|
ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ТОРГОВЛИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
31 декабря 1993 г. № 66
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИЙ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ОБЩЕГО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ПРЕДЛОЖЕНИЯМ,
ЗАЯВЛЕНИЯМ И ЖАЛОБАМ ГРАЖДАН В АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА
ТОРГОВЛИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
[Изменения и дополнения:
Приказ Министерства торговли от 10 января 1995 г. N 4
(зарегистрирован в Национальном реестре - N 8/5914 от
10.05.2001 г.);
Приказ Министерства торговли от 20 июня 1995 г. N 39
(зарегистрирован в Национальном реестре - N 8/5917 от
10.05.2001 г.);
Приказ Министерства торговли от 5 июля 1995 г. N 42
(зарегистрирован в Национальном реестре - N 8/5919 от
10.05.2001 г.)].
В целях дальнейшего совершенствования организации и ведения
делопроизводства в аппарате министерства, улучшения подготовки,
оформления, учета и хранения документов, усиления контроля за
исполнением приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемые Инструкции о
порядке ведения делопроизводства в аппарате Министерства торговли
Республики Беларусь и Инструкцию о ведении делопроизводства по
предложениям, заявлениям и жалобам граждан в аппарате Министерства
торговли Республики Беларусь.
Установить, что руководители управлений несут персональную
ответственность за соблюдение требований вышеуказанных инструкций.
2. Начальникам управлений в январе 1994 года ознакомить с
инструкциями работников управлений и обеспечить строгое их
выполнение.
3. Контроль за соблюдением установленного порядка ведения
делопроизводства в аппарате министерства возложить на управление
кадров, правового обеспечения, социальной защиты и общих вопросов
(Матусевич).
4. Управлению кадров, правового обеспечения, социальной защиты
и общих вопросов (Матусевич) в феврале 1994 года провести семинар с
работниками аппарата по изучению указанных инструкций.
5. Считать утратившими силу:
приказ Министерства торговли БССР от 1 сентября 1983 г. № 138
"Об утверждении инструкций о порядке ведения общего делопроизводства
и делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в
аппарате Министерства торговли БССР";
приказ Министерства торговли БССР от 1 сентября 1983 г. № 139
"Об утверждении инструкций о порядке ведения общего делопроизводства
и делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в
системе Министерства торговли БССР";
приказ Министерства торговли БССР от 10 февраля 1984 г. № 36 "О
внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке ведения
общего делопроизводства и делопроизводства по предложениям,
заявлениям и жалобам граждан в аппарате Министерства торговли БССР";
приказ Министерства торговли Республики Беларусь от 1 июля 1983
г. № 41 "О внесении изменений в порядок ведения делопроизводства в
Министерстве торговли Республики Беларусь".
Министр В.И.БАЙДАК
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министерства торговли
Республики Беларусь
31.12.1993 № 66
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке ведения общего делопроизводства
в аппарате Министерства торговли Республики Беларусь
1. Общие положения
1.1. Настоящей Инструкцией устанавливаются обязательные для
работников аппарата Министерства торговли Республики Беларусь
правила ведения делопроизводства в министерстве.
1.2. Методическое руководство и инструктаж по ведению
делопроизводства осуществляет управление кадров, правового
обеспечения, социальной защиты и общих вопросов.
1.3. Ответственность за состояние делопроизводства в
управлениях министерства возлагается на их руководителей.
1.4. Снятие копий с Законов, постановлений Верховного Совета и
Совета Министров Республики Беларусь не разрешается.
Указанные документы доводятся до организаций и предприятий
путем издания приказа, подготовки информационного письма или
ознакомления работников согласно резолюции руководителя.
1.5. Письменная и устная информация, касающаяся служебной
деятельности, представляется с разрешения начальника управления, а в
средства массовой информации - по указанию министра или его
заместителей.
Не может представляться информация, которая содержит
государственную, служебную или коммерческую тайну, если иное не
предусмотрено законодательством.
1.6. При увольнении сотрудников или переходе их на другую
работу находящиеся у них документы передаются другим работникам по
указанию руководителей управлений.
При уходе сотрудников в отпуск или выезде в командировку
находящиеся у него на исполнении документы по указанию руководителя
управления в необходимых случаях должны передаваться другому
сотруднику.
1.7. При увольнении или переходе на другую работу должностных
лиц, ответственных за ведение делопроизводства, дела и документы
передаются ими по актам назначенным на эти должности сотрудникам.
1.8. Акты утверждаются руководителями управлений.
Служебные документы хранятся в запирающихся шкафах.
Запрещается выносить служебные документы из здания министерства
без разрешения руководителя управления.
1.9. В управленческой деятельности министерства применяются
виды и разновидности документов в соответствии с прилагаемым
перечнем (приложение 1).
2. Прием, регистрация и прохождение корреспонденции
2.1. Прием поступающей в министерство корреспонденции (кроме
закрытой) осуществляется канцелярией в централизованном порядке.
2.2. При приеме поступающей корреспонденции канцелярия
проверяет правильность доставки, целостность пакетов (конвертов) и
вложений, проставляет на нижнем поле первого листа, в его правой
стороне регистрационный штамп. При обнаружении повреждения пакета,
отсутствия в нем документа или приложений к нему инспектор сообщает
отправителю и делает отметку о недостаче на обороте последней
страницы документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда
только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки
и получения документа.
2.3. Пакеты с надписью "лично" в канцелярии не вскрываются. На
таких пакетах проставляется календарный штемпель, после чего они
передаются по назначению.
2.4. Входящие документы регистрируются в день поступления, а
исходящие и внутренние - в день подписания (приложение 2).
2.5. Работники министерства, получившие корреспонденцию
служебного характера помимо канцелярии, обязаны зарегистрировать ее
в канцелярии.
2.6. После регистрации посредством компьютера корреспонденция
направляется для рассмотрения руководству министерства по
принадлежности, а затем с регистрационной карточкой в
соответствующие управления для исполнения.
2.7. Подлинник документа с резолюцией министра или его
заместителей передается ответственному исполнителю, который обязан
немедленно организовать его исполнение в установленный срок.
Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное, в
резолюции первым.
Если документ подлежит исполнению несколькими соисполнителями,
ответственный исполнитель принимает решение об исполнении документа
поочередно или одновременно. При необходимости обеспечивает
соисполнителей копиями (за исключением случаев, когда размножение
документов не разрешено).
Исполненные документы передаются для подшивки в дело управления
- ответственного исполнителя документа.
2.8. С отметкой об исполнении (дата и номер ответа), документ
подшивается в дело согласно утвержденной номенклатуре дел.
3. Подготовка и оформление служебных документов
3.1. Ответственность за правильное составление и оформление
документов несут начальники управлений и работники, визирующие
проекты документов.
3.2. Служебные документы подписываются от имени министерства -
министром или заместителем министра; от имени управлений -
начальниками или их заместителями.
Письма за подписью министра, его заместителей, начальников
управлений, печатаются на служебных бланках, в этих случаях
наименование министерства в обозначении должности не включается,
например:
заместитель министра инициалы, фамилия
Начальник управления организации
общественного питания инициалы, фамилия
Если руководитель, подпись которого заготовлена на проекте
документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или
лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается
фактическая должность лица, подписавшего документ, его фамилия и
инициалы (исправления можно внести чернилами или машинописным
способом, например: "и.о.", "Зам.").
Не допускается подписывать документ с предлогом "за" или
проставлением косой черты перед наименованием должности.
3.3. Доклады и письма в Верховный Совет и в Совет Министров
Республики Беларусь подписывает министр или его первый заместитель с
соблюдением правил оформления, установленных настоящей Инструкцией.
В случае если эти документы затрагивают вопросы правового
регулирования виза юридической службы министерства обязательна.
3.4. Проекты служебных документов (за исключением приказов и
указаний), представляемые на подпись министру, визируются на вторых
экземплярах начальниками управлений, подготовившими служебные
документы и соответствующим(и) заместителем(ями) министра, а
представляемые на подпись заместителям министра - начальниками
управлений.
На приказах и указаниях визы проставляются на последней
странице первого экземпляра, телефонограммах - на первом экземпляре.
Помощник министра просматривает эти документы, делает
соответствующую отметку и в случае необходимости возвращает их
исполнителю для исправления, дополнения и т.п.
3.5. В случае несоответствия действующему законодательству
представляемых на подпись руководству министерства проектов
приказов, инструкций и других правовых документов юридическая
служба, не визируя проекты этих документов, дает соответствующее
заключение с предложениями о законном порядке разрешения
рассматриваемых вопросов.
Издание приказов, инструкций Министерства торговли Республики
Беларусь без визы юридической службы не допускается.
3.6. Если в одном поступившем в министерство документе
поставлены вопросы, относящиеся к компетенции нескольких управлений,
на него подготавливается один ответ по всем вопросам. Материал для
такого ответа управления представляют тому подразделению, фамилия
начальника которого указана в резолюции первой. При этом
ответственность за своевременную и качественную подготовку
предложений несут в равной мере все работники, которые указаны в
резолюции.
3.7. Во всех служебных документах (письмах, справках,
докладах), направляемых различным организациям, составляется
заголовок (документ формата А4, 210x297). Заголовок должен быть
максимально коротким и точным, пишется краткое содержание вопроса,
формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного
существительного, отвечая на вопрос "о чем?"; "Об изменении...", "О
выделении...", "Об отмене...". Заголовок пишется в левой части
листа. Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может
формулироваться обобщенно. В документе большого объема или
документе, отражающем несколько вопросов, наряду с заголовком
составляются подзаголовки. Их пишут в левой части листа, не прерывая
текста. Если текст письма занимает менее половины страницы,
заголовок не пишется.
На письмах, связанных с поручением правительства, ниже черты
под заголовком указывается номер и дата поручения.
3.8. В письмах, посылаемых в ответ на запросы Совета Министров,
министерств, ведомств и других организаций, делается ссылка на номер
и дату письма или другого документа, на который дается ответ.
В тех случаях, когда письмо имеет приложения, последние
перечисляются после текста письма, перед подписью; указывается
количество листов приложений и экземпляров.
3.9. В документах, оформляемых на двух и более страницах,
вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера
страниц должны проставляться посередине верхнего поля листа
арабскими цифрами без слова "страница"(стр) и знаков препинания.
3.10. При заверении копии документа ниже реквизита "подпись"
проставляют заверительную надпись "Верно", наименование должности
лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату
заверения.
На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается
не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче
ее на руки, заверительную подпись удостоверяют печатью "Агульны
аддзел Мiнiстэрства гандлю Рэспублiкi Беларусь".
Копии документов по приему, перемещению, а также копии приказов
по личному составу заверяются печатью "Упраўленне кадраў
Мiнiстэрства гандлю Рэспублiкi Беларусь".
Гербовая печать ставится на следующих документах:
уставы (положения) предприятий, учреждений и организаций;
договора;
доверенности и иные документы, удостоверяющие права физических
и юридических лиц;
образцы оттисков печати и подписей работников, имеющих право
совершения финансово-хозяйственных операций;
акты (приемки) законченных строительством объектов, выполненных
работ и др.;
документы, на которых воспроизведение оттиска гербовой печати
предусмотрено нормативными актами Республики Беларусь.
3.11. Фамилию исполнителя документа и номер его служебного
телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на
оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
3.12. Управления министерства при отправке исходящей почты
пользуются присвоенными им индексами (приложение 3).
Исходящий номер состоит из индекса управления, номера дела и
порядкового номера.
3.13. Отправку служебной корреспонденции осуществляет
канцелярия.
3.14. Исходящую корреспонденцию, оформленную с нарушением
данной Инструкции, канцелярия к отправке не принимает.
3.15. Заказную исходящую корреспонденцию канцелярия
регистрирует в списке на отправляемую корреспонденцию (приложение
4), который составляется в двух экземплярах. Один экземпляр списка
вместе с заказной корреспонденцией сдается на почту, а второй
остается в делах канцелярии.
4. Подготовка телеграмм и телефонограмм,
их передача и отправка
4.1. Для оперативной передачи информации по телефону
применяются телефонограммы.
