|
Страница 4
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4
¦ ¦ ¦ ¦документов, ¦всего¦ из них ¦ ¦ из них ¦ ¦ из них ¦
¦ № ¦ ¦От кого поступали¦по которым ¦ +-----------T------+ +-----------T------+ +-----------T------+
¦п/п¦Дата записи¦или куда выбыли ¦поступили ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦дела ¦или на ¦ ¦совершенно ¦несек-¦всего¦совершенно ¦несек-¦всего¦совершенно ¦несек-¦
¦ ¦ ¦ ¦основании ¦ ¦секретных и¦ретных¦ ¦секретных и¦ретных¦ ¦секретных и¦ретных¦
¦ ¦ ¦ ¦которых ¦ ¦секретных ¦ ¦ ¦секретных ¦ ¦ ¦секретных ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦выбыли дела ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----------+-----------------+------------+-----+-----------+------+-----+-----------+------+-----+-----------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦
+---+-----------+-----------------+------------+-----+-----------+------+-----+-----------+------+-----+-----------+------+
¦ ¦ ¦ Всего за 1998 г.¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦186¦20.01.1995 ¦Уничтожено дел с ¦Акт № 125 ¦14000¦ 200 ¦12000 ¦5000 ¦ 3000 ¦2000 ¦62000¦ 22000 ¦4000 ¦
¦ ¦г. ¦истекшими сроками¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦хранения ¦ ¦ - ¦ - ¦ - ¦ 145 ¦ 20 ¦ 125 ¦61855¦ 21980 ¦ 0 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦187¦01.02.1995 ¦Принято от ¦По описям с ¦ 7350¦ 2225 ¦5125 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦3987 ¦
¦ ¦г. ¦Вооруженных Сил ¦№ 183275 по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦№ 183312 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 5 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ - ¦ - ¦ - ¦69205¦ 24205 ¦45000 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 0 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦По описям ¦ - ¦ - ¦- ¦ 270 ¦ 100 ¦ 170 ¦ 1115¦ 510 ¦ 605 ¦
¦ ¦ ¦ ¦№ 26260с по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦№ 26262с ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦188¦25.02.1995 ¦Передано в ¦Акт № 275 ¦ 7350¦ 2225 ¦5125 ¦ 415 ¦ 120 ¦ 295 ¦ 1115¦ 510 ¦ 605 ¦
¦ ¦г. ¦Национальный ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦архивный фонд ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦Республики ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦Беларусь ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+-----------+-----------------+------------+-----+-----------+------+-----+-----------+------+-----+-----------+-------
Итого за 1998 год
Указания по ведению книги
1. Книга заполняется чернилами четким и разборчивым почерком
без помарок.
2. В Центральном архиве основанием для записей служат: в графы
"Поступило" - накладная на принятые дела от сдатчиков или других
архивохранилищ, в графы "Выбыло" - акт на уничтоженные дела или акт
(накладная) на переданные дела.
3. На 1 января каждого года производится подсчет и делается
итоговая запись о количестве поступивших и выбывших дел в течение
года.
* &
Форма 17
____________________
(гриф секретности)
КНИГА
УЧЕТА АКТОВ НА УНИЧТОЖЕННЫЕ АРХИВНЫЕ ДЕЛА
_____________________________________________________________
(наименование архива, архивохранилища)
Начата "____" ____________ 20__ г.
Окончена "____" __________ 20__ г.
