|
Страница 3
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4
3.1.3. Кассовыми документами оформляются операции по приему и
выдаче наличных денег.
К приходным кассовым документам относятся объявления на взнос
наличными, приходные кассовые ордера. При этом клиенту выдается
квитанция о приеме денег.
К расходным кассовым документам относятся денежные чеки и
расходные кассовые ордера.
3.1.4. Мемориальные документы используются для безналичных
перечислений по счетам. К ним относятся расчетные документы,
представляемые банку клиентами (платежные поручения, платежные
требования и т.д.), мемориальные ордера и распоряжения операционному
отделу на совершение банковских операций. Мемориальные ордера
используются для оформления операций при частичной оплате платежных
поручений и платежных требований, частичном погашении ссуд,
исправлении ошибочных записей, при операциях по внутрибанковским
счетам.
В целях сокращения времени на составление и обработку
документов могут применяться сводные документы (сводные платежные
поручения, требования, реестры, сводные мемориальные ордера,
программные документы и др.).
3.1.5. Внебалансовыми документами оформляются все операции по
внебалансовым счетам. К ним относятся приходные и расходные
внебалансовые ордера.
3.1.6. При оформлении денежно-расчетных документов должны
соблюдаться следующие требования:
- все денежно-расчетные документы должны содержать обязательные
реквизиты, изложенные в Положении о безналичных расчетах Республики
Беларусь;
- при составлении документов используются стандартные бланки
установленной формы, изготовленные типографским способом.
Допускается составление денежно-расчетных документов с
использованием технических средств без применения типографских
бланков, но с аналогичным расположением реквизитов, предусмотренных
действующей формой бланка по данной операции;
- записи в расчетных документах производятся, как правило, с
использованием технических средств, записи в денежных документах
производятся как от руки (чернилами или шариковой ручкой) в один
прием, так и с использованием технических средств. Исключение
составляют денежные чеки, все реквизиты которых, требующие
заполнения от руки, выполняются чернилами или шариковой ручкой
одного цвета;
- денежные чеки и первые экземпляры расчетных документов,
представляемых в банк клиентами, должны иметь подписи уполномоченных
должностных лиц клиента и оттиск его печати, соответствующие
карточке с образцами подписей и оттиска печати;
- денежные чеки, расходные кассовые ордера, на основании
которых выдаются деньги, должны иметь подпись получателя (чернилами
или шариковой ручкой). На этих документах должна делаться отметка о
предъявлении паспорта или заменяющего его документа получателя.
Правильность отметки о паспорте или другом документе, удостоверяющем
личность получателя, заверяется подписью операционного работника на
чеке или ордере;
- подписи на всех документах должны быть сделаны чернилами или
пастой шариковых ручек;
- в тексте расчетных документов, а также на обороте денежных
чеков владелец счета обязан указывать назначение сумм. Исключение
составляют документы, представляемые предприятиями и организациями
Министерства обороны, Министерства внутренних дел, Комитета
государственной безопасности, иностранных дипломатических и
консульских представительств;
- исправления в денежно-расчетных документах не допускаются;
- документы, на основании которых совершаются бухгалтерские
записи, должны содержать корреспонденцию счетов, по которым
проводится операция;
- денежно-расчетные документы составляются в количестве
экземпляров, достаточном для совершения бухгалтерских записей по
всем затронутым данной операцией лицевым счетам;
- документы принимаются банком в течение 10 дней со дня их
выписки, не считая этого дня, без исправления даты, обозначенной на
документе. В объявлениях на взнос наличными должна быть указана дата
фактического представления их в банк.
3.1.7. В мемориальных ордерах на частичную оплату платежных
требований и поручений, оплату пени, в кассовых ордерах и
внебалансовых ордерах на оприходование и списание ценностей и
документов, хранящихся в кладовой, итоговые суммы повторяются
прописью.
3.1.8. Учреждение банка отказывает в приеме чека или платежного
поручения и не несет ответственности за этот отказ, если документ,
подписи, оттиск печати или надписи на нем будут признаны учреждением
банка сомнительными.
Банк не несет ответственности, если чек из утраченной чековой
книжки будет оплачен в установленном порядке до поступления от
чекодателя заявления об утрате чековой книжки.
Банк не несет ответственности за неправильность содержащихся в
расчетных документах сведений и арифметических расчетов.
Убыток, который произойдет вследствие оплаты чека или
платежного поручения с подложными подписями, подложной печатью или
подложным текстом, несет владелец счета, если не будет доказана вина
учреждения банка.
3.1.9. Чековые денежные книжки выдаются клиентам банков по их
письменным заявлениям.
По денежному чеку деньги выплачиваются тому лицу, которое
указано в чеке. Передоверие права на получение денег по чеку не
допускается. Не допускается выплата денег по именному чеку на имя
главного бухгалтера предприятия (организации, учреждения) или
другого работника, подписавшего чек второй подписью, за исключением
чеков по счетам воинских частей и других организаций Министерства
обороны, а также чеков по счетам предприятий (организаций,
учреждений), у которых в штате нет другого лица, на кого можно
возложить получение денег.
3.2. Контроль денежно-расчетных документов в банке и требования
к документообороту по отдельным операциям.
3.2.1. Денежно-расчетные документы, на основании которых в
банках осуществляется прием и выдача наличных денег и других
ценностей, перечисление средств с одних счетов на другие счета в
банке, должны иметь дату проводки и подписи работников банка,
оформивших документ и проверивших его. Документы по операциям, не
требующим дополнительного контроля, оформляются одной подписью
ответственного исполнителя (единоличная подпись).
3.2.2. Штамп учреждения банка проставляется на копиях
документов, которые выдаются клиенту.
Могут использоваться оттиски кассовых аппаратов и ЭВМ.
