|
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВЛЕНИЯ БЕЛКООПСОЮЗА
2 апреля 2002 г. № 160
ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АППАРАТЕ БЕЛКООПСОЮЗА
Правление Белкоопсоюза ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате
Белкоопсоюза (прилагается).
2. Начальникам управлений (отделов) аппарата Белкоопсоюза
ознакомить работников и строго руководствоваться ею в практической
работе.
3. Считать утратившей силу Инструкцию по ведению
делопроизводства в аппарате Белкоопсоюза, утвержденную
постановлением Правления Белкоопсоюза от 6 апреля 1983 г. (протокол
заседания № 11).
4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить
на управление делами Белкоопсоюза (Комса В.А.).
Председатель Правления В.Кулешов
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Правления Белкоопсоюза
от 2 апреля 2002 г. № 160
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в аппарате Белкоопсоюза
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция устанавливает общие требования к
организации работы с документами в аппарате Белкоопсоюза.
Порядок ведения секретного делопроизводства определяется
специальной инструкцией.
Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан
ведется отдельно от общего делопроизводства.
Порядок внесения вопросов и подготовки материалов к заседаниям
Правления Белкоопсоюза определяется Регламентом Правления
Белкоопсоюза.
1.2. Работа с документами в аппарате Белкоопсоюза регулируется
действующим законодательством Республики Беларусь в сфере
делопроизводства и архивного дела, нормативными и методическими
документами Государственного учреждения "Национальный центр по
архивам и делопроизводству" Республики Беларусь, постановлениями и
распоряжениями Правления Белкоопсоюза.
1.3. Инструкция устанавливает порядок приема, учета,
подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля
исполнения, хранения и использования документов.
Положения инструкции распространяются как на традиционное
делопроизводство, так и на организацию работы с документами,
создаваемыми средствами персональных ЭВМ (ПЭВМ).
Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки
документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по
делопроизводству.
1.4. Документационное обеспечение управления, контроль за
соблюдением в управлениях (отделах) аппарата Белкоопсоюза единой
системы делопроизводства, методическое руководство работой с
документами и обучением работников основам делопроизводства
возлагается на управление делами.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение
установленных правил и порядка работы с документами в управлениях
(отделах) возлагается на их руководителей.
Начальники управлений (отделов) определяют ответственных за
ведение делопроизводства, которые назначаются распоряжением
Правления Белкоопсоюза. Ответственный за ведение делопроизводства
обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки,
осуществляет ознакомление работников управления (отдела) с
нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.5. Работники аппарата Белкоопсоюза несут ответственность за
сохранность находящихся у них служебных документов и обязаны бережно
обращаться с ними.
Запрещается делать какие-либо пометки, надписи, исправления в
тексте поступивших в Белкоопсоюз документов.
1.6. Работникам аппарата Белкоопсоюза запрещается:
брать домой служебные документы или их проекты и выполнять
дома какую-либо работу служебного характера;
копировать и размножать служебные документы без разрешения
начальников управлений (отделов) и начальника управления делами или
его заместителя;
разглашать или использовать в частных разговорах информацию,
содержащуюся в служебных документах, в том числе полученную на
стадии их подготовки, а также на заседаниях и совещаниях Правления
Белкоопсоюза.
1.7. При уходе в отпуск, отъезде в длительную командировку,
увольнении или перемещении работник обязан передать имеющиеся у него
документы по указанию начальника управления (отдела) другому
работнику, который будет замещать его.
1.8. Все вновь принятые на работу в аппарат Белкоопсоюза
работники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.
1.9. Управление делами Белкоопсоюза осуществляет контроль за
состоянием делопроизводства в облпотребсоюзах, райпо, унитарных
предприятиях Белкоопсоюза.
2. Организация работы с документами в Белкоопсоюзе
2.1. Организация документооборота
Движение документов с момента их получения или создания до
завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образуют
документооборот Белкоопсоюза.
2.2.1. Порядок обработки поступающих документов.
Документы, поступившие в Белкоопсоюз, в том числе созданные с
помощью средств вычислительной техники, проходят первичную
обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение
руководством и доставляются исполнителям.
Вся поступающая в Белкоопсоюз служебная корреспонденция
принимается работником управления делами, а в выходные и праздничные
дни - дежурными работниками по аппарату Белкоопсоюза, которые
обязаны после дежурства сдать ее в управление делами.
2.2.2. Документы, поступившие в Белкоопсоюз из Администрации
Президента Республики Беларусь, Совета Министров Республики
Беларусь, других государственных органов, а также организаций,
учреждений и от граждан в рабочее время, регистрируются в день их
получения, а поступившие в нерабочее время - на следующий день. В
первую очередь обрабатываются телеграммы.
2.2.3. Работником управления делами вскрываются все
поступившие конверты, кроме именных с надписью "Лично" и
адресованные общественным организациям.
После вскрытия конверта работник управления делами обязан
проверить наличие в нем корреспонденции (включая приложения),
сверить ее индексы с индексами, указанными на конверте.
При обнаружении недостачи или повреждения корреспонденции и
невозможности ее использования составляется акт в двух экземплярах,
один экземпляр которого с поврежденными документами направляется
отправителю конверта, второй остается в управлении делами.
Ошибочно направленные в Белкоопсоюз конверты пересылаются по
назначению в новом конверте или возвращаются отправителю с пометкой
на конверте "Ошибочно доставлено".
2.2.4. Конверты от поступающих документов уничтожаются, за
исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить
адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля на конверте
имеет значение в качестве доказательства времени отправки и дату
получения документов.
2.2.5. Поступившие телеграммы, телетайпограммы, факсограммы
принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, а
затем передаются на рассмотрение руководству Белкоопсоюза и
исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается
(печатается) получателем в журнале и оперативно передается
Председателю Правления Белкоопсоюза или должностному лицу, которому
она адресована.
Поступающие документы (сообщения) по электронной почте,
системе Интернет, другим телекоммуникациям юридической силы не имеют
и должны присылаться с сопроводительным письмом к магнитному
носителю. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать
тексту документа.
2.2.6. Поступившие документы сортируются на требующие
обязательного рассмотрения Председателем Правления Белкоопсоюза и не
требующие решения руководства, передаваемые непосредственно
исполнителям.
После предварительного рассмотрения документы регистрируются,
кроме документов согласно приложению 1.
На рассмотрение Председателю Правления Белкоопсоюза передаются
(после предварительного рассмотрения) документы, полученные из
Администрации Президента Республики Беларусь, Совета Министров
Республики Беларусь, Национального банка Республики Беларусь,
Комитета государственного контроля, министерств и ведомств
Республики Беларусь, облпотребсоюзов, потребительских обществ,
унитарных предприятий, содержащие информацию по принципиальным
вопросам деятельности Белкоопсоюза, исполнение которых требует
решения Правления.
Документы передаются Председателю Правления или его
заместителям согласно установленному распределению обязанностей.
2.2.7. Регистрация документов.
Регистрация документов - фиксация факта создания или
поступления в Белкоопсоюз документа путем проставления на нем
регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений
о документе в регистрационных журналах и регистрационно-контрольных
карточках.
На всех без исключения документах ставится регистрационный
штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа
документа. Если корреспонденция не вскрывается, штамп проставляется
на конвертах (пакетах).
Регистрация документов, полученных с помощью факсовых
аппаратов, электронных документов, производится на основании тех же
принципов, которые применяются при регистрации документов,
полученных по почте. Если факсограмма, электронный документ
подкреплены документами, полученными по почте, то при их получении
они повторно не регистрируются.
Документы, зарегистрированные в управлении делами и переданные
с регистрационно-контрольными карточками в управления (отделы)
аппарата Белкоопсоюза, не подлежат вторичной регистрации в
управлениях (отделах).
2.2.8. После регистрации документы передаются на рассмотрение
Председателю Правления Белкоопсоюза, а в его отсутствие - первому
заместителю Председателя Правления Белкоопсоюза в день их
поступления.
Результаты рассмотрения документов отражаются в форме
резолюции.
Резолюция переносится в регистрационно-контрольную карточку с
последующей доставкой на рассмотрение заместителям Председателя
Правления, а также ответственному исполнителю, указанному в
резолюции первым. Последний несет ответственность за ознакомление с
данным документом всех остальных лиц, указанных в резолюции. Второй
экземпляр карточки остается в управлении делами в справочной
картотеке.
При этом, если подготовка документа осуществляется несколькими
структурными подразделениями, то свод предложений, подготовленных
этими подразделениями осуществляет подразделение, определенное
первым исполнителем. Материалы для подготовки окончательного ответа
передаются основному исполнителю, как правило, за два дня до
истечения срока, указанного в резолюции.
2.2.9. Исходящие и внутренние документы регистрируются в день
подписания или утверждения.
Исходящие документы проходят регистрацию, сортировку,
адресование, упаковку, оформление отправления и сдачу в отделение
связи.
Обработка и отправка документов осуществляется централизованно
оператором связи управления делами.
Перед упаковкой проверяется правильность оформления
документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров
количеству адресатов, наличия, при необходимости, списка на рассылку
документов. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки.
Опись со штемпелем отделения связи передается в бухгалтерию.
Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат
возврату исполнителю на доработку.
2.2.10. Регистрация и прохождение внутренних документов.
Внутренние документы: постановления, распоряжения и протоколы
после их подписания Председателем Правления и его заместителями
регистрируются в управлении делами, а докладные записки Правления -
помощником Председателя Правления.
Регистрационным индексом распорядительного документа
(постановления, распоряжения, протоколы, докладные записки) является
его порядковый регистрационный номер в пределах данного вида
документа, возрастающий в пределах года.
Состав реквизитов для регистрации документов:
- название документа;
- дата документа;
- индекс документа;
- дата поступления документа (для входящих документов);
- индекс документа (для входящих документов);
- заголовок документа или его краткое содержание;
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения;
- исполнители;
- номер дела.
Документы, передаваемые в управления (отделы), принимаются
начальником управления (отдела) или ответственным за
делопроизводство, назначенным распоряжением Председателя Правления
Белкоопсоюза, под роспись.
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1. Документирование управленческой деятельности
Документирование управленческой деятельности заключается в
фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий,
т.е. в создании управленческих документов по установленным правилам.
Документирование осуществляется на естественном языке
(рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы,
телефонограммы, факсограммы, машинограммы), а также на искусственных
языках с использованием электронных носителей.