На _____________ листах
----T----T----------T------------------T---------T---------------T------------T-----------T------------------¬
¦ ¦ ¦Дата ¦ ¦Количест-¦Количество дел,¦Всего ¦ ¦ ¦
¦ № ¦ № ¦составле- ¦Наименование фонда¦во дел, ¦разрешенных к ¦уничтожено с¦Дата ¦Местонахождение ¦
¦п/п¦акта¦ния акта ¦ ¦внесенных¦уничтожению ¦начала года ¦уничтожения¦акта ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦в акт ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----+----------+------------------+---------+---------------+------------+-----------+------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
+---+----+----------+------------------+---------+---------------+------------+-----------+------------------+
¦ ¦ ¦ ¦Итого за 1999 год ¦ - ¦ 10200 ¦ 10200 ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦ ¦ +------------------+---------+---------------+------------+-----------+------------------+
¦ ¦ ¦ ¦Всего за все годы ¦ - ¦ - ¦ 102560 ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦ ¦ +------------------+---------+---------------+------------+-----------+------------------+
¦ 1 ¦274 ¦02.02.1999¦Управление МО ¦ 373 ¦ 371 ¦ 371 ¦ 03.04.1999¦Дело фонда ф.2 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 2 ¦275 ¦05.02.1999¦Общевойсковые ¦ 272 ¦ 272 ¦ 643 ¦ 03.04.1999¦Дело № 10 лл.1-22 ¦
¦ ¦ ¦ ¦военные училища ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 3 ¦276 ¦10.03.1999¦Военные склады ¦ 189 ¦ 187 ¦ 860 ¦ 03.04.1999¦Дело № 11 лл.1-18 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 4 ¦277 ¦20.04.1999¦Отдельные ¦ 240 ¦ 240 ¦ 1070 ¦ 25.05.1999¦Дело № 11 лл.19-34¦
¦ ¦ ¦ ¦батальоны связи ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 5 ¦278 ¦05.05.1999¦Мотострелковые ¦ 376 ¦ 376 ¦ 1444 ¦ 25.05.1999¦Дело № 12 лл.1-42 ¦
¦ ¦ ¦ ¦полки и так далее ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ +------------------+---------+---------------+------------+-----------+------------------+
¦ ¦ ¦ ¦Итого за 2000 год ¦ - ¦ 8440 ¦ 8440 ¦ - ¦ - ¦
¦ ¦ ¦ +------------------+---------+---------------+------------+-----------+------------------+
¦ ¦ ¦ ¦Всего за все годы ¦ - ¦ - ¦ 111000 ¦ - ¦ - ¦
L---+----+----------+------------------+---------+---------------+------------+-----------+-------------------
Итого за 1999 год
Пояснения к форме
1. Книга ведется в Центральном архиве - за архив в целом.
2. Акт записывается в книгу после подписания его всеми членами
комиссии.
3. В конце каждого года производятся итоговые записи о
количестве дел, уничтоженных за истекший год, и нарастающим итогом -
за все годы.
Форма 18
________________________
(гриф секретности)
СПИСОК ФОНДОВ
----------------------T---------------------T----------------------¬
¦ Номер фонда ¦ Наименование фонда ¦ Примечание ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
+---------------------+---------------------+----------------------+
+---------------------+---------------------+----------------------+
+---------------------+---------------------+----------------------+
L---------------------+---------------------+-----------------------
Указания по ведению списка фондов
1. Список фондов является основным учетным документом архивных
фондов за архив в целом, а в Центральном архиве, кроме того, - за
каждое архивохранилище.
2. В графе 1 указывается номер, присваиваемый данному архивному
фонду, который не повторяется и другим фондам не присваивается.
3. В графе 2 указывается полное действительное (без сокращений)
наименование воинской части и организации (фондообразователя).
Если воинская часть (организация) в процессе своей деятельности
переименовывалась или реорганизовывалась, а документы ее составляют
один фонд, то такая воинская часть (организация) вносится в список
всего один раз соответственно ее переименованию или реорганизации по
алфавиту или в порядке номеров штатного наименования с перечислением
всех наименований в хронологическом порядке. Например, 107-я
мотострелковая бригада последовательно подвергалась реорганизации во
2-ю гвардейскую мотострелковую, 49-ю гвардейскую стрелковую, 33-ю
гвардейскую механизированную и 33-ю гвардейскую мотострелковую
бригаду. Документы этих бригад в соответствии с требованиями к
фондированию документов составляют один фонд, которому присваивается
один номер.
4. Отметка о выбытии из архива всех документов фонда
производится в графе 3, при этом ссылка делается только на последний
документ, на основании которого выбыл фонд.
Форма 19
_________________________
(гриф секретности)
КНИГА
УЧЕТА ОПИСЕЙ
_______________________________________________________________
(наименование архива)
Начата "___" ______________ 20__ г.
