|
Страница 3
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
ацэнку кошту дакументаў, *) складаючых фонд, выключэнне i
падвядзенне вынiкаў руху фонду, яго праверку.
____________________________
*) Дакумент - матэрыяльны аб'ект з зафiксаванай на iм
iнфармацыяй у выглядзе тэксту, гуказапiсу, вiдарыса i iнш., якiя
прызначаны для захоўвання i грамадскага выкарыстання.
1.2. Улiк бiблiятэчнага фонду павiнен спрыяць яго захаванасцi,
аптымальнаму фармiраванню i выкарыстанню, весцiся з выкананнем
наступных патрабаванняў:
- дакладнасць звестак аб фондзе;
- дакументальнасць афармлення кожнага паступлення i выбыцця;
- надзейнасць форм улiку ва ўмовах прымянення традыцыйнай i
аўтаматызаванай тэхналогiй;
- адпаведнасць наменклатуры паказчыкаў першаснага ўлiку
бiблiятэчнага фонду аналагiчным паказчыкам дзяржаўнай статыстыкi па
велiчынi, складу i зместу.
1.3. Даная Iнструкцыя ўстанаўлiвае адзiныя асновы ўлiку
дакументаў, якiя складаюць бiблiятэчны фонд.
1.4. Абавязковым для бiблiятэк з'яўляецца ўлiк фонду ў асноўных
адзiнках - экземплярах *), камплектах i назвах **). Улiк аб'ёму
фонду ў назвах прымяняецца да новых паступленняў.
____________________________
*) Экземпляр - кожная асобная адзiнка выдання з тыражу.
**) Назва - умоўнае абазначэнне аднаго выдання, якое ўтварае
адзiнае цэлае i выпушчана ў адным або некалькiх тамах.
1.5. Улiку падлягаюць усе вiды дакументаў у адпаведнасцi з
ДАСТам 7.20.80 "СИБИД. Единицы учета фондов библиотек и органов
научно-технической информации" i змяненнямi да яго, ДАСТам
13.1.205-85 "Микрография. Микрофильмы. Правила учета", ДАСТам
13.0.002-84 "Репрография. Термины и определения", ДАСТам 4.50-90
"СИБИД. Консервация документов. Общие требования", ISO 2789-1974
"Международная библиотечная статистика".
1.6. На баланс бяруцца ўсе адзiнкi бiблiятэчнага фонду, за
выключэннем праграм для вывучэння розных дысцыплiн; метадычных
матэрыялаў, якiя распрацаваны кафедрамi навучальных устаноў;
плакатаў, буклетаў; дзiцячых альбомаў для размалёвак i выразання;
календароў на бягучы год. Гэта правiла адносiцца, у першую чаргу, да
бiблiятэк сiстэмы Мiнiстэрства культуры. Iншыя мiнiстэрствы могуць
самастойна ўстанаўлiваць для сваiх бiблiятэк пералiк дакументаў,
якiя не падлягаюць балансаваму ўлiку.
1.7. У кожнай бiблiятэцы ўжываюцца наступныя вiды ўлiку
бiблiятэчнага фонду: сумарны i iндывiдуальны. Формы ўлiку *) маюць
статус нарматыўных дакументаў. На падставе ўлiковых форм
ажыццяўляецца праверка i перадача фонду ад аднаго работнiка другому,
вядзецца статыстычная справаздачнасць.
____________________________
*) У бiблiятэках, якiя не адносяцца да сiстэмы Мiнiстэрства
культуры, дапускаюцца змяненнi форм улiку, але пры гэтым неабходна
кiравацца агульнымi метадалагiчнымi прынцыпамi, якiя вызначаны данай
iнструкцыяй. Усе змяненнi павiнны быць зацверджаны адпаведнымi
мiнiстэрствамi.
1.8. Усе асноўныя аперацыi па ўлiку бiблiятэчнага фонду
ажыццяўляюцца бiблiятэчнымi работнiкамi, вартасны ўлiк вядзецца
сумесна з бухгалтэрыяй.
1.9. Адказнасць за правiльнасць арганiзацыi ўлiку фонду нясе
адмiнiстрацыя бiблiятэкi i супрацоўнiкi ў адпаведнасцi з iх
службовымi абавязкамi.
1.10. Усе ўлiковыя дакументы маюць аднолькавую юрыдычную сiлу.
1.11. На роўных правах дапускаецца выкарыстанне традыцыйных
форм i камп'ютэрных праграм.
1.12. Усе азначэннi тэрмiнаў, якiя прыведзены ў "Iнструкцыi..."
даюцца згодна з наступнымi выданнямi: "СТБ 7-60.93. Выданнi.
Асноўныя вiды. Тэрмiны i азначэннi" (Мн., 1993), "Англо-русский
словарь-справочник пользователя ПК" (Мн., 1996), "Библиотечное дело.
Терминологический словарь" (М., 1997), Першиков В., Савинков В.
"Толковый словарь по информатике" (М., 1995), "Терминологический
словарь по библиотечному делу и смежным отраслям знания" (М., 1995).
2. Улiк асобных вiдаў дакументаў
Кнiгi i брашуры
2.1. Кнiга - неперыядычнае тэкставае выданне аб'ёмам звыш 48
старонак (3 друкаваныя аркушы); брашура - кнiжнае (неперыядычнае
тэкставае) выданне аб'ёмам звыш 4-х, але не больш 48 старонак.
2.2. Асноўнымi адзiнкамi ўлiку кнiг i брашур з'яўляецца
экземпляр i назва.
2.3. Кожны том (выпуск, частка, нумар, аркуш) мнагатомных
выданняў улiчваецца як самастойны экземпляр i асобная назва.
2.4. Кожная кнiга i брашура, якiя ўваходзяць у серыю,
улiчваюцца як асобны экземпляр i асобная назва.
2.5. Асобна выдадзеныя дадаткi да кнiг у выглядзе атласаў,
карт, нот, зборнiкаў, CD-ROM, дыскет i г.д., якiя маюць самастойнае
значэнне (iндывiдуальны загаловак, асабiсты ISBN i iнш.),
разглядаюцца i ўлiчваюцца як асобныя дакументы адпаведнага вiду, а
пры адсутнасцi самастойнага значэння асобна не ўлiчваюцца.
2.6. Кожная адзiнка друкаваных вiдаў дакументаў, якая
ўваходзiць у выдавецкую папку, улiчваецца як асобны экземпляр толькi
пры наяўнасцi самастойнай назвы i цаны.
2.7. Кнiгi i брашуры, штучна аб'яднаныя агульным пераплётам
(канвалюты), улiчваюцца па колькасцi выданняў (алiгатаў), уключаных
у пераплёт. Кожнае выданне прымаецца за асобны экземпляр i асобную
назву.
Часопiсы
2.8. Часопiс - перыядычнае тэкставае выданне, якое змяшчае
артыкулы або рэфераты па грамадска-палiтычных, навуковых, вытворчых
i iншых пытаннях, лiтаратурна-мастацкiя творы, мае пастаянную
рубрыкацыю i афiцыйна зацверджана ў якасцi данага вiду выдання.
2.9. Асноўнымi адзiнкамi ўлiку часопiсаў з'яўляецца экземпляр i
назва.
2.10. У выпадку падзелу часопiса на два новыя выданнi незалежна
ад таго, працягвае адзiн з iх нумарацыю папярэдняга часопiса цi не,
кожная з гэтых дзвюх назваў улiчваецца як самастойная.
2.11. Здвоеныя нумары (выпускi), аб'яднаныя выдавецтвам,
улiчваюцца як адна назва i адзiн экземпляр.
