут ответственность за
своевременное и качественное исполнение документа. Они должны
представлять свои предложения ответственному исполнителю, если иное
не оговаривается отдельно:
за 10 дней до окончания срока исполнения при сроке исполнения
документа - месяц;
не позднее чем за 7, 5, 3 рабочих дня до окончания срока
исполнения, если срок исполнения не превышает 20, 15, 10 дней
соответственно;
по согласованию с ответственным исполнителем - для документов
со сроком исполнения менее 10 дней.
33. Движение документа в процессе его исполнения (ознакомления)
фиксируется в зависимости от формы регистрации документа
соответственно в регистрационно-контрольной карточке, находящейся в
службе делопроизводства, журнале регистрации входящих документов или
электронной базе данных.
Документ, направленный на исполнение в структурное
подразделение, может быть передан в другое структурное подразделение
только с разрешения руководителя, написавшего резолюцию*, с
обязательным уведомлением службы делопроизводства о движении
документа.
______________________________
*Кроме документов, которые передаются временно.
34. От момента поступления к исполнителю до исполнения документ
находится в рабочей папке исполнителя и в дело не помещается.
В регистрационно-контрольную карточку, находящуюся в
структурном подразделении, исполнителем вносятся все записи о
сделанных по нему запросах, направленных для исполнения поручениях и
полученных ответах. Все записи должны производиться своевременно и
точно отражать ход решения вопросов, содержащихся в документах.
На исполненном документе и в регистрационно-контрольной
карточке, находящейся в структурном подразделении, исполнитель
проставляет отметку об исполнении документа и о направлении его в
дело с указанием индекса дела. Эта отметка переносится в зависимости
от формы регистрации документов соответственно в
регистрационно-контрольную карточку, находящуюся в службе
делопроизводства (которая затем помещается в раздел "Исполненные
документы" справочной картотеки), электронную базу данных или журнал
учета входящих документов.
ГЛАВА 3
ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
35. Подготовка документов включает составление и оформление
проекта документа, его подписание, при необходимости согласование
(визирование), утверждение, размножение (тиражирование).
Проект документа представляется ответственным исполнителем на
подпись руководителю полностью оформленным, проверенным,
согласованным со всеми заинтересованными, вместе с приложениями и
материалами, на основании которых он подготовлен.
Ответственность за качество и своевременность подготовки,
правильность оформления документов, а также достоверность
приведенных в них данных возлагается на составителей (ответственных
исполнителей) документов, а также лиц, завизировавших и (или)
подписавших документы.
36. Разработка и оформление документов предполагают
обязательное соблюдение установленных требований и правил.
Для придания документу юридической силы необходимы наличие
обязательных для данного вида документа реквизитов и установленный
порядок их расположения.
Проверка соответствия документов действующему законодательству
возлагается на управление правового обеспечения МЧС (далее - УПО),
юридические службы подчиненных МЧС подразделений.
Реквизиты на документах располагаются согласно приложению 9.
Существуют два вида расположения реквизитов на документах,
исполненных на бланке без изображения Государственного герба
Республики Беларусь, - продольное согласно приложению 10 и угловое
согласно приложению 11.
Обязательными реквизитами для организационно-распорядительных
документов являются наименование организации-автора, название вида
документа, дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись,
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
37. Реквизит "наименование организации-автора" обозначается в
бланках документов и состоит из полного и сокращенного наименования
МЧС, подчиненного ему подразделения.
Распорядительные документы печатаются на общих бланках
организационно-распорядительных документов с изображением
Государственного герба Республики Беларусь, а письма - на бланках
для писем с изображением Государственного герба Республики Беларусь
(далее - гербовые бланки).
Исключение составляют совместные документы нескольких
организаций.
Описание гербовых бланков и порядок расположения реквизитов в
них утверждаются приказом МЧС.
При исполнении документов на бланке без изображения
Государственного герба Республики Беларусь наименование
организации-автора помещается слева - при угловом расположении
реквизитов, по центру - при продольном расположении реквизитов.
38. Каждый документ (кроме писем) должен иметь реквизит
"название вида документа": постановление, приказ, акт, докладная
записка и тому подобное.
Название документа пишется прописными буквами и помещается на
гербовых бланках ниже реквизита "наименование организации-автора",
при оформлении документов на бланках без изображения
Государственного герба Республики Беларусь - вверху слева при
угловом расположении реквизитов или по центру при продольном
расположении реквизитов. Название документа должно соответствовать
его содержанию.
39. Дата подписания (утверждения) документа лицом,
уполномоченным подписывать или утверждать документ, указывается им в
реквизите "дата" и является датой этого документа.
Реквизит "дата" на общих бланках располагается слева ниже
реквизита "название вида документа", на бланках для писем слева ниже
реквизита "наименование организации-автора".
Для документов коллегиальных органов датой является дата
принятия тех или иных решений (дата проведения совещания и тому
подобное).
На документах, составленных совместно несколькими
организациями, датой документа является дата подписания его
последней организацией (должностным лицом).
Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также
даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы
даты записываются арабскими цифрами в одной строке в следующей
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца - двумя
цифрами от 01 до 31, месяц от 01 до 12, год - четырьмя цифрами.
Например: 31.11.2001
В текстах документов, содержащих сведения финансового
характера, а также в текстах и датах принятия нормативных правовых
актов применяется словесно-цифровой способ оформления.
Например: 30 марта 2001 г.
При ссылках в тексте документа на даты принятия законов
Республики Беларусь, международных договоров Республики Беларусь,
актов Верховного Совета Республики Беларусь, постановлений палат
Национального собрания Республики Беларусь пишется полное слово
"год".
40. Реквизит "индекс" документа проставляется рядом на одной
строке с реквизитом "дата". Только при оформлении документов на
общем бланке без изображения Государственного герба Республики
Беларусь при продольном расположении реквизитов "индекс"
проставляется на уровне реквизита "дата" в правой половине листа.
Регистрационные индексы на документах, составленных совместно
несколькими организациями, проставляются через косую черту в порядке
указания организаций-авторов на документах (слева направо).
Например: 100/50.
41. Реквизит "место составления" располагается под реквизитами
"дата" и "индекс".
При оформлении документа на бланке без изображения
Государственного герба Республики Беларусь при продольном
расположении реквизитов этот реквизит помещается в центре ниже
реквизитов "дата" и "индекс".
На письмах этот реквизит отсутствует.
42. На месте реквизита "место составления" под реквизитами
"дата" и "индекс" на письмах размещается реквизит "ссылка на индекс
и дату входящего документа", который включает индекс и дату
документа, на который дается ответ.
43. В состав реквизита "адресат" включаются наименование
организации, наименование структурного подразделения, должность,
фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ, и его адрес.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в
правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или в
подчиненные подразделения. Каждая составная часть реквизита
"адресат" должна начинаться с новой строки. В конце смысловых строк
(составных частей адресата) знаки препинания не ставятся, а в
середине строк - сохраняются.
При адресовании документа в организацию без указания
должностного лица ее наименование пишут в именительном падеже.
Например:
ООО "Менеджмент"
ул.Осипенко, 17
224005, г.Брест
При направлении документа должностному лицу наименование
организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия
адресата - в дательном.
Например:
Министерство образования
Республики Беларусь
Начальнику отдела кадров
Фамилия И.О.
При направлении документа руководителю организации наименование
организации входит в состав наименования должности адресата. Весь
реквизит пишется в дательном падеже.
Например:
Министру
по чрезвычайным ситуациям
Республики Беларусь
Фамилия И.О.
При адресовании документа нескольким однородным организациям их
названия следует указывать обобщенно:
Например:
Начальникам областных и
Минского городского управлений
МЧС
При адресовании документа частному лицу вначале указывают
фамилию и инициалы получателя, затем его почтовый адрес в
соответствии с почтовыми правилами, действующими на территории
Республики Беларусь.
Например:
Свиридович Н.П.
ул.Садовая, д.15, кв.26
223120, п/о Логоза
Логойского р-на
Минской области
Реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресов.
Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не
указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса
составляется список рассылки по форме согласно приложению 12 и на
каждом документе указывают только одного адресата.
Если документ является ответом, первым адресатом следует
указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости
остальных адресатов.
При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его
адресование другим адресатам не допускается.
44. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу
документа. Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатаются прописными
буквами без кавычек и выделений жирным шрифтом или подчеркиванием.
Типовой перечень документов, подлежащих утверждению, определен
согласно приложению 13.
Если документ утверждается одним должностным лицом, в
компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе,
то гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования
должности, личной подписи, ее расшифровки и даты. Дата утверждения в
грифе утверждения проставляется должностным лицом, утвердившим
документ, месяц и год может быть отпечатан.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Министр
по чрезвычайным ситуациям
Республики Беларусь
И.О.Фамилия
___.02.2004
Если документ утверждается несколькими должностными лицами, то
грифы утверждения располагаются на одном уровне.
Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, то
гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия вида
документа в именительном падеже, его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министерства
по чрезвычайным ситуациям
Республики Беларусь
17.01.2003 № 12
В указанном грифе отражаются также сведения об изложении
утвержденного распорядительного документа в новой редакции.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министерства
по чрезвычайным ситуациям
Республики Беларусь
11.07.2000 № 104
(в редакции
приказа Министерства
по чрезвычайным ситуациям
Республики Беларусь
11.08.2004 № 168)
45. Реквизит "заголовок к тексту документа" располагается от
границы левого поля. Он пишется строчными буквами (кроме заглавной
буквы "О"). Использовать перенос в заголовке не допускается. В конце
заголовка точка не ставится. В заголовке разрешается употреблять
сокращения слов, используемые в стандартах и классификаторах.
Заголовок формулируется исполнителем и должен грамматически
согласовываться с названием документа, быть максимально кратким,
емким, точно передавать смысл текста.
Например: приказ (о чем?) "Об утверждении инструкции...",
протокол (чего?) "заседания коллегии".
46. Реквизит "отметка о контроле" содержит букву "К" или слово
"Контроль" и выполняется от руки или штемпелем, как правило, цветным
(красным) карандашом или чернилами. Отметка располагается на левом
поле лицевой стороны первого листа документа на уровне реквизита
"заголовок к тексту".
47. Текст документа должен быть кратким, не допускающим
различных толкований. Содержание документа должно касаться, как
правило, одного вопроса (темы), формулируемого в заголовке.