Не заверяются оттиском указанного штампа вторые экземпляры
оплаченных расчетных документов, прилагаемые к выпискам из лицевых
счетов клиентов, уже снабженные штампом либо гербовой печатью банка
на ранней стадии их обработки, а также документы по приходным
кассовым операциям.
3.2.3. Руководители учреждений банков обязаны обеспечить
контроль за надлежащим хранением и использованием печатей, штампов и
бланков с тем, чтобы исключить возможность их утери или
использования в целях злоупотреблений. Учет печатей и угловых
штампов учреждения банка ведется в специальной книге, где
указываются фамилии и должности лиц, у которых они находятся. Книга
должна хранится в несгораемом шкафу у руководителя учреждения банка
или у лица, им уполномоченного. Штампы, кроме угловых (бланковых), в
эту книгу не включаются.
Рабочие места сотрудников банка должны быть расположены так,
чтобы клиенты и другие посторонние лица не имели доступа к печати,
штампам, документам и бланкам банка.
3.2.4. Право подписания денежно-расчетных документов,
предоставляемое банковским работникам, оформляется распоряжением
руководителя учреждения банка.
Данное распоряжение должно содержать следующие реквизиты:
- характер предоставленного права подписи;
- фамилия, имя, отчество должностного лица;
- наименование должности;
- образец подписи.
Распоряжение заверяется подписями руководителя учреждения банка
и главного бухгалтера и заверяется печатью банка.
3.2.5. Право единоличной подписи на денежно-расчетных
документах предоставляется ответственным исполнителям.
По операциям, подлежащим дополнительному контролю, право
контрольной подписи на денежно-расчетных документах имеют все
ответственные исполнители, на которых возложено оформление операций
в учреждениях банков.
Право контрольной (первой) подписи на денежно-расчетных
документах, подлежащих дополнительному контролю, имеют по должности
руководители и главные бухгалтеры учреждений банков, их заместители
и начальники учетно-операционных отделов.
3.2.6. Образцами подписей работников банка с указанием
характера подписи (единоличная или контрольная подпись) снабжаются
все кассовые, операционные и другие работники, проверяющие
документы.
3.2.7. Контролеры должны пользоваться своими экземплярами
образцов подписей работников банка, а также образцов подписей и
оттисков печатей на документах, представляемых клиентурой.
Контролерам запрещается пользоваться тем же экземпляром
образцов подписей и оттисков печатей клиентов и образцов подписей
работников банка, которым пользуются ответственные исполнители.
Главный бухгалтер следит за своевременным внесением изменений в
образцы подписей работников банка, например, в связи с перемещением,
увольнением работника или же принятием на работу нового. Один
комплект образцов подписей должностных лиц банка обязательно
находится у главного бухгалтера для учета лиц, которым предоставлено
право той или иной подписи на денежно-расчетных документах.
3.2.8. Предоставление права контрольной (первой) подписи тому
или иному должностному лицу не исключает возможности выполнения этим
лицом (кроме главного бухгалтера) функций ответственного исполнителя
по определенному кругу операций. В таком случае им контролируются
документы по операциям, выполняемым другими работниками банка.
3.2.9. Должностное лицо банка, подписавшее документ, несет
ответственность за правильность совершаемой по этому документу
бухгалтерской операции в банке.
3.2.10. Работники банка, которые подписали какой-либо
денежно-расчетный документ, не имея на то права, отвечают за этот
проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях
состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В
таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие
право подписи, в случае превышения ими своих полномочий.
3.2.11. Подписями работников банка оформляются экземпляры
документов, которые предназначены для хранения в банке в качестве
оправдательных по совершенным операциям, а также экземпляры,
подлежащие приложению к выпискам по счетам клиентов и отправляемые
по межбанковским расчетам в другие учреждения банков.
3.2.12. Кассовые документы, связанные с приемом и выдачей денег
и ценностей, должны иметь подпись кассира, принявшего или выдавшего
деньги и ценности.
3.2.13. Подвергаются дополнительному контролю денежно-расчетные
документы по следующим операциям:
- при выдаче чековых книжек и акцепте платежных поручений. В
подтверждение произведенной проверки подписываются заявления или
поручения клиентов по этим операциям, а также надписи на выдаваемых
чековых книжках и акцептованных поручениях;
- по операциям, производимым без поручений клиентов или
распоряжений по кредитным операциям, предусмотренных инструкциями по
расчетам и кредитованию, в частности, ордера по списанию суммы пени,
не взысканной одновременно с основным платежом, ордера по
перечислениям средств субсчетов;
- при выдаче вкладов физических лиц;
- по взысканию с клиентов штрафов за нарушение правил
совершения расчетных операций;
- по внутрибанковским операциям, т.е. по счетам драгоценных
металлов; основных средств банка; малоценных и быстроизнашивающихся
предметов; расчетов с хозрасчетными предприятиями банка; дебиторов
банка; сумм до выяснения; хозяйственных материалов; расходов будущих
периодов; счетам доходов и расходов; по внебалансовым счетам марок
государственной пошлины, ценностей и документов (в части списания
ценностей) и бланков строгой отчетности;
- по текущим счетам уполномоченных;
- по лицевым счетам выплат по пенсиям;
- по ссудным счетам индивидуальных заемщиков;
- по другим счетам и операциям по отдельным решениям учреждений
банков.
Результат произведенной проверки удостоверяется подписью
контролирующего работника на денежно-расчетных документах.
3.2.14. Ордера по счетам фондов банка, иностранных операций,
драгоценных металлов, подкреплений и излишков касс в пути, прибылей
и убытков, по внебалансовому счету долгов, списанных в убыток, а
также ордера на закрытие текущих счетов, ордера по исправлению
допущенных ошибок в бухгалтерском учете должны иметь контрольную
подпись главного бухгалтера или его заместителя.
Ордера по иностранным операциям в учреждениях банков, где
имеются отделы иностранных операций, подписываются контрольной
подписью начальников этих отделов или их заместителей.