2.12. Улiк неперыядычных дадаткаў да часопiсаў ажыццяўляецца
аналагiчна ўлiку дадаткаў да кнiг (гл. п.2.5).
2.13. Перыядычныя дадаткi да часопiсаў, якiя выдаюцца асобна i
маюць iндывiдуальны загаловак, уласную нумарацыю i цану, улiчваюцца
як самастойныя часопiсы або як выданнi, якiя прадаўжаюцца.
Калi дадатак выдаецца ў выглядзе кнiгi, якая мае самастойнае
значэнне, то ён улiчваецца як асобны дакумент.
Дадаткi, збрашураваныя з часопiсам, або такiя, якiя друкуюцца
на яго старонках, асобна не ўлiчваюцца.
Выданнi, якiя прадаўжаюцца
2.14. Выданнi, якiя прадаўжаюцца - гэта серыяльныя выданнi,
якiя выходзяць праз няпэўныя адрэзкi часу па меры назапашвання
матэрыялаў з аднолькава аформленымi нумараванымi або датаванымi
выпускамi i маюць агульную назву.
Да выданняў, якiя прадаўжаюцца, адносяцца штогоднiкi, бюлетэнi,
веснiкi, зборнiкi навуковых прац i г.д.
2.15. Адзiнкi ўлiку выданняў, якiя прадаўжаюцца, - экземпляр i
назва.
2.16. Улiк выданняў, што прадаўжаюцца i якiя дзеляцца на серыi,
ажыццяўляецца ў парадку, якi прадугледжаны ў п.2.4.
2.17. Калi том выдання, якое прадаўжаецца, складаецца з асобных
нумароў (выпускаў), не збрашураваных разам, то адзiнкай улiку
з'яўляецца кожны асобны нумар (выпуск) i яго назва.
2.18. Улiк дадаткаў да выданняў, якiя прадаўжаюцца,
ажыццяўляецца ў парадку, якi прадугледжаны ў п.2.5.
Газеты
2.19. Газета - перыядычнае тэкставае лiставое выданне, якое
выходзiць звычайна праз невялiкiя прамежкi часу, змяшчае афiцыйныя
матэрыялы, аператыўную iнфармацыю i артыкулы па актуальных
грамадска-палiтычных, навуковых, вытворчых i iншых пытаннях, а
таксама лiтаратурныя творы, iлюстрацыi, фотаздымкi i рэкламу.
2.20. Адзiнкамi ўлiку газет з'яўляецца гадавы камплект *) i
назва.
____________________________
*) Калi падпiска была зроблена на адзiн квартал або паўгоддзе i
больш не працягвалася, то адзiнкамi ўлiку з'яўляюцца гэтыя камплекты
(квартальны, паўгадавы).
2.21. Адзiнкамi ўлiку асобных разрозненых нумароў унiкальных
газет з'яўляецца экземпляр (нумар, выпуск) i назва газеты.
2.22. Улiк неперыядычных дадаткаў да газет ажыццяўляецца ў
парадку, якi прадугледжаны ў п.2.5.
2.23. Асобна выдадзеныя перыядычныя дадаткi да газет, якiя
маюць iндывiдуальныя загалоўкi i ўласную нумарацыю, улiчваюцца як
самастойныя часопiсы, газеты.
Ноты
2.24. Нотны дакумент - выданне, большую частку якога займае
нотны запiс музычных твораў з тэкстам цi без яго.
Заўвага. Выданне лiчыцца кнiгай, калi гэта:
- рэпертуарны зборнiк (п'есы, вершы, апавяданнi i нотны
матэрыял);
- лiтаратурна-музычны мантаж;
- дапаможнiк па тэхнiцы танца з нотнымi дадаткамi;
- спеўнiк без нот;
- нотны тэкст з'яўляецца iлюстрацыяй у выданнях
музычна-тэарэтычнага, тэарэтычнага або метадычнага характару.
2.25. Адзiнкi ўлiку нот - экземпляр i назва.
Заўвага. Адной улiковай адзiнкай (з адным улiковым нумарам)
лiчыцца:
- камплект партытуры i асобных партый, якiя выдадзены ў
агульнай выдавецкай папцы, вокладцы, манжэтцы або асобна, але з
агульнымi выхаднымi звесткамi i агульнай цаной;
- выданнi для салiруючага iнструмента з суправаджэннем пры
наяўнасцi сольнай партыi, укладзенай у выданне (напрыклад, скрыпка з
фартэпiяна).
2.26. Улiк мнагатомных нотных выданняў ажыццяўляецца ў парадку,
якi прадугледжаны ў п.2.3.
2.27. Улiк серыяльных нотных выданняў ажыццяўляецца ў парадку,
якi прадугледжаны ў п.2.4.
2.28. Улiк нотных дадаткаў, а таксама дадаткаў да нотных
выданняў ажыццяўляецца ў парадку, якi прадугледжаны ў п.2.5.
2.29. Улiк нотных канвалютаў ажыццяўляецца ў парадку, якi
прадугледжаны ў п.2.7.
Выяўленчыя дакументы
2.30. Да выяўленчых дакументаў адносяцца выданнi, большасць
аб'ёму якiх займае вiдарыс з кароткiм тэкстам або без яго -
выяўленчыя плакаты, гравюры, лiтаграфii, лубкi, выяўленчыя
рэпрадукцыi, мастацкiя паштоўкi, прыкладная графiка, мастацкiя i
дакументальныя фотаматэрыялы, чарцяжы, дыяграмы, схемы.
2.31. Асноўныя адзiнкi ўлiку выяўленчых выданняў - экземпляр i
назва.
2.32. Улiк выяўленчых выданняў, аб'яднаных агульнай выдавецкай
папкай (вокладкай, манжэткай), ажыццяўляецца ў парадку, якi
прадугледжаны ў п.2.6.
2.33. Улiк выяўленчых альбомаў, выдадзеных у некалькiх тамах
(выпусках, частках), ажыццяўляецца ў парадку, якi прадугледжаны ў
п.2.3.
2.34. Улiк серыяльных выяўленчых выданняў ажыццяўляецца ў
парадку, якi прадугледжаны ў п.2.4.
2.35. Тлумачальныя запiскi да выяўленчых выданняў асобна не
ўлiчваюцца.
Картаграфiчныя дакументы
2.36. Да картаграфiчных дакументаў адносяцца выданнi, большую
частку аб'ёму якiх займаюць картаграфiчныя вiдарысы - карты,
картасхемы, планы, атласы i г.д.
2.37. Адзiнкi ўлiку картаграфiчных дакументаў - экземпляр i
назва.
2.38. Карта, выдадзеная на некалькiх аркушах, якiя патрабуюць
склейвання i аб'яднаны агульным загалоўкам, улiчваецца як адзiн
экземпляр i адна назва.
2.39. Улiк мнагатомных (мнагааркушных) картаграфiчных
дакументаў ажыццяўляецца ў парадку, якi прадугледжаны ў п.2.3.
2.40. Улiк серыяльных картаграфiчных дакументаў ажыццяўляецца ў
парадку, прадугледжаным у п.2.4.
2.41. Улiк картаграфiчных дакументаў, выпушчаных у выглядзе
дадаткаў, ажыццяўляецца ў парадку, якi прадугледжаны ў п.2.5.
2.42. Тлумачальныя запiскi i паказальнiкi да картаграфiчных
выданняў асобна не ўлiчваюцца.
Нарматыўныя вытворча-практычныя дакументы
2.43. Нарматыўныя вытворча-практычныя дакументы - гэта выданнi,
якiя змяшчаюць нормы, правiлы i патрабаваннi ў розных сферах
вытворчай дзейнасцi. Да нарматыўных вытворча-практычных дакументаў
адносяцца: стандарты, тэхнiчныя ўмовы (ТУ), апiсаннi да аўтарскiх
пасведчанняў, патэнты, тыпавыя праекты i чарцяжы, каталогi
прамысловага абсталявання i вырабаў, прэйскуранты на матэрыялы,
абсталяванне i вырабы i г.д.