Деятельность Белкоопсоюза обеспечивается системой
взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его
документационную базу, которая состоит из:
- Законов Республики Беларусь;
- организационной документации (Уставы, положения, должностные
инструкции, правила, штатные расписания и др.);
- распорядительной документации (постановления, распоряжения,
инструкции и др.);
- учредительной документации (протоколы, выписки, справки,
списки и др.);
- договорной документации (договоры, перечни, соглашения и
др.).
Юридическим основанием возникновения распорядительных
документов в аппарате Белкоопсоюза являются:
- Декреты, Указы и распоряжения Президента Республики
Беларусь;
- Постановления, распоряжения Совета Министров Республики
Беларусь;
- осуществление исполнительной и распорядительной деятельности
в целях выполнения Белкоопсоюзом возложенных на него задач в
соответствии с его компетенцией.
3.2. Бланки управленческих документов
Документы оформляются на бланках, соответствующих стандарту
СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации Республики
Беларусь. Система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов" и в соответствии с "Примерной
инструкцией по делопроизводству".
Документы печатаются на бланках двух форматов: А4 (210 x 297
мм) и А5 (210 x 148 мм).
Бланки документов должны иметь поля не менее:
- левое - 30 мм;
- правое - не менее 8 мм;
- верхнее и нижнее - не менее 20 мм.
Выбор формата бланка документа зависит от вида и объема текста
документа. Устанавливается два вида бланков: бланк для писем и общий
бланк для других видов организационно-распорядительной документации
(ОРД).
Бланки каждого вида проектируются на основе углового или
продольного расположения реквизитов. Реквизиты бывают постоянные и
переменные.
Постоянный реквизит документа - реквизит, нанесенный при
изготовлении бланка документа.
Переменный реквизит документа - реквизит, фиксируемый на
бланке в процессе его заполнения.
Угловой вариант расположения реквизитов является наиболее
рациональным, так как большая часть организационно-распорядительных
документов является адресуемыми (письма, справки, докладные
записки). Не адресуемые документы (протокол, акт) часто содержат
"гриф утверждения", который располагается в той же части листа, что
и реквизит "адресат".
Продольный вариант расположения реквизитов удобен для
оформления документов на двух языках.
На общих бланках указываются реквизиты: наименование
организации, название вида документа, дата, индекс, место
составления или издания.
На основании общего бланка изготавливаются бланки для
конкретных видов документов (постановлений, распоряжений, протоколов
и др.) либо наименование видов документов впечатывается в общий
бланк машинописным способом (Приложения 2 - 4).
На бланках для писем указываются реквизиты: наименование
организации, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес,
номер телефона, номер факса, номер счета в банке, дата, индекс,
ссылка на индекс и дату входящего документа (Приложение 5).
При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка
должны быть продублированы на этих языках.
Отдельные документы допускается оформлять не на бланках
(например, внутренние документы структурных подразделений), но с
обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной
продукции.
Документы, создаваемые от имени двух и более организаций,
оформляются без бланка.
Рукописное оформление документов должно соответствовать его
машинописному оформлению: состав и расположение реквизитов,
нумерация страниц.
3.3. Оформление реквизита управленческих документов
При оформлении документов необходимо соблюдать правила,
обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и
качественное их исполнение и поиск; возможность обработки документов
с помощью средств вычислительной техники.
3.3.1. При оформлении управленческих документов в аппарате
Белкоопсоюза применяются следующие реквизиты:
1. Товарный знак (эмблему) Белкоопсоюза;
2. Код Белкоопсоюза по общегосударственному классификатору
предприятий и организации Республики Беларусь (ОКПО);
3. Код формы документа по общегосударственному классификатору
унифицированных документов Республики Беларусь (ОКУД);
4. Наименование организации;
5. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес,
номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер
счета в банке;
6. Наименование вида документа;
7. Дата документа;
8. Регистрационный номер (индекс) документа;
9. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
10. Место составления или издания документа;
11. Гриф ограничения доступа к документу;
12. Адресат;
13. Гриф утверждения документа;
14. Резолюция;
15. Заголовок к тексту;
16. Отметка о контроле;
17. Текст документа;
18. Отметка о наличии приложений;
19. Подпись;
20. Гриф согласования документа;
21. Визы согласования документа;
22. Печать;
23. Отметка о заверении копии;
24. Фамилия исполнителя и номер его телефона;
25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
26. Отметка о переносе данных на машинный носитель;
27. Отметка о поступлении документа;
28. Предупредительный знак;
29. Идентификатор электронной копии документа.
3.3.2. В качестве эмблемы Белкоопсоюза используется товарный
знак (эмблема), зарегистрированный в установленном законом порядке.
Изображение товарного знака (эмблемы) Белкоопсоюза
располагается на левом поле бланка документа на уровне реквизита
"Наименование организации" или в центре при наименовании организации
на нескольких языках.
3.3.3. Код Белкоопсоюза проставляется на верхнем поле первого
листа бланка документа справа по общегосударственному классификатору
предприятий и организаций Республики Беларусь (ОКПО) и
общегосударственному классификатору "Система обозначений органов
управлений и общественных объединений" (СООУ).
3.3.4. Наименование организации (полное, сокращенное или
аббревиатура) Белкоопсоюза указывается в соответствии с Уставом
Белкоопсоюза.
3.3.5. Наименование вида документа должно соответствовать
компетенции Белкоопсоюза. На письмах наименование документа не
указывается.
Совместные распорядительные документы (постановления),
издаваемые одинаковые по форме документы (постановления и др.),
издаются в соответствующей форме (приказы, постановления и др.).
Ход обсуждения вопросов на заседаниях Правления Белкоопсоюза
фиксируется в протоколах.
3.3.6. Белкоопсоюз, в целях выполнения поставленных перед ним
задач, ведет переписку с вышестоящими, подведомственными, сторонними
организациями, гражданами. В зависимости от способа передачи
информации (по почте, телеграфу, телефону, телетайпу, телефаксу)
различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы,
телетайпограммы, факсограммы, электронные документы.
3.3.7. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания, принятия,
утверждения или дата события, которое зафиксировано в документе (для
протоколов, актов и других документов).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим
или утверждающим документ.
Для документов, составленных совместно с несколькими
организациями, датой документа является дата подписания его
последней организацией.
Даты подписания, утверждения, согласования документа
оформляются цифровым способом. Элементы даты печатаются арабскими
цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца,
месяц, год. Например, дату 2 марта 2002 года следует оформлять
02.03.2002.
В текстах документов, содержащих сведения финансового
характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления
дат: 12 марта 2002 года.
3.3.8. Регистрационный номер (индекс) документа.
Индекс присваивается документу при его регистрации. Индекс
входящего, исходящего и внутреннего документа состоит из индекса
структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел и
порядкового регистрационного номера документа. Например: 01-3/98.
Индексами распорядительных документов (постановлений,
распоряжений и протоколов) являются их порядковые номера, которые
присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа в
течение одного года.
На документах, составленных совместно несколькими
организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата
подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные
номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем через
косую черту.
Ссылка на индекс и дату входящего документа бывает только в
письмах и включает индекс и дату, указанные на документе, на который
дается ответ. Она располагается под реквизитами "дата" и "индекс" с
документа.
3.3.9. Место составления или издания документа.
Реквизит "место составления или издания документа" указывается
на общем бланке, располагается под реквизитами "дата" и "индекс
документа" и включает только общепринятые сокращения. На бланках для
писем этот реквизит не проставляется.
3.3.10. Гриф ограничения доступа к документу ("Секретно", "Для
служебного пользования" и др.) размещается в заголовочной части
документа, выше реквизита "адресат". Проставляется без кавычек на
первом листе документа и его можно дополнять данными,
предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к
государственной тайне.
3.3.11. Адресат.
Документы адресуются организациям, структурным подразделениям,
конкретным должностным и частным лицам.
В реквизит получателя документа "адресат" входит наименование
организации и почтовый адрес.
При адресовании документа в организацию или ее структурное
подразделение без указания должностного лица их наименования пишутся
в именительном падеже. Например:
Министерство экономики
Республики Беларусь
или
Министерство торговли
Республики Беларусь
Управление общественного питания
При адресовании документа должностному лицу название
организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия
адресата - в дательном. Например:
Министерство образования
Республики Беларусь
Начальнику управления кадров
___________________________
(Фамилия, инициалы)
При адресовании документа непосредственно руководителю
организации наименование организации следует указывать в составе
наименования должности адресата. Например:
Заместителю Министра финансов
Республики Беларусь
_____________________________
(Фамилия, инициалы)
При адресовании документа в несколько однородных организаций
их следует указывать обобщенно. Например:
Председателям правлений облпотребсоюзов,
райпо
Документ не должен содержать более четырех адресатов.
При направлении документа более чем в четыре адреса
составляется указатель рассылки.
Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не
указывается. Каждый экземпляр должен быть подписан.
Если документ является ответом первому адресату, указывается
автор инициативного письма вне зависимости от значимости остальных
адресатов.
При направлении документа в вышестоящий орган одновременное
его адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев,
когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа.
Адресование документа частному лицу осуществляется в
соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Вначале
указывается фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:
Сидоровой Е.В.
пр-т Ф.Скорины,
д. 32, кв. 4
220086 г.Минск
Каждая составная часть адресата (наименование организации,
структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы
получателя, почтовый адрес) должны начинаться с новой строки. При
написании адресата допускаются сокращения: п.я. - почтовый ящик,
в.ч. - воинская часть, обл. - область, г. - город, с. - село, р-он -
район, ул. - улица, пер. - переулок, пр-т - проспект, корп. -
корпус, кв. - квартира. В обозначениях номеров домов, корпусов,
квартир знак "№" не ставится, при литерном написании номера буква
пишется слитно с цифрой (25а).
3.3.12. Утверждение документа.
Утверждение - один из способов удостоверения документа после
его подписания. Документ, подлежащий утверждению, имеет юридическую
силу только с момента его утверждения.
Утверждение документа оформляется грифом утверждения. Гриф
утверждения располагается в правом верхнем углу документа, состоит
из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица,
утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Правления
Белкоопсоюза
Подпись И.О.Фамилия
02.01.2002
Документ может быть утвержден несколькими должностными лицами
(совместные документы организаций), в этом случае документ
оформляется не на бланке, и грифы утверждения располагаются на одном
уровне в пределах площади, отводимой для реквизита "наименование
организации - автора документа". Наименование организации включается
в наименование должностных лиц, утверждающих документ.
Дата утверждения в грифе УТВЕРЖДАЮ проставляется должностным
лицом, утверждающим документ, месяц и год допускается печатать на
машинке.