Ордера на прием и отсылку денег и других ценностей, хранящихся
в кладовой, ордера по операциям с резервными фондами, денежными
средствами в хранилище должны иметь контрольные подписи главного
бухгалтера, руководителя учреждения банка, заведующего кассой.
3.2.15. В учреждениях банков должен осуществляться строгий
контроль за выдачей чековых денежных книжек, вкладных книжек.
___________________________________________________________--
3.2.12. При совершении безналичных банковских операций должны
соблюдаться основные правила документооборота и контроля.
Ответственный исполнитель, ведущий дебетуемый счет, принимает
документы к проводу после проверки правильности оформления
документа, в том числе по платежным поручениям и денежным чекам -
соответствие подписи и оттиска печати заявленным образцам подписи и
оттиска печати, и возможности списания его суммы со счета. В
удостоверение этой проверки ответственный исполнитель подписывает
документ и его копию (копии), предварительно убедившись в их
тождестве.
___________________________________________________________--
Подпункт 3.2.12 пункта 3 - с изменениями, внесенными
постановлением Совета директоров Национального банка от 22
июня 2001 г. N 179.
3.2.12. При совершении безналичных банковских операций
должны соблюдаться основные правила документооборота и
контроля.
Ответственный исполнитель, ведущий дебетуемый счет,
принимает документы к проводу после проверки правильности
оформления документа, в том числе по платежным поручениям и
денежным чекам - соответствие подписи и оттиска печати
распорядителей счетом заявленным образцам, и возможности
списания его суммы со счета. В удостоверение этой проверки
ответственный исполнитель подписывает документ и его копию
(копии), предварительно убедившись в их тождестве.
___________________________________________________________--
3.2.13. Кассовые расходные операции, выполняемые ответственными
исполнителями, контролируются централизованно контролером. Контроль
кассовых расходных операций должен быть организован так, чтобы была
исключена возможность:
- оплаты неправильно оформленных документов, оплаты чеков с
подписями и оттисками печати, не соответствующими заявленным
образцам, и чеков, выписанных из книжки, не принадлежащей данному
клиенту;
- поступления в кассу чеков и других кассовых расходных
документов, минуя соответствующих ответственных исполнителей и
контролера банка;
- внесения необоснованных исправлений и дописок в кассовые
документы и журналы.
___________________________________________________________--
Подпункт 3.2.13 пункта 3 - с изменениями, внесенными
постановлением Совета директоров Национального банка от 22
июня 2001 г. N 179.
3.2.13. Кассовые расходные операции, выполняемые
ответственными исполнителями, контролируются
централизованно контролером. Контроль кассовых расходных
операций должен быть организован так, чтобы была исключена
возможность:
- оплаты неправильно оформленных документов, оплаты
чеков с подписями и оттисками печати, не соответствующими
заявленным образцам, и чеков, выписанных из книжки, не
принадлежащей данному клиенту;
- поступления в кассу чеков и других кассовых расходных
документов, минуя соответствующих операционных работников и
контролера банка;
- внесения необоснованных исправлений и дописок в
кассовые документы и журналы.
___________________________________________________________--
3.2.14. Документооборот и контроль по кассовым расходным
операциям осуществляется в следующем порядке.
Ответственный исполнитель, принявший денежный чек или другой
расходный денежный документ:
- убеждается в законности операции и возможности ее совершения
по состоянию счета;
- проверяет оформление документа в соответствии с правилами
совершения данной операции;
- сличает подписи и оттиск печати клиента на денежном чеке, а
также номер денежного чека с номером, записанным в карточке образцов
подписей и оттиска печати по счету чекодателя;
- подписывает документ;
- выдает получателю денег контрольную марку от денежного чека
или отрывной талон от расходного кассового ордера для предъявления в
кассу;
- направляет документ ответственному исполнителю, на которого
возложен контроль кассовых расходных операций.
Контролер проверяет:
- правильность заполнения денежного чека или расходного
кассового ордера;
- соответствие подписей и печати клиента образцам,
представленным банку, соответствие номера представленного денежного
чека номерам, указанным в карточке с образцами подписей и оттиска
печати;
- наличие на оборотной стороне денежного чека разрешительной
подписи ответственного исполнителя на оплату денежного чека и
подписи получателя денег;
- подписывает документ;
- регистрирует документ в кассовом журнале по расходу;
- передает документ в кассу.
Порядок направления контролером кассовых расходных документов в
кассу для оплаты - под роспись кассира в разносной книге или
кассовом журнале - устанавливается главным бухгалтером учреждения
банка. В случае ведения разносной книги она должна содержать
следующие реквизиты:
- номер денежного чека или расходного кассового ордера;
- сумма документа;
- подпись контролера;
- расписка кассира в приеме документа.
Дата указывается в начале записей за день.
В конце операционного дня производится сверка кассовых
оборотов, приведенных в справке кассира, с записями в кассовом
журнале контролера. Сверка оформляется подписями кассира в кассовом
журнале и контролера на справке кассира.
___________________________________________________________--
Подпункт 3.2.14 пункта 3 - с изменениями, внесенными
постановлением Совета директоров Национального банка от 22
июня 2001 г. N 179.
3.2.14. Документооборот и контроль по кассовым расходным
операциям осуществляется в следующем порядке.
Ответственный исполнитель, принявший денежный чек или
другой расходный денежный документ:
- убеждается в законности операции и возможности ее
совершения по состоянию счета;
- проверяет оформление документа в соответствии с
правилами совершения данной операции;
- сличает подписи и оттиск печати клиента на денежном
чеке, а также номер денежного чека с номером, записанным в
карточке образцов подписей и оттиска печати по счету
чекодателя;
- подписывает документ;
- выдает получателю денег контрольную марку от денежного
чека или отрывной талон от расходного кассового ордера для
предъявления в кассу;
- направляет документ работнику, на которого возложен
контроль кассовых расходных операций.
