|
Страница 2
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также
оперативные совещания.
Текст протоколов делится на вводную и основную часть.
В вводной части краткого протокола указываются фамилии
председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а
также всех присутствующих на заседании (совещании). В списке
присутствующих сначала перечисляются члены коллегиального органа,
затем - приглашённые с указанием должностей и организаций, которые
они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном
порядке.
В протоколе полной формы изложения после раздела
"присутствовали" следует повестка дня совещания (заседания); в
протоколе краткой формы повестка дня отсутствует.
Повестка дня включает перечень вопросов, обсуждаемых на
совещании (заседании) название докладов (отчётов, сообщений,
информации), название должности докладчика, его инициалы (в
именительном падеже).
Основная часть протокола краткой формы изложения строится по
схеме: "СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - без текста выступлений.
Основная часть протокола полной формы изложения строится по
схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - отдельно по
каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня.
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте
протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается
полностью.
В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах
краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления
участников.
Постановляющая часть протокола заканчивается указанием
должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений
(постановлений) или отдельных пунктов решений.
Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к
протоколу.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и
секретарём.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах
календарного года. Протоколы совместных совещаний (заседаний) должны
иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов
организаций, принимавших участие в работе совещания.
Порядок подготовки и выпуска протоколов и решений коллегиальных
органов организации определяется в положениях об этих органах или
регламентах их работы.
2.4.3. Акт.
Акт - документ, составляемый группой лиц, подтверждающий
установленные ими факты (акты инвентаризации, несчастных случаев,
приёма-передачи материальных ценностей и др.). Акты могут содержать
выводы, рекомендации, предложения составителей (акты ревизий
финансово-хозяйственной деятельности организаций, акты проверки,
акты приёма объектов в эксплуатацию и др.). Такие акты составляются
временными или постоянными комиссиями, специально уполномоченными
лицами или одним должностным лицом с указанием документов,
определяющих их полномочия. Основанием для составления акта может
быть распорядительный документ вышестоящего органа, руководителя
организации или структурного подразделения, плановое задание и др.
Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации
(подразделения), составившего акт, название вида документа, место
составления, дату и регистрационный номер, заголовок к тексту,
подписи, при необходимости - гриф утверждения и согласующие визы.
Реквизиты располагаются в установленном порядке.
Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и
проставляться должностным лицом (как правило, председателем
комиссии), подписавшим документ.
Заголовком к тексту акта является содержание актируемого
события: "О выделении к уничтожению документов и дел", "О списании
имущества" и др.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его
составлении, без указания должностей. Акты ревизий и обследований
подлежат согласованию с должностными лицами, деятельность которых
обследуется.
Лица, имеющие замечание по содержанию акта, подписывают
(визируют) его с отметкой: "Замечания прилагаются"; текст замечаний
излагается на отдельном листе, небольшие по объёму замечания
допускается фиксировать на самом акте.
Утверждению подлежат акты, предписывающие выполнение
определённых действий. Акт утверждается руководителем, чей
распорядительный документ (распоряжение) явился основанием для
составителя акта.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
В вводной части указывается основание для составления акта и
перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
Фамилии указываются в алфавитном порядке с наименованием должностей.
Если акт составлен комиссией, указываются фамилии председателя и
членов комиссии.
В констатирующей части акта даётся краткое описание проделанной
работы (её сущность, характер, методы, сроки) и фиксируются
установленные факты, излагаются выводы, предложения и заключения.
Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.
Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в
распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых
действий. При наличии к акту приложений отметка о приложениях
указывается после текста.
2.4.4. Письма, телеграммы, телефонограммы.
Каждая организация в пределах своей компетенции ведёт переписку
со сторонними организациями, гражданами. В зависимости от способа
передачи информации (по почте, телеграфу, телефону) различают
служебные письма, телеграммы, телефонограммы.
Документы составляются в структурных подразделениях,
деятельности которых они касаются.
Исходящие документы подписываются руководителями организации и
её структурных подразделений, а также отдельными должностными лицами
исходя из их компетенции.
Документы, адресуемые вышестоящим органам, подписывают только
руководитель организации или его заместители (в соответствии с
должностными обязанностями).
Документ может быть подписан двумя или более должностными
лицами.
Письма следует оформлять на бланках формата А4 или А5 в
зависимости от объёма текста.
Реквизитами письма являются: наименование организации - автора
документа, почтовый и телеграфный адрес организации, номер телефона
приёмной руководителя, номер счета в банке, дата и регистрационный
индекс, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа.
заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя документа и
номер его служебного телефона.
Текст (содержание) письма должен касаться, как правило, одного
вопроса. Основное требование к тексту - его краткость.
Для однотипных писем рекомендуется разрабатывать бланки с
трафаретными текстами писем.
В зависимости от содержания различают следующие разновидности
служебных писем; письма-запросы, письма-ответы, письма
сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания,
извещения, приглашения и др.
Телеграмма оформляется в двух экземплярах на телеграфном бланке
установленной формы либо на обычной бумаге формата А5, один
экземпляр передается на телеграф (телетайп), второй подшивается в
дело.
Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и
минуты) передачи телеграммы (проставляются телеграфом в
установленное место); регистрационный номер, отметка (гриф) об
особом виде (серия) телеграммы, адресат, ссылка на индекс и дату
входящего (инициативного) документа, текст, подпись.
После текста телеграммы под чертой указывается телеграфный
адрес отправителя телеграммы, номер телетайпа (абонентского
телеграфа), наименование должностного лица, подписавшего телеграмму,
его личная подпись и расшифровка подписи.
Текст телеграммы излагается предельно кратко, без союзов,
предлогов и местоимений (если их отсутствие не искажает смысл), без
переносов и исправлений. Знаки препинания пишутся словами полностью
или сокращённо: точка (тчк), запятая (зпт), двоеточие (двтч), точка
с запятой (тчкзпт), кавычки (квч), скобки (скб), тире,
вопросительный знак, восклицательный знак; также словами пишутся
знаки плюс, минус, деление, проценты, параграф, номер (нр).
Верхнюю часть телеграммы (над чертой) следует печатать
прописными буквами (кроме знаков препинания) через два интервала без
абзацев, под чертой - обычным шрифтом.
Телефонограммы оформляются на бланках либо на обычной бумаге
формата А5.
Реквизиты телефонограммы: адресат, наименование вида документа,
дата и регистрационный индекс, часы и минуты ее передачи (приёма),
текст, подпись, фамилии передающего и принимающего телефонограмму с
указанием должностей.
В адресате указывается наименование организации, фамилия
адресата и телефон, по которому передаётся текст телефонограммы.
Если телефонограмма передаётся нескольким адресатам, к ней
прилагается список рассылки.
Текст телефонограммы должен быть кратким без труднопроизносимых
слов, сокращений и сложных оборотов.
2.4.5. Докладные записки, справки, сводки.
Докладная записка - документ информационного характера,
адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и
содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и
предложениями составителя.
Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее
автора (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений),
так и по указанию соответствующего руководителя (отчётные докладные
записки о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений,
планов и др.).
Внешние докладные записки (адресуемые руководителям
вышестоящего органа) оформляются на бланках, внутренние (на имя
руководителя организации) - на обычной бумаге формата А4 или А5.
Реквизиты докладной записки: наименование организации
(структурного подразделения), название вида документа, дата и
регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту (для формата
А4), текст, подпись.
Внешние докладные записки подписывают руководитель организации
или его заместители, внутренние - их составители.
Инициативные докладные записки, требующие исполнения (решения),
регистрируются; при необходимости, их исполнение контролируется
согласно резолюции соответствующего руководителя.
Справка близка по содержанию к отчётной докладной записке; это
документ информационного характера, содержащий констатацию
каких-либо фактов, но без мнения автора (в отличие от докладной
записки) о существе излагаемых вопросов.
Различают справки служебные (о выполнении планов, о штатной
численности и др.), и справки выдаваемые частным лицам для
представления в другие учреждения (справка о месте работы, о
заработной плате и др.).
Внешние справки оформляются на бланках, внутренние - на
обычной бумаге формата А4 или А5. Для оформления личных справок
целесообразно применять трафаретные бланки, в которые впечатываются
только отдельные части реквизитов.
Реквизиты служебной справки аналогичны реквизитам докладной
записки; при необходимости, текст служебной справки может заверяться
печатью.
Личная справка содержит следующие реквизиты: наименование
организации, выдавшей справку, наименование вида документа, дату и
регистрационный индекс, место составления, текст, подпись, печать.
Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы,
делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки. Дата
(период времени), к которой относятся приводимые в справке сведения,
включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом: "По
состоянию на 11.05.93" или "За период с 01.01.02 по 01.01.93".
Справка, составленная по запросу или указанию вышестоящего
органа, подписывается руководителем организации (его заместителем),
внутренняя - составителем.
Текст личной справки начинается с указания (в именительном
падеже) фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются
сведения. В тексте не следует использовать обороты типа: "выдана
настоящая" или "действительно работает". Заканчивается текст
указанием организации, куда представляется справка.
Разновидностью служебных справок являются сводки: сводка об
исполнении документов, сводка предложений и др. Сводки оформляются в
виде таблиц, графиков.
2.5. Правила оформления машиночитаемых документов и
машинограмм.
Машиночитаемые документы - это документы, пригодные для
автоматического считывания содержащейся в нём информации.
Основными видами носителей, применяемых при создании
машиночитаемых документов, являются магнитные носители записи
(магнитные ленты, магнитные диски, магнитные дискеты).
Под машинограммой понимается документ на бумажном носителе,
созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и
оформленный в установленном порядке.
Для машиночитаемых документов и машинограмм ГОСТом 6.10.4-84
"Унифицированные системы документации. Придание юридической силы
документам на машинном носителе и машинограмме создаваемых
средствами вычислительной техники. Основные положения". Установлен
комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. В состав
обязательных реквизитов входят: код и наименование
организации-создателя документа; местонахождение
организации-создателя документа или почтовый адрес; дата
изготовления документа; код лица, ответственного за правильность
изготовления документа.