Окончена "___" ____________ 20__ г.
На "____" листах
* &
--------T----------------------T----------T-----T------T-----------T-----------------------T------------T------¬
¦ ¦На дела какого фонда ¦Гриф ¦ ¦Коли- ¦Количество ¦Количество дел по описи¦В какое ¦ ¦
¦№ п/п ¦составлена опись ¦секрет- ¦За ¦чество¦листов +-----------T-----------+архиво- ¦Приме-¦
¦(номер ¦(наименование воинской¦ности ¦какой¦экзем-¦описи во ¦совершенно ¦ ¦хранилище ¦чание ¦
¦описи) ¦части, организации) ¦описи ¦год ¦пляров¦всех ¦секретных и¦несекретных¦переданы ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦описи ¦экземплярах¦секретных ¦ ¦дела и опись¦ ¦
+-------+----------------------+----------+-----+------+-----------+-----------+-----------+------------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦
+-------+----------------------+----------+-----+------+-----------+-----------+-----------+------------+------+
¦ ¦ 12 апреля 1972 г. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦146147 ¦Военный госпиталь - ¦Несекретно¦1968 ¦ 3 ¦ 9 ¦ - ¦ 25 ¦ 5/1 ¦ ¦
¦ ¦1286 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦146148с¦Вещевой склад - 3015 ¦Секретно ¦1969 ¦ 3 ¦ 3 ¦ 4 ¦ - ¦ 5/2 ¦ ¦
L-------+----------------------+----------+-----+------+-----------+-----------+-----------+------------+-------
Указания по ведению книги
1. В книге учета регистрируются описи совершенно секретных,
секретных и несекретных дел по мере их поступления в архив.
2. В графах 5 и 6 указывается количество экземпляров и листов
описи, остающихся в архиве.
3. В архивах в графе 9 указывается место хранения описей.
Форма 20
По книге учета форма 19
Проведено за № ______
_______________________
(фамилия и подпись)
"___" _________ 20__ г.
АКТ
передачи архивных дел и описей в _____________ архивохранилище
_______________________ отдела
____________________________________________________________________
(наименование архива, воинской части, организации, сдающих дела)
"____" _____________ 20__ г.
----T-----T-----T-------T------T----------T-----------------T------¬
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Коли- ¦Количество¦ Количество дел ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦Гриф ¦чество¦листов ¦ ¦ ¦
¦ № ¦Номер¦Номер¦секрет-¦эк- ¦описи +----------T------+Приме-¦
¦п/п¦фонда¦описи¦ности ¦земп- ¦во всех ¦совершенно¦несек-¦чание ¦
¦ ¦ ¦ ¦описи ¦ляров ¦экземп- ¦секретных,¦ретных¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦описи ¦лярах ¦секретных ¦ ¦ ¦
+---+-----+-----+-------+------+----------+----------+------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
+---+-----+-----+-------+------+----------+----------+------+------+
+---+-----+-----+-------+------+----------+----------+------+------+
+---+-----+-----+-------+------+----------+----------+------+------+
L---+-----+-----+-------+------+----------+----------+------+-------
Итого дел
Всего ____________________ дел и описи на них в ______ экземплярах
(цифрами и прописью)
Начальник отделения учета
и комплектования ___________________________________________________
(подпись и инициалы, фамилия)
Приняли: начальник ______________ архивохранилища ___________ отдела
____________________________________________________________________
(подпись, инициалы, фамилия)
хранитель фондов _________________________________________________
(подпись, фамилия)
Указания по составлению акта
1. В Центральном архиве акт является первичным учетным
документом на принятые дела и описи на них.
2. Акты на сдаваемые дела и описи на них составляются в отделе
учета и комплектования в двух экземплярах, учитываются в книге
регистрации накладных и передаются в архивохранилища под расписку в
этой книге.
3. По окончании приема документов начальник архивохранилища и
хранитель фондов расписываются в актах о приеме дел и описей. Второй
экземпляр акта оставляется в архивохранилище, а первый экземпляр
акта и последние экземпляры описей на принятые дела сдаются в отдел
учета и комплектования.