Контролирующий работник проверяет:
- правильность заполнения денежного чека или расходного
кассового ордера;
- соответствие подписей и печати клиента образцам,
представленным банку, соответствие номера представленного
денежного чека номерам, указанным в карточке с образцами
подписей и оттиска печати;
- наличие на оборотной стороне денежного чека
разрешительной подписи ответственного исполнителя на оплату
денежного чека и подписи получателя денег;
- подписывает документ;
- регистрирует документ в кассовом журнале по расходу;
- передает документ в кассу.
Порядок направления контролером кассовых расходных
документов в кассу для оплаты - под расписку кассира в
разносной книге или кассовом журнале - устанавливается
главным бухгалтером учреждения банка. В случае ведения
разносной книги она должна содержать следующие реквизиты:
- номер денежного чека или расходного кассового ордера;
- сумма документа;
- подпись контролера;
- расписка кассира в приеме документа.
Дата указывается в начале записей за день.
В конце операционного дня производится сверка кассовых
оборотов, приведенных в справке кассира, с записями в
кассовом журнале контролера. Сверка оформляется подписями
кассира в кассовом журнале и контролера на справке кассира.
___________________________________________________________--
3.2.15. Документооборот по приходным кассовым операциям должен
быть организован так, чтобы выдача квитанций клиентам и зачисление
сумм на их счета производились только после фактического поступления
денег в кассу.
При приеме денег заполняется приходный кассовый документ и
передается контролеру, который, проверив правильность заполнения
документа, подписывает его, делает запись в кассовом журнале по
приходу и передает документ в кассу под роспись кассира в разносной
книге или кассовом журнале.
___________________________________________________________--
Абзац второй подпункта 3.2.15 пункта 3 - с изменениями,
внесенными постановлением Совета директоров Национального
банка от 22 июня 2001 г. N 179.
При приеме денег заполняется приходный кассовый документ
и передается контролеру, который, проверив правильность
заполнения документа, подписывает его, делает запись в
кассовом журнале по приходу и передает документ в кассу под
расписку кассира в разносной книге или кассовом журнале.
___________________________________________________________--
В конце операционного дня производится сверка кассовых
оборотов, приведенных в справке кассира, с записями в кассовом
журнале контролера. Сверка оформляется подписями кассира в кассовом
журнале и контролера на справке кассира.
3.2.16. В учреждениях банков информация, предназначенная для
обработки, должна проходить проверку на правильность оформления
расчетно-кассовых документов и наличия необходимых подписей.
3.2.17. Каждое учреждение банка должно организовывать и
осуществлять внутренний контроль, соответствующий характеру и
масштабам проводимых бухгалтерских операций.
Контроль осуществляется при открытии счетов, приеме
расчетно-кассовых документов к исполнению, а также на всех этапах
обработки учетной информации, совершения операций и отражения их в
бухгалтерском учете.
Контроль должен быть направлен на:
- обеспечение сохранности средств и ценностей;
- соблюдение клиентами положений по оформлению
расчетно-кассовых документов;
- своевременное исполнение распоряжений клиентов на
перечисление (выдачу) средств;
- перечисление и зачисление средств в точном соответствии с
реквизитами, указанными в расчетно-кассовых документах, принимаемых
к исполнению.
Методы и технические средства, применяемые для осуществления
внутреннего контроля, определяет само учреждение банка, исходя из
конкретных условий работы, характера операций и их объема.
Контроль осуществляется путем визуальной проверки
расчетно-кассовых документов.
По операциям, требующим дополнительного контроля, бухгалтерские
записи совершаются на основании расчетно-кассовых документов,
имеющих подпись контролера. Оформление расчетно-кассового документа
и его проверка удостоверяются подписью ответственного исполнителя и
контролера, а в необходимых случаях - подписями других должностных
лиц.
Организация контроля и повседневное наблюдение за его
осуществлением на всех участках бухгалтерской работы возлагаются на
главного бухгалтера (лица, его заменяющего).
Ответственность за организацию бухгалтерского учета и создание
необходимых условий для правильного его ведения, хранения
бухгалтерских документов, учетных регистров и отчетности несет
руководитель учреждения банка. Он должен обеспечить неукоснительное
выполнение всеми подразделениями, работниками, имеющими отношение к
учету, требований главного бухгалтера или лица, им уполномоченного,
в части соблюдения правил ведения учета, оформления и представления
для учета документов и сведений.
Руководитель учреждения банка или лицо, им уполномоченное,
обязан обеспечить контроль за надлежащим хранением и использованием
печатей, штампов и бланков с тем, чтобы исключить возможность их
утери или использования в целях злоупотреблений. Учет печатей и
штампов банка ведется в специальной книге, где указываются фамилии и
должности лиц, у которых они находятся, и выдаются им под роспись.
Книга должна храниться в несгораемом шкафу у руководителя учреждения
банка или у лица, им уполномоченного.
Рабочие места сотрудников банка должны быть расположены так,
чтобы клиенты и другие посторонние лица не имели доступа к печати,
штампам, документам и бланкам банка, к автоматизированным рабочим
местам сотрудников банка.
При применении технических средств руководителем учреждения
банка должны быть обеспечены:
- ограничение доступа к совершению операций;
- конфиденциальность применяемых кодов и паролей;
- применение программно-технических средств защиты от
несанкционированного доступа.
___________________________________________________________--
Подпункт 3.2.17 пункта 3 - с изменениями, внесенными
постановлением Совета директоров Национального банка от 22
июня 2001 г. N 179.
3.2.17. Каждое учреждение банка должно организовывать и
осуществлять внутренний контроль, соответствующий характеру
и масштабам проводимых бухгалтерских операций.
Контроль осуществляется при открытии счетов, приеме
расчетно-кассовых документов к исполнению, а также на всех
этапах обработки учетной информации, совершения операций и
отражения их в бухгалтерском учете.