Тексты организационно-распорядительных документов и их
реквизиты печатаются единообразно, без выделения жирным шрифтом,
подчеркиванием или курсивом. При оформлении документов на двух и
более страницах вторая и последующие страницы должны быть
пронумерованы*.
______________________________
*Первая страница не нумеруется.
Тексты сложных по содержанию распорядительных документов
разбиваются на разделы, главы, пункты и подпункты.
В тексте названия видов нормативных правовых актов указываются
следующим образом:
декретов и указов Президента Республики Беларусь, законов
Республики Беларусь, актов Верховного Совета Республики Беларусь
(его Президиума), постановлений палат Национального собрания
Республики Беларусь, утверждаемых актов, международных договоров
Республики Беларусь и приложений к ним, заключений Конституционного
Суда - с прописной буквы;
распоряжений Президента Республики Беларусь, актов
Правительства Республики Беларусь, министерств, иных республиканских
органов государственного управления, Национального банка,
Национальной академии наук Беларуси, решений местных Советов
депутатов, исполнительных и распорядительных органов, постановлений
Пленума Верховного Суда, Пленума Высшего Хозяйственного Суда,
приложений к актам законодательства - со строчной буквы.
Перечисляемые в тексте фамилии, географические названия или
административно-территориальные единицы располагаются в алфавитном
порядке.
В тексте применяются только общепринятые сокращения, все
термины употребляются в одном значении; следует избегать
употребления антонимов, иностранных, устаревших или просторечных
слов и выражений, нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений,
восклицаний и призывов.
48. Реквизит "отметка о наличии приложения" помещается после
текста документа.
Если наименование документа-приложения указывается в тексте,
отметка о наличии приложения записывается в следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их
названия, количество листов и экземпляров каждого.
Например:
Приложение: 1. Докладная записка на 6 л. в 1 экз.
2. Информационно-справочный материал на 10 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий
приложения, отметка о наличии приложения оформляется следующим
образом:
Приложение: письмо начальника Минского областного управления
МЧС от 14.11.2001 № 5/2949 и приложение к нему, всего на 3 л.
в 1 экз.
При направлении приложения не во все указанные в документе
адреса отметку о наличии приложения оформляют по следующей форме:
Приложение: на 4 л. в 1 экз., в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
В случаях, если письмо является основным документом (например,
методического или нормативного характера), а приложение является его
составной частью, в правом верхнем углу приложения ставится отметка
по форме:
Приложение
к письму Министерства
по чрезвычайным ситуациям
Республики Беларусь
10.02.2003 № 1/02-06/115
Если приложение является основным документом, который
пересылается с сопроводительным письмом, то на нем данная отметка не
ставится.
В распорядительном документе отметка о наличии приложения не
проставляется. Указание о наличии приложения делается в тексте
документа.
Например: ... согласно приложению 1...
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем
углу делается отметка с указанием названия распорядительного
документа, его даты и номера.
Например:
Приложение 1
к постановлению
Министерства
по чрезвычайным ситуациям
Республики Беларусь
25.01.2002 № 2
В указанном грифе отражаются также сведения об изложении
приложения в новой редакции.
На документах, утверждаемых распорядительными документами,
отметка о приложении не ставится, а проставляется гриф утверждения.
Если приложение одно, оно не нумеруется.
49. Реквизит "подпись" располагается ниже реквизита "отметка о
приложении". В него входят наименование должности лица, подписавшего
документ, его звание*, личная подпись и ее расшифровка (инициалы,
фамилия).
______________________________
*При подписании документов, направляемых в гражданские
организации, звание не указывается.
Расшифровку подписи печатают на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Документы, составленные от имени МЧС, подписывают Министр или
его заместители, от имени подчиненных МЧС подразделений - начальники
этих подразделений или их заместители.
Документы, составленные от имени структурных подразделений,
подписывают руководители этих подразделений или лица, их замещающие.
Отдельные документы (доклады, докладные записки, справки, рапорты и
т.п.) могут подписываться исполнителем при условии, что разрешаемые
вопросы не выходят за пределы его полномочий.
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
Если документ подписывается несколькими лицами равных
должностей, их подписи располагаются на одном уровне:
Министр Министр труда
по чрезвычайным ситуациям и социальной защиты
Республики Беларусь Республики Беларусь
И.О.Фамилия И.О.Фамилия
При подготовке совместных документов в реквизит "подпись" в
наименование должности включают полное наименование организации.
При подписании документов, подготовленных комиссией,
указываются не должности лиц, составивших его, а распределение
обязанностей в составе комиссии. При этом фамилии членов комиссии
пишут в алфавитном порядке.
Например:
Председатель комиссии _________________ _________________
(личная подпись) (И.О.Фамилия)
Члены комиссии: _________________ _________________
(личные подписи) (И.О.Фамилия)
50. В реквизитах "подпись", "гриф утверждения" и "гриф
согласования" указываются должность лица, подписавшего, утвердившего
или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия.
При временном замещении должностных лиц, отсутствующих в связи
с отпуском, болезнью, командировкой или по другим причинам, подпись
оформляется по образцу:
И.о. (Исполняющий обязанности или Зам. (Заместитель)
начальника управления _______________ _________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед
наименованием должности.
51. На документах, связанных с расходованием денежных средств и
материальных ценностей, на других документах, определенных
нормативными правовыми актами Республики Беларусь, подпись
должностного лица заверяется печатью.
Оттиск печати на документах должен захватывать часть
наименования должности и личной подписи лица, подписавшего
(утвердившего) документ.
Например:
Министр
по чрезвычайным ситуациям --------¬
Республики Беларусь ¦ __¦______________ ________________
¦ М.П. ¦ (подпись) (И.О.Фамилия)
L--------
Порядок пользования печатями и штампами, место хранения печатей
и лица, ответственные за их хранение, определены инструкцией о
порядке пользования печатями, штампами и бланками с изображением
Государственного герба Республики Беларусь, их изготовления, учета,
хранения и уничтожения в МЧС и подчиненных ему органах,
подразделениях и организациях.
52. Реквизит "отметка о заверении копии" размещается ниже
реквизита "подпись" и состоит из надписи "Верно", наименования
должности лица, заверившего копию, его личной подписи, инициалов,
фамилии и даты заверения.
Например:
Верно
Начальник
(наименование подразделения) ______________ ___________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
________________
(дата)
Этот реквизит используется при свидетельствовании верности
копий или выписок из документа, не содержащих воспроизведения личной
подписи лица, подписавшего подлинник.
Копия должна воспроизводить все реквизиты документа, ее следует
оформлять на бланке или обычной бумаге с воспроизведением всех
реквизитов бланка подлинника. На копиях исходящих документов,
остающихся в деле, реквизиты бланка, должность лица, заверившего
копию, и дату заверения допускается не указывать.
Выписка отличается от копий документов тем, что в ней
воспроизводится не весь текст, а его часть. Констатирующая часть в
выписке обычно воспроизводится полностью.
Если выписка оформляется на общем гербовом бланке
организационно-распорядительных документов (для протоколов,
приказов, распоряжений и других распорядительных документов), то
слово "выписка" включается в название вида документа.
Например: ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
Дата, регистрационный индекс, место составления, указанные в
копии (выписке), должны соответствовать подлиннику независимо от
того, где, когда и кем готовилась копия (выписка).
Автоматические (факсимильные) копии определяются как
факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении
документа его воспроизводят целиком, включая изображение подписи.
Такие копии не нуждаются в дополнительном удостоверении, если это не
оговорено отдельно.
53. Реквизит "Гриф согласования" располагают ниже реквизита
"Подпись" в левом нижнем углу документа.
При оформлении согласования документа на титульном листе гриф
согласования располагается на лицевой стороне ниже реквизита
"заголовок к тексту документа".
Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования
должности лица, с которым согласовывается документ (включая
наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.
Слово "СОГЛАСОВАНО" печатается прописными буквами без кавычек и не
выделяется жирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Министр иностранных дел
Республики Беларусь
И.О.Фамилия
20.10.2004
Если согласование документа производится коллегиальным органом
или на основании письма, гриф согласования оформляется по следующей
форме:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания коллегии МЧС
20.03.1999 № 3 км
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Государственного таможенного
комитета Республики Беларусь
08.02.1999 № 02-12/63
Если грифов согласования несколько, они могут быть оформлены на
документе или листе согласования двумя вертикальными рядами. При
наличии отдельного листа согласования на документе делается пометка:
Лист согласования прилагается
__________________
(подпись)
__________________
(дата)
Лист согласования оформляется следующим образом:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
________________________________
наименование документа
гриф согласования гриф согласования
Грифы согласования на листе согласования оформляются в
соответствии с указанными выше правилами.
54. Внутреннее согласование документа проводится путем
визирования.
Реквизит "виза" проставляется на экземплярах документа,
остающихся в делопроизводстве организации, ниже реквизита "подпись"
слева на лицевой стороне последнего листа документа и приложений к
нему.
Проекты постановлений, приказов, распоряжений визируются на
оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа и
при размножении визы на копиях не воспроизводятся.
При невозможности размещения визы на документе необходимо
составлять отдельный лист согласования.
В реквизит "виза" входят наименование должности визирующего,
его личная подпись, ее расшифровка и дата.
Например:
Начальник управления кадров
___________________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
_______________
(дата)
Сроки внутреннего согласования больших по объему и сложных по
содержанию документов не должны превышать двух-трех дней (для каждой
согласующей инстанции). Остальные документы визируются в день их
поступления на согласование.
55. Реквизит "фамилия и номер служебного телефона исполнителя"
размещается на лицевой стороне последнего листа документа в левом
нижнем углу и пишется без знаков препинания.
Перед фамилией печатается индекс подразделения, в котором
готовился документ.
Ниже проставляется дата создания документа, имя файла.
Например:
2 Иванов 229 77 74
11.12.2002 Мои документы\ письмо.doc
На распорядительных документах отметка об исполнителе
проставляется на оборотной стороне последнего листа документа.
56. Реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его
в дело" проставляется на нижнем поле первого листа документа и
содержит слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться
документ, дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении,
личную подпись исполнителя или руководителя
подразделения-исполнителя, дату.
Например:
В дело № 07-01
Направлен ответ
№ 1/07-01/260 от 10.01.2004
_________________
(подпись)
_________________
(дата)
Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении,
приводятся краткие сведения об исполнении.