4. На основании актов принятые дела учитываются в книге учета
поступивших и выбывших дел, о чем делается отметка в левом верхнем
углу накладной.
5. Акты на принятые дела и описи на них подшиваются в дело с
документами на поступившие и выбывшие дела.
Форма 21
угловой штамп
_______________________
(дата, номер)
Начальнику Генерального штаба
Вооруженных Сил - первому заместителю
Министра обороны Республики Беларусь
(воинское звание, фамилия, инициалы)
Прошу Вашего распоряжения о допуске в Центральный архив
Министерства обороны (должность, воинское звание, фамилия, имя,
отчество) для (указать цель работы).
Начальник штаба тыла Вооруженных Сил ______________________________
(воинское звание, подпись,
инициалы, фамилия)
Форма 21а
Угловой штамп
___________________
(дата, номер)
Начальнику организационного отдела
Генерального штаба Вооруженных Сил
Республики Беларусь
(воинское звание, фамилия, инициалы)
Прошу Вашего распоряжения о допуске в Центральный архив
Министерства обороны Республики Беларусь (должность, воинское
звание, фамилия, имя, отчество) к (указать вид и объем документов).
(воинское звание, инициалы, фамилия) готовит справку о (указать
цель работы).
Начальник училища
_____________________________________________
(воинское звание, подпись, инициалы, фамилия)
Форма 22
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ШТАБ
ВООРУЖЕННЫХ СИЛ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
___________________
ДОПУСК
(разрешение)
к работе с документами, хранящимися в Центральном архиве
Министерства обороны
Допустить _____________________________________________________
(должность, воинское звание, фамилия, имя, отчество)
____________________________________________________________________
к документам _______________________________________________________
(наименование объединений, соединений,
____________________________________________________________________
воинских частей и организаций и за какой период)
____________________________________________________________________
Цель и тема работы _________________________________________________
____________________________________________________________________
По заданию какой организации работает ______________________________
____________________________________________________________________
Характер использования документов __________________________________
Срок работы в Центральном архиве с ______ 20__ г. до _____ 20__ г.
Основание:
М.П.
Начальник отдела
_____________________________________________
(воинское звание, подпись, инициалы, фамилия)
Форма 23
ЛИСТ
использования документов
Фонд № _____________ Опись № _______________ Дело № ________________
Наименование дела __________________________________________________
за 20__ г.
------------T--------T------------T-----------------T--------------¬
¦ ¦Номера ¦Для какой ¦Характер ¦Фамилия и ¦
¦ ¦исполь- ¦цели ¦использования ¦подпись лица, ¦
¦Дата записи¦зованных¦использованы¦документов ¦сделавшего ¦
¦ ¦листов ¦документы ¦(снята копия, ¦запись ¦
¦ ¦ ¦ ¦сделана выписка) ¦ ¦
+-----------+--------+------------+-----------------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-----------+--------+------------+-----------------+--------------+
¦18.05.1998 ¦ 2-5 ¦Для ¦Выписка в рабочую¦Иванов ¦
¦г. ¦ ¦написания ¦тетрадь ¦ ¦
¦ ¦ ¦докторской ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦диссертации ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦20.09.1998 ¦ 17-29 ¦Подбор ¦Ксерокопия ¦Петров ¦
¦г. ¦ ¦материалов ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦для музея ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦боевой славы¦ ¦ ¦
L-----------+--------+------------+-----------------+---------------
Форма 24
КАРТОЧКА ВЫДАЧИ
Фонд № _________________ Опись № _________________ Дело № __________
Наименование дела __________________________________________________
____________________________________________________________________
Количество листов __________________________________________________
------------T--------------T---------------T-----------T-----------¬
¦ ¦ ¦Расписка ¦ ¦Расписка ¦
¦Дата выдачи¦Кому выдано ¦получившего ¦Дата ¦получившего¦
¦(высылки) ¦(куда выслано)¦дело или ¦возвращения¦дело ¦
¦ ¦ ¦исходящий номер¦ ¦ ¦
+-----------+--------------+---------------+-----------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-----------+--------------+---------------+-----------+-----------+
+-----------+--------------+---------------+-----------+-----------+
+-----------+--------------+---------------+-----------+-----------+
+-----------+--------------+---------------+-----------+-----------+
Форма 25
КНИГА
УЧЕТА АРХИВНЫХ ДЕЛ (ПОЗИТИВОВ МИКРОФИЛЬМОВ),
ВЫДАННЫХ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ ВНУТРИ АРХИВА
Начата "____" _______________ 20__ г.