Контроль должен быть направлен на:
- обеспечение сохранности средств и ценностей;
- соблюдение клиентами положений по оформлению
расчетно-кассовых документов;
- своевременное исполнение распоряжений клиентов на
перечисление (выдачу) средств;
- перечисление и зачисление средств в точном
соответствии с реквизитами, указанными в расчетно-кассовых
документах, принимаемых к исполнению.
Методы и технические средства, применяемые для
осуществления внутреннего контроля, определяет само
учреждение банка, исходя из конкретных условий работы,
характера операций и их объема.
Контроль осуществляется путем визуальной проверки
расчетно-кассовых документов, оформленных на бумажном
носителе (бланке).
По операциям, требующим дополнительного контроля,
бухгалтерские записи совершаются на основании
расчетно-кассовых документов, имеющих подпись
контролирующего работника. Оформление расчетно-кассового
документа и его проверка удостоверяются подписью
бухгалтерского работника и контролера, а в необходимых
случаях - подписями других должностных лиц.
Организация контроля и повседневное наблюдение за его
осуществлением на всех участках бухгалтерской работы
возлагаются на главного бухгалтера.
Ответственность за организацию бухгалтерского учета и
создание необходимых условий для правильного его ведения,
хранения бухгалтерских документов, учетных регистров и
отчетности несет руководитель учреждения банка. Он должен
обеспечить неукоснительное выполнение всеми
подразделениями, работниками, имеющими отношение к учету,
требований главного бухгалтера или лица, им
уполномоченного, в части соблюдения правил ведения учета,
оформления и представления для учета документов и сведений.
Руководитель учреждения банка или лицо, им
уполномоченное, обязан обеспечить контроль за надлежащим
хранением и использованием печатей, штампов и бланков с
тем, чтобы исключить возможность их утери или использования
в целях злоупотреблений. Учет печатей и штампов банка
ведется в специальной книге, где указываются фамилии и
должности лиц, у которых они находятся, и выдаются им под
роспись. Книга должна храниться в несгораемом шкафу у
руководителя учреждения банка или у лица, им
уполномоченного.
Рабочие места сотрудников банка должны быть расположены
так, чтобы клиенты и другие посторонние лица не имели
доступа к печати, штампам, документам и бланкам банка, к
автоматизированным рабочим местам сотрудников банка.
При применении технических средств руководителем
учреждения банка должны быть обеспечены:
- ограничение доступа к совершению операций;
- конфиденциальность применяемых кодов и паролей;
- применение программно-технических средств защиты от
несанкционированного доступа.
___________________________________________________________--
3.2.18. Обязательной и неотъемлемой частью внутреннего
контроля является постоянный последующий контроль.
При проверках контролируется правильность учета и оформления
надлежащими документами совершенных операций.
В процессе последующих проверок должны вскрываться причины
выявленных нарушений правил совершения операций и ведения
бухгалтерского учета и приниматься меры к устранению недостатков.
Периодичность последующих проверок устанавливается главным
бухгалтером учреждения банка.
Результаты последующих проверок должны оформляться справками.
Руководитель учреждения банка или лицо, им уполномоченное, обязан
рассмотреть данную справку и принять необходимые меры для устранения
отмеченных недостатков.
Главный бухгалтер обязан осуществлять контроль за устранением
недостатков, выявленных последующими периодическими проверками, и в
необходимых случаях организовать повторную проверку.
3.3. Хранение документов.
3.3.1. Общие положения.
Все банки обязаны обеспечить сохранность бухгалтерских
документов и отчетности.
Законом Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и
отчетности" определены основные требования по хранению отчетности и
других документов.
Перечни документов с указанием сроков их хранения
разрабатываются Национальным банком Республики Беларусь, банками
Республики Беларусь в соответствии с Законом Республики Беларусь "О
национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь".
___________________________________________________________--
Абзац четвертый подпункта 3.3.1 пункта 3 - с изменениями,
внесенными постановлением Совета директоров Национального
банка от 22 июня 2001 г. N 179.
Перечни документов с указанием сроков их хранения
разрабатываются Национальным банком Республики Беларусь,
головными учреждениями коммерческих банков в соответствии с
Законом Республики Беларусь "О национальном архивном фонде
и архивах в Республике Беларусь".
___________________________________________________________--
Ответственность за организацию хранения бухгалтерских
документов, учетных регистров и отчетности несет руководитель банка.
Он должен обеспечить неукоснительное выполнение всеми
подразделениями, работниками требований главного бухгалтера по этому
вопросу.
Учетными регистрами являются документы на бумажных или машинных
носителях, в которых накапливается и систематизируется информация,
содержащаяся в принятых к учету бухгалтерских документах.
Сохранность бухгалтерских документов, учетных регистров,
бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив
обеспечивает главный бухгалтер банка.
Приказом (распоряжением) руководителя банка должны быть
определены места для хранения документов, назначены ответственные за
обеспечение сохранности лица, которые под роспись знакомятся с
действующим порядком хранения документов в банке.
___________________________________________________________--
Абзац восьмой подпункта 3.3.1 пункта 3 - с изменениями,
внесенными постановлением Совета директоров Национального
банка от 22 июня 2001 г. N 179.
Приказом (распоряжением), утвержденным руководителем
банка, должны быть определены места для хранения
документов, назначены ответственные за обеспечение
сохранности лица, которые под роспись знакомятся с
действующим порядком хранения документов в банке.
___________________________________________________________--
На случай чрезвычайных обстоятельств должны быть разработаны и
утверждены руководителем банка инструкции, определяющие порядок и
очередность выноса документов в безопасные места.
Лица, на которых возложено хранение документов, обязаны
обеспечить их полную сохранность.