Например:
В дело № 01-14
Документ завизирован Министром
без замечаний 21.11.2002
и передан в Минпром
_________________
(подпись)
_________________
(дата)
57. Требования, предъявляемые к документам, изготовляемым с
помощью печатающих устройств, определены согласно приложению 14.
ГЛАВА 4
ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ, СОГЛАСОВАНИЯ, ПРИНЯТИЯ, НАПРАВЛЕНИЯ
НА ОБЯЗАТЕЛЬНУЮ ЮРИДИЧЕСКУЮ ЭКСПЕРТИЗУ И ГОСУДАРСТВЕННУЮ
РЕГИСТРАЦИЮ, УЧЕТА НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ
58. Подготовка проектов нормативных правовых актов (далее -
проект) осуществляется заинтересованными структурными
подразделениями центрального аппарата МЧС и подчиненными МЧС
подразделениями.
59. Подготовка проектов, их оформление с соблюдением требований
нормотворческой техники, внесение изменений и дополнений в них
осуществляется в соответствии с Законом Республики Беларусь от 10
января 2000 года "О нормативных правовых актах Республики Беларусь"
(Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., №
7, 2/136; 2004 г., № 175, 2/1070), Правилами подготовки проектов
нормативных правовых актов, утвержденными Указом Президента
Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. № 359 "О мерах по
совершенствованию нормотворческой деятельности" (Национальный реестр
правовых актов Республики Беларусь, 2003 г., № 92, 1/4856).
Порядок подготовки, согласования и внесения на рассмотрение в
Совет Министров Республики Беларусь проектов законов Республики
Беларусь, указов, декретов и распоряжений Президента Республики
Беларусь, постановлений Совета Министров Республики Беларусь
определен Регламентом Совета Министров Республики Беларусь,
утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от
20 марта 2000 г. № 355 (Национальный реестр правовых актов
Республики Беларусь, 2000 г., № 33, 5/2838; 2004 г., № 108,
5/14508).
60. На согласование и обязательную юридическую экспертизу в УПО
проект направляется после его согласования со всеми
заинтересованными структурными подразделениями центрального аппарата
МЧС и подчиненными МЧС подразделениями. К проекту прилагаются
обоснование необходимости его принятия, финансово-экономическое
обоснование, а также справка о не учтенных в процессе согласования
замечаниях и предложениях, которым УПО дает правовую оценку.
61. Нормативные правовые акты МЧС подлежат в установленном
порядке обязательной юридической экспертизе в Министерстве юстиции
Республики Беларусь и включению в Национальный реестр правовых актов
Республики Беларусь.
62. Для направления нормативного правового акта МЧС на
обязательную юридическую экспертизу в Министерство юстиции
Республики Беларусь подразделения, ответственные за его разработку,
представляют в день подписания проекта в УПО следующий пакет
документов:
6 экземпляров нормативного правового акта (один из которых
оригинал);
справку-обоснование;
выписку из решения коллегии (для постановлений);
текст нормативного правового акта на электронном (магнитном)
носителе;
сопроводительное письмо.
Структурные подразделения центрального аппарата МЧС и
подчиненные МЧС подразделения, организующие подготовку нормативного
правового акта МЧС, несут ответственность за своевременное и полное
представление относящихся к нему документов в УПО.
63. УПО в течение трех дней с момента подписания направляет
нормативный правовой акт МЧС в Министерство юстиции Республики
Беларусь и осуществляет сопровождение прохождения обязательной
юридической экспертизы нормативного правового акта.
64. Первый экземпляр нормативного правового акта МЧС после
включения его в Национальный реестр правовых актов Республики
Беларусь направляется на хранение в отдел делопроизводства МЧС.
Копия нормативного правового акта с заключением Министерства юстиции
Республики Беларусь направляется отделом делопроизводства МЧС в УПО
для учета.
65. Подготовленные структурными подразделениями центрального
аппарата МЧС и подчиненными МЧС подразделениями проекты законов
Республики Беларусь, указов, декретов и распоряжений Президента
Республики Беларусь, постановлений Совета Министров Республики
Беларусь подлежат обязательному согласованию с УПО до представления
их руководству. Копии проектов указанных нормативных правовых актов
(включая сопроводительное письмо), внесенных в Совет Министров
Республики Беларусь, представляются в УПО для учета.
ГЛАВА 5
ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ, ОФОРМЛЕНИЯ И УЧЕТА ОТДЕЛЬНЫХ
ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
66. Распорядительные документы (постановление, приказ,
распоряжение) оформляются на общих гербовых бланках
организационно-распорядительных документов. Постановление
оформляется согласно приложению 15, приказ - согласно приложению 16,
распоряжение - согласно приложению 17. Если распорядительный
документ включает в себя несколько страниц текста, то на гербовом
бланке печатается только первая страница, остальные оформляются на
обычных листах бумаги.
Совместные распорядительные документы МЧС и других
республиканских органов государственного управления и организаций,
подчиненных Правительству Республики Беларусь, издаются в форме
постановлений. Совместный распорядительный документ имеет одну дату
принятия и регистрационный номер, состоящий из регистрационных
номеров каждого из нормотворческих органов. Наименования
нормотворческих органов располагаются в соответствии с их полными
официальными наименованиями в верхней части первого листа
постановления по центру, вертикально.
Подписи руководителей, принявших совместное постановление,
располагаются на одном уровне в одну или несколько строк.
Распорядительные документы должны содержать следующие
обязательные реквизиты: наименование организации (организаций),
издающей документ, название вида документа, дату и регистрационный
номер, место издания, заголовок, текст, визы, подпись.
Текст распорядительного документа состоит из констатирующей* и
распорядительной частей. В констатирующей части излагаются факты,
послужившие основанием для издания распорядительного документа.
______________________________
*Может отсутствовать.
Если распорядительный документ создается на основании другого
распорядительного документа, вносит изменения или дополнения в
действующий распорядительный документ или отдельные его положения,
приостанавливает действие, отменяет либо признает утратившим силу
какой-либо распорядительный документ, он должен содержать ссылку на
эти документы.
Ссылка состоит из указания точной (до абзаца) нормы, на которую
делается ссылка (при применении ссылки на отдельный структурный
элемент распорядительного документа), вида и названия документа,
даты принятия, регистрационного номера*, источника официального
опубликования (обязателен для нормативных правовых актов, не
указывается при ссылке в преамбуле).
______________________________
*Кроме законов Республики Беларусь и постановлений Палаты
представителей Национального собрания Республики Беларусь.
Например:
Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от 19 мая
1999 г. № 285 "О некоторых мерах по стабилизации цен (тарифов) в
Республике Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики
Беларусь, 1999 г., № 40, 1/371)...
1. Внести в Положение об условиях оплаты труда лиц рядового и
начальствующего состава органов и подразделений по чрезвычайным
ситуациям Республики Беларусь, утвержденное приказом Министерства по
чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 20 декабря 2001 г. №
173, изменения и дополнения в следующей редакции:
"..."
При ссылке на утвержденный документ добавляется вид, дата
принятия, регистрационный номер документа, которым утвержден данный
документ.
Например:
В соответствии с Положением о Министерстве по чрезвычайным
ситуациям Республики Беларусь, утвержденным Указом Президента
Республики Беларусь от 19 января 1999 г. № 35 (Национальный реестр
правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., № 7, 1/44),...
При неоднократном применении (кроме первого) ссылок на закон
Республики Беларусь указывается только его название.
При неоднократном применении ссылок на иной распорядительный
документ указываются его вид, дата принятия (издания) и
регистрационный номер.
При неоднократном применении ссылок на утвержденный документ
указываются его вид и название, а также вид, дата принятия (издания)
и регистрационный номер распорядительного документа, которым
утвержден данный документ.
Ссылка на распорядительный документ или структурный элемент
этого документа в этом же документе делается только с использованием
слова "настоящий".
Например:
Настоящая Инструкция устанавливает...
Распорядительная часть постановления начинается словом
"ПОСТАНОВЛЯЕТ", приказа - "ПРИКАЗЫВАЮ", распоряжения - "ОБЯЗЫВАЮ",
"ПРЕДЛАГАЮ", а заканчивается указанием должностного лица,
ответственного за контроль исполнения документа или его конкретных
пунктов.
В некоторых случаях в распоряжениях распорядительное слово
"ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" может отсутствовать.
Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает,
что контроль будет осуществлять руководитель, от имени которого
издается документ.
Текст в зависимости от вида распорядительного документа
подразделяется на пункты, которые могут объединяться в главы и
разделы. В значительных по объему документах может содержаться
оглавление.
Разделы обозначаются римскими цифрами и должны иметь название,
которое пишется прописными буквами и размещается в центре строки.
Разделы должны включать не менее двух глав, кроме разделов,
именуемых "Общие положения", "Общие вопросы", "Основные положения",
"Заключительные положения".
Главы обозначаются арабскими цифрами и должны иметь название,
которое пишется прописными буквами и размещается в центре строки.
Главы должны включать не менее двух пунктов, кроме глав, именуемых
"Общие положения", "Общие вопросы", "Основные положения",
"Заключительные положения".
Пункты обозначаются арабскими цифрами с точкой после них и
названия не имеют.
Абзацы, как правило, заканчиваются точкой с запятой, кроме
первого абзаца соответствующего структурного элемента, который
заканчивается двоеточием, и последнего абзаца, который заканчивается
точкой.
Подпункты обозначаются несколькими арабскими цифрами с точками
после каждой из них, первая из которых обозначает номер пункта.
Часть текста начинается с прописной буквы и заканчивается
точкой, кроме последней части подпункта, которая может заканчиваться
точкой с запятой. В случае, если часть состоит из нескольких
абзацев, абзацы начинаются со строчной буквы, кроме первого абзаца
части, который начинается с прописной буквы. При этом первый абзац
части заканчивается двоеточием, все последующие - точкой с запятой,
кроме последнего абзаца, который заканчивается точкой.
Если часть является структурным элементом пункта или подпункта,
то первая часть пункта, подпункта, как правило, начинается с
арабской цифры с точкой, после которой следует прописная буква, или
с нескольких арабских цифр с точками после каждой из них, после
которых следует строчная буква.
Нумерация разделов, глав, статей, пунктов должна быть сквозной
для всего распорядительного документа, подпунктов - сквозной для
каждого пункта.
В тексте номера разделов, глав, статей, пунктов, подпунктов
обозначаются цифрами, номера частей и абзацев при ссылках на них
пишутся словами.