Окончена "____" _____________ 20__ г.
На "_____" листах
----T-----------T-----T-----T-----T-------T------T-------T---------¬
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Коли- ¦ ¦ ¦Дата ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Номер¦чество ¦ ¦ ¦возвра- ¦
¦ № ¦Дата выдачи¦Номер¦Номер¦дела ¦листов ¦Номер ¦Кому ¦щения и ¦
¦п/п¦ ¦фонда¦описи¦по ¦(коли- ¦пленки¦выдано ¦расписка ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦описи¦чество ¦ ¦ ¦в приеме ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦кадров)¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----------+-----+-----+-----+-------+------+-------+---------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
+---+-----------+-----+-----+-----+-------+------+-------+---------+
¦ 1 ¦18.05.1999 ¦ 208 ¦ 169 ¦ 17 ¦ 200 ¦ - ¦Иванову¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 2 ¦ - ¦ 208 ¦ - ¦ - ¦ 200 ¦ 18 ¦Петрову¦ ¦
L---+-----------+-----+-----+-----+-------+------+-------+----------
Указания по ведению книги
1. При выдаче архивного дела заполняются все графы, кроме графы
7.
2. При выдаче позитива микрофильма графы 4, 5 не заполняются.
Форма 26
ОПИСЬ
АРХИВНЫХ ДЕЛ (ПОЗИТИВОВ МИКРОФИЛЬМОВ),
НАХОДЯЩИХСЯ У ИССЛЕДОВАТЕЛЯ
_______________________________________________________
(воинское звание, фамилия, имя, отчество исследователя)
----T-----------T-------------T-----T-----T-------T------T---------¬
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Коли- ¦ ¦Дата ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Номер¦чество ¦ ¦возвра- ¦
¦ № ¦Дата записи¦ Номер фонда ¦Номер¦дела ¦листов ¦Номер ¦щения и ¦
¦п/п¦ ¦ ¦описи¦по ¦(коли- ¦пленки¦расписка ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦описи¦чество ¦ ¦в приеме ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦кадров)¦ ¦ ¦
+---+-----------+-------------+-----+-----+-------+------+---------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+-----------+-------------+-----+-----+-------+------+---------+
¦ 1 ¦18.05.1999 ¦ 208 ¦ 169 ¦ 17 ¦ 200 ¦ - ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 2 ¦18.05.1999 ¦ 208 ¦ - ¦ - ¦ 200 ¦ 18 ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 3 ¦18.05.1999 ¦ Рабочая ¦ ¦ ¦ 100 ¦ - ¦ ¦
¦ ¦ ¦ тетрадь ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ инв.№ 18 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+-----------+-------------+-----+-----+-------+------+----------
Указания по ведению описи
1. При учете архивных дел заполняются все графы, кроме графы 7.
2. При учете позитивов микрофильмов графы 4, 5 не заполняются.
3. В этой же описи исследователи учитывают свои рабочие
тетради, официальные издания и печати.
Форма 27
КНИГА
УЧЕТА ОПИСЕЙ И АРХИВНЫХ ДЕЛ,
ПРИНЯТЫХ НА ОТВЕТСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
Начата "____" __________ 20__ г.
Окончена "____" ________ 20__ г.
На "_____" листах
-------------T-----T----------T----------T------------------T------¬
¦ ¦ ¦Количество¦Номера ¦ Из них ¦ ¦
¦Наименование¦Номер¦дел, ¦дел, +-----------T------+Приме-¦
¦и номер ¦описи¦числящихся¦оказав- ¦совершенно ¦несек-¦чание ¦
¦фонда ¦ ¦по описи ¦шихся ¦секретных и¦ретных¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦в наличии ¦секретных ¦ ¦ ¦
+------------+-----+----------+----------+-----------+------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+------------+-----+----------+----------+-----------+------+------+
Форма 28
КНИГА
УЧЕТА НЕДОСТАЮЩИХ АРХИВНЫХ ДЕЛ И ОПИСЕЙ
Начата "____" ____________ 20__ г.