4.2. Телефонограммы подписываются министром или его
заместителями.
4.3. На телефонограмме указывается: дата, исходящий номер,
время передачи, фамилия работника, передавшего телефонограмму,
должность и фамилия работника, который ее принял. Телефонограммы
подписываются в дела в таком же порядке, что и другие документы.
4.4. Телеграфная переписка ведется по вопросам, требующим
срочного решения.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов,
если при этом не искажается содержание телеграммы; печатается через
полтора интервала, крупным шрифтом, без абзацев, переноса слов и
исправлений.
При необходимости знаки препинания обозначаются сокращенными
словами: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтчк, кавычки -
квч. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в
конце текста ставится исходящий номер телеграммы.
В начале текста телеграммы, посылаемой в ответ на запрос,
указывается номер документа, на который дается ответ.
Например, исходящий номер - НР-58, т.е. номер регистрации,
отвечают, перед текстом НР-58 и дальше идет текст.
4.6. Должности министра и его заместителей под текстом
телеграммы пишутся сокращенно: БЕЛМИНТОРГ, ЗАМБЕЛМИНТОРГ, далее
указывается фамилия; в нижней части телеграммы под чертой,
указываются фамилии и инициалы министра и его заместителей,
подписавших телеграмму, адрес министерства и дата отправления
телеграммы.
4.7. В тех случаях, когда телеграмма одного содержания
посылается в один пункт нескольким адресатам, слева от начала
перечисления получателей указывается количество адресов: "три
адреса", а затем наименование пункта (города, поселка) и адресата
(причем, сколько адресов, столько раз указывается пункт).
Если телеграмма одного содержания направляется в несколько
пунктов, слева от начала перечисления этих пунктов указывается их
количество: "два пункта", количество адресатов - "три адреса", а
затем наименование пунктов и получателей.
4.8. Когда телеграмма одного содержания за подписью руководства
министерства посылается в восемь и более пунктов, к ней
прикладывается список рассылки в одном экземпляре, в котором
указываются наименования получателей.
5. Подготовка материалов коллегии министерства
5.1. При подготовке материалов на рассмотрение коллегии
руководствоваться Инструкцией об организации работы коллегии,
утвержденной Министерством торговли Республики Беларусь.
6. Порядок работы с нормативными актами министерства
6.1. Проекты приказов, инструкций, указаний министерства
подготавливаются управлениями аппарата, организациями и учреждениями
министерства по указанию руководства.
6.2. Приказ, как правовой акт, издаваемый министром в целях
разрешения принципиальных вопросов, касающихся деятельности
министерства должен быть кратким, юридически обоснованным,
конкретным, ясным и однозначным для понимания.
6.3. Приказы подписывает министр, а в его отсутствие - первый
заместитель; указания министерства подписывает министр или
заместители министра; приказы по личному составу подписывает
министр; приказы по командировкам - министр.
Заголовок, тест, подпись и другие реквизиты печатаются через
2-4 межстрочных интервалов от нулевого положения табулятора.
6.4. Проекты приказов и указаний министерства на основании и во
исполнение Законов Республики Беларусь, постановлений Верховного
Совета, постановлений и указов Президиума Верховного Совета
Республики Беларусь, постановлений, распоряжений Совета Министров
Республики Беларусь подготавливаются и представляются на подпись в
десятидневный срок с момента поступления указанных документов в
министерство, если на их подготовку не установлен руководством
министерства иной срок.
6.5. Проекты приказов, инструкций, указаний министерства
должны иметь заголовок (кроме приказов по личному составу и
командировкам); печататься машинописным способом (текст - через
полтора интервала, заголовок - через один интервал) на ленте
достаточной яркости, в двух экземплярах, первый экземпляр проектов
приказов и указаний - на бланке установленного образца.
Распорядительная часть приказа должна начинаться словом
"ПРИКАЗЫВАЮ", напечатанным прописными буквами на отдельной строке от
нулевого положения табулятора двумя машинописными интервалами ниже
констатирующей части.
6.6. Проекты приказов, инструкций, указаний министерства
согласовываются с соответствующими заместителями министра,
начальниками управлений министерства.
Визы проставляются на первом экземпляре приказа, указания и
расшифровываются: фамилия, инициалы визирующего, дата.
В случаях согласования с другими министерствами, ведомствами на
подлиннике проекта предусматриваются визы согласования, которые
состоят из слова "согласовано", наименования должности лица,
согласовывающего документ (включая наименование организации), личной
подписи, ее расшифровки и даты.
Визы на проекты совместных приказов, инструкций и указаний
проставляются на каждом из подлинников.
Проекты совместных приказов, указаний представляются на подпись
в необходимом количестве экземпляров - по числу участвующих сторон,
каждый из экземпляров является подлинником.
Экземпляр министерства должен быть завизирован руководителями
всех заинтересованных управлений, заместителем министра, юридической
службой министерства.
6.7. В случае, если визирующий имеет возражения или замечания
по проекту, он обязан завизировать документ, сделав пометку об
имеющемся возражении или замечании и приложить к проекту
мотивированную записку.
6.8. Юридическая служба при рассмотрении проектов приказов
проверяет:
не противоречат ли они в целом или в какой-либо части
действующему законодательству;
правильно ли сформулирован текст документа и не дает ли он
возможности различного толкования с правовой точки зрения;
нет ли ошибочных ссылок на действующее законодательство,
приказы, указания, инструкции Министерства торговли Республики
Беларусь и другие нормативные акты, даты их издания и номера.
6.9. В случае, когда к приказу, указанию дается приложение, в
начале приложения (перед текстом) в правом верхнем углу указывается:
Приложение
к приказу (указанию, письму)
Министерства торговли
Республики Беларусь
от №
На последнем листе приложения слева указывается наименование
управления составившего данный документ.
6.10. Если приказом утверждается положение, устав, инструкция
или другие нормативные акты, на прилагаемом к приказу нормативном
акте в правом верхнем углу перед текстом указывается:
Утверждено(а)
приказом Министерства торговли
Республики Беларусь
от №
Положения, уставы, инструкции и другие нормативные акты
утверждаются приказами министра.