Выдача документов из архива учреждения банка (кладовой,
текущего архива, бухгалтерии) работникам других структурных
подразделений банка и прочим лицам, допуск их к просмотру документов
может производиться только с письменного разрешения руководителя или
лиц, им уполномоченных. К концу рабочего дня полученные документы
должны быть обязательно возвращены.
___________________________________________________________--
Текст правил - с учетом изменений и дополнений, внесенных
письмом Национального банка Республики Беларусь от 8
декабря 1998 г. M 133
3.2.16. Выдача чековых денежных книжек по счетам в банке
производится по письменным заявлениям владельцев счетов за подписями
лиц, уполномоченных распоряжаться счетом.
Заявление на выдачу денежной чековой книжки представляется в
банк в одном экземпляре.
Операционный работник проверяет правильность заполнения
заявления, соответствие подписей и оттиска печати на нем с
имеющимися у него образцами подписей лиц, уполномоченных
распоряжаться счетом, подписывает разрешение на выдачу чековой
книжки и передает заявление вместе с талоном в кассу.
Кассир, получив заявление, проверяет наличие на нем подписей
должностных лиц банка, отмечает на заявлении и талоне к заявлению
номера чеков выдаваемой чековой книжки (с номера по номер) и
передает операционному работнику чековую книжку вместе с заявлением
под расписку в талоне, который остается в кассе.
Операционный работник проверяет наличие всех чеков в книжке и,
проставив на всех чеках реквизиты, подлежащие обязательному
заполнению до выдачи чековой книжки клиенту, записывает номера чеков
в карточку с образцами подписей и оттиска печати данного клиента и
передает заявление работнику, контролирующему кассовые расходные
операции. Последний проставляет номера денежных чеков на своем
экземпляре карточки с образцами подписей и оттиска печати. Затем
заявление вместе с чековой книжкой возвращается в кассу.
Проверив наличие всех чеков в чековой книжке, кассир
расписывается в талоне.
Денежная чековая книжка выдается кассиром под расписку на
заявлении, при этом кассир должен сверить подпись получателя с
образцом его подписи на заявлении.
После выдачи денежной чековой книжки кассир передает талон к
заявлению операционному работнику для выписки расходного
внебалансового ордера. После выписки расходного внебалансового
ордера талон к заявлению на выдачу чековой книжки уничтожается.
Заявления клиентов на выдачу чековых денежных книжек хранятся при
расходном внебалансовом ордере, составленном на общее количество
выданных за день книжек.
3.2.17. Заготовленные к выдаче чековые книжки, не полученные
клиентами в течение 30 дней, погашаются путем вырезки из чеков
места, предназначенного для подписи, и списываются в расход. Номера
погашенных денежных чеков вычеркиваются из карточек с образцами
подписей и оттиска печати. Погашенные чековые книжки прилагаются к
расходному внебалансовому ордеру.
На заявлении клиента делается отметка "Чековая денежная книжка
не получена в течение 30 дней" за подписями главного бухгалтера или
лица, им уполномоченного, и заведующего кассой учреждения банка.
3.2.18. Бланки вкладных книжек выдаются кассой бухгалтеру,
ведущему лицевые счета по вкладам, по его письменному требованию за
подписью главного бухгалтера или его заместителя либо начальника
отдела под расписку на этом требовании.
Ежедневно по окончании операций вкладные книжки, выданные
вкладчикам, списываются в расход внебалансового счета по учету
бланков строгой отчетности. Расходный внебалансовый ордер
подписывается контрольной подписью главного бухгалтера или его
заместителя либо начальника учетно-операционного отдела, который
сверяет количество списываемых в расход книжек с количеством
открытых за день лицевых счетов вкладчиков. Неиспользованные
вкладные книжки сдаются кассиру, который возвращает бухгалтеру его
расписку в получении книжек.
3.2.19. При совершении безналичных банковских операций должны
соблюдаться основные правила документооборота и контроля.
Ответственный исполнитель, ведущий дебетуемый счет, принимает
документы к проводу после проверки правильности оформления
документа, в том числе по платежным поручениям и денежным чекам -
соответствие подписи и оттиска печати распорядителей счетом
заявленным образцам, и возможности списания его суммы со счета. В
удостоверение этой проверки ответственный исполнитель подписывает
документ и его копию (копии), предварительно убедившись в их
тождестве.
3.2.20. Кассовые расходные операции, выполняемые ответственными
исполнителями, контролируются централизованно контролером. Контроль
кассовых расходных операций должен быть организован так, чтобы была
исключена возможность:
- оплаты неправильно оформленных документов, оплаты чеков с
подписями и оттисками печати, не соответствующими заявленным
образцам, и чеков, выписанных из книжки, не принадлежащей данному
клиенту;
- поступления в кассу чеков и других кассовых расходных
документов, минуя соответствующих операционных работников и
контролера банка;
- внесения необоснованных исправлений и дописок в кассовые
документы и журналы.
3.2.21. Документооборот и контроль по кассовым расходным
операциям осуществляется в следующем порядке.
Ответственный исполнитель, принявший денежный чек или другой
расходный денежный документ:
- убеждается в законности операции и возможности ее совершения
по состоянию счета;
- проверяет оформление документа в соответствии с правилами
совершения данной операции;
- сличает подписи и оттиск печати клиента на денежном чеке, а
также номер денежного чека с номером, записанным в карточке образцов
подписей и оттиска печати по счету чекодателя;
- подписывает документ;
- выдает получателю денег контрольную марку от денежного чека
или отрывной талон от расходного кассового ордера для предъявления в
кассу;
- направляет документ работнику, на которого возложен контроль
кассовых расходных операций.
Контролирующий работник проверяет:
- правильность заполнения денежного чека или расходного
кассового ордера;
- соответствие подписей и печати клиента образцам,
представленным банку;
- наличие на оборотной стороне денежного чека разрешительной
подписи ответственного исполнителя на оплату денежного чека и
подписи получателя денег;
- подписывает документ;
- регистрирует документ в кассовом журнале по расходу;
- передает документ в кассу.
