|
ПОСТАНОВЛЕНИЕ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ НАЦИОНАЛЬНОГО БАНКА РЕСПУБЛИКИ
БЕЛАРУСЬ
5 июля 2000 г. № 20.1
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В
ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ МЕЖБАНКОВСКИХ РАСЧЕТОВ НАЦИОНАЛЬНОГО
БАНКА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Совет директоров Национального банка Республики Беларусь
постановляет:
Утвердить Правила работы с электронными документами в
центральном архиве межбанковских расчетов Национального банка
Республики Беларусь (прилагаются).
Председатель Правления П.П.ПРОКОПОВИЧ
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Председатель Постановление
экспертно-проверочной Совета директоров
комиссии Белорусского Национального банка
научно-исследовательского Республики Беларусь
центра электронной 05.07.2000 № 20.1
документации
Т.В.Столина
08.06.2000
ПРАВИЛА
работы с электронными документами в
центральном архиве межбанковских расчетов Национального
банка Республики Беларусь
Глава 1. Общие положения
1. Правила работы с электронными документами в центральном
архиве межбанковских расчетов (далее - Правила) определяют порядок
проведения экспертизы ценности, хранения, приема, учета, уничтожения
и использования электронных документов центрального архива
межбанковских расчетов Национального банка Республики Беларусь
(далее - центральный архив МБР).
2. Учет, обеспечение сохранности и использования электронных
документов по межбанковским расчетам, методическое руководство
работой пользователей с электронными документами в центральном
архиве МБР и передача их в случае необходимости на государственное
хранение возлагаются на центральный архив МБР.
3. Перечень электронных документов и информации, передаваемой в
центральный архив МБР из АС МБР, утверждается заместителем
Председателя Правления Национального банка, курирующим работу
департамента платежной системы и информатизации. Перечень
систематически обновляется и переутверждается.
4. Термины, используемые в настоящих Правилах, означают
следующее:
автоматизированная система межбанковских расчетов Республики
Беларусь (далее - АС МБР) - это составная часть Национальной
платежной системы, состоящая из совокупности правил и
программно-технических средств, при помощи которой осуществляются
расчеты по денежным обязательствам между ее участниками путем
передачи электронных платежных сообщений через коммуникационную
систему и их обработки программно-техническими комплексами;
автоматизированное рабочее место (далее - АРМ) -
программно-технический комплекс автоматизированной системы,
предназначенный для автоматизации деятельности определенного вида;
электронный документ - информация, зафиксированная на машинном
носителе и соответствующая требованиям, установленным Законом
Республики Беларусь от 10 января 2000 г. № 357-З "Об электронном
документе" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь,
2000 г., № 7, 2/132);
электронная цифровая подпись - набор символов, вырабатываемый
средствами электронной цифровой подписи и являющийся неотъемлемой
частью электронного документа;
экспертиза ценности документов - это определение
научно-исторической, социально-культурной ценности и практической
значимости документов с целью установления сроков их хранения и
отбора на хранение.
Глава 2. Экспертиза ценности электронных документов
5. В целях обеспечения сохранности электронных документов,
имеющих научную, практическую или иную ценность, отбора их в случае
необходимости на государственное хранение, а также определения
электронных документов, утративших научное, практическое или иное
значение и подлежащих уничтожению, в центральном архиве МБР
проводится экспертиза ценности электронных документов.
6. Экспертиза ценности электронных документов проводится
ежегодно центральной экспертной комиссией Национального банка
совместно с представителями центрального архива МБР по истечении
установленного срока хранения электронных документов.
7. При проведении экспертизы ценности электронных документов
используется перечень документов Национального банка, учреждений и
организаций его системы с указанием сроков хранения, утвержденный в
установленном порядке (далее - перечень).
8. По результатам проведения экспертизы ценности электронных
документов в случае необходимости составляются перечень электронных
документов, подлежащих передаче на государственное хранение, и акт
об уничтожении электронных документов, утративших научную,
практическую или иную ценность.
Глава 3. Сохранность электронных документов
9. Центральный архив МБР обеспечивает гарантированное хранение
электронных документов в течение сроков, установленных перечнем,
достигаемое использованием механизмов контроля целостности данных и
защиты от сбоев и ошибок в данных.
10. Комплекс помещений для хранения электронных документов
включает хранилище и помещение для специальных работ с документами
(прием документов, специальная обработка и т.д.).