6.11. Если приказом, указанием отменяются полностью или
частично ранее изданные приказы или указания, то в последнем пункте
приказа или указания указываются даты, номера, наименование
документов или соответствующие их пункты.
Если признаются утратившими силу значительное количество
документов, то они оформляются соответствующим перечнем прилагаемом
к приказу, указанию.
6.12. В проектах приказов, требующих контроля исполнения,
указывается управление министерства, на которое возложен контроль. В
необходимом случае контроль может быть возложен на конкретное
должностное лицо.
6.13. Нормативные акты министерства касающиеся прав, свобод и
обязанностей граждан или носящие межведомственный характер подлежат
государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики
Беларусь в соответствие с установленным порядком.
6.14. Подписанные приказы, указания регистрируются в канцелярии
в специальных журналах (в пределах календарного года), тиражируются
и рассылаются по спискам.
6.15. Подлинники указанных документов хранятся в канцелярии и
являются документами постоянного срока хранения.
7. Контроль за исполнением документов
7.1. Контроль по срокам исполнения документов осуществляется
канцелярией посредством компьютера.
7.2. Сроки исполнения исчисляются с момента наложения резолюции
руководством министерства.
Документы, сроки исполнения которых руководством не
установлены, должны быть выполнены в течение 10 дней, телеграммы -
от 2 до 5 дней.
Запросы документов Верховного Совета республики в период
проведения сессий рассматриваются в течение 3 дней, а между
заседаниями сессий - 10 дней.
Производственные вопросы, не требующие дополнительного
уточнения, должны разрешаться в трехдневный срок.
___________________________________________________________--
Подпункт 7.2. дополнен абзацем приказом Министерства
торговли от 5 июля 1995 г. N 42 (зарегистрирован в
Национальном реестре - N 8/5919 от 10.05.2001 г.)
___________________________________________________________--
7.3. Если выполнить поручение в установленные сроки не
представляется возможным, начальники управлений министерства должны
своевременно (сразу же после получения документа или не менее чем за
2-3 дня до истечения срока исполнения) доложить об этом руководству
министерства для продления срока исполнения. В срок исполнения
документа входит время, необходимое для его оформления, регистрации
и отправки.
7.4. Начальники управлений несут личную ответственность за
своевременное и качественное выполнение поручений правительства и
руководства министерства и организуют контроль за их исполнением.
7.5. Итоги по результатам исполнения контролируемых документов
канцелярия систематически обобщает и при необходимости докладывает
руководству министерства.
7.6. Контроль за исполнением поручений и указаний руководства
министерства осуществляет помощник министра.
8. Порядок печатания и размножения документов
8.1. В машинописном бюро и на множительных аппаратах печатаются
только документы служебного характера.
8.2. Рукописи, передаваемые в машинописное бюро, должны быть
написаны разборчиво, черными или синими чернилами и тщательно
отредактированы; рукописи, небрежно оформленные, написанные
неразборчиво, а также имеющие неясные поправки, для печатания не
принимаются.
При печатании документов работники машинописного бюро,
управлений должны руководствоваться требованиями, установленными
государственным стандартом на организационно-распорядительную
документацию (ГОСТ 6.38-90).
8.3. В печатно-множительном участке в первую очередь
размножаются материалы к заседанию коллегии, приказы, указания и
другие документы, подписанные руководством министерства, остальные
материалы размножаются в порядке их поступления.
8.4. К материалам, передаваемым на копирование прилагается
заказ (приложение 10), который подписывается начальником управления,
самостоятельного отдела, а в их отсутствие их заместителями.
___________________________________________________________--
Раздел 8 дополнен подпунктом 8.4. приказом Министерства
торговли от 10 января 1995 г. N 4 (зарегистрирован в
Национальном реестре - N 8/5914 от 10.05.2001 г.)
___________________________________________________________--
9. Порядок составления номенклатур дел,
формирования и ведения дел
9.1. Методическое руководство и контроль за составлением
номенклатур дел и формированием дел в управлениях министерства
осуществляется заведующей архивом.
9.2. Номенклатура дел управлений разрабатывается работниками,
ответственными за делопроизводство совместно с начальниками
управлений, согласовывается с заведующей архивом министерства,
утверждается руководителями управлений (приложение 5).
9.3. Заведующая архивом из номенклатур дел управлений
составляет сводную номенклатуру дел министерства, которая подлежит
согласованию с Центральным государственным архивом и утверждается
министром (приложение 5).
9.4. Утвержденные номенклатуры дел подлежат пересоставлению и
переутверждению в случае существенного изменения функций управления.
Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого
делопроизводственного (календарного) года уточняется и вводится в
действие с 1 января следующего года.
Ежегодный экземпляр номенклатуры дел является документом
постоянного хранения в общем отделе министерства.
9.5. При составлении номенклатуры дел следует в заголовке дел
указать:
содержание вопроса;
виды и разновидности документов.
В переписке обязательно указываются вопросы, по которым она
ведется, название организаций или наименования
административно-территориальных единиц, с которыми ведется
переписка, а также данные об авторах документов, датах событий,
указание о подлинниках или копиях документов и т.д.
9.6. В номенклатуру дел включается вся документация, образующая
в деятельности управления, в том числе карточки и учетные документы.
Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, справочники,
информационные материалы.
9.7. Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно иметь
определенный индекс, состоящий из индекса управления и порядкового
номера дела по номенклатуре дел в пределах управления.
Дела, делопроизводство которых не завершено, вносятся в
номенклатуру дел каждого года с одним и тем же индексом.
9.8. Заголовки дел в номенклатурах дел располагаются в
последовательности значимости содержащихся в них документов.
9.9. Формирование дел, их ведение и обеспечение сохранности в
управлениях возлагается на исполнительных лиц.
9.10. При формировании дел, ответственные за это лица проверяют
правильность оформления документов, наличие подписей, номеров, дат,
заверительных подписей на копиях, отметок об исполнении, а также
правильность направления документов в дело.
9.11. Все работники министерства при работе с документами и
хранении их должны обеспечивать сохранность документов.