Код и наименование организации - создателя машиночитаемого
документа или машинограммы записываются по Общегосударственному
классификатору предприятий и организаций Республики Беларусь (ОКПО).
Реквизит "Местонахождение организации-создателя документа"
должен быть записан по образцу:
код населённого пункта, где находится организация и
наименование населённого пункта (код населённого пункта определяется
в соответствии с Общегосударственным классификатором "Система
обозначений объектов административно-территориального деления, а
также населённых пунктов Республики Беларусь").
Код и название формы документа записываются по
Общегосударственному классификатору унифицированных документов
Республики Беларусь (ОКУД).
Дата изготовления документа записывается с указанием времени
записи документа.
Реквизит "Код лица, ответственного за правильность изготовления
машиночитаемого документа или машинограммы" записывается в следующем
виде: код, должность, фамилия лица, ответственного за правильность
изготовления документа или лица, утвердившего документ.
Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в
организации-создателе документа.
При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов и
машинограмм в состав реквизитов включается отметка о подлинности
документа (подлинник, дубликат, копия).
В случае необходимости по решению организации для
машиночитаемых документов и машинограмм допускается использование
дополнительных реквизитов, отражающих специфику создания и
использование этих документов.
Машинограммы и документы на перфоносителях могут удостоверяться
не только кодами лиц, ответственных за правильность изготовления
документов, но и их подписями.
На машинограммах, представляющих особо важную информацию,
подпись удостоверяется печатью организации-создателя документа.
Передача (пересылка) машиночитаемых документов осуществляется
только с сопроводительным письмом.
2.6. Требования к рукописному и машинописному оформлению
документов.
Рукопись документа пишется чётко и разборчиво на стандартных
листах бумаги; не допускается писать карандашом, красными и зелёными
чернилами, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки,
ссылки, исправления.
Рукописный документ должен содержать все необходимые реквизиты,
оформленные в соответствии с установленными требованиями.
При передаче рукописи в печать составитель указывает
необходимое количество экземпляров документа (тираж), требуемый срок
исполнения, дату сдачи в печать и подпись; могут быть указаны
дополнительные требования к машинописному оформлению документа.
Документы следует печатать на бланках или на обычной бумаге
стандартного формата А4 или А5. Формат А5 используется при
оформлении документов (писем, докладных записок, справок и др.),
объём которых не превышает 7-10 строк машинописного текста.
Приказы, указания, решения, протоколы, акты печатаются только на
бланках (бумаге) формата А4 независимо от объёма текста. Если
документ состоит из нескольких страниц, на бланке печатается первая
страница документа, последующие - на обычной бумаге одинакового с
бланком формата и качества.
Документы печатаются на одной стороне листа; на двух сторонах
допускается печатать только документы со сроком хранения до трёх
лет.
Бланки документов должны иметь поля: левое, правое, верхнее и
нижнее. Левое поле должно составлять 20 мм, правое и нижнее - не
менее 8 мм, верхнее - не менее 10 мм.
Длина печатной строки должна соответствовать 64 печатным
знакам; максимальное количество печатных строк для формата А4 - 41.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28
печатных знаков.
Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5
строк), его допускается продлевать до границы правого поля.
Страницы документа нумеруются по середине верхнего поля листа
арабскими цифрами без сокращения "стр." и без знаков типа "30.",
"28". Расстояние от номера страницы до обреза листа не должно
превышать 15 мм.
Нумерация документа, состоящего из нескольких страниц,
начинается со второй страницы; первая страница не нумеруется. При
оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница
нумеруется при наличии третьей.
Каждому реквизиту документа отводится определённое положение в
соответствии со стандартными положениями табулятора пишущей машинки
- устройства, позволяющего останавливать каретку машинки в заданных
положениях.
От 0-го положения табулятора (граница левого поля)
располагаются следующие реквизиты: наименование организации-автора
документа; почтовый и телеграфный адрес организации; название вида
документа; дата документа (два печатных знака оставляется для числа,
печатается месяц и год: "03.93"; ссылка на индекс и дату входящего
документа; место составления; заголовок к тексту; текст (без
абзацев); слова "Приложение", "Примечание", "Основание";
наименование должности в реквизите "Подпись"; первый ряд грифов
(виз) согласования, если их несколько; заверительная отметка (слово
"Верно" и дата заверения копии или выписки из документа); фамилия
составителя документа и номер его телефона, а также слова "СЛУШАЛИ",
"ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ".
От 1-го положения табулятора (после 5 печатных знаков от
границы левого поля) начинаются абзацы и номера пунктов текста.
От 2-го положения табулятора (после 16 печатных знаков от
границы левого поля) печатается переменная информация вводной части
протоколов и актов, расшифровка подписи в грифах согласования
(первый ряд), печатаются таблицы и трафаретные тексты.
От 3-го положения табулятора (после 24 печатных знаков от
границы левого поля) печатаются таблицы и трафаретные тексты.
От 4-го положения табулятора (после 32 печатных знаков от
границы левого поля) располагается адресат.