11. Хранение электронных документов осуществляется в хранилище.
Хранилище представляет собой помещение с расположенным в нем
специальным техническим устройством, составляющим часть
автоматизированной системы центрального архива МБР и предназначенным
для длительного хранения информации, записанной на машинный
носитель.
12. В центральном архиве МБР создаются резервные копии -
эталоны электронных документов. Их хранение осуществляется на
машинных носителях отдельно (в другом помещении) от рабочих
экземпляров электронных документов.
13. Обработка данных по запросам пользователей должна
осуществляться только с использованием рабочих экземпляров
электронных документов.
14. В случаях нарушения целостности данных на машинном носителе
или возникновения сбоев при считывании данных с машинного носителя
для восстановления рабочих экземпляров могут использоваться эталоны
электронных документов.
15. Для обеспечения сохранности электронных документов при
обновлении информационных и компьютерных технологий в случае
технической модернизации архива, физического износа носителей или по
другим техническим причинам центральный архив МБР должен обеспечить
копирование или конвертацию электронных документов на новые
устройства хранения.
Глава 4. Порядок передачи электронных документов в
центральный архив МБР и обеспечение их учета
16. Прием-передача электронных документов и информации по
межбанковским платежам на хранение в центральный архив МБР
осуществляется с использованием программно-технических средств
автоматизированной системы центрального архива МБР при
непосредственном участии персонала центрального архива МБР.
Выполнение работ по систематизации и подготовке к передаче
электронных документов в центральный архив МБР, а также
ответственность за целостность и достоверность электронных
документов, полноту передаваемой в центральный архив МБР информации
возлагаются на оператора АС МБР - республиканское унитарное
предприятие "Белорусский межбанковский расчетный центр" (далее - УП
БМРЦ).
17. Учетной единицей (единицей доступа) в центральном архиве
МБР является электронный документ.
18. Основными регистрационно-учетными документами центрального
архива МБР являются:
опись принятых на архивное хранение документов;
журнал учета электронных документов, поступивших в центральный
архив МБР;
журнал учета машинных носителей.
19. Передача электронных документов в автоматизированную
систему центрального архива МБР осуществляется посредством файлов,
сформированных УП БМРЦ с использованием специальных
программно-технических средств.
20. Передача электронных документов в центральный архив МБР
осуществляется по описи электронных документов на бумажном носителе
уполномоченным сотрудником УП БМРЦ. Формирование описи
осуществляется автоматически по установленной форме согласно
приложению 1 к настоящим Правилам.
Опись подписывают сотрудники УП БМРЦ и отдела надежности
информационных систем департамента платежной системы и
информатизации с указанием их должности и даты приема-передачи.
Опись составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается
у составителя, второй передается в центральный архив МБР.
21. Учет электронных документов, поступивших на хранение в
центральный архив МБР, ведется в журнале учета электронных
документов согласно приложению 2 к настоящим Правилам.
При уничтожении электронных документов в журнале в графе
"Примечание" делают отметку об уничтожении документа со ссылкой на
номер и дату документа, на основании которого был уничтожен
электронный документ.
22. Для учета машинных носителей в центральном архиве МБР
ведется журнал учета машинных носителей согласно приложению 3 к
настоящим Правилам.
При поступлении чистого машинного носителя в центральный архив
МБР производится проверка физического состояния носителя и его
упаковки.
Каждому машинному носителю присваивается регистрационный номер
по журналу учета машинных носителей. Регистрационный номер
указывается на упаковке машинного носителя.
При выдаче носителя для использования в журнале в графе
"Примечание" записывается дата выдачи, куда выдан, фамилия и
инициалы получившего и его подпись.
Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Глава 5. Порядок уничтожения электронных документов
23. После проведения экспертизы ценности электронных документов
на электронные документы с истекшими сроками хранения составляется
акт об уничтожении согласно приложению 4 к настоящим Правилам. Акт
утверждается заместителем Председателя Правления банка, курирующим
работу департамента платежной системы и информатизации, и
согласовывается с профильным архивным учреждением государственной
архивной службы Республики Беларусь.
24. Электронные документы включаются в акт, если
предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в
котором составлен акт. Например, электронные документы с пятилетним
сроком хранения, созданные в 1998 году, могут быть включены в акт не
ранее 1 января 2004 г.