2.44. Адзiнкi ўлiку нарматыўных вытворча-практычных дакументаў
- экземпляр i назва.
2.45. Тыпавыя праекты i чарцяжы на адзiн аб'ект, якiя выкананы
ў выглядзе нумараваных выпускаў (альбомаў), улiчваюцца па прынцыпу
мнагатомных выданняў (гл. п.2.3).
2.46. Улiк стандартаў i каталогаў прамысловага абсталявання i
вырабаў, якiя выпускаюцца ў выдавецкай папцы (вокладцы), якая
аб'ядноўвае iх, ажыццяўляецца ў парадку, прадугледжаным у п.2.6.
Неапублiкаваныя дакументы
2.47. Да неапублiкаваных дакументаў, што збiраюцца i
захоўваюцца ў фондах бiблiятэк, адносяцца рукапiсныя кнiгi, архiўныя
дакументы, а таксама матэрыялы, якiя з'яўляюцца ў працэсе работы
арганiзацый, навукова-даследчых устаноў i застаюцца ў рукапiсах або
тыражуюцца ў невялiкай колькасцi экземпляраў: навукова-тэхнiчныя
справаздачы (справаздачы аб вынiках закончаных навукова-даследчых i
iншых работ, аб камандзiроўках); дэпанiраваныя рукапiсы; дысертацыi;
iнфармацыйныя карты i г.д.
2.48. Улiк неапублiкаваных дакументаў ажыццяўляецца ў парадку,
якi прадугледжаны ў п.2.2.
2.49. Улiк неапублiкаваных дакументаў, якiя збрашураваны або
захоўваюцца ў агульнай папцы, ажыццяўляецца ў парадку, якi
прадугледжаны ў п.2.6.
2.50. Для канструктарскай дакументацыi экземплярам, а значыць i
адзiнкай улiку, з'яўляецца чарцёж або камплект канструктарскiх
дакументаў.
Аўдыёвiзуальныя дакументы
2.51. Аўдыёвiзуальныя (АВ) дакументы - гэта носьбiты вобразнай,
гукавой i вобразна-гукавой iнфармацыi, для ўспрымання якой неабходна
выкарыстанне спецыяльных тэхнiчных сродкаў. Да АВдакументаў
адносяцца матэрыялы для аудыравання (грампласцiнкi, магнiтныя
плёнкi, касеты, кампакт-дыскi), вiзуальныя матэрыялы (дыяпазiтывы,
неагучаныя кiна- i вiдэафiльмы, галаграмы) i камбiнаваныя
аўдыёвiзуальныя дакументы (агучаныя кiнакарцiны i вiдэазапiсы).
2.52. Кожная самастойная адзiнка АВдакументаў (грампласцiнка,
магнiтная фанаграма, вiдэафiльм, кiнафiльм i iнш.) улiчваецца як
адна назва i адзiн экземпляр незалежна ад колькасцi запiсаных на ёй
твораў (дадатак 14).
2.53. Камплект АВдакументаў, якiя аб'яднаны загалоўкам i цаной,
улiчваецца як адна назва i адзiн экземпляр незалежна ад колькасцi
састаўляючых адзiнак i вiдаў уключаных у камплект матэрыялаў
(грампласцiнак, касет, рулонаў, дыяпазiтываў) (дадатак 14).
Заўвага. У мэтах захаванасцi частак, якiя складаюць камплект,
на кожнай з iх прастаўляецца iнвентарны нумар, прысвоены ўсяму
камплекту, а праз дэфiс - парадкавы нумар кожнай адзiнкi камплекта.
2.54. АВдакумент, якi выходзiць у якасцi дадатка да друкаванага
твора i не мае самастойнага значэння, асобнаму ўлiку не падлягае.
Электронныя дакументы
2.55. Электронны дакумент - iнфармацыя, прызначаная для
ўспрымання з дапамогай адпаведных праграмных i апаратных сродкаў.
Электронны дакумент можа ўяўляць сабой сукупнасць даных, якiя
змешчаны ў памяцi ПЭВМ або запiсаны сродкамi электроннай вылiчальнай
тэхнiкi на машыначытаемы носьбiт (магнiтную стужку, магнiтны дыск,
дыскету, CD-ROM i г.д.) i аформлены ва ўстаноўленым парадку.
Заўвага. Кнiгi, часопiсы i базы даных на CD-ROM улiчваюцца як
электронныя дакументы.
2.56. Асноўнай адзiнкай улiку электронных дакументаў з'яўляецца
фiзiчная адзiнка.
2.57. Улiк электронных дакументаў, якiя з'яўляюцца дадаткамi да
твораў друку, ажыццяўляецца ў парадку, якi прадугледжаны ў п.2.5.
Мiкраформы
2.58. Мiкраформы (мiкрафiльмы, мiкрафiшы i iнш.) - дакументы,
якiя пры выкарыстаннi патрабуюць павелiчэння.
2.59. Асноўнай адзiнкай улiку мiкраформ з'яўляецца назва i
экземпляр.
3. Прыём i перадача новых паступленняў
3.1. Усе выданнi i матэрыялы, якiя паступаюць у бiблiятэку,
прымаюцца па суправаджальнаму дакументу (рахунак, накладная, акт i
г.д.), за выключэннем выданняў, якiя атрымлiваюцца па падпiсцы, а
таксама ў дар. Запiсы ў суправаджальным дакуменце звяраюцца з
прозвiшчамi аўтараў i загалоўкамi, цаной i колькасцю экземпляраў
атрыманых выданняў i матэрыялаў. Пры адсутнасцi на iх цаны, яна
пераносiцца з суправаджальнага дакумента на выданне.
3.2. У выпадку выяўлення разыходжанняў са звесткамi
суправаджальных дакументаў, а таксама прысланых без заказу
непатрэбных бiблiятэцы або дэфектных экземпляраў, у трохдзённы
тэрмiн складаецца акт з абавязковымi подпiсамi адказнай за iх прыём
асобы i прадстаўнiкоў фондавай камiсii (гл. ч.II п.1.4.).
3.3. На выданнi i матэрыялы, якiя паступiлi ў бiблiятэку без
суправаджальнага дакумента (абавязковы бясплатны экземпляр, выданнi,
атрыманыя ў дар i г.д.) пасля праверкi iх прыгоднасцi да
выкарыстання складаецца акт (гл. дадатак 9), а кошт прынятых
дакументаў на момант iх атрымання вызначаецца фондавай камiсiяй.
3.4. Усе дакументы, якiя ўключаюцца ў фонд бiблiятэкi,
маркiруюцца. Пры гэтым могуць быць выкарыстаны штэмпелi, кнiжныя
знакi, iндывiдуальныя машыначытаемыя штрыхавыя коды i г.д.
3.5. Штэмпель (гл. дадатак 15) ставiцца на тытульным лiсце, а
пры яго адсутнасцi - на першай старонцы пад загалоўкам або на
адвароце, на 17-й i апошняй старонках выдання кнiжнага тыпу, на
этыкетцы першага боку грампласцiнкi, на ўкладышы або ўпакоўцы да
кампакт-дыска, CD-ROM, на катушцы, касеце магнiтафоннай стужкi, на
этыкетцы дыскеты, дыяфiльма, фiльмакопii, мiкрафiльма, вiдэафiльма,
на рамцы дыяпазiтыва (слайда), пры гэтым нельга дапускаць
пашкоджання тэксту або iлюстрацыi. На мiкраносьбiтах штэмпель не
ставiцца.