Окончена "____" __________ 20__ г.
На "_____" листах
----T-----------------------------T-----T-----T--------T-----------¬
¦ № ¦ Наименование и номер фонда ¦Номер¦Номер¦За какой¦Для отметок¦
¦п/п¦ ¦описи¦дела ¦год ¦ ¦
+---+-----------------------------+-----+-----+--------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+-----------------------------+-----+-----+--------+-----------+
Форма 29
УТВЕРЖДАЮ
Начальник ___________________________
(должность, воинское звание,
_____________________________________
подпись, фамилия, инициалы)
"____" __________________ 20__ г.
АКТ
проверки наличия и состояния документов и описей
Проверка наличия и состояния документов и описей ______________
(номер фонда,
____________________________________________________________________
название фонда или части фонда)
проводилась с "____" ____________ по "____" ____________ 20__ г.
Проверкой установлено:
1.1. Числится по учету описей __________________________________ шт.
1.2. Оказалось в наличии описей ________________________________ шт.
1.3. Недостает описей __________________________________________ шт.
2.1. Всего числится по описям _________________________________ дел.
2.2. Не оказалось в наличии ___________________________________ дел.
2.3. Не относится к данному фонду _____________________________ дел.
2.4. Не относится к данным описям _____________________________ дел.
2.5. Имеют литерные номера, не оговоренные в итоговой записи _______
_______________________________________________________________ дел.
2.6. Пропущено номеров, не оговоренных в итоговой записи ___________
_______________________________________________________________ дел.
2.7. Оказалось в наличии по данному фонду и описям ____________ дел.
Из них:
- выданных во временное пользование за пределы архива _________
_______________________________________________________________ дел;
- требующих дезинфекции и дезинсекции ____________________ дел;
- требующих переплета и реставрации ______________________ дел;
- с неисправимыми повреждениями __________________________ дел.
3. Имеется не внесенных в описи _______________________________ дел.
4. Всего дел, относящихся к данному фонду __________________________
5. Характеристика состояния материалов и отрицательные явления в
условиях их хранения _______________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Проверку производили:
____________________________________________________________________
(должности, воинские звания, подписи, инициалы, фамилии)
Форма 30
ПАСПОРТ АРХИВА
____________________________________________________________________
(полное название архива)
____________________________________________________________________
(подчиненность)
____________________________________________________________________
(адрес архива)
Дата образования архива ____________________________________________
1. Помещение
-----------------T-------------T-----------------------------------¬
¦ ¦ ¦Краткая характеристика помещения ¦
¦Площадь ¦Протяженность¦(сухое, сырое, светлое, темное, ¦
¦архивохранилища,¦стеллажей, м ¦наличие вентиляции; вид отопления -¦
¦кв.м ¦ ¦центральное, газовое, печное; ¦
¦ ¦ ¦освещение - электрическое или иное)¦
+----------------+-------------+-----------------------------------+
2. Кадры
-----------T-----------T-------------------------------------------¬
¦ ¦ ¦Сведения о начальнике архива или лице, ¦
¦Количество¦Наличие ¦ответственном за архив ¦
¦штатных ¦работника, +------------T-----------T------------------+
¦работников¦ответствен-¦ Фамилия, ¦ ¦ Стаж работы ¦
¦архива ¦ного за ¦ имя, ¦Образование+-----------T------+
¦ ¦архив ¦ отчество ¦ ¦в данной ¦в ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦организации¦архиве¦
+----------+-----------+------------+-----------+-----------+------+
3. Наличие и состояние документов
-----------------T-------------------------------------------------¬
¦ ¦ Фондов ¦
¦ +-------------------------------------------------+
¦ ¦ Дел ¦
¦ +-------------------------------------------------+
¦ ¦ Крайние даты документов ¦
¦ +-------------T-----------T-----------------------+
¦ ¦ ¦Постоянного¦Дел ¦
¦ ¦ ¦хранения +-----------------------+
¦ В архиве ¦ ¦ ¦В том числе описано ¦
¦ ¦ ¦ +-----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦Крайние даты документов¦
¦ ¦ Из них +-----------+-----------------------+
¦ ¦ ¦По личному ¦Дел ¦
¦ ¦ ¦составу +-----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦В том числе описано ¦
¦ ¦ ¦ +-----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦Крайние даты документов¦
+----------------+-------------+-----------+-----------------------+
¦В структурном ¦Дел ¦
¦подразделении +-------------------------------------------------+
¦(постоянного ¦Крайние даты документов ¦
¦хранения) ¦ ¦
L----------------+--------------------------------------------------
Начальник архива ___________________________________________________
(воинское звание, подпись, инициалы, фамилия)
М.П.