При утверждении документа постановлением, приказом или
протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия
документа в именительном падеже, его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Постановление Правления
Белкоопсоюза
10.01.2002 № 4
или
УТВЕРЖДЕНО
Протокол заседания Правления
Белкоопсоюза № 5 от
12.03.2002
Слово "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатается прописными буквами
без кавычек.
Документы утверждаются Председателем Правления Белкоопсоюза, в
компетенцию которого входит решение вопросов, отраженных в
утверждаемых документах (Приложение 6).
3.3.13. Резолюция.
Резолюция - письменное указание руководителя о порядке
исполнения или использования документа.
Резолюция размещается в левом верхнем углу первого листа
документа между реквизитами "адресат" и "текст", включает фамилию
исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция
должна быть подписана и датирована. Например:
Иванову А.А.
Прошу подготовить заключение к
12.03.2002
06.03.2002 Подпись
При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции,
а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в
отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на
специальном бланке для резолюций.
При нескольких резолюциях на документе их содержание не должно
дублироваться, каждая последующая резолюция необходима только для
конкретизации предыдущей.
Если исполнителей документа несколько, они все указываются в
резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и
указывается в списке первым (без пометки "ответственный").
Срок исполнения устанавливается Председателем Правления или
его заместителями исходя из содержания документа или используются
действующие типовые сроки исполнения определенных категорий
документов. Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются
цифровым способом. Если документ ставится на контроль, в резолюции
может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль. Если
на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты,
следует указывать номера контролируемых пунктов. Документ,
поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.
3.3.14. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту включает краткое содержание документа.
Формировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного
существительного, в предложном падеже, начинается предлогом "О" и
должен отвечать на вопрос "О чем?" Например: "Об утверждении", "Об
изменении...", "Об отмене...", "О мерах...", "О ходе...", Протокол
(чего?) "Заседания Правления".
Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок формулируется исполнителем документа.
3.3.15. Отметка о контроле.
Отметка о контроле за исполнением документа обозначается
буквой "К" или словом "Контроль" от руки или штемпелем проставляется
на левом поле первого листа документа параллельно заголовку
документа.
3.3.16. Составление текстов управленческих документов.
Текст документов рекомендуется составлять на белорусском или
русском языке в соответствии с Законодательством Республики Беларусь
о государственных языках.
Текст организационно-распорядительных документов оформляется в
виде связного текста, анкеты, таблицы, а также в виде соединения
этих форм.
Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных
толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться
одного вопроса (темы).
Текст принято начинать с указания причины (основания) для
составления документа (вводная часть), затем излагается просьба,
предложение, выводы, решения, распоряжения; иногда вводная часть
может отсутствовать.
Текст документов в соответствии с содержанием допускается
разделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты.
Каждый раздел может быть разделен на любое число подразделов,
которые в свою очередь могут иметь пункты, подпункты и так далее.
Для нумерации используются только арабские цифры, разделенные
точками. Например:
1. Общие положения.
2. Документирование управленческой деятельности.
2.1. Правила подготовки и оформления документов.
2.2. Оформление реквизитов на документе.
2.2.1. Наименование организации - автора документа.
Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых
реквизитов документа (наименование вида документа, заголовка к
тексту, подписи и др.).
3.3.17. Отметка о наличии приложения.
Реквизит "отметка о наличии приложения" располагается после
текста документа перед реквизитом "подпись".
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о
наличии приложения оформляется по форме:
Приложение: на 7 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте,
рекомендуется перечислять с указанием их наименования, количества
листов в каждом приложении и количества экземпляров; при наличии
нескольких приложений их нумеровать. Например:
Приложения:
1. Акт приема-передачи дел на 3 л. в 2 экз.
2. Перечень объектов для внедрения системы на 5 л. в 3 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий
приложения, отметка о наличии приложений оформляется по форме:
Приложение: Протокол согласования от 05.03.2002 № 75/115 и
приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметка о его наличии оформляется по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывается.
В распорядительных документах (постановлениях, распоряжениях,
решениях) выделение отметки о приложении после текста не
допускается; указание о наличии приложения дается в тексте
документа.
На приложении к распорядительному документу на первом его
листе в правом верхнем углу делается отметка "Приложение" с
указанием названия распорядительного документа, его даты и
регистрационного номера. Например:
Приложение 1
к постановлению Правления
Белкоопсоюза №
04.03.2002
3.3.18. Подпись.
Проект документа представляется на подпись Председателю
Правления, заместителям Председателя Правления, начальникам
управлений (отделов) полностью оформленным, проверенным,
согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и
материалами, на основании которых он составлен.
В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности
лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка -
инициалы, фамилия. Например:
Председатель Правления личная подпись И.О.Фамилия
При оформлении документа не на бланке в наименование должности
включается наименование организации. Например:
Председатель Правления
Белкоопсоюза личная подпись И.О.Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагаются одна под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности. Например:
Председатель Правления личная подпись И.О.Фамилия
Главный бухгалтер личная подпись И.О.Фамилия
Если документ подписывается несколькими равными по должности
лицами, их подписи располагаются на одном уровне. Например:
Председатель Правления Председатель БРК профсоюза
Белкоопсоюза работников потребительской кооперации
Личная подпись И.О.Фамилия личная подпись И.О.Фамилия
В документах, составленных комиссией, указываются не должности
лиц, подписывающих его, а их распределение обязанностей в составе
комиссии. Например:
Председатель комиссии личная подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии личная подпись И.О.Фамилия
личная подпись И.О.Фамилия
Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на
проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо,
исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом
обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего
документ ("Зам", "И.О."), и его фамилия. Не допускается ставить
предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.
3.3.19. Гриф согласования документа.
Согласование документа может проводиться как внутри
организации (структурными подразделениями и должностными лицами),
так и вне ее (с подчиненными и неподчиненными организациями).
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в
левом нижнем углу документа или на отдельном листе согласования,
если содержание документа затрагивает интересы нескольких
организаций, о чем на документе делается отметка "Лист согласования"
прилагается.
Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек),
наименования должности лица, с которым согласовывается документ
(включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и
даты. Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник планового отдела
Минфина Республики Беларусь
Личная подпись И.О.Фамилия
13.02.2002
При согласовании документа с коллегиальным органом в графе
согласования указывается название документа в именительном падеже,
его дата и номер. Например:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания комиссии
13.02.2002 № 2
3.3.20. Визы согласования документа.
Визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего
листа подлинника документа.
Реквизит "Виза" включает в себя подпись и должность лица,
визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату
подписания. Например:
Начальник управления кадров
Личная подпись И.О.Фамилия
21.01.2002
Не допускается при визировании делать какие-либо исправления в
документе. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на
отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания
прилагаются". Например:
Начальник управления кадров
Личная подпись И.О.Фамилия
21.01.2002 Замечания прилагаются
Допускается по усмотрению Правления Белкоопсоюза полистное
визирование документа и его приложений.
3.3.21. Печать.
На документах, предусмотренных специальными нормативными
актами, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факты,
связанные с финансовыми средствами, проставляется печать. Оттиск
печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть
наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ.
Место хранения печати и должностное лицо, ответственное за ее
хранение, определяется Председателем Правления.
Печать Правления Белкоопсоюза круглая, с изображением в центре
эмблемы Белкоопсоюза.
Печати и штампы структурных подразделений воспроизводят
наименования управлений (кадров, делами и др.), и их ставят на
копиях документов, направляемых в другие организации, размноженных
экземплярах распорядительных документов при рассылке.
3.3.22. Отметка о заверении копии.
Белкоопсоюз может засвидетельствовать копии (выписки) только
тех документов, которые создаются в аппарате Белкоопсоюза.
Копия (выписка), снятая с документа, должна воспроизводить все
реквизиты документа. Ее следует оформлять на бланке или обычной
бумаге с воспроизведением полного текста бланка подлинника.
При оформлении копий (выписок) документов, касающихся прав
граждан, на документе, с которого снята копия, проставляется отметка
о том, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметка о
местонахождении подлинника. На первом листе копии, в правом верхнем
углу, указывается слово Копия (без кавычек). Ниже реквизита
"подпись" проставляется заверительная надпись, которая состоит из
слова "Верно", наименования должности лица, заверившего копию, его
личной подписи, инициалов, фамилии и даты заверения. Например:
Верно
Начальник управления кадров Личная подпись И.О.Фамилия
12.02.2002
При пересылке копии документа в другие организации или
передаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется печатью.
Копийный экземпляр исходящего документа, оставляемый в деле,
допускается оформлять не на бланке, проставляя дату подписания,
регистрационный индекс и заверительную отметку.
3.3.23. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа состоит из фамилии
исполнителя и номера его служебного телефона. Отметка об исполнителе
располагается от границы левого поля в левом нижнем углу лицевой
стороны последнего листа документа.
Иванов 223 20 40
Примечание: номера телефонов указываются без черточек.
3.3.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если
отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, при наличии
такого документа - ссылку на его дату и номер документа, слова "В
дело", номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка
должна быть подписана и датирована исполнителем документа или
начальником структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Например:
В дело № 02-4
Протокол согласования от 03.09.95 № 74
Личная подпись
15.01.2002
или
В дело № 12-17
17.01.02 передано по телефону
об отгрузке продукции
Личная подпись
20.03.2002
Отметка о переносе данных на машинный носитель проставляется
на нижнем поле последнего листа документа, подлежащего машинной
обработке. Этот реквизит состоит из записи "Информация перенесена на
машинный носитель", подписи лица, ответственного за перенос, и даты
переноса.
3.3.25. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении проставляется на всех входящих
документах в виде регистрационного штампа, фиксируя факт поступления
документа. Отметка о поступлении включает порядковый номер и дату
поступления документа и располагается справа в нижней части первого
листа документа.
3.3.26. Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка
(колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы
документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату
и другие поисковые данные, устанавливаемые в аппарате Белкоопсоюза.
3.4. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов
3.4.1. Постановление, распоряжение, решение - разновидности
распорядительных документов.
В констатирующей части излагаются факты, события, оценка,
послужившие основанием для издания распорядительного документа. Если
постановление, распоряжение издается на основании распорядительного
документа вышестоящего органа, констатирующая часть должна содержать
ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, номера и
заголовка.
Если распорядительная часть постановления, распоряжения не
нуждается в обосновании, констатирующая часть отсутствует.
Распорядительная часть постановления, распоряжения излагается
в повелительной форме, начинается словом "Установить", "Назначить",
"Уволить", "Выделить" и т.д., печатается прописными буквами без
кавычек, с отдельной строки от нулевого положения табулятора,
отделяя констатирующую часть от распорядительной.