Заўвага. Бiблiятэчныя надпiсы i пячаткi на рэдкiх выданнях
абмяжоўваюцца мiнiмумам, неабходным для атаясамлiвання адзiнак
захоўвання фонду. Iнвентарны нумар i пячатка ставяцца ў левым нiжнiм
ражку адвароту тытульнага лiста. На выяўленчых выданнях штэмпель i
iнвентарны нумар прастаўляюцца на адваротнай старонцы вокладкi
альбома, рэпрадукцыi цi паштоўкi.
Цэнтральная бiблiятэка (ЦБ) i бiблiятэкi-фiлiялы
Цэнтралiзаванай бiблiятэчнай сiстэмы (ЦБС) дадаткова прастаўляюць
свой штэмпель на адвароце тытульнага лiста.
3.6. Пасля заканчэння зверкi атрыманай партыi з суправаджальным
дакументам, падлiку колькасцi экземпляраў i iх маркiроўкi
ажыццяўляецца iндывiдуальны i сумарны ўлiк i афармляецца разлiковы
дакумент з бухгалтэрыяй. Ва ўмовах работы ў традыцыйным рэжыме iм
можа быць суправаджальны дакумент, на адвароце якога робiцца
наступны запiс: "Атрымана ... экз. на ... руб. З iх ... экз. на ...
руб. балансаваму ўлiку не падлягаюць. Запiс у "Кнiзе сумарнага
ўлiку" N ... ад ... (дата)". Форма разлiковага дакумента пры рабоце
ў аўтаматызаваным рэжыме прадстаўлена ў дадатку 18. Разлiковы
дакумент падпiсваецца загадчыкам аддзела камплектавання (пры
адсутнасцi аддзела - адказным за камплектаванне) i перадаецца ў
бухгалтэрыю.
3.7. Бухгалтэрыя ўлiчвае кошт уключаных у бiблiятэчны фонд
адзiнак захоўвання ў адпаведнасцi з указанымi ў разлiковым дакуменце
звесткамi.
Заўвага. У кошт выданняў i матэрыялаў не ўключаюцца накладныя
выдаткi (кошт бiблiятэчнай апрацоўкi, пераплёту, выкананых
бiблiятэкай цi бiблiятэчным калектарам, паштовых i транспартных
паcлуг).
3.8. Перадача партый або асобных дакументаў з аддзела
камплектавання ў структурныя падраздзяленнi бiблiятэкi, фiлiялы ЦБС
ажыццяўляецца па прынятых у ёй формах: ведамасцi ўлiку, iнвентарныя
лiсты, iндыкатары, накладныя, акт-пуцёўкi (гл. дадатак 2) i г.д.
4. Iндывiдуальны ўлiк
4.1. Iндывiдуальны ўлiк - рэгiстрацыя ва ўлiковай форме кожнага
экземпляра дакумента, якi паступiў у фонд бiблiятэкi або выбыў з
яго.
4.2. Формамi iндывiдуальнага ўлiку з'яўляюцца:
- кнiжная ("Iнвентарная кнiга") (гл. дадатак 1);
- картачная (рэгiстрацыйная картатэка) (гл. дадатак 5);
- камп'ютэрная (у машыначытаемай форме), якая змяшчае ўсю
неабходную для iндывiдуальнага ўлiку iнфармацыю, з магчымасцю
раздрукоўкi копiй на паперы.
4.3. "Iнвентарная кнiга" (як ў традыцыйнай, так i ў
камп'ютэрнай форме) вядзецца асобна на кожны вiд бiблiятэчных
дакументаў, акрамя перыядычных выданняў, формай iндывiдуальнага
ўлiку якiх з'яўляецца рэгiстрацыйная картатэка.
4.3.1. У ЦБС, якiя працуюць у традыцыйным рэжыме,
бiблiятэкi-фiлiялы вядуць "Iнвентарныя кнiгi" i надаюць свой
парадкавы нумар кожнаму атрыманаму дакументу. Аддзел камплектавання
вядзе "Iнвентарную кнiгу" толькi на фонды ЦБ. У аўтаматызаваным
рэжыме iндывiдуальны ўлiк здзяйсняецца цэнтралiзавана аддзелам
камплектавання. Структурныя падраздзяленнi могуць атрымлiваць
раздрукоўкi "Iнвентарных кнiг" на свае фонды (гл. дадатак 2).
4.3.2. "Iнвентарная кнiга" ўяўляе сабой вопiс усiх дакументаў,
якiя паступiлi ў бiблiятэку. Запiсы ў ёй размяшчаюцца ў
храналагiчным парадку паступленняў. У "Iнвентарнай кнiзе"
традыцыйнай формы яны павiнны весцiся акуратна, разборлiвым
почыркам. Падчысткi не дапускаюцца. Памылкi перакрэслiваюцца,
правiльны надпiс робiцца зверху i завяраецца подпiсам бiблiятэкара ў
графе "Заўвагi". Пры запiсе ўказваюцца дата рэгiстрацыi дакумента,
iнвентарны нумар, аўтар, назва i кошт кожнага дакумента ў
адпаведнасцi з прастаўленай цаной i звесткамi суправаджальнага
дакумента.
4.3.3. Пры запiсе некалькiх экземпляраў (дублетаў) аднаго i
таго ж дакумента ва ўсiх графах, акрамя "Iнвентарны нумар" i "Цана",
прастаўляецца двукоссе. Калi запiсваецца запар мнагатомнае выданне
пад адной назвай, то акрамя двукосся неабходна ўказваць нумар тома,
часткi, выпуску.
4.3.4. Пры пераносе запiсаў дублетаў на наступную старонку
звесткi аб дакуменце зноў паўтараюцца ва ўсiх графах.
4.3.5. Кожны экземпляр, што падлягае занясенню ў "Iнвентарную
кнiгу", атрымлiвае асобны, толькi яму прысвоены iнвентарны нумар. На
кнiгах ён прастаўляецца на тытульным лiсце, на 17-й i апошняй
старонках пад тэкстам.
4.3.6. У ЦБС для вызначэння прыналежнасцi дакумента да фонду ЦБ
або пэўнага фiлiяла побач з iнвентарным нумарам праз працяжнiк
указваецца iх ўмоўнае абазначэнне (сiгла), або на адвароце
тытульнага лiста кожнага выдання прастаўляецца штэмпель адпаведнага
структурнага падраздзялення ЦБС.
Заўвага. Нумары выданняў, якiя выбываюць з фонду бiблiятэкi, у
далейшым не выкарыстоўваюцца.
4.3.7. У графе "Заўвагi" апрача выпраўленых памылак, дапушчаных
пры запiсе ў "Iнвентарную кнiгу", адзначаюцца рознага роду сур'ёзныя
дэфекты, выяўленыя ў выданнi, асаблiвасцi найбольш каштоўных
выданняў, звесткi аб асобна выдадзеных дадатках i завяраюцца
подпiсам бiблiятэкара.
4.3.8. Кожная iнвентарная кнiга павiнна быць правiльна
аформлена. На яе вокладцы i тытульным лiсце бiблiятэкарам
запаўняюцца наступныя звесткi: "Iнвентарная кнiга N ...", "Ад
iнвентарнага N ... да iнвентарнага N ...". На адвароце апошняй
старонкi робiцца запiс: "У гэтай iнвентарнай кнiзе налiчваецца ...
старонак", якi завяраецца подпiсам дырэктара ЦБС i пячаткай.
Iнвентарная кнiга замене не падлягае.