Определения наиболее важных терминов, используемых в документе
и являющихся общими для всего документа, указываются в одной статье
(пункте), обычно помещаемой в начале текста документа.
В тех случаях, когда пояснения или сокращенные наименования не
могут быть помещены в текст пункта, используются подстрочные
примечания. Подстрочные примечания, обозначаемые цифрой или
звездочкой, выносятся вниз за текст страницы документа и отмечаются
знаком, идентичным знаку, стоящему у поясняемой части основного
текста. Подстрочные примечания, обозначаемые словом "Примечание."
или "Примечания:", выносятся за текст проекта акта либо приложения к
нему. Текст подстрочного примечания, кроме обозначаемого словом
"Примечание." или "Примечания:", отделяется от основного текста
проекта прямой линией. Текст подстрочного примечания начинается с
абзаца с прописной буквы, набирается более мелким шрифтом и
заканчивается точкой. Нумерация (обозначение) подстрочных примечаний
цифрой или звездочкой является сквозной для каждой страницы проекта
акта.
В виде приложений оформляются приводимые таблицы, графики,
карты, схемы, перечни, иллюстрации и тому подобное, а
соответствующие пункты документа должны иметь ссылки на эти
приложения.
Если распорядительный документ отменяет или приостанавливает
действие ранее изданного документа, эта норма записывается в
последнем пункте документа.
При отмене распорядительных документов, издаваемых МЧС,
подчиненными ему подразделениями, употребляется словосочетание
"Признать утратившим силу...", при отмене действия распорядительных
документов других организаций - "Не применять в органах и
подразделениях по чрезвычайным ситуациям...".
Например:
3. Признать утратившим силу приказ Министерства по чрезвычайным
ситуациям Республики Беларусь от 23 октября 2000 г. № 158 "О
введении в действие норм снабжения вещевым имуществом, правил
ношения формы одежды и описания предметов форменной одежды личного
состава органов и подразделений по чрезвычайным ситуациям Республики
Беларусь".
Приказы по основной деятельности оформляются согласно
приложениям 18-20.
Признанию утратившими силу (отмене) подлежат распорядительные
документы в целом, их структурные элементы, если они не содержат
норм, сохраняющих свое значение, а также иные структурные элементы
при включении их в перечень документов, подлежащих признанию
утратившими силу в связи с принятием (изданием) нового
распорядительного документа (далее - перечень), исключению -
отдельные слова, цифры, предложения, а также структурные элементы
документа, не включаемого в перечень.
В перечне распорядительные документы располагаются по их видам
и в хронологическом порядке. Перечень, состоящий из десяти и более
документов, должен содержать порядковую нумерацию.
В перечень включается основной распорядительный документ (его
структурные элементы), а также распорядительные документы, которыми
в его текст (текст структурных элементов) были внесены изменения и
(или) дополнения (дано толкование или приостановлено действие
документа (его структурных элементов), признаны утратившими силу или
отменены структурные элементы документа).
Изменять, дополнять, признавать утратившим силу
распорядительный документ (его структурные элементы), имеющие
ограничительный гриф, могут только распорядительные документы,
содержащие аналогичный ограничительный гриф, кроме документов (его
структурных элементов), предусматривающих отмену ограничительного
грифа.
Не допускаются изменение и (или) дополнение, признание
утратившим силу распорядительного документа (его структурных
элементов), не имеющего ограничительного грифа, распорядительным
документом (его структурными элементами), содержащим ограничительный
гриф.
Отменять и вносить изменения в распорядительные документы могут
только органы (должностные лица), их издавшие, или вышестоящие
органы (должностные лица).
Термины, применяемые в распорядительных документах, должны
соответствовать терминологии, принятой в законодательстве Республики
Беларусь и в органах и подразделениях по чрезвычайным ситуациям, и
употребляться в одном и том же значении во всем тексте проекта.
Действительные наименования управлений, отделов и других
структурных подразделений центрального аппарата МЧС, подчиненных ему
подразделений, а также должности работников пишутся в строгом
соответствии со штатами (штатным расписанием).
Наименования организаций, находящихся в ведении МЧС, пишутся в
соответствии с их уставами.
Издаваемые в МЧС постановления и приказы (распоряжения - при
необходимости) перед подписанием в обязательном порядке визируются
заместителями Министра, начальником УПО, начальником отдела
делопроизводства МЧС, начальником сектора режимно-секретной работы*
и, если в документе затрагиваются вопросы финансирования, -
начальником управления финансовой и экономической работы. При
необходимости этот перечень может быть расширен другими
заинтересованными.
______________________________
*Кроме приказов по личному составу.
Если в процессе визирования документа возникают разногласия,
документ может визироваться с замечаниями. В этом случае
проставляется отметка о наличии замечаний, которые прикладываются к
документу.
Запрещается включать в распорядительный документ исполнителем
структурное подразделение или работника подразделения без
согласования с ним и (или) его непосредственным руководителем.
Для подчиненных МЧС подразделений перечень лиц, которые
визируют распорядительные документы, определяют их руководители.
Все распорядительные документы сдаются в службу
делопроизводства в день их подписания для регистрации. Регистрация
ведется в зависимости от выбранной формы на
регистрационно-контрольных карточках, в журнале регистрации
издаваемых распорядительных документов по форме согласно приложению
21 или в автоматизированной базе данных.
Постановления, приказы и распоряжения регистрируются раздельно.
Приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов
по личному составу.
В зависимости от формы регистрации на
регистрационно-контрольных карточках, в журнале регистрации
издаваемых распорядительных документов или в электронной базе данных
должны быть отметки о рассылке копий документов (с указанием
экземпляров, а также номера и даты реестра или номера книги рассылки
и даты передачи). Книга рассылки оформляется согласно приложению 22.
Регистрация каждого вида распорядительных документов должна
ежегодно начинаться с первого номера.
Регистрационным индексом распорядительного документа является
его порядковый регистрационный номер в пределах данного вида
документа, возрастающий в пределах года. Индексация документов
цифровая.
Подразделениям, территориально удаленным от издавшей
распорядительный документ организации, направляются копии или
выписки из этих документов*.
______________________________
*Для приказов по личному составу.
Подразделения и должностные лица, до сведения которых
необходимо довести распорядительный документ, перечисляются
исполнителем в списке рассылки, размещаемом на обороте последнего
листа документа в левом нижнем углу и при размножении не
воспроизводимом.
Оборотная сторона распорядительного документа оформляется
согласно приложению 23.
При большом количестве адресатов может составляться отдельный
список рассылки по форме согласно приложению 10. Служба
делопроизводства может вносить изменения в список рассылки с целью
оптимального обеспечения структурных подразделений распорядительными
документами, создания необходимого резерва и избежания их излишнего
изготовления.
Зарегистрированные распорядительные документы при необходимости
их тиражирования передаются лицу, которому по должностным
обязанностям поручено размножение документов.
С каждого документа-подлинника (кроме приказов по личному
составу) делается контрольный экземпляр.
Распорядительные документы рассылаются без сопроводительных
писем за присвоенными им номерами. Каждому экземпляру
распорядительного документа присваивается номер (начиная со второго
номера). Дополнительные экземпляры распорядительных документов могут
быть высланы по мотивированному запросу руководителя подчиненного
подразделения.
Поступающие в подразделения распорядительные документы
вышестоящих организаций при необходимости их доведения до
нижестоящих подразделений размножаются в необходимом количестве. На
размноженных экземплярах рядом с номером экземпляра поступившего
документа через тире проставляются новые номера экземпляров, начиная
с первого, а в нижнем правом углу первого листа - штамп "Учтено
в _________________________________________________________________"
(наименование службы делопроизводства)
и подпись работника, отвечающего за учет распорядительных
документов. На поступившем экземпляре документа и в журналах
регистрации поступающих распорядительных документов
(регистрационно-контрольных карточках, электронных базах данных)
делаются отметки о рассылке копий. Журнал регистрации поступающих
распорядительных документов оформляется согласно приложению 24.
При отмене или внесении изменений в распорядительные документы
службой делопроизводства или работником, которому это поручено,
делаются отметки (с указанием вида, даты и номера распорядительных
документов, отменяющих их или которыми вносятся изменения) на
контрольном экземпляре - для издаваемых распорядительных документов,
на копиях - для поступивших распорядительных документов, а также в
журналах регистрации, регистрационно-контрольных карточках или
электронных базах данных, в которых зарегистрированы эти документы.
При изменении или дополнении отдельного пункта
распорядительного документа делается отметка:
"Изменен (дополнен) пункт _____________________________________
(наименование
__________________________________________________________ № _____".
распорядительного документа)
При изложении распорядительного акта в новой редакции делается
отметка:
"Изменен ______________________________________________ № ___".
(наименование распорядительного документа)
При изложении пункта распорядительного документа в новой
редакции старый текст этого пункта перечеркивается и делается
отметка:
"Новая редакция пункта _________________________________
(наименование
__________________________________________________________ № _____".
распорядительного документа)
При признании пункта (подпункта, части, абзаца)
распорядительного документа утратившим силу текст этого пункта
(подпункта, части, абзаца) перечеркивается и делается отметка:
"Утратил силу _________________________________________ № ___".
(наименование распорядительного документа)
При признании распорядительного документа утратившим силу его
текст и текст всех приложений к нему перечеркивается и делается
отметка:
"Утратил силу _________________________________________ № ___".
(наименование распорядительного документа)
На распорядительных документах могут делаться также отметки,
когда необходимо показать взаимную связь норм. В этом случае
делается отметка со ссылкой на новый распорядительный документ:
"См. _________________________________________________ № ____".
(наименование распорядительного документа)
Все копии поступивших в подразделения* из вышестоящих органов
распорядительных документов, утративших силу, хранятся отдельно от
действующих документов и уничтожаются через год после отмены с
составлением акта об уничтожении.
______________________________
*Кроме областных управлений МЧС и Научно-исследовательского
института пожарной безопасности и проблем чрезвычайных ситуаций.
Областные управления МЧС и Научно-исследовательский институт
пожарной безопасности и проблем чрезвычайных ситуаций формируют
поступившие копии распорядительных документов вышестоящих органов в
дела. Сроки хранения таких дел определяются по согласованию с
государственным архивным учреждением, источником комплектования
которого является данное подразделение.
Ознакомление начальников структурных подразделений (или
конкретных работников), которых касаются нормы распорядительных
документов*, производится под подпись на листе ознакомления или
оборотной стороне последнего листа документа с указанием фамилии и
даты. Листы ознакомления для издаваемых распорядительных документов
хранятся вместе с подлинниками этих документов.