Формулировка постановляющей части должна быть конкретной, не
противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам,
четкой, ясной, не допускающей различных толкований.
Если распорядительная часть предполагает различные по
характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты,
которые нумеруются арабскими цифрами.
В каждом пункте указываются исполнитель (организация,
структурное подразделение, конкретное должностное лицо),
предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в
дательном падеже, можно указывать обобщенно, например: председателям
правлений облпотребсоюзов, райпо. Предписываемое действие выражается
глаголом в неопределенной форме - "подготовить", "обеспечить",
"разработать" и т.д. Срок исполнения должен быть реальным,
соответствовать объему предполагаемых работ, при этом следует
учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей.
В конце текста постановления, распоряжения помещается перечень
документов, утративших силу или подлежащих изменению и дополнению, с
изданием данного постановления, распоряжения.
В ссылке на эти документы указываются дата, номер и заголовок
этих документов. При этом применяется устойчивый оборот: "Считать
утратившим силу постановление, распоряжение, ... от ... № ...".
Последним пунктом в постановлении, распоряжении указывается
лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.
Отсутствие указания об ответственном за контроль может
означать, что контроль за исполнением документа будет осуществлять
Председатель Правления Белкоопсоюза.
Постановления, распоряжения могут иметь приложения, на которые
даются ссылки в соответствующих пунктах текста. Реквизит
"Приложение" после текста постановления самостоятельно не
оформляется.
Текст постановления, распоряжения должен иметь заголовок.
Заголовок начинается с предлога "о" ("об") и формируется при помощи
отглагольных существительных, например "О назначении...", "Об
утверждении...", "О создании..." или существительных, указывающих на
предмет, например: "Об итогах...", "О мерах...".
Подготовленный проект постановления, распоряжения до
подписания подлежит согласованию с заинтересованными структурными
подразделениями или должностными лицами, которых он касается и
обязательно с юридическим управлением. Согласование осуществляется
путем визирования или проставления грифа согласования.
Проект постановления, распоряжения, выполнение которого
требует финансового обеспечения, обязательно согласовывается с
финансовым управлением и управлением бухгалтерского учета и
отчетности.
Согласование проводит управление (отдел) аппарата Белкоопсоюза
или лицо, готовившее проект. В случае несогласия с проектом пишется
мотивированное заключение.
Перед подписанием проект дополнительно тщательно выверяется.
При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых
данных, фамилий, имен и отчеств.
Полностью подготовленный проект представляется на подпись.
Постановления, распоряжения подписываются Председателем Правления
Белкоопсоюза, в его отсутствие - заместителями. Подписывается первый
экземпляр постановления, распоряжения, который вступает в силу с
момента подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде
случаев срок вступления в силу и срок действия постановления,
распоряжения указываются в тексте.
Отдельно от распоряжений по основной деятельности оформляются
и ведутся распоряжения по личному составу и командированию
работников.
Постановлениями, распоряжениями оформляются: прием, перевод и
увольнение работников, предоставление им отпусков и командирование;
изменение условий и оплаты труда, установление надбавок, поощрения и
наложения взысканий и другое.
Для оформления постановлений, распоряжений по личному составу
необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут
выступать: личное заявление работника, трудовой договор, контракт,
докладная записка руководителя структурного подразделения (о
переводе работника, о нарушении трудовой дисциплины, о персональных
надбавках), служебное письмо другой организации с запросом на
перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения
фамилии работника, и другое.
Тексты большинства постановлений, распоряжений по личному
составу не имеют констатирующей части и начинаются с
распорядительного действия: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ,
ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ и т.д.
Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные)
постановления, распоряжения по личному составу.
В индивидуальных содержится информация только об одном
работнике, в сводных - о нескольких работниках независимо от того,
под какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод,
увольнение и др.).
При составлении сводных постановлений, распоряжений необходимо
учитывать, что в одном документе не должно содержаться информации с
разными сроками хранения.
Каждый пункт постановления, распоряжения по личному составу
должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями
Трудового кодекса Республики Беларусь.
Постоянной информацией для любого кадрового постановления,
распоряжения является указание распорядительного действия (уволить,
премировать, перевести), фамилии и инициалов работника (имени и
отчества полностью - при приеме на работу), должности и управления
(отдела), даты вступления в силу данного постановления,
распоряжения.
При приеме на работу обязательно указывается установленный
размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при
необходимости, условия приема: временно (с... по ...), с
испытательным сроком (его продолжительность) и т.п.
При переводе на другую работу - новая должность и
подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием
продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с
требованиями Трудового кодекса Республики Беларусь), изменение
оплаты труда (если оно возникает).
При увольнении указывается причина увольнения, согласно
статьям Трудового кодекса Республики Беларусь.
При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, даты
начала и окончания.
При командировании - дата и продолжительность командировок,
место направления, наименование организации, учреждения.
При поощрениях и наказаниях - причина и вид поощрения или
взыскания.
Каждый пункт постановления, распоряжения по личному составу
должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного
распорядительного действия.
Постановления, распоряжения по личному составу, согласно
Трудовому кодексу Республики Беларусь, доводятся до сведения
работников под расписку. Визы ознакомления работников располагаются
после текста какого-то пункта приказа или после подписи Председателя
Правления Белкоопсоюза.
Информация, содержащаяся в постановлениях, распоряжениях по
личному составу (сведения о работе и поощрения) фиксируется в
трудовых книжках работников.
3.4.2. Решения - правовой акт, принимаемый коллегиальными
органами. Решение должно содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование организации, издающей документ, код организации, автора
документа, название вида документа, дату, регистрационный номер,
место издания, заголовок, текст, визы, подпись.
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной
части.
Протокол - организационно-распорядительный документ,
фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях,
совещаниях, конференциях и заседаниях Правления Белкоопсоюза.
Протокол ведется во время заседания секретарем или специально
назначенным лицом.
Протоколы оформляются на общем или специальном бланке
Белкоопсоюза формата А4 и содержат следующие реквизиты: наименование
органа, издающего документ, наименование вида документа (протокол),
дату заседания и регистрационный индекс (номер), место заседания,
гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к
тексту, текст, подписи.
Для некоторых разновидностей протоколов вводятся дополнительно
такие реквизиты, как гриф утверждения, согласования.
Утверждению подлежат решения совещаний по вопросам, выходящим
за пределы компетенции участников заседания.
Заголовок - это название протоколируемого мероприятия
(совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального
органа в родительном падеже. Например, "заседания комиссии...",
"собрания трудового коллектива..." Если на заседании рассматривается
один вопрос (тема), он может быть вынесен в заголовок протокола.
Например, "собрания трудового коллектива о подведении итогов работы
за год".
На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного
оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание
продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и
через тире - окончания. Например, 12 - 14.02.2002.
Индексом протокола является порядковый номер заседаний
Правления Белкоопсоюза в течение года.
В реквизите "место заседания" указывается город, где
состоялось заседание.
Протоколы в зависимости от полноты освещения хода заседания
делятся на краткие и полные.
Протокол краткой формы составляется при наличии стенограммы
или когда прилагаются принятые постановления, а также тексты
докладов и выступлений. Кратко протоколируются оперативные
совещания.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются фамилии председательствующего и
присутствующих. При необходимости указываются должности
присутствующих, а также инициалы, фамилии и должности лиц,
приглашенных на заседание. При большом количестве участников
заседания составляется список присутствующих, который прилагается к
протоколу. Текст постановляющей части протокола должен быть
лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Он излагается в
неопределенной форме глагола (возложить, поручить, организовать и
т.д.) и строится по схеме: действие - исполнитель - срок. Если
постановление по какому-либо вопросу повестки дня содержит различные
по характеру вопросы, оно делится на пункты (первой цифрой
обозначается вопрос повестки дня, второй - порядковый номер пункта
постановляющей части).
Отредактированный протокол подписывает Председатель Правления
или его заместитель.
3.5. Информационно-справочные документы (акт, докладные,
объяснительные записки, справка, служебные письма,
телеграммы, телефонограммы)
3.5.1. Акт - документ, составленный комиссией или специально
выделенными должностными лицами и подтверждающий установленный факт,
событие, действие. В зависимости от назначения бывают различного
рода содержания - акты инвентаризации, несчастных случаев, приема-
передачи материальных ценностей, акты приема объектов в
эксплуатацию, проверок, ревизии финансово-хозяйственной деятельности
и другие.
Основанием для составления акта может быть распорядительный
документ вышестоящих органов, Председателя Правления Белкоопсоюза,
его плановое задание и другое.
Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме.
Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации
(подразделения), составившего акт, название вида документа, место
составления, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту,
подписи, при необходимости - гриф утверждения и согласующие визы.
Реквизиты располагаются в установленном порядке.
Акт оформляется на общем бланке.
Дата и место составления, проставляемые в акте, должны
соответствовать дате и месту актируемого события.
Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий
или факты, сформулированное отглагольным существительным. Например:
"О списании малоценного инвентаря", "О выделении к уничтожению
документов и дел" и т.д.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
В вводной части акта указывается основание для составления
акта (распорядительный или нормативный документ, устное указание
руководителя): состав комиссии - указывается наименование должности,
инициалы и фамилия председателя комиссии в именительном падеже,
наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии и
приглашенных в алфавитном порядке. При написании должностей лиц,
участвовавших в составлении акта, необходимо указывать название
организации.
Слова "ОСНОВАНИЕ", "СОСТАВЛЕН", "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "ЧЛЕНЫ
КОМИССИИ", "ПРИСУТСТВОВАЛИ" пишутся с прописной буквы от нулевого
положения табулятора.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются
цели и задачи актирования, описание и характер проведенной работы,
установленные факты (если отражается несколько фактов, то содержание
акта делится на подпункты), а также выводы и заключения.
Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в
распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых
действий.
При наличии в акте приложений ссылка на них дается в конце
текста перед подписями.
Акт подписывают председатель и все составители без указания
должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже
- подписи членов комиссии в алфавитном порядке.
Акты ревизий и обследований подлежат согласованию с
должностными лицами, деятельность которых обследуется.
Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают
(визируют) его с отметкой: "Замечания прилагаются". Текст замечаний
излагается на отдельном листе. Небольшие по объему замечания
допускается фиксировать на самом акте.
3.5.2. Докладная записка - документ, адресованный конкретному
должностному лицу, информирующий о сложившейся ситуации, о
выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она
готовится как по инициативе автора, так и по указанию Председателя
Правления и его заместителей.