4.4. Формай iндывiдуальнага ўлiку перыядычных выданняў i
выданняў, якiя прадаўжаюцца пры рабоце як у традыцыйным, так i ў
аўтаматызаваным рэжыме з'яўляецца рэгiстрацыйная картатэка, якая
складаецца з трох раздзелаў: 1) улiк паступаючых часопiсаў; 2) улiк
паступаючых газет; 3) улiк выданняў, якiя прадаўжаюцца *). На кожную
назву заводзiцца рэгiстрацыйная картка, на правым баку якой
адзначаецца паступленне выдання (гл. дадатак 5). Карткi
расстаўляюцца ў алфавiтным парадку.
Заўвага. Пры паступленнi ў фонд падпiсных неперыядычных
дакументаў на iх таксама заводзiцца рэгiстрацыйная картатэка, але
яна выконвае толькi функцыю бягучага кантролю за паступленнем
кожнага тома, выпуску i г.д., а не iндывiдуальнага ўлiку. На правым
баку рэгiстрацыйных картак прастаўляюцца асноўныя звесткi аб кожным
томе, выпуску: год, нумар i цана (гл. дадатак 5).
____________________________
*) Кожны з гэтых раздзелаў у буйных бiблiятэках можна зрабiць
асобнай рэгiстрацыйнай картатэкай.
4.5. У ЦБС перыядычныя, падпiсныя выданнi i выданнi, якiя
прадаўжаюцца, паступаюць непасрэдна ў бiблiятэкi. Iнфармацыя аб
гэтым абагульняецца аддзелам камплектавання ЦБС у зводнай
рэгiстрацыйнай картатэцы перыядычных выданняў. На правым баку кожнай
карткi прастаўляецца колькасць выпiсаных камплектаў кожнай назвы на
ЦБС, а на адвароце - iх размеркаванне па сiстэме (гл. дадатак 6).
4.6. У ЦБС, якiя працуюць у традыцыйнай тэхналогii, аддзелам
камплектавання вядзецца ўлiковы каталог. З пераходам на "Iнвентарныя
кнiгi" вядзенне ўлiковага каталога як фiнансавага дакумента спынена.
Яго рэтраспектыўная частка належыць захоўванню ў адпаведнасцi з
правiламi захоўвання фiнансавых дакументаў. За ўлiковым каталогам
застаецца функцыя службовага алфавiтнага каталога. Карткi на новыя
паступленнi павiнны змяшчаць iнфармацыю аб месцазнаходжаннi кожнага
экземпляра бiблiятэчных дакументаў.
4.6.1. На кожны бiблiятэчны дакумент у каталогу вядзецца
асобная каталожная картка (гл. дадатак 7), на адным баку якой
змяшчаецца поўнае бiблiяграфiчнае апiсанне выдання, цана,
абазначаная на экземпляры i ў суправаджальным дакуменце, тыраж i
г.д.
Адваротны бок карткi падзяляецца на дзве часткi. Верхняя
разлiноўваецца на квадраты адпаведна колькасцi структурных
падраздзяленняў ЦБ i фiлiялаў у ЦБС, умоўныя абазначэннi якiх
вызначае ЦБ. У iх адзначаецца размеркаванне атрыманых экземпляраў
выдання.
Нiжняя частка адлюстроўвае рух агульнага фонду ЦБС. У графе
"Год, нумар запiсу ў "Кнiзе сумарнага ўлiку бiблiятэчнага фонду",
колькасць экземпляраў, якiя паступiлi" прастаўляюцца дзве апошнiя
лiчбы года, праз працяжнiк - нумар запiсу партыi, у складзе якой
паступiў дакумент, а затым, таксама праз працяжнiк, - колькасць
экземпляраў гэтага выдання (напрыклад, 97-25-40).
Пры выбыццi дакумента ў графе "N акта, колькасць экземпляраў,
якiя выбылi" адзначаецца нумар акта i праз працяжнiк - колькасць
экземпляраў, якiя выбылi.
4.6.2. Пры рабоце ў аўтаматызаваным рэжыме звесткi аб
размеркаваннi паступленняў збiраюцца ў ПЭВМ у "Таблiцы размеркавання
дакументаў па структурных падраздзяленнях", якая знаходзiцца ў
камп'ютэрнай базе. На аснове даных "Таблiцы..." праграмна
фармiруецца i раздрукоўваецца зводная ведамасць улiку размеркавання
дакументаў па ЦБС (гл. дадатак 17).
4.6.3. Iншыя вiды дакументаў (кампакт-дыскi, CD-ROM,
дыяпазiтывы, дыяфiльмы i г.д.) адлюстроўваюцца ў самастойных радах
каталога пасля кнiг i брашур за цэнтральным раздзяляльнiкам "Iншыя
вiды дакументаў". Кожны вiд дакумента ўказваецца на бакавым
раздзяляльнiку (напрыклад, "Грампласцiнкi", "Дыяфiльмы" i г.д.), за
якiм ставяцца карткi з апiсаннем дакумента адпаведнага вiду.
На адвароце картак ставяцца такiя ж адзнакi, як i на картках
для кнiг (гл. дадатак 7).
4.6.4. У асобны рад выдзяляюцца карткi на дакументы, якiя не
бяруцца на баланс. Пасля сумарнага ўлiку на кожны з iх заводзiцца
самастойная картка. Нефандуемыя (безбалансавыя) дакументы iнвентарны
нумар не атрымоўваюць.
4.6.5. Доступ да ўлiковага каталога дазваляецца толькi
супрацоўнiкам аддзела камплектавання i апрацоўкi. Адказнасць за яго
захаванасць ускладаецца на кiраўнiка аддзела.
5. Сумарны ўлiк
5.1. Сумарны ўлiк - рэгiстрацыя ва ўлiковай форме партый ўсiх
вiдаў дакументаў з мэтай атрымання дакладных звестак аб фондзе
бiблiятэкi цi ЦБС: кошце, аб'ёме, складзе i ўсiх зменах, якiя ў iм
адбываюцца.
5.2. Сумарнаму ўлiку бiблiятэчнага фонду падлягаюць дакументы,
якiя ўключаюцца i выключаюцца з яго (кнiгi, брашуры, часопiсы,
газеты, выданнi, якiя прадаўжаюцца, нарматыўныя вытворча-практычныя,
аўдыёвiзуальныя, электронныя i iнш.).
5.3. У мэтах аналiзу расходавання сродкаў на камплектаванне ў
сумарны ўлiк уводзiцца паказчык кошту паступленняў у адзiны фонд i
фонды структурных падраздзяленняў.
5.4. Незалежна ад характару матэрыяльнага носьбiта ўлiковай
формы сумарныя звесткi аб фондзе i яго руху фiксуюцца ў трох
частках:
Частка 1. Паступленне ў фонд
Частка 2. Выбыццё з фонду
Частка 3. Вынiкi руху фонду
5.5. Формай сумарнага ўлiку ў традыцыйным рэжыме з'яўляецца
"Кнiга сумарнага ўлiку бiблiятэчнага фонду" (гл. дадаткi 3, 3а, 3б).
Кожная партыя дакументаў па меры паступлення рэгулярна запiсваецца ў
першай частцы на асобным радку пад чарговым нумарам.
5.6. Зводныя звесткi аб часопiсах, газетах, выданнях, якiя
прадаўжаюцца, выданнях органаў навукова-тэхнiчнай iнфармацыi, якiя
паступiлi за год, рэгiструюцца ў першай частцы "Кнiгi сумарнага
ўлiку бiблiятэчнага фонду" ў канцы года.