______________________________
*Кроме приказов по личному составу.
Порядок прохождения и ознакомления с поступающими
распорядительными документами аналогичен порядку работы с входящими
документами.
Экземпляры распорядительных документов выдаются работникам для
работы под подпись в журнале передачи документов исполнителям.
Контроль за своевременным ознакомлением с распорядительными
документами работников и возвратом этих документов возлагается на
службы делопроизводства.
Отдельным видом распорядительных документов являются приказы по
личному составу.
Приказы по личному составу имеют смешанный индекс (цифровой и
буквенный) с добавлением к номеру регистрации букв "л/с" (для
приказов со сроком хранения 75 лет) или "к" (со сроком хранения 3
года).
Приказы по личному составу разделяются на приказы, касающиеся:
приема на службу, перевода, перемещения, увольнения,
премирования, поощрения, присвоения званий, присвоения классной
квалификации, длительных и зарубежных командировок, взысканий со
сроком хранения 75 лет;
отпусков, командировок, назначения дежурных, срок хранения
которых 3 года.
Приказы по личному составу о премировании, присвоении
специальных званий, командировании (заграничные командировки),
наложении и снятии дисциплинарных взысканий оформляются согласно
приложениям 25-29.
Заголовок к тексту приказа по личному составу в зависимости от
его содержания может быть: "О поощрении", "О назначении" и так
далее.
Если приказ касается одного работника, то в заголовке приказа
указываются фамилия и инициалы этого работника.
Например: О назначении Иванова И.И.
Сводные приказы, объединяющие несколько предписываемых действий
(назначение, премирование и так далее), должны иметь заголовок: "По
личному составу". В такие приказы можно объединять только те
нормативные предписания, для которых установлен одинаковый срок
хранения. Сводный приказ со сроком хранения 75 лет оформляется
согласно приложению 30, со сроком хранения 3 года - согласно
приложению 31.
Констатирующая часть в приказах по личному составу может
отсутствовать.
Распорядительная часть может начинаться словами "НАЗНАЧИТЬ",
"УВОЛИТЬ", "ПООЩРИТЬ", "ПРЕМИРОВАТЬ", "КОМАНДИРОВАТЬ" и так далее.
После распорядительного слова пишется звание и фамилия
работника, на которого распространяется действие приказа. Фамилия
пишется прописными буквами.
В приказе о назначении на должность указывается, на какую
должность и с какой даты принимается работник. Если дата не
указывается, датой приема является дата приказа. Могут оговариваться
условия приема, т.е. прием на работу с предварительным испытательным
сроком.
В приказах о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, даты
начала и окончания отпуска, количество суток или календарных дней
отпуска.
В приказах об увольнении указывают пункт положения о
прохождении службы в органах и подразделениях по чрезвычайным
ситуациям*, на основании которого производится увольнение, а также
сведения об использовании отпуска.
______________________________
*Или статью Трудового кодекса Республики Беларусь.
В приказах по личному составу должно указываться основание их
издания.
Например, основанием для издания приказа о приеме на работу
является заявление работника и заключенный с ним контракт или
трудовой договор.
Слово "Основание" пишется от границы левого поля приказа. После
него ставится двоеточие. Слово "Основание" остается открытым, а при
переносе текста основания на новую строку его печатают с позиции
первой буквы (цифры) текста основания.
Например:
НАЗНАЧИТЬ:
СИДОРОВА Ивана Ивановича на должность старшего инспектора
отдела кадров Минского городского управления МЧС с 19.01.2001 с
испытательным сроком 3 месяца.
Основание: контракт от 18.01.2001;
заявление Сидорова И.И.
КОМАНДИРОВАТЬ:
капитана внутренней службы ПЕТРОВА Петра Ивановича, главного
специалиста отдела науки МЧС, в г.Москву (Россия) на 5 дней с 24 по
28 марта 2002 г. для участия в Международной научно-практической
конференции.
Расходы по проезду осуществляются за счет принимающей стороны.
Основание: приглашение МЧС России от 1 марта 2002 г. №
1/999-562/02.
Основание должен содержать каждый пункт приказа.
Если несколько пунктов приказа издаются по одному основанию,
его допускается указывать в конце текста после этих пунктов.
Кроме общих реквизитов приказы по личному составу о назначении,
перемещении, увольнении, откомандировании, наложении и снятии
взысканий, в том числе о полном лишении премии, должны содержать
визу ознакомления, состоящую из слов "С приказом ознакомлен", личной
подписи работника, расшифровки подписи и даты ознакомления.
Например:
С приказом ознакомлен _______________ ___________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
27.05.2002
При необходимости ознакомления нескольких работников виза
ознакомления записывается следующим образом:
С приказом ознакомлены _________________ ____________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
______________
(дата)
_________________ ____________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
______________
(дата)
_________________ ____________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
______________
(дата)
Подразделениям, территориально удаленным от издавшей приказ по
личному составу организации, направляются выписки из приказов
(копии).
Работники служб делопроизводства этих подразделений проводят
ознакомление работников подразделений с копиями выписок* из приказов
по назначению, перемещению, наложению и снятию взыскания, полному
лишению премии и передают эти копии в управления (отделы, службы)
кадров по месту ведения личных дел работников для приобщения к
личным делам.
______________________________
*Количество выписок определяется числом работников, которых
необходимо ознакомить.
Приказ на увольнение (откомандирование) работника подчиненного
МЧС подразделения дублируется приказом подразделения, в котором
хранится личное дело увольняемого (откомандированного) работника.
67. Положение, инструкция, правила и устав оформляются без
использования гербовых бланков, утверждаются постановлением или
приказом и являются их составной частью.
Реквизитами этих документов являются гриф утверждения, название
вида документа, заголовок, текст, подписи (для положений о
подразделениях). Располагаются реквизиты согласно приложению 32.
Требования к тексту этих документов соответствуют требованиям,
предъявляемым к документам, их утверждающим.
68. Протокол составляется секретарем совещания (заседания)
(секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на
основании рукописных, стенографических или магнитофонных записей
хода совещания (заседания), а также документов, подготавливаемых к
совещанию (заседанию): повестки дня, текстов или тезисов докладов,
проектов решений и других.
Реализация принятых решений коллегиальных органов
осуществляется приказами либо путем рассылки размноженных
экземпляров протокола.
Реквизитами протокола являются наименование органа, издающего
документ, название вида документа, дата и регистрационный номер,
место издания, заголовок, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют
гриф утверждения.
Заголовком к тексту протокола является название коллегиального
органа или конкретного совещания (заседания).
Дата протокола должна соответствовать дате проведения совещания
(заседания) и проставляется председателем или секретарем совещания
(заседания).
Протоколы делятся на краткие и полные. Протокол краткой формы
составляется при наличии стенограммы или когда тексты докладов и
выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также
оперативные совещания. Протокол краткой формы оформляется согласно
приложению 33.
Тексты протоколов делятся на вводную и основную части. Во
вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и
секретаря коллегиального или совещательного органа, а также всех
присутствующих на заседании (совещании). В списке присутствующих
сначала перечисляются члены коллегиального органа, затем -
приглашенные с указанием должностей и наименования организаций,
которые они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в
алфавитном порядке.
Основная часть протокола краткой формы изложения строится по
схеме: СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) - без текста выступлений.
В протоколе полной формы изложения после раздела
"присутствовали" следует повестка дня совещания (заседания) (в
протоколе краткой формы повестка дня отсутствует). Протокол полной
формы оформляется согласно приложению 34. Основная часть протокола
полной формы изложения строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ -
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) - отдельно по каждому рассматриваемому вопросу
согласно повестке дня. Повестка дня включает перечень вопросов,
обсуждаемых на совещании (заседании), название докладов (отчетов,
сообщений, информации), название должности докладчика, его инициалы
и фамилию (в именительном падеже).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте
протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается
полностью.
В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах
краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления
участников.
Постановляющая часть протокола заканчивается указанием
должностного лица, контролирующего исполнение решений
(постановлений) или отдельных пунктов решений. Документ,
утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и
секретарем.
Протоколы нумеруются в хронологическом порядке в пределах
календарного года. Протоколы совместных совещаний (заседаний) должны
иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов
организаций, принимавших участие в работе совещания (заседания).
Порядок подготовки и принятия (издания) протоколов и решений
коллегиальных органов организации определяется в положениях об этих
органах или регламентах их работы.
69. Акты оформляются на общих или специальных бланках формата
А4. Они составляются временными или постоянными комиссиями,
специально уполномоченными лицами или должностным лицом с указанием
документов, определяющих их полномочия. Основанием для составления
акта может быть распорядительный документ вышестоящего органа,
руководителя, плановое задание и другое. Акты могут содержать
выводы, рекомендации, предложения составителей (акты ревизий
финансово-хозяйственной деятельности организаций, акты проверки,
акты приема объектов в эксплуатацию и другие).
Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации
(подразделения), составившей акт, название вида документа, дату и
регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту,
подписи, при необходимости - гриф утверждения и согласующие визы.
Реквизиты располагаются в установленном порядке.
Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и
проставляться должностным лицом (как правило, председателем
комиссии), подписавшим документ.
Заголовком к тексту акта является содержание актируемого
события: "О выделении к уничтожению документов и дел", "О списании
имущества" и другое.
Акт подписывается всеми лицами (членами комиссии), принимавшими
участие в его составлении, без указания должностей. Акты ревизий и
обследований подлежат согласованию с должностными лицами,
деятельность которых обследуется.
Лица, имеющие замечание по содержанию акта, подписывают
(визируют) его с отметкой: "Замечания прилагаются". Текст замечаний
излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания
фиксируются на самом акте.
Утверждению подлежат акты, предписывающие выполнение
определенных действий. Акт утверждается руководителем, чье
распоряжение явилось основанием для составления акта.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Во
вводной части указывается основание для составления акта и
перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
Фамилии указываются в алфавитном порядке с наименованием должностей.
Если акт составлен комиссией, указываются фамилии председателя и
членов комиссии. В констатирующей части акта дается краткое описание
проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки) и
фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения и
заключения. Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на
пункты. Выводы и предложения составителей акта излагаются в
распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых
действий. При наличии к акту приложений отметка о приложениях
указывается после текста. Акт оформляется согласно приложению 35.