Внешние докладные записки (адресуемые руководителям
вышестоящего органа) оформляются на бланках и подписываются
Председателем Правления Белкоопсоюза, внутренние оформляются на
бумаге формата А4 и подписываются составителем.
В зависимости от содержания и целевого назначения докладные
записки бывают инициативные (внесение предложений) или отчетные (о
результатах проверки, о командировке и т.д.).
Инициативные докладные записки, требующие исполнения,
регистрируются, при необходимости их исполнение контролируется
согласно резолюции.
Реквизиты докладной записки: наименование организации
(структурного подразделения), название вида документа, дата,
регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой
(вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие
причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во
второй части докладной записки излагаются выводы и предложения.
3.5.3. Объяснительная записка - документ, поясняющий
содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета,
проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта,
поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на
две группы.
К первой группе относятся документы, сопровождающие основной
документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений
основного документа. Они оформляются на общем бланке.
Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу
каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения
отдельных работников. Составляются на чистом листе бумаги,
подписываются составителем.
3.5.4. Справка - документ информационного характера,
содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий,
но без мнения автора о существе излагаемых вопросов.
Справки делят на две группы - с информацией о фактах и
событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным
гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.
Реквизиты справки: наименование организации (структурного
подразделения), название вида документа, дата и регистрационный
индекс, адресат, заголовок к тексту (для формата А4), текст,
подпись.
Справки информационного характера отражают индивидуальные
ситуации. Они составляются по запросу и представляются в
установленные сроки. В них могут быть приведены таблицы, к ним могут
прилагаться приложения. Подписывают справку лица, ее составлявшие и
несущие ответственность за представленные данные.
Справки, выдаваемые заинтересованным гражданам о подтверждении
места работы, занимаемой должности, заработной плате, месте
проживания, наличии иждивенцев и т.п., оформляются на трафаретных
бланках. На таких бланках кроме названия учреждения, вида документа,
даты и номера, имеется отпечатанный типовой текст. Текст обычно
начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и
отчества, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается
название учреждения, куда она представляется. Текст справки
заверяется подписью и печатью.
3.5.5. Служебные письма - обобщенное название большой группы
управленческих документов, которые служат средством общения с
учреждениями и частными лицами.
Служебные письма применяются для решения оперативных вопросов,
возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает
разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения,
претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения,
напоминания, рекомендации, гарантийные, сопроводительные и т.п.
Письма оформляются на специальных бланках для писем формата А4
или А5 в зависимости от объема текста.
Реквизитами письма являются: наименование организации - автора
документа, почтовый и телеграфный адрес организации, номер телефона
приемной Председателя Правления Белкоопсоюза, номер счета в банке,
дата и регистрационный индекс, адресат, ссылка на индекс и дату
входящего документа, заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия
составителя документа и номер его служебного телефона.
Текст служебного письма освещает, как правило, один вопрос.
Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их
взаимосвязанности.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой
части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же
делаются ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием
составления письма. Основной является вторая часть документа, в
котором излагаются выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п.
Письма бывают инициативные и ответные. Инициативные письма -
это письма, требующие ответа. Большая часть таких писем выражает
просьбу (предложение, запрос) в решении каких-либо вопросов.
Тематика этих писем не ограничена.
В ответном письме указывается дата и номер инициативного
письма, на который дается ответ. Эти письма по своему содержанию
носят зависимый от инициативных характер, т.к. тема их текста уже
задана и остается изложить характер решения поставленного в
инициативном письме вопроса: принятие или отказ предложения,
выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и
четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере,
в какие сроки.
Письма, адресуемые вышестоящим органам, подписывает
Председатель Правления Белкоопсоюза или его заместители.
Письмо может быть подписано двумя или более должностными
лицами.
3.5.6. Телеграммы - обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых в связи с передачей информации по
каналам телеграфной связи.
Телеграммы составляются в случаях, когда отправление
документов не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Телеграммы делятся на категории: "Внеочередные",
"Правительственные", "Срочные", "Обыкновенные".
Телеграмма оформляется в двух экземплярах на телеграфном
бланке или на обычной бумаге формата А5, один экземпляр передается
на телеграф, другой подшивается в дело.
Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и
минуты) передачи телеграммы (проставляются телеграфистом),
регистрационный номер, отметка об особом виде (серия) телеграммы,
адресат, ссылка на индекс и дату входящего (инициативного)
документа, текст, подпись.
В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер
отделения связи, улица, дом, наименование организации или фамилия
получателя.
Текст телеграммы печатают на одной стороне листа прописными
буквами (кроме сокращенных обозначений знаков препинания) через два
интервала. Текст печатается начиная с абзаца, далее красные строки и
абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов.
Текст телеграммы излагается предельно сжато, не должен превышать 50
слов. Знаки препинания пишутся словами полностью или сокращенно:
точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, кавычки - квч, скобки
- скб, вопросительный и восклицательный знаки, плюс, минус, деление,
проценты, параграф, номер. Даты обозначаются арабскими цифрами,
между цифрами разделительные знаки не ставятся.
После текста перед подписью ставят регистрационный индекс
телеграммы.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В ней
указывается фамилия автора телеграммы и наименование организации,
должность автора указывать необязательно.
Ниже подписи проводится черта, под которой указывается
телеграфный адрес отправителя телеграммы, должность лица,
подписавшего телеграмму, печать.
3.5.7. Для оперативного решения вопросов с организациями,
расположенными в пределах одного населенного пункта, когда сообщения
требуют документального оформления, используются телефонограммы.
Телефонограммы оформляются на бланках или на стандартном
листе.
Реквизиты телефонограммы: адресат, название вида документа,
дата и регистрационный индекс, часы и минуты ее приема-передачи,
текст, подпись, фамилии передающего и принимающего телефонограмму с
указанием должностей.
В адресате указывается наименование организации, фамилия
адресата и телефон, по которому передается текст телефонограммы.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней
прилагается список рассылки с названиями организаций и номерами
телефонов.
Текст телефонограммы должен быть кратким, без
труднопроизносимых слов, сокращений и сложных оборотов.
Телефонограмма подписывается Председателем Правления
Белкоопсоюза или его заместителями.
3.6. Правила машинописного оформления документов
3.6.1. Документы должны печататься аккуратно, без ошибок,
пропусков, помарок.
В зависимости от объема машинописного текста выбирают формат
бумаги. На листах формата А4 (210 x 297 мм) изготовляют документы
большого объема, на листе формата А5 (148 x 210 мм) - документы,
объем которых не превышает 7 - 10 строк. Независимо от объема текста
на бумаге формата А4 оформляются постановления, распоряжения,
протоколы, акты.
3.6.2. При машинописном оформлении документов необходимо
соблюдать следующие размеры полей:
левое - 30 мм (13 печатных знаков);
правое - не менее 8 мм (3 - 4 печатных знака);
верхнее и нижнее - не менее 20 мм (4,5 - 5 межстрочных
интервалов).
3.6.3. Длина печатной строки должна соответствовать 64
печатным знакам, максимальное количество печатных строк для формата
А4 - 41.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28
печатных знаков.
Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5
строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точка в
конце заголовка не ставится.
3.6.4. Документы печатаются на одной стороне листа. На двух
сторонах листа допускается печатать только документы со сроком
хранения до трех лет.
3.6.5. Страницы документа нумеруются по середине верхнего поля
на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа арабскими
цифрами без сокращения "стр.", без кавычек и тире. Нумерация
документа, состоящего из нескольких страниц, начинается со второй
страницы, первая - не нумеруется. При оформлении документа на двух
сторонах листа вторая нумеруется при наличии следующего листа.
Новую страницу документа не начинают последней неполной
строкой абзаца.
3.6.6. Тексты документов печатаются через полтора межстрочных
интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста
через один межстрочный интервал. Через два межстрочных интервала
печатаются тексты документов, предназначенных для воспроизведения на
множительных аппаратах, подготовленных к изданию типографским
способом, а также доклады и телеграммы.
3.6.7. Один реквизит от другого отделяется двумя-тремя
межстрочными интервалами: первая строка текста от последней строки
заголовка к тексту, реквизит "приложение" от последней строки
текста, подпись от последней строки текста, одна подпись от другой
или один адресат от другого и т.д.
3.6.8. В реквизите "Подпись" инициалы и фамилию должностного
лица, подписавшего документ (расшифровку подписи), следует печатать
на уровне последней строки наименования должности, без скобок и
пробелов между инициалами и фамилией.
3.6.9. Тексты документов могут делиться на составные части:
разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются
арабскими цифрами и печатаются от нулевого положения табулятора.
3.6.10. Примечания, приложения и ссылки в тексте следует
печатать через один межстрочный интервал столбцом, оставляя
открытыми слова: "Примечание", "Приложение", "Основание".
3.6.11. В документах не рекомендуются такие текстовые
выделения, как подчеркивание, печатание вразрядку, а также печатание
прописными буквами, за исключением названия вида документа и слов:
"УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕНО", "СОГЛАСОВАНО" (в грифах утверждения и
согласования), "ПОСТАНОВЛЯЕТ" (в постановлениях).
3.6.12. При переносе слов в тексте не допускается отделение
сокращенных слов от слов, к которым они относятся, единиц измерения
от цифр, инициалов от фамилий, а знак тире (дефис) следует указывать
один раз, оставляя его в конце строки.
В реквизитах "адресат", "заголовок к тексту" перенос слов не
рекомендуется.
3.6.13. Все материалы, поступающие в машинописное бюро для
копирования, регистрируются в журнале учета.
3.6.14. В целях рационального использования памяти компьютера
работники управлений (отделов) аппарата Белкоопсоюза обязаны
периодически сообщать в машинописное бюро сведения о подлежащих
удалению из компьютера документах по миновании надобности в них.
4. Номенклатура дел. Формирование и оформление дел
4.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень
наименований дел, образующихся в процессе деятельности аппарата
Белкоопсоюза с указанием сроков их хранения, оформленных в
установленном порядке.
4.1.1. Номенклатура дел составляется в целях классификации
документов и формирования дел, обеспечения сохранности, поиска
документов и учета дел. На основе номенклатуры дел управлений
(отделов) аппарата Белкоопсоюза, общественных организаций и комиссий
управлением делами составляется сводная номенклатура дел
(Приложение 7).
4.1.2. Сводная номенклатура дел пересоставляется в случае
изменения функций и структуры аппарата Белкоопсоюза, ежегодно
перепечатывается с соответствующими поправками, передается вначале
на согласование центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Белкоопсоюза,
затем экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Национального архива, в
который поступают документы на хранение, после этого - на
утверждение Председателю Правления Белкоопсоюза.