Заўвага. Кожнае структурнае падраздзяленне ЦБС у канцы года па
рэгiстрацыйнай картатэцы падлiчвае колькасць атрыманых перыядычных
выданняў i складае акт (гл. дадатак 10), якi перадаецца ў аддзел
камплектавання цэнтральнай бiблiятэкi для ўнясення ў "Кнiгу
сумарнага ўлiку..." адпаведных структурных падраздзяленняў.
5.7. Падпiсныя неперыядычныя выданнi заносяцца ў "Кнiгу
сумарнага ўлiку бiблiятэчнага фонду" па меры iх паступлення ў ЦБ i
бiблiятэкi-фiлiялы.
5.8. Нумарацыя запiсаў аб паступленнi ў фонд штогод пачынаецца
з N 1. Нумарацыя запiсаў аб выбыццi з фонду пачынаецца з N 1 i
працягваецца з году ў год ва ўзрастаючым парадку незалежна ад прычын
выбыцця.
5.9. У першай i другой частках "Кнiгi сумарнага ўлiку
бiблiятэчнага фонду" вынiкi падводзяцца ў канцы кожнай старонкi або
ў канцы пэўнага каляндарнага перыяду (памесячна, за квартал, за
год).
5.10. У адпаведнай графе "Кнiгi сумарнага ўлiку бiблiятэчнага
фонду" супрацоўнiк бухгалтэрыi распiсваецца аб прыёме дакумента на
набытую партыю цi тую, што выбыла.
5.11. Па заканчэннi кожнага года падводзяцца вынiкi паступлення
i выбыцця за год, якiя пераносяцца ў 3-ю частку "Кнiгi сумарнага
ўлiку бiблiятэчнага фонду". 3-я частка запаўняецца не радзей аднаго
разу ў год.
5.12. У ЦБС "Кнiгi сумарнага ўлiку бiблiятэчнага фонду" вядуцца
аддзелам камплектавання на ўсю сiстэму, а таксама асобна на фонды ЦБ
i бiблiятэк-фiлiялаў.
5.13. Пры рабоце ў аўтаматызаваным рэжыме сумарны ўлiк
здзяйсняецца шляхам накаплення звестак аб паступленнях, стане фонду
i яго руху ў камп'ютэрным файле "Сумарны ўлiк". Па меры неабходнасцi
гэта iнфармацыя раздрукоўваецца ў выглядзе адпаведных ведамасцей
(гл. дадатак 4) як у цэлым па ЦБС, так i па кожнаму структурнаму
падраздзяленню i захоўваецца ў аддзеле камплектавання. Ведамасць
можа быць формай справаздачы перад адмiнiстрацыяй i бухгалтэрыяй.
6. Выключэнне дакументаў
6.1. Неабходнай умовай аптымiзацыi якасцi бiблiятэчнага фонду
з'яўляецца своечасовае выяўленне i выключэнне дакументаў *).
____________________________
*) Гэтае правiла не распаўсюджваецца на дэпазiтарныя фонды.
6.2. Адбор i выключэнне дакументаў з бiблiятэчнага фонду
ажыццяўляецца работнiкамi бiблiятэк з удзелам членаў фондавай
камiсii.
6.3. Акт на выключэнне дакументаў (гл. дадатак 12) пасля
падпiсання яго ўсiмi членамi камiсii зацвярджаецца кiраўнiком
бiблiятэкi (дырэктарам, загадчыкам, дырэктарам ЦБС).
6.4. У бiблiятэках прадпрыемстваў, арганiзацый, устаноў акты
зацвярджаюць iх кiраўнiкi.
6.5. Кiраўнiкi бiблiятэк, ЦБС, а таксама службовыя асобы
органаў культуры, прадпрыемстваў, арганiзацый, устаноў, якiя
зацвердзiлi акт на выключэнне лiтаратуры, нясуць асабiстую
адказнасць за правiльнасць выключэння дакументаў з бiблiятэчных
фондаў.
6.6. Крытэрыi адбору дакументаў для выключэння
з бiблiятэчнага фонду
6.6.1. Выключэнне дакументаў з бiблiятэчнага фонду можа весцiся
па наступных прычынах:
- устарэлыя па зместу (п.6.6.2);
- няпрофiльныя (п.6.6.3);
- зношаныя (п.6.6.4);
- празмерна дублетныя (п.6.6.5);
- дэфектныя (п.6.6.6);
- страчаныя (п.6.6.7);
- заканчэнне тэрмiну захоўвання (п.6.6.8);
- пераведзены ў фонд iншага структурнага падраздзялення
(п.6.6.9).
6.6.2. Устарэлымi па зместу лiчацца выданнi i матэрыялы, якiя
страцiлi сваю актуальнасць, навуковую, вытворчую i практычную
каштоўнасць *). Да ўказаных выданняў адносяцца:
- навуковая, навукова-папулярная, вытворчая, вучэбная,
вучэбна-метадычная, даведачная тэхнiчная лiтаратура, устарэлая ў
навуковых i вытворчых адносiнах i непрыгодная для практычнага
выкарыстання **); устарэлыя метадычныя распрацоўкi, памяткi,
праграмы, адмененыя нормы; устарэлыя правiлы тэхнiчнай эксплуатацыi,
прэйскуранты, вытворчыя iнструкцыi, цэннiкi, розная тэхнiчная
дакументацыя i г.д.;
- брашуры, буклеты, лiстоўкi, неапублiкаваныя i iншыя матэрыялы
па тэхналогii вытворчасцi, як правiла, праз 5 гадоў пасля выхаду з
друку;
- папулярныя выданнi па прыродазнаўчых навуках, медыцыне пры
наяўнасцi выданняў, якiя характарызуюць тэму, праблему з новых,
больш сучасных навуковых пазiцый;
- асобныя вiды нарматыўных вытворча-практычных дакументаў, а
таксама iнфармацыйныя выданнi з указаннем тэрмiну дзеяння (пасля
заканчэння вызначаных тэрмiнаў);
- падручнiкi i вучэбныя дапаможнiкi, якiя не ўваходзяць у
штогадовы "Пералiк падручнiкаў i вучэбных дапаможнiкаў, прыгодных
для выкарыстання ў школьных бiблiятэчных фондах у навучальным
годзе";
- падручнiкi i вучэбныя дапаможнiкi, даведнiкi i матэрыялы для
паступаючых у вышэйшыя i сярэднiя спецыяльныя навучальныя ўстановы -
пасля выхаду ў свет дапоўненых i перапрацаваных выданняў;
- iнструкцыi, статуты, памяткi, палажэннi, кiраўнiцтвы,
падручнiкi, вучэбна-метадычныя дапаможнiкi i iншая масавая
лiтаратура па ваеннай справе, выданнi i матэрыялы па пытаннях
грамадзянскай абароны i г.д., якiя страцiлi сваё практычнае значэнне
пасля выхаду ў свет дапоўненых i перапрацаваных выданняў;
- палiтычная лiтаратура i матэрыялы да рэферэндумаў, выбараў i
iншых палiтычных кампанiй, якiя страцiлi актуальнасць, навуковую i
гiстарычную значнасць, неапублiкаваныя матэрыялы, пераклады,
справаздачы аб камандзiроўках, матэрыялы семiнараў i г.д. пасля 10
гадоў захоўвання; каталогi на прамысловае абсталяванне на папяровых
носьбiтах - пасля 5 гадоў захоўвання, на мiкраносьбiтах - пасля 10
гадоў або па меры замены абсталявання, прыстэндавыя матэрыялы
рэспублiканскага выставачнага цэнтра - пасля 5 гадоў.
____________________________
*) Старадрукаваныя i рэдкiя выданнi ўстарэлымi лiчыцца не
могуць.