70. Письма, как правило, оформляются на гербовых бланках для
писем. В зависимости от содержания различают следующие разновидности
служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма
сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания,
извещения, приглашения и другие.
Реквизитами письма являются: наименование организации - автора
документа, почтовый и телеграфный адрес организации, номер телефона
приемной руководителя, номер счета в банке*, дата и регистрационный
индекс, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа,
заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя документа и
номер его служебного телефона.
______________________________
*Указывается на бланке.
Текст (содержание) письма должен касаться, как правило, одного
вопроса. Основное требование к тексту - его краткость.
Подготовленные проекты писем передаются ответственными
исполнителями на подпись руководителю. К каждому письму должны быть
приложены: копия с визами ответственного исполнителя, начальника
структурного подразделения - ответственного исполнителя,
соисполнителей (если не оформляются отдельные листы согласования),
документы, на основании которых оно подготовлено. Письма оформляются
согласно приложению 36.
71. Докладная записка может быть составлена как по инициативе
ее автора* (инициативные), так и по указанию соответствующего
руководителя** (отчетные и другие).
______________________________
*Инициативные - о внесении предложений, изложение просьбы,
фактов.
**О ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений,
планов и другого.
Реквизиты докладной записки: наименование организации
(структурного подразделения), название вида документа, дата и
регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой
(вводной) части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие
причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во
второй части докладной записки излагаются выводы и предложения.
Внешние докладные записки (адресуемые руководителям организаций
других органов государственного управления) подписывают руководитель
или его заместители, внутренние (на имя руководителя) - их
составители.
Внешние докладные записки оформляются на общих гербовых бланках
организационно-распорядительных документов по форме согласно
приложению 37 и регистрируются как исходящие документы.
Внутренние (инициативные) докладные записки оформляются на
бумаге формата А4 по форме согласно приложению 38 и регистрируются в
регистрационно-контрольной карточке, электронной базе данных,
журнале регистрации внутренних документов* согласно приложению 39,
при необходимости их исполнение контролируется согласно резолюции
руководителя. Регистрационный индекс докладной записки формируется
из индекса структурного подразделения и порядкового номера по
журналу регистрации.
______________________________
*При небольшом количестве можно регистрировать вместе с
исходящими документами.
72. Справки делятся на служебные* (о выполнении планов, о
штатной численности и другом), личные, выдаваемые работникам или
организациям для представления в другие учреждения (справка о месте
работы, о заработной плате и др.).
______________________________
*Аттестованными работниками составляется рапорт.
Служебные справки (рапорты) делятся на внешние, составленные по
запросу других органов государственного управления, и внутренние,
которые адресуются на имя руководителей органов и подразделений по
чрезвычайным ситуациям.
Справки (рапорты) подписываются: внешние - руководителем (его
заместителем), внутренние - составителем. Внешние справки (рапорты)
оформляются на общих гербовых бланках
организационно-распорядительных документов согласно приложению 40 и
регистрируются как исходящие документы, внутренние - на бумаге
формата А4 согласно приложению 41 и регистрируются так же, как
внутренние докладные записки. Реквизиты служебной справки (рапорта)
аналогичны реквизитам докладной записки.
Личная справка содержит следующие реквизиты: наименование
организации, выдавшей справку, наименование вида документа,
адресата, дату и регистрационный индекс, место составления, текст,
подпись, печать.
В тексте служебной справки (рапорта) вначале излагаются факты,
события, послужившие причиной ее составления, и может даваться
ссылка на соответствующий документ, во исполнение которого она
составлена. В справках (рапортах), составляемых по итогам проверок,
дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели
обследования. Далее указываются установленные факты, описываются
события по существу, нарушения либо отмечаются положительные стороны
работы.
Текст служебной справки (рапорта) может оформляться с
использованием таблицы, делиться на разделы, пункты, подпункты,
иметь пояснения и ссылки. Дата (период времени), к которой относятся
приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо
помещается вначале текста, например: "По состоянию на 11.05.2001"
или "За период с 01.01.2002 по 01.03.2002".
Текст личной справки начинается с указания (в именительном
падеже) фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются
сведения. В тексте не следует использовать обороты типа "выдана
настоящая" или "действительно работает". Личные справки могут
подписываться двумя должностными лицами (справки финансового
характера подписываются руководителем и финансовым работником).
Личная справка оформляется согласно приложению 42.
Личные справки могут выдаваться работникам на руки или
высылаться по почте.
Разновидностью служебных справок являются сводки: сводка об
исполнении документов, сводка предложений и другие.
Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.
ГЛАВА 6
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В МЧС
73. Контроль исполнения документов в МЧС осуществляется
начальниками структурных подразделений центрального аппарата МЧС,
отделом делопроизводства МЧС и организационно-аналитическим
управлением МЧС. Все поступающие в МЧС документы, требующие ответа,
ставятся на контроль в отделе делопроизводства МЧС.
Для осуществления контроля используются
регистрационно-контрольные карточки, в которых указывается срок
исполнения документа. Они заполняются в двух экземплярах: один
экземпляр карточки прикрепляется к документу и передается вместе с
документом исполнителю, второй - передается лицу, ответственному за
контроль исполнения документов.
74. Срок исполнения исчисляется в календарных днях: для
исходящих и внутренних документов - с даты подписания (утверждения)
документа, а для входящих документов - с даты его получения МЧС*.
______________________________
*Для решений, поручений вышестоящих должностных лиц и органов
срок устанавливается с даты подписания (утверждения) документа.
Сроки исполнения могут быть типовыми согласно приложению 43 или
индивидуальными. Типовые сроки исполнения устанавливаются в
соответствии с нормативными правовыми актами. Индивидуальные сроки
исполнения устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте
документа. Если дата исполнения приходится на нерабочий день, то
сроком исполнения считается предыдущий рабочий день.
В случае, если срок исполнения документа не указан, документ
должен быть исполнен в течение 15 дней.
75. Особое внимание и первоочередной порядок рассмотрения в МЧС
устанавливается для решений, поручений Президента Республики
Беларусь, Национального собрания, Совета Министров, Администрации
Президента, Государственного секретариата Совета Безопасности,
Комитета государственного контроля. Ответы в указанные адреса
направляются за подписью Министра или первого заместителя Министра.
Материалы на подпись по решениям и поручениям государственных
органов данной категории представляются ответственными исполнителями
в сроки, установленные Регламентом Совета Министров Республики
Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики
Беларусь от 20 марта 2000 г. № 355.
Заместители Министра и начальник департамента по надзору за
безопасным ведением работ в промышленности и атомной энергетике МЧС,
а также начальники структурных подразделений МЧС при поступлении
таких документов обязаны организовать особый контроль за их
выполнением.
76. Изменение срока исполнения документов производится по
согласованию с начальником структурного подразделения - исполнителя
и запрашивающей стороной за три дня до истечения установленного
срока, а для документов со сроком исполнения менее 10 дней - за 2
дня. Уход в отпуск или отъезд в командировку не могут быть
уважительными причинами неисполнения документа в срок.
Служба делопроизводства вносит изменения сроков исполнения
документов в регистрационно-контрольные карточки, журналы
регистрации документов или электронную базу данных.
Документ снимается с контроля при наличии ответа на него или
проставлении на этом документе отметки об исполнении, в которой
приводятся краткие сведения о том, каким образом он исполнен. Те
документы, срок действия которых рассчитан на определенный период
(год, сезон и так далее), снимаются с контроля по истечении этого
периода.
Данные об исполнении документа представляются ответственным
исполнителем лицу, отвечающему за контроль исполнения документов.
77. Служба делопроизводства или лицо, ответственное за контроль
исполнения документов, ежемесячно проводят анализ хода исполнения
контролируемых документов и письменно докладывают об этом Министру
по форме согласно приложению 44.
78. В подчиненных МЧС подразделениях руководитель определяет
порядок контроля за исполнением документов.
ГЛАВА 7
РЕГИСТРАЦИЯ И ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
79. Исходящие документы регистрируются в службе
делопроизводства на регистрационно-контрольных карточках*, в журнале
регистрации исходящих документов согласно приложению 45 или с
помощью ПЭВМ после их подписания руководителем.
______________________________
*Форма регистрационно-контрольной карточки - единая для
исходящих и входящих документов.
80. Исходящему документу присваивается регистрационный индекс.
Индекс состоит из индекса подразделения, индекса дела по
номенклатуре, в которое будет подшиваться данный документ*, и
порядкового номера по электронной базе данных, журналу регистрации
исходящих документов или регистрационно-контрольной карточке** (для
документов-ответов вместо порядкового номера можно указывать номер
входящего документа).
______________________________
*Проставляется в подразделении, составившем документ.
**Проставляется в службе делопроизводства.
Документы, подписанные Министром или его заместителями, вне
зависимости от того, кем они подготовлены, регистрируются только в
отделе делопроизводства МЧС.
Например:
В журнале регистрации МЧС исходящий индекс 1/02-11/1067, где 1
- индекс МЧС, 02-11 - номер дела по номенклатуре, 1067 - порядковый
номер по журналу регистрации исходящих документов МЧС.
В журнале регистрации Брестского областного управления
исходящий индекс 41/03-05/109, где 41 - индекс Брестского областного
управления МЧС, 03-05 - номер дела по номенклатуре Брестского
областного управления, 109 - порядковый номер по журналу регистрации
исходящих документов Брестского областного управления.
При регистрации в отделе делопроизводства МЧС документов,
подготовленных работниками подчиненных подразделений, не входящих в
номенклатуру дел МЧС, подписанных Министром или его заместителями,
во второй части регистрационного индекса ставится индекс
подразделения-исполнителя.
Например:
1/52/1079, где 1 - индекс МЧС, 52 - индекс НИИ ПБиЧС
(исполнитель документа), 1079 - порядковый номер по журналу
регистрации исходящих документов МЧС.
81. На исходящем документе, являющемся ответом на запрос, в
обязательном порядке делается ссылка на номер и дату
документа-запроса.
82. После регистрации документы подлежат отправке.
Ответственный исполнитель изготавливает необходимое количество копий
документа и передает их с документом-подлинником в службу
делопроизводства.
Работник службы делопроизводства проверяет правильность
оформления документов: наличие необходимых реквизитов, наличие
приложений, необходимого количества экземпляров, соответствие даты
отправки дате подписания и регистрации. Неправильно оформленные
документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.