От 5-го положения табулятора (после 40 печатных знаков от
границы левого поля) следует печатать: гриф утверждения, второй ряд
подписей, грифов (виз) согласования (если их несколько); грифы
ограничения доступа к документу ("Совершенно секретно", "Секретно"
- без кавычек); отметку на документе-приложении, связывающую его с
основным документом.
От 6-го положения табулятора (после 48 печатных знаков от
границы левого поля) печатается: расшифровка подписи в реквизите
"Подпись", в заверительной надписи на копии (выписке) документа и в
грифе утверждения.
От 7-го положения табулятора (после 56 печатных знаков от
границы левого поля) печатаются слова "Копия", "Выписка", "Таблица"
(без кавычек).
2-е, 3-е (после 24 печатных знаков от границы левого поля) и
7-е положения табулятора используются при оформлении таблиц и
конструировании бланков с трафаретными текстами.
Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких
строк, следует печатать через один межстрочный интервал. Составные
части реквизитов ("Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии
приложения", "Гриф согласования") отделяются друг от друга 1,5-2
межстрочными интервалами.
Один реквизит отделяется от другого 2-3 межстрочными
интервалами: первая строка текста от последней строки заголовка к
тексту, подпись от последней строки текста, одна подпись от другой
или один адресат от другого и т.д.
Текст документа печатается через полтора межстрочных интервала.
Между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы делать не
следует.
Текст документа, оформляемого на бланке (бумаге) формата А5,
допускается печатать через один межстрочный интервал с абзацными
отступами в полтора-два интервала.
Документы, предназначенные для типографского издания или
устного прочтения, тексты телеграмм и телефонограмм следует печатать
через два интервала.
Примечания, приложения и ссылки в тексте следует печатать через
один межстрочный интервал столбцом, оставляя открытыми слова:
"Примечание", "Приложение", "Основание".
В реквизите "Подпись" инициалы и фамилию должностного лица,
подписавшего документ (расшифровку подписи), следует печатать на
уровне последней строки наименования должности (без скобок).
В конце реквизитов (кроме текста) точки не ставят; в середине
строк реквизитов знаки препинания сохраняются.
В документах не рекомендуются различные текстовые выделения:
подчеркивания, печатание вразрядку, печатание на регистре
(прописными буквами), кроме перечисленных исключений.
На регистре следует печатать: наименование вида документа;
слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, СОГЛАСОВАНО (без кавычек) - в грифах
утверждения и согласования; ПРИКАЗЫВАЮ - в приказах, ОБЯЗЫВАЮ или
ПРЕДЛАГАЮ - в распоряжениях и указаниях, РЕШИЛИ - в протоколах;
заголовки разделов в инструкциях; фамилии в тексте приказов по
личному составу (в тексте других документов, в реквизитах "Подпись",
"Адресат" выделять фамилии прописными буквами не следует).
При переносе слов в тексте не допускается разделять сокращённые
слова от слов, к которым они относятся, единицы измерения от цифр,
инициалы от фамилий, знак тире (дефис) следует указывать один раз,
оставляя его в конце строки.
В реквизитах типа "Адресат", "Заголовок к тексту" переносы слов
не рекомендуются.
Новую страницу документа не начинают последней неполной строкой
абзаца.
3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
3.1. Организация документооборота.
3.1.1. Движение документов в организации с момента их получения
или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело,
образует документооборот организации.
3.1.2. Организация документооборота должна отвечать следующим
требованиям:
прохождение документов в организации должно быть оперативным,
целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;
следует исключить лишние инстанции прохождения и действия с
документами, не обусловленные деловой необходимостью;
в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий
документов необходимо добиваться максимального единообразия;
порядок прохождения документов в организации должен
осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения
документов, которая разрабатывается службой документационного
обеспечения управления и утверждается руководством организации.
3.1.3. При функционировании в организации автоматизированной
обработки информации в схеме прохождения документов должны быть
включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с
помощью средств ВТ.
Организация документооборота в условиях применения средств ВТ
должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной
обработки документов с возможностями этих средств.
3.2. Приём, регистрация и исполнение входящих документов.
3.2.1. Поступающая в организацию корреспонденция принимается и
обрабатывается централизованно службой документационного обеспечения
управления: канцелярией, общим отделом и др. *)
-----------------------------
*) Далее "канцелярия"
3.2.2. Обработка входящей корреспонденции осуществляется, как
правило, в день поступления; поступившие телеграммы подлежат
обработке в первую очередь.
До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность
её доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки.
Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению,
при невозможности установления адресата - возвращается отправителю
с пометкой на конверте "Ошибочно доставлено". В случае повреждения
корреспонденции и невозможности её использования составляется акт,
один экземпляр которого с повреждённой корреспонденцией направляется
отправителю, второй остаётся в канцелярии.
Конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в
адрес общественных организаций и с пометкой "лично".
Документы на машинных носителях передаются без вскрытия
упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:
если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты
отправки или получения документа;
если на документе отсутствует реквизит "дата документа";
если дата документа существенно отличается от даты его
получения;
если в полученном документе нет обратного адреса отправителя. В
указанных случаях конверт присоединяется к документу и после
использования документа подшивается вместе с ним в дело.