**) Калi ў новых выданнях адсутнiчаюць важныя звесткi (схемы,
чарцяжы, таблiцы, iлюстрацыi i г.д.), якiя ёсць у папярэднiх, то
папярэднiя выданнi не трэба выключаць з фонду бiблiятэкi.
6.6.3. Няпрофiльнымi лiчацца дакументы, якiя не адпавядаюць
профiлю камплектавання канкрэтнай бiблiятэкi.
6.6.4. Зношанымi лiчацца дакументы, якiя прыйшлi ў непрыгодны
для выкарыстання стан i не падлягаюць рэстаўрацыi, або калi iх
аднаўленне эканамiчна немэтазгодна.
6.6.5. Празмерна дублетнымi лiчацца дакументы з залiшняй
экземплярнасцю для канкрэтнай бiблiятэкi.
6.6.6. Дэфектнымi лiчацца дакументы, якiя прыйшлi ў частковую
непрыгоднасць пры выкарыстаннi цi маюць прыкметы палiграфiчнага
браку (прапушчаныя старонкi, няправiльна збрашураваныя лiсты i
г.д.).
6.6.7. Страчанымi лiчацца дакументы, якiя згублены, або не
вернуты чытачамi (па прычынах змены месца жыхарства цi смерцi),
прапалi пры перасылках, знiклi ва ўмовах адкрытага доступу чытачоў
да фонду, а таксама тыя, якiя адсутнiчаюць па невядомых прычынах
(недахоп).
6.6.8. Па прычыне заканчэння тэрмiну захоўвання могуць
выключацца з фонду бiблiятэкi часопiсы, газеты, а таксама дакументы,
якiя не ўзяты на баланс.
З фондаў публiчных бiблiятэк выключаюцца:
- камплекты рэспублiканскiх i замежных газет - пасля 3 гадоў
захоўвання;
- камплекты грамадска-палiтычных, лiтаратурна-мастацкiх i iншых
часопiсаў - пасля 5 гадоў захоўвання.
Заўвага. Камплекты мясцовых газет абласныя, гарадскiя i раённыя
бiблiятэкi захоўваюць пастаянна.
Iншыя бiблiятэкi, зыходзячы з канкрэтных умоў, самастойна
вызначаюць тэрмiны захоўвання часопiсаў, газет, а таксама
дакументаў, якiя не былi ўзяты на баланс.
6.6.9. Выключэнне дакументаў па прычыне пераводу ў фонд iншага
структурнага падраздзялення здзяйсняецца толькi ўнутры адзiнага
фонду. У практыцы работы ЦБС яна прымяняецца, як правiла, калi
закрываецца фiлiял, а яго фонд размяркоўваецца па тых, якiя
працягваюць сваю дзейнасць. У буйных бiблiятэках - у выпадку
выяўлення няпрофiльнай лiтаратуры ў тым цi iншым структурным
падраздзяленнi i перадачы яе ў адпаведнае па профiлю.
Перадача з фонду ў фонд фiксуецца ў "Кнiгах сумарнага ўлiку
бiблiятэчнага фонду" толькi тых структурных падраздзяленняў, якiя
задзейнiчаны ў гэтым працэсе. У "Кнiзе сумарнага ўлiку бiблiятэчнага
фонду", якая вядзецца на ўвесь фонд, нiякiх запiсаў не робiцца.
6.7. Парадак адбору i выключэння дакументаў
6.7.1. Кожны раздзел бiблiятэчнага фонду вывучаецца шляхам
суцэльнага прагляду, у час якога вызначаецца фiзiчны стан кожнага
выдання, яго асноўныя характарыстыкi (час i месца выдання, тэматыка,
наяўнасць краязнаўчага матэрыялу i г.д.), iнтэнсiўнасць яго
выкарыстання чытачамi. Адабраныя выданнi сiстэматызуюцца камiсiяй па
прычынах выбыцця i афармляюцца актамi *) (гл. дадатак 12). У адзiн
акт дазваляецца ўключаць дакументы, якiя спiсваюцца толькi па адной
прычыне.
____________________________
*) Спiсанне вядзецца па той цане, па якой бiблiятэчны дакумент
набыты бiблiятэкай, або па ацэначнаму кошту ў выпадку пераацэнкi
асноўных фондаў.
6.7.2. Выключэнне дакументаў, згубленых або пашкоджаных
чытачамi, праводзiцца штогод на падставе запiсаў у фармулярах або
iншых формах улiку чытачоў, якiя пацвярджаюць страту, а таксама
звестак "Журнала ўлiку бiблiятэчных дакументаў, прынятых ад чытачоў
замест страчаных" (гл. дадатак 19). Акт на выключэнне афармляецца
адначасова з актам на прыём выданняў, якiя паступiлi замест
згубленых. У дадатках да актаў неабходна ўказваць першапачатковую
цану дакументаў i цану, устаноўленую фондавай камiсiяй на момант iх
замены.
6.7.3. Выключэнне выданняў i матэрыялаў, якiя не вернуты
чытачамi (у выпадку смерцi чытача або адсутнасцi звестак аб новым
месцы жыхарства, работы, вучобы), праводзiцца па акту на падставе
дакументаў, якiя пацвярджаюць немагчымасць спагнання запазычанасцi
(даведкi ЗАГСа, даведачнага бюро, сельсавета). Адпаведныя дакументы
прыкладаюцца да акта.
6.7.4. Выключэнне выданняў i матэрыялаў, якiя пашкоджаны ў
вынiку аварыi або стыхiйнага бедства, праводзiцца на падставе
дакумента, складзенага прадстаўнiкамi адпаведных органаў, якiя
прыбылi на месца здарэння.
6.7.5. Па вынiках праверкi фонду дазваляецца спiсанне
дакументаў, страчаных па невядомых прычынах, у тым лiку з адкрытага
доступу, на суму, якая вызначаецца з разлiку не больш 0,01% ад
агульнай кнiгавыдачы, памножанай на сярэднi за апошнi год кошт
кнiгi. Агульная кнiгавыдача вылiчваецца шляхам сумiравання ўсiх
гадавых кнiгавыдач за правераны перыяд.
Акт зацвярджае кiраўнiк бiблiятэкi. У выпадку перавышэння
данага нарматыву (0,01%) прымаюцца меры па пакрыццю страт.
6.7.6. Пры выключэннi аўдыёвiзуальных i электронных дакументаў
неабходна ўлiчваць тэрмiн прыгоднасцi пры нармальных умовах
захоўвання:
- для магнiтных стужак - 10-15 гадоў;
- для грампласцiнак - прайграванне 100 разоў;
- для фотаплёнкi каляровай - 5-30 гадоў;
- для фотаплёнкi чорна-белай - 10-140 гадоў;
- для вiдэакасеты - 7-12 гадоў;
- для кампакт-дыскаў i CD-ROM - 100 гадоў.
Адбор i выключэнне фота i мiкраплёнак праводзiцца па вынiках
вiзуальнага кантролю:
- пажаўцелы фотаслой, выцвiлы колер;
- лiпкасць эмульсiйнага слою, склейванне вiткоў, асыпанне
стужкi;
- размякчэнне рулонаў;
- нiзкая якасць мiкраплёнкi (скручванне i г.д.);
- механiчныя пашкоджаннi (разрывы, абломы i г.д.).
6.7.7. Дакументы, якiя выбываюць з фонду, выключаюцца з
улiковых форм толькi пасля атрымання зацверджанага акта аб
выключэннi. Акт састаўляецца ў двух экземплярах. Першы экземпляр яго
разам са спiсам (дадаткам) павiнен захоўвацца ў бiблiятэцы, другi -
без спiса (дадатка) перадаецца ў бухгалтэрыю *) для спiсання з
балансу бiблiятэкi.