Заседания ЦЭК оформляются протоколом.
4.1.3. Номенклатура дел составляется на календарный год и
вводится в действие с первого января.
4.1.4. Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах.
Первый экземпляр хранится в управлении делами, второй - в
Национальном архиве, с которым согласовывалась номенклатура, третий
- в архиве Белкоопсоюза в качестве учетного документа, четвертый
используется в качестве рабочего.
Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел является
документом постоянного срока хранения, он регистрируется (в порядке,
установленном для регистрации внутренних документов) и включается в
раздел номенклатуры дел управления делами.
4.1.5. Составление номенклатуры дел управления (отдела)
аппарата Белкоопсоюза начинается с определения состава включаемых в
нее документов, на основании Положения об управлении (отделе),
планов и отчетов о работе, номенклатуры дел за прошлые годы, описями
дел временного (свыше 10 лет) и постоянного срока хранения.
В номенклатуру дел включаются дела (документы) с временным (до
10 лет включительно, свыше 10 лет) и постоянным сроками хранения,
кроме того, в нее входят справочные материалы.
4.1.6. В номенклатуру дел не включаются печатные издания
(брошюры, справочники, бюллетени, информационные листки, экспресс-
информации и др.), алфавиты, указатели и другие вспомогательные
документы, не отражающие основную деятельность структурного
подразделения.
4.1.7. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с
установленной формой (Приложение 7).
Каждому делу присваивается индекс, состоящий из индекса
управления (отдела) аппарата Белкоопсоюза и порядкового номера по
номенклатуре дел, например: 02-1, 02-2 и т.д.
В номенклатуре дел каждого управления (отдела) аппарата
Белкоопсоюза оставляется несколько резервных номеров для
незапланированных дел в течение года. При этом начальники управлений
(отделов) обязаны согласовывать вопрос о заведении нового дела с
управлением делами Белкоопсоюза.
4.1.8. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел
ответственным за делопроизводство в управлении делами заполняется
итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел
(Приложение 8).
4.2. Формирование дел - это группировка исполненных документов
в дела в соответствии с номенклатурой дел.
4.2.1. Формированием дел в управлениях (отделах) аппарата
Белкоопсоюза занимаются ответственные за делопроизводство.
Контроль за правильным формированием дел осуществляет
управление делами.
4.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
правила:
- помещать в дело только исполненные документы;
- помещать в дело документы, которые по своему содержанию
соответствуют наименованию дела по номенклатуре;
- помещать приложения вместе с основными документами;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и
временного хранения;
- группировать в дело документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,
лишние экземпляры, черновики;
- дело должно содержать не более 250 листов.
При большем количестве листов заводятся второй и последующие
тома дела.
4.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической
или вопросно-логической последовательности и в их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями. Распоряжения по
личному составу группируются в самостоятельные дела в зависимости от
сроков их хранения.
4.2.4. Уставы, положения, инструкции, утвержденные
распорядительными документами, являются приложениями к ним и
группируются вместе с ними. Если же они утверждены в качестве
самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
4.2.5. Протоколы совещаний, заседаний располагаются в
хронологическом порядке, по номерам.
4.2.6. Планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки
группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов к ним.
Планы и отчеты к ним хранятся в делах того года, к которому
они относятся по своему содержанию, независимо от времени их
составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к
начальному году их действия, отчеты о выполнении таких планов
относятся к последнему году действия плана.
4.2.7. Лицевые счета по заработной плате работников аппарата
Белкоопсоюза группируются в самостоятельные дела и располагаются в
них по алфавиту фамилии.
4.2.8. Предложения, заявления, жалобы граждан и все документы
по их рассмотрению и разрешению группируются в самостоятельные дела.
Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке. В
случае получения повторного предложения, заявления, жалобы или
появления дополнительных документов они подшиваются к данной
(первоначальной) группе документов.
4.2.9. Документы в личных делах располагаются в следующей
последовательности:
- внутренняя опись документов, находящихся в деле;
- личный листок по учету кадров;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- автобиография, заполненная собственноручно лицом,
принимаемым на работу;
- копия документа об окончании среднего или высшего учебного
заведения;
- заявление о приеме на работу, переводе;
- копии представлений, копии постановлений, распоряжений,
назначении, утверждении, избрании, переводе;
- характеристики, отзывы, документы о награждениях,
поощрениях, документы об аттестации, справки по результатам проверки
работы, прохождении стажирования, производственной практики,
переподготовки и другие документы, характеризующие работника;
- заявление, копия представления, копия постановления,
распоряжения об освобождении от занимаемой должности.
4.2.10. Переписка группируется в дела за период календарного
года в порядке разрешения вопросов в хронологической
последовательности: документ-ответ помещается за документом-
запросом.
4.2.11. Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.
4.2.12. Группировка документов в дела производится по отметкам
исполнителей на исполненных документах "В дело №" и в строгом
соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность
оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении
и др. необходимых реквизитов документов.
Недооформленные или неправильно оформленные документы
возвращаются исполнителям на доработку.
4.3. Дела подлежат оформлению при их заведении и окончательно
оформляются по завершении года.
4.3.1. Оформление дел включает комплекс работ по технической
обработке ответственными за делопроизводство управлений (отделов)
при методической помощи и под контролем специалиста по архивному
делу управления делами.
4.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного
(свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет
дел, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи
дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи
документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки
дела (уточнение наименования организации, индекса и заголовка дела,
даты дела и др.).
Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) срока
хранения по личному составу следует подшивать (переплетать) в дела
на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности
свободного чтения текста всех документов. Металлические скрепки из
дела удаляются. Листы в деле нумеруются арабскими цифрами в правом
верхнем углу черным графическим карандашом, не задевая текста,
каждый том дела нумеруется самостоятельно. Фотографии, чертежи,
диаграммы и другие специфические документы, представляющие
самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом
верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными фотографиями и документами
нумеруется как один лист. В заверительной надписи к делу указывается
общее количество фотографий с указанием номеров листов, на которых
они расположены.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом
каждое вложение в конверте нумеруется очередным номером вслед за
конвертом. Если вложения пронумеровать нельзя, наличие их
оговаривается в заверительной надписи.
В конце дела (тома) на отдельном листе делается заверительная
надпись (Приложение 9), в которой цифрами и прописью указывается
количество пронумерованных листов, отражаются исправления в
нумерации, оговариваются особенности физического состояния
документов и проставляется подпись ответственного за
делопроизводство с указанием должности и дата.
На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока
хранения, учет которых вызывается спецификой документа (особо
ценные, личные дела, сформированные по разновидностям документов,
заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов и
т.д.) составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле
(Приложение 10).
Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается
составителем. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов
документов, их количество указывается в заверительной надписи после
общего количества листов дела (со знаком плюс). Например: в
настоящем деле 150 листов + 12 листов внутренней описи.
4.3.3. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения
подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в
скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы дела
не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов
не составлять.
4.3.4. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
срока хранения оформляются по установленной форме (Приложение 11).
Обязательными реквизитами обложки являются: наименование
организации, управления (отдела), индекс дела по номенклатуре дел и
номер тома, заголовок дела, срок хранения, дата (год) или крайние
даты начала и окончания дела для определенных категорий документов
(постановлений, распоряжений, протоколов, переписки и др.),
количество листов, номер фонда, описи и дела по описи.
В начале года реквизиты обложки оформляются в соответствии с
номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи
на обложках подлежат уточнению:
- если в период формирования дела менялось название
организации или ее структурного подразделения, то на обложке
указывается его последнее наименование;
- в заголовки дел с распорядительными документами, протоколами
вносятся их номера, а также указывается их подлинность или
копийность;
- на обложке дела с перепиской проставляются крайние даты
документов;
- если в деле имеются документы-приложения за более ранний
период, чем год образования дела, то на обложке под датой делается
пометка: "Имеются документы за ... годы";
- из заверительной надписи на обложку дела выносится
количество листов в деле;
- при внесении дела в опись на обложке дела проставляется
номер фонда, описи и дела по описи.
Надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10
лет) срока хранения делаются четко, светостойкими чернилами или
тушью.
5. Экспертиза ценности документов
5.1. Завершающим этапом процесса делопроизводства является
работа по подготовке исполненных документов к последующему хранению
для использования их не только при оперативно-справочной работе, но
и для пополнения Национального архивного фонда.
5.1.1. Экспертиза ценности документов - это определение научно-
исторической, социально-культурной ценности и практической
значимости документов в целях их отбора на государственное хранение
и установление сроков хранения.
5.1.2. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно
действующей центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Белкоопсоюза.
ЦЭК назначается распоряжением Председателя Правления
Белкоопсоюза в составе 3 - 5 или более наиболее квалифицированных
работников под председательством одного из заместителей Председателя
Правления. ЦЭК работает на основе положения, согласованного с
Национальным архивом и утвержденного Председателем Правления
Белкоопсоюза.
5.1.3. ЦЭК Белкоопсоюза осуществляет следующие функции:
- рассматривает проекты номенклатур дел управлений (отделов) и
сводную - по аппарату Белкоопсоюза;
- принимает участие в отборе документов на хранение и
уничтожение;
- рассматривает описи дел постоянного срока хранения,
временного (свыше 10 лет), по личному составу и выносит решение о
представлении их на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК)
Национального архива;
- рассматривает акты к уничтожению документов, не подлежащих
дальнейшему хранению и представляет их одновременно с описями дел
постоянного срока хранения на рассмотрение ЭПК Национального архива;
- рассматривает предложения об изменении сроков хранения
отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями
и выносит решения о представлении этих предложений на рассмотрение
ЭПК Национального архива;
- участвует в подготовке методических пособий по
делопроизводству, проектов перечней документов, типовых и примерных
номенклатур дел;
- осуществляет методическое руководство и контроль за
деятельностью облпотребсоюзов, райпо, унитарных предприятий
Белкоопсоюза, не состоящих на учете в архиве Белкоопсоюза.
5.1.4. ЦЭК является совещательным органом. Ее решения
утверждаются Председателем Правления Белкоопсоюза. Заседания
проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.
5.1.5. Экспертиза ценности должна начинаться непосредственно в
делопроизводстве при формировании дел, так как этот процесс связан с
классификацией и группировкой документов в зависимости от их
содержания, значения и сроков хранения. Основная работа по
экспертизе ценности проводится в сфере организации документов.