Следует сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов,
присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в
бухгалтерию в качестве оправдательного документа.
В случае отсутствия в конвертах приложений, листов и др.
отправителю посылается запрос или сообщение по телефону, а на
документе ставится отметка "Приложения затребованы" с указанием даты
запроса.
3.2.3. Регистрация документов - фиксация факта создания или
поступления в организацию документа путём проставления на нём
регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений
о документе в регистрационных формах.
Регистрации подлежат как традиционные документы, так и
создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые документы).
3.2.4. На всех без исключения документах ставится
регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу
первого листа документа (приложение 7). Если корреспонденция не
вскрывается, штамп следует ставить на конвертах (пакетах).
На стадии первоначальной обработки входящих документов
необходимо выделять документы, не подлежащие регистрации, согласно
перечню нерегистрируемых документов (приложение 9).
Нерегистрируемые документы направляются по назначению в
структурные подразделения, предварительно на них проставляется
регистрационный штамп без заполнения.
Регистрация поступающих в организацию документов осуществляется
централизованно, в канцелярии.
Децентрализованная регистрация документов допускается только
при территориальной разобщённости структурных подразделений
организации.
Место регистрации документа закрепляется в инструкции по
делопроизводству.
3.2.5. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и
внутренних документов, заполняется единая регистрационно-контрольная
карточка (приложения 10, 11), пригодная для обработки средствами ВТ.
Карточка используется для учёта, контроля исполнения и поиска
документов.
Карточка заполняется при помощи средств ВТ, машинописным или
рукописным способом, в зависимости от наличия технических средств.
Состав обязательных реквизитов карточки в случае необходимости
может быть дополнен другими реквизитами: исполнители, расписка
исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др.
Порядок их расположения на карточке определяется самой организацией.
Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются также на
регистрационно-контрольных карточках отдельно от другой
корреспонденции (приложение 12).
Журнальная форма регистрации документов допустима только в
организациях с незначительным объёмом документооборота (до 600
документов в год); решение о форме регистрации документов (карточной
или журнальной) в таких организациях оформляется приказом
руководителя. Графы журналов регистрации в основном повторяют графы
регистрационно-контрольной карточки (приложения 13, 14).
3.2.6. Из регистрационно-контрольных карточек формируются
справочные и контрольные картотеки, с помощью которых осуществляется
справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения.
Количество экземпляров карточки, заполняемой на документ,
определяется числом справочных и контрольных карточек.
3.2.7. Автоматизированная регистрация документов (на машинных
носителях) производится в местах регистрации документов на
автоматизированных рабочих местах или на автоматизированных пунктах
обработки информации. Запись производится непосредственно с
документа с использованием установленного набора обязательных
реквизитов. Запись на машинном носителе дублируется машинограммой
карточки ("твёрдая копия"), которая используется в качестве
вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях
страховки информации и для предотвращения повторной регистрации при
передаче документа в другие структурные подразделения.
При автоматизированной регистрации формируется банк
регистрационных данных и организуется его использование при учёте
документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для
хранения и уничтожения, анализе информационного массива, анализе
исполнительской деятельности и др.
Автоматизированные банки данных обеспечивают информацией о всех
документах и месте их нахождения работников организации при помощи
вывода информации на дисплей и изготовления машинограмм. При
частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться
совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и
поиска.
Поиск информации производится централизованно на
автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах
обработки информации. Пользователь должен иметь возможность получать
информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точный
адрес местонахождения документа в данный момент.
3.2.8. После регистрации документы из канцелярии должны
передаваться руководству на рассмотрение или непосредственным
исполнителям в день их поступления с двумя экземплярами
регистрационно-контрольной карточки.
Руководитель рассматривает документы в день их поступления.
Телеграммы и другие срочные документы следует передавать
руководителю по мере их поступления.
Результаты рассмотрения документов отражаются в форме
резолюции. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание
о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.
На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие
резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется
порядок исполнения документа.
Резолюция переносится в регистрационно-контрольную карточку.
Документ с одним экземпляром карточки направляется (через
канцелярию) исполнителю, при наличии нескольких исполнителей -
ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Второй
экземпляр карточки направляется в канцелярию; если документ согласно
резолюции требует контроля исполнения, карточка передаётся в
контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения
документов.
При необходимости срочного исполнения или ознакомления с
документом нескольких подразделений (должностных лиц) документ
возвращается в канцелярию для снятия необходимого количества (по
числу исполнителей) копий, которые одновременно направляются на
исполнение (подлинник документа передаётся ответственному
исполнителю с пометкой, кому разосланы копии).
Если размножение документа не разрешается особыми правилами,
его передают исполнителям поочерёдно. Движение документа в процессе
его исполнения (ознакомления) в обязательном порядке фиксируется в
справочном экземпляре регистрационно-контрольной карточки
канцелярии.
Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются
и обрабатываются лицом, ответственным за делопроизводство,
назначаемым приказом руководителя.
Документы, зарегистрированные в канцелярии (поступившие с
регистрационно-контрольными карточками), вторичной регистрации в
подразделениях не подлежат.