9.12. При заведении дела на его обложке должно быть написано:
наименование министерства, управления, номер дела (номер дела
состоит из индекса, присвоенного управлению и порядкового номера по
номенклатуре дел), заголовок дела, даты дела, соответствующие датам
документов, количество листов и срок хранения (приложение 6). В
делах, отнесенных к постоянному сроку хранения, ведется внутренняя
опись документов (приложение 6).
9.13. При формировании дел необходимо выполнять следующие
требования:
группировать в дело документы, содержание которых соответствует
его заголовку по номенклатуре;
раздельно группировать в дела документы постоянного и
временного хранения (отделять: подлинники от копий; годовые планы и
отчеты от квартальных и месячных; утвержденные документы от их
проектов; приказы, распоряжения, указания вышестоящих организаций,
относящихся непосредственно к деятельности министерства от таких же
видов документов, присланных для сведения и т.п.);
включать в дело по одному экземпляру каждого документа
(черновики, лишние экземпляры и варианты уничтожать);
группировать в дело документы одного делопроизводственного
года, за исключением переходящих и личных дел;
подшивать в дело только исполненные документы (причем подшивать
не позднее следующего дня после его исполнения), оформленные в
соответствии с требованиями Государственных стандартов;
располагать документы внутри дела с учетом
вопросно-логического, хронологического, алфавитного принципов;
не допускать подшивку в дело более 250 листов;
приложения, независимо от их даты, присоединять к документам, к
которым они относятся.
Приложения большого объема могут составлять отдельный том дела.
В этом деле на документе, к которому они относятся, делается отметка
с указанием номера тома, включающего приложения.
9.14. Распорядительные документы группируются в дела по их
видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
9.15. Инструкции, положения и другие документы, утвержденные
приказами министра и являющиеся приложениями к ним, группируются в
одно с ним дело.
9.16. Приказы по основной деятельности министерства
группируются отдельно от приказов по личному составу; а приказы о
командировках - отдельно от приказов по личному составу.
9.17. Материалы заседаний коллегии группируются по протоколам,
подшиваются в дело и систематизируются в порядке номеров протоколов
заседаний коллегии.
9.18. Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки и
другие документы группируются в дела отдельно от их проектов.
9.19. Документы в личных делах располагаются в следующем
порядке:
внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, анкета,
заявление о приеме на работу, направление или представление, личный
листок по учету кадров, автобиография, копия документа об
образовании, копия приказа о приеме, назначении, перемещении и
увольнении работника, дополнение к личному листку по учету кадров,
справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.
9.20. Лицевые счета служащих и рабочих группируются в
самостоятельные дела в пределе делопроизводственного года и
располагаются внутри дела по алфавиту фамилий. Формат листа лицевого
счета стандартный А4 (210x297 мм).
9.21. Переписка с министерствами, ведомствами и другими
организациями группируется в дело за период делопроизводственного
года и систематизируется в хронологической последовательности
документ - ответ помещается за документом - запросом.
10. Подготовка и передача дел в архив
министерства для последующего хранения
и использования
10.1. Завершенные делопроизводством дела в течение одного
делопроизводственного года хранятся в управлениях министерства. По
истечении указанного срока дела постоянного и временного сроков
(свыше 10 лет) хранения передаются в архив министерства. Дела
временного хранения (до 10 лет включительно) хранятся в управлениях.
10.2. Подготовка дел к передаче для дальнейшего хранения и
использования в архив министерства производится через год после
окончания их делопроизводством. При подготовке дел к передаче в
архив министерства проводится экспертиза их научной и практической
ценности, составление описей на дела, подлежащие включению в состав
Государственного архивного фонда Республики Беларусь и составление
актов на выделение дел к уничтожению с истечением сроков их
хранения.
10.3. Центральная Экспертная комиссия министерства организует и
проводит работу по экспертизе ценности документов.
10.4. На дела, отобранные на постоянное хранение, составляются
описи в трех экземплярах по форме (приложение 7). На дела временного
срока хранения составляются описи в трех экземплярах по форме
(приложение 8). Дела временного срока хранения разрешается учитывать
по номенклатуре дел того года, в котором они заведены. На дела по
личному составу составляются отдельные описи. На дела, выделенные к
уничтожению в связи с истечением установленных Перечнем сроков их
хранения, составляются акты по форме (приложение 9).
Уничтожение дел, включенных в акты, производится после
утверждения описей на дела постоянного хранения за соответствующий
период.
10.5. При составлении описей следует соблюдать следующие
требования:
наименование дел в описях располагаются в порядке,
соответствующем схеме систематизации;
личные дела систематизируются в описи по алфавиту фамилий
сотрудников;
дела, которые велись в делопроизводстве более года, включаются
в опись в течение всех лет, но на хранение в архив министерства
сдаются по описи того года, в котором они завершены
делопроизводством;
индексы дел проставляются в соответствующей графе описи
согласно номенклатуре дел;
наименование, даты, количество листов вписываются в
соответствующие графы описей с обложки дел без изменений и
сокращений.
10.6. Дела, подлежащие передаче в архив министерства, но
необходимые для дальнейшей работы в управлениях, вносятся в опись и
выдаются архивом в установленном порядке во временное пользование.
Учет выданных дел ведется в журнале выдачи.
10.7. На дела постоянного хранения, принятые от управлений
аппарата министерства, архивом министерства составляется сводная
опись (годовой раздел). Годовой раздел описи на дела постоянного
хранения после рассмотрения его Центральной Экспертной комиссией
министерства представляется на утверждение в ЦГАОР Республики
Беларусь (представляется два экземпляра годового раздела описей,
один экземпляр после утверждения возвращается в архив министерства)
не позднее чем через три года после завершения дел в
делопроизводстве.
10.8. Сводный годовой раздел описи на дела постоянного хранения
подписывается председателем Центральной экспертной комиссии
министерства и заведующим архивом.
Сводная опись дел министерства состоит из его годовых разделов
и должна иметь порядковую нумерацию дел в течение нескольких лет.
10.9. В годовой раздел описи подлежат внесению дела постоянного
хранения, которые не завершены делопроизводством в течение года. В
этом случае в конце годовых разделов описи каждого следующего года,
в течение которых дело продолжалось делопроизводством, необходимо
указывать: "Документы по данному году см. также в разделе за ____
год, № _______".