Непосредственный отбор документов на постоянное и временное (свыше
10 лет) хранение и выделение к уничтожению производится работниками
управлений (отделов) Белкоопсоюза. Методическую помощь и контроль
осуществляет специалист по архивному делу управления делами
Белкоопсоюза.
5.1.6. Экспертиза ценности документов проводится на основе
номенклатур дел и перечней (типового и ведомственного) документов с
указанием сроков хранения, путем полистного просмотра дел.
5.1.7. По результатам экспертизы ценности документов
составляются описи документов и акты о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению.
6. Составление описей дел
6.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10
лет) срока хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу
ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями,
составляются описи. На дела временного (до 10 лет) срока хранения
описи не составляются.
Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой
систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для
раскрытия состава и содержания дел. Одновременно опись дел является
учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к
документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
6.1.1. В управлениях (отделах) аппарата Белкоопсоюза
составляются описи дел постоянного срока хранения (Приложение 12)
под непосредственным методическим руководством специалиста по
архивному делу управления делами. По этим описям дела сдаются в
архив Белкоопсоюза.
Описи дел постоянного срока хранения управлений (отделов)
аппарата Белкоопсоюза составляются в двух экземплярах и утверждаются
начальником управления (отдела). При передаче дел в ведомственный
архив на обоих экземплярах описи указывается дата и количество
принятых дел. Описи подписываются специалистом по архивному делу
управления делами и работником, передающим дела. Один экземпляр
описи хранится в управлении (отделе), другой - в архиве
Белкоопсоюза.
6.1.2. На основе описей дел управлений (отделов) в архиве
составляются годовые разделы сводных описей Белкоопсоюза.
Сводная опись дел постоянного срока хранения (Приложение 13)
составляется в четырех экземплярах, согласовывается центральной
экспертной комиссией аппарата Белкоопсоюза, утверждается экспертно-
проверочной комиссией Национального архива. После этого опись дел
передается на утверждение Председателю Правления Белкоопсоюза.
Законченная опись дел постоянного срока хранения должна иметь
титульный лист (Приложение 14), оглавление, список сокращенных слов,
предисловие, указатель.
6.1.3. Сводная опись дел по личному составу (Приложение 14)
составляется в трех экземплярах, согласовывается с центральной
экспертной комиссией аппарата Белкоопсоюза и экспертно-проверочной
комиссией Национального архива и утверждается Председателем
Правления Белкоопсоюза.
Опись на дела по личному составу составляется за несколько лет
с валовой нумерацией дел. Личные дела систематизируются в описи по
алфавиту. Заголовки дел в сводной описи дел по личному составу
систематизируются в следующей последовательности: постановления,
распоряжения по личному составу; списки личного состава; карточки по
учету личного состава; личные дела уволенных (включаются в опись по
году увольнения); лицевые счета работников по заработной плате;
невостребованные трудовые книжки.
6.1.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой
схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело
вносится под самостоятельным порядковым номером; если дело состоит
из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под
самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовой за
несколько лет; порядок присвоения номеров описям управлений
(отделов) устанавливается по согласованию с архивом Белкоопсоюза;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,
которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с
одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а
все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом
другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом
листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел,
содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого
следующего года, за который имеются документы в данном деле,
делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год
(после интервала за последней описательной статьей дел, особенностях
их физического состояния, о передаче дел другим управлениям
(отделам) со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
Ответственность за своевременное и качественное составление описей
дел управлений (отделов) несут их начальники.
В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается
количество дел, числящихся на описи, а также поясняются все
особенности нумерации дел (пропущенные, литерные).
6.1.5. Отбор документов за соответствующий период к
уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению
(Приложение 15) производятся после составления годовых разделов
сводных описей дел постоянного срока хранения за этот же период.
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК аппарата
Белкоопсоюза одновременно. Одобренные ЦЭК акты утверждаются
Председателем Правления Белкоопсоюза после утверждения ЭПК
Национального архива описей дел постоянного срока хранения и только
после этого можно уничтожать дела, включенные в данные акты.
6.1.6. Национальный архив проверяет правильность отбора
документов на государственное хранение и при необходимости имеет
право потребовать включить в опись дел постоянного срока хранения
дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.
6.1.7. Дела, предназначенные для уничтожения, после
утверждения актов о выделении их к уничтожению хранятся в специально
отведенном для них месте. Перед сдачей документы должны быть
упакованы. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными
накладными, в которых указывается вес бумаг. Дата сдачи документов,
их вес и номер накладной указываются на акте, который подшивается в
соответствующее дело после внесения изменений в учетные документы
архива Белкоопсоюза.
7. Оперативное хранение документов
7.1. С момента заведения и до передачи в архив Белкоопсоюза
документы хранятся в управлениях (отделах) по месту их формирования.
7.2. Начальники управлений (отделов) и работники, отвечающие
за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов
и дел.
7.3. Дела находятся в рабочих кабинетах и располагаются в
шкафах, обеспечивающих им полную сохранность, предохраняющих
документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения
оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с
номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на
внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре.
Машинограммы, дискеты хранятся на общих основаниях.
7.4. Выдача документов и дел другим подразделениям или
сторонним организациям производится с разрешения начальника. На
место изъятого из дела документа следует помещать листок-заместитель
(Приложение 16), по которому контролируется возврат документа. На
выданное дело заводится карта - заместитель дела (Приложение 17).
Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения
допускается в исключительных случаях с разрешения Председателя
Правления Белкоопсоюза или его заместителей с обязательным
включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о
причинах выдачи подлинника.
8. Передача дел в ведомственный архив
и на государственное хранение
8.1. Документы аппарата Белкоопсоюза до передачи на
государственное хранение находятся на хранении в архиве Белкоопсоюза
для использования в служебных, научных и других целях, а также
обеспечения прав и законных интересов работников.
8.2. В своей практической деятельности архив Белкоопсоюза
руководствуется законодательством Республики Беларусь, нормативно-
методическими документами государственного учреждения "Национальный
центр по архивам и делопроизводству" Республики Беларусь, положением
об архиве Белкоопсоюза.
8.3. В архив Белкоопсоюза передаются дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. Их
передача производится только по описям.
8.4. Описи дел составляются ответственными за делопроизводство
в управлениях (отделах) при методической помощи специалиста по
архивному делу управления делами Белкоопсоюза.
8.5. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет)
срока хранения в течение двух лет остаются в управлениях (отделах)
аппарата для справочной работы, а потом передаются в архив
Белкоопсоюза.
Дела временного (до 10 лет) срока хранения в архив
Белкоопсоюза не передаются. Они хранятся в управлениях (отделах) и
по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.
Отбор дел к уничтожению и составлению на них акта (Приложение
15) производится после подготовки описей дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) срока хранения за этот же период.
Непосредственный отбор документов к уничтожению в управлениях
(отделах) аппарата Белкоопсоюза осуществляют ответственные за
делопроизводство управлений (отделов).
8.6. Проверку правильности произведенного отбора документов к
уничтожению осуществляет ЦЭК Белкоопсоюза.
После согласования ЦЭК Белкоопсоюза акт представляется на
рассмотрение ЭПК Национального архива вместе с описями дел
постоянного срока хранения. После этого можно уничтожать дела,
включенные в данный акт.
8.7. Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта
сдаются на переработку.
Сдача документов на переработку оформляется приемо-сдаточной
накладной, которая прикладывается к акту о выделении к уничтожению
документов.
8.8. Передача дел в архив Белкоопсоюза осуществляется по
графику, составленному специалистом по архивному делу,
согласованному с начальниками управлений (отделов) и утвержденному
начальником управления делами.
Вместе с делами в архив передаются банк регистрационных данных
и регистрационные карточки на документы.
8.9. При передаче документов на государственное хранение
передается два экземпляра описи помимо контрольного экземпляра,
передаваемого в Национальный архив после утверждения описи ЭПК
Национального архива.
Прием документов на государственное хранение оформляется актом
приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.
Передача дел осуществляется поединично по описям, особо ценные
дела передаются с проверкой количества листов в них. На всех
экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в
Национальный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром
акта приема-передачи остается в Белкоопсоюзе.
8.10. При передаче документов на государственное хранение
управление делами Белкоопсоюза обеспечивает картонирование дел и
доставку их в Национальный архив.
8.11. При первой передаче на государственное хранение описи
дел постоянного срока хранения к ней прилагается историческая
справка о Белкоопсоюзе.
8.12. При последующем утверждении экспертно-проверочной
комиссией Национального архива годовых разделов описи дел
составляется дополнение к исторической справке о происшедших
изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности
Белкоопсоюза и составе переданных на государственное хранение
документов.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК
Национального архива РБ
от _____________2002 г.
№ 5
Председатель ЭМК
Национального архива РБ
Л.И.Мурмыло
Приложение 1
к п. 2.2.6
Примерный перечень документов,
не подлежащих регистрации
1. Письма, присланные в копии для сведения.
2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.
3. Сообщения о заседаниях, совещаниях, повестках дня.
4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
5. Учебные планы, программы. Копии.
6. Сводки и информация, присланные для сведения.
7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и
т.п.
8. Поздравительные письма и пригласительные билеты.
9. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, газеты).
10. Формы статистической отчетности.
Приложение 2
к п. 3.2
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
__________________________
***** На бумажном носителе
Приложение 3
к п. 3.2
РАСПОРЯЖЕНИЕ
__________________________
***** На бумажном носителе
Приложение 4
к п. 3.2
ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ
__________________________
***** На бумажном носителе
Приложение 5
к п. 3.2
__________________________
***** На бумажном носителе
Приложение 6
к п. 3.3.12
Примерный перечень документов,
подлежащих утверждению
Уставы (унитарных предприятий, организаций).
Положения (о структурном подразделении, об оплате труда
работников аппарата Белкоопсоюза, премировании и т.д.).
Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством
объектов, оборудования, списания, экспертизы, передачи дел и т.д.).
Договоры (кредитный, залога, поручительства, аренды помещений;
о поставках, подрядах, материальной ответственности и т.д.).
Балансы (бухгалтерские).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений;
технические и т.д.).
Инструкции (правила) - должностные; по технике безопасности;
внутреннего трудового распорядка и т.д.
Нормативы (расхода материалов, электроэнергии и т.д.).
Отчеты (о производственной деятельности, командировках и
т.д.).
Перечни (должностей работников; типовых документальных
материалов, сертификатов, лицензий и т.д.).
Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и
т.д.).
Сметы (расходов на содержание аппарата управления;
использования средств фонда, на строительство и т.д.).
Структура и штатная численность.