3.2.9. Документы передаются на рассмотрение руководителю
подразделения или его заместителю согласно установленному
распределению обязанностей. Документы, не требующие решения
руководства, передаются непосредственно исполнителям согласно их
компетенции.
От момента поступления к исполнителю до завершения исполнения,
документ находится в рабочей папке исполнителя и в дело не
помещается.
На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об
исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса
дела (см. п. 2.3.20).
Ответственный за делопроизводство переносит отметку об
исполнении в регистрационно-контрольную карточку. Карточка
помещается в справочную картотеку, документ подшивается в дело.
Документы, подлежащие хранению в канцелярии, направляются по
назначению; такие документы должны иметь отметку или штамп "Вернуть
в канцелярию".
Передача документов для автоматизированной обработки и
получение документов (машинограмм) осуществляется через канцелярию
или лицо, ответственное за делопроизводство в структурном
подразделении.
3.3. Регистрация и отправка исходящих документов.
3.3.1. Регистрации подлежат документы, направляемые вышестоящим
органам, инициативные исходящие документы, требующие исполнения
(ответа).
Документы регистрируются в канцелярии на
регистрационно-контрольных карточках или в журнале (см. п.3.2.5.)
после их подписания руководителем организации или руководителями
структурных подразделений в соответствии с их полномочиями. После
этого документы подлежат отправке через канцелярию или экспедицию.
3.3.2. На каждый инициативный документ, требующий ответа,
заполняется, как правило, два экземпляра регистрационно-контрольной
карточки (приложение 10): один экземпляр помещается в справочную,
второй - в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа
(дату указывает составитель документа на копии, если срок не указан
в тексте документа). При непоступлении ответа в срок корреспонденту
направляется письмо-напоминание.
Сведения о документах-ответах регистрируются на карточках, на
которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы.
Инициативному исходящему документу присваивается
регистрационный индекс.
Индекс инициативного исходящего документа содержит индекс дела,
где будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в
подразделении, составившем документ), и через дробь - порядковый
номер регистрации, возрастающий в пределах года (проставляется в
момент регистрации документа), например, 13-12/1220. На исходящем
документе-ответе делается ссылка на исходящий номер
документа-запроса.
3.3.3. Регистрация документов, их последующая обработка и
отправка осуществляется, как правило, в день подписания документов;
исходящие телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую
очередь.
Отправка исходящих документов, в том числе созданных с помощью
средств ВТ, осуществляется канцелярией или экспедицией в
соответствии с действующими Почтовыми правилами Министерства
связи и информатики Республики Беларусь.
Отправляемые документы передаются в канцелярию или экспедицию
организации в незаконвертованном виде полностью оформленные, с
отметкой составителя о виде почтового отправления (заказное,
бандероль) - при необходимости.
В канцелярии или экспедиции проверяется правильность оформления
документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие
даты отправки дате подписания и регистрации и др. Неправильно
оформленные документы возвращаются исполнителям.
3.3.4. Для документов, адресуемых постоянным корреспондентам,
следует использовать конверты с адресами, заготовленными
типографским способом.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в
которой отправитель проставляет свою фамилию и дату отправки. Опись
со штемпелем отделения связи подшивается в дело канцелярии.
Копии исходящих документов подшиваются в дела согласно
номенклатуре дел.
Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке,
соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей, и
записанной на них информации.
Отправка машиночитаемых документов производится при наличии
сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается
в дело на общих основаниях.
3.4. Регистрация и прохождение внутренних документов.
3.4.1. Внутренние документы регистрируются после их подписания.
Документы, подписываемые руководством организации, подлежат
обязательной регистрации в канцелярии на регистрационно-контрольных
карточках или в журнале (см.п.3.2.5.).
3.4.2. Регистрационным индексом распорядительного документа
(приказа, распоряжения), протокола, акта является его порядковый
регистрационный номер в пределах данного вида документа,
возрастающий в пределах года. Так, приказы регистрируются отдельно
от распоряжений, приказы по основной деятельности регистрируются
отдельно от приказов по личному составу и т.д.
Индексация документов - цифровая; приказы по личному составу
имеют смешанный индекс (цифровой и буквенный) с добавлением к номеру
регистрации буквы "К" (кадровый).
Регистрационный индекс докладной записки, справки и др.
аналогичных документов формулируется так же, как индекс исходящего
документа.
3.4.3. Зарегистрированные распорядительные документы, протоколы
при необходимости их тиражирования передаются в множительную службу.
Размноженные экземпляры, копии, выписки документов заверяются и
рассылаются исполнителям согласно списку рассылки. Подлинники
документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.
Документы, требующие контроля исполнения, передаются в
контрольную службу для заполнения контрольных карточек. Из
регистрационно-контрольных карточек формируются справочные и
контрольные картотеки.
Обработка внутренних докладных записок, справок, сводок и
других аналогичных документов на этапе их рассмотрения (исполнения),
осуществляется в соответствии с установленным порядком обработки
входящих документов.
3.5. Поисковая система по документам организации.