83. Инициативные исходящие документы, требующие ответа,
ставятся на контроль исполнителями. При задержке поступления ответа
в установленные сроки адресату направляется письмо-напоминание или
сообщается по телефону.
84. Регистрация документов, их последующая обработка
осуществляются, как правило, в день подписания документов. Исходящие
телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую очередь.
85. Копии исходящих документов подшиваются в дела согласно
номенклатуре дел.
86. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в
которой отправитель проставляет свою фамилию и дату отправки. Опись
рассылки со штемпелем отделения связи подшивается в дело.
87. Отправка машиночитаемых документов (дискет, дисков и
других) производится в упаковке, соответствующей техническим
требованиям и обеспечивающей сохранность носителей и записанной на
них информации.
Отправка машиночитаемых документов производится при наличии
сопроводительного письма, копия которого подшивается в дело на общих
основаниях.
88. Документы служебного характера отправляются адресатам
только специальной почтой (фельдъегерской связью) по реестру или
выдаются под роспись в книге рассылки.
При направлении корреспонденции через фельдъегерскую службу
реестр выписывается в двух экземплярах. Один экземпляр (с распиской
фельдъегеря) остается в службе делопроизводства, а второй вместе с
корреспонденцией передается в фельдсвязь.
При направлении корреспонденции через специальную связь реестр
выписывается в трех экземплярах, один из которых (с распиской
фельдъегеря) остается в службе делопроизводства, а два других -
передаются с корреспонденцией в специальную связь.
При передаче исходящей корреспонденции фельдъегерям или
курьерам в реестрах указываются дата, время сдачи и приема,
заверенные подписью и печатью фельдъегеря или курьера.
При доставке корреспонденции местному адресату непосредственно,
минуя фельдсвязь, реестр выписывается в двух экземплярах. Эти
реестры подшиваются в дела по месту получения и отправления
документов согласно номенклатурам дел и хранятся 3 года с момента
оформления последнего реестра.
Правила оформления служебных пакетов определены согласно
приложению 46.
ГЛАВА 8
УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА
89. Результаты учета документов обобщаются службами
делопроизводства за квартал по установленной форме и представляются
руководителям для разработки мер по совершенствованию работы с
документами, сокращению переписки, выбору технологии процесса
обработки документов, регулированию нагрузки на работников службы
делопроизводства.
90. Подсчет количества входящих и исходящих документов
производится по регистрационным формам.
За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий.
Подсчет объема документооборота может производиться полный и
выборочный (по управлению, отделу, по структурным подразделениям, по
группам документов).
91. Итоговые данные подсчета представляются раз в квартал в
службу делопроизводства вышестоящего подразделения по форме согласно
приложению 47.
При необходимости готовится пояснительная записка.
ГЛАВА 9
ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ, СОГЛАСОВАНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ
НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
92. Номенклатура дел предназначена для обеспечения порядка
группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета и
индексации дел, а также определения сроков их хранения.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения,
используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока
хранения.
93. Номенклатуры дел МЧС и подчиненных ему подразделений
являются сводными и ежегодно не позднее декабря текущего года
составляются службами делопроизводства этих подразделений на
предстоящий календарный год.
94. Номенклатуры дел подписываются начальниками служб
делопроизводства, согласовываются для МЧС Центральной экспертной
комиссией (далее - ЦЭК), для подчиненных МЧС подразделений -
экспертными комиссиями (далее - ЭК), а также 1 раз в 5 лет
экспертно-методической (проверочной) комиссией государственного
архива*, источником комплектования которого является данное
подразделение (далее - ЭМК (ЭПК) государственного архивного
учреждения), утверждаются руководителем и вводятся в действие с 1
января следующего года.
______________________________
*Для подчиненных МЧС подразделений, не являющихся источниками
комплектования государственных архивов, номенклатуры дел
представляются на рассмотрение ЭК вышестоящей организации.
95. Основой для составления сводных номенклатур дел являются
номенклатуры дел структурных подразделений.
Ответственность за своевременную подготовку и составление
номенклатур дел структурных подразделений возлагается на начальников
этих подразделений.
Составление номенклатуры дел структурного подразделения следует
начинать с определения состава включаемых в нее документов, при этом
необходимо пользоваться положением о подразделении, планами и
отчетами о работе подразделения, номенклатурами дел подразделения за
прошлые годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения, справочными картотеками к документам, ведомственными и
типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения.
96. Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся
необходимые изменения.
В случае изменения структуры МЧС или подчиненных ему
подразделений номенклатуры дел составляются и согласовываются заново
с государственным архивом, в который поступают документы на
хранение, независимо от срока предыдущего согласования.
97. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные
подразделения получают выписки из нее.
98. Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах.
Первый экземпляр номенклатуры хранится в службе
делопроизводства, второй - используется службой делопроизводства в
качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного
документа в архиве, четвертый - в государственном архиве, источником
комплектования которого является данное подразделение.
Сводная номенклатура дел является документом постоянного
хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы
делопроизводства.
Номенклатуры дел структурных подразделений хранятся 5 лет после
передачи дел в архив.
Номенклатуры дел подчиненных МЧС подразделений, в
делопроизводстве которых не образуются документы постоянного
хранения, хранятся не менее 10 лет.
ГЛАВА 10
СХЕМА ПОСТРОЕНИЯ И СОСТАВ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
99. Схема сводной номенклатуры дел строится в соответствии с
утвержденной структурой подразделения. Названиями разделов и
подразделов являются названия структурных подразделений в
соответствии со штатами.
В качестве первого раздела указывается служба делопроизводства
или подразделение, ведущее учет и хранение распорядительных
документов, издаваемых в подразделении, вне зависимости от места,
занимаемого им в штатах.
После основных структурных подразделений указываются
подразделения центрального подчинения, не имеющие самостоятельных
служб делопроизводства.
100. В номенклатуру дел включаются дела (документы) с
постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет
включительно) сроками хранения.
Не включаются в номенклатуру дел печатные издания (брошюры,
справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы,
экспресс-информации и другие), алфавиты, указатели и другие
вспомогательные документы, не отражающие основную деятельность
подразделения.
101. Номенклатура дел оформляется на бумаге формата А4 по
установленной форме согласно приложению 48.
102. В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс
дела состоит из условного обозначения (индекса) структурного
подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения.
Например:
02-01, 02-02, 02-03.
В номенклатуре дел однородным делам в пределах различных
структурных подразделений присваиваются одинаковые порядковые номера
и типовые названия.
Например:
Дело "Приказы МЧС" (копии) в номенклатурах дел структурных
подразделений будет иметь единый номер: 02-02, 03-02, 04-02 и так
далее.
Дела, в которых формируются документы по проблемам, разрешаемым
в течение двух и более лет (переходящие дела), включаются в
ежегодный экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.
В номенклатуре дел каждого структурного подразделения следует
оставлять несколько резервных номеров для дополнительно заведенных
дел, которые по тем или иным причинам не могли быть учтены при
составлении номенклатуры.
103. В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования
разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных
подразделений, и наименования (заголовки) дел, включая переходящие
дела, справочные картотеки к документам или журналы учета.
Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствующим
смысловому содержанию документов, группируемых в деле. В состав
заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием рода
заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности
документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты и другое).
При формировании заголовков дел не следует использовать термины
"Материалы", "Документальные материалы", "Общая переписка" и так
далее.
Термин "Документы" применяется при объединении в дело различных
видов документов по одному вопросу, но не связанных
последовательностью делопроизводства. В конце заголовка
перечисляются основные виды документов.
Например:
Документы инспекторских проверок подчиненных МЧС органов,
подразделений и организаций (служебные задания, докладные записки,
рапорты).
В заголовках дел с перепиской указываются название
корреспондента (если она ведется с одним корреспондентом), вопросы,
по которым ведется переписка.
Например:
Переписка с Международным техническим комитетом по
предотвращению и тушению пожаров.
При переписке с несколькими разнородными корреспондентами их
названия в заголовке, как правило, не перечисляются.
Например:
Переписка с органами государственного управления по вопросам
предоставления оперативной информации.
Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их
значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с
распорядительными документами вышестоящих органов, затем
располагаются группы организационных документов (уставы, положения),
далее - распорядительные документы подразделений, планы, отчеты,
переписка.
Внутри групп документов заголовки дел также располагаются по
степени их важности. Так, в группе плановых документов первыми идут
полугодовые планы, затем квартальные и месячные, то же относится и к
отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный. В группе дел с
перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами,
затем - со сторонними организациями.
104. Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)"
заполняется в конце делопроизводственного года.
105. В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые
согласно действующему перечню типовых документов, ведомственному
перечню МЧС, с указанием сроков хранения и делаются ссылки на
соответствующие статьи перечней.
Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях,
определяются ЦЭК (ЭК) по согласованию ЭМК (ЭПК) государственного
архивного учреждения.
106. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о незаведении
дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах,
ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую
организацию и другое.
Названия перечней документов, использованных при определении
сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел после
подписи начальника службы делопроизводства.
107. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел
заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел
согласно приложению 49, подписываемая начальником службы
делопроизводства.
ГЛАВА 11
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ХРАНЕНИЕ ДЕЛ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
108. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются
лица, ответственные за делопроизводство. Контроль за правильным
формированием дел осуществляется ведомственным архивом.
109. Группировка документов в дела производится в строгом
соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяются правильность
оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении
и других необходимых реквизитов документов. Неправильно оформленные
документы возвращаются исполнителям на доработку. Каждому делу
присваивается индекс в соответствии с номенклатурой дел.
110. В дела подшиваются документы одного делопроизводственного
года (за исключением переходящих дел).
Документы подшиваются в дело только в одном экземпляре. В дело
подшивается также резолюция на документ.
Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату,
черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные
копии.
Приложения к документам при их значительном объеме группируются
в отдельные тома, небольшие по объему приложения - вместе с
документами, к которым они относятся.
111. Документы в деле располагаются в порядке разрешения
вопросов, хронологии, алфавита, нумерации, а также на основании
других принципов. Принципы группировки документов могут
комбинироваться и видоизменяться. Документы в делах располагаются по
разделам, а внутри - в логической последовательности и
хронологическом порядке.
Распорядительные документы (приказы, распоряжения) группируются
в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним
приложениями.
Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу с
разными сроками хранения группируются и формируются в дела
раздельно.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
Проекты законов Республики Беларусь, указов и декретов
Президента Республики Беларусь, постановлений Совета Министров
Республики Беларусь, подготовленные структурными подразделениями
МЧС, и вся переписка по этим вопросам формируются в отдельные дела.