Заўвага. У другой частцы традыцыйнай "Кнiгi сумарнага ўлiку
бiблiятэчнага фонду" выбыццё дакументаў фiксуецца подпiсам
бухгалтара.
____________________________
*) Да акта аб спiсаннi зношаных дакументаў, якiя зданы ў
макулатуру, прыкладаецца квiтанцыя нарыхтоўчай канторы.
6.7.8. Зацверджаныя акты са спiсамi (дадаткамi) з'яўляюцца
падставай для выключэння дакументаў з "Кнiгi сумарнага ўлiку
бiблiятэчнага фонду", "Iнвентарных кнiг", каталогаў i картатэк або
аналагiчных камп'ютэрных форм (у залежнасцi ад таго, па якой
тэхналогii працуе бiблiятэка).
Выключэнне павiнна пачынацца адразу пасля падпiсання акта i
здзяйсняцца ў самы кароткi тэрмiн (не пазней аднаго месяца).
6.7.9. Выключаныя з фондаў бiблiятэк празмерна дублетныя i
няпрофiльныя дакументы перадаюцца ў абменныя фонды для
пераразмеркавання, а пры адсутнасцi попыту на iх з боку бiблiятэк -
для продажу.
6.7.10. Незапатрабаваныя дакументы рэалiзуюцца як другасная
сыравiна.
6.7.11. Грошы, атрыманыя за продаж дакументаў, якiя набыты за
кошт бюджэту, а таксама за макулатуру, пералiчваюцца ў даход
адпаведнага бюджэту.
II. ЗАХАВАНАСЦЬ БIБЛIЯТЭЧНЫХ ФОНДАЎ
1. Агульныя палажэннi
1.1. Захаванасць бiблiятэчнага фонду ўключае комплекс
мерапрыемстваў па забеспячэнню аптымальных умоў iх захавання i
выкарыстання.
1.2. Адказнасць за захаванасць бiблiятэчных фондаў нясуць
кiраўнiкi тых дзяржаўных устаноў, прадпрыемстваў, навуковых,
культурна-асветнiцкiх, навучальных устаноў i грамадскiх аб'яднанняў,
у непасрэдным распараджэннi якiх знаходзяцца бiблiятэкi, а таксама
дырэктары (загадчыкi) бiблiятэк.
1.3. Кiраўнiкi дзяржаўных устаноў, прадпрыемстваў, навуковых,
культурна-асветнiцкiх, навучальных устаноў i грамадскiх аб'яднанняў,
што маюць у сваiм распараджэннi бiблiятэкi, павiнны стварыць умовы,
якiя забяспечваюць арганiзацыю правiльнага ўлiку i захоўвання
бiблiятэчнага фонду, а таксама пераплёт кнiг i правядзенне
санiтарна-гiгiенiчнай апрацоўкi фонду: выдзяляць бiблiятэцы
iзаляваныя, прыстасаваныя для захоўвання кнiг памяшканнi,
спецыяльнае абсталяванне i бiблiятэчную тэхнiку.
Дырэктар (загадчык) бiблiятэкi забяспечвае правiльную
арганiзацыю ўлiку i захоўвання бiблiятэчнага фонду ў адпаведнасцi з
гэтай iнструкцыяй.
1.4. Работа па захоўванню фонду вядзецца пад кантролем i пры
ўдзеле фондавай камiсii. Яна ствараецца з найбольш квалiфiкаваных
работнiкаў бiблiятэк, бухгалтарскiх службаў, спецыялiстаў розных
галiн навукi, вытворчасцi, кнiжнага гандлю i зацвярджаюцца органамi
кiравання або кiраўнiком прадпрыемства, арганiзацыi, установы, у
распараджэннi якiх знаходзiцца бiблiятэка.
1.5. Функцыi фондавай камiсii:
- арганiзацыя мерапрыемстваў па захоўванню фонду, аналiз яго
стану;
- складанне планаў праверкi фонду, кантроль за iх выкананнем;
- аказанне метадычнай дапамогi структурным падраздзяленням у
арганiзацыi работы па спiсанню бiблiятэчных дакументаў;
- кантроль за вядзеннем улiковых дакументаў;
- прагляд адабраных для спiсання, перадачы, продажу выданняў;
- вiзiраванне актаў на выключэнне дакументаў (камiсiя мае права
адхiлiць прадастаўленыя структурнымi падраздзяленнямi акты на
выключэнне выданняў як недастаткова абгрунтаваныя);
- вызначэнне кошту *) страчаных бiблiятэчных дакументаў;
- вызначэнне ўмоў дагавораў, якiя гарантуюць захаванасць
бiблiятэчных дакументаў пры арганiзацыi выязных выставак, праглядаў,
а таксама пры перадачы часткi фонду ў часовае карыстанне, арэнду i
г.д.
____________________________
*) Рашэнне камiсii аб ацэнцы выданняў i iншых матэрыялаў
афармляецца актам. Ён з'яўляецца дакументам, якi пацвярджае iх кошт.
2. Размяшчэнне i захоўванне фонду
2.1. Памяшканнi для захоўвання фонду павiнны знаходзiцца ў
будынках, якiя забяспечваюць тэмпературны i вiльготнасны рэжым.
2.2. У кнiгасховiшчы бiблiятэкi забараняецца:
- уваходзiць у верхняй вопратцы;
- знаходзiцца пабочным асобам;
- праводзiць сходы, нарады, iншыя мерапрыемствы;
- захоўваць пабочныя рэчы, а таксама рэчы асабiстага ўжытку:
адзенне, абутак, прадукты харчавання.
2.3. Будынкi i памяшканнi для захоўвання бiблiятэчнага фонду
павiнны быць абсталяваны пажарнай i ахоўнай сiгналiзацыяй.
2.4. Кнiгi, часопiсы, газеты i iншыя матэрыялы павiнны
захоўвацца ў вертыкальным або гарызантальным становiшчы i
размяшчацца так, каб адлегласць ад iх да верхняй палiцы была не менш
за 2 см.
2.5. Брашуры, лiставыя i iншыя дакументы невялiкага аб'ёму i
фармату, а таксама дакументы, якiя не падлягаюць падшыўцы,
захоўваюць у кантэйнерах розных вiдаў, форм i памераў. Тонкi
сшыткавы i лiставы матэрыял нотных выданняў захоўваецца
гарызантальна ў спецыяльных каробках з адкiдной накрыўкай.
2.6. Для захоўвання фондаў рэдкай кнiгi прадугледжваюцца
каробкi, папкi, футляры i г.д. на спецыяльным клеi, у склад якога
ўваходзяць антыцвiльныя i дэзiнфекцыйныя рэчывы, а таксама папера
для абгортвання, тканiна для пракладак у футляры.
2.7. Лiставыя i камплектныя выяўленчыя выданнi захоўваюць у
папках, якiя адпавядаюць iх памеру, на здвоеных стэлажах або ў
спецыяльна абсталяваных шафах.
2.8. Мiкрафiльмы, мiкрафiшы захоўваюцца ў металiчных або
пластмасавых каробках у спецыяльных металiчных шафах.
2.9. Грампласцiнкi вiнiлiтавыя размяшчаюцца ў вертыкальным
становiшчы ў асобных ячэйках спецыяльна абсталяваных драўляных
стэлажоў. Каб пазбегнуць нераўнамернай нагрузкi i нахiлення
грампласцiнак у адзiн бок палiцы, шафы дзеляць на секцыi памерам
10-15 см (на 30-35 пласцiнак). Вышыня i глыбiня секцыi павiнны
адпавядаць найбольшаму фармату пласцiнкi - 35 см.
2.10. Гiбкiя пласцiнкi неабходна захоўваць у гарызантальным
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
|