3.5.1. Поисковые системы (традиционные, карточные и
автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или
банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых
системах). Поиск дел может осуществляться также по номенклатуре
заводимых дел (см.разд.5).
3.5.2. При традиционной карточной регистрации печатается
необходимое количество экземпляров карточек, которые могут
составлять следующие картотеки: справочные, контрольные,
кодификационные, по письмам граждан, алфавитные и другие, в
зависимости от задач поиска.
При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по
каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.
3.5.3. В зависимости от видов (групп) регистрируемых документов
формируют раздельные справочные картотеки входящих документов,
инициативных исходящих документов, писем и заявлений граждан,
нормативно-распорядительных документов.
3.5.4. Регистрационно-контрольные карточки в справочных
картотеках группируются (систематизируются) по следующим признакам:
- алфавитному (в алфавитном порядке фамилий, наименований
объектов или предметов);
- географическому (по наименованию
административно-хозяйственных единиц);
- корреспондентскому (в соответствии с порядком расположения
учреждений, организаций, предприятий, с которыми ведется переписка);
- номинальному (по наименованию видов или подвидов документов);
- предметно-вопросному или тематическому (в соответствии с
содержанием документов или сферой деятельности, к которой относятся
документы);
- структурному (в соответствии с принадлежностью документов к
структурным подразделениям организации);
- хронологическому (по датам поступления документов, их
исполнения, подписания, отправки).
Карточки в разделе исполненных документов в справочных
картотеках группируются по номенклатуре дел.
Выбор поискового признака определяется в зависимости от видов
документов и характера информационных запросов. Допускается
использовать сочетания поисковых признаков.
Наименование поисковых признаков указывается на специальных
разделителях картотеки.
3.5.5. Картотека писем и заявлений граждан систематизируется по
алфавиту фамилий заявителей.
3.5.6. Картотеки нормативно-распорядительных документов
формируются по предметно-вопросному (тематическому) признаку и по
хронологии.
3.5.7. Допускается формирование картотек входящих, исходящих и
внутренних документов только по хронологическому признаку.
3.5.8. При передаче документов на хранение в ведомственный
архив передаются и поисковые системы.
При автоматизированной поисковой системе из банка
регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки
оперативного хранения которых истекли, выводятся на печать и
передаются в архив раздельно регистрационные блоки картотеки на
документы, подлежащие и не подлежащие передаче на государственное
хранение. При традиционной карточной регистрации передается
картотека с полностью заполненными реквизитами.
3.6. Учет объёма документооборота.
3.6.1. Под объёмом документооборота понимается количество
документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних,
исходящих) организацией за выбранный отрезок времени (год, месяц).
Результаты учёта документов обобщаются службой
документационного обеспечения управления и представляются
руководству организации для выработки мер по совершенствованию
работы с документами.
Сведения об объёме документооборота необходимы для установления
структуры и штатной численности делопроизводственной службы, выборе
технологии работы с документами и технических средств для
механизации делопроизводственных процессов, определении степени
загрузки подразделения и отдельных работников.
3.6.2. Подсчёт количества документов производится по
регистрационным формам в местах их регистрации.
За единицу подсчёта принимается сам документ, без учёта копий,
создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается
один раз.
Количество входящих и исходящих документов устанавливается
ежедневно в канцелярии при экспедиционной обработке документов.
Данные записываются в экспедиционный журнал.
Внутренние документы и машинограммы подсчитываются по месту их
регистрации.
Размноженные экземпляры (копии) подсчитываются отдельно по
журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро.
Поступающие документы и создающиеся в организации
подсчитываются отдельно.
3.6.3. Подсчёт объема документооборота может проводиться полный
и выборочный (по всей организации, по структурным подразделениям, по
группам документов). Самостоятельно учитываются предложения,
заявления и жалобы граждан.
Итоговые данные подсчёта представляются в табличной форме
(приложение 15). По каждой группе учитывается количество документов
и отдельно их тираж; цифры проставляются через косую черту.
Работа проводится специально выделенной группой сотрудников
службы ДОУ.
4. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Задачи контроля исполнения.
Целью контроля является обеспечение своевременного и
качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие,
исходящие и внутренние документы, которые по своему характеру
требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также
устные поручения руководства.
Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные
исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных
документов осуществляется по поручению руководства организации
специальной службой, входящей в состав управления делами,
канцелярии, общего отдела и т.д. или специально назначенным лицом.
Контроль исполнения документов других систем документации (плановой,
по материально-техническому снабжению и т.д.) ведётся по поручению
руководителей в соответствующих структурных подразделениях.
Необходимость постановки документа на контроль, сроки
исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за
контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте
документа (приказа, распоряжения, протокола).
4.2. Сроки исполнения документов.
4.2.1. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты
подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты
поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми или
индивидуальными.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются
нормативными актами органов государственной власти, а также
центральных органов управления (приложение 8).
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем. Конечная
дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции
руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан,
он должен быть исполнен не более чем в 10-дневный срок.