10.10. При передаче дел на хранение в ЦГАОР Республики Беларусь
опись документов должна иметь оглавление, список сокращений,
предисловие, заверительный лист. При первичном представлении описей
дел на утверждение одновременно представляется историческая справка.
11. Учет, хранение и использование печатей,
штампов и бланков министерства
11.1. Печати и штампы, содержащие полное наименование
министерства, а также бланки приказов, решений (постановлений)
коллегии писем министерства, удостоверений личности, командировочных
удостоверений, трудовых книжек подлежат обязательному учету в
установленном порядке.
11.2. Начальники управлений несут персональную ответственность
за организацию учета, хранения и использования печатей, штампов и
бланков.
11.3. Должностные лица, персонально ответственные за хранение и
использование печатей и штампов, назначаются приказом.
Ответственность за учет и хранение бланков, применяемых в
министерстве, несут: в машинописном бюро - заведующий машинописным
бюро, в управлениях - исполнительные лица.
11.4. Печать с изображением государственного Герба Республики
Беларусь находится на ответственном хранении у начальника управления
финансов, цен, бухгалтерского учета и контроля и ставится в случаях,
предусмотренных п.3.10 настоящей Инструкции.
11.5. Изготовление печатей, штампов, бланков обеспечивается
управлением кадров, правового обеспечения, социальной защиты и общих
вопросов.
11.6. В случаях утраты печатей и штампов ответственные за их
хранение лица обязаны немедленно письменно доложить руководству
министерства.
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министерства торговли
Республики Беларусь
31.12.1993 № 66
ИНСТРУКЦИЯ
о ведении делопроизводства по предложениям,
заявлениям и жалобам граждан в аппарате
Министерства торговли Республики Беларусь
1. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам
граждан ведется в аппарате Министерства торговли Республики Беларусь
централизованно канцелярией.
2. Письма граждан, поступающие в министерство, канцелярия
регистрирует в день поступления посредством компьютера и направляет
их для рассмотрения руководству министерства с последующей передачей
исполнителю согласно резолюции.
3. Регистрационный индекс на письма граждан "68".
4. Конверты, в которых были направлены предложения, заявления и
жалобы граждан, сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно
установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля
необходима для подтверждения времени отправления и получения.
5. При личном приеме граждан их письменные и устные
предложения, заявления и жалобы подлежат учету в журналах секретарей
руководства и регистрации в канцелярии министерства.
6. При поступлении повторного заявления граждан при направлении
на резолюцию руководству подбирается предшествующая переписка.
Повторными следует считать предложения, заявления и жалобы,
поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу,
если со времени подачи первого предложения, заявления, жалобы истек
1 месяц или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
7. Контроль по срокам рассмотрения писем граждан, поступивших в
министерство, возлагается на управление кадров, правового
обеспечения, социальной защиты и общих вопросов.
8. Управления министерства обеспечивают своевременное и
качественное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан.
9. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан, а также
на вопросы и письма депутатов Верховного и местных Советов народных
депутатов подписываются министром или его заместителями.
10. Ответ может быть дан в письменной и устной форме. В случае
устного ответа на предложении, заявлении, жалобе делается отметка,
состоящая из краткого содержания решения за подписью исполнителя,
даты устного ответа и визируются курирующим заместителем министра.
11. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются
разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по
ним приняты необходимые меры, удовлетворена содержащаяся в них
просьба или на законном основании отказано в просьбе, даны
исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.
12. Канцелярия систематически анализирует и обобщает
предложения, заявления, жалобы граждан, содержащихся в них
практические замечания, с целью своевременного устранения причин,
порождающих нарушения в торговле.
13. Предложения, заявления и жалобы граждан разрешаются в срок
до одного месяца со дня поступления в министерство, а нетребующие
дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, как правило в
течение трех рабочих дней, но не позднее 15 дней. Срок может
устанавливаться руководством в резолюции.
___________________________________________________________--
Пункт 13 - с изменениями, внесенными приказом Министерства
торговли от 20 июня 1995 г. N 39 (зарегистрирован в
Национальном реестре - N 8/5917 от 10.05.2001 г.)
13. Предложения, заявления и жалобы граждан разрешаются
в срок до одного месяца со дня поступления в министерство,
а нетребующие дополнительного изучения и проверки -
безотлагательно, но не позднее 15 дней. Срок может
устанавливаться руководством в резолюции.
___________________________________________________________--
14. В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы
необходимо проведение специальной проверки, истребование
дополнительных материалов или принятие других мер, сроки разрешения
заявления или жалобы могут быть в порядке исключения продлены
руководством министерства, но не более чем на один месяц с
сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.
15. Трудовые споры рассматриваются в пределах компетенции
министерства в порядке и в сроки предусмотренные действующим
законодательством.
16. Начальники управлений министерства, к ведению которых не
относится решение вопросов, поставленных в предложениях, заявлениях,
жалобах, направляют их не позднее чем в пятидневный срок по
принадлежности, извещая об этом заявителей, а при личном приеме
граждан разъясняют, куда им следует обратиться.
17. Предложения, заявления, жалобы граждан должны быть
возвращены после их рассмотрения должностными лицами в канцелярию со
всеми относящимися к ним материалами и экземпляром
регистрационно-контрольной карточки для централизованного
формирования дел и картотеки.
При формировании дел проверяется правильность направления
документов в дело, их полнота (комплектность).
Неразрешенные предложения, заявления и жалобы граждан, а также
неправильно оформленные документы подшивать в дело запрещается.
По истечении установленных сроков хранения документы по
предложениям, заявлениям и жалобам граждан подлежат уничтожению в
установленном порядке.
Приложение 1
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
наиболее употребляемых в управленческой
деятельности видов и разновидностей документов
1. Положение - правовой акт, определяющий порядок образования,
права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного
подразделения.
2. Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и
некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях
разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед
данными органами и установления стабильных норм, правил поведений.
3. Решение - правовой акт, принимаемый исполкомами местных
Советов народных депутатов в коллегиальном порядке в целях
разрешения наиболее важных вопросов их компетенции.
4. Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично
руководителем, главным образом, коллегиального органа
государственного управления в целях разрешений оперативных вопросов.
Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого
круга организаций, должностных лиц и граждан.
5. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа
государственного управления, действующим на основе единоначалия в
целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным
органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга
организаций и должностных лиц независимо от подчиненности.
6. Инструкция - правовой акт, издаваемый органом
государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в
целях установления правил, регулирующих организационные,
научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные
стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их
подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
7. Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного
управления преимущественно по вопросам информационно-методического
характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения
приказов, инструкций и других актов данного органа и настоящих
органов управления.
8. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и
принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях
коллегиальных органов.
9. Извещение о заседании, собрании, конференции - документ,
информирующий о предстоящем мероприятии и предлагающий принять в нем
участие.
10. Акт - документ, составленный несколькими лицами и
подтверждающий установленные факты и события.
11. Заключение - документ, содержащий мнение, вывод учреждения
комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.
12. Докладная записка - документ, адресованный руководителю
данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное
изложение какого-либо вопроса, с выводами и предложениями
составителя.
13. Обзор - документ, составленный в целях информации
подведомственных и других организаций о работах в той или иной
области или о деятельности группы учреждений в определенный период.
14. Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех
или иных фактов или событий.
15. Сводка - документ, представляющий собой обобщенные сведения
по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований и
т.п.).
16. Письмо - обобщенное название различных по содержанию
документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста
(пересылается по почте).
17. Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию
документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста
(передается по телеграфу).
18. Телефонограмма - обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи
телекса (передается по телефону и записывается получателем).
19. Личная карточка - документ, служащий для анализа состава и
учета движения кадров.
20. Заказ на размножение документов - содержит просьбу о
воспроизведении или размножении документов каким-либо способом.
21. Договор - документ, фиксирующий соглашение сторон об
установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
22. Стенограмма - дословная запись докладов, речей и других
выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных
органов, осуществленная методом стенографии.
23. Доклад - документ, содержащий изложение определенных
вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного
прочтения.
24. Предложение - разновидность докладной записки, содержащая
перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
25. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание
отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).
26. Отзыв - документ, содержащий мнение учреждения или
специалиста по поводу какой-либо работы, присланной на рассмотрение.
27. План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых
к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем (в
той или иной форме), временные координаты руководителей и конкретных
исполнителей.
28. Отчет - документ, содержащий сведения о выполнении плана,
задания, подготовке мероприятий, поручений и проведения мероприятий,
представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.
29. Список - документ, содержащий перечисление лиц или
предметов в определенном порядке, составленный в целях информации
или регистрации.
Приложение 2
ПЕРЕЧЕНЬ
документов, не подлежащих регистрации
службой делопроизводства (канцелярией министерства)
1. Письма присланные в копии для сведения
2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков
3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестка дня
4. Графики, наряды, заявки, разнарядки (оперативные сводки)
5. Сводка и информация, присланные для сведения
6. Учебные планы, программы. Копии
7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний,
конференций и т.п.
8. Прейскуранты
9. Нормы расходов материалов
10. Поздравительные письма и пригласительные билеты
11. Бухгалтерские документы
12. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени)
13. Научные отчеты по темам
14. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты
15. Формы статистической отчетности
Кроме этого, не регистрируется переписка по мелким вопросам
административно-хозяйственной деятельности общего отдела
министерства.
Документы, перечисленные в п.п.4, 6, 11, 12, 13, 14, 15,
подлежат специальному учету в соответствующих службах министерства.
Приложение 3
ИНДЕКСЫ
присвоенные управлениям Министерства
торговли Республики Беларусь (для отправки исходящей
почты и составления номенклатуры дел)
Приемная министра 01
Управление организации
общественного питания 02
Управление экономики торговли
и развития рыночных отношений 03
Управление кадров, правового обеспечения,
социальной защиты и общих вопросов 04
Управление организации потребительского
рынка продовольственных товаров 05
Управление организации потребительского
рынка товаров легкой промышленности 06
Управление организации торговли и защиты
прав потребителей 07
Управление организации потребительского
рынка товаров культурно-бытового и
хозяйственного назначения 08
Управление новых технологий, инвестиций
и материально-технического обеспечения 09
Управление внешнеэкономической
деятельности 10
Управление финансов, цен, бухгалтерского
учета и контроля 12
Приложение 4
Образцы формы Лицевая сторона
____________________________________________________________________
Министерство торговли Республики Беларусь
____________________________________________________________________
СПИСОК № ______ Минскпочтамт
на отправленную заказную корреспонденцию
за ___________________ 199 __ г.
---T---------T--------T------T-----------T------------T-------------
№ ¦ Куда ¦ Кому ¦ Вес ¦ Почт.сбор ¦ № заказа ¦ № документа
п/п¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
---+---------+--------+------+-----------+------------+-------------
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10 и т.п.
Сдал _____________ Итого писем ____________ Принял ____________
Оборотная сторона
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20. и т.п.
Сдал _____________ Итого писем ____________ Принял ____________
(сдал, итого, писем, принял проставляется как на лицевой, так и на
оборотной стороне листа списка)
Приложение 5
Образец формы
УТВЕРЖДАЮ
Начальник управления
Подпись (инициалы, фамилия)
Дата
МИНИСТЕРСТВО ТОРГОВЛИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
_________________________
(наименование управления)
_________________________
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на _________ год
-------T------------T------T---------------T------------------------
Индексы¦Наименование¦Кол-во¦Сроки ¦Примечания (отметка о
дел ¦управления, ¦дел, ¦хранения статьи¦заведении дел,
¦отдела и дел¦томов ¦по Перечню ¦переходящих в делах
¦ ¦ ¦ ¦передачи в архив, о
¦ ¦ ¦ ¦выделении к уничтожению
¦ ¦ ¦ ¦и др.