25. По истечении установленных сроков хранения все экземпляры
электронных документов изымаются из автоматизированной системы
центрального архива МБР и становятся недоступными.
26. Машинные носители, пригодные к повторной эксплуатации,
после уничтожения записанной на них информации хранятся в
центральном архиве МБР и могут быть использованы для повторной
записи информации.
Машинные носители, непригодные к использованию, списываются и
уничтожаются в установленном порядке.
Глава 6. Использование электронных документов
27. Центральный архив МБР организует использование электронных
документов, хранящихся в архиве.
Обращаться в центральный архив МБР с запросом в пределах их
полномочий могут участники АС МБР, оператор АС МБР, структурные
подразделения Национального банка, органы государственной власти и
управления, суды.
28. Основными формами использования электронных документов
центрального архива МБР являются:
выдача заверенных копий электронных документов;
предоставление информации по межбанковским платежам.
29. Для получения заверенных копий электронных документов из
центрального архива МБР заинтересованная организация направляет
официальное письмо-запрос на имя заместителя Председателя Правления
Национального банка, осуществляющего контроль за деятельностью
центрального архива МБР.
Письмо-запрос оформляется на бланке для писем организации -
автора документа и должно содержать все необходимые для данного вида
документов реквизиты. В тексте письма-запроса должны быть указаны:
цель запроса;
название запроса или наименование (обозначение) электронного
документа с указанием его реквизитов.
В экстренных случаях письмо-запрос может быть передано по факсу
в адрес Национального банка с последующей досылкой его по почте.
Ответ на запрос на бумажном носителе выдается только после получения
центральным архивом МБР письма-запроса в традиционном виде на
бумажном носителе.
Письма-запросы, поступившие в Национальный банк, регистрируются
в управлении организационной работы и передаются на рассмотрение
заместителю Председателя Правления Национального банка,
осуществляющего контроль за деятельностью центрального архива МБР.
В соответствии с резолюцией заместителя Председателя Правления
Национального банка письма-запросы передаются на исполнение в
центральный архив МБР. В центральном архиве МБР эти документы также
учитываются в журнале регистрации входящей корреспонденции.
30. Письма-запросы о выдаче информации из центрального архива
МБР, поступившие от органов государственной власти и управления,
управление организационной работы предварительно передает на
рассмотрение в юридический департамент, который в течение 3 дней
подтверждает или не подтверждает правомочность данной организации на
получение такой информации.
Если организация неправомочна в получении запрошенной
информации, юридический департамент дает автору письма-запроса
аргументированный отрицательный ответ.
31. Исполнение письма-запроса производится в центральном архиве
МБР в соответствии с резолюцией заместителя Председателя Правления
Национального банка в течение 10 дней со дня поступления. Ответы на
срочные письма-запросы в соответствии с резолюцией руководства
выдаются в течение одного дня.
Центральный архив МБР готовит на бланке для писем
сопроводительное письмо автору письма-запроса и изготавливает копию
электронного документа на бумажном носителе.
Копия электронного документа на бумажном носителе должна
содержать указание на то, что она является копией соответствующего
электронного документа.
Право подписывать ответы на письма-запросы и удостоверять своей
подписью и печатью центрального архива МБР выдаваемые на бумажном
носителе копии электронных документов имеет начальник отдела
надежности информационных систем департамента платежной системы и
информатизации или лицо, его заменяющее.
Ответы на письма-запросы регистрируются в отделе надежности
информационных систем в журнале регистрации исходящих документов.
32. Для подтверждения подлинности и целостности электронных
документов, хранящихся в центральном архиве МБР, по просьбе
организации - автора письма-запроса центральный архив МБР
осуществляет проверку электронной цифровой подписи.
Проверка электронной цифровой подписи электронных документов,
хранящихся в центральном архиве МБР, осуществляется в архиве
оператора АС МБР. Архив оператора АС МБР ведет УП БМРЦ.
33. Учет выданных копий электронных документов на бумажном
носителе ведется в журнале использования электронных документов
центрального архива МБР согласно приложению 5 к настоящим Правилам.
34. Порядок выдачи информации по межбанковским платежам
аналогичен порядку выдачи заверенных копий электронных документов.
При отсутствии технической возможности в выдаче информации может
быть отказано.
35. Структурные подразделения Национального банка с целью
оперативного использования в своей работе электронных документов
центрального архива МБР могут устанавливать АРМ пользователя.