Изменение срока исполнения производится только по указанию
руководителя. Допускается корректировка (перенос) сроков исполнения
документов (поручений). Аргументированная просьба исполнителя о
переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки)
или устно на имя руководителя, установившего срок, сразу же после
получения задания или за несколько дней до истечения срока
исполнения. Изменение документируется - проставляется новый срок,
дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы
- регистрационную карточку или банк регистрационных данных.
4.2.2. Исполнение документа (поручения) может быть поручено
нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является
ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и
качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю
предоставляется право координировать и контролировать действия
исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы,
давать поручения и др.
4.2.3. Документ считается исполненным и снимается с контроля
после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов
заинтересованным организациям и лицам или другого документированного
подтверждения исполнения.
На документе проставляется отметка об исполнении (п.3.2.6.),
подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный
исполнитель), дата.
4.3. Организация контроля исполнения.
4.3.1. Система контроля исполнения включает:
учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное
доведение до исполнителей;
контроль за сроками исполнения;
проверку и регулирование хода исполнения, снятие документа
с контроля;
учёт и отчётность о результатах исполнения;
оценку состояния исполнительской дисциплины.
4.3.2. Учёт контролируемых документов и контроль исполнения
строятся на базе регистрационных данных: регистрационных карточек
или автоматизированных банках регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения
документов, по исполнителям, группам документов (приказы, решения и
др.).
Контроль за сроками исполнения, учёт и отчётность о результатах
исполнения осуществляется контрольной службой (группой контроля).
4.3.3. На один контролируемый документ может быть заполнено
несколько контрольных карточек в соответствии с числом исполнителей,
заданий или различными сроками исполнения.
При нескольких исполнителях, один из которых назначается
ответственным, карточка заполняется только на ответственного
исполнителя.
Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также
фиксируется на регистрационно-контрольной карточке, заполняемой в
необходимом количестве экземпляров секретарем руководителя
организации.
На контролируемых документах в обязательном порядке должна
стоять отметка о контроле (отметка проставляется на левом поле
первого листа документа параллельно заголовку документа).
Первый экземпляр контрольной карточки остаётся в группе
контроля, а второй экземпляр карточки (карточка с устным поручением)
передаётся исполнителю вместе с документом.
Контрольные карточки группируются в контрольных картотеках
согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по
исходящим документам - согласно ожидаемым датам получения ответов.
Примечание: контрольная картотека делится на ячейки, соответствующие
числу дней месяца; дополнительные ячейки предназначены для
размещения карточек с перспективными и просроченными сроками
исполнения.
4.3.4. Картотеку следует ежедневно просматривать и о
приближении (истечении) сроков исполнения информировать исполнителей
(руководителей). Предупреждение исполнителей осуществляется, как
правило, за 2-3 дня до истечения установленных сроков. При
автоматизированном контроле исполнителям направляются
машинограммы-предупреждения.
4.3.5. Свидетельством исполнения документа (поручения) может
быть подготовленный исполнителем и подписанный руководителем
исходящий или внутренний документ: ответ на запрос, извещение
заявителю о принятом решении, приказ, указание и др. При отсутствии
документа, свидетельствующего об исполнении, исполнитель составляет
справку об исполнении; краткая справка излагается карточке.
Карточка с материалами, характеризующими исполнение,
представляется ответственному за контроль для проверки исполнения и
снятия документа (поручения) с контроля. При некачественном
исполнении документ с контроля не снимается и переходит в разряд
неисполненных в срок документов; также может быть принято решение о
необходимости переноса срока исполнения такого документа.
4.3.6. Информация о результатах исполнения документов
(поручений) обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и
доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении
документов и поручений (приложение 16).
При автоматизированном контроле исполнения руководству и
исполнителям направляются информационные документы-машинограммы.
4.3.7. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе
данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное
информирование исполнителей и контрольной службы о состоянии
исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также
предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов,
анализ исполнительской дисциплины.
Контрольные действия осуществляются в контрольных службах и в
местах регистрации документов с использованием автоматизированных
рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации.
Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводка состояния
исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др.
выводятся на экран дисплея; рассылка машинограмм допускается лишь
при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих
технических средств.
После завершения исполнения и записи всех необходимых данных в
банк регистрационных данных, изготавливается машинограмма полностью
выполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем
массиве, подлежащем передаче на хранение в ведомственный архив
одновременно с документами.
5. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
5.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень
наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации с
указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учёта дел, индексации дел и
определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой
построения справочной картотеки на исполненные документы и основой
для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения; в ведомственном архиве используется для учёта дел
временного (до 10 лет включительно) хранения.
Различаются три вида номенклатур: типовая, примерная и
номенклатура дел отдельной организации (конкретная).
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами
ДОУ министерств для подведомственной сети и утверждаются их
руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры
дел согласовываются с ЦЭК (Центральной экспертной комиссией) и
Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по
характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает
типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли (системе)
и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и
индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но
разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется
на основе номенклатур дел структурных подразделений.
Сводная номенклатура дел организации составляется службой ДОУ,
подписывается руководителем организации, согласовывается экспертной
комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК)
архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а
затем утверждаются руководителем организации не позднее
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4 |
Стр.5
|