-------+------------+------+---------------+------------------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5
-------+------------+------+---------------+------------------------
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Министра торговли
Республики Беларусь
Подпись (инициалы, фамилия)
Дата
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (сводная)
на ___________________ год
---T---------------------T---------T----------T---------------------
№ ¦Индекс дела. ¦ ¦Сроки ¦Примечания (отметки о
п/п¦Номер управления ¦Заголовки¦хранения и¦заведении дел,
¦или классификационный¦дел ¦№ статьи ¦передаче в архив о
¦индекс ¦ ¦по Перечню¦выделении к
¦ ¦ ¦ ¦уничтожению, о лицах,
¦ ¦ ¦ ¦ответственных за
¦ ¦ ¦ ¦ведение дел и др.)
---+---------------------+---------+----------+---------------------
______________ Подпись начальника управления кадров, правового
обеспечения, социальной защиты и общих вопросов
За ________ год заведено всего _______ дел
из них:
1. Постоянного хранения _________ дел
2. Временного хранения (свыше 10 лет) ______ дел;
3. Временного хранения (до 10 лет) _________ дел
Дата Подпись зав.архивом
За _____________ год заведено всего ____ дел
в том числе переходящих ____ дел
По срокам хранения: ____ дел
Постоянного хранения ____ дел
Временного хранения (свыше 10 лет) ____ дел
Постоянного хранения (до 10 лет включ.) ____ дел
Итого: ____ дел
Дата Подпись (секретарь)
Согласовано:
Заведующий архивом
министерства
Приложение 6
Образец формы Код госархива ____
Код министерства ____
МИНИСТЕРСТВО ТОРГОВЛИ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
(Минторг Республики Беларусь)
____________________________________________________________________
(наименование управления, отдела)
____________ Год
ДЕЛО № ____ том № ____
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
______________
(крайние даты)
На ____ листах
Хранить ______
Фонд __________
№ Описи _______
Дело __________
Образец формы
Министерство торговли
Республики Беларусь
Архив министерства
Внутренняя опись документов* (перечень разделов)
находящихся в деле № ____
______________________________
*Внутренняя опись документов составляется на дела, имеющие
постоянный срок хранения.
Год ____
----------T-------------------T-------------------T-----------------
№ ¦ Наименование ¦ № входящих ¦ Листы
раздела ¦ и краткое ¦ и исходящих ¦ (с № ____
¦ содержание ¦ документов ¦ по № ____)
¦ документа ¦ ¦
¦ (раздела) ¦ ¦
----------+-------------------+-------------------+-----------------
Должность составителя _____________ подпись ________________________
(фамилия, инициалы)
Дата
Приложение 7
Образец формы
Министерство торговли
Республики Беларусь
_________________________
(наименование управления)
ОПИСЬ № ____
дела постоянного срока хранения
за ________ год
---T-------------T-------------T----------T-----------T-------------
№ ¦ Индексы ¦ Заголовки ¦ ¦ Кол-во ¦
п/п¦ дел ¦ единиц ¦ Дата ¦ листов ¦ Примечание
¦ ¦ хранения ¦ ¦ ¦
---+-------------+-------------+----------+-----------+-------------
В опись внесено ____________________________________________________
____________________________________________________ единиц хранения
_________________________ Подпись _____________________
(должность составлявшего) (расшифровка подписи)
Дата
Сдано в архив министерства Принято в архив министерства
____________________ ____________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
__________ единиц хранения ____________ единиц хранения
Начальник управления Заведующий архивом
___________________ ___________________
(инициалы, фамилия) (инициалы, фамилия)
(подпись) (подпись)
Дата Дата
Приложение 8
Образец формы
УТВЕРЖДЕНО
протоколом Экспертной комиссии
Министерства торговли
Республики Беларусь
Министерство торговли
Республики Беларусь
_________________________
(наименование управления)
ОПИСЬ № ____
дела временного (срока) хранения (свыше 10 лет)
за ___________ год
---T---------T--------------T------T------------T-------T-----------
№ ¦ Индексы ¦ Наименование ¦ Дата ¦ № статей ¦ К-во ¦ Примечание
п/п¦ дел ¦ дел ¦ ¦ по Перечню ¦ листов¦
---+---------+--------------+------+------------+-------+-----------
В опись внесено ___________________ дел
(цифрами, прописью)
с № ___________ по № ___________
_________________________ _______________________________
(должность составлявшего) (подпись начальника управления)
Дата
Приложение 9
Образец формы УТВЕРЖДАЮ
Начальник управления
Подпись ___________________
(инициалы, фамилия)
АКТ № ____
о выделении к уничтожению документов и дел
____________________________________________________________________
(наименование управления в деятельности которого отложились
____________________________________________________________________
материалы, не подлежащие дальнейшему хранению)
Составлен "____" _______________ 199 __ г.
Центральная Экспертная комиссия Министерства торговли Республики
Беларусь в составе председателя ____________________________________
и членов комиссии __________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
____________________________________________________________________
образованная на основании приказа от ____________ 19 __ г. № _______
руководствуясь Перечнем документов со сроками хранения
____________________________________________________________________
отобрала к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение, нижеследующие материалы:
---T--------------T---------------------T-------------T-----T-------
№ ¦Годы ¦Заголовки дел ¦ ¦К-во ¦№
п/п¦документальных¦(групповые или ¦ ¦дел, ¦статьи
¦материалов ¦индивидуальные) ¦Пояснительная¦томов¦по
¦ ¦№ их по номенклатуре,¦ ¦ ¦Перечню
¦ ¦описи или ¦ ¦ ¦
¦ ¦инвентарной книге ¦ ¦ ¦
---+--------------+---------------------+-------------+-----+-------
Всего (цифрами и прописью) _____________________________________ дел
Председатель Центральной Экспертной комиссии _____________ (подпись)
Документы и дела сданы для уничтожения конторе по заготовке
вторичного сырья по приемно-сдаточной накладной
от _________________________________________________________________
(подпись председателя Центральной экспертной комиссии, дата)
Приложение 10
к приказу Министерства торговли
Республики Беларусь
10.01.1995 № 4
Образец формы
ЗАКАЗ
Управление (отдел) ____________________________________________
просит изготовить _____________ экз. _____________ количество листов
____________________________________________________________________
(наименование материала)
Начальник управления (отдела)
Дата
|