Переписка по каждому проекту располагается в хронологической
последовательности.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам и группируются, как правило, вместе с документами, на
основании которых готовятся (повестка дня, доклады, проекты решений
и другое). При значительном объеме таких документов их формируют в
отдельное дело по номерам протоколов (в последовательности решения
вопросов).
Переписка группируется в дела за период календарного года в
порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности:
документ-ответ помещается за документом-запросом.
Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих
документов. Планы и отчеты к ним хранятся в делах того года, к
которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени
их составления.
Например:
План на 2004 год, составленный в 2003 году, и отчет за 2004
год, составленный в 2005 году, должны быть отнесены к 2004 году.
Планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному
году их действия, а отчеты о выполнении этих планов - к последнему
году действия плана.
112. Дело с документами не должно превышать 250 листов (30-40
мм толщины). При большом объеме документов дело делят на
самостоятельные тома; документы каждого нового тома являются
продолжением следующего.
113. Законченные делопроизводством дела постоянного и
временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся в структурных
подразделениях в течение 1 года* до передачи их в ведомственный
архив. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в
ведомственный архив не передаются. Они хранятся в структурных
подразделениях и по истечении сроков их хранения подлежат
уничтожению в установленном порядке.
______________________________
*За исключением дел, образующихся в службе делопроизводства,
которые передаются на архивное хранение сразу же по окончании
календарного года.
114. Начальники структурных подразделений и работники,
отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность
находящихся у них документов и дел.
115. В структурных подразделениях дела хранятся в запирающихся
шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих
документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения
оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с
номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на
внутренней стороне шкафа.
116. Выдача документов и дел другим подразделениям или
сторонним организациям производится с разрешения руководства. На
выданное дело заводится карта - заместитель дела по форме согласно
приложению 50, а на место изъятого из дела документа помещается
листок-заместитель по форме согласно приложению 51. Сторонним
организациям дела выдаются по письменному запросу с оформлением
акта.
ГЛАВА 12
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
117. Ежегодно работниками структурных подразделений проводится
экспертиза ценности документов с целью их отбора для передачи в
ведомственный архив, а также выделения к уничтожению дел с истекшими
сроками хранения. Особое внимание уделяется делам с отметкой
"ЭПК*.
______________________________
*В перечне документов со сроками хранения отметка "ЭПК"
означает, что среди документов временного хранения данного вида
могут находиться документы, которые нужно хранить постоянно. Дела с
отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру после истечения срока
хранения.
Работник ведомственного архива оказывает методическую помощь и
осуществляет контроль за этой работой.
118. Экспертиза ценности документов проводится на основе
номенклатуры дел и перечня документов с указанием сроков хранения
путем полистного просмотра дел.
119. По результатам экспертизы ценности документов структурными
подразделениями составляются отдельно описи документов и дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по которым
дела передаются в ведомственный архив, а также акты о выделении к
уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (далее - акты
на уничтожение).
ГЛАВА 13
ОФОРМЛЕНИЕ И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
120. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по
графику, составленному ведомственным архивом, согласованному с
начальниками структурных подразделений и утвержденному
соответственно для МЧС - Министром, для подведомственных
подразделений - начальниками этих подразделений.
121. Из структурных подразделений дела передаются в
ведомственный архив по описям, составляемым лицами, ответственными
за делопроизводство в структурных подразделениях, при методической
помощи работника ведомственного архива.
Описи являются одновременно учетным документом и основным видом
научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный
поиск дел. Они составляются ежегодно в двух экземплярах по форме
согласно приложению 52 отдельно на завершенные дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) сроков хранения, прошедшие экспертизу
ценности.
При передаче дел в ведомственный архив на обоих экземплярах
описей указываются дата и количество принятых дел. Описи
подписываются работником ведомственного архива и работником
структурного подразделения, передающего дела. Один экземпляр описи
возвращается в структурное подразделение, второй - остается в
архиве.
122. На основании описей дел структурных подразделений архив
составляет годовые разделы сводных описей всей организации.
Сводная опись дел постоянного срока хранения является
документом постоянного срока хранения, составляется в четырех
экземплярах по форме согласно приложению 53, согласовывается с ЦЭК
(ЭК) и утверждается ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения.
После этого сводная опись дел постоянного хранения утверждается в
МЧС Министром, в подведомственных МЧС подразделениях - начальниками
этих подразделений.
123. Сводная опись дел по личному составу составляется
работником ведомственного архива в трех экземплярах по форме
согласно приложению 54, согласовывается с ЦЭК (ЭК) и ЭМК (ЭПК)
государственного архивного учреждения, после чего утверждается в МЧС
Министром, в подчиненных МЧС подразделениях - начальниками этих
подразделений.
124. Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) срока хранения
составляется в двух экземплярах по форме согласно приложению 55,
согласовывается экспертной комиссией и утверждается руководителем.
125. При составлении всех видов описей дел соблюдаются
следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой
систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый
том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);
нумерация дел в сводной описи ведется сквозная за несколько
лет, пока их число не достигнет любого четырехзначного числа (1000,
2000; 9999) или до передачи документов, включенных в опись, в
государственный архив; порядок присвоения номеров описям структурных
подразделений устанавливается по согласованию с ведомственным
архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми
сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется
полностью заголовок первого дела, а все однородные дела обозначаются
словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся полностью
(на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).
126. Дела в ведомственный архив передаются полностью
оформленными. Оформление дел включает комплекс работ по их
технической обработке и проводится работниками соответствующих
структурных подразделений при методической помощи и под контролем
ведомственного архива.
Полное оформление дела предусматривает подшивку или переплет
дела*, нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи
дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи
документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки
дела (уточнение наименования организации, индекса и заголовка дела,
даты дела и другого).
______________________________
*При подшивке (переплете) дел удаляются все металлические
предметы (скрепки).
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения,
которые не передаются в ведомственный архив, могут быть частично
оформлены. При этом документы хранятся на скоросшивателях, листы не
нумеруются, не составляются внутренние описи и заверительные
надписи.
127. Документы подшиваются (переплетаются) в дела с твердой
обложкой. Обложка дел оформляется согласно приложению 56.
Обязательными реквизитами обложки дела являются наименование
организации, структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре
дел и номер тома, заголовок дела, дата (год) или крайние даты начала
и окончания дела для определенных категорий документов
(постановлений, приказов, протоколов, переписки и другого),
количество листов в деле, срок хранения.
В начале года реквизиты обложки дел оформляются в соответствии
с номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи
на обложках подлежат уточнению.
Если в период формирования дела название организации или
структурного подразделения изменялось, на обложке дела указывается
его последнее наименование, а старое - заключается в скобки.
В заголовки дел с распорядительными документами, протоколами
вносятся их номера, а также указывается их подлинность или
копийность.
На обложке дела с перепиской проставляются крайние даты
документов. Если в деле имеются документы-приложения за более ранний
период, чем год образования дела, на обложке под датой делается
пометка: "Имеются документы за _____ годы".
Надписи на обложках делаются четко, светостойкими чернилами или
тушью.
128. В делах составляется внутренняя опись документов,
находящихся в деле, по форме согласно приложению 57. Внутренняя
опись помещается в начале дела и подписывается составителем описи.
129. Листы в деле нумеруются черным графическим карандашом в
правом верхнем углу листа, при этом каждый том дела нумеруется
самостоятельно.
Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов дела.
130. В конце дела (тома) на отдельном листе оформляется
заверительная надпись (лист - заверитель дела) согласно приложению
58, в которой цифрами и прописью указывается количество
пронумерованных листов (отдельно - листов в деле и внутренней
описи), отражаются исправления в нумерации, оговариваются
особенности физического состояния документов и проставляется подпись
лица, ответственного за делопроизводство, с указанием должности, а
также дата.
131. Количество листов в деле (без учета количества листов
внутренней описи) выносится из заверительной надписи на обложку
дела.
132. Несколько разделов сводных описей дел постоянного срока
хранения или один годовой раздел считаются законченной описью, если
число заголовков в них достигает любой четырехзначной цифры.
Законченной описи присваивается порядковый номер по листу фонда.
Законченная опись печатается в четырех экземплярах. Законченная
опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел. Итоговая
запись и заверительная надпись к законченной описи составляются так
же, как к годовому разделу сводной описи дел. В заверительной
надписи фиксируются поступление, выбытие, объединение и
расформирование дел со ссылкой на соответствующие документы.
Заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных
описей дел, при составлении законченной описи изымаются.
Законченная опись дел имеет титульный лист согласно приложению
59. К законченной описи постоянного хранения составляются
оглавление, указатели и список сокращения слов.
В оглавлении к законченной описи с указанием соответствующих
листов перечисляются:
историко-архивная справка к фонду (общая);
названия разделов и подразделов описи в соответствии со схемой
ее построения;
список сокращенных слов.
Законченная опись вместе с титульным листом, историко-архивной
справкой к фонду, справочным аппаратом к описи заключается в твердую
обложку и переплетается.
ГЛАВА 14
ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ
133. После проведения экспертизы ценности документов на дела с
истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к
уничтожению по форме согласно приложению 60. На документы с отметкой
"ЭПК" составляется отдельный акт на уничтожение. Отбор дел к
уничтожению производится только после подготовки описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения за этот же
период.
134. Непосредственный отбор документов к уничтожению в
структурных подразделениях осуществляют ответственные за
делопроизводство лица. Ответственность за организацию уничтожения
документов несут служба делопроизводства и архив.
135. Акт на уничтожение подписывается лицом, проводившим
экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК
(ЭК) одновременно с описями дел*. После согласования ЦЭК (ЭК) акты
на уничтожение представляются на рассмотрение ЭМК (ЭПК)
государственного архивного учреждения и утверждаются руководителями
подразделений только после утверждения ЭМК (ЭПК) сводной описи дел
постоянного срока хранения. После этого разрешается уничтожать дела,
включенные в данный акт.
______________________________
*Для подчиненных МЧС подразделений, не являющихся источниками
комплектования государственных архивов, акты на уничтожение
представляются на рассмотрение ЭК вышестоящей организации.
136. Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта на
уничтожение сдаются на переработку. Сдача документов на переработку
оформляется подтверждающим документом, который прикладывается к акту
на уничтожение документов.
|