Порядок направления контролером кассовых расходных документов в
кассу для оплаты - под расписку кассира в разносной книге или
кассовом журнале - устанавливается главным бухгалтером учреждения
банка. В случае ведения разносной книги она должна содержать
следующие реквизиты:
- номер денежного чека или расходного кассового ордера;
- сумма документа;
- подпись контролера;
- расписка кассира в приеме документа.
Дата указывается в начале записей за день.
Получив расходный документ (денежный чек, кассовый расходный
ордер), кассир обязан убедиться в том, что чек проверен
ответственным исполнителем и контролером, что их подписи
соответствуют имеющимся образцам; проверить наличие сведений о
предъявлении паспорта и расписки в получении денег на документе.
После проверки кассир по номеру поступившего чека вызывает
получателя денег, сверяет номер контрольной марки или отрывного
талона с номером на расходном документе, выдает сумму денежной
наличности, указанную в чеке или ордере, получателю и подписывает
расходный документ. Контрольные марки или отрывные талоны
приклеиваются к соответствующим расходным документам.
В конце операционного дня кассир:
- сверяет сумму денежной наличности, принятой под отчет, с
суммой расходных документов и остатком денежной наличности;
- составляет отчетную справку;
- подписывает справку;
- сверяет кассовые обороты, приведенные в справке, с записями в
кассовых журналах.
Сверка оформляется подписями кассира в кассовых журналах и
контролера на справке кассира.
3.2.22. Документооборот по приходным кассовым операциям должен
быть организован так, чтобы выдача квитанций клиентам и зачисление
сумм на их счета производилась только после фактического поступления
денег в кассу.
Прием наличных денег от клиентов производится по объявлению на
взнос наличных денег.
При сдаче денег вноситель заполняет объявление на взнос
наличных денег и передает его бухгалтеру-контролеру, который
проверив правильность заполнения документа, подписывает его, делает
запись в приходном кассовом журнале и передает документ в кассу.
Приняв деньги, кассир подписывает объявление, квитанцию и
ордер. Объявление остается у кассира и подшивается в кассовые
документы дня. Квитанция, скрепленная печатью кассы, выдается
вносителю денег. Ордер направляется ответственному исполнителю,
который передает его клиенту вместе с выпиской из лицевого счета.
При приеме денег от работников банка для зачисления на счета
внутрибанковского значения приходный кассовый ордер выписывается в
двух экземплярах, из которых один заменяет квитанцию.
В остальных случаях используются приходные кассовые ордера с
выдачей квитанции.
В конце рабочего дня на основании приходных документов кассир
составляет отчетную справку о сумме принятых им денег и сверяет
сумму по этой справке с суммой фактически принятых денег.
Справка подписывается кассиром, и указанные в ней кассовые
обороты сверяются с записями в кассовом журнале. Сверка оформляется
подписями кассира в кассовом журнале, бухгалтера-контролера на
справке.
3.2.23. В учреждениях банков информация, предназначенная для
обработки, должна проходить проверку на правильность оформления
денежно-расчетных документов и наличия необходимых подписей.
3.2.24. В каждом учреждении банка осуществляется
предварительный и последующий внутрибанковский контроль.
Предварительный внутрибанковский контроль осуществляется через
контрольные подписи до составления баланса.
Предварительный внутрибанковский контроль выполняют
ответственные исполнители и контролирующие работники.
Последующий внутрибанковский контроль осуществляется после
составления баланса.
Целью последующего контроля является систематическая проверка
постановки учета и документооборота, выполнение работниками
учетно-операционного аппарата возложенных на них обязанностей,
законности и правильности оформления выполненных ими операций.
3.2.25. Главные бухгалтеры учреждений банков или лица, им
уполномоченные, должны систематически производить последующие
проверки учетно-операционной работы.
3.2.26. Периодичность последующих проверок устанавливается
главным бухгалтером учреждения банка.
3.2.27. Результаты последующих проверок должны оформляться
краткими справками; руководители учреждений банков обязаны в
пятидневный срок после получения справки о недостатках, выявленных
при последующей проверке, лично рассмотреть справку в присутствии
сотрудников учетно-операционного аппарата и принять необходимые меры
для устранения причин, вызвавших отмеченные недостатки.
Главный бухгалтер обязан установить наблюдение за устранением
недостатков, выявленных последующими периодическими проверками, и в
необходимых случаях организовать повторную проверку.
3.3. Хранение документов.
3.3.1. Общие положения.
Все банки обязаны обеспечить сохранность бухгалтерских
документов и отчетности.
Законом Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и
отчетности" определены основные требования по хранению отчетности и
других документов.
Перечни документов с указанием сроков их хранения
разрабатываются Национальным банком Республики Беларусь, головными
учреждениями коммерческих банков в соответствии с Законом Республики
Беларусь "О национальном архивном фонде и архивах в Республике
Беларусь".
Ответственность за организацию хранения бухгалтерских
документов, учетных регистров и отчетности несет руководитель банка.
Он должен обеспечить неукоснительное выполнение всеми
подразделениями, работниками требований главного бухгалтера по этому
вопросу.
Учетными регистрами являются документы на бумажных или машинных
носителях, в которых накапливается и систематизируется информация,
содержащаяся в принятых к учету бухгалтерских документах.
Сохранность бухгалтерских документов, учетных регистров,
бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив
обеспечивает главный бухгалтер банка.
Приказом (распоряжением), утвержденным руководителем банка,
должны быть определены места для хранения документов, назначены
ответственные за обеспечение сохранности лица, которые под роспись
знакомятся с действующим порядком хранения документов в банке.
На случай чрезвычайных обстоятельств должны быть разработаны и
утверждены руководителем банка инструкции, определяющие порядок и
очередность выноса документов в безопасные места.