Тарифные ставки.
Штатные расписания и изменения к ним.
Приложение 7
к п. 4.1.1
Белкоопсоюз УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Председатель Правления
Белкоопсоюза
______________ № _____ Подпись Расшифровка подписи
______________________ Дата
(место составления)
на _______________ год
-------------------------------------------------------------------¬
¦ Название раздела ¦
+--------T-----------T---------------T------------------T----------+
¦ Индекс ¦ Заголовок ¦ Кол-во дел ¦ Срок хранения ¦Примечание¦
¦ дела ¦дела (тома,¦(томов, частей)¦дела (тома, части)¦ ¦
¦ ¦ части) ¦ ¦ и № статей по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦
+--------+-----------+---------------+------------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+--------+-----------+---------------+------------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--------+-----------+---------------+------------------+-----------
Начальник управления Подпись Расшифровка подписи
делами
Дата
Виза специалиста по
архивному делу
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Протокол ЭПК Национального архива
Белкоопсоюза
_______________№____ _________________№ _______
Форма номенклатуры дел
Приложение 8
к п. 4.1.8
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в ______ году в Белкоопсоюзе
-----------------------T---------T--------------------------------¬
¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе ¦
¦ ¦ +-------------T------------------+
¦ ¦ ¦ Переходящих ¦ С отметкой "ЭПК" ¦
+----------------------+---------+-------------+------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+----------------------+---------+-------------+------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----------------------+---------+-------------+-------------------
постоянного
____________________________________________________________________
временного (свыше 10 лет)
____________________________________________________________________
временного (до 10 лет
включительно)
____________________________________________________________________
Итого
____________________________________________________________________
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив
Наименование должности лица,
передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма итоговой записи к номенклатуре дел
Приложение 9
к п. 4.3.2
Лист - заверитель дела №______
В деле подшито (вложено) и пронумеровано_______________________
(цифрами и прописью)
листа(ов) в том числе: литерные листы_________________________
пропущенные номера _____________________________________ +
листов
внутренней описи_______________________________________________
----------------------------------------T--------------------------¬
¦ Особенности физического состояния ¦ Номера листов ¦
¦ и формирования дела ¦ ¦
+---------------------------------------+--------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
+---------------------------------------+--------------------------+
¦ ¦ ¦
+---------------------------------------+--------------------------+
¦ ¦ ¦
+---------------------------------------+--------------------------+
¦ ¦ ¦
+---------------------------------------+--------------------------+
¦ ¦ ¦
+---------------------------------------+--------------------------+
¦ ¦ ¦
+---------------------------------------+--------------------------+
¦ ¦ ¦
+---------------------------------------+--------------------------+
¦ ¦ ¦
+---------------------------------------+--------------------------+
¦ ¦ ¦
+---------------------------------------+--------------------------+
¦ ¦ ¦
+---------------------------------------+--------------------------+
¦ ¦ ¦
+---------------------------------------+--------------------------+
¦ ¦ ¦
+---------------------------------------+--------------------------+
¦ ¦ ¦
+---------------------------------------+--------------------------+
¦ ¦ ¦
+---------------------------------------+--------------------------+
¦ ¦ ¦
L---------------------------------------+---------------------------
Наименование должности лица, составившего заверительную подпись
____________________________________________________________________
Подпись___________________ _____________________
(расшифровка подписи)
Дата
Приложение 10
к п. 4.3.2
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № _____
----T---------T---------T-------------------T-----------T----------¬
¦ № ¦ Индекс ¦ Дата ¦Заголовок документа¦ Номера ¦Примечание¦
¦п/п¦документа¦документа¦ ¦листов дела¦ ¦
+---+---------+---------+-------------------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+---------+---------+-------------------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+---------+-------------------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+---------+-------------------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+---------+-------------------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+---------+-------------------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+---------+-------------------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+---------+-------------------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+---------+-------------------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+---------+-------------------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+---------+---------+-------------------+-----------+-----------
Итого ___________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись документов дела ______________________
Подпись ________________________ ______________________
Дата
Приложение 11
к п. 4.3.4
____________________________________________________________________
_______________________________________________________________
(название организации и структурного подразделения)
____________ ДЕЛО № ______ том № ____________
_______________________________________________________________
(заголовок дела)
дата(ы) __________________
Ф. № _________ на _________ листе(ах)
Оп № _________ хранить __________________
Д. № _________
Приложение 12
к п. 6.1.1
Белкоопсоюз
Управление кадров и учебных заведений
УТВЕРЖДАЮ
Начальник управления кадров
и учебных заведений
Подпись Расшифровка подписи
Дата
ОПИСЬ №
-------------------------------------------------------------------¬
¦ Название раздела ¦
+---T--------------T---------------T-------------T------T----------+
¦ № ¦ Индекс дела ¦Заголовок дела ¦ Дата дела ¦Кол-во¦Примечание¦
¦п/п¦(тома, части) ¦(тома, части) ¦(тома, части)¦листов¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦в деле¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦(томе)¦ ¦
+---+--------------+---------------+-------------+------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+--------------+---------------+-------------+------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+--------------+---------------+-------------+------+-----------
В данную опись внесено _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № __________ по № _________________ в том числе
литерные номера:
пропущенные номера:
Инспектор Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Дата
Продолжение приложения 12
Передал ________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ______________________________ регистрационно-контрольных карточек
(цифрами и прописью)
к документам*.
Инспектор Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял _________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ____________________________ регистрационно-контрольных карточек к
(цифрами и прописью)
документам.
Консультант по архивному делу Подпись Расшифровка подписи
Дата
________________________
* Передаются вместе с делами общего отдела.
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу структурного подразделения
(общественной организации) организации
Приложение 13
к п. 6.1.2
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Правления
Белкоопсоюза
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Фонд № ________
ОПИСЬ №______
дел постоянного хранения
за ________________ год
-------------------------------------------------------------------¬
¦ Название раздела (структурного подразделения организации) ¦
+---T------T----------------T-------------T-------------T----------+
¦ № ¦Индекс¦ Заголовок дела ¦ Дата дела ¦Кол-во листов¦Примечание¦
¦п/п¦ дела ¦ (тома, части) ¦(тома, части)¦ в деле ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦(томе, части)¦ ¦
+---+------+----------------+-------------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+------+----------------+-------------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+------+----------------+-------------+-------------+-----------
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № _____________ по № ______________ в том числе
литерные номера:
пропущенные номера:
Консультант по архивному делу Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭКП Национального Протокол ЦЭК Белкоопсоюза
архива
______________ № __________ ________________ № ___________
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Приложение 14
к п. 6.1.3
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Правления
Белкоопсоюза
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Фонд №________
ОПИСЬ №______
дел по личному составу
за ______________ год
------------------------------------------------------------------¬
¦ Название раздела ¦
+---T------T--------------T---------T--------T---------T----------+
¦ № ¦Индекс¦Заголовок дела¦Дата дела¦ Срок ¦ Кол-во ¦Примечание¦
¦п/п¦ дела ¦(тома, части) ¦ (тома, ¦хранения¦ листов ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ дела ¦ в деле ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (тома, ¦ (томе, ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ части) ¦ ¦
+---+------+--------------+---------+--------+---------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+------+--------------+---------+--------+---------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+------+--------------+---------+--------+---------+-----------
В данный раздел описи внесено _____________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ________ по № ____________ в том числе
литерные номера:
пропущенные номера:
Консультант по архивному делу Подпись Расшифровка подписи
Дата
Начальник отдела кадров Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭКП Национального Протокол ЦЭК Белкоопсоюза
архива
___________ № _______ _________________ № __________
Продолжение приложения 14
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Белкоопсоюза
_________________ № _______
Комиссия в составе:
Председатель ЦЭК
Члены ЦЭК
Документы в количестве ____________________ дел, весом __________ кг
(цифрами и прописью)
сданы в ____________________________________________________________
(наименование организации )
на переработку по приемо-сдаточной накладной _______________________
№ ________
Наименование должности
работника, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Консультант по архивному делу
(службы ДОУ), внесшего изменения
в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
Приложение 15
к п. 6.1.3
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Правления
Белкоопсоюза
Подпись Расшифровка подписи
АКТ
_________№ ______
__________________
(место составления)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании __________________________________________________
(название и выходные данные перечня)
____________________________________________________________________
(документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда № _________________
(название фонда)
----T---------T-------T-------T------------T-------T--------------T------¬
¦ № ¦Заголовок¦ Дата ¦Номера ¦ Индекс ¦Коли- ¦ Сроки ¦Приме-¦
¦п/п¦дела или ¦ дела ¦описей ¦ дела (тома,¦чество ¦хранения дела ¦чание ¦
¦ ¦групповой¦ или ¦(номен-¦ части) по ¦дел ¦(тома, части) ¦ ¦
¦ ¦заголовок¦крайние¦клатур)¦номенклатуре¦(томов,¦и номер статей¦ ¦
¦ ¦ дел ¦ даты ¦за ____¦ или N дела ¦частей)¦ по перечню ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦год(ы) ¦ по описи ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+-------+-------+------------+-------+--------------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+---------+-------+-------+------------+-------+--------------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+---------+-------+-------+------------+-------+--------------+-------
Итого ____________________ дел за ______________________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК __________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол _____________ № _________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности
документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
Продолжение приложения 15
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Белкоопсоюза
________________ № _______
Комиссия в составе:
Председатель ЦЭК
Члены ЦЭК
Документы в количестве ____________________ дел, весом __________ кг
(цифрами и прописью)
сданы в ____________________________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной _______________________
№ _________.
Наименование должности
работника, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Консультант по архивному делу
(службы ДОУ), внесшего изменения
в учебные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта о выделении на уничтожение документов,
не подлежащих хранению
Приложение 16
к п. 7.4
ЛИСТОК - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА
Вид документа _______________ Дата _________ Индекс ___________
Корреспондент _________________________________________________
Заголовок (или краткое содержание документа) __________________
_______________________________________________________________
Выдан __________________ _______________________________
(дата выдачи ) (кому выдано)
Выдан ____________________ Получил _____________________
(подпись) (подпись)
Форма листка - заместителя документа
Приложение 17
к п. 7.4
Архив Белкоопсоюза
КАРТА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело __________________________________________________________
(№ и заголовок)
Опись _________________________________________________________
(№ и название)
Фонд __________________________________________________________
(№ и название)
Выдано __________________ ___________________________
(дата выдачи) (кому выдано)
во временное пользование до _______________________________
(дата возврата)
Консультант по архивному делу Подпись Расшифровка подписи
Форма листка - заместителя документа
|