"____" ____________ 20__ г.
Форма 31
АКТ № _________
о сдаче документов в государственные архивы
Архив-сдатчик ______________________________________________________
Организация ________________________________________________________
Архив-приемщик _____________________________________________________
Организация ________________________________________________________
Основание сдачи ____________________________________________________
Название фонда _____________________________________________________
(название организации, документы которого подлежат
____________________________________________________________________
сдаче)
-------T----------------------T------------T----------T------------¬
¦Номер ¦Количество экземпляров¦Крайние даты¦Количество¦ Примечание ¦
¦описей¦описей ¦документов ¦дел ¦ ¦
+------+----------------------+------------+----------+------------+
Всего описей _______________________________________________________
(цифрами и прописью)
Всего дел __________________________________________________________
(цифрами и прописью)
Состояние документов и описей ______________________________________
____________________________________________________________________
Одновременно сдаются _______________________________________________
____________________________________________________________________
Печать архива-сдатчика Сдал: представитель архива
__________________________
организации организации
__________________________
Печать архива-приемщика (подпись)
Принял: представитель архива
организации ____________________________
организации
_______________________ ____________________________
(дата) (подпись)
* &
Форма 32
КНИГА
УЧЕТА АРХИВНЫХ ДЕЛ (ПОЗИТИВОВ МИКРОФИЛЬМОВ),
ВЫСЛАННЫХ ВО ВРЕМЕННОЕ И ПОСТОЯННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
ЗА ПРЕДЕЛЫ АРХИВА
Начата "____" ____________ 20__ г.
Окончена "____"___________ 20__ г.
На "_______" листах
----T-------T---------T-----T-------T----------T------T------------T-------T--------T-----------------T-----------------T-----------¬
¦ № ¦Дата ¦Номер ¦Номер¦Номер ¦Количество¦Номер ¦Наименование¦Кому ¦На какой¦Дата и исходящий ¦Дата и входящий ¦Расписка ¦
¦п/п¦высылки¦(наимено-¦описи¦дела по¦листов ¦пленки¦дела ¦выслано¦срок ¦номер документа, ¦номер документа, ¦хранителя ¦
¦ ¦ ¦вание) ¦ ¦описи ¦(кол-во ¦ ¦ ¦ ¦выслано ¦при котором ¦при котором ¦фондов в ¦
¦ ¦ ¦фонда ¦ ¦ ¦кадров) ¦ ¦ ¦ ¦дело ¦выслано дело ¦возвращено дело ¦приеме дела¦
+---+-------+---------+-----+-------+----------+------+------------+-------+--------+-----------------+-----------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦
+---+-------+---------+-----+-------+----------+------+------------+-------+--------+-----------------+-----------------+-----------+
Указания по ведению книги
1. Книга ведется в архиве - за архив в целом.
2. При высылке архивного дела заполняются все графы, кроме
графы 7.
3. При высылке позитивов микрофильмов графы 4 и 5 не
заполняются.
4. При высылке дел (позитивов микрофильмов) в графе 9
указывается наименование воинской части (организации), в адрес
которой выслано дело, а в графе 11 - номер сопроводительного письма.
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4
|