Лица, на которых возложено хранение документов, обязаны
обеспечить их полную сохранность.
Выдача документов из архива учреждения банка (кладовой,
текущего архива, бухгалтерии) работникам других структурных
подразделений банка и прочим лицам, допуск их к просмотру документов
может производиться только с письменного разрешения руководителя или
лиц, им уполномоченных. К концу рабочего дня полученные документы
должны быть обязательно возвращены.
___________________________________________________________--
3.3.2. Подготовка документов к хранению.
Мемориальные документы в бумажном виде хранятся подшитыми за
каждый рабочий день в отдельных папках. Формирование их производится
ответственным исполнителем, на которого возложены эти функции.
Кассовые журналы по приходу и расходу кассы в документы дня не
подшиваются, а хранятся отдельно.
Подборка мемориальных документов для брошюрования
осуществляется в порядке возрастания номеров балансовых счетов по
дебету или по пачкам, формируемым для передачи и обработки
информации. В папки с мемориальными документами помещаются их первые
экземпляры либо бумажные копии электронных мемориальных документов,
удостоверенные подписью уполномоченного лица банка и штампом банка.
Документы, затрагивающие по дебету более одного счета,
помещаются в конце папки, впереди внебалансовых документов.
Хранение электронных мемориальных документов осуществляется за
каждый банковский день в отдельных файлах при выполнении требований
законодательства Республики Беларусь и нормативных актов
Национального банка Республики Беларусь в сфере обращения
электронных документов.
Структура и содержание файлов должны соответствовать
требованиям по формированию мемориальных документов в бумажном виде.
При этом в папку с мемориальными документами в бумажном виде за
этот день помещаются справки, подписанные ответственным исполнителем
и главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным, о суммах
документов в разрезе балансовых счетов по дебету и кредиту,
хранящихся в файлах с электронными мемориальными документами, а
также наименования данных файлов.
Документы, подлежащие более длительному хранению, должны
помещаться в отдельные папки:
- по операциям с текущими (расчетными), вкладными (депозитными)
и другими счетами физических лиц;
- по кредитам (займам), выданным физическим лицам;
- по операциям с иностранной валютой;
- по операциям с драгоценными металлами;
- по операциям с уставным и резервным фондами;
- по операциям с долгосрочными финансовыми вложениями;
- по операциям с капитальными вложениями и незавершенному
строительству.
В отдельные папки помещаются:
- кассовые документы;
- документы по операциям с основными средствами, расходами и
доходами банка и по другим хозяйственным операциям банка.
Электронные мемориальные документы длительного и отдельного
хранения помещаются в отдельные файлы. При этом в общие файлы
электронных мемориальных документов вместо документов за эти дни
помещаются справки, подписанные ответственным исполнителем и главным
бухгалтером или лицом, им уполномоченным, о суммах документов в
разрезе балансовых счетов по дебету и кредиту, находящихся в
отдельных файлах электронных мемориальных документов, а также
наименования данных файлов.
Документы по операциям с основными средствами, расходами и
доходами банка и по другим хозяйственным операциям банка брошюруются
за каждый банковский день в порядке возрастания балансовых счетов по
дебету, затем в порядке возрастания балансовых счетов по кредиту. По
операциям с основными средствами, расходами и доходами банка и по
другим хозяйственным операциям банка, проведенным в корреспонденции
со счетом кассы, помещаются документы, послужившие основанием для
составления кассовых документов (заявления, ведомости на выплату
заработной платы, счета и так далее).
При формировании документов с длительными сроками хранения,
документов отдельного хранения в папку должны помещаться прокладки
за каждый день с указанием сумм документов по дебету и кредиту
каждого счета, сверенных с данными бухгалтерского учета за день.
По усмотрению главных бухгалтеров кассовые документы
длительного срока хранения могут формироваться отдельно от
мемориальных.
В общие папки мемориальных и кассовых документов вместо
документов за эти дни помещаются справки, подписанные ответственным
исполнителем и главным бухгалтером (лицом, им уполномоченным), о
суммах документов по дебету балансовых счетов, приходу и расходу
каждого внебалансового счета, хранящихся в отдельных папках.
Внебалансовые документы (кроме кассовых документов) подбираются
и брошюруются вместе с мемориальными документами и помещаются в
папку в порядке возрастания номеров внебалансовых счетов, сначала по
приходу, затем по расходу каждого счета. Приходные и расходные
внебалансовые ордера, затрагивающие более одного счета, помещаются
после всех ордеров.
Документы за истекший день должны быть оформлены в указанном
выше порядке не позднее чем на следующий день. До утра следующего
дня несброшюрованные документы должны обязательно храниться в
несгораемом сейфе (шкафу), который обеспечивает их сохранность.
Суммы сброшюрованных в папки мемориальных документов за день
должны подсчитываться и сверяться с итогом оборотов по ежедневному
балансу (исключая обороты по кассе). Суммы сброшюрованных в папки
кассовых документов за день подсчитываются и сверяются с оборотом
кассы по ежедневному балансу.
Если общие суммы итогов по сброшюрованным документам не
совпадают с данными ежедневного баланса, то производится выверка
документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.
Если документы для брошюрования подбираются по пачкам,
формируемым для передачи и обработки информации, ответственный
исполнитель, формирующий документы, должен убедиться в том, что в
пачке находятся все документы, по которым произведены за день
бухгалтерские операции.
Ответственные исполнители, на которых возложено формирование
документов, должны в обязательном порядке проверять наличие
приложений, если в мемориальных документах делается на них ссылка.
К каждой папке сброшюрованных мемориальных документов
прилагается титульный лист (приложение 1), информация которого
позволяет определить общую сумму совершенных операций за день.
Титульный лист должен в обязательном порядке содержать
реквизиты:
Стр.1 |
Стр.2 |
Стр.3 |
Стр.4
|