Приложение 1
к Правилам работы
с электронными документами
в центральном архиве
межбанковских расчетов
Национального банка
Республики Беларусь
05.07.2000 № 20.1
УП БМРЦ
ОПИСЬ
_____________ № _____
за __________________
----T----------T------------T-----------T------------T------------¬
¦ № ¦Имя файла ¦Дата ¦Объем ¦Количество ¦Контрольная ¦
¦п/п¦ ¦создания ¦информации ¦документов ¦сумма ¦
¦ ¦ ¦документов ¦(байт) ¦(файлов) ¦(CRC) ¦
+---+----------+------------+-----------+------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+----------+------------+-----------+------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+----------+------------+-----------+------------+-------------
Сдал:
___________________________ _____________ _____________________
(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)
__________________
(дата)
Принял:
____________________________ _____________ _____________________
(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)
__________________
(дата)
Приложение 2
к Правилам работы
с электронными документами
в центральном архиве
межбанковских расчетов
Национального банка
Республики Беларусь
05.07.2000 № 20.1
Форма журнала учета электронных документов
----T------------T-----------------------T-----------T------------¬
¦ № ¦Дата ¦Название, номер и дата ¦Фамилия ¦Примечание ¦
¦п/п¦поступления ¦документа, ¦и подпись ¦ ¦
¦ ¦ ¦подтверждающего ¦принявшего ¦ ¦
¦ ¦ ¦поступление ¦ ¦ ¦
+---+------------+-----------------------+-----------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L---+------------+-----------------------+-----------+-------------
Приложение 3
к Правилам работы
с электронными документами
в центральном архиве
межбанковских расчетов
Национального банка
Республики Беларусь
05.07.2000 № 20.1
Форма журнала учета машинных носителей
--------------T--------T--------T-----------T----------T----------¬
¦Регистрацион-¦Вид ¦Тип ¦Дата ¦Фамилия и ¦Примечание¦
¦ный номер ¦носителя¦носителя¦поступления¦подпись ¦ ¦
¦носителя ¦ ¦и его ¦ ¦принявшего¦ ¦
¦ ¦ ¦емкость ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+--------+--------+-----------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L-------------+--------+--------+-----------+----------+-----------
Приложение 4
к Правилам работы
с электронными документами
в центральном архиве
межбанковских расчетов
Национального банка
Республики Беларусь
05.07.2000 № 20.1
____________________________
(наименование организации)
АКТ
_____________ № ______ г.Минск
О выделении к уничтожению электронных
документов, не подлежащих хранению
Основание: ______________________ от ___________ № ________________
Составлен комиссией:
Председатель ______________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: 1. ________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
2. ________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
----T------------------T-----------T-------------T----------------¬
¦ № ¦Заголовок и ¦Дата ¦Количество ¦Срок хранения ¦
¦п/п¦обозначение ¦(крайние ¦электронных ¦электронных ¦
¦ ¦электронного ¦даты) ¦документов ¦документов и ¦
¦ ¦документа ¦электронных¦(файлов) ¦номера статей ¦
¦ ¦(файла, комплекса ¦документов ¦ ¦по перечню ¦
¦ ¦файлов) или группы¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦электронных ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦документов ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------+-----------+-------------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L---+------------------+-----------+-------------+-----------------
Всего _____________________________ документов (файлов).
(цифрами и прописью)
Составлен в _____ экземплярах.
1-й экземпляр - направлен в _______________________________________
2-й экземпляр - в дело.
Председатель комиссии _______________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Члены комиссии: _______________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________ _______________________
СОГЛАСОВАНО
Председатель экспертно-проверочной
комиссии архивного учреждения
________________________________
(подпись, И.О.Фамилия)
__________________
(дата)
Приложение 5
к Правилам работы
с электронными документами
в центральном архиве
межбанковских расчетов
Национального банка
Республики Беларусь
05.07.2000 № 20.1
Форма журнала учета использования электронных
документов центрального архива МБР
--------------T------------T----------T-------------T-------------¬
¦Дата и индекс¦Куда и кому ¦Краткое ¦Количество ¦Примечание ¦
¦ответа ¦направлен ¦содержание¦экземпляров ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦и листов ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦документа ¦ ¦
+-------------+------------+----------+-------------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L-------------+------------+----------+-------------+--------------
|
